Introducción Microsoft ExcelMicrosoft Excel

Profesor: Julio Serrano

¿Qué es una hoja de cálculo? (I)

En términos sencillos podría decirse que es un grupo de datos distribuidosen casillas matriciales individuales que, en su conjunto, conforman undocumento.

Ahora bien, la virtud primordial de una hoja de cálculo es la posibilidad deinterrelacionar los datos contenidos en casillas distintas por medio dereglas de cálculo, sencillas o complejas, definidas por el usuario a su gusto ya su voluntad.

Las celdas que componen las hojas de cálculo se pueden ver como lugar deintersección de una fila y una columna. En Excel, las filas conllevan unaidentificación numérica, mientras que las columnas se reconocen por sutítulo alfabético.

¿Qué es una hoja de cálculo? (II)

De esta forma, la posición de una celda en la hoja se revelaráinmediatamente al indicar la fila y la columna que se cortan en ella (porejemplo, la celdilla A3 está ubicada en la primera columna y la tercera fila).

En una celda se escriben textos, valores numéricos, fechas, horas ocomplejos cálculos matemáticos.

Barra de título Barra de herramientasBarra de menús

Área de trabajo

Selección celdas

Insertar función

Línea de edición

de fórmulas

Panel de tareas

Barra de estado

Panel de tareas

Línea de gestión de hojas de cálculo

Menús y Barras de herramientas

Los menús específicos de Excel son: Inicio, Insertar, Diseño página, Datos,Revisar, Vista y Complementos.

Las barras de herramientas, como en todos los programas de Microsoft,son configurables.

También hay menús contextuales.

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (I)

Cuando se abre Excel en el menú Inicio o haciendo “clic” sobre su icono,cuando se ejecuta el comando Nuevo del menú Archivo o cuando se hace“clic” sobre el icono en la barra de herramientas estándar, se abre un nuevolibro de trabajo, que por defecto tiene 3 hojas de cálculo, llamadas Hoja1,Hoja2 y Hoja3.

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (II)

Haciendo “clic” en los controles adyacentes -a la izquierda- pueden llegar averse las pestañas de todas las hojas, o bien desplazarse hasta la primera ola última con una sola operación.

En todo momento Excel tiene, paracada libro de trabajo, una hoja decálculo activa (aquélla cuya pestañaaparece resaltada en la parte Puede activarse una hoja ucálculo activa (aquélla cuya pestañaaparece resaltada en la parteinferior de la pantalla).

Por defecto, la hoja activa es la primera, Hoja1

Puede activarse una hoja uotra sin más que hacer“clic” con el ratón en lapestaña correspondiente.

También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismotiempo: Pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se hace “clic” sobre laspestañas de otras hojas.

Si la hoja esta activada, al hacer “clic” sobre su pestaña con la tecla Ctrlpulsada la hoja se desactiva

Hojas de cálculo de un libro de trabajo (III)

Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatosque se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas

activas, en las posiciones correspondientes.

Si se presiona el botón derecho del ratón sobrealguna de las pestañas, se despliega un menúcontextual, que permite insertar una nueva hoja decálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla ocálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla ocopiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas lashojas.

Por otra parte, es posible cambiar el ordenen el que aparecen las hojas de cálculo sinmás que mantener pulsado el botón izquierdosobre la pestaña de una de ellas y arrastrarlacon el ratón hasta la nueva posición que sedesea que ocupe.

Selección y activación de celdas (I)

La celda activa se distingue claramente de las demás, pues apareceenmarcada de modo diferente.

En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una).

La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquiercosa que se introduzca por el teclado.

Así pues, antes de introducir -oAsí pues, antes de introducir -oborrar- algo en una celda, hay quehacer que esa celda sea la celdaactiva.

Una celda se convierte en celdaactiva haciendo “clic” sobre ella.

Selección y activación de celdas (II)

El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra deReferencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan lasoperaciones para modificar el contenido de la celda.

Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer“clic” sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activacon las flechas del teclado.

Selección y activación de celdas (III)

Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdasseleccionadas

Si se selecciona un rectángulo de celdas,al pulsar la tecla Intro la celda activa seva desplazando por la zona seleccionada,recorriéndola por columnas. Cuando sellega a la última celda seleccionada, se

Esto es útil para introducir texto onúmeros en un rango de celdas,desplazándose automáticamente al pulsarIntro.

llega a la última celda seleccionada, sevuelve a comenzar por la primera.

Selección y activación de celdas (IV)

A parte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas.

Las celdas seleccionadas sedistinguen porque adquieren coloroscuro.

Para seleccionar toda la hojade cálculo basta con hacer“clic” en la esquina superiorizquierda de la hoja.

