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INSTRUCTIVO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES

TRIBUTARIAS

Código: IN-GF-14-03

Versión: 1

Fecha Aprobación: 21/05/2015

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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP.

Fecha de Aprobación

21/05/2015

Control de Cambios

Fecha Descripción

Mayo de 2015 Creación del documento mediante Formato FT-MIC-03-04 del 21 de mayo de 2015

Firma de Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Especializado - Subdirección Administrativa

Financiera y de Control Interno Disciplinario - Contabilidad

Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno

Disciplinario

Representante de la Alta Dirección para el Sistema

Integrado de Gestión


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TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo ....................................................................................................................................... 3

2. Alcance ........................................................................................................................................ 3

3. Definiciones técnicas ................................................................................................................... 3

4. Referencias normativas ............................................................................................................... 4

5. Documentos de Referencia ......................................................................................................... 5

6. Metodología para la Preparación y Presentación de las Declaración de Retención en la Fuente - Impuestos Nacionales ....................................................................................................................... 6


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1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias por parte del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP en su calidad de agente retenedor, teniendo en cuenta el uso de los aplicativos dispuestos por las Administraciones de Impuestos, tanto nacionales como distritales, e igualmente ciñéndose a los calendarios tributarios dispuestos por las mismas para el cumplimiento de las obligaciones.

2. Alcance Desde que se lleva a cabo el proceso de causación de las obligaciones con terceros, que dan origen a las retenciones en la fuente por los distintos conceptos, hasta la generación de los libros auxiliares y formato de descuentos y retenciones del aplicativo: Sistema de Información Administrativo y Financiero – SIAFI de la entidad, mediante los cuales se resumen los descuentos por concepto de retenciones practicadas, constituyéndose en base para la consolidación, análisis, conciliación, preparación y presentación de las distintas declaraciones tributarias del Instituto.

3. Definiciones técnicas Agentes retenedores: El Estado colombiano, como medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto. Las personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de retención, y la norma señala expresamente quiénes son estos agentes. Causación contable:Contabilidad de causación es aquella contabilidad en la que los hechos económicos se registran en el momento en que suceden, sin importar si hay una erogación o un ingreso inmediato como consecuencia de la realización del hecho económico. La contabilidad por causación reconoce la realización de los hechos económicos en el momento mismo en que surgen los derechos o las obligaciones, sin llegar a esperar a que esos derechos y obligaciones se hagan efectivos. Declaración Tributaria:La declaración tributaria es un documento diseñado por la Administración Tributaria, donde el declarante del impuesto (renta y complementarios, impuesto industria y comercio, retención de impuesto industria y comercio ingresos y patrimonio, patrimonio, ventas, retención en la fuente, gravamen a las transacciones financieras, etc.) debe plasmar la información necesaria para poner en conocimiento de la Administración Tributaria, la ocurrencia de hechos que generan el tributo, cuantía y demás circunstancias imprescindibles para su correcta determinación y control. De conformidad con el artículo 746 del Estatuto tributario se consideran ciertos los hechos consignados en las declaraciones tributarias, en las correcciones a las mismas, siempre y cuando que sobre tales hechos, no se haya solicitado una comprobación especial, ni la ley la exija. Estatuto Tributario: En el Estatuto Tributario Nacional es un decreto Ley de carácter estatutario, en el que se encuentran las normas correspondientes al contenido de los impuestos de renta y complementarios, ventas, timbre y retención en la fuente, como también los procedimientos respectivos.

http://www.gerencie.com/la-contabilidad.html


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El Estatuto recoge y amplía los principios generales de la Constitución Nacional sobre esta materia, la cual es esencialmente compleja y extensa. Sus artículos definen términos, establece sujetos de los tributos y aclaran situaciones que surgen de su aplicación. Libro Auxiliar: Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros oficiales de contabilidad. Presentación y Pago: Las declaraciones se deben presentar dentro de los plazos que anualmente fija el Gobierno para cada una de las declaraciones tributarias, teniendo en cuenta el último dígito del NIT. Por regla general, su presentación y pago deberá realizarse en los bancos y demás entidades autorizadas para tal fin, ubicadas en la jurisdicción de la Administración correspondiente a la dirección del contribuyente, retenedor o declarante, según el caso, y se efectuará dentro los horarios ordinarios de atención al público señalados por la Superintendencia Bancaria. Cuando los bancos tengan autorizados horarios adicionales, especiales o extendidos, se podrán hacer dentro de tales horarios. Ello sin perjuicio de lo que se disponga acerca de la presentación electrónica de las declaraciones, según lo previsto en el artículo 579-2 del E.T.

Retención en la Fuente: La retención en la fuente es un sistema de recaudo mediante el cual la persona o entidad que realice un pago gravable a un contribuyente o beneficiario debe retener o restar de ese pago un porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto y consignarlo a favor de la administración tributaria.

La retención en la fuente no es un impuesto sino un mecanismo encaminado a asegurar, acelerar y facilitar a la administración tributaria el recaudo y control de los impuestos sobre la renta, ventas y timbre y el gravamen sobre transacciones financieras. De esta manera, se busca que el impuesto se recaude en lo posible, dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.

