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Integración del Sistema Nómina con Contafiscal Versión Cliente/Servidor
El sistema Nómina 2000 nos permite hacer más rápidamente nuestro trabajo al tener
la posibilidad de generar el registro contable, tanto de los sueldos pagados como de
las provisiones mensuales de impuestos.
Para realizar el proceso de contabilización necesitamos
indicar los datos de nuestro catálogo contable en los
campos específicamente destinados para ello.
La primera parte en
que se deben
capturar datos es en
la ventana
Parámetros de la
Empresa, a la que
vamos a acceder
desde el menú
Archivo/Parámetros
Empresa. Se abrirá
una ventana que en
la parte superior tiene
cuatro pestañas, la
Antepenúltima de
ellas se llama
Contabilidad, en este
lugar se deben
capturar los datos
referentes al sistema
de Contafiscal
Cliente/Servidor .
En primer lugar, se debe marcar la casilla de verificación que indica que va a estar
Posterior a ello es necesario activar también la opción
Enseguida se anota el directorio del sistema donde se encuentra instalado el sistema
de Contabilidad, posteriormente la ruta en donde se encuentran los datos de
Contabilidad.
Para indicar los directorios anteriores nos podemos auxiliar de los botones
correspondientes.
El directorio donde se localiza el sistema de Contafiscal Cliente/Servidor normalmente Direccionado de manera local aunque las empresas estén ubicadas en Red.
La Ruta es:
Una vez guardados los cambios de la empresa seleccionada le aparecerá una ruta
similar a esta:
Una vez colocada la ruta del sistema tiene
que dar clic en el botón de la empresa para que
le muestre su catálogo de empresas de Contafiscal, desgloce
el grupo, después seleccione su empresa y
finalmente el ejercicio, una vez seleccionado el ejercicio de su empresa
de clic en aceptar.
Una vez registrados los directorios arriba señalados, se procede a capturar los
números de cuenta que nos pide el sistema y que son:
1. Cuenta de Redondeo. Es la cuenta que vamos a utilizar para que, en caso necesario, e l
sistema pueda cuadrar la póliza y se registre sin problemas. Cuando el pago es en
efectivo se hace un que genera diferencias de centavos o incluso de pesos en el
neto a pagar, por lo que se hace necesario el uso de esta cuenta.
2. Cuentas de Impuestos por Pagar. Se refieren
a los números de cuenta que se utilizan para hacer
la provisión mensual de los impuestos. En este caso
y en el del punto anterior es necesario anotar la
clave completa, es decir, incluyendo desde la
cuenta de mayor hasta la subcuenta de último
nivel o de detalle.
3. Cuentas de Gastos. Esta parte se utiliza para señalar
únicamente los números de las subcuentas, de último nivel o de
detalle, que corresponden a los diferentes rubros de gastos. No
es necesario anotar toda la codificación debido a que, en la
Contabilidad, es probable que separemos los gastos por
departamento (Administración, Ventas, Producción, etcétera).
El sistema enviará el gasto al nivel mayor correspondiente,
concatenando (uniendo) el número aquí asignado y el de la
cuenta, de mayor o acumulativa, que se indique en el
catálogo de trabajadores, como veremos enseguida.
Ahora debemos pasar al catálogo de trabajadores, elegir al trabajador y, con el
icono de cambio, abrir el detalle de sus datos, nos ubicamos en la pestaña Int. CF/B2.
El campo se refiere a la cuenta de gasto con los
niveles acumulativos que se van a concatenar con la subcuenta de último nivel o
detalle. A continuación se pone un ejemplo para mayor claridad.
Ejemplo 1:
5201 Gastos de Administración
5201-0001 Sueldos y Salarios
5201-0002 Prima vacacional
5201-… 5201-0010 Cuotas IMSS
5202 Gastos de ventas
5202-0001 Sueldos y salarios
Ejemplo 2:
5201 Gastos de Administración
5201-0001 Sueldos y Prestaciones
5201-0001-0001 Sueldos y Salarios
5201-0001-0002 Prima vacacional 5201-0001-…
5201-0001-0010 Cuotas IMSS
Si la estructura de nuestro catálogo es parecida al ejemplo 1, la Cuenta Contable
sería 5201, en cambio, si fuera parecida al ejemplo 2, la Cuenta Contable que
debemos anotar es 5201-0001.
En los ejemplos anteriores solo se están manejando dos y tres niveles de subcuentas,
por lo que es importante aclarar que si manejamos mas niveles, la regla sigue siendo
la misma, anotaremos hasta el último nivel acumulativo, excluyendo el nivel de
detalle.
En lo que se refiere al , lo que se va a
capturar es el número de la cuenta contable completa, o sea, desde el nivel mayor
hasta el nivel de detalle de las cuentas de Bancos, Caja, Sueldos por Pagar o
cualquier otra en la que se va a contabilizar el pago de los sueldos.
Finalmente hay que señalar los números de cuenta contable de los conceptos o
afectaciones que estamos utilizando.
En esta parte nos vamos a encontrar con la situación de que algunos conceptos
requieren del número de cuenta completo, mientras que otros solamente el número
de subcuenta de detalle.
¡¡¡Importante!!!
1.- En general podemos decir que los conceptos que van a las cuentas de resultados,
solo llevan el último nivel, ya que son las que se van a concatenar con la Cuenta
Contable señalada en el trabajador; mientras que los conceptos que se contabilizan
en cuentas de Balance son las que requieren la clave contable completa.
2.- Las cuentas de gastos son: Sueldos, Vacaciones, Prima de Vacaciones,
Aguinaldos, Comisiones, etcétera.