A continuación se van a describir algunas de las formas de que disponeExcel para seleccionar celdas:

Selección y activación de celdas (V)

Para seleccionar una determinada fila o columna,bastará hacer “clic” una sola vez sobre la etiqueta -el número o la letra correspondiente a la fila o a lacolumna, respectivamente.

Para seleccionar un rango de varias filas o columnas contiguas, basta hacer“clic” sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botóndel ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado.

Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay quehacer “clic” en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta lacelda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial.

Selección y activación de celdas (VI)

Para seleccionar bloques no contiguosde celdas basta seleccionar cadabloque por el procedimiento explicado,bloque por el procedimiento explicado,manteniendo presionada la tecla Ctrl.De esta forma la nueva selección noanula los bloques seleccionadosprecedentemente.

Introducción de Datos (I)

La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celdacorrespondiente, para que se convierta en celda activa, y a continuaciónintroducir en ella los datos -texto, números, fórmulas, ...- mediante elteclado o pegando de una selección previamente almacenada en elPortapapeles.

Los datos introducidos aparecentanto en la propia celda como en latanto en la propia celda como en laBarra de Referencia. Estos datospueden ser editados -borrar einsertar caracteres, sustituir texto,etc.- de la forma habitual en todaslas aplicaciones de Windows.

Para desplazarse sobre el textointroducido puede utilizarse el ratóno las flechas del teclado.

Las modificaciones se hacenefectivas al pulsar la tecla Intro oal hacer “clic” sobre el icono en laBarra de Referencia, o al cambiarde celda activa con las flechas delteclado.

Introducción de Datos (II)

teclado.

Recuérdese que puedenintroducirse los mismos datos oformatos en varias hojas de cálculosimultáneamente, teniéndolasseleccionadas todas ellas al mismotiempo.

Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también paraintroducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de cálculo.

Introducción de Datos (III)

Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos que se teclean seintroducen en la celda activa de dicha zona.

Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modoautomático a la celda siguiente de la selección.

Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas.

Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve acomenzarse otra vez por la primera celda Cada vez que se pulsa Intro, lacelda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de laselección.

Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas.

Cuando se termina de recorrer toda la selección, si se pulsa Intro vuelve acomenzarse otra vez por la primera celda

Inserción de Filas, Columnas y Bloques de Celdas (I)

Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles sequiere realizar la inserción.

A continuación se elige el comando filas del menú Insertar.A continuación se elige el comando filas del menú Insertar.

De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las Ncolumnas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. Acontinuación se elige el comando Columnas del menú Insertar.

Para insertar un bloque de celdas rectangular, basta seleccionar un bloquede las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. Acontinuación se elige el comando Celdas del menú Insertar, y se abre unacuadro de diálogo que pregunta si, para realizar la inserción, se quierendesplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie defila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna).

Inserción de Filas, Columnas y Bloques de Celdas (II)

En el cuadro de diálogo también seofrece la posibilidad de insertar filaso columnas completas, de acuerdo conla selección realizada.

Borrado de Celdas (I)

Borrado de las celdas con todo su contenido.

El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:

1.- Se selecciona la zona a borrar yse ejecuta el comando Eliminar delmenú Edición.

Se abre un cuadro de diálogo quepregunta qué celdas se quieredesplazar -las de la derecha o las dedebajo- para que ocupen el lugar delas celdas que van a ser borradas.

2.- Borrado del contenido de lasceldas, pero no de las celdaspropiamente dichas. Se realiza con elcomando Borrar del menú Edición. Seabre un sub-menú en el que hay queespecificar qué elementos de lasceldas -todo, formatos, contenidos onotas- se quieren borrar. También sepueden borrar los contenidos de toda

Borrado de Celdas (II)

pueden borrar los contenidos de todauna selección de celdas por medio dela tecla Supr.

Por supuesto el contenido de cadacelda individual puede modificarseeligiéndola como celda activa yoperando sobre ella en la barra defórmulas. Las modificaciones no sehacen efectivas hasta que se pulsaIntro.

Mover y Copiar Celdas (I)

Para trasladar (o copiar) el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse de los modos siguientes:

1.- Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar (o Copiar)del menú Edición. Tal como indica la figura 15, la selección queda rodeadapor un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenidoestá dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige el

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por un contorno especial (contorno circulante), que indica que su contenidoestá dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige elcomando Pegar o Pegado especial , del menú Edición. Con el comandoPegado especial puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar:datos, fórmulas, formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse tambiénlos iconos correspondientes de la barra de herramientas. El contornocirculante se elimina al hacer Pegar o al hacer un nuevo Cortar o Copiarsobre otra selección.

2.- Los comandos Pegar y Pegado especial superponen la selección sobrelas celdas correspondientes a partir de la posición de la celda activa.

