instrumentos modificados - copia

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFACULTAD DE CIENCIAS ECONMICASPROGRAMA DE PRCTICAS ESTUDIANTILESEN LA COMUNIDAD -PROPEC-PRCTICA INTEGRADA 2015

ESTUDIO ECONMICO, FINANCIERO-CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZA, DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO

GUIA PARA EL ADECUADO MANEJO DEL AREA DE TESORERIAMODULO III

Guatemala, mayo 2015INDICE CONTENIDOPAGINAIntroduccini3.1 Gua del Mdulo de Tesorera13.1.1 Objetivos13.1.1.1 Generales13.1.1.2 Especficos13.1.2 Trminos13.2 Caractersticas de Tesorera43.2.1 Objetivos43.2.1.1 Generales43.2.1.2 Especficos43.3 Normativa43.3.1 De Ley43.3.2 De La Municipalidad43.4 Gua Para El Perfil de Tesorero Municipal63.4.1 Tesorero Municipal63.4.2 Prohibiciones63.4.3 Atribuciones Del Tesorero63.5 Gua Para El Perfil de Cajero General8 3.5.1 Cajero General8 3.5.2 Cajero Receptor83.6 Gua de Procedimientos del rea de Tesorera133.6.1 Estructura del rea133.6.2 Funciones Bsicas133.7 rea de Receptora153.8 rea de Fondo Rotativo163.8.1 Introduccin a la Gua de Uso de Fondo Rotativo163.8.1.1 Objetivos163.8.1.2 Definiciones173.8.1.3 Caractersticas193.8.1.4 Normas y Leyes Aplicables19

3.8.2 Gua de manejo del Fondo Rotativo203.8.2.1 Constitucin del Fondo Rotativo213.8.2.3 Procedimiento para Autorizacin de Compras por Medio del Fondo Rotativo233.8.2.4 Procedimiento de Reintegro para Fondo Rotativo253.8.3 Simbologa293.9 rea de Prstamos y Donaciones30

INSTRUMENTOS DE TESORERA

i

INDICE DE FLUJOGRAMAS

CONTENIDOPAGINA3.4.3.1 Flujograma para realizar y Revisar Conciliaciones Bancarias 73.5.3 Flujograma para recaudacin de Ingresos Tributarios113.8.2.2 Flujograma de Apertura o Constitucin del Fondo Rotativo223.8.2.5 Flujograma de Reintegro para Fondo Rotativo28

INDICE DE GRAFICAS

CONTENIDOPAGINAProcedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales 10Organizacin del rea de Tesorera13Registro de Prestamos31

INTRODUCCIN

La presente gua sobre el manejo del rea de Tesorera, fue elaborado por estudiantes de la facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala USAC-, como parte de la Practica Integrada, la cual consisti en un estudio econmico, financiero contable y administrativo, en la Municipalidad de la Esperanza, Departamento de Quetzaltenango, supervisado por docentes asesores del Departamento de Practicas Estudiantiles en la Comunidad PROPEC-.

Tesorera es la dependencia municipal responsable de la administracin de los ingresos municipales, programando los ingresos y egresos segn los planes municipales, de acuerdo al origen y destino de los fondos con apego a las normas emitidas por los entes rectores de la administracin financiera pblica.

La presente gua de procedimientos, contiene actualizaciones que de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Municipalidad de la Esperanza, Departamento de Quetzaltenango, se hace necesario e importante realizar, una herramienta de trabajo bsica, que contiene la descripcin de los diferentes procedimientos a seguir en el rea de Tesorera.i

3.1 Gua del Mdulo de Tesorera3.1.1 ObjetivosLa presente gua contempla objetivos generales y especficos que son fundamentales para el desarrollo del mismo.

3.1.1.1 Generalesa. Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del rea de Tesorera, en la Municipalidad de la Esperanza.b. Establecer y mantener normas y procedimientos, para un adecuado control y administracin del Departamento de Tesorera.

3.1.1.2 Especficosa. Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento de las normas establecidas para el Departamento de Tesorera.b. Promover una herramienta til para los procesos efectuado en el Departamento de Tesorera.3.1.2 Trminos

VoucherEs el pagar que extienden los establecimientos a travs del cual se establece la obligacin del tarjeta-habiente de abonar determinada cantidad en una fecha fija.

