i:r- … · tarea presenta avance con corte a3deoctubre de 2017: u(...) 8mejoras formuladas por...

.....---------,---------------------_ .._--------

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

II:r-

DEPENDENCIA: Oficina de Control Interno de Gestión

REUNiÓN DE: Tercer Subcomité de Coordinación del Sistema lActa w I 03de Control Interno .

Sala de juntasCIUDAD: Bogotá LUGAR: Oficina de Control FECHA: 17/11/2017

Interno

NOMBRE DE LOS ASISTENTES CARGOS

María Elisa Morón Baute Jefe Oficina de Control Interno

Esperanza Marcelo Secretaria OCI

Ingrid Johanna Velasco Martinez Asesora

John William Martinez Dorado Asesor

José Alexander Hernández Camero Asesor

Martha Ines Chaparro Vega Asesor

Nubia Yalile Lopez Salamanca Asesor

Abel Eduardo Quicasaque León Asesor

OBJETIVO DE LA REUNiÓN:

Efectuar seguimiento y verificación a los resultados de la gestión de la OCI en cumplimiento de la ejecucióndel Plan de Acción, Indicadores, Riesgos, Planes de Mejoramiento, y cumplimiento del Manual de Ética yBuen Gobierno.

TEMAS A TRATAR:

1. Seguimiento a los compromisos del Subcomité anterior.

2. Seguimiento y verificación al cumplimiento del Plan de Acción tercer trimestre 2017.

3. Seguimiento y verificaCión al resultado y análisis de los indicadores - tercer trimestre.

4. Seguimiento y verificación a la gestión de los riesgos del Proceso de Evaluación, Control y Mejoramientovigencia 2017 - tercer trimestre.

F-DE-ll (Versión 4) Página 1 de 20

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

6. Verificación de la aplicación del Manual de Excelencia Ética en la OCI.

7. PSQR tercer trimestre.

8. Proposiciones y varios.

DESARROLLO:

1. Seguimiento a los compromisos del Subcomité anterior.

ACTA

1.1. Continuar con el proceso de identificar el nuevo riesgo en el SIGEPRE: Se observa en elaplicativo SIGEPRE el nuevo riesgo creado y monitoreado con fecha 9 de octubre de 2017.

1.2. Registrar en el Plan de Acción, el avance de la actividad monitoreo del riesgo con corte a 30de junio: Se registró el avance en al aplicativo SIGEPRE.

2. Plan de Acción Oficina de Control Interno.

El Plan de Acción de la Oficina de Control Interno se encuentra compuesto por las siguientes 4 estrategias:

le ?E Nombre/;. Fecha Inicial planificadai .

'O .•PA-20l5-20lB Oficinade ControlInterno - Estrategia 1 02/ene/20l50B:00:00.'..-~-+--.._- ~ - - _. ", ti) '4 PA-20l5-2018 Oficinade ControlInterno. Estrategia 2 02/ene!20l5 08:00:00

- -- •• ~ __ o __ __ - - - " - - ,,_ - _"' __

'OOPA-20l5-20l8 Oficinade ControlInterno - Estrategia 3 02/ene/20l508:00:00~ ..._-.,;-~-~----~--~--~-_. -< -~ .. ~-.'D .• :PA-20I5-20I8 Oficinade ControlInterno. Estrategia 4 02/ene/20l5 00:00:00-~-"~.,-

Fecha final planificada

31/die/20I723:59:00

3I/die/201723:59:00

3l/die/20l723:59:00-r- ~ - - ----~- - .._ ...- .•.._".,.~""t

3I/die/20I7 23:59:00

Las cuales se encuentran en términos de ejecución y con los resportes oportunos, como se observó alrevisar el estado y avance de cada una en el Apicativo SIGEPRE, así:

1. Estrategia 1. Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para elmejoramiento continuo del SIGEPRE.


@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

Elemento (1de 5) «Primero I <Anterior I Siguiente> I Último»

~~

. u; PA-2015-2018 Oficina de Control Inter~'~s~d~:~:~~~~ia 1 ..n..,"~_.u u.

....•.

"' ,Fortaleter la cunuradel au1ocontro,"la autogesliony la auloevatuacionparael mejoramientoconünuo'-- 'deISIGEPRE 100.00 % de O i

cumplimiento

~.. Presupuesto

, -o. Fecha inicial." .

$0.00

. l' Fecha Final

...., ,, ; 83.33

83.33

% de avancereal

% de avanceesperado

02/ene/2015 08:00__ ~,' •• ~~ __••••• , _'M'_~ ~._._."

31/dic/2017 23:59 $0.00Presupuestoejecutado

¡--Gráfica de eJecuclón-'''-'' , - •... ~ ..- .. -- .•............ '•....._ ' .

I lOPm!!=-: 1

: j

¡ ¡I

1, ¡

I i,:, ,i I1,

Le queda menosdel 50% delperlado detiempo asignadoal plan

En Desarrollo

Como se observa en el SIGEPRE, la estrategia 1 obtuvo un 100% de cumplimiento y un 83.33 % de avancereal; a continuación se relacionan las actividades formuladas que hacen parte de esta primera estrategia:

Abel Eduardo QuicasaQue leon

Abel Eduardo QuicasaQue leon

lose Alexander HernandezCamero

Martha Ines Chaparro vega

15

15

20

20

31/dicj201723:59:00

01/nov/201700:00:00

I '. ~-~'~'--'--F;haI¡¡c¡;l" Fechafinal . . '. I? E Nombre ... . __ . Pla,!l!!,!?,~_a_.~ __~anif¡cada, _ ..•.. PuntosResponsa~ ~/ .q)'1. Acompañar los Subcomités de Control Interno 02/ene/2017 30/jun/2017y realizados por las dependencias, primer semestre 00:00:00 23:59:00 15 Martha Ines Chaparro Vega

-../ •• 2. Fomentar la formulación de Planes de 02/ene/2017 30/jun/2017 15 Jose Alexander Hernandez

Mejoramiento por Autocontrol, primer semestre 00:00:00 23:59:00 Camero.. .../ 03. Realizar la semana del autocontrol, la autogestión 15/mar/2017 30/jun/2017

y la autoevaluación 00:00:00 23:59:00

0'110 4. Acompañar los Subcomités de Control Interno 03/ju1/2017 00:00:00 31/dic/2017..realizados por las dependencias, segundo semestre 23:59:00

1:'"" <ID 5. Fomentar la formulación de Planes de 31/dicj2017lUI Mejoramiento por Autocontrol, segundo semestre 03/jul/2017 00:00:00 23:59:00

6. Apoyar la planeación, ejecución y cierre de laliJ 'i()semana de la Transparencia de conformidad con los

Uneamientos dados por la Secretaria de

.T~a~sparer:cia ..

De conformidad con lo anterior, las 3 actividades en términos de ejecución a 31 de diciembre de 2017,reportan el siguiente avance:

1. 4. Acompañar los Subcomités de Control Interno realizados por las dependencias, segundosemestre: Esta tarea presenta avance con corte a 27 de septiembre de 2017: "( ... ) en el trimestredonde se realizaron 6 subcomités de los 76 programados, durante el año se han realizado 43 lo queequivale a un 57% de cumplimiento de ésta actividad (. . .)"

2. 5. Fomentar la formulación de Planes de Mejoramiento por Autocontrol, segundo semestre: Estatarea presenta avance con corte a 3 de octubre de 2017: U(. . .) 8 mejoras formuladas por autocontrol.Adicionalmente, se encuentra la mejora por autocontrol OM-0368 (..)"