Mover y Copiar Celdas (II)

3.- Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selecciónde celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección,se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma deflecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace “clic”se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma deflecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace “clic”y se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrandosimplemente, la selección se traslada; apretando al mismo tiempo la teclaCtrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que seestá copiando).

4.- Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas sesuperpone sobre las otras celdas ya existentes. Si se desea insertar laselección, hay que mantener apretada la tecla Mayúsculas. En la hoja decálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a realizar lainserción.

Referencias y Nombres (I)

Las referencias a celdas seutilizan para referirse al contenidode una celda o grupo de celdas. Eluso de referencias permite usarvalores de diferentes celdas ogrupos de celdas de una hoja decálculo para realizar determinadoscálculos.cálculos.

Una celda se referencia siemprepor su identificador de columna -una letra- y de fila -un número. Porejemplo, la celda C21 es la que seencuentra en la intersección de lafila 21 con la columna C. Lareferencia de la celda activa semuestra en el cuadro situado a laizquierda de la barra dereferencias.

Los rangos de celdas seexpresan por medio deloperador dos puntos (:), quesepara la referencia a la

Referencias y Nombres (II)

separa la referencia a laprimera celda del rango de la dela última celda. Por ejemplo, enla figura se muestra unaselección rectangular cuyareferencia es (B2:D3).

Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;).

Referencias y Nombres (III)

En la figura se muestra una selección doble, consistente en dos zonasrectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6)

Se pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo,introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, ySe pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo,introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, yseparándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6).

Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdasintroducidas en las fórmulas.

Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde trascopiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia éste es elcomportamiento deseado.comportamiento deseado.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizarel ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuandose desea introducir la referencia a una celda en una fórmula, basta hacer“clic” en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores en lainserción de referencias a celdas.

Referencias Relativas

Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.2. Teclear un signo igual (+ o =).3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y

hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición hacer clic. La dirección de la celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.

4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta

repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario.

Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.

Referencias Absolutas y Mixtas (I)

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambiencuando se copia la fórmula a una nueva posición.

Para ello hay que utilizar referencias absolutas.

Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas paraEs posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas paracolumnas, o viceversa.

Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo elcarácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila, quese quieren mantener invariables.

Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que ponerel carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:

Referencias Absolutas y Mixtas (II)

1.- Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante delíndice de fila o de columna que se quiere mantener constante.

2.- Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de maneraque esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa

2.- Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de maneraque esté dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasacíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casosmixtos.

3.- En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dosdimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, seutiliza una referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a lavez referencias absolutas y relativas.Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientrasque la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre locontrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanececonstante.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (I)

A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias talescomo B2:B4 ó B2:D3 en una hoja de cálculo, o seleccionar los mismos rangosuna y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombresy asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de celdas o derangos se pueden utilizar en las fórmulas sin ningún problema. También sepueden crear nombres compuestos.

El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad deintroducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias aintroducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias aceldas.

A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Losnombres deben siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado(_); tras este primer carácter, se puede usar cualquier conjunto de letras,números y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden utilizarespacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puedeemplear un carácter de subrayado o un punto.

Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y%Compras. En cambio, sí son válidos VENTAS_ANUALES, Año1993,PorcentajeCompras.

Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean más cortos.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (II)

Puesto que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombreslargos dejan menos espacio para operadores y funciones. Además, estosnombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de diálogo o en laspropias celdas.

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La forma más simple de definirnombres es mediante el comandoInsertar/Nombre/De-finir. Paraello, se pueden seguir los siguientespasos

Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee asignar el nombre.

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (III)

Elegir el comando Insertar/Nombre/Definir, con lo cual se abre un cuadro de diálogo tal como el mostrado en la figura.

Teclear el nombre que desee -en este caso concepto- en el cuadroNombres en el libro.

Hacer clic en Agregar o en Aceptar.

Otra posibilidad -más sencilla-es seleccionar la celda o rangosde celdas a las que se desea darun nombre, y luego hacer “clic”sobre el cuadro de nombres dela barra de referencia. Lareferencia a la celda activa se

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (IV)

la barra de referencia. Lareferencia a la celda activa sesustituye por el nombretecleado. Al pulsar Intro lasceldas seleccionadas quedanregistradas con el nombretecleado.

Si lo que se desea es cambiar unnombre a unas celdas se debeproceder del siguiente modo:Seleccionar la celda, rango orango múltiple al que deseecambiar el nombre.Activar el cuadro de nombres

Nombres de Celdas y de Conjuntos de Celdas (V)

Activar el cuadro de nombresen la barra de referencia.Cambiar el nombre y pulsarIntro.Para borrar un nombre sepuede utilizar el botón Eliminardel cuadro de diálogo de lafigura.

Fórmulas y Funciones (I)

Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tantode Excel.

