instructivo veedurías.pdf

CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA

GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

Código: ISRV_DTI_2011

Versión: 1.0

INSTRUCTIVO

SISTEMA DE VEEDURÍAS A LOS PROCESOS

DE SELECCIÓN Y CONTRATOS DEL ESTADO

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Elaborado

por: Liz Evelyn Palomino Rosas

Consultor – BID 06/01/2012

Revisado

por:

César Herrera Jiménez Área Atención Usuario

DTI

06/01/2012

Dario II Pacheco Roca Area de Desarrollo

DTI

Aprobado

por: Leoncio Rodríguez Manyari

Gerente del

Departamento de

Tecnologías de la

Información

07/01/2012

INSTRUCTIVO

SISTEMA DE VEEDURÍAS A LOS PROCESOS DE

SELECCIÓN Y CONTRATOS DEL ESTADO

Código:ISRV_DTI_2011 Versión: 1.0

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LA CONTRALORÍAGENERAL DE LA REPÚBLICA

ÍNDICE

1. Objetivo ................................................................................................................................................ 3

2. Alcance ................................................................................................................................................ 3

3. Responsabilidad ................................................................................................................................... 3

4. Descripcion del Instructivo ................................................................................................................... 3

4.1. Definiciones ................................................................................................................................. 3

4.2. Funciones del Módulo .................................................................................................................. 4

4.3. Roles del Módulo ......................................................................................................................... 4

4.4. Desarrollo del Módulo .................................................................................................................. 5

4.4.1 Inicio de Sesión ................................................................................................................ 5

4.4.2 Registro de Nuevo Proceso de Selección......................................................................... 5

4.4.3 Registro de Nuevo Proceso de Ejecución......................................................................... 7

4.4.4 Consultar Procesos .......................................................................................................... 8

4.4.5 Registrar Formato CCCE .................................................................................................. 9

4.4.6 Registro Formato CREP ................................................................................................... 9

4.4.7 Registro Formato Riesgo ................................................................................................ 10

4.4.8 Reportes ......................................................................................................................... 11

4.4.8.1 Reportes del Proceso de Selección ..................................................................... 11

4.4.8.1.1 Reporte de Listado de Procesos ............................................................ 11

4.4.8.1.2 Reporte de Listado de Riesgo ................................................................ 13

4.4.8.1.3 Reporte de Veedurías por Sector........................................................... 14

4.4.8.1.4 Reporte de Veedurías por Entidad ......................................................... 16

4.4.8.1.5 Reporte de Veedurías por Proy/Act ....................................................... 17

4.4.8.1.6 Reporte de Estado de Riesgos .............................................................. 18

4.4.8.1.7 Reporte de Distribución de Riesgos por Sectores.................................. 19

4.4.8.2 Reportes del Proceso de Ejecución Contractual .................................................. 20

4.4.8.2.1 Reporte de Riesgos por Contrato........................................................... 20

4.4.8.2.2 Reporte de Riesgos por Oficio ............................................................... 21

4.4.8.2.3 Reporte de Veedurías por Sector........................................................... 22

4.4.8.2.4 Reporte de Veedurías por Entidad ......................................................... 23

4.4.8.2.5 Reporte de Veedurías por Proy/Act ....................................................... 24

4.4.8.2.6 Reporte de Estado de Riesgos .............................................................. 26

4.4.8.2.7 Reporte de Riesgos por área de incidencia ........................................... 27

4.4.8.2.8 Reporte de Distribución de Riesgos por Sectores.................................. 28

4.4.9 Administración ............................................................................................. 29

5. Control de Cambios ........................................................................................................................... 30

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1. Objetivo

El presente documento se ha elaborado con la finalidad de contar con una herramienta que

permita guiar paso a paso a los usuarios -internos como externos- que usan el Sistema de

Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, en el registro tanto del

Proceso de Selección y el Proceso de Ejecución Contractual como el registro de riesgos.

2. Alcance

El presente instructivo está dirigido a todos los usuarios de las Unidades Orgánicas de la

Contraloría General de la República y Órganos de Control Institucional que tendrán acceso al

sistema y algunos usuarios externos con autorización de la gerencia responsable.

2.1 Límites del Instructivo

El presente instructivo presenta las siguientes limitaciones:

a. El instructivo se limita a todo lo comprendido al proceso del Sistema de Veedurías a

los Procesos de Selección y Contratos del Estado y no discute otros tipos de

procesos que se realizan en la DTI.

b. En el tiempo, a medida que el sistema sea modificado, se contemplará la

actualización de nuevas versiones del presente documento.

