Organigramas

Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

Elaboración de los organigramas:

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas.

2. Funciones o actividades que realizan cada una.3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Técnicas:

1. Las casillas deben ser rectangulares.2. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano

inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

3. Las líneas de nivel son siempre horizontales.4. Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.5. Señalar de forma más completa las relaciones existentes.6. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en

caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.a. Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente.b. Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal.c. Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación.

7. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:8. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación

administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama.

Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.

Signos convencionales más usados:

Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos.

9. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

Línea Vertical:

a. Nivel de Autoridad: Ejemplo

Línea Horizontal:

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando".

b. Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo

Línea Horizontal:Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo.

c. Relación de Apoyo: Ejemplo

Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación.

d. Relación de Coordinación: Ejemplo

La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros departamentos semejantes que no están representados.

e. Continuidad de la Organización:

La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza este símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependencias que participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su interior con el objeto de identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el número (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Técnico.

2. Tipos de organigramas

Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente didácticos.

POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA

POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN

Analíticos Verticales

Generales Horizontales

Suplementarios Circulares

f. Relaciones Especiales:

a. Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.

b. Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.

c. Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos ysímbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.

d. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados.

e. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.

f. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

Definición de Diagrama de Proceso

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. Las siguientes definiciones en la tabla 5.1, cubren el significado de estas clasificaciones en la mayoría de las condiciones encontradas en los trabajos de diagramado de procesos.

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones de taller o en máquinas, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Señala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

Antes de que se pueda mejorar un diseño se deben examinar primero los dibujos que indican el diseño actual del producto. Análogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qué áreas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto.

Existen dos tipos de diagramas de procesos:

Técnicos.

Organizacionales.

Los técnicos son aquellos en donde se definen las etapas de un proceso de producción, se definen paso a paso cada una de las etapas del proceso, desde la toma de requerimientos, revisión tecnológica, generación de casos de uso, diseño de diagramas de proceso a nivel macro, diagramas de estados, modelo entidad relación, diagrama de navegación, hasta realizar la confrontación de requerimientos con el diseño inicial, para luego diseñar etapas o procedimientos adecuados.

Se afirma que un producto de calidad solo se puede conseguir cuando se dispone de procesos capaces y estables en el tiempo. El control resulta fundamental.

El Organizacional es aquel que tiene que ver con la planeación de recurso humano y elementos organizacionales. Los pasos al desarrollar una hoja de proceso son:

1. Hacer la hoja respectiva, cuyo encabezado tendrá datos de identificación del proceso.

2. El cuerpo consta de 5 columnas para los símbolos anteriores, 1 para la descripción breve del trámite, 2 para las distancias de los transportes y minutos de demora y 1 para observaciones.

3. Se anota la descripción de los pasos del proceso y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea.

4. Se obtienen los totales, una vez terminada la descripción del proceso las operaciones, transportes, inspecciones, demoras, así como el tiempo perdido en el almacenamiento.

5. Los totales indican el tipo de acción que conviene tomar para un análisis más profundo y cambiar aquellos aspectos que nos pueden afectar en un tiempo determinado

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.

Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además,

todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar

presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior

y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y

el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la

entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso

a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el

proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro

humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas

de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos , los conflictos de autoridad, las

responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,

facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que

desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Tipos de diagramas de flujos

Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se

considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a

derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede

apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su

comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino

también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o

departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el

plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente

descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos

Simbología y significado

Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimentos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un

procedimiento).

Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento

del documento).

El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo

objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo

de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las

relaciones existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se

puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre

1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.

Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25

actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedencia como CPM o

los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el

camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de

recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la

relación entre tiempo y carga de trabajo.

En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las

diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la

imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).

Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la

gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y

actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las

diferentes actividades haciendo el método más eficiente.

Básicamente el diagrama esta compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades

que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la

duración de cada una de ellas.

Creando diagramas de Gantt con herramientas informáticas

Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas, que tienen el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas, sus informáticas capaces de producir una representación de tareas en el tiempo en un formato de gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo la tarea de representar gráficos de progreso Gantt. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página web y el navegador para hacer seguimiento de proyectos.

 Diagrama de Flechas

Se utiliza para programar las actividades necesarias en el cumplimiento de una tarea compleja lo más pronto posible, controlando el progreso de cada actividad. Su objetivo es determinar el tiempo óptimo de un proyecto, identificar las actividades necesarias para el cumplimiento del tiempo mínimo, elaborar un plan completo y detallado, revisar el plan en la etapa de planeación y clasificar las prioridades del proyecto. Es similar a la técnica conocida como CPM (Camino de Ruta Crítica).