Mediante fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan enuna hoja de cálculo.

Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizaroperaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculosoperaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculosfinancieros, estadísticos y científicos.

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir laspropias fórmulas.

Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra defórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto deceldas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números.

Fórmulas y Funciones (II)

Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelvenun resultado.

En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero tambiénpueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos,matrices o información sobre la hoja de cálculo.

Introducción de Fórmulas

La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barrade referencias como en la propia celda. La fórmula debe empezar con unsigno igual o más (= o +). A continuación, la fórmula se irá construyendopaso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones ynombres.

Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.

2. Comenzar tecleando el signo igual o más (= o +). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula.

3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).

4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

Asistente de Funciones (I)

La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si lafunción contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por elcarácter punto y coma (;). Al escribir una función no se han de incluirespacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Parafacilitar la comprensión del significado de palabras separadas, se puedeincluir un guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract.

A primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmenteA primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmentepor las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistentede Funciones facilita este trabajo. Este Asistente sirve de guía a travésde todo el proceso de introducción de una función y proporciona una breveexplicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos

Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo sepuede seguir el siguiente proceso:

1.- Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa)

2.- Hacer clic sobre el botón Asistente de Funciones para mostrar elcuadro de diálogo que se muestra en la siguiente diapositiva.

Descripción de lo que sequiere hacer.

Asistente de Funciones (II)

Categorías de funciones

Lista de funciones de unacategoríaLista de funciones de unacategoría

Descripción de lafunción

Si la función deseada no aparece entre las más recientemente utilizadas yno se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona lacategoría Todas.

Después de seleccionar la función deseada se clica en el botón Aceptar yse siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguientecuadro de diálogo que aparece, que permite definir los argumentos.

Asistente de Funciones (III)

Al completar este cuadro se hace “clic” en el botón Aceptar paracompletar la función e insertarla en la celda activa.

En la barra de referencia,aparece la paleta de fórmulas dela figura, que permite elegir lafunción a utilizar, consultar susintaxis y muestra el resultadoobtenido a medida que seintroducen los argumentos.

Los Grupos de Funciones

Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:

–Funciones más recientemente utilizadas–Todas las funciones disponibles–Funciones Financieras–Funciones para manejo de fechas y horas–Funciones para manejo de fechas y horas–Funciones matemáticas y trigonométricas–Funciones estadísticas–Funciones de búsqueda y referencia–Funciones para usar bases de datos–Funciones para manipulación de texto–Funciones lógicas–Funciones para obtener información

Edición de Funciones

Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:

1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa).

2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacerclic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugaradecuado.clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugaradecuado.

3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se deseemodificar.

4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anteriortecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertandouna función.

5. Terminar haciendo clic en OK.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (I)

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja decálculo o al menos ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borraro cambiar accidentalmente la información de dichas celdas.

En otras ocasiones puede interesar ocultar las fórmulas con las que se hancalculado los valores mostrados en algunas celdas.

Excel dispone de varias formas de proteger la información contenida en unExcel dispone de varias formas de proteger la información contenida en unlibro de trabajo.

Una primera forma de proteger un documento es declararlo comode sólo lectura. Un documento de sólo lectura puede leerse perono modificarse.

Para establecer o quitar este carácter de un archivo, se utiliza elcomando Propiedades/Seguridad

Excel dispone de dos niveles de protección: de una hoja de cálculo entera yde celdas.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (II)

Para que la protección surta efecto ambos niveles de protección tienen queestar activados.

Por defecto, todas las celdas están protegidas, pero no las hojas de cálculoo el libro de trabajo.

Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos tipos de protección:

Bloqueada: No se puede modificar el contenido de la celda

Oculta: En la barra de fórmulas se ve el valor, pero no lafórmula que hay en la celda

Las celdas se declaran Bloqueada u Oculta con el cuadro de diálogoProteger en el menú Formato/Celdas.

La protección surgirá efecto cuando se active también la protección a nivelde hoja de cálculo o libro de trabajo.

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (III)

Esta protección a nivel de hoja o libro se activa con el comandoHerramientas/Proteger/Proteger hoja.Herramientas/Proteger/Proteger hoja.

Como se ha dicho, por defecto todas las celdas están bloquedas; por tantosi se activa el comando anterior no se podrá modificar ninguna celda.

Para modificar de modo selectivo la protección de algunas celdas se puedeproceder del siguiente modo:

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (IV)

1. Si el documento está protegido, elegir Herramientas/Proteger/Desproteger hoja.

2. Seleccionar todas las celdas del documento. Elegir el cuadro de diálogo Proteger en el menú Formato/Celdas y desactivar la

2. Seleccionar todas las celdas del documento. Elegir el cuadro de diálogo Proteger en el menú Formato/Celdas y desactivar la protección de las celdas. Pulsar aceptar.

