3. Introducción al Correo Electrónico

Introducción

• El correo electrónico sirve para transferir mensajes entre usuarios que se envían a direcciones privadas.

• Los programas de correo permiten preparar listas colectivas de distribución.

• Por cortesía es recomendable rellenar el asunto.

• El cuerpo es la sección principal y su contenido y extensión varía según su objeto.

• Se suele preferir textos breves y resumidos

Puntos a tener en cuenta:

1. Tres referencias básicas: remitente, destinatario y fecha

2. Asunto3. Cuerpo del mensaje4. Archivos adjuntos5. Tarjeta personal6. Uso del corrector ortográfico7. Respuesta a los mensajes

1. Remitente, destinatario y fecha:

• Remitente: El nombre de la dirección de correo resulta informativo sobre la personalidad del remitente, por lo que es conveniente no utilizar apodos o nombres no relacionados con nuestro trabajo

• Destinatario: Configurar el programa para que se muestre la identidad y no sólo la cuenta de correo

• Fecha: La fecha del ordenador debe estar actualizada y funcionar de forma correcta para tener ordenados los mensajes

2. Asunto

• Rellenar el asunto es optativo pero totalmente recomendable por cortesía ya que ofrece la impresión de seriedad y orden

• Bien expresado puede captar la atención del destinatario y lo distingue de mensajes publicitarios o spam

• Sirve para localizar y archivar los mensajes enviados y recibidos

• Aconsejable utilizar un mensaje para cada asunto, lo que asegura una atención específica a cada cuestión

3. Cortesía en el cuerpo del mensaje

• Es recomendable usar el saludo y una expresión adecuada de despedida

• Obviar el saludo es prueba de informalidad

• Utilizar los términos adecuados da más confianza o mejor adaptación a una conversación virtual

4. Cuerpo del mensaje y archivos adjuntos

• La información del mensaje debe tener una medida razonable y no demasiado larga.

• Debe ser breve y directo, hablando de lo que acontece el asunto y no desviar la atención con otros asuntos

• Los archivos adjuntos facilitan la transmisión de documentación y es recomendable cuando se requiere la información en un formato específico que permita abrirlos con un programa idóneo

5. Tarjeta personal

• Es un texto prefijado que suele aparecer automáticamente al final del mensaje escrito

• Funciona como firma del remitente y suele figurar su nombre, apellidos, cargo, dirección postal, web y teléfono

• Aporta información útil y cumple con el mandato de la cortesía de no dar por supuesto que el destinatario conoce al remitente

6. Edición del mensaje y uso del Corrector ortográfico

• Para una buena presentación del mensaje, es conveniente separar los párrafos con una línea en blanco.

• No escribir en letras mayúsculas porque denotan un volumen de voz alto y porque se cumplen las normas ortográficas sobre el uso de mayúsculas y minúsculas, brindando una lectura amena y significativa

• Repasar el texto con el corrector ortográfico para evitar faltas que provoquen la falta de confianza con el destinatario

7. Respuesta a los mensajes

• Leer y responder a los mensajes inmediatamente es una tarea que exige concentración y esfuerzo

• Cuando el mensaje incluye un informe o trabajo, la tarea de lectura no permite una respuesta rápida. Sin embargo, es conveniente enviar al instante una nota que exprese el interés por su contenido y la promesa de su lectura.

• Para responder a un mensaje se puede incluir el texto recibido para seguir el hilo de la conversación.

BIBLIOGRAFÍA:*Estilo y cortesía en el correo electrónico. Xavier Laborda Gil (http://www.sant-cugat.net/laborda/4325estilo%20y%20correo%20electr%C3%B3nico.htm)