3. Responsabilidad

A continuación, se describen las responsabilidades que se desarrollan dentro del presente

instructivo, a seguir:

La comunicación y coordinación de las modificaciones y actualizaciones del presente

instructivo es responsabilidad del Departamento de Tecnología de la Información.

El Departamento de Gestión de Procesos es el responsable de custodiar, modificar,

comunicar e informar el instructivo actualizado.

4. Descripción del Instructivo

4.1. Definiciones

CGR

Contraloría General de la República.

UO

Unidad Orgánica.

CCCE

Cuadro de Conformación del Comité Especial.

CREP

Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas.

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SVPSCE

Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado.

4.2. Funciones del Módulo

El Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado tiene las

siguientes funciones:

a. Registrar los datos del Proceso de Selección.

b. Registrar los datos del Proceso de Ejecución Contractual.

c. Registrar los datos de los riesgos tanto del Proceso de Selección como de Ejecución

Contractual, la atención y seguimiento de los riesgos.

d. Para el usuario con perfil de administrador y supervisor le permitirá emitir reportes de

los registros de los procesos de selección y ejecución contractual y registro de los

riesgos.

4.3. Roles del Módulo

Administrador

El administrador puede realizar las acciones de:

- Consulta de lo registrado en el sistema.

- Emitir reportes que le servirán para la toma de decisiones y el

informe consolidado que se elabora de manera periódica.

- Habilitar un formato o eliminar un proceso a pedido del veedor o jefe

de OCI.

Supervisor

- El supervisor puede realizar las acciones de consulta de lo

registrado en el sistema.

- Emitir reportes.

Veedor

El veedor registra los datos generales y los formatos (CCCE, CREP y

Riesgos). Hay dos tipos de veedor: Veedor Interno (es un veedor que

pertenece a la CGR) y externo (veedor que no pertenece a la CGR).

Entre las acciones que puede realizar en el sistema son:

- Registrar datos generales del proceso de selección y del proceso

de ejecución contractual.

- Registrar los datos en el formato CCCE.

- Registrar los datos en el formato CREP.

- Registrar riesgos y la atención y seguimiento de riesgos.

Jefe de OCI El jefe de OCI puede realizar las mismas acciones del veedor.

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4.4. Desarrollo del módulo

4.4.1 Inicio de Sesión

- En “Entidad” colocar el código de la entidad y click en buscar.

- Si no es Jefe de OCI, quitar la selección “Soy Jefe de OCI” y en “Usuario” colocar el

código de usuario.

- En “Clave” colocar su contraseña de acceso.

- En “Ingrese código mostrado”, ingresar la imagen que se visualiza al lado izquierdo.

- Click en el botón “Ingresar”.

4.4.2 Registro de Nuevo Proceso de Selección

- Al ingresar un usuario podrá visualizar la siguiente pantalla:

- Si desea registrar un nuevo proceso de selección, de hacer click en “Procesos” y click en

Nuevo Proceso de Selección.

- Visualizará la siguiente pantalla, en donde registrará los datos del Proceso de Selección:

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- Al finalizar el registro hace click en Aceptar.

4.4.3 Registro de Nuevo Proceso de Ejecución

- Si desea registrar un nuevo proceso de selección, debe hacer click en “Procesos” y click

en Nuevo Proceso de Ejecución.

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- Visualizará la siguiente pantalla, en donde registrará los datos del Proceso de Ejecución:

- Al finalizar el registro hace click en Aceptar.

4.4.4 Consultar Procesos

- Si desea consultar, hacer click en “Procesos” y click “Consulta”.

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- Visualizará la siguiente pantalla, en donde consultará sobre los Procesos de Selección y/o

de Ejecución:

- Por default el “Tipo de Proceso” es Proceso de Selección, pero se puede seleccionar el

Proceso de Ejecución si se desea.

- Si se tiene el N° del Proceso se coloca el número en “N° Proceso” sino se deja en blanco.

- Hacer click en el botón de “Consulta”. Se visualizará la siguiente pantalla:

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- Si hacemos click en el botón “Nuevo” se visualizará la pantalla de ingreso de datos de un

nuevo proceso de Selección o de Ejecución según sea el caso.

- Si hacemos click en el botón “Editar” -previo debemos seleccionar el proceso a editar- y

se visualizará la pantalla de edición del proceso seleccionado.