3. Seleccionar las celdas que se desea proteger.

4. Activar la protección de las celdas en el cuadro de diálogo Proteger (bloqueda), que se abre con el comando ya citado Formato/Celdas.

5. Activar de nuevo la protección del documento por medio del comando Herramientas/Proteger/Proteger hoja.

El cuadro de diálogo que se abrecon el comandoHerramientas/Proteger/Protegerhoja permite proteger eldocumento con un password opalabra clave, definida por elusuario, que impida al acceso a

Protección de Celdas y Hojas de Cálculo (V)

usuario, que impida al acceso adicho documento a todas aquellaspersonas que no conozcan dichopassword.

Si el usuario olvida dicho password,ni siquiera él mismo podrá acceder aldocumento.

Formatos en Hojas de Cálculo

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el textocontenidos en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas,de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. Acontinuación se describen algunas de estas posibilidades.

Altura de Filas y Anchura de Columnas (I)

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarsede varias maneras:

1.- Con el ratón, arrastrando elborde de la cabecera de la fila o dela columna (la modificación afecta ala fila o columna anterior al bordearrastrado). Sobre el cursor aparecela dimensión de la fila o columna quese está modificando.la dimensión de la fila o columna quese está modificando.

2.- También con el ratón, conelección automática de la anchura dela columna de acuerdo con elcontenido de sus celdas, haciendo“clic” dos veces en el borde derechode la cabecera de una columna.

3.- Seleccionando las filas o columnas cuya altura o anchura se deseamodificar, y eligiendo los comandos Fila/Alto o Columna/Ancho en el menúFormato. En el cuadro de diálogo que se abre se teclea la dimensióndeseada.

4.- El cuadro de diálogoAlineación, que se abre con elcomando Formato/Celdas,ofrece la posibilidad deposicionar el texto en horizontalo vertical, así como repartir eltexto en varias líneas dentro dela misma celda (ajustar texto).Igualmente se puede determinar

Altura de Filas y Anchura de Columnas (II)

Igualmente se puede determinarla orientación del texto,introduciendo la inclinacióndeseada en grados.

5.-También en el cuadro de diálogoAlineación/Alineación deltexto/Horizontal, la opciónCentrar en la selección permitecentrar el texto contenido en unacelda a lo ancho de varias celdashorizontales previamenteseleccionadas. El botón realizaesta misma función.

Barra de Herramientas de Formato (I)

Excel dispone de varias barras deherramientas que pueden utilizarse parafines diversos.

Las barras de herramientas disponiblesaparecen con el comando Ver/Barra deherramientas o bien con el menúcontextual que aparece al hacer “clic”contextual que aparece al hacer “clic”con el botón derecho del ratón en una delas barras de herramientas visibles.

Eligiendo Formato aparece en la pantallala barra de herramientas de formateado.Esta barra puede arrastrarse y colocarseen cualquier lugar de la pantalla.

Esta barra tiene tres campos de selección (fuentes, estilos ytamaños de letra) y diversos botones con opciones de formateado.Para saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobre

Barra de Herramientas de Formato (II)

Para saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobreél y esperar un par de segundos.

La descripción de para qué sirve el botón aparece en la parteinferior del mismo.

Formatos en Hojas de Cálculo

Como ya se ha dicho, otra formade hacer aparecer la barra deherramientas es utilizando elmenú contextual.

Cuando se seleccionan una serie deceldas y se hace “clic” con el botónCuando se seleccionan una serie deceldas y se hace “clic” con el botónderecho del ratón sobre la hoja decálculo, el menú contextual que seabre es el que aparece en la figura.

Este menú está orientado acambiar los formatos y a haceroperaciones de edición (cortar,copiar, pegar, etc.).

Impresión de Hojas de Cálculo (I)

La impresión de tablas y gráficos es una de las posibilidades másinteresantes de Excel.

Se darán unas indicaciones básicas sobre la impresión de hojas de cálculoen general, sin considerar algún caso particular como la impresión de sólográficos.

Mediante el cuadro de diálogo de la figura es posible seleccionar distintasopciones:opciones:

Rango de impresión (Intervalo de páginas),qué se desea imprimir (Imprimir),Impresora donde imprimir el trabajo juntocon algunas propiedades propias de dichaimpresora (Impresora),Número de copias (Copias) yVisión preliminar de cómo aparecerá en laimpresora lo seleccionado para imprimir(Vista previa).

La configuración de cómo se imprimirán las páginas se realiza desde el menúArchivo/Configurar página.

Impresión de Hojas de Cálculo (II)

Otra forma de acceder a la misma utilidad es desde Archivo/Vistapreliminar/Configurar página pero utilizando este segundo métodoaparecerán algunas opciones inactivas (sin posibilidad de seleccionar omodificar).modificar).