Depsito monetarioEs un depsito de dinero que sirve para centralizar operaciones bancarias habituales: ingresos, pagos, transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros automticos, amortizaciones de los prstamos recibidos, etc.

En la prctica, el depsito monetario es un tipo de contrato bancariomediante el cual el cliente ingresa, habitualmente, su nmina mensual y desde ella maneja sus pagos y administrar su efectivo1.

Ingresos ConstitucionalesArtculo 257. Asignacin para las municipalidades. El Organismo Ejecutivo incluir anualmente en el Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado, un diez por ciento del mismo para las Municipalidades del pas. Este porcentaje deber ser distribuido en la forma que la ley determine, y destinado por lo menos en un noventa por ciento para programas y proyectos de educacin, salud preventiva, obras de infraestructura y servicios pblicos que mejore la calidad de vida de los habitantes. El diez por ciento restantes podrn utilizarlo para financiar gastos de funcionamiento.

Queda prohibida toda asignacin adicional dentro del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para las municipalidades, que no provenga de la distribucin de los porcentajes que por ley les corresponda sobre impuestos especficos[footnoteRef:1]. [1: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala ]

Corte de CajaEs la determinacin del saldo actual partiendo del saldo del da anterior agregndole las entradas y restndole las salidas del numerario del da.

Arqueo de Caja Consiste en la comprobacin fsica o material del saldo de caja detallando en una relacin como est constituida la existencia del efectivo.

Disponibilidades Son todas las cuentas que registran dinero en efectivo y todos los documentos que representan dinero en efectivo que no estn sujetos a ninguna condicin.2

ChequeEs el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero. Constituye la orden incondicional de pago por medio del cual el girador dispone al girado el pago de una determinada suma de dinero a un beneficiario.

Firma conjuntaSon las firmas de las personas que constan en los registros del banco y que estn autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que para la emisin del cheque deben constar la una junto a la otra.

Firma autorizadaEs la firma de la persona que consta en los registros del banco, previamente autorizada por el titular, para girar cheques contra la cuenta corriente del titular. Firma conjunta. Son las firmas de las personas que constan en los registros del banco y que estn autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que para la emisin del cheque deben constar la una junto a la otra.

La Conciliacin BancariaEs un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el banco.

ProveedorUna persona o una empresa que abastece a otras entidades o instituciones con existencias (artculos)

CompraEn trminos generales por compra se llama a la accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

Descripcin y perfil de puestoConsiste en analizar la descripcin y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempea. De esta manera, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.

3.2 Caractersticas de tesorera3.2.1 ObjetivosEntre los objetivos principales del rea de Tesorera esta administrar los ingresos Municipales constitucionales, propios, egresos y otros. As como sus egresos. Adems los detallados a continuacin.3.2.1.1 Objetivo Generala. Mantener la liquidez del Tesoro Municipal, contribuyendo al equilibrio y saneamiento de las finanzas municipales.3.2.1.2 Objetivos Especficosa. Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas derivadas de movimientos presupuestarios y contables de la Municipalidad y sus empresas.b. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma decisiones.c. Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto de: Deducciones, Retenciones, Aumentos, Tasas, Arbitrios, Transferencias Corrientes y de Capital, Prstamos, Donaciones.3.3 NormativaLa presente gua contempla varios lineamientos, con el objeto de que se mantenga un adecuado control, eficiencia y eficacia de los procedimientos en el rea de Tesorera, de la municipalidad de la Esperanza, departamento de Quetzaltenango.

3.3.1 De Leya. Cdigo Municipal, Decreto Numero 12-2002b. Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal MAFIM, Segunda Versin

3.3.2 De la Municipalidada. Para perfil de Tesorero tomar en cuenta el Cdigo Municipal, decreto 12-2002.b. Tener presente las atribuciones del tesorero municipal.c. Tomar en cuenta que la misma persona no sea el que aprueba o resguarda, para estos extremos el jefe o director de la AFIM deber supervisar de forma continua las actividades que se desarrollan, de manera de cumplir con los principios de control interno.3.4 Gua Para El Perfil De Tesorero MunicipalEs necesario que la Municipalidad de la Esperanza, cuente con una persona que ejerza labores de tesorero y otro encargado como Director Financiero, para que las operaciones sean eficientes y eficaces.3.4.1 Tesorero Municipal. La municipalidad tendr un tesorero, a cuyo cargo estar la recaudacin, depsito y custodia de los fondos y valores municipales, as como la ejecucin de los pagos que, de conformidad con la ley, proceda hacer.