3. 6. Apoyar la planeación, ejecución y cierre de la semana de la Transparencia de conformidadcon los Lineamientos dados por la Secretaria de Transparencia: Esta tarea se encuentra en fasede planeación.

F.DE-ll (Versión 4) Página 3 de 20


2. Estrategia 2. Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional.

Elemento (2 de S) «Primero I <Anterior I Siguiente> I Último»

Fortalecer el Sistema de COntrOlInterno Institucional

PA-2015-2018 Oficina de Control Interno - Estrategia 2,.. Estlldo del plan .. _ ..--~--....

100.00 %de •cumplimiento

90.33 o/o de avancereal

90.33 o/o de avanceesperado

$0.00 Presupuestoejecutado

Le queda menos

6del 50% delperiodo detiempo asignado Ial plan I

~ En Desarrollo1,

1:

Fe:chll Final-

31/dic/201723:59

$0.00

02/ene/2015 08:00

.....~Fecha Inicial .-

e-"Presupuesto

I

Página 4 de 20E-ll (Versión 4)

Como se observa en el SIGEPRE, la estrategia 2 obtuvo un 100% de cumplimiento y un 90.33 % de avancereal; a continuación se relacionan las actividades formuladas que hacen parte de esta segunda estrategia:

? ., E.Hombre.. Fecha InICilil' -Fechilnnal

Puntos Responsable HHP HHeplanificada .íllanlfi~da1. Analizar los resultados de la evaluación de los

¡ •• servicios internos de la OfIcina de Control Interno 16/ene/201] 31/ene/20173

lose A1exander HernandezO 346.42asociados a la plataforma de servidos compartidos, 00:00:00 23:59:00 camero

cuarto trimestre 2016-, ,9. Coordinar las Mesas Red de Hablantes para el

02/ene/2017 30/jun/2017¡ •• fortalecimiento de la gestión entre los procesos de 5 Martha Ines Chaparro Vega O Ola Entidad, primer semestre 00:00:00 23:59:00

..•.. _.,.. ~ -~.-- .8. Ejecutar el programa anual de auditorías 02/ene/2017 30/jun/20l7 Ingrid Johanna Velasco¡ •• intemas de gestión e internas al SIGEPRE, primer

00:00:00 23:59:00 5 Martlnez O 3,768.41semestre. PCRC.PAApc.2017-]. Realizar seguimiento a la gestión de los procesos'

03/abr/2017 30/abr/20 1] Jose Alexander Hernandez¡ •• y /0 dependencias correspondiente al primer00:00:00 23:59:00 5 Camero O 610.98

trimestre. FOVIC-2017

6. Analizar los resultados de la evaluaóón de los

¡ •• servicios internos de la OfIcina de Controllntemo 03/abr/2017 30/abr/201]3

lose Alexander HemandezO Oasociados a la plataforma de servicios compartidos, 00:00:00 23:59:00 camero

primer trimestre 2017

5. Elaborar el programa anual de auditoríasinternas de gestión e internas al SIGEPRE y

16/ene/2017 31/mar/201] Ingrid lohanna Velasco¡ •• presentarlo para aprobación al Comité de 5 O 1,776Coordinación del Sistema de Control Interno. 00:00:00 23:59:00 Martinez

PCRC-PAAPC.2017

4. /1onltorear en forma pernlanente las acciones 02/ene/2017 31/mar/20!] lose A1exander Hemandez.¡ lit definidas en los planes de mejoramiento, primer00:00:00 23:59:00 Camero O 2,120.15

trimestre3. Elaborar y publicar el!nforme de resultados

16/ene/2017 31/mar/2017 lngrid Johanna Velasco.¡ •• 2016 Ymemorando de planeación 20!7 de las O 1,]84.48auditorías. PCRC.PAApc.2017. 00:00:00 23:59:00 Martinez

2. Realizar seguimiento a la gestión de los procesos16/ene/201] 31/ene/2017 Jose Alexander Hemandez.¡ •• y dependencias correspondiente al cuarto trimestre O 346.3

de 2016. FOVIC.2017 00:00:00 23:59:00 Camero


I~

17. Analizar los resultados de la evaluación de los,¡ ' •• servicios internos de la Oficina de Control Interno 02/oct/2017 31/oct/2017 lose Alexander Hernandez

O 2,199.98asociados a la plataforma de servicios compartidos, 00:00:00 23:59:00 Camerotercer trimestre 2017

,¡ •• lO. Realizar seguimiento a la ejecución financiera 02/ene/2017 30/jun/2017 4 Nubia Yalile Lopez Salamanca O 4,288.38de la Entidad. Primer semestre 00:00:00 23:59:0011. Monitorear en forma permanente las acciones 03/abr/2017 30/jun/2017 lose A1exander Hernandez,¡ •• definidas en los planes de mejoramiento, segundo O 2,168.23trimestre 00:00:00 23:59:00 Camero

12. Analizar los resultados de la evaluación de los

.¡ •• servicios internos de la Oficina de Control Interno 03/ju1/2017 31/ju1/2017 lose Alexander HernandezO Oasociados a la plataforma de servicios compartidos, 00:00:00 23:59:00 Camero

segundo trimestre 2017

13. Realizar seguimiento a la gestión de los 03/ju1/2017 31/ju1/2017 Jose Alexander Hernandez,¡ •• procesos y /0 dependencias correspondiente al O 729.75segundo trimestre. FOVlC.2017 00:00:00 23:59:00 Camero

14. Monitorear en forma permanente las acciones 03/jul/2017 30/sep/20 17 lose Alexander Hernandez.¡ "definidas en los planes de mejoramiento, tercer O 2,199.98trimestre 00:00:00 23:59:00 Camero

15. Realizar seguimiento a la gestión de los02/oct/2017 31/0ct/2017 lose Alexander Hemandez,¡ ••. procesos y /0 dependencias correspondiente al O 705.75

tercer trimestre. FOVIC.2017 00:00:00 23:59:00 Camero

16. Coordinar las Mesas Red de Hablantes para el 03/Jul/2017 31/dicj2017O •• fortalecimiento de la gestión entre los procesos de ~lartha Ines Chaparro Vega O Ola Entidad, segundo semestre 00:00:00 23:49:00- -~ ... .

18. Ejecutar el Programa Anual de Auditorias 03/jul/2017 31/dic/2017 lngrid Johanna VelascoO •• Internas de Gestión e Internas al SIGEPRE, O 6,527.68-segundo semestre. PCRC.PAAPC-2017 00:00:00 23:59:00 Martinez

O c() 19. Evaluar el Sistema Integrado de Gestión de la 02/oct/20 17 31/dic/2017 lose Alexander HernandezO O I

Presidencia de la República 00:00:00 23:59:00 Camero 120. Monitorear en forma permanente las acciones

02/oct/2017 31/dicj2017 lose Alexander Hernandez IO c() definidas en los planes de mejoramiento, cuarto O Otrimestre 00:00:00 23:59:00 Camero I

O •• 21. Realizar seguimiento a la ejecución financiera 03/iul/20 17 31/dic/2017 j4 Nubia Yalile Lopez Salamanca O O

j_ de la Entidad. Segundo semestre 00:00:00 23:59:00

'S •• 22. Coordinar la realización de talleres teórico. 01/mar/2017 30/nov/2017 Ingrid Johanna Velasco..~.• prá~Icos en temas de control interno 00:00:00 23:59:00 Martinez O . 319.351

De conformidad con lo anterior, las 6 actividades en términos de ejecución a 30 de noviembre y 31 dediciembre de 2017, reportan el siguiente avance:

1. 16. Coordinar las Mesas Red de Hablantes para el fortalecimiento de la gestión entre losprocesos de la Entidad, segundo semestre: Esta tarea presenta avance con corte a 4 de octubre de2017: "( ... ) Para éste periodo se realiz61a Mesa de Red de Hablantes solicitada por la Consejería paralos Derechos Humanos junto con Atenci6n a la Ciudadanía, Area de tecnología y sistemas deinforma ci6n, Posconflicto, vicepresidencia, OACP.

