instructivo para el diligenciamiento y presentacion del

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA CÓDIGO: ITGF01 VERSION: 02 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO FECHA: 25/08/2021 1 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso. INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO PROPIEDAD DEL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR La información aquí contenida es propiedad del INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR, por lo tanto, no debe reproducirse, exponerse o discutirse más allá del grupo a quien va dirigida. Al recibir este documento, el destinatario acuerda no reproducir o hacer esta información disponible en ninguna forma a personas que no estén directamente relacionadas y sean responsables de la evaluación de su contenido.

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Page 1: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO: ITGF01

VERSION: 02

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA: 25/08/2021

1 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL

FORMATO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO

PROPIEDAD DEL INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR

La información aquí contenida es propiedad del INSTITUTO NACIONAL PARA SORDOS INSOR, por lo tanto, no debe reproducirse, exponerse o discutirse más allá del grupo a quien va dirigida. Al recibir este documento, el destinatario acuerda no reproducir o hacer esta información disponible en ninguna forma a personas que no estén directamente relacionadas y sean responsables de la evaluación de su contenido.

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CUMPLIMIENTO

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2 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................... 3

3. NORMATIVIDAD .................................................................................................................... 3

4. ASPECTOS GENERALES .......................................................................................................... 3

4.1. Formato Certificado de Cumplimiento – Contrato de prestación de servicios

profesionales o de apoyo la gestión (Persona Natural o Persona Jurídica).................................. 3

4.2. Formato Certificado de cumplimiento – contratos / órdenes de compra y otros

distintos a Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión ............... 15

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1. OBJETIVO

Presentar las indicaciones adicionales que garanticen el correcto diligenciamiento de los formatos establecidos para el cobro por parte de los contratistas del INSOR: Certificado

de Cumplimiento – Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión (Persona Natural o Persona Jurídica) y Certificado de cumplimiento – contratos

/ órdenes de compra y otros distintos a Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión

2. ALCANCE

Este instructivo aplica para el diligenciamiento de los formatos:

Certificado de Cumplimiento – Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión (Persona Natural o Persona Jurídica) y Certificado de cumplimiento – contratos / órdenes de compra y otros distintos a Contrato de prestación de servicios

profesionales o de apoyo la gestión Debe ser aplicado por los contratistas y supervisores y/o interventores del INSOR.

3. NORMATIVIDAD

Estatuto Tributario.

Disposiciones legales vigentes sobre el régimen de seguridad social: Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, artículo 50 Control a la evasión de los recursos parafiscales. Ley

1562 del 11 de julio de 2012, Decreto 723 del 15 de abril de 2013, Decreto 1273 del 23 de julio de 2018, y demás normas que regulan la materia.

Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 “Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta

como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación” y demás normas

complementarias.

4. ASPECTOS GENERALES

4.1. Formato Certificado de Cumplimiento – Contrato de prestación de servicios

profesionales o de apoyo la gestión (Persona Natural o Persona Jurídica)

✓ El formato Certificado de Cumplimiento – Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión (Persona Natural o Persona Jurídica),

reemplaza el diligenciamiento de los siguientes documentos que se presentaban mensualmente:

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CUMPLIMIENTO

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1. FAB034 Informe de gestión administrativa y/o productos del contratista. 2. FOCT03 Formato Certificado de Cumplimiento.

3. Cuenta de Cobro (Artículo 616-2 del ET, establece que las personas naturales que vendan bienes o servicios pero que pertenezcan al régimen simplificado del IVA, no están obligados a expedir facturas de venta (con los

requisitos del artículo 617 del ET) ni documentos equivalentes a factura de venta (ver artículo 616-1 del ET y el Decreto 1165 de 1996).

4. Excel Formato de rentas. 5. Excel Cálculo avance del contrato.

✓ Todas las casillas resaltadas con color azul son para el diligenciamiento del Contratista y las resaltadas en verde le corresponde su revisión y complementos

al Supervisor del Contrato.

Total de pagos

Pago Final

Ciudad Fecha de presentación(dd-mm-año)

Nombres ó Razón Social: Identificación:

Teléfono

Mes

En caso de fracción

indicar el número de

días a pagar

Fecha del contratoFecha de acta de

inicio:

Desde Hasta

Firma del

Supervisor:

INFORMACIÓN DEL CONTRATO

Fecha de terminación

(Se debe tener en cuenta las

prórrogas, si hay lugar a ello)

CÓDIGO:

VERSIÓN:

PROCESO GESTION FINANCIERA

FORMATO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO - CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN (PERSONA NATURAL O PERSONA JURIDICA)

Correo electrónico

Dependencia / Grupo:

FECHA:

Pago No:NO

INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATISTA / EJECUTOR

Cédula de Ciudadanía

Firma del Contratista:

2.

OBLIGACION CONTRACTUAL VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL SUPERVISOR

No Contrato

Mes a pagar o

fracción de mes a

pagar:

OBJETO DEL CONTRATO

Responsabilidad del Contribuyente

DIAN

ACTIVIDADES INICIADAS Y/O

REALIZADAS EN ESTE PERIODO

(Indicar fechas de realización)

SOPORTES O EVIDENCIAS DE CADA

ACTIVIDAD

1.

Novedades del

periodo a pagar

AVANCE DE LAS OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATO

3.

