introducción al correo electrónico. conceptos y utilizacion
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Introducción al correo electrónico
Marke'ng Digital Ciclo Marke'ng y Publicidad
¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico (también conocido como email o e-‐mail) es uno de los servicios más comúnmente usados en Internet y permite que la gente envíe mensajes a uno o más des'natarios. Para que su mensaje llegue al des'natario, todo lo que necesita saber es la dirección. • Rapidez con la que se envía (es prác'camente instantáneo)
• Bajo coste (incluido en el costo de una conexión a Internet).
Direcciones de correo electrónico
Las direcciones de correo electrónico son dos cadenas separadas por el carácter "@" ("arroba"):
usuario@dominio Una dirección de correo electrónico puede tener hasta 255 caracteres y puede incluir los siguientes caracteres:
– Letras minúsculas de la A a la Z; – Dígitos – Los caracteres ".","_" y "-‐" (punto final, subrayado y guión)
En la prác'ca, una dirección de correo electrónico es algo similar a esto:
¿Cómo funciona el correo electrónico?
Cuando se envía un correo electrónico, el mensaje se “enruta” desde el servidor de origen y de servidor a servidor hasta llegar al servidor de correo electrónico del receptor. Más precisamente, el mensaje se envía al servidor del correo electrónico (llamado MTA, del inglés Mail Transport Agent [Agente de Transporte de Correo]) que 'ene la tarea de transportarlos hacia el MTA del des'natario. • En Internet, los MTA se comunican entre sí usando el protocolo
SMTP, y por lo tanto se los llama servidores SMTP (o a veces servidores de correo saliente).
Luego el MTA del des'natario entrega el correo electrónico al servidor del correo entrante (llamado MDA, del inglés Mail Delivery Agent [Agente de Entrega de Correo]), el cual almacena el correo electrónico mientras espera que el usuario lo acepte.
PROTOCOLOS DE CORREO Existen dos protocolos principales u'lizados para recuperar un correo electrónico de un MDA: • POP3 (Post Office Protocol [Protocolo de Oficina de Correo]), el más
an'guo de los dos, que se usa para recuperar el correo electrónico y, en algunos casos, dejar una copia en el servidor.
• IMAP (Internet Message Access Protocol [Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet]), el cual se usa para coordinar el estado de los correos electrónicos (leído, eliminado, movido) a través de múl'ples clientes de correo electrónico. Con IMAP, se guarda una copia de cada mensaje en el servidor, de manera que esta tarea de sincronización se pueda completar.
Por esta razón, los servidores de correo entrante se llaman servidores POP o servidores IMAP, según el protocolo usado.
MTA & MDA & MUA los MTA actúan como la oficina de correo (el área de clasificación y de transmisión, que se encarga del transporte del mensaje). los MDA actúan como casillas de correo, que almacenan mensajes (tanto como les permita su volumen), hasta que los des'natarios controlan su casilla. Esto significa que no es necesario que los des'natarios estén conectados para poder enviarles un correo electrónico. Para evitar que cualquiera lea los correos electrónicos de otros usuarios, el MDA está protegido por un nombre de usuario llamado registro y una contraseña. La recuperación del correo se logra a través de un programa de sobware llamado MUA (Mail User Agent [Agente Usuario de Correo]). • Cuando el MUA es un programa instalado en el sistema del usuario, se
llama cliente de correo electrónico (tales como Mozilla Thunderbird, Microsob Outlook, Eudora Mail, Incredimail o Lotus Notes).
• Cuando se usa una interfaz de web para interactuar con el servidor de correo entrante, se llama correo electrónico.
Uso del correo electrónico Un cliente de correo electrónico, un programa de sobware para escribir, corregir y enviar correos electrónicos. Las ventanas principales de este sobware son: • Entrante, Entrada, Bandeja de entrada: Representan la casilla de
correo principal que recibe correos electrónicos. • Enviados, Bandeja de salida, Salida: Éstas son las copias de los
mensajes que se enviaron. • Eliminados, Papelera: La papelera con'ene los correos electrónicos
eliminados. Cuando los correos electrónicos se encuentran en la papelera todavía se pueden recuperar. Para borrarlos defini'vamente, es necesario vaciar la papelera.
• Carpetas: La mayoría de los clientes guardan los correos electrónicos en carpetas en el disco duro.
