“Introducción a las Ciencias de la Informática”

Unidad 4

4.1 Sistemas de Información4.1.1 Concepto de Sistema, Características que lo Definen y su

Enfoque4.1.2 Concepto y función de un Sistema de Información4.1.3 Tipos de Sistemas de Información

4.2 Importancia de los Sistemas de Información en la Toma de Decisiones4.2.1 La teoría de la Información4.2.2 Por qué necesitan Información las Empresas

4.3 Teoría de la Organización4.3.1 La estructura en términos teóricos4.3.2 La Estructura y los objetivos organizacionales4.3.3. Enfoque de contingencias4.3.4 División en departamentos4.3.5 El flujo de la información en la organización

OBJETIVO

Al término de la unidad el alumno:

• Analizará la importancia que tiene la información en las organizaciones.

• Distinguirá como son utilizados los sistemas de información en las organizaciones y en la toma de decisiones.

• Identificará como es la estructura de la organización

4.1 Sistemas de Información

Un sistema de información, es todo proceso por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones con el deliberado propósito de orientar la toma de decisiones.

4.1.1 Concepto de Sistema, Características que lo Definen y su Enfoque

Sistema:

Es un conjunto de elementos que forman una actividad o un procedimiento o plan de procesamientos que buscan un objetivo u objetivos comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia, en una referencia de tiempo, para proporcionar información, energía o materia.

Características que lo definen:

• Es posible dividirlo en partes. • Cada una de las partes tienen objetivos

específicos que cumplir. • Los objetivos específicos de las partes

coadyuvan a alcanzar el objetivo del sistema. • Las partes interactúan entre sí.

Enfoque:

• Metodología de diseño. • Marco de trabajo conceptual común. • Nueva clase de método científico. • Teoría de organizaciones. • Dirección por sistemas. • Método relacionado a la ingeniería de sistemas,

investigación de operaciones, eficiencia en costos, etc.

• Teoría general de sistemas aplicada.

4.1.2 Concepto y función de un Sistema de Información

Concepto:

Un sistema de información es un conjunto de elementos necesarios para la realización y explotación de aplicaciones informáticas. Es la colección de personas, máquinas, datos y métodos organizados para lograr funciones específicas y resolver problemas específicos

Función:

• Recolección de datos • Conversión de datos• Transmisión de datos• Almacenamiento de datos• Proceso de datos • Recuperación de información

4.1.3 Tipos de Sistemas de Información

Sistema de Información Gerencial

Los sistemas de información gerencia (MIS Management Information Systems) ayudan a los gerentes modernos a planificar, organizar, asignar personal, dirigir y controlar sus empresas.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

Sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS; Decisión Support System).

Un DSS es un sistema de computación que apoya a los gerentes en tareas de toma de decisiones.

Sistemas de información organizacionales

Su finalidad es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

Sistemas de procesamientos de datos

Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de información computarizados que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas.

Sistemas expertos e inteligencia artificial

Los sistemas expertos utilizan los enfoques del razonamiento de la inteligencia artificial para resolver aquellos problemas que el sector de los negocios (u otros usuarios) le proponen.

4.2 Importancia de los Sistemas de Información en la Toma de Decisiones

Cuando a la gente se le suministra un recurso importante en el lugar y el momento en que lo necesita, en la cantidad adecuada, con la calidad esperada y a un costo razonable tiende no aplicarlo en lo que vale. Solamente cuando el costo aumenta o el suministro o la calidad del recurso parecen disminuir, reconocen entonces su importancia, esto es lo que ha sucedido con la información en general.

4.2.1 La teoría de la Información

Por regla general, cuanto más sirva la información para reducir el elemento de incertidumbre en las decisiones que toman los gerentes en todos los niveles, mayor será su valor. Pero a semejanza de otros servicios básicos con que cuentan los gerentes, la información no suele ser gratuita. Casi siempre es preciso comparar el costo de adquisición de la información con los beneficios que se pueden obtener de su uso.

4.2.2 Por qué necesitan Información las Empresas

El crecimiento de muchas organizaciones y la velocidad con que están aplicando los descubrimientos tecnológicos con fines competitivos se han combinado para producir un ambiente gerencial complejo y desafiante.

Una necesidad común básica de todas las empresas, es entender el propósito de las mismas, sus políticas, programas, planes, objetivos, etc.,

empero más allá de éstos requisitos básicos de información la pregunta será por qué las empresas necesitan información, y esto puede contestarse en términos muy generales, porque la información que necesite la generalidad de las empresas, dependerá de:

•El tipo de decisión –estructurada o no estructurada- que deben tomar las empresas. •El nivel que ocupen en la organización y las actividades que realice. •Los factores que determinen su éxito.

4.3 Teoría de la Organización

Las actividades que se desempeñan tienen fines específicos. Ninguna área dentro de la organización puede cubrir por sí sola el proceso de datos. Incluso en algunos centros existen áreas determinadas para administrar las actividades en su conjunto.

4.3.1 La estructura en términos teóricos

Al tratar de entender a fondo el diseño organizacional, aparecen diversas interrogantes. Primero, ¿de dónde obtiene el funcionario de una empresa el derecho a prescribir relaciones laborales? Segundo, ¿de qué modo interviene el diseño organizacional en el logro de los objetivos de una empresa? Tercero, ¿cómo reaccionan los empleados frente a diseños organizacionales específicos? Y por último, ¿cómo consigue su diseño una organización?

4.3.2 La Estructura y los objetivos organizacionales

Un aspecto distinto de todas las organizaciones es su esfuerzo por lograr fines deseados, llamados metas y objetivos. No es sorprendente que distintos tipos de organizaciones tengan a menudo diferentes objetivos.

La estructura y los objetivos pretenden mantener una relación de medios afines. La estructura de una organización deberá facilitar el logro de sus objetivos.

4.3.3. Enfoque de contingencias

Otra perspectiva dominante en el concepto contemporáneo de la administración. Es el enfoque de contingencia. Hay muchas similitudes entre este y el enfoque de sistemas. Ambos recalcan la opinión de que la organización es un sistema, que el sistema organizaciones está incrustado en un suprasistema más grande y que dentro de las fronteras organizacionales existe una variedad de subsistemas.

4.3.4 División en departamentos

La forma como se agrupan los trabajos en departamentos, divisiones y unidades administrativas, es un aspecto importante del diseño organizaciones. Diferentes tipos de agrupamientos ofrecen distintas ventajas, y las necesidades de la empresa ayudarán a determinar la forma más adecuada de dividir los departamentos. Los tipos más importantes de división por departamentos pertenecen a dos grandes grupos: función y propósito.