ISO 14001:2004 en pocas palabras

Enlace Consultores en Gestión Empresarial Julio del 2006

Un sistema de gestión para la adecuada gestión de los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios de una organización.

4.1 REQUISITOS GENERALES

Establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia de un SGA �Sistema de Gestión Ambiental� de acuerdo con los requisitos de esta norma.

¿Cuál es el alcance del SGA?; ¿en dónde se encuentra documentado el alcance?; ¿para el alcance definido, cómo se van a cumplir los requisitos de esta norma?; ¿cómo asegurar que a pesar de que ocurran cambios que afecten el SGA, este mantendrá su integridad y su eficacia?.

4.2 POLÍTICA AMBIENTAL

Defina y documente el marco de actuación frente al medio ambiente, estableciendo un compromiso expreso con la prevención de la contaminación y la mejora continua, así como con el cumplimiento de los requisitos legales y otros compromisos voluntarios relacionados con los aspectos ambientales. No olvide que esta política debe ser acorde con los impactos ambientales de la empresa. Comuníquela a todo el personal y asegure que la puedan explicar con sus propias palabras y decir cómo contribuyen a su implementación desde su trabajo. Comunique esta política a quienes actúan en su nombre (proveedores, contratistas) y defina mecanismos para que esté disponible al público. Revise la política y garantice que se mantiene frente a situaciones de cambio.

4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 Aspectos Ambientales: ¿cómo se relacionan las actividades productos y servicios de la organización con el aire, el agua, el suelo, la flora y la fauna (en general con todos los recursos naturales) así como con la comunidad?; ¿cuáles de estos aspectos ambientales son significativos?. Defina cómo identificar los aspectos ambientales y cómo evaluar su significancia, así como los mecanismos para mantener actualizada esta información. Identifique los aspectos ambientales, evalúe su significancia y documente esta información.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos: para los aspectos ambientales identificados, determine la legislación de los órdenes nacional, regional y local, así como los compromisos voluntarios adquiridos por la empresa que les aplica y planifique cómo asegurar su cumplimiento. Defina cómo identificar estos requisitos y cómo documentar esta información.

4.3.3 Objetivos, metas y programas: establezca objetivos y metas ambientales (en los niveles y funciones pertinentes), teniendo en cuenta la política ambiental, los aspectos ambientales significativos y los requisitos legales ambientales aplicables, así como sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y comerciales. Defina programas o planes de acción que lleven al logro de los objetivos y metas.

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad: proporcione los recursos necesarios para que el SGA se establezca, implemente, mantenga y mejore. Garantice que las personas conozcan sus responsabilidades y autoridad en relación con el SGA y los aspectos ambientales significativos. Defina y comuníquelas. Designe un representante de la dirección para que mantenga informada a la gerencia sobre el desempeño del SGA, promueva la toma de conciencia sobre la importancia del SGA y asegure el correcto funcionamiento y mejora del SGA.

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia: garantice que el personal que realice tareas para la empresa o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos sea competente (educación, formación o experiencia adecuados). Identifique y proporcione la formación requerida relacionada con los aspectos ambientales y el SGA. Asegure que el personal de la empresa o que trabaje en su nombre sea consciente de la importancia de un buen desempeño ambiental en su trabajo.

4.4.3 Comunicación: ¿cómo fluye la información entre los diferentes niveles y funciones de la empresa relacionada con el SGA y los aspectos ambientales?, ¿cómo se realiza la retroalimentación?. Defina los canales de comunicación interna.

Defina canales para recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas (autoridades, comunidades, proveedores, clientes, ONG´s, entre otros) relacionada con el SGA y los aspectos ambientales. Defina si comunica o no externamente sus aspectos ambientales significativos y en caso afirmativos, establezca el cómo hacerlo; documente su decisión.

4.4.4 Documentación: asegure que se documente la información requerida por la empresa para la eficaz planificación, operación y control de los procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos, así como los documentos requeridos por esta norma. Describa los elementos principales del SGA y su interrelación y referencie los documentos relacionados (si lo considera pertinente, elabore un manual).

Mejora Continua

Fuente ISO 14001:2004

Implementación y Operación

Revisión por la Dirección

Política Ambiental

Planificación

Verificación

Mejora ContinuaMejora ContinuaMejora Continua

Fuente ISO 14001:2004

Implementación y Operación

Revisión por la Dirección

Política Ambiental

Planificación

Verificación

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4.4.5 Control de documentos: defina cómo asegurar que la documentación del SGA contiene información pertinente para lograr los objetivos y metas ambientales, controlar los aspectos ambientales significativos y cumplir los requisitos legales, así como para el eficaz funcionamiento del sistema. Garantice que estos documentos estén vigentes, sean comprendidos y estén disponibles para el personal relacionado con su contenido. Evite confusiones con la documentación obsoleta. Controle los documentos de origen externo necesarios para el adecuado funcionamiento del SGA.

4.4.6 Control operacional: identifique las operaciones relacionadas con los aspectos ambientales significativos. Determine las acciones que debe realizar para prevenir y controlar los impactos ambientales significativos. Planifique y controle la manera como se realizan las actividades y se prestan los servicios, teniendo en cuenta: instrucciones de trabajo (incluye criterios de operación cuando así aplique), equipo necesario, seguimiento de las actividades y medición de los resultados; no olvide tener en cuenta que los controles deben seguir lo establecido en la política ambiental, los objetivos y las metas, así como en los requisitos legales y otros requisitos aplicables.