Para ser nombrado tesorero se requiere ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos polticos, perito contador o contador pblico y auditor, o tener certificado de aptitud, de conformidad con el reglamento de la materia.[footnoteRef:2] [2: Artculo 86, Cdigo Municipal, Decreto Numero 12-2002]

3.4.2 Prohibiciones. No podrn ser nombrados ni ejercer un cargo municipal:

a. Los parientes del alcalde, de los sndicos o de los concejales, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.b. Los que hubieren manejado, recaudado, custodiado o administrado fondos, bienes y valores del Estado o del municipio, si no hubiera rendido cuentas y obtenido finiquito.

Si al tiempo del nombramiento o posteriormente, el nombrado resultare incluido en cualquiera de las prohibiciones contenidas en este artculo, se declarar vacante el cargo y, en su caso, se le indemnizar de conformidad con la ley.[footnoteRef:3] [3: Artculo 82, Ibdem]

3.4.3 Atribuciones del Tesorero. Son atribuciones del tesorero, las siguientes:

a. Operar las cuentas de los libros autorizados para el efecto.b. Registrar en los libros o sistemas computarizados la contabilidad de los ingresos y egresos municipales, previa autorizacin de la Contralora General de Cuentas, de acuerdo con las reglas contables legalmente aceptadas.c. Rendir cuenta al Concejo Municipal, en su sesin inmediata, para que resuelva sobre los pagos que haga por orden del alcalde y que, a su juicio, no estn basados en la ley, lo que lo eximir de toda responsabilidad con relacin a esos pagos.d. Efectuar los pagos que estn fundados en las asignaciones del presupuesto, verificando previamente su legalidad. Si los hiciere sin cumplir los requisitos y formalidades de ley, deber reintegrar su valor al erario municipal, sin perjuicio de las responsabilidades en que hubiere incurrido.e. Extender a los contribuyentes los comprobantes correspondientes autorizados y sealados por la Contralora General de Cuentas, por las sumas que de ellos perciba el tesorero municipal.f. Hacer cortes de caja, examen de libros y registros, as como del inventario general de bienes de la municipalidad, al tomar posesin de su cargo y al entregarlo.g. Remitir a la Contralora General de Cuentas, certificacin del acta levantada al documentar el corte de caja y arqueo de valores de la Tesorera, a ms tardar tres (3) das despus de efectuadas esas operaciones.h. Presentar al Concejo Municipal, en el curso del mes de enero de cada ao, la cuenta general de su administracin durante el ao anterior, para que sea examinada y aprobada durante los dos (2) meses siguientes a la presentacin de la cuenta general de su administracin.i. Hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes.[footnoteRef:4] [4: Artculo 87, ibdem]

3.4.3.1 Flujograma para Revisar Conciliaciones BancariasProcedimiento No. 1

Unidad: Tesorera

Procedimiento: 0No. De Pasos: 3Fecha: Hoja: 1

Nombre del Proceso:Conciliaciones Bancarias

Inicia: Tesorero Municipal Finaliza: Director Financiero Municipal

PasosResponsableDescripcin de la Actividad

1ContabilidadConciliaciones bancarias en el sistema.

2Tesorero MunicipalConciliaciones bancarias Fsicas.

3Director Financiero

Corte de caja, arqueo de valores y revisin de las Conciliaciones bancarias del sistema y fsicas.

Municipalidad de La Esperanza, QuetzaltenangoProcedimiento No. 1

Unidad: Tesorera

Procedimiento: No. De Pasos: 04Fecha:Hoja: 1/1

Nombre del Proceso:Conciliaciones Bancarias

Inicia: Director Financiero Municipal Finaliza: Director Financiero Municipal

ContabilidadTesoreroDirector Financiero

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 20153.5 Gua De Perfil De Cajero GeneralEsta gua muestra que es necesario que la Municipalidad de la Esperanza, cuente con un encargado de cajero general y otro de cajero receptor, y as mejorar las operaciones dentro de esta rea.3.5.1 Cajero GeneralEs el responsable de la administracin y control de las cajas receptoras, entrega de formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas para la recepcin de ingresos; recibir la rendicin de cuentas por el cajero receptor, entrega y rendicin de cobros ambulantes y recepcin de formularios de los cajeros receptores.