Al seleccionar Archivo/Configurar página se muestra una caja de diálogocon 4 conjunto de opciones:

Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y por último Hoja. Desdecualquiera de los 4 formularios es posible acceder a una vista preliminar deforma que se pueda ir observando los cambios que se están realizando. Acontinuación se presenta una breve descripción de cada una de las 4opciones.

En este caso los elementos configurables son:

Impresión de Hojas de Cálculo (III)

Orientación: Es posible seleccionarentre vertical y horizontal.

Escala: Mediante la opción Ajustaral se aumenta o reduce el tamaño dela hoja el porcentaje que se

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la hoja el porcentaje que seespecifique. Aparece también laopción de ajustar el área a imprimira un número específico de páginas dealto por un número específico depáginas de ancho.

Tamaño de papel y calidad deimpresión: Las opciones disponiblesdependerán de la impresorainstalada.

Independientemente de laorientación de la página, Excelpermite modificar los márgenesque se desean para la hoja. Seaconseja unos márgenes mínimos

Impresión de Hojas de Cálculo (IV)

que se desean para la hoja. Seaconseja unos márgenes mínimosde 0.7 cm ya que muchasimpresoras no soportancantidades inferiores.

Como norma general tanto elencabezado como el pie de páginadeben ser inferiores a los valores demargen superior e inferiorrespectivamente, ya que estosúltimos delimitan el espacio dondeinsertar las celdas con lainformación.

Impresión de Hojas de Cálculo (V)

información.

Otra forma bastante más rápiday fácil de indicar los márgenes esa través de la Vista Preliminardonde es posible modificar estosvalores gráficamente con elratón.

Las posiciones del encabezado y delpie de página se refieren a ladistancia desde el borde de lapágina, y no desde el margencorrespondiente.

Tanto el encabezado como el piede página se utilizan para incluirinformación que se desea aparezcaen todas las páginas, tales comonúmero de página, fecha, nombredel documento, nombre del autor, …Excel ofrece un conjunto deopciones predefinidas tanto para elencabezado como para el pie de

Impresión de Hojas de Cálculo (VI)

encabezado como para el pie depágina, pero también permitepersonalizar estos valores.

Por defecto suele estar seleccionadala opción “ninguno”. Para modificaralguno de los valores se hace “clic”sobre uno de los dos botones(Personalizar encabezado o pie depágina) apareciendo una ventanadonde insertar distintos campospredefinidos o incluso tecleardirectamente el texto que se desee.

En la siguiente figura se muestran las opciones correspondientes a laimpresión de los datos, es decir de las celdas.

Impresión de Hojas de Cálculo (VII)

Hay 4 apartados: área de impresión, imprimir títulos, imprimir y orden delas páginas.

1.- Área de impresión: Permite especificar el rango de celdas que se1.- Área de impresión: Permite especificar el rango de celdas que sedesea imprimir. Se puede indicar mediante teclado (ej. B6:H29) odirectamente con el ratón. El área de impresión es posible indicarla tambiéndirectamente desde el menú Archivo/Área de impresión donde aparecenlas opciones de seleccionar y anular el área de impresión (Establecer áreade impresión y Borrar área de impresión).

2.- Imprimir títulos:Esta opción se utiliza para queaparezca en todas y cada una de laspáginas a imprimir una(s)determinada(s) columna(s) o fila(s)de la hoja de cálculo.Generalmente se desea repetir lafila o columna que contiene los

Impresión de Hojas de Cálculo (VIII)

fila o columna que contiene lostítulos.Utilizando nuevamente el botón esposible indicar esta información pormedio del ratón.Si se teclea directamente hay queindicar el rango utilizando elsímbolo $ precediendo el número delas filas o las letras de las columnas(ej. $4:$5 para repetir siempre lafila 4 y 5, ó $C:$D para indicar quese repetirán las columnas C y D).

3.-Imprimir: De las varias opcionespresentes cabe destacar Líneas dedivisión que permite realizar laimpresión utilizando los bordes de lasceldas que tiene por defecto la hoja decálculo. Normalmente no suele estarseleccionada y el usuario del programadefine sus propios bordes de celdas.

Impresión de Hojas de Cálculo (IX)

4.- Orden de las páginas: Indica el4.- Orden de las páginas: Indica elorden en que se va a realizar laimpresión. Por defecto se realizaprimero hacia abajo hasta finalizar lasfilas y luego hacia la derecha. En esteprimer caso la página 2 será el área deimpresión que esté inmediatamentedebajo de lo impreso en la página 1. Laotra opción es imprimir primero haciala derecha y luego hacia abajo. Estaopción produce que la página 2 sea elárea que se encuentra a la derecha dela página número 1.