3.- Las cuentas que no se concatenan son: Crédito al Salario, Retención de Cuotas
IMSS, Retención de ISR, Crédito Infonavit, Préstamos Personales, etc.
Ejemplo de
concepto de
resultados, solo
lleva el detalle
asignado y SIN
activar la casilla de
usar como cuenta
final.
Ejemplo de
configuración de cuenta
en concepto de
impuesto que se
contabiliza en balance,
debe llevar activada la
casilla de usar como
cuenta final y
seleccionar desde el
botón Cta. Contable el
número de cuenta
donde se enviara la
afectación.
La casilla de desglosa partida contable se refiere a que activada arrojará en la
póliza los conceptos detallados por cada trabajador, esto puede ser activado con
fines de que en la póliza únicamente dicho concepto sea desglosado por cada uno
de los empleados y que los demás los unifique.
En caso de manejar
Departamentos en su empresa,
también es necesaria la
configuración de conceptos y
subconceptos si en el sistema de
contafsical se configura por
centros de costos sus asientos
contables
¡¡¡Importante!!!Las cuentas, conceptos y subconceptos configurados en nómina, no
pueden ser generados desde la integración, es necesario ya tener previamente
cargada la información en contafiscal ya que desde nomina únicamente se busca
la información y se asigna
Ya configurada la empresa completa para generar la
póliza es necesario entrar en el menú
Procesos/contabilización.
Cuando ya se tienen
registrados todos los
parámetros necesarios,
estamos en posibilidades de
hacer la integración contable,
ésta se va a realizar desde
Procesos/Contabilización.
Todas.
El sistema nos mostrará una
ventana en la que hay que
elegir entre las opciones:
Nómina, Gastos, Anticipos y
1.- Si elegimos nómina el sistema va a contabilizar el pago de la nómina de acuerdo
con el periodo que le indiquemos. Esta opción se ocupa regularmente en cada
periodo.
2.- Al elegir la opción Gastos, el sistema contabilizará la provisión mensual de
impuestos. Esta opción se debe elegir solamente en el último periodo del mes.
3.- Cuando se manejan pago anticipado de nómina y el usuario desea realizar el
asiento contable por esos pagos entonces se señala dicho apartado, cabe
mencionar que para realizar este proceso el anticipo no solo es para unos cuantos
trabajadores, si no se aplica cuando es general el anticipo y cada trabajador debe
llevar en sus parámetros la cuenta de anticipo de lo contrario enviara error el
proceso.
¡¡¡Importante!!!La contabilización de los anticipos solo aplica para nóminas de
asimilables a salarios y si no se requiere generar el asiento para todos los trabajadores
es necesario desde las afectaciones quitar el anticipo de cada uno de ellos para
que el proceso solo considere los que cuentan con el monto y los demás los
contabilice en ceros
3.- Cuando se elige la opción toda, el sistema hará las tres contabilizaciones, por lo
que se deberá elegir en cada periodo, aclarando que la provisión de impuestos la
hará en tantas parcialidades como periodos tenga el mes.
Los parámetros de integración realizan la siguiente función:
Activada el sistema de contafiscal se abrirá como ventana emergente
permitiendo ver la generación automática de la póliza para poder generar
modificaciones en el momento de la creación de los asientos contables, de no
activarla la contabilización se realizará de manera oculta y será necesario abrir el
sistema de contafiscal para buscar la póliza y revisar el detalle
Al activar la casilla desglosará los movimientos de los conceptos por
cada trabajador, en caso contrario el proceso contable acumulará los importes de
todos los trabajadores en una sola partida.
Este parámetro es utilizado únicamente cuando el usuario
contabiliza por manejo de centro de costos para que en la póliza aparezca sobre las
cuentas de gastos dicha información que manejan sus departamentos, si no utiliza el
módulo o no requiere que aparezca la información de conceptos y subconceptos
en la póliza debe dejarse en blanco.
Cuando se manejan departamentos y la casilla se deja activada para
el proceso contable, el sistema realizara una póliza por cada departamento
incluyendo solo a los trabajadores correspondientes a cada uno de ellos, si se
desactiva entonces el proceso realiza una póliza general con todos los trabajadores.
Una vez que parametriza las opciones para la generación de su póliza de clic en el botón aceptar y
le abrirá el sistema de Contafiscal.
Una vez abierta su
empresa le mostrará la ventana de la póliza de
esta manera, para desglosar partidas en la
póliza solo de clic varias veces en el botón
Tabulador de su teclado
Una vez que cargue el sistema de Contafiscal es necesario que
teclee su contraseña para abrirlo.
Al abrir el sistema únicamente da clic en el botón de la palomar verde para entrar
en su empresa.
Al término de la generación de la póliza se puede verificar que ya incluye los XML de
los recibos timbrados en el periodo, si el proceso se generó sin desglose aparecerán
en la partida del gasto de sueldos y salarios con la letra D pero si se realizó con
desglose entonces aparecerán cada uno en su cuenta del gasto correspondiente
uno por cada partida
¡¡Importante!! En caso de error en las codificaciones, el sistema no hará la contabilización, sin
embargo, nos informará los conceptos y las razones por las que no los está
considerando.
¡¡¡Importante!!!
Si se tiene integrado el Sistema de Contafiscal con Documentos Digitales entonces abrirá
el sistema para trasferir los XML de la nómina por lo que el proceso puede tardar un
poco más, si se desea agilizar el proceso entonces puede quitarse
momentáneamente esa integración.
¡Comuníquese con nosotros! Contáctenos a los teléfonos: 5211-5367 e-mail: [email protected]
Estrategia Empresarial S.A. de C.V