Para los bienes y servicios que utiliza, identifique los aspectos ambientales significativos relacionados; defina los procedimientos que deben cumplir quienes los provean. Conozca a sus proveedores, sepa que tan capaces son para cumplir con los requerimientos ambientales que se especificaron (selecciónelos y evalúelos). Comuníqueles lo que usted necesita y verifique que entendieron sus necesidades. Haga seguimiento al cumplimiento y retroaliméntelos.

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias: defina cómo identificar las situaciones potenciales de accidente y emergencia que puedan generar impacto sobre el medio ambiente e identifíquelas. Establezca procedimientos para responder a estas situaciones; entrene al personar en su aplicación; revise periódicamente estos procedimientos, en particular después que ocurran accidentes o emergencias; realice pruebas periódicas (simulacros) de estos procedimientos cuando sea factible. En caso de accidentes o emergencias, aplique los procedimientos definidos y prevenga o mitigue los impactos ambientales negativos asociados.

4.5 VERIFICACIÓN

4.5.1 Seguimiento y medición: identifique que información necesita para hacer seguimiento a las operaciones que pueden generar impacto significativo sobre el medio ambiente, defina cómo hacer el seguimiento y a qué variables hacer medición; tenga en cuenta cómo documentar información sobre el desempeño ambiental, sobre los controles operacionales aplicables y el cumplimiento de objetivos y metas ambientales. Realice el seguimiento y las mediciones planificadas, analice los resultados y determine donde puede realizar mejoras.

Asegúrese que los resultados de los seguimientos y mediciones sean confiables, independiente que los realice personal de la empresa o terceros. Garantice que se utilicen y mantengan equipos calibrados o verificados. Conserve los registros.

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal: defina cómo evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Evalúe el cumplimiento de todos los requisitos legales ambientales aplicables y registre los resultados de esta evaluación.

¿Las actividades, productos y servicios cumplen con los requisitos legales ambientales aplicables?; ¿si hay incumplimiento con los requisitos, qué se debe hacer?.

Defina cómo evaluar el cumplimiento de otros requisitos que suscriba la organización. Evalúe el cumplimiento de todos los requisitos de los otros registros y registre los resultados de esta evaluación. ¿Si hay incumplimiento con los otros requisitos, qué se debe hacer?.

4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva: analice la información del seguimiento y medición, así como de la evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos para identificar las no conformidades reales y potenciales (problemas reales o potenciales). Corrija los problemas reales o potenciales identificados y tome medidas para mitigar sus impactos ambientales. Investigue causas y tome acciones para evitar que los problemas reales se repitan, y para prevenir que los problemas potenciales se presenten; no olvide que las acciones tomadas sean apropiadas para la magnitud de los problemas y los impactos ambientales encontrados. Registre los resultados de las acciones tomadas y evalúe su eficacia. Defina cómo asegurar que la toma de acciones correctivas y preventivas funciona dentro de la organización.

4.5.4 Control de los registros: defina cómo asegurar que los registros del SGA (documentos que contienen la historia del funcionamiento del sistema y demuestran los resultados logrados) se encuentran cuando se requieren, se pueden consultar, que la información contenida en ellos sea fiable y trazable.

4.5.5 Auditoría interna: defina cómo programar las auditorías internas y cómo realizarlas, así como las responsabilidades y requisitos de quienes las planifican y ejecutan. Programe las auditorías teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas, los resultados de auditorías previas y que los auditores que asigne tengan las competencias requeridas, así como que cumplan los criterios de objetividad e imparcialidad. Asegure que el programa se cumpla. No olvide que la auditoría busca: determinar si el SGA cumple con lo establecido por la empresa y los requisitos de la ISO 14001, así como si se ha implementado adecuadamente y se mantiene. Los resultados de la auditoría se comunican a la dirección.

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Revise, a intervalos planificados, si el SGA implementado es capaz de llevar a la organización al logro de sus objetivos y metas ambientales, asegura el cumplimiento de los requisitos legales ambientales y otros requisitos y brinda confianza a las comunidades, autoridades ambientales y clientes (cuando para ellos el desempeño ambiental es importante). Al realizar las revisiones tenga en cuenta: resultados de auditorías internas, cumplimiento legal, comunicaciones de las partes interesadas externas (incluidas las quejas), desempeño ambiental de la organización, situación de acciones correctivas y preventivas, seguimiento a acciones de revisiones previas, cambios internos y externos (incluye cambios de la legislación en proceso de definición) y las recomendaciones para mejorar. Como resultado de las revisiones, tomar decisiones y acciones para mejorar el SGA y adaptarlo a los cambios analizados (cuando así se requiera), e identificar y asignar los recursos necesarios.

Contactos: Si usted está interesado en más información sobre la implementación de Sistemas de de calidad, ambiental o en salud ocupacional nos puede contactar en los siguientes teléfonos y definiremos con Usted una visita, sin costo, para ampliarle la información, evaluar las necesidades de su empresa y presentar una propuesta ajustada a dichas necesidades

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