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GUIA DE OPERACION

MODULO FACTURACION

PLATAFORMA AP11

Empresa : Acrus-CCLFecha : Diciembre, 2012Mauricio Lara G.

Guía de Operación Módulo Facturación P11

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GUIA DE OPERACION DE CONSULTA RAPIDA MODULO FACTURACION

FLUJO OPERACIONAL


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Creación/Modificación/Eliminación de Clientes, Productos, Precios, Contactos, etc.

1) CLIENTESa) Actualizaciones/Archivos/Clientes

En este Browse Ud. podrá hacer la mantención del archivo de Clientes (Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Ingresar Contactos asociados a Clientes).

Nota:Los campos en Azul con asterisco rojo * son obligatorios en el sistema.

En la opción Acciones Relacionadas>Contactos, es donde se relaciona al cliente con su(s) Contacto(s). Un cliente puede tener más de un contacto. El archivo de contactos es único y se detalla mas adelante.


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2) PRODUCTOSa) Actualizaciones/Archivos/Productos

En este Browse Ud. podrá hacer la mantención del archivo de Productos (Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Consultar y Copiar)


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3) LISTA DE PRECIOSa) Actualizaciones/Archivos/Lista de Precios

Esta función permite la inclusión y mantenimiento de las Tablas de Precios.

El precio base de la venta de un producto es definido en el momento de su registro a través del campo “Precio Venta”(B1_PRV1).

La función "Tabla de Precio" permite la configuración de diversos precios a aplicarse en diferentes situaciones, considerando las condiciones de pago, cliente, período, cantidad, tipo de operación y otros.

Se pueden incluir hasta 999 listas de precios.

En este Browse Ud. podrá hacer la mantención del archivo de Listas de Precios (Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Copiar, Generar y Reajuste).

Con la tecla F12 se acceden a los parámetros, ¿Cómo quiere ver la Tabla de Precios?: por Tabla o por Producto.


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Pulse [Flecha p/ Abajo] para incluir otros productos en esta tabla de precios. Se podrá relacionar el mismo producto, diversas veces, en la tabla de precios, creando las franjas de aplicación de precios y criterios específicos. Utilice la tecla [DEL] para marcar/desmarcar un ítem para borrar.

Para consultar las Tablas de Precios registradas, vea: Informes/Ventas/Lista de Precios


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4) CREACION DE UN PRESUPUESTO DE VENTASa) Actualizaciones/Presupuestos/Presupuesto

Esta rutina suministra al usuario una manera simple de negociación o formación de precios junto a sus clientes.

Es posible incluir presupuestos establecidos previamente, por medio de la sugerencia de venta.

En este Browse Ud. podrá hacer la mantención del archivo de Presupuestos de Ventas (Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Anular, Imprimir y Copiar).

Llenados los campos, observe en el pie de página del presupuesto, los campos referentes al "Total de Presupuesto" y "Descuentos".


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Para hacer la aprobación de venta:

1. En la ventana de mantenimiento de Aprobación de Venta, pulse la tecla [F12] para configurar los Parámetros de la Rutina.El sistema exhibe la ventana de parámetros.

2. Configúrelos y confirme.3. Sitúe el puntero en el presupuesto deseado y a continuación, seleccione la opción

"Efectuar".El sistema exhibe la ventana con los datos del presupuesto.

4. Confirme.5. El sistema abre la ventana para actualización de los pedidos de venta.6. Al confirmar, note que el presupuesto estará marcado con el color rojo.


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5) CREACION DE UN PEDIDO DE VENTASa) Actualizaciones/Pedidos/Pedidos de Ventas

El pedido es considerado como la pieza fundamental para la facturación de la empresa. Por medio de éste, es posible determinar las ventas y demanda de productos y servicios.Existen dos tipos de Pedido de Ventas:

a) N = Normalb) B = Beneficiación (Usa Proveedor)

Cuando se envía un determinado producto para guarda / reparación / beneficiación en terceros, el sistema hace disponible un control sobre estas cantidades.

