Instrumentos grficos de planificacin y control

La Carta GanttLa Carta Gantt es un instrumento grfico consistente en una tabla de doble entrada en cuyascolumnas, hacia abajo, se anotan las actividades en orden cronolgico y en cuyas filas se marcanlos tiempos, de izquierda a derecha. Recibe su nombre de su creador, Henry Gantt, ingenieroindustrial mecnico estadounidense que desarroll este mtodo de planificacin grfica, y lodifundi entre los aos 1910 y 1915.

Es de uso generalizado al servicio de todas las actividades que requieren secuencias deacciones, como la construccin, la minera o la industria, entre otras, y es un instrumento auxiliardel Marketing, las ventas, los flujos de caja y muchsimos otros. Tiene gran utilizacin en eldesarrollo de proyectos y en todas las tareas administrativas.

Un ejemplo ilustrativo muy sencillo es el siguiente (haz clic en la imagen para conocer lainformacin en detalle).

Planificacin del tiempo

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Es importante sacarle a este instrumento el mayor provecho.

Para un mejor uso, es necesario adoptar las siguientes medidas:

Planificacin del tiempo

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A continuacin se presenta un ejemplo de una Carta Gantt para la organizacin de una reuninanual de personal de una empresa:

Organizacin de una reunin anual de personal de la empresa.

La realizacin de una reunin anual implica una gran cantidad de tareas que incluyen aspectos defondo, como objetivos y contenidos, otros administrativos, logsticos y financieros, como contratode local, adquisicin de pasajes, contrato de alojamientos, por slo nombrar algunos.Desarrollaremos la Carta Gantt del trabajo que deben realizar quienes se ocupen de los aspectosde fondo. Paralelamente se deben disear otras para quienes tienen a su cargo otros aspectos dela reunin.

Listado de actividades para abordar los aspectos de fondo:

Diseo de los objetivos generales y especficos de la reunin.Aprobar los objetivos generales y especficos.Diseo de los contenidos de la reunin.Aprobar los contenidos.Diseo de la metodologa que se emplear.Aprobar la metodologa.

Diseo de programa y cronograma de la reunin.Aprobar el programa de la reunin.Asignar tareas a expositores y moderadores.Organizar comisiones, plenarios y otras aplicaciones de la metodologa definida.

Disear informacin a distribuir y los materiales respectivos.Asignar tareas respecto de informacin y materiales a elaborar.Acopiar y revisar los materiales elaborados.Reproducir los materiales.

Planificacin del tiempo

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Carta Gantt sobre los aspectos de fondo de la reunin:

Planificacin del tiempo

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Mtodo PERTEl mtodo PERT es una tcnica que permite dirigir la programacin de un proyecto; consiste en larepresentacin grfica de una red de tareas que cuando son colocadas en cadena permitenalcanzar los objetivos del proyecto.Este mtodo fue diseado por la marina de Estados Unidos para coordinar el trabajo de millaresde personas que tenan que construir misiles con cabezas nucleares.

El grfico PERT consta de tareas y etapas:

Tareas: Se representan con una flecha, adems se le asigna a cada tarea un cdigo y unaduracin, sin embargo, la longitud de la flecha no depende de la duracin de la tarea.

Etapas: Determinacin del inicio y el final de la tarea. Cada etapa final es un rea de inicio de lasiguiente tarea. Las etapas, la mayora de las veces estn numeradas y representadas porcrculos, pero tambin hay casos que estn representadas con otras formas como cuadrados,valos, etc.

Estas verdaderas redes que se forman, permiten planificar y controlar el desarrollo de unproyecto, pero qu principios se deben seguir para dibujar una malla PERT?Principio de designacin sucesiva: cada punto debe ser designado con un nmero, pero estaaccin se realiza al final de haber determinado todas las acciones, en tanto no puede haberrepeticin de nmeros o una no-sucesin.

Principio de unicidad del estado inicial y final: se prohbe la existencia de ms de un puntofinal y un punto inicial, en cuanto debe existir slo una situacin de inicio y una situacin de final.

Principio de designacin unvoca: no pueden existir dos puntos que tengan los mismos finaleso principios dado que as se podra repetir una actividad.

Planificacin del tiempo

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A continuacin se muestra un ejemplo de malla PERT:

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