4.

6.

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4.

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FECHA:

5 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

✓ Cuando corresponda registrar valores, estos deber ser aproximados a pesos

colombianos (no expresar valores en centavos y registrar los valores sin con comas ni puntos).

A continuación se indica como diligenciar el documentos formato “Certificado de cumplimiento – Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión

(Persona Natural o Persona Jurídica)”

INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATISTA

• Dependencia o grupo: Seleccione el grupo o dependencia a la cual pertenece. • Pago No: Seleccione el número del pago que está cobrando. Ejemplo: Un contrato

que inicia en enero y cobra enero se marcaría Pago No. 1.

• Total de pagos: Seleccione el número total de pagos de su contrato. Tener en cuenta

que en la mayoría de los contratos para el mes de diciembre se estipulan dos pagos (primer pago del 01 al 15 de diciembre y un pago del 16 al 31 de diciembre), es este

caso en diciembre se cuenta con dos pagos. Ejemplo: Un contrato que inicia en enero y finaliza en diciembre 31, se marcaría en Total de pagos 13.

Nota: Si su contrato presenta adiciones y prorrogas en valor y tiempo ajustar el número de total de pagos establecidos, para el mes en que se

protocolice la modificación.

• Pago Final: Se marca SI cuando se va a cobrar el último cobro o cuando haya terminación anticipada o cesión de contrato, para los demás cobros marque NO.

• Ciudad: Mencionar la ciudad de ejecución del contrato.

• Fecha de presentación (dd-mm-año): Corresponde a la fecha en la que se presenta el formato certificado de cumplimiento, se debe diligenciar esta casilla de acuerdo con el modelo establecido es decir Día/Mes/Año.

• Nombres o Razón Social: Registrar el nombre y apellidos completos, tratándose

de personas naturales o razón social, tratándose de personas jurídicas. • Identificación: Seleccione el tipo de identificación y registre el número del

documento de identificación del contratista.

• Teléfono: Indicar el número de teléfono de contacto del contratista sea teléfono fijo o celular

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FECHA:

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• Correo electrónico: En esta casilla escriba su dirección de correo electrónico para recibir notificaciones de alguna novedad realizada a su cuenta de cobro; recuerde

este es el canal de comunicación del Grupo financiero.

INFORMACIÓN DEL CONTRATO

• No Contrato: Diligencie el número de su contrato el cual aparece en el clausulado

del anexo del contrato. Ejemplo: 001-2021.

• Mes a pagar o fracción de mes a pagar:

Mes a pagar: Corresponde al mes a pagar, ejemplo el contratista está cobrando el mes de enero entonces debe registrar enero.

En caso de fracción indicar el número de días a pagar: Para periodos que no sean completos sino proporcionales, se debe registrar el número de días a pagar.

Nota: Tener en cuenta lo estipulado en la mayoría del clausulado de los contratos, esto es:

-) El valor a pagar está establecido en mensualidades. -) El cálculo de los días a pagar, tratándose de fracción de mes, se debe

dividir en 30 días y multiplicar por el número de días ejecutados. -) El mes calendario, para el cálculo de la fracción es de 30 días.

• Fecha de contrato: Corresponde a la fecha de aceptación por parte del ordenador

del gasto en SECOP II, esta información puede ser consultada por cada contratista

en esta plataforma. Ejemplo el contrato fue aceptado en SECOP el día 15 de enero de 2021 entonces en esta casilla se debe registrar 15/01/2021.

• Fecha de acta de inicio: Corresponde a la fecha establecida en el acta de inicio firmada por el supervisor. Ejemplo el contrato fue aceptado en SECOP el día 15 de

enero de 2021, no obstante, el acta de inicio fue registrada el 18 de enero de 2021, se debe registrar en esta casilla 18/01/2021.

• Fecha de terminación: Indicar la fecha de terminación del contrato de acuerdo con el plazo de ejecución establecido en el contrato, esta fecha es la del día del

vencimiento del plazo del contrato (Se debe tener en cuenta las prórrogas, si hay lugar a ello). Ejemplo si el contrato finaliza el 31 de diciembre de 2021 se debe

registrar 31/12/2021.

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FECHA:

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• Responsabilidad del Contribuyente DIAN: Esta casilla es desplegable y se debe seleccionar de acuerdo con el recuadro del RUT “Responsabilidades, Calidades y

Atributos”, acorde a la clasificación que corresponda del contratista. Las opciones de clasificaciones son las siguientes:

• Responsabilidad 13 - Gran Contribuyente • Responsabilidad 47 - Régimen simple de tributación

• Responsabilidad 48 - Impuesto sobre las ventas • Responsabilidad 49 - No responsable de IVA

Ejemplo:

• Novedades del periodo a pagar: Esta casilla es desplegable. Si para el pago que está cobrando no hay novedades se selecciona “Sin novedades”. Si por el contrario existe alguna novedad se selecciona la opción que corresponda con la situación

presentada:

• Terminación anticipada: Se debe diligenciar la casilla “Hasta” (Día/Mes/Año). • Suspensión de contrato: Se debe indicar el periodo de suspensión diligenciando las

casillas “Desde” y “Hasta” (Día/Mes/Año). • Cesión de contrato: Se debe indicar el nombre del cesionario e indicar el periodo de

cesión diligenciando las casillas “Desde” y “Hasta” (Día/Mes/Año).