2. 18. Ejecutar el Programa Anual de .Auditorias Internas de Gestión e Internas al SIGEPRE,segundo semestre: Esta tarea presenta avance con corte a 4 de octubre de 2017"(. ..) Se asocian 3Auditorías de Gesti6n, correspondientes al Tercer Trimestre de 2017. (. . .)"

3. 21. Realizar seguimiento a la ejecución financiera de la Entidad. Segundo semestre: Esta tareapresenta avance con corte a 29 de septiembre de 2017, donde se observa adjunto el informe final deejecución presupuestal y el arqueo a la caja menor de viáticos.

4. 22. Coordinar la realización de talleres teórico-prácticos en temas de control interno: Esta tareapresenta avance con corte a 15 de junio de 2017: "( ... ) Entregables Semana del Autocontro/:Presentaciones Trabajo en equipo, Administraci6n del Tiempo y listados de asistencia. (...)"

Las 2 tareas "Monitorear en forma permanente las acciones definidas en los planes de mejoramiento, cuartotri estre" y "Evaluar el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República" se encuentran enf e de e'ecución de acuerdo a lo ro ramada.



3. Estrategia 3. Implementación de acciones que contribuyan a mejorar la tr~nsparencia, participación yservicio al ciudadano del Sector Presidencia.

PA-2015-2018 Oficina de Control Interno - Estrategia 3Implementación de acciones que contribUyan a mejorar fa transparencia, participatJ6n 'i servicio aldudadano del Sector PreskSem.la

02/ene/2015 08:00. ;

("" Presupuesto'

l. ."-"~"Fecha inicial

$0.00

"'" .Fecha Final

31/dic/201723:59

Estado del plan- . -~ ..-- ._~_._-_..-.100.00 %de •cumplimiento

85.26 % de avancereal

85.26 % de avanceesperado

$0.00 Presupuestoejecutado

Le queda menos

6del 50% delperiodo detiempo asignadoal plan

.;a En Desarrollo

,--'Responsable'

J-. Maria Elisa Moron Baute

piagrama de Gantt Informe de Avance

_.~.- -~._-- ~ "

¡

Como se observa en el SIGEPRE, la estrategia 3 obtuvo un 100% de cumplimiento y un 85.26 % de avancereal; a continuación se relacionan las actividades formuladas que hacen parte de esta tercera estrategia:

31/ene/201723:59:00

;?'-;:-E-..•....N..b..-,-.-- .....,.._-- .._~--- ~,,:""'--;"'FeCh¡f1¡¡iCj¡I ..I- -F. ech. a'fin..al."- '.• T' om re' . .... '. . "'. '. . " '. > . planificada , , planificada~~_~_ ~.,.~ __ ••• , ••• ~ __ ••••••••• _""""' __ .~_. '.- M _ ••••• (~ ~ •••• ,

;0 2. Elaborar y hacer seguimiento a los informes de 02/ene/2017 3I/mar/2017ley, primer trimestre. PCRC-PAAPC.2017 00:00:00 23:59:00

.. ~!""-t-~--. -6. Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan'

I O Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, tercer 02/ene/2017cuatrimestre 2016. PCRC-PAAPC.2017 00:00:00

Puntos Responsable

7 John William Martinez Dorado

5 Martha Ines Chaparro Vega

;.0 1. Evaluar la Política para la Administración delRiesgo de la Entidad. R-PAAPC-2017,. -9. Efectuar seguimiento a la publicación de la

/'. Información en la Página Web, primer semestre.PCRC.PAApc.2017

8. Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan; O Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,

segundo cuatrimestre. PCRC.PAAPC.2017~ ~ --~7. Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan

lO Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, primercuatrimestre. PCRC.PAAPC-2017

...¡. _.~ •• - _ .. ~ ~.~ - -- ~.

; O 4. Elaborar y hacer seguimiento a los informes deley, tercer trimestre. PCRC-PAAPC.2017

F-DE-ll (Versión4)

16/ene/201700:00:00

02/ene/201700:00:00

01/sep/20I700:00:00

02/may/201700:00:00

03/iu1/201700:00:00

Página 6 de 20

31/mar/201723:59:00

30/iun/201723:59:00

30/sep/201723:59:00

31/may/201723:59:00

30/sep/20 1723:59:00

7 Martha lnes Chaparro Vega

5 John William Martinez Dorado



7 John William ~1artinez Dorado


,./ •• ,3. Elaborar V hacer seguimiento a los informes de 03/abr/2017 30/jun/20 17

7 John William ~'artinez Dorado, ...•.. }ev, segundo trimestre. PCRC-PAAPC-2017 00:00:00 23:59:00

./ • 13. Evaluar el trámite, control V respuesta a las 02/mav/2017 30/jun/20175 Abel Eduardo QuicasaQue Leon

. PSQR, 11S 2016. AC.PAAPC.2017 00:00:00 23:59:00

"11. Coordinar con las oficinas de control interno del

./ •• sector, el seguimiento al cumplimiento de los 021ene/20 17 30/jun/20175 John WiIliam Martinez Dorado

planes e indicadores sectoriales. Primer semestre. 00:00:00 23:59:00PES.2017

10. Efectuar seguimiento a la publicación de la03/jul/2017 31/dic/2017O o() Información en la Página Web, segundo semestre. 5 John WiIliam Martinez Dorado

PCRC.PAAPC.201700:00:00 23:59:00

6 E() 5. Elaborar V hacer seguimiento a los informes de 02/0ct/20 17 31/die/20177 John William Martinez Dorado

}ev, cuart~ tri:nestre. PCRC.PAAPC.2017 00:00:00 23:59:00

12. Coordinar con las oficinas de control interno del

fi) o() sector, el segUimiento al cumplimiento de los 03/jul/2017 31/dic/20175 John William Martinez Dorado

planes e indicadores sectoriales. Segundo 00:00:00 23:59:00semestre. PES-2017

6 •• 14. Evaluar el trámite, control V respuesta a las 02/0ct/2017 31/dic/20175 Abel Eduardo QuicasaQue Leon

.PSQR, 15 2017. AC.PAAPC-2017 00:00:00 23:59:00 .. ,.. .,

ij €) 15. Evaluar la Estrategia de Rendición de Cuentas 16/oct/2017 31/die/201720 Martha Ines Chaparro Vega

del DAPRE. PCRC.PAAPC.2017 00:00:00 23:59:00

De conformidad con lo anterior, las 5 actividades en términos de ejecución a 31 de diciembre de 2017,reportan el siguiente avance:

En cuanto a la actividad 14. Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, I S 2017. AC-PAAPC-2017: : Esta tarea presenta avance con corte a 15 de junio de 2017: U( ... )Se efectuó auditoria en I emarcodel ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017 al proceso de Atención al Usuario mediante el cual seevaluó el trámite y respuesta oportuna a las PSQR dada a través del aplicativo SIGOB, con corte al primersemestre de 2017.

Sin embargo se dará inicio a la Auditoria Interna de Gestión en el mes de octubre con el fin de ampliar elalcance y revisión de las PSQR allegadas a la Entidad a través de los informes de mecanismos de recepcióny envío de información externa. (. ..)"

