introducción planificación estratégica

CURSO AGENTE DESARROLLO LOCAL

MÓDULO: LA PLANIFICACIÓN EN EL DESARROLLO LOCAL

“La Planificación Estratégica”Aplicación a iniciativas sociales. Proyecto GCT-ONG

Güímar, 21 noviembre – 2 diciembre, 2008.

La Planificación Estratégica

PARA UN DEBATE PREVIO:

¿Quiénes han participado en experiencias de planificación?

¿Quiénes han trabajado en entornos laborales con consciencia de integración en un proceso planificado activo?

¿Qué entendemos por planificar?

¿Consideramos la planificación una herramienta prescindible?

¿Cómo valoramos la importancia de la planificación en el desarrollo local?

¿Se planifica, y se acabó?

La Planificación EstratégicaORIENTACIÓN A LA ACCIÓN:

La planificación es un proceso orientado a facilitar la toma de decisiones.

La planificación no debe quedarse en un mero ejercicio analítico, intelectual o de diagnóstico de la realidad, sino que debe tener un carácter eminentemente práctico, orientado a la acción y, en última instancia, a la transformación de la realidad en un futuro más o menos inmediato.

Cualquier proceso de planificación no finaliza con el diseño de un plan concreto, sino que es un proceso dinámico, y por tanto, debe estar sujeto a un continuo reajuste y revisión de lo planificado para adaptarlo constantemente a las circunstancias, así como de evaluación de sus resultados, con el fin de extraer lecciones de la experiencia y generar procesos de aprendizaje en la organización.


EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO:

Concepciones clásicas: los procesos de planificación tienden a ser por una parte centralizados, jerárquicos y verticales y, por otra, un asunto reservado exclusivamente a “personas expertas” en la materia.

Concepciones modernas: la planificación, aún reconociendo la necesidad insoslayable de que ésta sea impulsada y apoyada desde los niveles directivos, se destaca la importancia de la participación e implicación de los distintos miembros y niveles de la organización como un requisito esencial del proceso de planificación, para que la implantación de los cambios sea posible y resulte exitosa.


PROCESO CÍCLICO:

Una gestión adecuada comprende un proceso cíclico y sistemático de análisis de la situación que se desea modificar, fijación de objetivos y selección de estrategias de acción, ejecución de las mismas, detección de desviaciones con relación a lo programado -tomando las medidas correctorasnecesarias- y de evaluación de los resultados de la estrategia de intervención con el fin de extraer enseñanzas que permitan ser integradas en la toma de decisiones sobre futuras programaciones.

Comprobar(Check)


NIVELES DE PLANIFICACIÓN:

En cualquier sistema de planificación suelen identificarse además distintos niveles jerárquicos. De lo general a lo particular, de lo más amplio a lo más detallado.

El ámbito más general de referencia viene marcado por las políticas (políticas de empleo, política social, etc.), que constituyen el marco de referencia general en el que se establecen los grandes objetivos u objetivos últimos que orientan las intervenciones.

Las políticas se estructuran a través de planes, los planes mediante programas y éstos, a su vez, a través de proyectos, cada uno de los cuales tiene un objetivo en torno al cual se organizan y coordinan un conjunto de actividades y tareas.


PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA vs. OPERATIVA:

La aplicación del esquema de niveles de la planificación a las organizaciones permite realizar una distinción básica entre la planificación estratégica y la planificación operativa.

La planificación estratégica se centraría principalmente en establecer directrices, objetivos y estrategias de carácter general.

La planificación operativa se concentra más en los detalles concretos de cómo avanzar día a día hacia la consecución de esos objetivos más amplios.



La planificación estratégica gira en torno a elementos que se situarían en la cúspide de los niveles de planificación(representados por la visión, misión, objetivos más amplios y estrategias globales de la organización, a los que nos referiremos posteriormente).

La planificación operativa se ocupa de los niveles inferiores (resultados pretendidos, actividades, responsables, recursos, plazos, costes y cualquier otro elemento que “operativice” los planteamientos de largo alcance).

Fases de la Planificación Estratégica

FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:


TAREAS PREPARATORIAS:

• Compromiso y voluntad de los niveles directivos.• Estimulación de la participación.• Tratamiento de resistencias (estrategia de comunicación).


TAREAS PREPARATORIAS:

Identificación y selección de las áreas o temas en los que se centrará el ejercicio de planificación.

Clarificar el rol de cada instancia o persona en el proceso, cómo se repartirán las responsabilidades para la recogida de la información, su análisis, la convocatoria de foros de discusión, el equipo o persona que se encargará de redactarel plan, etc.

Conformar un equipo o comité de planificación encargado de impulsar el proceso de planificación y la aplicación y valoración de sus resultados.

Identificar y recoger la información que sea necesaria y esté disponible para orientar la toma de decisiones.


ESTABLECER LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN:

El enunciado de la misión establece el objetivo principal del ser/actuar de la organización, comunicando su esencia, su significado último y la justificación social de su existencia.

Suele incluir tres elementos principales:

a) El propósito de la organización, esto es, ¿para qué existe la organización y qué trata de cumplir?

b) Los ámbitos de actuación clave (programas, métodos, productos o servicios, etc.) en los que la organización está comprometida para lograr ese propósito ¿qué cosas hacemos para cumplir ese propósito?

c) Los destinatarios o usuarios de los programas o servicios que proporciona la organización (¿Para quién existimos? ¿Quiénes son los beneficiarios de nuestro trabajo?)