4.4.5 Registrar Formato CCCE

- Al hacer click en el botón “Formato CCCE” se procede a llenar los datos del Formato de

Cuadro de Conformación del Comité Especial en la siguiente pantalla:

- Al finalizar el registro hace click en “Enviar formato a la CGR”.

4.4.6 Registrar Formato CREP

- Al hacer click en el botón “Formato CREP” se procede a llenar los datos del Formato de

evaluación de propuestas en la siguiente pantalla:

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4.4.7 Registrar Formato Riesgo

- Al hacer click en el botón “Formato Riesgo” se procede a llenar los datos del Formato de

Riesgos en la siguiente pantalla:

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- Luego se realiza el registro de atención de riesgos en la siguiente pantalla

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- Posteriormente se puede realizar el seguimiento en la siguiente pantalla

4.4.8 Reportes

- Hacer click en el menú principal en “Reportes”. Se visualizará la siguiente pantalla:

- Todo reporte tiene la opción de Imprimir (haciendo click en ) y de Exportar

(seleccionando en ).

4.4.8.1 Reportes del Proceso de Selección

- Hacer click en “Reportes Proc. Selección”. Se visualizará la siguiente lista de reportes:

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4.4.8.1.1 Reporte de Listado de Procesos

- Al hacer click en el reporte de “Listado de Procesos” se visualizará la siguiente

pantalla:

- Hacer click en el botón de , se visualizará la siguiente pantalla:

- Se hace click en Código y se digita el código de la entidad (sino se sabe el código se

puede seleccionar la descripción de la entidad, haciendo click en , se

visualizará lo siguiente: ).

- Se visualizará un detalle en donde seleccionará la entidad deseada haciendo click en el

código que se encuentra subrayado .

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- Si se desea hacer el filtro por proceso, se hace click en “N° de Proceso” y se ingresa

el número del proceso que desea visualizar.

- Se hace click en el botón de “Reporte”.

- Se visualizará el listado de Procesos por Entidad seleccionada en el filtro.

4.4.8.1.2 Reporte de Listado de Riesgo

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Selección/Listado de

Riesgos

- Al hacer click en el reporte de “Listado de Riesgo” se visualizará la siguiente pantalla:

- Hacer click en el botón de , se visualizará la siguiente pantalla:

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- Se hace click en Código y se digita el código de la entidad (sino se sabe el código se

puede seleccionar la descripción de la entidad, haciendo click en , se

visualizará lo siguiente: ).

- Se visualizará un detalle en donde seleccionará la entidad deseada haciendo click en el

código que se encuentra subrayado .


- Se visualizará el listado de Riesgos por Entidad seleccionada en el filtro.

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4.4.8.1.3 Reporte Veedurías por Sector

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Selección/ Veedurías por

Sector.

- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Sector” se visualizará la siguiente

pantalla:

- Los filtros de este reporte son:

1. Sector: Puede seleccionar la opción (TODOS) o algún sector en especial.

2. Fecha inicio: Selecciona la Fecha de inicio haciendo click en se visualizará la

siguiente pantalla: y selecciona la fecha.

3. Fecha Fin: Selecciona la Fecha de Fin haciendo click en se visualizará la

siguiente pantalla: y selecciona la fecha.

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- Se visualizará el reporte del porcentaje de veedurías por sector, mes y año para el

proceso de selección, según los filtros seleccionados.

4.4.8.1.4 Reporte de Veedurías por Entidad


Entidad.

- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Entidad” se visualizará la siguiente

pantalla:


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1. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los

reportes que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente.

2. Fecha Inicio: Para seleccionar la fecha de Inicio se procede de la misma manera

que los reportes que tienen el filtro de fecha de inicio, descritos anteriormente.

3. Fecha Fin: Para seleccionar la fecha de Fin se procede de la misma manera que

los reportes que tienen el filtro de fecha de fin, descritos anteriormente.


- Se visualizará el reporte del porcentaje de veedurías por entidad, mes y año para el

proceso de selección, según los filtros seleccionados.

4.4.8.1.5 Reporte de Veedurías por Proy/Act


Proy/Act.

- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Proy/Act” se visualizará la siguiente

pantalla:


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1. Actividad: Para filtrar por actividad se selecciona .

2. Proyecto: Para filtrar por proyecto se selecciona .


- Se visualizará el reporte veedurías por Actividad/Proyecto para el proceso de selección,

según los filtros seleccionados.

4.4.8.1.6 Reporte de Estado de Riesgos

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Selección/ Estado de Riesgos.