Respecto a las 2 actividades, como: U( ... ) Efectuar seguimiento a la publicacióf}< de la Información en laPágina Web, segundo semestre. PCRC-PAAPC-2017(. ..)" y "(.. .)Coordinar con las oficinas de controlinterno del sector, el seguimiento al cumplimiento de los planes e indicadores sectoriales. Segundosemestre. PES-2017(. . .) " se efectuó la recomendación de registrar los avances con oportunidad de lasactividades, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos dados por el Proceso de DireccionamientoEstratégico.

Por último, las 2 actividades de U( ... ) Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley, cuarto trimestre.PCRC-PAAPC-2017( ...)" y u(. .. ) Evaluar la estrategia de Rendición de Cuentas del DAPRE ( ...)" seencuentra en términos de ejecución.

4. Estrategia 4. Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.



% decumplimiento •100.00

PA-201S-2018 Oficina de Control Interno - Estrategia 4Estado del plan '..

Fortalecer el SIStema IntegradO de GestiOn de la Presidencia de la Republlc:a

1-.

~---Pre5Upuesto-~~-~~-'~.

f - Fecha inlcial- .... ~--- ~ -.'

$0.00

..... ...., .•FechaFinal- •..

..•.• _ .•..• -1,I

____~ ~J, ..

73.33

73.33

% de avancereal

% de avanceesperado

" 02/ene/2015 00:00 31/dic/201723:59 i.L .__ .. ., • .L .... _, __ , __ .. _..... "_ ••.. __ ,$0.00 Presupuesto

ejecutado

Le Queda menosdel 50% delperiodo detiempo asignadoal plan

En Desarrollo

Como se observa en el SIGEPRE, la estrategia 4 obtuvo un 100% de cumplimiento y un 73.33 % de avancereal; a continuación se relacionan las actividades formuladas que hacen parte de esta cuarta estrategia:

Abel EduardoQulcasaQueLeon

Esperanza Martelo Forero

!nQrid JohannaVelascoMartinez

Ingrid JohannaVelascoMartinez

5

5

20 JaseAlexander Hernandez'Camero

15

20

.~- _. ---,--..--.----.-e--:-¡_:~n~os RespO~~bl~ __ .. j-J

20 Martha Ines Chaparro VeQa

3!/die/20!723:59:00

3I/die/20I723:59:00

3I/die/20!723:31:00

3l/die/20!723:59:00

3I/die/201723:59:00

02/ene/20!700:00:00

02/ene/20!700:00:00

02/ene/20!700:00:00

02/ene/20!700:00:00

02/ene/201700:00:00

.~ .~ ~_ ••• _ ••• ~.r- .••• _. -__ ~. •.••_ •• _, .~ _ ~_ ~y __ -..,..._ •• _- ••••

!? E Nombre'" Fec:háInicial Fecha final. . . _ __,}'!i"l~ad~ __ !'l~¡!!?d~.,¡ O 1. Administrar 105riesQosa carQOde la dependencia 02/ene/20!7 !6/0ct/2017

,R-PAAPC-20!7 00:00:00 23:59:002. Documentar y/o actualizar tos procesos,

O .: procedimientos, manuales, lineamientos, guias,instructivos, formatos u otros documentos a carQode:la dependencia

fiJ '. -3. Formular planes de mejoramiento preventivos,, ..~correctiv,05_y de mejora de la depende.ncia .

O O 4. Mantener actualizado el norrnoQramade ladependencia

~, ,.,\. _ O' _

5. Actualizar la calificación de la información de laO ;O dependencia en el sistema de inforrnación definido

." .•TAI.PAAPC-20!76. ~1anteneractualizada en la paQinaweb los

O O requisitos de Transparenciay Accesoa la Inforrnaclónpublica acorde con la norrnativldad vigente TAI-PAAPC-20l77. Atender y realizar seQuimientoa ias peticiones,

O O Quejas,redamos o sUQerenciasresponsabilidadde ladependenciaAC-PAAPC-20!7TAI-PAAPC-20!7

02/ene/20!700:00:00

3!/die/20!723:59:00 15 Abel EduardoQuicasaQueLeon

De lo anterior, es importante mencionar que de las 7 actividades solo 1 se encuentra finalizada y las 6restantes se encuentran en desarrollo.

Actualización del Normograma

El asesor Abel Quicasaque responsable de esta actividad, informa que no se han reportado nuevas normasen este período.

3. Seguimiento y verificación al resultado y análisis de los indicadores.


@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

3.1 Indicadores asociados al Plan de Acción: 7.

ACTA

•POUTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

2. Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

AvanceConsolidado

!::.=._'_00_.00...=%_: •••;@

Para esta política, se encuentra asociado 1 indicador:

~ Informes presentados fuera de las fechas establecidas: En el transcurso del primero, segundoy tercer trimestre de 2017, se presentaron 84 informes, que corresponden al 82% del total de 103establecidos a realizar como informes de Ley en la presente vigencia. Es de anotar que todos losinformes se han presentado dentro de los términos establecidos por las normas, es decir el indicadorpara el presente periodo es de cero (O) Informes presentados fuera de las fechas establecidas.

Se adjunta archivo en Excel donde se relacionan los informes presentados durante el primero,segundo y tercer trimestre de 2017.

c::x 4. Eficíe¥nciaAdministrativa

Para esta política, se encuentran asociados los siguientes 6 indicadores:

93.64 %

2. Nivel de desempeño de los auditores internos: Una vez obtenidos los resultados de lasevaluaciones al proceso auditor para la vigencia 2016, se observó que en general el desempeño delos auditores con respecto al proceso auditor y de acuerdo a los criterios evaluados, fue calificadoen:

• El 73% como DESEMPEÑO EXCELENTE, CON JUICIOS ACERTADOS Y cRITICaS,• El 22% lo califica como DESEMPEÑO BUENO CON UNA ACTITUD POSITIVA Y ASERTIVA;• El 3% como DESEMPEÑO ACEPTABLE CON RESULTADOS ESTANDARES• y el 2% con DESEMPEÑO BAJO CON CLARAS DEFICIENCIAS.

De lo anterior se observó que el 95% de los auditados calificaron entre excelente y bueno eldesempeño de los auditores y el 5% de los auditados, lo calificaron entre regular y deficiente.

En ese sentido, la medida a tomar cuando los niveles de desempeño se ubican en 95% entreexcelente y bueno frente a la meta de 98%, es el mantenimiento de las competencias de losauditores, dado el cumplimiento del 96.94% frente a la meta.

Comparación vigencia 2016 vs 2015

En comparación con la vigencia anterior, se observó el incremento de 2 puntos en el desempeñodeficiente al pasar del 0% al 2%. De esta situación se concluye que el aspecto deficiente seincrementó debido a la calificación ue recibieron 9 de los 11 as ectos evaluados or un solo



proceso. Situación que afectó la calificación general entre excelente y bueno en el desempeño delos auditores, al disminuirse del 96% en 2015 al 95% en 2016.

Las acciones que se establecerán frente a fortalecer los aspectos calificados como deficientes, seregistraran en el Plan de Acción OC12017- Estrategia No. 2.

3. Nivel de percepción del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República: Unavez obtenidos los resultados se observó que se mantuvo la percepción del sistema en el criterioADECUADO equivalente al rango de calificación entre 4.1 y 5.0, logrando por quinta ocasión yconsecutivamente el criterio deseado. Se resalta que la meta se logro con el 97.62% decumplimiento

En análisis efectuado se realizaron las siguientes 13 recomendaciones de los aspectos queobtuvieron calificación inferior a 4.0:

Componente 1.1 Talento Humano:

• (3) Reevaluar y comunicar el contenido del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno.• (4) Incentivar al servidor público por el esfuerzo personal en el desempeño laboral.• (5) Socializar en la Entidad, a los servidores públicos quienes fueron seleccionados como

mejores empleados. Esta es la única en estado Deficiente y se deben tomar acciones paramejorar esta percepción. Sin embargo se nota una leve mejoría en la vigencia 2016 toda vezque aumento 0.5 de cimas al pasar de 2.2 a 2.7.

