Introduccin.La gestin de proyectos es una disciplina de gestin que se est implantando de forma generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicacin de conocimientos, metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin, planificacin y realizacin de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades. De forma general, se puede considerar a la gestin de proyectos como una aproximacin sistemtica y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes. Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizar sistemticamente tcnicas y herramientas de direccin de proyectos en proyectos complejos de ingeniera.Por otra parte, los proyectos realizados por una organizacin -ya sean por voluntarios o por tcnicos-, tienen que mantener una cierta unidad, tanto en su diseo, como en su presentacin y ejecucin. Es, adems, necesario que dicho diseo se haga de forma exhaustiva, garantizando que no se relega o se deja al azar ningn elemento de importancia para el desarrollo del proyecto.Se explica entonces, Un proyecto no puede entenderse como algo aislado y autosuficiente, sino que hay que entenderlo como un conjunto de elementos interrelacionados e inmersos en un contexto determinado. Los proyectos siguen un proceso determinado que se inicia con unas determinadas necesidades a las que hay que responder, se define qu es lo que hay que hacer, se analiza cmo hacerlo, se ejecutan las acciones oportunas, se realiza un seguimiento y control de las mismas y se finaliza con la satisfaccin de esas necesidades. Finalmente, cuando una entidad gestiona su actuacin a travs de proyectos busca obtener el conocimiento preciso de la realidad, el conocimiento de los objetivos a conseguir, el control de los cambios en los objetivos, el conocimiento del camino y del coste y el plazo de ejecucin.

1. Definicin y origen de un Proyecto.

De acuerdo con la Norma Internacional ISO 10006, el proyecto se puede definir como aquel proceso nico, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos y requerimientos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos.

El Project Management Institute (PMI), referente mundial en metodologas de direccin de proyectos, establece el proyecto como un esfuerzo de carcter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio nico. De esta manera los proyectos existen para llevar a cabo un producto o servicio que no exista antes. En este sentido un proyecto es siempre nico. Por ejemplo Ford Motor Company se encuentra en el sector del diseo y fabricacin de coches. Cada modelo que Ford disea, construye y prueba se puede considerar como un proyecto. Los modelos difieren los unos de los otros por sus prestaciones y el mercado al que estn orientados. Sin embargo una vez se ha diseado, construido y verificado un modelo y se pasa a la fase de fabricacin en serie podemos hablar entonces de una operacin.

Por otra parte el estndar PRINCE de gestin de proyectos define un proyecto como un entorno de gestin que es creado con el objeto de entregar uno o mas productos de acuerdo a un plan de negocio dado.

Origen

Un proyecto surge para satisfacer una necesidad, remover obstculos que impiden la satisfaccin de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una amenaza.Desde el punto de vista de sus propsitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones: Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio, o el equilibrio de un sistema. Adaptar una institucin, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado. Incrementar el conocimiento de una realidad (Investigacin) Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construccin de instrumentos o procedimientos que permitan mejorar una realidad (Tecnologa) Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.

2. El Proyecto como herramienta de planificacin estratgica

La planificacin estratgica o strategic planning es el proceso por el cual la organizacin toma una direccin concreta (estrategia) y distribuye los recursos paran seguir dicha direccin (planificacin). Este proceso puede llevarse a cabo para la toma de decisiones a diferentes niveles, tales como a nivel de proyecto, de programa y/o de organizacin. Para llevar a cabo una planificacin estratgica adecuada en la organizacin lo primero a realizar es definir y compartir internamente los conceptos de Visin, Misin, Objetivos y Actividades de la organizacin:

Visin: es el escenario futuro que deseamos, o creemos que se va a producir, en el entorno en el que se mueve nuestra organizacin (i.e. el mundo en el siglo XXI ser un entorno de comunicacin wireless)

Misin: es el propsito fundamental de nuestra organizacin para alcanzar, y/o estar en consonancia, con la visin previamente definida por la organizacin (i.e. ser lder en dispositivos wireless de comunicacin para la navegacin por satlite)

Objetivos: es el conjunto de resultados que queremos alcanzar en la organizacin dentro del contexto de la misin organizativa previamente definida (i.e. desarrollar y vender 100.000 dispositivos GPS de implantacin en vehculos, aviones y barcos)

Actividades: el conjunto de operaciones a desarrollar e implementar por la organizacin, que requieren de personas y consumen recursos, para alcanzar los objetivos previamente definidos (i.e. diseo y fabricacin de procesadores de seal GPS) Meta u objetivo: Resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. ()Marcan la direccin de todas las decisiones administrativas y forman los criterios con los que se miden los logos reales en el trabajo. (Robbins y Coulter, 2005, p.160).