3.5.2 Cajero ReceptorEs el responsable de la recaudacin de los ingresos del municipio como lo establece el Artculo 100 del Cdigo Municipal, Decreto Nmero 12-2002, emitiendo para el efecto, las formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas que ampara los ingresos percibidos.[footnoteRef:5] [5: Manual de Administracin Financiera Municipal, Segunda Edicin, pgina 103]

Ingresos del municipio. Constituyen ingresos del municipio:

a. Los provenientes del aporte que por disposicin constitucional que el Organismo Ejecutivo debe trasladar directamente a cada municipio;b. El producto de los impuestos que el Congreso de la Repblica decrete a favor del municipio;c. Las donaciones que se hicieren al municipio;d. Los bienes comunales y patrimoniales del municipio, y las rentas, frutos y productos de tales bienes;e. El producto de los arbitrios, tasas y servicios municipales;f. El ingreso proveniente de las contribuciones por mejoras, aportes compensatorios, derechos e impuestos por obras de desarrollo urbano y rural que realice la municipalidad, as como el ingreso proveniente de las contribuciones que paguen quienes se dedican a la explotacin comercial de los recursos del municipio o tengan su sede en el mismo;g. Los ingresos provenientes de prstamos y emprstitos;h. Los ingresos provenientes de multas administrativas y de otras fuentes legales;i. Los intereses devengados por las cantidades de dinero consignadas en calidad de depsito en el sistema financiero nacional;j. Los provenientes de las empresas, fundaciones o cualquier ente descentralizado del municipio;k. Los provenientes de las transferencias recurrentes de los distintos fondos nacionales;l. Los provenientes de los convenios de mancomunidades de municipios;m. Los provenientes de los contratos de concesin de servicios pblicos municipales;n. Los provenientes de las donaciones;[footnoteRef:6] [6: Artculo 100, Ibdem]

Para ser nombrado cajero se requiere ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos polticos, perito contador, o tener certificado de aptitud, de conformidad con el reglamento de la materia.

Grafica No. 1Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos MunicipalesEl Cajero General: es el encargado de asignar y aperturar cada una de las Cajas Receptoras, a los que se les ha asignado la funcin de recaudacin.

El Cajero Receptor, procede la atencin al contribuyente que se presente a su ventanilla a cumplir con el pago de sus obligaciones tributarias, extendiendo a stos, las formas que registran la recepcin de los ingresos municipales, autorizadas por la Contralora general de Cuentas.

El Cajero Receptor, al efectuar el corte de operaciones, formular un reporte y entregar cuentas de esto, al Cajero General.

El Cajero General, despus de recibir del Cajero Receptor la rendicin de cuentas, por medio del reporte de transacciones, procede a realizar el cierre diario, lo compara con el efectivo que recibe y traslada los recursos al Tesorero Municipal para que este los deposite en la cuenta bancaria denominada Cuenta nica del Tesoro Municipal.

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 20153.5.3 Flujograma para la Recaudacin de Ingresos Tributarios

Procedimiento No. 2

Unidad: Administracin Financiera

Procedimiento: 0No. De Pasos: 4Fecha: Hoja: 1

Nombre del Proceso:Registro de Ingresos

Inicia: Cajero General Finaliza: Cajero General


1Cajero GeneralEncargado de asignar y apertura cada una de las Cajas Receptoras, a los que se les ha asignado la funcin de recaudacin.

2Cajero ReceptorProcede la atencin al contribuyente que se presente a su ventanilla a cumplir con el pago de sus obligaciones tributarias, extendiendo a stos, las formas que registran la recepcin de los ingresos municipales, autorizadas por la Contralora general de Cuentas.

3Cajero ReceptorEfectuar el corte de operaciones, formular un reporte y entregar cuentas de esto, al Cajero General.

4Cajero GeneralDespus de recibir del Cajero Receptor la rendicin de cuentas, por medio del reporte de transacciones, procede a realizar el cierre diario, lo compara con el efectivo que recibe y traslada los recursos al Tesorero Municipal para que este los deposite en la cuenta bancaria denominada Cuenta nica del Tesoro Municipal.