OBJETO DEL CONTRATO

• Objeto del contrato: Escriba el Objeto Contractual de manera fiel al que se

menciona en el contrato suscrito con la Entidad.

AVANCE DE LAS OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATO

• Obligación contractual: Escriba una a una las obligaciones específicas que se menciona en el contrato.

• Actividades iniciadas y/o realizadas en este periodo: Describa el detalle de

cada una de las actividades realizadas de la obligación específica, indicando las fechas

de realización.

• Soportes o Evidencias de cada actividad y su ubicación:

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

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(i) En este espacio se debe señalar el soporte o evidencia de cada actividad relacionada en la columna anterior.

(ii) Actividad sin soporte o evidencia no será tenida en cuenta por la imposibilidad de verificarla.

(iii) En este espacio se debe indicar la ubicación y/o la ruta de cada evidencias-

• Verificación de cumplimiento del supervisor: En este espacio el supervisor debe

documentar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales, debe indicar que verificó las actividades y la existencia de las evidencias relacionados por el contratista, así mismo, puede dejar las observaciones que estime pertinentes, Art.

83 y 84 Ley 1474 de 2011.

• Firma del Contratista: El contratista debe registrar su firma. • Firma del Supervisor: El supervisor debe registrar su firma.

DECLARACION JURAMENTADA ANEXOS Y DEDUCCIONES DEL CONTRATISTA

• Declaración juramentada anexos y deducciones del contratista: En esta

sección, el contratista debe relacionar en los campos a diligenciar la siguiente información.

- Indicar el número de la planilla de la seguridad social sobre el cual adjunta el pago.

- Indicar el mes del periodo de cotización de salud, pensión y ARL sobre el cual se adjunta el pago.

- Indicar el número de contrato de prestación de servicios suscrito con el Instituto

Nacional para Sordos-INSOR. (Esto solo aplica para personas naturales).

PARA EFECTOS DE DISMINUIR BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE A TITULO DE RENTA (Art. 387 E.T) SOBRE LOS VALORES COBRADOS, SE ADJUNTAN LOS

SIGUIENTES DOCUMENTOS:

• Planilla Estado PAGADO (A) Aportes Salud Pensión ARL: Esta casilla es desplegable. Se debe indicar si está adjuntando o no la planilla de la seguridad social. Se aclara que, en el único caso en donde se puede colocar la opción NO es cuando

corresponde al primer pago dado que puede presentar los certificados de afiliación de salud, pensión y ARL vigentes y que se encuentre en estado ACTIVO.

• Certificado de afiliación seguridad social: Esta casilla es desplegable y aplica

únicamente para el primer pago. Sólo debe adjuntar los certificados de afiliación en

caso de no adjuntar la planilla.

• Indique la modalidad de la presentación de la planilla de seguridad Social durante la ejecución del contrato: Esta casilla es desplegable. Actualmente existen dos modalidades para el pago de la seguridad social, de acuerdo con lo

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establecido en el decreto 1273 de 2018 que contempla el cambio de pago vencido, por lo anterior el contratista puede seleccionar la modalidad para pago sea anticipado

o vencido y así mismo presentar la planilla PAGADA (Se sugiere NO cambiar la modalidad durante el plazo de ejecución del presente contrato).

Se precisa que el contratista debe cumplir con el pago correspondiente al valor del 40% del valor del contrato, es decir si el contratista escoge la modalidad vencida

durante el plazo de ejecución del contrato, el contratista en el último pago del contrato debe allegar la planilla del mes anterior y la planilla del mes a cobrar con el pago correspondiente al 40% del valor del pago a cobrar.

• Factura: Esta casilla es desplegable. Si el contratista tiene en su RUT en la casilla

“Responsabilidades, Calidades y Atributos”, la obligación “Responsabilidad 48 - Impuesto sobre las ventas”, quiere decir que cumple con las directrices de la Dian y debe generar la factura electrónica que cumpla con los requisitos del Artículo 617 del

estatuto tributario y remitirlas al correo de [email protected], a fin de que MHCP-SIIF Nación

valide y la remita al supervisor para su aprobación. El supervisor verifica aprueba e imprime para adjuntar al presente formato y radicación con demás soportes en Orfeo.

• Es pensionado: Esta casilla es desplegable. Se debe indicar si es pensionado o no.

Las casillas de: Certificado de dependientes con anexos, Certificado por préstamo para adquisición de vivienda (Año anterior), Comprobante de pago mensual de

Medicina Prepagada, Certificado de cuentas de ahorro y pago de aporte mensual para fomento de la construcción -AFC y/o Pensiones Voluntarias, Entidad a consignar los valores correspondientes a Pensiones voluntarias o AFC y Valor a descontar por AFC

o Pensiones Voluntarias (Indique el valor en números) están relacionadas con las deducciones tributarias para disminuir la base de retención en la fuente, al respecto

se precisa: La retención en la fuente acorde a la tabla del art 241 del Estatuto Tributario, inicia

en 95 UVT (Unidad de Valor Tributario). El valor de la UVT se actualiza en cada vigencia. Como ejemplo para el 2021, cada UVT es el equivalente a $36.308 pesos

con lo cual, 95 UVT como punto de partida de una base gravable que se va incrementando según el ingreso, implica que a los contribuyentes les harán retención en la fuente sobre $3.450.000 pesos de su ingreso. Se trata entonces de que para

los empleados o contratistas con salarios u honorarios mensuales superiores a $5.053.861, serían los sujetos a esta retención.