Estrategia: Patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar las metas de la organizacin(BatemanySnell,2009;p.137)

La planificacin estratgica consiste pues en organizar internamente las actividades y los recursos de la organizacin para alcanzar objetivos que estn en lnea bien con la demanda actual y/o futura del mercado o bien con la oferta tecnolgica actual y/o por desarrollar. La planificacin estratgica debe pues acomodar la organizacin para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los clientes.

3. Actores que intervienen en un proyecto.Las partes interesadas o grupos de inters, tambin llamadas Stakeholders, son individuos y organizaciones involucrados en el desarrollo del proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto o por el producto del proyecto durante sus fases de operacin y retirada. Entre las partes interesadas se pueden incluir diferentes roles, que pueden recibir diferentes nombre segn el sector y organizacin de que se trate. A modo de ejemplo: El director o jefe de proyecto, que es la persona encargada de la gestin del proyecto. El cliente, que es la persona u organizacin destinataria del producto del proyecto. Organizacin ejecutante, que es aquella en cuyo seno se desarrolla el proyecto. Miembros del equipo que constituye la organizacin del proyecto. Consumidor o usuario final del producto del proyecto. Patrocinador o sponsor. Subcontratistas, que son organizaciones encargadas de la realizacin de parte del alcance del proyecto. Comit de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto. La sociedad, como por ejemplo el pblico en general, agencias e instituciones pblicas, entidades con capacidad normativa, medios de comunicacin, etc. Otros: socios (en el caso de proyectos tipo joint venture), proveedores, subcontratistas, organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc. Las partes interesadas pueden tener visiones e intereses muy distintos, vindose afectados de forma diferente por la marcha del proyecto, por lo que es preciso que el director de proyecto gestione adecuadamente los posibles conflictos de inters que puedan presentarse. Los Stakeholder ms importantes en el proyecto son los clientes / usuarios y el sponsor. Los clientes / usuarios son las personas u organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a la organizacin ejecutante. Un sponsor es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros para el proyecto. Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el sponsor es quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de direccin, para reunir el apoyo de la organizacin y promover los beneficios que aportar el proyecto.Un proyecto est sometido a un conjunto de limitaciones y restricciones entre los que pueden destacar las normas, los reglamentos y las recomendaciones definidas para cada proyecto en funcin de su naturaleza y el entorno tecnolgico-empresarial del mismo. Estas restricciones definirn o regularn los sistemas, los mtodos, los procedimientos y los procesos de la direccin de proyectos. Por regla general, este tipo de normas, reglamentos y recomendaciones, permitirn establecer la base comn que facilita el entendimiento y el desarrollo del trabajo entre los distintos participantes en el proyecto, unificando terminologa a normalizacin trata de uniformizar la terminologa, los procesos y los procedimientos que los regulan. Por ello, es necesario que todos los participantes en el proyecto conozcan qu tipo de reglas son aplicables en cada proyecto. El director de proyectos debe conocer que normas puede o debe aplicar en sus proyectos, en funcin de los objetivos que se planteen y el entorno tecnolgico en el que se desarrollo. El proyecto se debe concebir y desarrollar dentro de un marco, por lo que es necesario establecer unas bases jurdicas y principios legales aplicables a cada proyecto para facilitar, la redaccin de contratos, el establecimiento de polticas y acuerdos, elaboracin de garantas y la toma de decisiones. En algunos proyectos, el conocimiento de la legislacin aplicable puede ser esencial, por lo que el responsable del proyecto debe colaborar con los juristas para establecer acuerdos contractuales, acuerdos y definir procedimientos que regulen el proceso y protejan los intereses de las partes involucradas en cada proyecto. Algunos proyectos afectan a recursos de la Tierra y producen de muchas maneras, efectos en el medio natural. Es necesario conocer el impacto medioambiental que puede tener el producto o servicio resultado del proyecto, por lo que al concebir un proyecto, se ha de evaluar su adecuacin al entorno, es decir, es necesario realizar un estudio de impacto medioambiental teniendo en cuenta no slo la implantacin sino tambin la explotacin posterior del producto o servicio objeto del proyecto. 4. Ciclo de vida de la idea de un proyecto. Diseo conceptual Desarrollo avanzado Diseo detallado Produccin Terminacin Operacin