Para efectuar el control en poder de terceros, es necesario que los Módulos de Facturación, Compras y Stock / Costos estén implementados.

En este Browse Ud. podrá hacer la mantención del archivo de Pedidos de Ventas (Buscar, Visualizar, Incluir, Modificar, Borrar, Código Barra, Copiar y Retornar -opción usada en Brasil-).


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Código de BarrasEl módulo de Facturación permite generar Pedidos de Venta por medio del recurso de Lectura de Códigos de Barra.Esto significa que la inclusión de los ítems en el pedido se realiza por medio de una lectora propia para el código de barras.BorradoTan pronto como se haya creado, un pedido de ventas puede ser borrado, no debe estar facturado o liberado.Los pedidos liberados estarán marcados en color amarillo, los pendientes en color verde y en rojo, los pedidos terminados.


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6) APROBACION DE UN PEDIDO DE VENTASa) Actualizaciones/Pedidos/Liberación de Pedidos

Esta rutina evalúa el pedido en su totalidad, comprobando el crédito del cliente, bloqueos y cantidad de productos solicitados en stock.

Las opciones disponibles en esta rutina son:

Aprobar (Manualmente):

Muestra cada pedido para comprobación de sus datos en la ventana y permite definir la cantidad a facturar, es decir, la "Cantidad Aprobada", que puede ser igual a la cantidad original o parte de ella.

Automático:

Aprueba un grupo de pedidos, según la definición previa en los parámetros, apoyándose en la situación de crédito del cliente, la disponibilidad de producto en stock y la fecha de entrega del ítem del pedido.


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7) DESAPROBACION DE UN PEDIDO DE VENTAS LIBERADOSa) Actualizaciones/Pedidos/Anu. Lib. Pedidos

Esta función permite anular la liberación de un pedido de venta ya efectuado.


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8) ANALISIS CREDITO DE CLIENTESa) Actualizaciones/Pedidos/An. Créd.Clientes

Esta rutina realiza el Análisis/Aprobación de Crédito por cliente. De esta forma, se hace posible aprobar todos los pedidos en un único análisis de crédito, optimizando el proceso como un todo.

Si la tabla de clientes se comparte y la administración de stocks/pedidos de venta es exclusiva, se podrán aprobar todos los pedidos, en todas las sucursales, en un único análisis de crédito. De esta forma, las instalaciones que posean una única administración financiera para todas las sucursales (familia “SE” compartida) tendrán un gran avance en el proceso de análisis/aprobación, una vez que, en esta rutina, podrán efectuar análisis de crédito sin necesitar cambiar de sucursal.

Sugerimos realizar la rutina de limpieza mensual en el archivo de pedidos aprobados (tabla SC9) para optimizar el desempeño de la rutina.

Esta opción permite que se evalúe cada cliente, consultando sus datos financieros para aprobar o rechazar el crédito.

Análisis de Crédito Manual


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Análisis de Crédito Automático

En esta opción el sistema reevalúa, automáticamente, el crédito de los clientes de acuerdo con los parámetros informados por el usuario.

Esta opción es muy útil cuando se incrementa el límite de crédito del cliente o tras dar de baja los títulos financieros.

Cuando se confirman los parámetros en ese momento, todos los clientes y pedidos se reevaluarán, con relación al crédito.


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9) LIBERACION DE STOCKa) Actualizaciones/Pedidos/Aprobación Stock

La opción de aprobación, permite que el Stock de productos solicitados sea evaluado, analizando su situación de bloqueo.

La aprobación de Stock se efectúa solamente si el pedido al que pertenece el ítem no tiene bloqueo de crédito.

Hay dos formas de aprobar el Stock:

1. Automática : reevalúa los contenidos de los Stock.

2. Manual : analiza pedido a pedido, ítem a ítem, individualmente.


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ELIMINAR RESIDUOS

b) Actualizaciones/Pedidos/Eliminar Residuos

Cuando un pedido de ventas se factura parcialmente, es decir, la factura se emite con referencia a sólo algunos de los productos o a una cantidad parcial de los pedidos, el saldo de estos se llama de "Residuo", o sea, para éste no se hizo la entrega al cliente.

