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Instructivo Solicitudes en línea Bienestar Universitario
Sistema de Información Académica
Universidad de Caldas
Instructivo Solicitudes en línea Bienestar Universitario
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Tabla de contenido Introducción ........................................................................................................................................ 2
1. Acceder al Sistema como Estudiante, sección Bienestar Universitario ...................................... 3
Paso 1: Acceder al SIA ................................................................................................................. 3
Paso 2: Iniciar Sesión de Usuario en el sistema .......................................................................... 5
Paso 3: Seleccionar el Rol de Estudiante. .................................................................................... 5
Paso 4: Acceder a Bienestar Universitario. ................................................................................. 7
2. Acceder a la Solicitud de Interés ................................................................................................. 8
Paso 1: Acceder a la solicitud ...................................................................................................... 8
Paso 2: Seleccionar el tipo de solicitud ....................................................................................... 8
Paso 3: Información de Interés y Validación del cumplimiento de Requisitos ........................... 9
3. Diligenciar la solicitud ............................................................................................................... 11
Paso 1: Iniciar Solicitud.............................................................................................................. 11
Paso 2: Diligenciar Solicitud ...................................................................................................... 12
4. Adjuntar Archivos (Documentos de la Solicitud) ...................................................................... 14
Paso 1: Revisar Listado de Documentos Exigidos...................................................................... 14
Paso 2: Seleccionar Documento a Cargar ................................................................................. 14
Paso 3: Cargar Archivo .............................................................................................................. 15
Paso 4: Consultar Archivos Cargados ........................................................................................ 16
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Introducción
El sistema de información académico SIA ofrecerá la posibilidad de diligenciar completamente
en línea, las solicitudes que se realizan para los programas de Bienestar Universitario de
Becas de Compensación, Subsidios de Alimentación y Residencias Universitarias, a
todos aquellos estudiantes interesados en presentarse dichas convocatorias.
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1. Acceder al Sistema como Estudiante, sección Bienestar
Universitario
Paso 1: Acceder al SIA
Desde el portal principal www.ucaldas.edu.co podrá acceder al Sistema de Información
Académico haciendo clic en el botón ubicado en la barra derecha llamado SIA Registro
Académico
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- Esta selección llevará al usuario a la página principal del SIA, la cual se muestra a
continuación:
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Paso 2: Iniciar Sesión de Usuario en el sistema
En la página principal del SIA, el estudiante deberá iniciar su sesión, ingresando sus datos de
acceso al sistema:
- Campo Usuario: Cedula
- Campo Contraseña: Clave de acceso SIA
Paso 3: Seleccionar el Rol de Estudiante.
Una vez la sesión de usuario es iniciada correctamente, el estudiante se encontrará con una
página de Bienvenida, a través de la cual podrá seleccionar el Rol bajo el que desea operar en
el sistema.
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Para este caso, el usuario deberá seleccionar el perfil Estudiante - Estudiante y deberá
seleccionar el programa correspondiente, en caso de pertenecer o haber pertenecido a varios
programas.
Si el estudiante solo ha pertenecido a un programa en la Universidad, el sistema lo
direccionará automáticamente a su página con solo realizar la selección del perfil.
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Paso 4: Acceder a Bienestar Universitario.
En la página del estudiante, este último debe seleccionar la pestaña Bienestar Universitario,
para poder acceder a la información y opciones, que de esta dependencia se ofrecen en el SIA.
En esta pestaña, de momento el estudiante encontrará una serie de opciones de ayuda, a
través de las cuales se podrá guiar en su proceso de diligenciamiento de las solicitudes de
Bienestar.
Y adicional a esto, encontrará la opción a través de la cual podrá dar inicio al diligenciamiento
en línea de dichas solicitudes.
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2. Acceder a la Solicitud de Interés
Paso 1: Acceder a la solicitud
Para acceder a los formularios web a través de los cuales se pueden tramitar las solicitudes en
línea, el estudiante deberá dar click en el enlace Acceder a las Solicitudes, tal y como se
muestra a continuación:
Paso 2: Seleccionar el tipo de solicitud
Una vez se haya ejecutado el paso 1, el estudiante podrá visualizar una vista resumen con la
información general y de contacto más relevante para el proceso y encontrará una lista de
selección en la cual deberá indicar el tipo de servicio o programa de Bienestar Universitario al
cual se desea presentar, tal y como lo muestra la imagen a continuación:
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Paso 3: Información de Interés y Validación del cumplimiento de Requisitos
Después de seleccionar el tipo de servicio, el sistema procederá a desplegar una información
relevante del proceso y a validar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el tipo
seleccionado:
A nivel de información relevante, se despliegan cuatro secciones, las cuales el estudiante
deberá leer con detenimiento con el objetivo de que este pueda conocer de manera detallada,
los alcances y requisitos de cada tipo de solicitud:
- Notas Importantes (En rojo en la imagen).