Unidad: ReceptoraProcedimiento: No. De Pasos: 04Fecha:Hoja: 1/1

Nombre del Proceso:Registro de Ingresos

Inicia: Cajero General Finaliza: Cajero General

Cajero GeneralCajero Receptor

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015

3.6 Gua de procedimientos del rea de tesorera La presente gua se realiza con la intencin de demostrar cmo se deben de llevar a cabo las operaciones de cada rea, encargada por Tesorera, para que estas sean ms eficientes y eficaces, 3.6.1 Estructura del rea

Para el cumplimiento de sus objetivos, el rea de Tesorera se organizar de la siguiente manera:

Grafica No. 2Organizacin del rea de Tesorera

TESORERIA

REA DE FONDO ROTATIVOREAPRSTAMOS Y DONACIONES

REA RECEPTORA


3.6.2 Funciones BsicasLas funciones bsicas que se deben desarrollar para el logro y cumplimiento de las metas y objetivos trazados son las siguientes:

a. Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del rea de tesorera, de acuerdo a las normas establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal.b. Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el sistema de Cuenta nica.c. Disear, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos y procedimientos en las fases de programacin y control de los flujos financieros de la Municipalidad.d. Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Unidad de Administracin Financiera de la Municipalidad.e. Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el Concejo Municipal.f. Elaborar, juntamente con el rea de presupuesto la programacin de la ejecucin del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Municipalidad.g. Aprobar y someter a consideracin del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal, el programa mensualizado de caja elaborado por el rea de Programacin y Ejecucin de Pagos.h. Administrar el Sistema de Caja nica de la Municipalidad.i. Emitir opinin previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la Municipalidad.j. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma decisiones.k. Administrar la deuda municipal realizando el registro de los prstamos y/o donaciones tanto los nuevos como los que se encuentren vigentes o que se hayan finalizado en el mismo perodo fiscal vigente, realizando las ampliaciones del presupuesto, tanto en ingresos como en egresos, realizando la programacin de la recepcin de los desembolsos, as como de las amortizaciones.l. Las atribuciones del tesorero que asigna el artculo 87 Atribuciones del Tesorero del Cdigo Municipal

3.7 rea de Receptora

Las funciones bsicas que se deben desarrollar para el logro y cumplimiento de las metas y objetivos trazados son las siguientes:

a. Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad en concepto de arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes y otros.b. Extender a los contribuyentes los comprobantes en su caso recibos y/o facturas correspondientes autorizados y sealados por la Contralora General de Cuentas y dems entidades, por las sumas que de ellos se perciba.c. Ejercer los controles necesarios para depositar diariamente en el sistema bancario los recursos financieros percibidos por diferentes conceptos.d. Trasladar al rea de contabilidad la documentacin de soporte de los ingresos percibidos, que permita elaborar las operaciones contables correspondientes.e. Llevar el control de los recibos y/o facturas correspondientes, autorizados por las dependencias de fiscalizacin y de recaudacin

3.8 rea de Fondo Rotativo


a. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores del servicio de tesorera.b. Verificar la informacin de los expedientes devengados de origen presupuestario y los pendientes de pago extrapresupuestario.c. Recibir los expedientes de devengados de origen presupuestario y los pendientes de pago extrapresupuestario y pagarlos de acuerdo a su naturaleza y monto.d. Administrar el sistema de Caja nica del Tesoro Municipal.e. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos.f. Administrar el Fondo Rotativo y en casos necesarios la Caja Chica de la Municipalidad y establecer normas para el manejo y control de los fondos rotativos de las unidades ejecutoras.g. Tomar acciones en la ejecucin de los embargos, mandatos judiciales o poderes.h. Controlar una mejor utilizacin de los saldos efectivos de las diferentes cuentas bancarias.i. Autorizar la apertura de cuentas bancarias cuando fuere necesario, para el manejo de fondos rotativos por parte de las dependencias municipales.j. Proporcionar informacin sobre los saldos diarios de caja.

3.8.1. Introduccin a la Gua de Uso del Fondo Rotativo

3.8.1.1. Objetivos

Es fin primordial el establecimiento de directrices que contemplen la implementacin de controles internos para el uso adecuado y eficaz del fondo otorgado a la Municipalidad de la Esperanza, Quetzaltenango.

a) Generales

Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del Fondo Rotativo de la Municipalidad La Esperanza, Quetzaltenango. Establecer la forma de entrega oportuna y rpida de montos destinados para el pago de gastos menores y urgentes de cancelar por compras, servicios y otros a travs de la aplicacin correcta y eficiente de la rendicin de cuentas. Minimizar la duplicidad de un mismo funcionario tanto en el proceso de autorizacin como en el desembolso del efectivo a utilizar en las compras realizadas.