• (7, 8 Y 9) Mejorar la percepción sobre el PIC, referente a las necesidades de capacitación yformación. Mismas recomendaciones identificadas en la vigencia 2015.

Componente 1.2 Direccionamiento Estratégico:

• (11 Y 12) Incrementar la participación en la formulación y construcción de la planeación.• (17) Socializar los resultados generales de la evaluación de la satisfacción del cliente.

Componente 2.3 Planes de Mejoramiento:

• (52) Fortalecer la socialización de los hallazgos identificados por la Contraloría General.Mismas recomendaciones identificadas en la vigencia 2015.

Eje Transversal de comunicación:

• (61) Las estrategias de comunicación ¿Aportan al desarrollo de un clima laboral favorable?• (64) Mejorar la socialización de la Política de Comunicaciones establecida por el DAPRE.• (65) Informar e incentivar a las dependencias para que participen en los procesos de rendición

de cuentas a la ciudadanía.

Comparación vigencia 2016 vs 2015

De acuerdo al análisis y comparación se encontró que se efectuaron las mismas recomendacionesidentificadas y socializadas en la vigencia 2015, con excepción de la pregunta No. 65 la cualdescendió del criterio Adecuado a Satisfactorio, registrados en el informe. Los resultados obtenidos

V en el informe de percepción al SIGEPRE 2016, serán socializados en el primer Comité de\ Coordinación de Control Interno de la vigencia 2017.

~\



4. Planes de mejoramiento no eficaces: Durante el primer semestre de 2017 (1 de enero a 30 dejunio), la Oficina de Control Interno realizó auditorías mediante las cuales se evaluó la Eficacia delos Planes de Mejoramiento, obteniendo los siguientes resultados:

Datos y resultados al1er. semestre y consolidado 2017? No Eficacia en Planes de Mejoramiento:

FinalizadosEficacesNo Eficaces

Meta 11,60%Resultado 12.98%

Semestral1099811

Consolidado76366499

Análisis resultados del semestre: Se obtuvieron 11 mejoras no eficaces de un total de 109finalizados en el primer semestre, obteniendo un 113% de cumplimiento. Lo que indica que frente ala meta de 11.60%, se obtuvo un resultado de 10.09%. Esta tendencia es a la Baja.

Análisis resultados consolidados: Una vez analizados los resultados consolidados se obtuvo un 88%de cumplimiento frente a la meta de 11.60%; esto obedece a que se obtuvieron 99 mejoras noeficaces de un total de 763 finalizadas, equivalente al 12.98%. Cabe aclarar que los registros hacenreferencia a los datos consolidados desde la vigencia 2012.

La No Eficacia de los planes de mejoramiento obedeció en mayor medida a la respuestaextemporánea de Derechos de Petición, Incumplimiento de los resultados previstos en los planesde acción, Evaluación Servicios Misionales, Cumplimiento de Plan de mejoramiento y Publicaciónde información sobre ejecución contractual. De estas mejoras No Eficaces, se dio cumplimiento alProcedimiento P-EM-06 en cuanto a la reformulación de las mismas y ya se solicitó desde elaplicativo SIGEPRE.

5. Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol: Las fuentes para obtenerlos datos del indicador son:

- Autocontrol: 260- Análisis de Datos: 39- Riesgos: 28- Planes: 9- Impactos de cambios y proyectos de mejoras sobre el SIGEPRE: 2- Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: 1- Evaluación requisitos legal, técnico, organización, cliente y partes interesadas: 1- Tratamiento del Servicio No Conforme: 2

Total Planes de Mejoramiento aprobados por Autocontrol con corte a junio de 2017: 342Total Planes de Mejoramientos formulados y aprobados: 1.024

Porcentaje obtenido en el 2017: 33%Meta establecida para el primer semestre 2017: 25%



En conclusión, se logró la meta gracias al mejoramiento continuo en los procesos y/o dependenciasdel DAPRE, al incrementar la formulación de planes de mejoramiento por autocontrol de 305 endiciembre de 2016 a 342 en junio de 2017.

6. Cumplimiento del Término establecido para la prestación del servicio: A través del aplicativode Servicios Compartidos se registraron las solicitudes de servicios ofrecidos por la Oficina deControl Interno OCI, de conformidad con el Acuerdo de Nivel de Servicio donde se establecieron lostiempos de prestación así:

- 10 días en Servicios de asesoría como los asociados a los Planes de Mejoramiento.- 6 horas de anticipación para los acompañamientos.

Para el tercer trimestre, se registraron 40 servicios de los cuales fueron calificados 30, así:

Servicio de Acompañamientos: 16, fueron solicitados con 6 horas de anticipación por los usuarios.Cierres de procesos contractuales: 11Sub-comité de control interno: 1Arqueos de cajas menores: 2Otros: 2 (Retiro de bienes de FONDOPAZ y DAPRE / Acompañamiento vigilancia eleccionesrepresentantes de los servidores públicos en el Comité de Convivencia Laboral)

Servicio de Asesoría: 13 en temas relacionados a Planes de Mejoramiento y 1 clasificado comootros (es importante destacar que se validó la descripción y está asociado a planes de mejoramientoasesoría para definición del alcance y la elaboración del plan de auditoría), razón por la cual sedeterminan 14 servicios en total los cuales fueron atendidos dentro de los términos establecidos, esdecir, antes de 10 días o antes de 240 horas (10 días x 24 horas = 240 horas). Esta informaciónpuede ser contrastada en los archivos adjuntos.

En el análisis de datos se registraron 26 servicios calificados. Sin embargo, en la revisión que realizala oficina de control interno directamente desde el aplicativo se observaron 30 servicios calificados,los cuales no alteran el resultado toda vez se obtuvo calificación sobre 5. Esta diferencia se debe a3 acompañamientos, así: 2 en cierre de procesos contractuales y 1 asociado Otros: Entrega deElementos. Y 1 asesoría en formulación de plan de mejoramiento. Es el tercer periodo consecutivocon resultado del 100% en la atención oportuna a los servicios y acompañamientos.

7. Proactividad de la mejora de la dependencia OCI: Durante el período de análisis, la Oficina deControl Interno (OCI) formuló 3 mejoras por fuente distinta a auditorias internas o externas,superando la meta de 1 y alcanzando el 100% de cumplimiento, así:

1. OM-0324 EM - OCI Identificar y valorar nuevos riesgos asociados a la actividad de AuditoríaInterna: Se determinó la necesidad de identificar y valorar nuevos riesgos asociados a la actividadde Auditoría Interna de acuerdo con el Marco Internacional para la Práctica Profesional con el fin defortalecer la evaluación de la eficacia y contribuir a la mejora de gestión de riesgos del procesoEvaluación, Control y Mejoramiento.

2. NCR-0587 EM - No se logró con la meta del indicador Proporción de Planes de mejoramientoprobados por autocontrol: De acuerdo con el análisis de datos efectuado al Indicador Proporciónde Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol con corte 31 de diciembre de 2016, sedeterminó ue frente a la meta de 40%, se alcanzó un 31.8% e uivalente a 305 lanes de



mejoramiento aprobados por autocontrol de los 959 formulados y aprobados (acumulado);alcanzando un cumplimiento del 79.51 % Y ubicándose en calificación deficiente.