Se debe considerar que ese valor de salarios u honorarios se depura con los valores pagados por la cotización obligatoria a pensiones, a salud, a solidaridad, y el 25 %

ciento de la renta laboral.

Los documentos para presentar, con el fin de acceder a las deducciones tributarias deben ser actualizados a más tardar el 1 de abril de cada vigencia. Y para contratos que inicien en enero o que se actualicen en cualquier mes posterior, se deben señalar

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

10 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

“SI” en la casilla correspondiente y anexar los documentos pertinentes, en caso contrario se señala “NO” o “No aplica”, según corresponda.

• Certificado de dependientes con anexos: Esta casilla es desplegable. Se debe

marcar SI en los siguientes casos sólo si cumple con lo establecido:

- Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad y dependan

económicamente del contribuyente, anexar Registro Civil de nacimiento. - Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre

contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en

instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no

formal debidamente acreditados por la autoridad competente, anexar Certificación semestral de pago matrícula expedida por la respectiva entidad educativa y cédula de ciudadanía del dependiente.

- Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentran en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos, anexar certificación de

Medicina Legal, de la EPS o de cualquier institución idónea habilitada en el Registro Nacional de Salud y cédula de ciudadanía.

- El cónyuge o compañero (a) permanente del contribuyente que se encuentre en

situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientos sesenta (260) UVT, certificada por contador público (anexar

Certificación anual de Contador Público, tarjeta profesional, certificado de antecedentes y cédula de ciudadanía del dependiente), o por dependencia

originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, anexar certificación de Medicina Legal, de la EPS o de cualquier institución idónea habilitada en el Registro Nacional de Salud y cédula de ciudadanía.

- Los padres y hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a

doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público (anexar Certificación anual de Contador Público, tarjeta profesional, certificado de antecedentes y cédula de ciudadanía del dependiente), o por dependencia

originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, anexar certificación de Medicina Legal, de la EPS o de cualquier institución

idónea habilitada en el Registro Nacional de Salud y cédula de ciudadanía.

• Certificado por préstamo para adquisición de vivienda (Año anterior):

Esta casilla es desplegable. Se debe marcar SI en los siguientes casos sólo si cumple con lo establecido:

Certificación expedida por la entidad financiera en donde consta el pago del crédito hipotecario, y los intereses corrientes pagados durante el año inmediatamente

anterior (2020).

• Comprobante de pago mensual de Medicina Prepagada: Certificación expedida por la entidad correspondiente donde conste el valor pagado por este concepto durante el año inmediatamente anterior.

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

11 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Certificado de cuentas de ahorro y pago de aporte mensual para fomento de

la construcción -AFC y/o Pensiones Voluntarias: En caso de solicitar deducciones por concepto de AFC o pensiones voluntarias debe marcar esta casilla SI de lo contrario marque NO.

Es importante adjuntar la certificación de la entidad correspondiente donde se indique

el número de la cuenta AFC o de la pensión voluntaria.

• Entidad a consignar los valores correspondientes a Pensiones voluntarias o

AFC: Indique la entidad financiera donde será consignado el valor de la AFC o de la pensión voluntaria

• Valor a descontar por AFC o Pensiones Voluntarias: (Indique el valor en

números): Indicar el valor a descontar por concepto de AFC o pensiones voluntarias.

• Certificación de pago de parafiscales (personas jurídicas): Cuando la

contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación

expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el

respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato o al mes que se está cobrando. En el evento en que la sociedad no tenga

más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

SI - NO

• Como contratista persona natural, he vinculado dos (2) o más trabajadores o contratistas asociados a la actividad: Si como contratista vinculó dos o más

trabajadores o contratistas asociados a la actividad marque SI de lo contrario marque NO.

• Mis ingresos como contratista del Estado superan las 4.000 UVT: Si sus ingresos en la vigencia anterior como contratista superaron las 4.000 UVT marque SI

de lo contrario marque NO. • Soy responsable de Facturación Electrónica: Si es responsable de facturación

electrónica marque SI de lo contrario marque NO.

• Como persona natural solicito la aplicación de una tarifa de retención en la fuente superior de acuerdo al parágrafo 3, Art 383 del Estatuto tributario, la cual se solicita sea aplicada a partir del mes siguiente a la presentación de

esta cuenta de cobro: Relacionar el valor del porcentaje adicional de retención en la fuente solicitado.

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

12 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Firma del Contratista: El contratista debe indicar el nombre completo, correo personal y numero de cedula y debe registrar la firmar, en señal de aprobación de la

información registrada en el formato bajo la gravedad de juramento.