Diagramas y Gráficos

Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados enuna hoja de cálculo.

El usuario puede “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear elgráfico en una hoja especial para gráficos.

En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cualesfue creado, por lo que si en algún momento los datos cambian, el gráfico seactualizará de forma automática.actualizará de forma automática.

Los gráficos de Excel contienen muchos objetos -títulos, etiquetas en losejes, etc.- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.

La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante lautilización del Asistente para Gráficos

Asistente para Gráficos

Para crear un gráfico con el Asistentepara Gráficos, deben seguirse lossiguientes pasos:

1. Seleccionar los datos arepresentar.

2. Ejecutar el comandoInsertar/Gráfico o hacer “clic”

2. Ejecutar el comandoInsertar/Gráfico o hacer “clic”en el botón de Asistente paraGráficos.

A continuación aparece el primero de unaserie de cuadros de diálogo delAsistente para Gráficos, cuyasindicaciones deben seguirse paraterminar creando el gráfico deseado

El primer cuadro de diálogomostrado por el Asistente permiteelegir el tipo y subtipo de gráficoque se va a utilizar.

Asistente para Gráficos (I)

Al hacer “clic” sobre cadaposibilidad aparece una breveposibilidad aparece una breveexplicación de la información quecada gráfico proporciona.

Además da acceso a una vistapreliminar de la aplicación delgráfico elegido a los datosseleccionados.

Una vez realizada la selecciónse puede optar por pasar alsiguiente cuadro de diálogopulsando sobre el botónSiguiente, o por insertar el

Asistente para Gráficos (II)

pulsando sobre el botónSiguiente, o por insertar elgráfico tal como aparece en lavista preliminar pulsando sobreel botón Finalizar.

La selección de datos aparecerepresentada del mismo modo que enla barra de fórmulas. Así, los rangosde datos no continuos estánseparados en el cuadro Rango dedatos por el signo punto y coma (;).

Asistente para Gráficos (III)

Si se quiere modificar el rango cabenSi se quiere modificar el rango cabendos posibilidades:

–cambiar las referencias de lasceldas seleccionadasdirectamente sobre el cuadro–o haciendo “clic” sobre el botónque aparece en la parte derechade éste.

Con esta última opción, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la queaparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante,además de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidascada vez que cambia la selección

Filas: Especifica que la serie dedatos está formada por filas dela hoja de cálculo.

Asistente para Gráficos (IV)

Columnas: Especifica que la seriede datos está formada porcolumnas de la hoja de cálculo.

En esta ficha se muestra el impactoque tendrán en el gráfico lasopciones que seleccione.

Asistente para Gráficos (V)

Series: Muestra los nombres de lasseries de datos existentes. Puedeseries de datos existentes. Puedeagregar y quitar series de datos enel gráfico sin que esto afecte a losdatos de la hoja de cálculo.

Agregar: Haga clic aquí para agregaruna nueva serie de datos vacía algráfico.

Para agregar el nombre de serie ysus valores a la nueva serie, hagaclic en los cuadros Nombre yValores, y seleccione un rango dela hoja de cálculo; también puedeescribir el nombre y los valores enlos cuadros. Si escribe un nombreen el cuadro Nombre o escribe losvalores en el cuadro Valores, estos

Asistente para Gráficos (VI)

en el cuadro Nombre o escribe losvalores en el cuadro Valores, estosdatos no se agregarán a la hoja decálculo.

Quitar: Quita la serie de datosseleccionada del gráfico. Puedeagregar y quitar series de datos enel gráfico sin que esto afecte a losdatos de la hoja de cálculo.

Mostrar leyenda: Agrega unaleyenda al área del gráfico.

Asistente para Gráficos (VII)

Posición: Permite colocar laleyenda seleccionada en laubicación deseada y modificar elárea de trazado para alojar laleyenda.

Haga clic en un cuadro y, acontinuación, escriba el textopara un título de gráfico o deeje.

Asistente para Gráficos (VIII)

Para insertar un salto de línea enun título de gráfico o de eje,haga clic en el texto del gráfico,haga clic en el lugar donde deseeinsertar el salto de línea y, acontinuación, presione ENTRAR.

Muestra u oculta los ejes principales del gráfico.

Asistente para Gráficos (IX)

Eje de categorías (X): Muestra el eje de categorías (x).

–Automático: Muestra los datosdel eje seleccionado como eje decategorías predeterminado (x).–Categoría: Muestra los datos deleje seleccionado como eje de

Eje de valores (Y): Muestra el eje de valores (y).

–Categoría: Muestra los datos deleje seleccionado como eje decategorías predeterminado (x).–Escala de tiempo: Muestra el ejede categorías con un eje de escalade tiempo (x).