- Fecha de Presentación si es seleccionado como beneficiario del programa o
servicio (En azul en la imagen).
- Requisitos para acceder al subsidio (En naranja en la imagen).
- Documentos a Anexar (En Verde en la imagen).
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- Si el estudiante tiene requisitos pendientes por cumplir, el sistema mostrará el listado
de dichos requisitos pendientes tal y como se muestra a continuación:
- Si el estudiante cumple con todos los requisitos, el sistema desplegará un mensaje de
notificación del cumplimiento, mostrará una sección de términos y condiciones y
habilitará un botón que le permitirá al estudiante acceder al formulario web a través
del cual se podrá diligenciar la solicitud del tipo de servicio seleccionado.
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3. Diligenciar la solicitud
Paso 1: Iniciar Solicitud
Una vez seleccionado el tipo de solicitud y validado el cumplimiento de los requisitos, el
estudiante podrá iniciar el diligenciamiento en línea del tipo de solicitud seleccionada,
presionando click en el botón Solicitar Servicio
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Paso 2: Diligenciar Solicitud
Dependiendo del tipo de servicio seleccionado el sistema le cargará al estudiante un
formulario web, a través del cual se le solicitará al estudiante el diligenciamiento de los
campos requeridos para poder desarrollar el proceso de registro de la solicitud y
posteriormente selección de los beneficiarios.
El formulario cuenta con las siguientes opciones:
- Guardar: Permite almacenar la solicitud. Es importante que después de guardado el
formulario tenga presente el número de la solicitud que se le ha asignado.
- Reestablecer: Permite devolver el formulario a sus valores de carga por defecto.
- Inicio: Permite Regresar a la página en la cual se selección el tipo de servicio o
solicitud al que se desea acceder (Ver sección, paso 2).
- Consultar: Permite visualizar una vista resumen con todos los datos que se han
almacenado hasta el momento.
Dicha vista procede a mostrarse a continuación:
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Esta vista contiene las siguientes opciones:
- Notificación del estado del diligenciamiento de la solicitud: Permite conocer si la
solicitud ya fue diligenciada a totalidad o si aún faltan componentes por diligenciar.
Esta alerta del sistema siempre aparecerá en la parte superior izquierda
- Inicio: Permite Regresar a la página en la cual se selección el tipo de servicio o
solicitud al que se desea acceder (Ver sección, paso 2).
- Editar: Permite acceder al formulario de registro, para que se ingrese o actualice la
información de la solicitud.
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4. Adjuntar Archivos (Documentos de la Solicitud)
Paso 1: Revisar Listado de Documentos Exigidos
Si su solicitud exige anexar documentos soporte que permitan corroborar información
sensible reportada en la solicitud, el sistema ofrece dentro de cada una de las solicitudes que
así lo requieran, una sección de carga de archivos, que le permitirá al estudiante adjuntar
dicha documentación.
La sección de carga de archivos proporciona el listado de documentos que deben ser
adjuntados, informando cuales son de carácter obligatorios y de carácter opcional.
Paso 2: Seleccionar Documento a Cargar
Para hacer uso de la opción de carga de archivos, el estudiante deberá seleccionar el tipo de
documento a adjuntar, presionando click en el espacio redondeado que aparece al lado de la
descripción de cada documento. Debido a que el sistema solo acepta carga de archivos en
formato pdf, el sistema ofrece una opción de ayuda en la cual se ofrece un video ilustrativo
que indica cómo convertir una imagen en PDF.
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Paso 3: Cargar Archivo
Una vez se ha realizado la selección del documento a cargar, el estudiante debe presionar click
en el botón Seleccionar Archivo, para seleccionar desde su computador, el archivo que desea
cargar, tal y como lo muestra la siguiente imagen:
Una vez el archivo es escogido desde la pc del usuario, el nombre deberá aparecer al lado del
botón Seleccionar Archivo y se deberá presionar click en el botón Cargar Archivo, para
proceder a adjuntarlo a la solicitud. Mientras se carga el archivo en los servidores del SIA,
deberá aparecer un mensaje que indique que la carga se encuentra en curso y una vez esta ha
finalizado exitosamente, el sistema mostrará el Mensaje Documento Cargado con Éxito !!!
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Paso 4: Consultar Archivos Cargados
Cuando se ha finalizado la carga del archivo, este deberá aparecer listado en una grilla de
visualización de archivos cargados, tal y como la que se muestra a continuación:
Esta grilla de archivos cargados ofrece
los siguientes elementos:
- Fecha de Carga: fecha y hora en que se adjuntó el archivo a la solicitud.
- Ver Documento: Permite visualizar el archivo cargado
- Eliminar: Permite borrar el archivo que ha sido cargado en caso de que este requiera
ser cambiado o removido de la solicitud