Esta facturación parcial ocasiona valores mínimos que algunas veces no vale la pena facturar. Estos límites mínimos varían de región a región, pues deben llevarse en cuenta los costos con el transporte.

Nota:

Los pedidos eliminados no son eliminados del archivo. El sistema graba el código de bloqueo "R" en estos pedidos. Así, el pedido queda bloqueado hasta su depuración.


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10) GUIAS DE DESPACHOSa) Actualizaciones/Guía de Despacho/Generar Guía Desp.

Esta función generará Guías de Despacho a partir de los pedidos de venta realizados.

Nota:

Solamente se generará este documento basado en los ítems del Pedido de Ventas aprobados (sin bloqueo de crédito o Stock).


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Factura Pedido Por?, Se refiere a que si desea que el documento se genere con la Moneda del Pedido o con una Moneda Seleccionada.

Si la selección es por la moneda del pedido la siguiente pregunta no tiene ningún sentido de responder. Pero si es por la selección de la moneda, entonces tiene que responder a la siguiente pregunta:

Factura Moneda por?, Debe seleccionar la moneda con la cual se generará la Guía de Despacho.

Marque los Pedidos de Ventas – dos clic sobre el pedido se marcará con “X” - a los que requiere generarles Guía de Despacho.

Rojo; Pedido con Guía ya generada

Verde; Pedido sin Guía de despacho.


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11) GUIAS DE DESPACHOS POR DEVOLUCIONa) Actualizaciones/Guía de Despacho/Guía Remisión Vta.

Esta función permite la emisión de una Guía de Despacho de devolución para recibir mercadería del cliente por concepto de devolución, o digitar una Guía de devolución emitido por el cliente (sin formulario propio).


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12) GUIAS DE DESPACHOS MANUALa) Actualizaciones/Guía de Despacho/Guía Desp. De Ventas

La serie de las Guías de Despachos es “R”. Busque la serie “R” y haga clic sobre el número para cambiarlo.

La Especie de las Guías es “RFN”, la cual se asigna por defecto.

Es factible consultar el Stock disponible de un producto en particular. Para ello se debe seleccionar el producto y hacer clic sobre el botón Acciones relacionadas, opción >Stock.


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13) FACTURACION AUTOMATICAa) Actualizaciones/Facturacion/Generación de Fact.

Esta función debe utilizarse en la generación de las Facturas de Salida. La generación de la facturación podrá efectuarse a partir de una guía de despacho o directamente de un pedido de ventas.

1. Seleccione la opción “Pedidos” para que la facturación se apoye en los Pedidos existentes, o en las Guías de Despachos.

3. Verifique los datos y confirme.4. El sistema exhibe una nueva ventana de parámetros, según la opción

seleccionada antes.5. Ver cuadro más abajo.6. Verifique los datos y confirme.7. El sistema exhibe los pedidos/guías de despacho en color verde, cuando están

aprobados según los parámetros informados.8. Haga doble clic sobre los pedidos o sobre las guías de despacho para marcarlos.9. Si seleccionó guías de despacho, puede elegir una cantidad parcial para

facturar.10. Enseguida, seleccione la opción "Facturar".

El sistema exhibe una ventana para informar la secuencia de la numeración de las facturas. La cantidad de facturas exhibidas en la ventana está relacionada con el parámetro que define de qué forma deben agruparse los pedidos/guías de despacho y con la cantidad de pedidos/guías de despacho marcados.


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11. Mantenga la serie sugerida o informe una nueva (la numeración se actualizará automáticamente) y confirme. El sistema iniciará el proceso de generación de las facturas de salida.