INFORMACIÓN FINANCIERA DEL CONTRATO O CONVENIO

Estas casillas están relacionadas con la información financiera del contrato o convenio. Los valores se registran sin puntos o comas y en pesos, no se registran centavos. Las

casillas para diligenciar corresponden a:

• Valor a pagar en este mes: Está conformada por las siguientes casillas:

- Valor antes de IVA: En esta casilla se debe registrar el Valor antes IVA escriba en

números el valor mensual de los honorarios que está cobrando sin incluir centavos. - IVA: Si el contratista en la casilla “Responsabilidad del Contribuyente DIAN”

seleccionó la responsabilidad “Responsabilidad 48 - Impuesto sobre las ventas”,

debe registrar en esta casilla el valor del IVA, de lo contrario marque 0. - Valor Total: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA y en el valor total

corresponde a la suma del valor antes de IVA más el valor del IVA.

• Valores pagados meses anteriores: Estas casillas corresponden a los valores pagados a la fecha. Cada vez que se realiza un pago se diligencia la casilla correspondiente al número del pago que ya fue realizado.

Ejemplo: Si se va cobrar el pago No 3, las casillas de valores pagados que deben ir

diligenciadas a la fecha son la del pago correspondiente al No. 1 y al pago No. 2. Recuerde el valor que es objeto de la cuenta de cobro que presenta aún no se le ha

pagado por tal razón no debe diligenciar la casilla correspondiente a ese pago. En el caso del primer pago estas casillas no se diligencian, se dejan en blanco. Si es

responsable de IVA, se debe incluir el valor incluido IVA.

• Valor inicial contrato: Escriba en números el valor de su contrato, esta información

corresponde al valor estipulado en su contrato.

• Adición (en el caso de que aplique): En esta casilla escriba en números el valor de la adición, sólo sí el contrato tuvo una adición, de lo contrario marque en esta casilla 0.

• Reducción (indicar el valor mencionado en el acto administrativo): En esta

casilla escriba en números el valor de la reducción, sólo si tuvo reducción en el contrato indique el valor, de lo contrario marque en esta casilla 0.

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

13 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

Las reducciones solicitadas posterior al primer pago, deben ser relacionadas en esta casilla. Esta información debe ser validada con el Supervisor que es quien realiza el

trámite ante el área financiera.

• Valor Total: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA y es la sumatoria del

valor inicial más el valor de la adición en los casos que aplique menos la reducción si aplica, de lo contrario será el valor inicial.

• Total Ejecutado: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA y es la sumatoria

de los valores pagados a la fecha (valor a pagar en este mes más los valores pagados

de meses anteriores).

• Saldo: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA y es el resultado de tomar

el valor total de su contrato menos el total ejecutado.

• Porcentaje de Ejecución física: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA

y corresponde al porcentaje de ejecución física del contrato, esto es el cálculo del tiempo de ejecución transcurrido desde el inicio del contrato hasta el mes a cobrar.

• Porcentaje de Ejecución presupuestal: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA y corresponde al porcentaje de ejecución presupuestal, esto es dividir

el valor total ejecutado sobre el valor total del contrato.

VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO Y DEMÁS OBLIGACIONES

Cálculo para contratistas de aportes obligatorios al sistema de seguridad social integral-SGSSI (salud, pensión, Arl) mínimos sobre el pago mensual: En este cuadro las

siguientes casillas se calculan de manera AUTOMÁTICA:

- IBC 40% valor pago - Salud

• Pensión

• Arl • FSP

• Total

Las casillas que se deben diligenciar son las siguientes:

- Tarifa de riesgos laborales, de acuerdo con la tarifa de riesgos laborales aplicada

a su contrato, seleccione la tarifa de riesgos. - Valores pagados, con base en la información de la planilla de autoliquidación de

aportes, registre los pagos realizados a salud, pensión y ARL y FSP, recuerde que estos valores no pueden ser inferiores al valor calculado anteriormente, esta casilla es de diligenciamiento MANUAL.

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

14 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

NOTA: Después de diligenciar las casillas de valores pagados verifique que en cada una de las casillas quede en esta CUMPLE, de lo contrario revise la información registrada o

si el pago quedó por un valor inferior correspondiente al periodo de pago debe realizar el ajuste en el operador e indicar el valor total pagado.

• Nombre de la entidad a la que se le hace el aporte: Con base en la información de la planilla de autoliquidación de aportes, registre los nombres de las entidades a

las que se les realiza el aporte, esta casilla es de diligenciamiento MANUAL.

• Periodo de pago: Seleccione el periodo de pago de la planilla de autoliquidación de

aportes.

• Certificación del Supervisor: En este espacio el supervisor debe consignar las

constancias que corresponden a verificaciones necesarias previo a autorizar el pago a que haya lugar. Las certificaciones 1 y 2 deben ser marcadas con SI para tramitar

los pagos en cualquier contrato, la tercera constancia debe ser marcada con SI para autorizar el pago, sólo en los casos en los que hay equipo de trabajo. La primera certificación, corresponde a la verificación del cumplimiento contractual y

de las condiciones establecidas para el pago.