Eje de categorías (X): Muestra laslíneas de división en el eje decategorías (x), basándose en lasopciones seleccionadas.

Asistente para Gráficos (X)

Líneas de división principales:Muestra las líneas de división en losprincipales intervalos del eje decategorías (x).

Líneas de división secundarias:Muestra las líneas de división en losintervalos secundarios del eje decategorías (x).

Eje de valores (Y): Muestra las líneas de división en el eje de valores (y),basándose en las opciones seleccionadas.

Líneas de división principales: Muestra las líneas de división en losprincipales intervalos del eje de valores (y).

Líneas de división secundarias: Muestra las líneas de división en losintervalos secundarios del eje de valores (y).

Contenido del rótulo: Muestra losdatos del eje seleccionado como eje decategorías predeterminado (x), inclusosi los datos tienen formato de fecha.

Asistente para Gráficos (XI)

Nombre de la serie: Muestra losdatos del eje seleccionado como eje decategorías predeterminado (x), inclusocategorías predeterminado (x), inclusosi los datos tienen formato de fecha.

Nombre de la categoría: Muestra elnombre de categoría asignado a todoslos puntos de datos. En el caso de losgráficos de dispersión y de burbujas, semuestra el valor X.

Valor: Muestra el valor representado de todos los puntos de datos.

Porcentaje: En los gráficos circulareso de anillos, muestra el porcentajedel conjunto para todos los puntos dedatos.

Asistente para Gráficos (XII)

Tamaño de la burbuja: Muestra eltamaño de cada burbuja en un gráficode burbujas, basándose en los valoresde burbujas, basándose en los valoresde la tercera serie de datos.

Separador: Permite elegir el modoen que se separa el contenido delrótulo de datos. Elija entre lasopciones disponibles o especifique unseparador personalizado.

Clave de leyenda: Coloca claves de leyenda, con el formato y el colorasignados, junto a los rótulos de datos en el gráfico.

Mostrar tabla de datos:Muestra los valores de cada seriede datos en una cuadrícula debajodel gráfico. Esta opción no estádisponibles para los gráficoscirculares, de dispersión (xy), deanillos, de burbujas, de radar o desuperficie.

Asistente para Gráficos (XIII)

superficie.

Mostrar claves de leyenda:Muestra las claves de leyenda, conel formato y el color asignadospara cada serie trazada, junto alrótulo de serie en la tabla dedatos.

Como hoja nueva: Haga clic enComo hoja nueva y escriba elnombre de la nueva hoja degráfico en dicho cuadro paracolocar el gráfico en una nuevahoja de gráfico.

Asistente para Gráficos (XIV)

Como objeto en: Haga clic enComo objeto en, haga clic en unnombre de hoja en dicho cuadroy, a continuación, haga clic enAceptar para colocar el gráficocomo un objeto incrustado enuna hoja de cálculo. Arrastre elgráfico incrustado a la posiciónque desee en la hoja de cálculo.

Selección de Objetos Gráficos (I)

Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales comomarcadores, leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. Elusuario puede configurar los gráficos, puede añadir objetos, o bien darformato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de darformato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo.

Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que hacer "clic" sobre elobjeto gráfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a hacerobjeto gráfico que engloba el que se desea modificar y luego volver a hacer"clic" sobre el objeto particular que se desee seleccionar.

Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datosde una serie, hay que hacer "clic" dos veces en el punto propiamente dichocon un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones.

El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionarel punto deseado.

El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de unaleyenda y a los rótulos de los datos.

Selección de Objetos Gráficos (II)

Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y acontinuación hacer "clic" en el texto o en la clave de uno de los datos de laleyenda para seleccionarlo.

El primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serieEl primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la seriey el segundo selecciona un rótulo individual.

Si hace doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presentalas opciones para formatearlo.

Si solamente se desea seleccionar el objeto se hace “clic” una vez sobre él.

Otra forma de modificar los elementos deun gráfico es hacer “clic” sobre el objetoque interesa en cada caso con el botónderecho, apareciendo un menú contextualque permite cambiar las características delmismo.

Selección de Objetos Gráficos (III)

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno oalgunos de sus elementos seleccionados,algunos de los menús de Excel, comoInsertar y Formato, muestranposibilidades específicas para dicho gráficoy para sus elementos.

Barra de Herramientas Gráfica

Excel dispone de una barra de herramientas gráfica, denominada Gráficos,que puede visualizarse en la pantalla por medio del menú contextual.

En esta barra está el botón Tipo de gráfico, que da paso a un menúdesplegable donde es posible elegir el tipo de gráfico deseado. Además,Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo. Conesta barra se pueden realizar dibujos geométricos sencillos sobre la propiahoja de cálculo.