Diseo conceptual Inicio del proyecto Identificacion de necesidades o deficientes Solicitud de propuesta Evaluacin preliminar de las alternativas potenciales: Evaluacion de costos y riesgos Estimacin de recursos necesarios Desarrollo de planes de contingencia para reas de alto riesgo Preseleccion preliminar de subcontratistas Preseleccion de miembros del equipo de trabajo

Desarrollo avanzado Plan detallado para la ejecucin Presupuesto Cronograma Procura ,contrataciones y licitaciones Estructura organizativa del proyecto Comparacin de alternativas Establecimientos de lneas de comunicacin y procedimientos

Diseo detallado Preparacin de planes detallados y definicin de responsabilidades Diseo de productos y procesos Requerimientos finales de desenpeos Estructura detallada de divisin del trabajo Cronogramas detallados Criterios para gerenciar costos y recursos Planes de contingencias detallados Presupuestos Flujos de cajas Procedimientos y herramientas para ejecutar controlar y corregir el proyecto

Produccin Gerencia Monitoreo Control Actualizacin y revisin de plan Resolucin de problemas Entrenamiento del personal procura

Terminacin Consolidacin de aprendizaje Propuestas para mejoramiento Cierre del proyecto Documentacin Disolucin del equipo y reasignaciones

5. Procesos de optimizacin o de innovacin.A nivel general, la optimizacin puede realizarse en diversos mbitos, pero siempre con el mismo objetivo: mejorar el funcionamiento de algo o el desarrollo de un proyecto a travs de una gestin perfeccionada de los recursos. La optimizacin puede realizarse en distintos niveles, aunque lo recomendable es concretarla hacia el final de un proceso.

Una persona que desea optimizar su tiempo laboral, por ejemplo, puede cambiar la organizacin de sus actividades, buscar apoyo en la tecnologa o trabajar con alguien que le aporte conocimientos complementarios. Si la optimizacin es exitosa, el sujeto podr realizar ms trabajo en menos tiempo y utilizando menos energas en el proceso.

Optimizacin es un concepto que casi todas las personas aprendemos de manera natural desde la infancia, aunque no conozcamos el trmino hasta alcanzada un cierta edad. Los colegios primarios suelen incluir en sus programas la realizacin de trabajos prcticos en grupo, y es a travs de esta actividad en particular que tenemos uno de nuestros primeros acercamientos a la bsqueda de la mejor organizacin posible: intentamos dividir las tareas, de manera tal que cada integrante se haga cargo de aquello que mejor sabe hacer.

Claro que no todos somos capaces de organizarnos de esta forma. Por diversos motivos, muchas personas temen compartir el trabajo; prefieren asumir la mayor cantidad de tareas de un proyecto, sino todas. No importa cun capaz sea un individuo, las colaboraciones suelen ser enriquecedoras y la clave de la optimizacin; por poco que pueda aportar un integrante en particular, el simple hecho de contar con un cerebro ms permite la ejecucin simultnea de las tareas y exige menos energas a cada uno.

6. caracteristicas de proyectos exitosos. Un enfoque nico de una sola vez Un resultado final especifico Un comienzo y un final Un cronograma para llevarlo a cabo El grupo de personas (consejo) con el que se trabajar Recursos limitados La secuencia de actividades interdependientes Tener claro quien se beneficiar finalmente con el resultado

Evaluacin preliminar de las alternativas potenciales