La segunda certificación, corresponde a la verificación del aporte de los soportes que acreditan el cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social

integral (afiliación y pago). Como medida adicional de prevención, en armonía con el último inciso del numeral 6 del Manual de Interventoría y Supervisión, se incluye una constancia acerca de que el supervisor realiza de forma esporádica y aleatoria

"validaciones para corroborar la afiliación y los aportes, esto sin perjuicio de la responsabilidad directa y exclusiva que el contratista tiene por la veracidad,

completitud y consistencia de los soportes que aporta como evidencia de cumplimiento de sus obligaciones con el sistema de seguridad social integral". Considerando que esta constancia es importante para mitigar riesgos frente a

incumplimientos o faltas de veracidad de los soportes que acreditan el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, se recomienda que

el supervisor en ejercicio de su función y debida diligencia, adopte medidas para realizar dichas verificaciones adicionales, esporádicas y aleatorias y que deje constancia de las mismas en sus papeles de trabajo y trazabilidad de la supervisión,

así mismo, es recomendable que dichas constancias obren en el expediente contractual como parte de la trazabilidad de debida diligencia del supervisor.

La tercera certificación, sólo es aplicable en aquellos casos en que el contratista dentro de su oferta y/u obligaciones contractuales se comprometió a tener para la

ejecución del contrato personal o equipo de trabajo. En tal caso, los soportes que aporte el contratista deben acreditar expresamente que las personas que conforman

el equipo de trabajo para la ejecución del contrato están debidamente afiliadas y los aportes correspondientes a ellos están al día. Tal situación debe ser verificada por el supervisor y como resultado de ello, éste debe marcar con X la declaración de que

SI realizó dicha verificación.

Page 15: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

VERSION:

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA:

15 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Observaciones Adicionales: En esta casilla el Supervisor debe registrar aquella información aclaratoria adicional que considere pertinente. Ejemplo: Cuando un

contratista tiene en su Registro Presupuestal de Compromiso vinculado más de un rubro presupuestal o recurso, el Supervisor en la Certificado de Cumplimiento debe especificar porque rubro presupuestal se le debe pagar al Contratista. Ó Para

contratistas con más de un contrato, se debe detallar en este espacio el Registro Presupuestal de Compromiso o recurso a afectar y el valor correspondiente.

• Por lo anterior, autorizo el pago por valor de:

- Valor con IVA incluido: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA - Valor en letras: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA

• Firma del supervisor, nombre del supervisor, cargo y cédula de ciudadanía:

El supervisor debe indicar el nombre completo, cargo y numero de cedula y debe

registrar la firma, en señal de aprobación de la información registrada en el formato y del cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

4.2. Formato Certificado de cumplimiento – contratos / órdenes de compra y

otros distintos a Contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo la gestión

Pago No: Total de pagos:

Valor a pagar: Pago Final

Ciudad

Nombres ó Razón Social: Identificación:

Teléfono

No. Contrato(orden de compra y/o

otros)

Fecha de suscripción 1/01/2021 Fecha de inicio:

SOPORTES O EVIDENCIAS DE

CADA ACTIVIDAD VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL SUPERVISOR

Fecha de presentación

(dd-mm-año)

Plazo de Ejecución:

Nombre

CÓDIGO:

VERSIÓN:

Responsabilidad del Contribuyente

DIAN

Correo electrónico

Contratista/beneficiario

para notificaciones

Integrantes Unión temporal o

consorcio (Si aplica)

Dependencia / Grupo:

FECHA:

PROCESO GESTION FINANCIERA

FORMATO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO -

CONTRATOS /ORDENES DE COMPRA Y OTROS

DISTINTOS A CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES O

DE APOYO A LA GESTIÓN

INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATISTA / EJECUTOR

NO

INFORMACIÓN DEL CONTRATO / ORDEN DE COMPRA Y/O OTROS

1/01/2021

Fecha de terminación

(Se debe tener en cuenta las

prórrogas, si hay lugar a ello)

11 meses y 30días

31/12/2021

ParticipaciónNit/CC

OBJETO DEL CONTRATO/ORDEN DE COMPRA Y/U OTROS

DESCRIPCIÓN DE LA COMPRA DE BIENES, SERVICIOS U OTRA ACTIVIDAD A LA QUE CORRESPONDE EL PAGO

Novedades del

periodo a pagar

1

2

3

4

DESCRIPCIÓN

Page 16: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

VERSION:

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA:

16 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

INFORMACIÓN BÁSICA DEL CONTRATISTA / EJECUTOR

• Dependencia o grupo: Seleccione el grupo o dependencia a la cual pertenece. • Pago No: Seleccione el número del pago que está cobrando. Ejemplo: Un contrato

que inicia en enero y cobra enero se marcaría Pago No. 1.

• Total de pagos: Seleccione el número total de pagos del contrato, acorde a las condiciones contractuales.

Nota: Si el contrato presenta adiciones y prorrogas en valor y tiempo ajustar el número de total de pagos establecidos, para el mes en que se protocolice la modificación.

• Pago Final: Se marca SI cuando se va a cobrar el último cobro o cuando haya

terminación anticipada o cesión de contrato, para los demás cobros marque NO. • Ciudad: mencionar la ciudad de ejecución del contrato

• Fecha de presentación (dd-mm-año): Corresponde a la fecha en la que se

presenta el formato certificado de cumplimiento, se debe diligenciar esta casilla de acuerdo con el modelo establecido es decir Día/Mes/Año.

• Nombres o Razón Social: Registrar los nombres o o razón social, acorde a la

información del RUT.