b) Especficos

Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento de normas establecidas para el uso y manejo del Fondo Rotativo. Promover una herramienta til para el proceso de adquisiciones y ejecucin de pagos por medio del Fondo Rotativo. Mejorar el control sobre la documentacin soporte que es entregada para validar el desembolso del efectivo. Disminuir las posibles imposiciones econmicas en consecuencia de no acatar las directrices contenidas en el Manual De Administracin Financiera Integrada Municipal

3.8.1.2. Definiciones:

A continuacin se presentan una serie de trminos con su respectiva definicin que son importantes dentro del uso y manejo del Fondo Rotativo para su adecuada comprensin.

a) Fondo RotativoEs una disponibilidad de efectivo que sita la Unidad de Administracin Financiera a travs del rea de Tesorera, destinado para cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuanta, que por su naturaleza no pueden esperar el trmite normal.

b) EjecucinUtilizacin de los recursos que integran un fondo para realizar un gasto que la institucin necesite cubrir.

c) Liquidacin Es el momento en que se reintegra el dinero que se utiliz por gastos efectuados.

d) ReintegroEs la reposicin del fondo rotativo o de acuerdo con la programacin de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la emisin de pagos.

e) Servicios BsicosSon los gastos que agrupan las asignaciones destinadas a la adquisicin de servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad. Comprende servicios tales como: servicio telefnico, energa elctrica y agua, entre otros.

f) ComprasEs la adquisicin de bienes y/o servicios que realice la Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango, garantizando el abastecimiento de las necesidades requeridas en el momento preciso y las mejores condiciones de calidad y precio, a travs de la entrega inmediata de dinero o bien contrayendo una obligacin de pago.

g) ProveedorPersonas naturales o jurdicas que abastecen de bienes y/o servicios a la Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango, de acuerdo a las mejores ofertas que proporcionen para atender los requerimientos establecidos, en cuanto a calidad, cantidad y precio.

3.8.1.3. Caractersticas

El Fondo Rotativo tendr las siguientes caractersticas:

a) Constituye un fondo de dinero reintegrable, que se restablecer peridicamente hasta por el monto total de los documentos que amparen el gasto efectuado, y que no sobrepase el monto originalmente aprobado para el Fondo Rotativo.

b) Constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias, debiendo liquidarse al final de cada ejercicio o periodo anual.

c) Utilizado exclusivamente para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, por un monto relativamente reducido y por su naturaleza no pueden esperar el trmite normal.

d) El Fondo Rotativo No debe de exceder de un monto de Q 15,000.00

e) Todo gasto efectuado deber contar previamente con disponibilidad de asignacin presupuestaria.

f) Los documentos de soporte originales que respalden los listados de reposicin y liquidacin del Fondo Rotativo Interno, quedaran bajo la responsabilidad y resguardo del archivo del rea de contabilidad.

3.8.1.4. Normas y Leyes Aplicables

La presente gua contempla varios lineamientos, con el objeto de que se mantenga un adecuado manejo y liquidacin del Fondo Rotativo en la Municipalidad de La Esperanza, Quetzaltenango. Entre los cuales se mencionan:

Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal (MAFIM). Ley Orgnica del Presupuesto. Reglamento operativo para el Manejo de Fondo Rotativo y Caja Chica. Acuerdo Ministerial Nmero 06-98. Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto. Decreto Nmero 57-92 Ley de Contrataciones del Estado. Acuerdo Ministerial Nmero 06-98, del Ministerio de Finanzas Pblicas.

3.8.2. Gua del Manejo del Fondo Rotativo

Con el principal objeto del incrementar el control y aprovechamiento de los fondos asignados, con base a la normativa y caractersticas claves del fondo rotativo, se desarrollan diversos procedimientos los cuales se detallan a continuacin

Las guas se elaboraron y se presentan en base a las diferentes fases que se presentan derivado del manejo del efectivo estipulado al gobierno local.

3.8.2.1. Constitucin del Fondo Rotativo

Municipalidad la Esperanza, QuetzaltenangoProcedimiento No. 3

Unidad: Administracin FinancieraProcedimiento: 01No. De Pasos: 09Fecha: Hoja: 1/2

Nombre del Proceso:Apertura del Fondo Rotativo

Inicia: Jefe de la AFIM Finaliza: Encargado del Fondo Rotativo


1JEFE- AFIM-Revisa asignaciones presupuestarias y realiza anlisis del monto a solicitar.