3. OM-0329 EM - Fortalecer la descripción de los requisitos técnicos y legales en la declaración deno conformidades. Se formuló para registrar la mejora producto de la recomendación efectuada porellCONTEC 4.1.13 En la presentación de informes y la declaración de no conformidades incluir losnumerales de la norma que se auditan o se afectan con el fin de que se evidencie que se estáconsiderando el cumplimiento de estos numerales, además de los requisitos legales y losestablecidos para las auditorías de Control Interno.

Lo anterior permite observar que la OCI se mantuvo en un nivel alto en comparación con el añoanterior, al identificar y documentar acciones correctivas y de mejoras por fuentes distintas aauditorías internas o externas, cumpliendo con el 100% de Proactividad.

3.2 Indicador de Proceso

1:Cumplimiento de compromisos derivados de las mesas de red de hablantes

1. Mesa de Red de HablantesGestión Documental y Oficina de Control Interno.

2. El funcionario de GD seguirá apoyando esta labor hastala entrega de la transferencia. elfuncionario asignado ha acompañado a desarrollar este proceso. Cumplida.

3. Solicitud de reprogramación de la fecha de la transferencia. Con MEM1700002785 se solicitóprorroga hasta el20 de abril, con el MEM1700004175 se aceptó la solicitud, nuevamente con elMEM170000 se solicitó prorroga hasta el 22 de mayo la cual fue aceptada con elMEM1700004828 y nuevamente se solicitó prórroga para el 22 de agosto con elMEM 1700006633. Cumplida.

4. Mesa de Red de Hablantes, Secretaría Jurídica y Atención al Usuario.

5. Ajustar el Manualde Atención a la Ciudadanía.

6. Capacitar a los radicadores entérminos judiciales. Se realizó la capacitación por parte de laSecretaria Jurídica a los funcionarios de Correspondencia que tienen asignado a la SecretaríaJurídica. Cumplida.

7. Mesa de Red de Hablantes Fondo Paz, o. Planeación, Área de TH, Área de Sistemas y ÁreaFinanciera.

8. Hacer la consulta de la pertinencia de activar el formato F-TH-35 y actualizar el procedimientoP-TH-11, a la jefe de la Oficina de Planeación.EI Asesorde la Oficina de Planeación realizó laconsulta a la jefe del Área, donde se dio la aprobación de actualizar el procedimiento y de crearun nuevo formato para la solicitud de viáticos y gastos de viaje para contratistas Fondo Pazel F-TH-85 Y se actualizo el P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje se actualizóel08/ene/2016. Cumplida.

9. Realizar la solicitud y la actualización del Procedimiento P-TH-11 y delformato F-TH-35, a travésdel aplicativo SIGEPRE. Por parte de Fondo Paz se realizó la solicitud de actualizar elProcedimiento P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje y se actualizóel 08/ene/2016,también se solicitó la creación del formato para la solicitud de viáticos y gastos de viaje paracontratistas Fondo Pazel F-TH-85 el cual se está a licando en Fondo Paz ara los contratistas.


@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Cumplida

ACTA

10. Revisarlos roles y los flujosde acuerdo a las necesidades de Fondo Paz y reunirse con el jefe delÁrea de Sistemas para su aprobación. Se reunieron la ingeniera del área de Sistemas con elIngeniero de Sistemas de Fondo Paz donde se definieron los roles de los contratistas de FondoPazy está a la espera de que el nuevo director de fondo paz apruebe el Sistema. Cumplida

11. Fondo Paz solicitar la creación de usuarios para consulta de las comisiones y también solicitarla capacitación al respecto. Se realizó la solicitud de usuarios hay tres usuarios y se recibió lacapacitación respectiva. Cumplida

4. Seguimiento y verificación a la gestión de los riesgos.

Se gestionaron los 4 riesgos identificados de acuerdo a Iós Lineamientos para la Administración del Riesgoy se monitorearon en los términos establecidos, como se muestra a continuación:

4.1 Riesgo 1: Ejecutar Auditorías Internas que no contribuyan al logro de los objetivos y metas de la entidad:

El día 6 de octubre se monitoreo el riesgo y se informó lo siguiente:

Desarrollar auditorías que no generen valor agregado y no contribuyan al aseguramiento de los objetivosy metas de la entidad debido a factores como, al fracaso de la auditoria donde no se analicen bien losdocumentos de trabajo y no se cuente con los recursos adecuados para el ejercicio de auditoría, otro delos factores es por falso aseguramiento o nivel de confianza basado en percepciones lo que conlleva aque el resultado de la auditoria no sea el deseado, la reputación es también un factor determinante a lahora de ejecutar una auditoria debido a la imagen que se tenga del proceso de auditoria en la entidad.

Controles:

1.Programa de aseguramiento.

Los criterios que se tienen en cuenta son en términos de resultado, oportunidad y calidad de lainformación.

Criterios de Evaluación1. Plan de Acción2. Revisión y Análisis de Indicadores3. Estado y Monitoreo de los Riesgos4. Evaluación Servicios de los Procesos5. Estado Planes de Mejoramiento6.Socialización de valores y acuerdos éticos7. Estado de las PSQRs

%22201510103

20Los resultados de la matriz de calificación por dependencia se encuentran en el acta del primer CCSCIvigencia 2017 la cual se encuentra publicada en la página web.

Teniendo en cuenta los resultados de las variables que se toman para seleccionar las dependenciasauditables y que por su puntuación deben ser sujetas al análisis e incluidas en el Programa Anual deAuditorias. se puede consultar en la página web.

rama Anual de Auditorias:



• En el Comité de Coordinación del SCI del día 10 de agosto de 2017, fue aprobada la inclusión de laAuditoría Especial a la Dirección de Eventos referente a la ejecución del Contrato 220 de 2016,solicitada por la Alta Dirección.

• En el Comité de Coordinación del SCI del día 21 de septiembre de 2017, se aprobó la inclusión dela Auditoría al Contrato 262 de 2017 celebrado por FONDO PAZ, en reemplazo de la Auditoría a lagestión integral de la Dirección Descontamina Colombia y se canceló la Auditoría a la gestiónintegral de la Consejería para la Primera Infancia.

• Se han ejecutado 45 de las 53 auditorias programadas lo que equivalen a un 85% de avance.

2. Mesas de Trabajo.

El responsable del proceso revisará el informe de auditoría y en caso que presente comentarios o estéen desacuerdo con el Informe de Auditoría Interna de Calidad y/o de Gestión versión preliminar, podrásolicitar una reunión (mesa de trabajo), dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del mismo, paraque presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar el aspecto no conforme.

A la fecha de corte del trimestre han solicitado mesas de trabajo Dirección para la Acción Integral contraMinas Antipersonal- Descontamina Colombia, Dirección para el Posconflicto, DireccionamientoEstratégico, Atención a la Ciudadanía, Fondo Paz.

3.Evaluación de Auditores Internos.

El Responsable del Proceso Auditado, evaluará de manera objetiva el desempeño de los auditoresdiligenciando el link de la encuesta. La Oficina de Control Interno realizará el análisis de los resultadosuna vez al año, con base en la información consolidada y remitida por el Área de Información y Sistemas.De acuerdo a los resultados se adoptarán las acciones pertinentes orientadas al fortalecimiento de lascompetencias de los auditores. Al final del año se realiza un informe donde se presenta el análisis y elresultado de las evaluaciones realizadas en la vigencia.