• Identificación: Seleccione el tipo de identificación y registre el número del

documento de identificación del contratista. • Teléfono: Indicar el número de teléfono de contacto del contratista sea teléfono fijo

o celular

• Correo electrónico Contratista / beneficiario para notificaciones: Escriba la dirección de correo electrónico para recibir notificaciones de alguna devolución realizada; recuerde este es el canal de comunicación del Grupo financiero.

• Integrantes Unión temporal o consorcio (si aplica): Relacione los nombres,

números de identificación y porcentaje de participación, de cada una de las entidades que conforman la Unión Temporal o Consorcio, para los casos que aplique.

INFORMACIÓN DEL CONTRATO / ORDEN DE COMPRA Y/O OTROS

• No Contrato (orden de compra y/u otros): Diligencie el número del contrato, orden de compra y/u otros, el cual aparece en el clausulado del anexo del contrato. Ejemplo: 001-2021.

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

VERSION:

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA:

17 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Fecha de Suscripción: Corresponde a la fecha de aceptación por parte del ordenador del gasto en SECOP II, esta información puede ser consultada por cada

contratista en esta plataforma. Ejemplo el contrato fue aceptado en SECOP el día 15 de enero de 2021 entonces en esta casilla se debe registrar 15/01/2021.

• Fecha de inicio: Esto corresponde a la fecha de inicio a cobrar, ejemplo va a cobrar completo el mes de enero entonces su fecha inicial seria 01/01/2021 o si inicio el 18

de enero entonces la fecha inicial 18/01/2021, se debe relacionar de acuerdo con el modelo establecido es decir Día/Mes/Año.

• Fecha de terminación (Se debe tener en cuenta las prórrogas, si hay lugar a ello): Indicar la fecha de terminación del contrato de acuerdo con el plazo de

ejecución establecido en el contrato, esta fecha es la del día del vencimiento del plazo del contrato (Se debe tener en cuenta las prórrogas, si hay lugar a ello).

• Responsabilidad del Contribuyente DIAN: Esta casilla es desplegable y se debe seleccionar de acuerdo con el recuadro del RUT “Responsabilidades, Calidades y

Atributos”, acorde a la clasificación que corresponda del contratista. Las opciones de clasificaciones son las siguientes:

- Responsabilidad 13 - Gran Contribuyente - Responsabilidad 47 - Régimen simple de tributación

- Responsabilidad 48 - Impuesto sobre las ventas - Responsabilidad 49 - No responsable de IVA

• Novedades del periodo a pagar: Esta casilla es desplegable. Si para el pago que

está cobrando no hay novedades se selecciona “Sin novedades”. Si por el contrario

existe alguna novedad se seleccione la opción que corresponda con la situación presentada:

- Terminación anticipada - Suspensión de contrato

- Cesión de contrato

OBJETO DEL CONTRATO/ORDEN DE COMPRA Y/U OTROS

• Objeto del contrato: Escriba el Objeto Contractual de manera fiel al que se

menciona en el contrato suscrito con la Entidad.

DESCRIPCIÓN DE LA COMPRA DE BIENES, SERVICIOS U OTRA ACTIVIDAD A LA QUE CORRESPONDE EL PAGO

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

18 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Descripción: Describa el detalle de cada una de las actividades realizadas por el contratista en cumplimiento de sus obligaciones contractuales y que son sujetas a

cobro en el presente periodo.

• Soportes o Evidencias de cada actividad y su ubicación:

(i) En este espacio se debe señalar el soporte o evidencia de cada actividad relacionada en la columna anterior.

(ii) Actividad sin soporte o evidencia no será tenida en cuenta por la imposibilidad

de verificarla. (iii) En este espacio se debe indicar la ubicación y/o la ruta de cada evidencias-

• Verificación de cumplimiento del supervisor: En este espacio el supervisor debe

documentar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales, debe

indicar que verificó las actividades y la existencia de las evidencias relacionados por el contratista, así mismo, puede dejar las observaciones que estime pertinentes, Art.

83 y 84 Ley 1474 de 2011

INFORMACION DEL PAGO AUTORIZADO

• Factura Electrónica/cuenta de Cobro No.: Registrar el número de la factura o

cuenta de cobro presentada por el contratista. Al respecto se recuerda los requisitos de factura electrónica acorde al Artículo 617 del estatuto tributario y que las mismas

deben ser remitidas por el supervisor al correo de [email protected], a fin de que MHCP-SIIF Nación valide y las devuelva nuevamente al supervisor para su aprobación. El supervisor

verifica aprueba e imprime para adjuntar al presente formato y radicación con demás soportes en Orfeo.

• Fecha de expedición: Registrar la fecha de expedición de la factura o cuenta de

cobro.

• Valor antes de IVA: Registrar el valor antes de IVA, copiado fielmente de la

información de la factura o cuenta de cobro. • IVA: Registrar el valor del IVA, copiado fielmente de la información de la factura o

cuenta de cobro.

• Total a pagar: Registrar la sumatoria del valor antes de IVA, más el IVA y debe corresponder al valor total a pagar acorde a la información de la factura o cuenta de cobro.

• No. De Registro Presupuestal/RP: Relacionar cada uno de los Registros

Presupuestales de Compromiso asociados al contrato, especificando por cada uno de ellos su valor, el valor de los pagos efectuados con cargo al mismo y se liquidará de manera automática el saldo RP.