- Al hacer click en el reporte de “Estado de Riesgos” se visualizará la siguiente pantalla:


1. Entidad: Para seleccionar la entidad se procede de la misma manera que los reportes

que tienen el filtro de entidad, descritos anteriormente.

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- Se visualizará el reporte de porcentaje de riesgos mitigados y no mitigados para el

proceso de selección.

4.4.8.1.7 Reporte de Distribución de Riesgos por Sectores

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Selección/ Distribución de

Riesgos por Sectores.

- Al hacer click en el reporte de “Distribución de Riesgos por Sectores” se visualizará la

siguiente pantalla:

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- Se visualizará el reporte de distribución de riesgo por sectores para el proceso de

selección según los filtros seleccionados.

4.4.8.2 Reportes del Proceso de Ejecución Contractual

- Hacer click en “Reportes Proc. Ejecución Contractual”. Se visualizará la siguiente lista

de reportes:

4.4.8.2.1 Reporte de Riesgos por Contrato

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución Contractual/Riesgos

por Contrato.

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- Al hacer click en el reporte de “Riesgos por Contrato” se visualizará la siguiente

pantalla:




2. Contrato: Este filtro se puede dejar en blanco.


- Se visualizará el reporte de riesgos por proceso de ejecución.

4.4.8.2.2 Reporte de Riesgos por Oficio

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución Contractual/Riesgos

por Oficio.

- Al hacer click en el reporte de “Riesgos por Oficio” se visualizará la siguiente pantalla:

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2. Oficio de comunicación: Se ingresa el número de Oficio de comunicación.


- Se visualizará el reporte de riesgos por oficio de comunicación.

4.4.8.2.3 Reporte de Veedurías por Sector

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución

Contractual/Veedurías por Sector.

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- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Sector” se visualizará la siguiente

pantalla:


1. Sector: Puede seleccionar la opción (TODOS) o algún sector en especial.






- Se visualizará el reporte de porcentaje de veedurías por sector, año y mes para el proceso

de ejecución.

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4.4.8.2.4 Reporte de Veedurías por Entidad


Contractual/Veedurías por Entidad.

- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Entidad” se visualizará la siguiente

pantalla:


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- Se visualizará el reporte del porcentaje de veedurías por entidad, mes y año para el

proceso de ejecución, según los filtros seleccionados.

4.4.8.2.5 Reporte de Veedurías por Proy/Act


Contractual/Veedurías por Proy/Act.

- Al hacer click en el reporte de “Veedurías por Proy/Act” se visualizará la siguiente

pantalla:


1. Actividad: Para filtrar por actividad se selecciona .

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2. Proyecto: Para filtrar por proyecto se selecciona .


- Se visualizará el reporte veedurías por Actividad/Proyecto para el proceso de ejecución,


4.4.8.2.6 Reporte de Estados de Riesgos

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución Contractual/Estados

de Riesgos.

- Al hacer click en el reporte de “Estado de Riesgos” se visualizará la siguiente

pantalla:

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- Se visualizará el reporte de porcentaje de riesgos mitigados y no mitigados para el

proceso de ejecución, según los filtros seleccionados.

4.4.8.2.7 Reporte de Riesgos por área de Incidencia

- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución Contractual/ Riesgos

por área de incidencia.

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- Al hacer click en el reporte de “Riesgos por área de incidencia” se visualizará la

siguiente pantalla:




2. Área de Incidencia: Seleccionar el área de incidencia que requiera.


- Se visualizará el reporte de riesgos por área de incidencia para el proceso de ejecución,


4.4.8.2.8 Reporte de Distribución de Riesgos por Sectores

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- Hacer click en el menú principal Reportes/ Reportes Proc. Ejecución Contractual/

Distribución de riesgos por Sectores.

- Al hacer click en el reporte de “Distribución de riesgos por Sectores” se visualizará

la siguiente pantalla:







- Se visualizará el reporte de distribución de riesgos por sectores, según los filtros

seleccionados.

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4.4.9 Administración

- Hacer click en Administración/Mantenimiento

- Se visualizará la siguiente pantalla:

- En esta pantalla podrá habilitar el formato (Formato CCCE, Formato CREP, Formato

Riesgos) que soliciten que se requiera ser habilitado y eliminar el proceso que se requiera

ser eliminado.

5. Control de Cambios

En el siguiente cuadro podemos apreciar el control de cambios referente al presente

procedimiento:

Fecha Versión Sección/ Ítem Cambio Realizado

30/11/2011 00 Todas Versión Inicial

26/04/2012 01 Todas Versión Modificada

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