INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN

APS-ALM-PR001-AN02

Rev.: 0

Ed.: 0

Fecha: 29/07/2013

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CODIFICACIÓN

En el presente instructivo, se establece un CRITERIO DE CODIFICACIÓN de bienes,

único con el cual se identificarán los bienes, materiales y/o servicios. Quedando

establecido de la siguiente manera:

XX - XX - XXXXXXX

A: Corresponde a dos (02) dígitos alfa del Departamento. Por ejemplo: Un material o

Bien que sea del departamento de Mantenimiento, se le colocará MA.

B: Corresponde a dos (02) dígitos alfa de la Categoría. Por ejemplo, continuando con el

ejemplo anterior, se menciona la categoría de “Repuestos”, que pertenece al

departamento de Mantenimiento, entonces se le agrega las letras: RE.

C: Corresponde a siete (07) dígitos alfa, numéricos, u alfanuméricos, que nacen de su

número de parte de producto. Por ejemplo continuando, con los ejemplos anteriores,

entonces, un producto cuyo número de parte es: 67327012143, su código

correspondiente es:

MARE7021223 (1)

A B C

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Este código carece de comas (,), paréntesis (()), guiones (-), entre otros. Se escriben

consecutivamente, sin separación alguna.

En aquellos casos, en que el material posea un número de parte menor a siete (07)

dígitos, se deben agregar tantos ceros (0) a la izquierda se requieran, hasta completar

los 07 espacios establecidos, por ejemplo, un producto cuyo número de parte sea:

6I0738 Repuesto Caterpillar, su código será:

MARE06I0738 (2)

En los casos, en que el producto, tenga un número de parte, superior a siete (07)

dígitos, se deben tomar para su código, los 07 últimos dígitos, tal como se consideró en

el ejemplo (1).

En aquellos casos, en que no se les identifique algún número de parte, se empleará, un

número correlativo, de acuerdo a la aparición de éstos en el inventario. Por Ejemplo: un

tornillo de diámetro 1 ½”, se le codificará de la siguiente manera, RESPETANDO QUE

LOS ULTIMOS 07 DIGITOS SON DEL NUMERO DE PARTE:

MARETORN112 (3)

Dónde:

MA: Mantenimiento (departamento)

RE: Repuesto (Categoría)

TORN: Tornillo (4 Primeras letras del Nombre y evitar añadir 000 a la izquierda)

112: 1 ½ (diámetro del tornillo). Para el código de las herramientas, se empleará este

mismo criterio.

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Cabe destacar, que en todos los departamentos de: Servicios Generales (SG),

Artículos de Higiene, Equipos Informáticos, Salud y Seguridad, Herramientas y

Equipos, y Construcción, se manejará la figura del número correlativo, para cada uno

de sus tipos, ya que muchos de estos, manejan el código de barras, y no un número

de parte definido. En el Caso del Departamento de Transportación y Maquinaria

Pesada, éste código será definido por el departamento de mantenimiento.

En el siguiente recuadro, se sintetiza la nomenclatura de los departamentos, categorías

y tipos, y como deben EMPLEARSE para codificar:

NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN

DEPARTAMENTOS CATEGORIAS CODIGO (REFERENCIAL)

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS (HE) HERRAMIENTAS (HR) HEHRXXXXXXX

EQUIPOS MENORES (EM) HEEMXXXXXXX

MOBILIARIO DE OFICINA (MO)

ESCRITORIO Y MESAS DE CONF MOMO0000010 (A)

SILLAS MOMO0000020 (A)

ESTANTES MOMO0000030 (A)

REFRIGERADORES NEVERAS MOMO0000040 (A)

HORNOS MOMO0000050 (A)

ARTICULOS DE HIGIENE (AH)

ESCOBAS RASTILLOS AHAH0000010 (A)

PAPELERAS CESTAS AHAH0000020 (A)

DETERGENTES DESENG AHAH0000030 (A)

PAPEL HIGIENICO AHAH0000040 (A)

VASOS AHAH0000050 (A)

AGUA POTABLE AHAH0000060 (A)

MANTENIMIENTO (MA) CONSUMIBLES (CO) MACOXXXXXXX (*)

REPUESTOS (RE) MAREXXXXXXX (**)

ARTICULOS DE OFICINA (AO)

ESCRITORIO (ES) AOESXXXXXXX (A)

PAPELERIA (PA) AOPAXXXXXXX (A)

ESCRITURA (EC) AOECXXXXXXX (A)

CONSTRUCCIÓN (CO) MATERIALES DIRECTOS (MD) COMDXXXXXXX (A)

MATERIALES INDIRECTOS (MI) COMIXXXXXXX (A)

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NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN

DEPARTAMENTOS CATEGORIAS CODIGO (REFERENCIAL)

EQUIPOS INFORMATICOS (EI) EQUIPOS (EQ) EIEQXXXXXXX (A)

ACCESORIOS (AC) EIACXXXXXXX (A)

TRANSPORTE Y MAQUINARIAS

DETERMINADO POR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

SALUD Y SEGURIDAD (SS)

IMPLEMENTOS (IM) SSIMXXXXXXX (A)

EQUIPOS (EP) SSEPXXXXXXX (A)

MEDICINAS (MD) SSMDXXXXXXX (A)

SERVICIOS GENERALES (SG)

TELEFONIA (TE) SGTEXXXXXXX (A)

MANTENIMIENTO (MN) SGMNXXXXXXX (A)

SEGURIDAD E HIGIENE (SH) SGSHXXXXXXX (A)

INFRAESTRUCTURA (IF) SGIFXXXXXXX (A)

HOSPITALARIOS (HO) SGHOXXXXXXX (A)

LEYENDA:

(*) Solo en el caso de los consumibles, tipo Filtro, se identificaran con el número de parte Donaldson,

debido a las múltiples equivalencias que tiene. En el caso que el filtro no tenga, número de parte en

Donaldson, se le colocará su número de parte original, ya sea Caterpillar, Komatsu, John Deere; Case, y

el elemento se ingresará como equivalencia de dicho número de parte original.

(**) Al igual que todo elemento siempre debe respetar los 07 dígitos disponibles. No importando que su

número de parte contenga símbolos alfa y números. Cuando sea (>7) se le colocarán los 7 últimos dígitos

del número de parte; En cambio cuando sea menor (<7) se le añadirán (000) ceros a su izquierda hasta

completar el espacio.

(A) Como en estas categorías poseen varios tipos, y existe una variedad significativa, se les colocara el

correlativo a partir del digito 6, quedando el 7 digito disponible, para considerar ya sea la marca, o la

calidad. Por ejemplo: AOPA0000012

(AO) (PA) (000001) (2)

Dónde: (AO) Articulo de Oficina - (PA) Papelería, (000001) su número correlativo ocupando 6 dígitos

mientras que el digito 7, con el número (2), hace referencia a la marca.

En los casos que se desee obviar la marca, para simplificar el inventario, se mantienen los correlativos en

el último digito.