4. Evaluaciones Externas.

1.Evaluación de gestión y resultados: se obtuvo una calificación de 94.66 equivalente a un conceptofavorable, el cual se fundamenta en la evaluación de los componentes Control de Gestión, Resultados,Legalidad, Financiero y de Control Interno

2.Control de Gestión: se obtuvo una calificación de 98.01 producto de los procesos de gestión financiera,presupuestal, contable y de gestión de adquisición de bienes y servicios.

3.Control de Resultados: obtuvo una calificación de 97.86, producto de la evaluación de los procesos deplanes, programas, proyectos, gestión ambiental y seguimiento al PM.

4.Control de Legalidad: obtuvo una calificación de 99.43, producto de la evaluación transversal delcumplimiento y aplicación de la normatividad interna y externa en las operaciones financieras,administrativas y económicas.5.Controllnterno Contable: donde se obtuvo una calificación de 1.44, que corresponde a un concepto deEficiente

6.Evaluación del Control Interno: la calificación ponderada fue de 1.24, lo que lo ubica en el rango deEficiente



7.Seguimiento al Plan de Mejoramiento: se verificó el cumplimiento y la efectividad de las acciones demejora.

a.Fenecimiento de la cuenta: La CGR FENECE la cuenta de la entidad.

5. Revisión previa de los informes de auditoría por parte de la jefe de la Oficina de Control Interno

La jefe de la Oficina de Control Interno revisa previamente el informe preliminar y el informe final con losauditores, para garantizar un informe que dé cuenta de la situación encontrada.

6. Desarrollar capacitaciones y sensibilizaciones a los auditores internos

Se debe desarrollar capacitaciones y sensibilizaciones a los auditores internos con el fin de actualizar yreforzar los conceptos relacionados al ejercicio de auditorías internas y de gestión.

Se realizaron actividades de capacitación y sensibilización dirigidas a los auditores seleccionados paradesarrollar el ciclo de auditorías internas al SIGEPRE así:

1.Taller de trabajo en equipo el 7 de junio.2.Taller Administración efectiva del tiempo el 8 de junio.3.Charla Auditores Internos donde se dieron los lineamientos para el desarrollo del ciclo de auditorías el15 de junio.4.Charla sobre la Seguridad de la Información el22 de junio.5.Charla sobre el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo el 29 de junio.6.Charla sobre el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano el6 de julio.

4.2 Riesgo 2: Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio yde un tercero


Éste riesgo fue monitoreado de acuerdo a los lineamientos establecidos por la entidad, donde se verificóel cumplimiento y la aplicación de los controles así:Controles:

Aprobación del Programa de Auditorías por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

El programa anual de auditorías se desarrolla teniendo en cuenta las acciones de verificación,consolidación y presentación de los resultados de la vigencia anterior y la de programar las auditoríasde la vigencia actual, éste se presenta al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno parasu aprobación, fue aprobado en el CCSCI realizado el 23 de febrero de 2017

Para el tercer trimestre se realizaron ajustes al Programa Anual de Auditorias:

En el Comité de Coordinación del SCI del día 10 de agosto de 2017, fue aprobada la inclusión de laAuditoría Especial a la Dirección de Eventos referente a la ejecución del Contrato 220 de 2016,solicitada por la Alta Dirección.En el Comité de Coordinación del SCI del día 21 de septiembre de 2017, se aprobó la inclusión dela Auditoría al Contrato 262 de 2017 celebrado por FONDO PAZ, en reemplazo de la Auditoría a lagestión integral de la Dirección Descontamina Colombia y

- Se canceló la Auditoría a la gestión integral de la Consejería para la Primera Infancia

~ / 2. Mesas de trabaio.-,

F-DE-l1 (Versión 4) Página 16 de 20


El responsable del proceso revisará el informe de auditoría y en caso que presente comentarios o estéen desacuerdo con el Informe de Auditoría Interna de Calidad y/o de Gestión versión preliminar, podrásolicitar una reunión (mesa de trabajo), dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del mismo, paraque presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar el aspecto no conforme.

A la fecha de corte del trimestre han solicitado mesas de trabajo Dirección para la Acción Integral contraMinas Antipersonal- Descontamina Colombia, Dirección para el Posconflicto, DireccionamientoEstratégico, Atención a la Ciudadanía, Fondo Paz.

3. Seguimiento a la publicación de los informes de auditoría en la página web

El funcionario encargado de realizar el seguimiento y verificación a la publicación de los informes deauditoría en la página web, publicó los informes cumpliendo con la custodia del mismo para que no semanipulen los resultados obtenidos de las auditorías internas.

4. Selección y asignación de Auditores Internos

El Jefe de la Oficina de Control Interno selecciona a los auditores internos teniendo en cuenta el perfilde los servidores públicos de la entidad en cuanto a su educación, formación, experiencia y habilidades,información que es registrada en el Formato Evaluación Competencias Auditores Internos (F-EM-12)como se presenta a continuación: se anexa la programación de Auditores Internos1.Elaboración yaprobación del Informe (preliminar y final) de Auditoria Interna

El resultado de la ejecución de la auditoría se plasma en un informe preliminar y final, dqnde se detallanlos aspectos que conciernen al objeto de la auditoría, tales como: No conformidades, Observaciones,Oportunidades de Mejora y Conclusiones. Los informes son elaborados por el auditor líder y aprobadospor el jefe de la oficina de control interno. Se encuentra en el SIGEPRE Módulo de Revisiones- Auditorias

6. Elaboración de la matriz de calificación y programación de auditorias

La Oficina de Control Interno cuenta con una herramienta, donde se registran los datos y resultados delos mecanismos de evaluación y seguimiento implementados durante la vigencia anterior, con el fin devalorar y determinar las dependencias o procesos a auditar en la siguiente vigencia fiscal de acuerdocon el F-EM-21. Se anexa resultado matriz de calificación por dependencia.

7. Elaboración y aprobación del Plan General de Auditoría Interna

La Oficina de Control Interno cuenta con el formato F-EM-09 Plan General de Auditoría, donde se indicala identificación del proceso a auditar, objetivo, alcance, responsable, equipo auditor y la agenda quedesarrollará con el auditado y su equipo, el auditor líder lo elabora con los criterios ya establecidos y eljefe de la oficina de control interno lo aprueba. se anexa el Plan General de Auditorias.Se seguirán aplicando los controles con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas.

4.3 Riesgo3. Se realizó el monitoreo de éste Riesgo con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas yobjetivos y de minimizar la probabilidad de que se materialice, se verificó cada uno de los controles así:


. Elaboración del cronograma anual de los informes legales que debe presentar el DAPRE.



La OCI, anualmente elabora un cronograma donde se registran todos los informes de ley que la entidadtiene que presentar y las fechas para su presentación, se actualiza de acuerdo a las normas que vanllegando donde se da la obligatoriedad de presentar un informe.

El cronograma se realiza al comienzo de la vigencia y se va actualizando de acuerdo a las normas quevan saliendo.

2.Seguimiento trimestral al cronograma, según fecha establecida para la presentación de los informes.

Trimestralmente se verifica el cumplimiento en la presentación de los informes de ley en las fechasestablecidas y se reporta en el SIGEPRE en la Estrategia 3 del plan de acción de la OCI yen el CCSC!.

En el transcurso del año se han realizado 84 informes del total 103 quedando pendientes 19, para unavance porcentual de 82%.

El seguimiento se puede evidenciar en la Estrategia 3 del Plan de Acción de la OCI

3.Actualización del marco normativo del proceso que obligue a presentar informes.

De acuerdo a la nueva normatividad y si las dependencias reportan que tienen la obligatoriedad depresentar un informe se actualiza el normograma y el cronograma, también se reporta en el SIGEPREen la Estrategia 4 del Plan de Acción de la OCI en tiempo real cada vez que se tenga que actualizar.