Se pueden incluir en la misión los valores, principios y creencias que guían a la organización, que comparten sus miembros y que configuran lo que se viene en denominar la cultura organizacional.

En otras ocasiones estos valores que sustentan a la organización y que sirven para juzgar sus acciones y políticas se formulan por separado de la misión y a veces se explicitan en códigos éticos, cartas de principios, etc.


RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA FORMULAR LA MISIÓN:

Trabajando en grupos de alrededor de cinco personas y utilizando técnicas de “tormenta o lluvia de ideas” se tratará de responder a las siguientes cuestiones:

• ¿Quiénes somos y para qué debe existir nuestra institución? (propósito) Podría incluir tres partes:Un verbo en infinitivo que expresa cambio en la situación (aumentar, disminuir, prevenir, eliminar, fortalecer, mejorar, etc.).Una identificación del/los problema/s o necesidad/es a ser resuelto/s (la escasa cualificación profesional, estimulo emprendedor, debilidad en la gestión, etc.), esto es, cuál es la justificación social para la existencia de nuestra organización.Cuáles son los grupos a los que se dirige la organizaciónpara resolver sus problemas o satisfacer sus necesidades.


RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA FORMULAR LA MISIÓN:

• ¿Qué debe hacer nuestra institución para lograr ese propósito? (ámbitos de actuación, actividades, bienes, servicios)

• ¿Cuáles son los principales valores y principios que compartimos?

Las respuestas dadas por los distintos participantes en el ejercicio se anotan y cotejan para elaborar una lista consolidada y jerarquizada en función de su importancia.

Una o dos personas del equipo de planificación redactan la misión y la presentan al grupo para su validación.


LA VISIÓN:

La visión de una organización trata de describir la imagen ideal de la organización que se desea tener en el futuro, es una imagen guía del éxito de la organización.

RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA FORMULAR LA VISIÓN:

Utilizando la “técnica de lluvia de ideas”, se trabajará en pequeños grupos de unas cinco personas que, pensando en un escenario temporal determinado, se pregunten sobre:

• ¿A qué aspiramos? ¿Qué queremos que sea nuestra organización en los próximos años?


RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA FORMULAR LA VISIÓN (continuación):

• ¿Cómo queremos que cambie nuestra comunidad? ¿Cuán diferente queremos que sea?

• ¿Qué papel deseamos que juegue nuestra organización en la comunidad?

• ¿Cómo nos gustaría que los demás vieran a la organización?

Las ideas que surjan de la discusión se anotarán y jerarquizarán en orden de importancia y una o dos personas del E.P. procederán a redactar la visión. El resultado se somete a la discusión del grupo y, en su caso, se introducen las correcciones oportunas hasta que la misma queda definitivamente aprobada.


ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO:

Es necesario recoger, sistematizar e interpretar información relevante acerca de:

El sector o entorno, tanto del contexto más general (condiciones políticas, sociológicas, demográficas, económicas, etc.), como del ámbito específico en el que se desenvuelve la organización.

La situación actual de la propia organización (estructura organizativa y funcional, procesos, aspectos culturales, de poder, etc.).


INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO:

El instrumento tal vez más conocido, con mayor frecuencia recomendado, sencillo en su aplicación y uno de los más útiles a los que se puede recurrir es el célebre Análisis DAFO ó FODA.

Para examinar el abanico de actores e intereses involucrados disponemos del análisis de implicados.

Para conocer las características principales del entorno y cómo la organización debe posicionarse en el mismo podemos utilizar herramientas de análisis competitivo.

Si queremos examinar un panorama general de los principales problemas de la organización y relacionarlos causalmente disponemos de los conocidos árboles de problemas o diagramas de causa-efecto.


INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO:

Identificación del mapa de procesos, subprocesos y procedimientos y a través de su representación en diagramas de flujo.

Con frecuencia resulta útil acudir a listas de chequeo (checklist) o autodiagnóstico de la organización, que permiten la identificación de aspectos negativos y fortalezas de la organización en diversos ámbitos.


DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS:

Partiendo de la cúspide en la que se sitúan las premisas fundamentales del proceso de planificación estratégica representadas por la visión y misión, éstas se van desagregando en objetivos estratégicos o globales, los cuales se concretan en objetivos de nivel intermedio (a menudo denominados objetivos específicos) y estos a su vez en objetivos con un carácter más operativo (objetivos operativos, resultados, etc.), pudiendo establecerse tantos niveles como sean necesarios para representar la complejidad del esquema de planificación de la organización.

En su base se situarían las distintas actividades que la organización lleva a cabo y los recursos o insumos necesarios para su ejecución.


DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS:

Cada uno de los problemas identificados puede ser reconvertido en un objetivo, de manera que se diseñe un esquema similar en el que las relaciones causa-efecto se transforman en relaciones medios-fines.

Tras fijar y seleccionar los objetivos (intermedios y operativos) habrán de estudiarse las estrategias necesarias, posibles y más convenientes para lograrlos. Las estrategias son los caminos, vías o enfoques posibles para alcanzar los objetivos. Responden a la pregunta ¿CÓMO?

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