4. Referencias normativas Estatuto Tributario Nacional – Decreto Ley 624 de 1989 Ley 1607 de 2012 Decreto 214 de 2014 – Por el cual se modifica el Decreto 2972 de 2013 por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones. Resolución 114 de 2014 - Actualización del mecanismo digital Dian Estatuto Tributario Distrital – Decreto Distrital 807 de 1993, actualizado por el Decreto Distrital 422 de 1996 Resolución Distrital N° 025514 de 2014 - Personas naturales, jurídicas, consorcios, uniones temporales y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá.


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Resolución Distrital N°SDH-000417 de 2013 Por la cual se establecen los lugares, plazos y descuentos que aplican para cumplir con las obligaciones formales y sustanciales para la presentación de las declaraciones tributarias y el pago de los tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, DIB de la Secretaría Distrital de Hacienda.

5. Documentos de Referencia

Libros auxiliares

Reporte de descuentos y retenciones del Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera – SIAFI

Instructivos de los aplicativos DIAN – MUISCA y de la Secretaría Distrital de Hacienda, para la administración de los impuestos Nacionales y Distritales.

Declaraciones tributarias nacionales y distritales

Recibos oficiales de pago de los impuestos Nacionales

Órdenes de pago y comprobantes de egreso soporte de pago de las obligaciones tributarias


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6. Metodología para la Preparación y Presentación de las Declaración de Retención en la Fuente - Impuestos Nacionales

1. Para la preparación y presentación de la declaración mensual de retención en la fuente, se

deben generar los libros auxiliares correspondientes a las cuentas contables que de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública, acumulen el movimiento mensual por cuentas contables de cada uno de los conceptos de retención en la fuente que hayan tenido movimiento contable en el respectivo mes. Ej: Para la declaración mensual de retención en la fuente, el libro auxiliar debe contener el detalle de movimientos contables desde la subcuenta 243601 Salarios y prestaciones sociales, a la subcuenta 243690 Otras retenciones, así como el rango en tiempo según el período a declarar. Ej: 01/05/2014 al 31/05/2014, por tratarse de la declaración mensual de retención en la fuente del mes de mayo de 2014.

2. En el aplicativo SIAFI de contabilidad para llevar a cabo la impresión de los libros auxiliares se debe seguir la siguiente ruta: Menú Principal, Herramientas, Consultas e Informes, Categoría: Contabilidad, Libro Auxiliar (Abrir), diligenciando rango de fechas, cuenta inicial, cuenta final, consultar. Posteriormente se procede a imprimir y a guardar el archivo en la carpeta de Impuestos – Dian – Retención – Mes correspondiente.


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3. Posteriormente en el mismo aplicativo SIAFI paralelamente se procede a generar el reporte denominado descuentos y retenciones, desde el aplicativo de Tesorería. El cual consolida los descuentos realizados por los conceptos de retención seleccionados, haciendo las veces de formato de liquidación del pago en el aplicativo, de modo que Tesorería lo capture en el sistema y proceda con el correspondiente trámite de giro tesoral. La ruta para la generación del reporte a través del aplicativo es la siguiente: Menú principal, Finanzas, Tesorería, Comprobantes de Tesorería, Descuentos y retenciones (clic derecho, abrir, IDEP). En la parte superior izquierda se elige un documento nuevo y en el mismo se diligencian los datos de: Fecha, operación, fecha inicial, fecha final, beneficiario, justificación y finalmente se diligencian las casillas de dependencia y signatario. Y se da opción guardar, posteriormente se elige el icono de imprimir a través del cual se deja un soporte impreso del documento para el archivo del área, y se genera una impresión en formato PDF, la cual sirve de soporte para el giro correspondiente por parte del Área de Tesorería.

4. Una vez se verifique la coincidencia de la información del libro auxiliar, con el reporte de

descuentos y retenciones en cuanto a valores (bases y retenciones) y conceptos de retención en la fuente, se procede a registrar la declaración de retención en la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian: www.dian.gov.co. Autenticando el ingreso mediante el usuario y la contraseña asignados para el efecto.

http://www.dian.gov.co/


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Posteriormente se ingresa por el link de diligenciar y presentar, a través del cual se selecciona el formulario correspondiente a la retención en la fuente (350) y se procede a seleccionar el año de vigencia de la declaración y el mes a que pertenezcan los valores a declarar. Posteriormente se procede a diligenciar la información por cada uno de los conceptos de retención a declarar.


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Una vez diligenciadas las casillas de la declaración y confirmadas las sumatorias de los valores a declarar por cada uno de los conceptos de retención, se procede a generar el borrador, a efectuar el trámite de firmas con mecanismo digital de representante legal y contador, y finalmente a presentar la declaración. Finalmente una vez asignado el número de declaración por el sistema, esta se procede a generar en formato PDF, de modo que se pueda enviar vía correo electrónico para su pago a través de transferencia electrónica, por la entidad financiera y cuenta asignada para dicho fin.

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