OBJETIVO

Generar un instructivo claro y sencillo para replicar y asegurar la generacin de informes de

avance de ejecucin de los proyectos de PMO e inclusive cualquier tipo de proyecto que tenga

como base Microsoft Project.

ALCANCE

Generacin de informes comparativos para los tiempos de ejecucin durante la implementacin y

desarrollo de los proyectos que Daxa Colombia administrando, haciendo uso de la herramienta

ofimtica Microsoft Project.

DEFINICIONES

Microsoft Project: Herramienta ofimtica diseada por Microsoft para asistir en el desarrollo de

planes para asignacin de recursos a tareas, administrar presupuesto, llevar el seguimiento del

desarrollo de las tareas y analizar las cargas de trabajo, entre otras, permitiendo organizar y

controlar cualquier tipo de proyecto.

Cronograma base: Cronograma inicial de planeacin del proyecto, con el cual se estima la duracin

del proyecto y se controla el seguimiento de las tareas a implementar en un proyecto.

Linea base: Lnea de programacin que se utiliza para generar una fotografa en la cual se

identifica de forma visual los cambios de tiempos y las secuencias en que se ejecutan las tareas.

Cronograma de Seguimiento: Cronograma que a partir del cronograma base, se realizan las

diferentes actualizaciones de avance, reprogramacin de tareas y se controla el tiempo de la

ejecucin del proyecto.

RESPONSABLES

Oficina PMO y sus colaboradores

DESARROLLO

1. Generacin de cronograma base.

A partir de la reunin de Kick off y el contrato, se en listan las diferentes actividades que se van a

ejecutar para la implementacin del proyecto, programando a cada tarea un tiempo y un enlace

con las dems tareas (predecesoras y/o sucesoras) con el fin de crear una lnea de tiempo cerrada

para cada Sistema o grupo de actividades, permitiendo de esta manera definir un tiempo inicial y

final determinado.

Nota 1: En G/ se encuentra un cronograma base con actividades generales para implementar

cualquier tipo de proyecto de tecnologa que Daxa Colombia ofrece para infraestructura

Una vez generado el cronograma se debe agregar la columna de % completado, desplegando con

el botn derecho sobre las columnas la ventana de funciones rpidas, y seleccionando en la casilla

de agregar columna

De ella se despliega una nueva lista en la cual se selecciona el % completado

A hora se activa la plantilla de vista Diagrama Gantt de seguimiento, con el fin de activar la funcin

lnea de base, esta vista se encuentra en la ficha Tarea y la vista se selecciona de una lista

Una vez activada esta plantilla, se abre la ficha proyecto y se selecciona la casilla establecer

lnea base y se establece para tener la fotografa inicial planeada con la cual se puede verificar los

cambios de tiempos y de relacin de las actividades del cronograma.

Este cronograma actualizado, es el cronograma Base del proyecto (versin 0) el cual se debe

guardar y no ser modificado a futuro, ya que contra este cronograma se realizaran las

comparaciones para el informe de avance.

2. Cronograma de seguimiento.

A partir del cronograma base, se comienza a realizar el seguimiento de ejecucin del proyecto

guardando el cronograma base como un segundo archivo versin 1, este cronograma es el que se

utilizara para hacer el seguimiento y control del avance de las actividades del proyecto, indicando

el porcentaje completado en cada actividad.

3. Generacin de Informe comparativo de avance de obra

Para poder generar el informe comparativo se requiere del cronograma base y del cronograma de

seguimiento, para lo cual ambos se deben actualizar en el porcentaje avance a la fecha en la que

se requiere el presentar el informe.

1. Se actualiza el porcentaje de avance del cronograma de seguimiento de acuerdo al avance

real que se haya realizado hasta la fecha, incluyendo los cambios que haya a lugar en

cuanto a extensiones o reducciones de tiempo, redistribucin de tareas o reprogramacin

de tareas.

2. Ahora, pasamos al cronograma base y se actualizan todas las tareas del cronograma

automticamente hasta la fecha actual de la siguiente manera:

a. Se despliega la ficha proyecto y ubicamos el botn actualizar proyecto

b. Seleccionamos el botn Actualizar Proyecto desplegando la siguiente ventana

En esta ventana se selecciona la fecha a la cual se quiere llevar las tareas al 100% de su ejecucin,

en este caso la fecha actual del informe.

Esto actualiza todas las tareas del proyecto llevndolas al porcentaje de ejecucin que se debera

tener en esta fecha.

3. Teniendo los dos cronogramas actualizados y activos en el software, y desde el

cronograma de seguimiento, se selecciona la ficha proyecto y ubicamos el botn

comparar proyectos.

Seleccionamos este botn y se despliega la ventana comparar versiones de proyecto

En esta ventana se encuentra una lista desplegable en la que aparecen los cronogramas que estn

activos, y en la cual se selecciona el cronograma de seguimiento, sin embargo no es el nico

mtodo para realizar la seleccin, ya que tambin se puede ubicar el cronograma de seguimiento

desde el boton examinar de la ventana, y en el cual se despliegan las capetas de informacin del

usuario, por donde se debe ubicar el cronograma a comparar.

En esta ventana tambien se encuantra las tablas de taras que se quieren comparar para generar

diferentes tipos de informes comarativos, como costos, variaciones, etc.

Para nuestro propsito se selecciona Entrada (esta por defecto), con esto se genera un nuevo

cronograma el cual se llama por defecto informe de comparacin y nos muestra en una sola

ventana los tres cronogramas.

Para visualizar el informe comparativo se maximiza la venta de este cronograma y en l se pueden

revisar cada una de las programaciones que tienen las tareas, teniendo siempre en la primera

columna actual los datos del cronograma de seguimiento y la columna anterior los datos del

cronograma base y en la siguiente columna la diferencia entre estos dos datos.

Nota 2: los datos de la columna actual el software siempre los va a tomar a partir del

cronograma donde se realice el informe de comparacin, para mantener un estndar en estos

informes se recomienda que siempre se generen a partir del cronograma de seguimiento con el fin

de interpretar las cifras negativas como retrasos o perdidas del proyecto versus lo planeado

inicialmente.

4. De esta manera, se obtiene el informe comparativo de ejecucin del proyecto versus lo

planeado o esperado hasta la fecha, el cual se guarda como informe de ejecucin para

presentacin al cliente o a quien lo requiere, para realizar los anlisis pertinentes y tomar

las acciones necesarias para la continuidad del proyecto y logar el cumplimiento en los

tiempos acordados.