2Elabora solicitud de constitucin del fondo rotativo y cajas chicas indicando los nombres de los responsables para su manejo, tramita la firma Vo.Bo. del Alcalde.

3ALCALDE MUNICIPALFirma Vo. Bo. La solicitud de constitucin del Fondo Rotativo.

4JEFE- AFIM-Recibe la solicitud firmada de Vo. Bo. , elabora proyecto de Acuerdo de constitucin de fondo rotativo y traslada al Concejo Municipal.



Nombre del Proceso:Apertura del Fondo Rotativo

Inicia: Jefe de la AFIM Finaliza: Encargado del Fondo Rotativo


5CONCEJO MUNICIPAL

Recibe proyecto de Acuerdo de constitucin de Fondo Rotativo, aprueba y entrega una certificacin del Acuerdo aprobado por el Jefe AFIM-

6JEFE- AFIMCon el Acuerdo aprobado, solicitud de fondo rotativo, traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y solicitud firmada y sellada.

7ENCARGADO DE CONTABILIDADRecibe solicitud e ingresa datos, en el sistema para la generacin del Comprobante nico de Registro (FRC) y traslada el expediente a Tesorera.

8ENCARGADO DE TESORERAEn el sistema aprueba el pago, imprime y entrega cheque al responsable del Fondo Rotativo.

9ENCARGADO DEL FONDO ROTATIVORecibe cheque y expediente e ingresa los datos del cheque a mdulo de Fondo Rotativo, cambia el cheque y resguarda el efectivo para compra menores


3.8.2.2. Flujo grama de la Apertura o Constitucin del Fondo Rotativo



Nombre del Proceso:Apertura del Fondo Rotativo Interno

Inicia: Jefe de la AFIM Finaliza: Encargado de Fondo Rotativo

Jefe de la AFIMAlcalde MunicipalConsejo MunicipalEncargadode ContabilidadEncargado de TesoreraEncargado de Fondo Rotativo

2Inicio

1345Final

7986

Fuente: Grupo 14, Prctica Integrada 2015. 3.8.2.3. Procedimiento para autorizacin de Compras por medio del Fondo Rotativo

Procedimiento No. 4


Nombre del Proceso:Adquisicin de Compras

Inicia: Interesado Finaliza: Auxiliar Financiero


1InteresadoElabora solicitud de pedido o compra de material o suministros, indicando el uso que se dar al mismo y tramita firma del jefe inmediato superior y administracin superior.

2Encargado de AlmacnRecibe solicitud, verifica la existencia del bien y certifica la inexistencia de los solicitado

3Encargado de Presupuesto Verifica la disponibilidad asignada en los renglones presupuestarios, codifica, firma y sella la solicitud.

4Encargado de Compras Recibe solicitud codificada, verifica los datos plasmados en dicha solicitud.

5Encargado de Fondo Rotativo Revisa la solicitud, para verificar si cumple con las normas creadas para el efecto

6Entrega al encargado de compras el efectivo a travs de un vale.

7Encargado de Compras Recibe efectivo, firma el vale. Realiza la compra o adquisicin del servicio, para al proveedor despus de que este le presta el servicio o le entrega el bien y solicita la factura respectiva, revisa que todos los datos estn correctos y traslada facturas al interesado

Procedimiento No. 4


Nombre del Proceso:Adquisicin de Compras

Inicia: Interesado Finaliza: Auxiliar Financiero


8Empleado Interesado

Revisa la factura y recibe los bienes, si est conforme razona y firma de aceptacin, solita a jefe inmediato el Vo.Bo. en la factura

9Devuelve documentacin al encargado de compras.

10Encargado de ComprasRecibe factura razonada, firmada y sellada, la adjunta a los documentos soportes de la compra y gestiona el ingreso al almacn

11Entrega el expediente de compra al encargado de caja chica y liquida el vale

3.8.2.4. Procedimiento de Reintegro para Fondo Rotativo

Municipalidad de la Esperanza, QuetzaltenangoProcedimiento No. 5

Unidad: Administracin Financiera Procedimiento: 06No. De Pasos: 08Fecha: Mayo 2015Hoja: 1/3

Nombre del Proceso:Reintegro Fondo Rotativo Interno

Inicia: Auxiliar Financiero Finaliza: Auxiliar Financiero


1Encargado del fondo

Ingresa al SICOIN las facturas pagadas y viticos cancelados de forma diaria. Posterior a la revisin de los expedientes de las compras efectuadas.