4. Enviar mensualmente correo electrónico a los jefes de dependencia, recordándoles nos informen sitienen nuevos informes de ley.

El jefe de la Oficina de Control Interno envía mensualmente comunicación a través del correo electrónicoa los responsables de los procesos/dependencias, recordándoles los informes que tienen pendientes ysi tienen nuevos informes para presentar informen a la OCI, la norma que los obliga a presentar informe.La jefe de la OCI envió los correos a las dependencias. Se anexa seguimiento a los informes de ley.

4.4 Riesgo 4: No Formular y Ejecutar correctamente los Planes de Mejoramiento:


Análisis resultados consolidados: Una vez analizados los resultados consolidados se obtuvo un 88% decumplimiento frente a la meta de 11.60%; esto obedece a que se obtuvieron 99 mejoras no eficaces deun total de 763 finalizadas, equivalente al 12.98%. Cabe aclarar que los registros hacen referencia a losdatos consolidados desde la vigencia 2012.

La No Eficacia de los planes de mejoramiento obedeció en mayor medida a la respuesta extemporáneade Derechos de Petición, Incumplimiento de los resultados previstos en los planes de acción, EvaluaciónServicios Misionales, Cumplimiento de Plan de mejoramiento y Publicación de información sobreejecución contractual. De estas mejoras No Eficaces, se dio cumplimiento al Procedimiento P-EM-06 encuanto a la reformulación de las mismas y ya se solicitó desde el aplicativo SIGEPRE.

5. Seguimiento y verificación a los Planes de Mejoramiento suscritos por ésta Oficina.

Se observó que los 13 planes de mejoramiento de la Oficina de Control Interno, se encuentran al día:



Responsable Fecha lílÍllteFect.¡ límite 1¡E Nombre Tipo código Paso Actual del paso del pasode IÍl'mejora ;

actual actual",",_ .. ,_ .~ h •• _.'v "~ •••••• ___ o ~ __ '-",-- ~.. '--'"

Ejecutar las

EM • Actualización delacciones y

Inorid Johanna• Procedimiento y Manual de Oportunidad de ~lejora 01~-0370realizar

Velasco24/feb/20 18 24/feb/2018

seguimiento al 23:59:00 23:59:00Auditorías Internas al SIGEPRE

Plan deMartinez

Mejoramiento

EM • Actualización delRevisar la

procedimiento P,EI"-06 deEficacia del Maria Elisa 28/abr/2017• formulación. seguimiento y Oportunidad de ~lejora OM-0262Plan de Moron Baute 10:40:07

evaluación de planes de Mejoramientomejoramiento

Revisar la

• EM . Archivo de Gestión OC 1No Conformidad

NCP-0234Eficacia del Maria Elisa 11/feb/2017

Potencial Plan de Moron Baute 11:12:06~lejoramiento

Revisar la

• EM - Formato Informe de gestiónNo Conformidad Real NCR-0551

Eficacia del ~laria Elisa 16/dic/2016

de la OCI Plan de Moron Baute 14:51:35

Mejoramiento

EM • Fortalecer la descripción deRevisar la

• los reQuisitos técnicos y legales en Oportunidad de Mejora 01~-0329Eficacia del Maria Elisa 02/nov/20 17Plan de Moron Baute 17:44:25

la declaración de no conformidades~lejoramiento

El~ • Fortalecer los aspectos Revisar la

• calificados como regular yOportunidad de I~ejora OM-0260

Eficacia del Maria Elisa 21/nov/2016

deficiente en la evaluación de Plan de Moron Baute 18:06:40

auditores internos Mejoramiento

EM • Materialización Riesgos NoRevisar laEficacia del Maria Elisa 18/feb/2017• Formular y Ejecutar correctamente No Conformidad Real NCR-0470Plan de Moron Baute 17:57:09

los Planes de ~lejoramientoI~ejoramiento

Revisar la

• EM • Mejoras vencidas No Conformidad Real NCR-0490Eficacia del ~laria Elisa 29/oct/2016Plan de Moron Baute 20:25:13

Mejoramiento

Ejecutar lasEM - No se logró con la meta del acciones y Jase Alexander• indicador Proporción de Planes de

No Conformidad Realrealizar

Hernandez31/dic/2017 31/dic/20 17

mejoramiento aprobados porNCR-0587

seguimiento al 23:59:00 23:59:00

autocontrol Plan deCamero

Mejoramiento

Ejecutar las

EM - OCI Adoptar los nuevosacciones y

John Williamrealizar 31/dic!2017 31/dic/2017• lineamientos impartidos en el Oportunidad de ~lejora 01~-0364 seouimiento al

f-1artinez18:00:00 18:00:00

Decreto 648 de 2017 Plan deDorado

Mejoramiento

EM - OCI Identificar y valorarRevisar laEficacia del Maria Elisa l3/iun/2017• nuevos riesQos asociados a la Oportunidad de Mejora OM-0324Plan de roloron Baute 23:59:00

actividad de Auditona Interna Mejoramiento

EM - Oportunidad de mejoraRevisar laEficacia del 1'1aria Elisa 08/ene/2016• Acciones preventivas ICONTEC Oportunidad de I~ejora OM-0163Plan de Moron Baute 11:18:36

2014 Mejoramiento

Revisar la

• E"I . Proporción planes de Oportunidad de "'tejora Of'1-0183Eficacia del rolaria Elisa 28/feb/20 16

rnejoramiento Plan de r-1oron Baute 08:42: 15Mejoramiento

6. Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno.

La Oficina de Control Interno acogió cada uno de los valores que el Área de Talento Humano difundió en laIntranet mes a mes y establecidos en el Manual de Buen Gobierno y Etica Pública, y se realizó la reflexiónsobre el valor del mes:

F-DE.ll (Versión 4) Página 19 de 20


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Responsabilidad: Tener siempre presente que por todas y cada una de nuestras acciones encumplimiento de la misión institucional, estaremos dispuestos a dar respuesta oportuna y cierta,aceptando libremente las consecuencias de nuestros actos.

7. PSQR.

La Oficina de Control Interno se encuentra al día con la PSQR competentes.

8. Proposiciones y Varios.

Se informó que se efectuó el taller para la construcción del plan de acción vigencia 2018, y se deberápresentar a más tardar el día 30 de noviembre a través del aplicativo SIGEPRE - Modulo Mejoras.

COMPROMISOS RESPONSABLE

1. Realizar el acompañamiento a la Secretaria de Transparencia para 1. Abel Quicasaquela realización de la Semana de la Transparencia.

2. Registrar las Auditorias pendientes en el Aplicativo SIGEPRE

3. Realizar el comité sectorial.

2. Ingrid Velasco

3. Jhon Martinez

4. Realizar el correspondiste cargue de datos de las actividades 4. Equipo de la Oficinapendientes en el Plan de Acción como en los Indicadores de la OCIa 31 de diciembre de 2017.

5. Informar al área de planeación la inconsistencia presentada por el 5. John William Martínezaplicativo, respecto al análisis de datos del Indicador Informespresentados fuera de las fechas establecidas.

6. Presentar a través del módulo Mejoras el Plan de Acción OC12018. 6. Ingrid Velasco y María ElisaMorón

HORA DE INICIO: 8:30 AM HORA DETERMINACiÓN: 10:30 AM

FIRMAS:

F-DE-ll (Versión 4)

FIRMA:NOMBRE:Ab

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r O Quícasaque León

i:r- … · tarea presenta avance con corte a3deoctubre de 2017: u(...) 8mejoras formuladas por...

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