Campos del correo electrónico De: Su dirección de correo electrónico. La mayoría de las veces no tendrá que completar este campo porque generalmente lo determina el cliente del correo electrónico según sus preferencias. Para: Este campo se u'liza para la dirección de correo electrónico del des'natario. Asunto: Es el gtulo que el des'natario ve cuando quiere leer el correo electrónico. CC (copia carbón): este campo permite que un correo electrónico se envíe a una gran can'dad de personas al escribir las direcciones respec'vas separadas por comas. CCO (copia carbón oculta): Es una CC excepto que el receptor no vea la lista de personas en el campo CCO. Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico.
LA FUNCION “COPIA” • La función copia carbón es enviar una copia a las personas
que no están directamente involucradas con el mensaje pero a quienes se pretende mantener informadas del contenido del mismo o para mostrarles que se ha enviado el correo electrónico a el(los) des'natario(s).
• La función copia carbón oculta hace posible enviar mensajes sin que ninguno de los des'natarios o des'natarios ocultos vean que se les ha enviado un mensaje. Generalmente, se recomienda que al enviar un correo electrónico a muchas personas, se lo haga usando copia carbón oculta para evitar que uno de los des'natarios responda a todos o que arme una lista de direcciones.
Otras funciones del correo electrónico
Archivos Adjuntos, Adjuntos: Se puede adjuntar un archivo a un correo electrónico especificando su ubicación en el disco duro.
Firma: Si el cliente del correo electrónico lo permite, generalmente se puede configurar una firma, es decir, unas pocas líneas de texto que se agregarán al final del documento.
OPERACIONES CON EL CORREO Nuevo, Redactar, Escribir: Escribe un mensaje nuevo. Borrar, Eliminar, Quitar: Borra un mensaje. Almacenar, Guardar, Copias de Seguridad, Borradores: Copia el mensaje en un lugar más seguro. Imprimir: Imprime el mensaje. Responder: Envía un mensaje de respuesta al remitente (a veces incluye su propio mensaje en el cuerpo del documento, con cada línea precedida por el símbolo ">" y "Re:" seguido por el asunto elegido como gtulo para mostrar que es una respuesta. El botón Responder a todos hace posible que se envíe una respuesta al remitente y también a todos los que hayan sido colocados como des'natarios o con copia. Reenviar: Reenvía el mensaje a otra persona haciendo saber que el mensaje proviene de usted. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado. Redirigir, TransmiPr: Reenvía un mensaje a alguien dejando saber de dónde se envió originalmente. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
Reglas para usar el correo electrónico
NePqueRe (una contracción de las palabras "Net" y "e'quele") se refiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento correcto en Internet con el fin de respetar a los demás y ser respetados. Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan actuar respetuosamente con los demás.
A LA HORA DE ENVIAR …
• ASUNTO • DESTINATARIOS • CONTEXTO DEL MENSAJE • ADJUNTAR • LETRAS MAYUSCULAS “NO” • VUELVE A LEERLO • COMPRUEBA QUE TE IDENTIFICAS
ASUNTO Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Importante para el des'natario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el des'natario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permi'rá al des'natario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una dis'nción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis o corchetes (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
[Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre
DESTINATARIOS Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los des'natarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los des'natarios pierden un 'empo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta prác'ca ocupa los recursos de la red innecesariamente.
El campo "Para": designa al des'natario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico. El campo "CCO": designa los des'natarios que los otros des'natarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
CONTEXTO DEL MENSAJE Para que se lea y se en'enda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. U'lice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los des'natarios profesionales, es ú'l comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
– Para su información – Para su aprobación – Seguimiento
A LA HORA DE ADJUNTAR Tenga en cuenta los desPnatarios. Es posible que el des'natario de un archivo adjunto no tenga el sobware para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los sobware actuales puedan leer. (por ej. .rs en vez de .doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más 'empo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del des'natario, evitando la recepción de otros mensajes. U'lice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos. Antes de enviar un mensaje que supuestamente 'ene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!
Evite usar letras mayúsculas.
El texto escrito en mayúscula es diwcil de leer. Usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el des'natario. Para enfa'zar un término, escríbalo entre comillas.
VUELVE A LEERLO
Antes de enviar un mensaje, tómese el Pempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores 'pográficos o de lengua. El es'lo del mensaje refleja la imagen del remitente.
IDENTIFICATE
Asegúrese de idenPficarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser ú'les si uno de los des'natarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("-‐-‐").
A LA HORA DE RECIBIR …
• LEIDO, ¿DÓNDE LO GUARDO? • NECESITO IMPRIMIRLO? • LA PRIVACIDAD ES IMPORTANTE
DONDE LO GUARDO
Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser ú'l asignar un código de color para iden'ficar ciertas categorías de mensajes.
IMPRIMIR?
Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inú'l imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
LA PRIVACIDAD
Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consen'miento del remitente original.