12. Si la numeración de las facturas es alterada en el proceso de facturación (porque el número exhibido fue utilizado por otra estación antes de la confirmación), se exhibirá una ventana que informará la nueva numeración de las facturas.

13. Al finalizar el proceso, el sistema modificará la identificación/clasificación del pedido/guías de despacho, que estará marcado con color rojo.

Después de facturado, el pedido no puede alterarse o cancelarse. Cuando haya necesidad de modificarlo, debe anularse la factura y aprobarse nuevamente.


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14) FACTURACION MANUALa) Actualizaciones/Facturacion/Facturación Manual

Esta opción permite emitir una Factura sin necesidad de crear previamente un Pedido/Guía.

A través de los parámetros, el sistema determina el tipo de factura que está emitiéndose:

Normal Beneficio

Para incluir una factura manual:

1. En la ventana de mantenimiento de Factura Manual, el sistema exhibe la ventana de parámetros de la función.

2. Observe los parámetros:

Tipo de Factura

Seleccione el parámetro o tipo de factura que se generará (Normal o Beneficio). Esta configuración puede alterarse en cualquier momento en la función, mediante la tecla [F12].

3. Seleccione y confirme.

4. Luego, el sistema exhibirá una nueva ventana de parámetros, para que se defina la configuración contable y de vínculo con el cliente.


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5. Llene los datos y confirme.

El sistema exhibe las facturas ya emitidas.

6. Seleccione la opción "Incluir".

El sistema exhibe la ventana de inclusión. En la parte superior de la ventana, se encuentran los campos que compondrán el encabezamiento de la Factura.En la parte central constan los ítems de la factura y en la parte inferior, las carpetas de pie de página.

7. Digite los datos según la orientación del help de campo.

8. Es factible consultar el Stock disponible de un producto en particular. Para ello se debe seleccionar el producto y hacer clic sobre el botón Acciones relacionadas opción >Stock.


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ANULACION / BORRADO DE FACTURAS

El borrado/anulado de facturas se realiza dentro del menú de la Facturación Manual. La diferencia está en que en el Borrado de Facturas la factura se elimina de todos los archivos involucrados y el número del documento es posible usarlo nuevamente, en cambio en la Anulación de factura NO se puede utilizar el número y en Libro de Ventas figura como FACTURA NULA.

En ambos casos se debe seleccionar la factura a Borrar/Anular se le presenta al usuario para su confirmación o cancelación.


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15) NOTAS DE CREDITOS / DEBITOSa) Actualizaciones/Facturación/Notas de Cred./Deb.

Esta opción permite generar Notas de Crédito/Débito emitidas para un cliente o generar Notas de Débito/Crédito provenientes de un cliente (estas últimas se llamarán de "Externas" o con formulario No-Propio y se usarán en casos especiales).

La Nota de Crédito tiene como propósito documentar la devolución de materiales, ajustes por diferencia de precios, descuentos, entre otros. La nota puede vincularse o no a una salida original, sin embargo, sugerimos que el vínculo se realice, para que sea posible efectuar un control más exacto de la variación de costos de los productos involucrados.

La Nota de Débito tiene como finalidad documentar el complemento de una nota emitida antes. El complemento puede darse por varios motivos, entre ellos ajustes por diferencia de precios, intereses, multas, etc.

NCC - Nota de Crédito de ClientesSe generará un crédito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota está con "S" (Sí) en el campo "¿Actualizar Stock?" se generará una entrada del producto.

NDC - Nota de Débito de ClientesSe generará un Débito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota está con "S" (Sí) en el campo "¿Actualizar Stock?" se generará una salida del producto.

NCE - Nota de Crédito ExternaSe generará un débito para el cliente. Si el TES utilizado en la nota está con "S" (Sí) en el campo "¿Actualizar Stock?" se generará una salida del producto.


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NDE - Nota de Débito ExternaSe generará un crédito para el Cliente. Si el TES utilizado en la nota está con "S" (Sí) en el campo "¿Actualizar Stock?" se generará una entrada del producto.


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