2Establece mediante un reporte auxiliar donde ingrese todas las compras efectuadas, y con este establecer el momento en que el fondo llega al 25% de utilizacin e inicia el proceso de liquidacin.


Elabora resumen de liquidacin, detallando por grupo de gastos y disponibilidad, llenando la forma denominada Liquidacin de caja chica. El resumen de gastos debe realizarse de forma diaria.


Firma el formulario de Liquidacin de caja chica, solicita la reposicin del efectivo al rea contable.






5Encargado de contabilidadRevisa el expediente y debe registrar en el Mdulo de Fondo Rotativo los datos de la liquidacin, posteriormente aprueba en el sistema y regulariza el gasto por fondo rotativo. Elabora la instruccin de pago en el sistema y traslada al encargado de Tesorera el expediente.

6Encargado de contabilidad

Debe de semanalmente revisar los expedientes individuales de compra de forma detallada.

7Encargado de TesoreraRevisa expediente y genera la orden de pago en el sistema, imprime el cheque y gestiona firmas del Tesorero y Alcalde.Posteriormente entrega en el sistema y fsicamente el cheque al encargado, elaborar un memorndum en donde conste la operacin descrita. Adicionalmente tanto el encargado de Tesorera como el de fondo rotativo almacenar la copia el Boucher.






8Encargado de fondo rotativoRevisa expediente e ingresa al Mdulo de Fondo Rotativo y registra el monto del cheque para actualizar la cuenta corriente el estado de situacin del fondo. Con el inicio del uso del fondo actualizar la integracin auxiliar y detallar los fondos otorgados.

3.8.2.5. Flujograma de Reintegro para Fondo Rotativo



Nombre del Proceso:Reintegro Fondo Rotativo


Encargado de FondoEncargado de ContabilidadEncargado de TesoreraTesorero-Alcalde

6757134Final82Inicio

3.8.3 SimbologaPara efectos de los flujo gramas se toma en consideracin la siguiente simbologa:

Inicio/FinalIndica el inicio y final de un procedimiento.

Operacin/TareaRepresenta la realizacin de una actividad u operacin relativa aun procedimiento.

Revisin/InspeccinCuando se examina o comprueba algo del trabajo que se ejecuta.

DecisinIndica cuando se debe continuar o no una accin. Es decir si se aprueba o no.

TrasladoPara una conexin con otra rea administrativa del mismo flujo.

ConectorRepresenta un enlace entre las partes del diagrama.

Archivo TemporalCuando una fase del procedimiento se detiene y luego se utiliza en otra accin.

Archivo DefinitivoCuando un archivo es definitivo se guarda o se detiene totalmente.

DocumentoRepresenta cuando se crea un documento, cheque, etc.

MultidocumentoRepresenta cuando se crean varios documentos, cheques, etc.

Conexin

3.9 rea de Prstamos y Donaciones.


a. Mantener los registros de la administracin de la deuda municipal.b. Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de endeudamiento y donaciones.c. Participar en la gestin y negociacin de las operaciones de endeudamiento y donaciones, de manera que se logren las mejores condiciones posibles para los objetivos de la Municipalidad.d. Programar el endeudamiento, as como el pago del servicio de la deuda y presentarlo para su incorporacin en la formulacin del presupuesto anual, en cada ejercicio fiscal, el cual ser aprobado por el Concejo Municipal.e. Participar en las negociaciones y contrataciones de prstamos de acuerdo con la legislacin vigente, en especial la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, el Cdigo Municipal, la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.f. Una vez contratado el financiamiento ingresarlo al mdulo de Endeudamiento Municipal y Donaciones del Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal.g. Llevar el registro actualizado de los desembolsos de la deuda municipal y donaciones, y deber iniciar los trmites administrativos para el pago de los servicios de la deuda.h. Preparar mensualmente la informacin sobre la deuda de la Municipalidad, que sta deber emitir a la Direccin de Crdito Pblico del Ministerio de Finanzas Pblicas, de acuerdo con el sistema, de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 115 del Cdigo Municipal, enviando copia de dicha informacin al INFOM.

Grafica No. 3Registro de Prstamos

Proyeccin de Amortizaciones e InteresesDestino y Proyeccin de DesembolsosGenerales y Respaldo Legal


1

instrumentos modificados - copia

Documents