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA:

19 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

• Informe financiero ejecutado: Los cálculos de esta casilla son automáticos y muestra la sumatoria de los valores de los registros presupuestales, los valores de

anticipos girados, los valores pagados en periodos anteriores, el valor a pagar en este periodo, el saldo y el porcentaje de ejecución.

DOCUMENTOS ENTREGADOS

• Documentos entregados: Marcar los documentos que se anexan al formato, esto

es:

- Factura Electrónica, tratándose de grandes contribuyentes, responsables de

IVA ó pertenecientes al régimen simple de tributación, ó - Cuenta de Cobro, tratándose de No responsables de IVA y

- La Certificación de pago de parafiscales (personas jurídicas): se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados

mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se

hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato o al mes que se está cobrando. En

el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

AUTORIZACION DE PAGO POR PARTE DEL SUPERVISOR

• Autorización de pago por parte del Supervisor: Esta casilla se calcula de manera AUTOMÁTICA, con base en la información de la factura electrónica o cuenta de cobro diligenciada previamente.

• Certificación del Supervisor: En este espacio el supervisor debe consignar las

constancias que corresponden a verificaciones necesarias previo a autorizar el pago a que haya lugar. Las certificaciones 1 y 2 deben ser marcadas con SI para tramitar los pagos en cualquier contrato, la tercera constancia debe ser marcada con SI para

autorizar el pago, sólo en los casos en los que hay equipo de trabajo.

La primera certificación, corresponde a la verificación del cumplimiento contractual y

de las condiciones establecidas para el pago.

La segunda certificación, corresponde a la verificación del aporte de los soportes que acreditan el cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral (afiliación y pago). Como medida adicional de prevención, en armonía con el

último inciso del numeral 6 del Manual de Interventoría y Supervisión, se incluye una constancia acerca de que el supervisor realiza de forma esporádica y aleatoria

"validaciones para corroborar la afiliación y los aportes, esto sin perjuicio de la responsabilidad directa y exclusiva que el contratista tiene por la veracidad,

completitud y consistencia de los soportes que aporta como evidencia de

Page 20: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

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CUMPLIMIENTO

FECHA:

20 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

cumplimiento de sus obligaciones con el sistema de seguridad social integral". Considerando que esta constancia es importante para mitigar riesgos frente a

incumplimientos o faltas de veracidad de los soportes que acreditan el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, se recomienda que el supervisor en ejercicio de su función y debida diligencia, adopte medidas para

realizar dichas verificaciones adicionales, esporádicas y aleatorias y que deje constancia de las mismas en sus papeles de trabajo y trazabilidad de la supervisión,

así mismo, es recomendable que dichas constancias obren en el expediente contractual como parte de la trazabilidad de debida diligencia del supervisor.

La tercera certificación, sólo es aplicable en aquellos casos en que el contratista dentro de su oferta y/u obligaciones contractuales se comprometió a tener para la

ejecución del contrato personal o equipo de trabajo. En tal caso, los soportes que aporte el contratista deben acreditar expresamente que las personas que conforman el equipo de trabajo para la ejecución del contrato están debidamente afiliadas y los

aportes correspondientes a ellos están al día. Tal situación debe ser verificada por el supervisor y como resultado de ello, éste debe marcar con X la declaración de que

SI realizó dicha verificación.

• Observaciones Adicionales: En esta casilla el Supervisor debe registrar aquella

información aclaratoria adicional que considere pertinente. Ejemplo: Cuando un contratista tiene en su Registro Presupuestal de Compromiso vinculado más de un

rubro presupuestal, el Supervisor en el Certificado de Cumplimiento debe especificar porque rubro presupuestal o recurso se le debe pagar al Contratista. O Para

contratistas con más de un contrato, se debe detallar en este espacio el Registro Presupuestal de Compromiso o recurso a afectar y el valor correspondiente.

De igual manera se sugiere registrar información detallada de los anticipos que se hayan girado y se estén descontando en la presente cuenta.

• Firma del supervisor, nombre del supervisor, cargo y cédula de ciudadanía:

El supervisor debe indicar el nombre completo, cargo y numero de cedula y debe

registrar la firmar, en señal de aprobación de la información registrada en el formato y del cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

• Firma del Representante legal, nombre del Representante legal, cédula de

ciudadanía y correo electrónico: El Representante legal debe indicar el nombre

completo, numero de cedula, correo electrónico y debe registrar la firma, en señal de aprobación de la información registrada en el formato y del cumplimiento de las

obligaciones contractuales.

CONTROL DE CAMBIOS

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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO:

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACION DEL FORMATO CERTIFICADO DE

CUMPLIMIENTO

FECHA:

21 Este documento es propiedad del Instituto Nacional para Sordos, prohibida su reproducción sin previo aviso.

Versión Cambio Fecha y acta de

aprobación

01 Documento nuevo 11/06/2021

02 Actualización novedades del periodo a pagar 23/08/2021

CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaboró

Sandra Milena Sandoval

Ena Luz Espitia

Revisó

Ingry Socha Ortíz

Gicella del Portillo

Aprobó: Carolina Ramos

Castellanos

Cargo: Contratista Financiera Cargo:

Coordinadora Financiera Contratista OAPyS

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Fecha: 23/08/2021 Fecha: 23/08/2021 Fecha: 23/08/2021

Firma: Firma: Firma: