instructivo de uso para el convenio marco de …...nuevo convenio marco para la adquisición de...

Dirección General de Administración

de Bienes y Contratación Administrativa

Página 1 de 51

Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y

Escolar 1. Propósito

Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del

nuevo Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar 2010LN-000002-

CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras Públicas Gubernamentales –

Compr@RED.

2. Alcance

El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar una

compra utilizando el convenio marco indicado anteriormente, accediendo a las diferentes

pantallas de acuerdo con el detalle que más abajo se explica. Las particularidades del convenio

marco se establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso.

3. Documentos Relacionados

Nº Nombre del Documento Código

1. No Aplica No Aplica

4. Definiciones Comprared: Sistema de Compras Públicas Gubernamentales.

5. Responsabilidades

Proveedor Institucional. [PI].

Analista Contrataciones. [AC].

Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS].

Jefe de Programa. [JP].

Oficial Presupuestal. [OP].



Página 2 de 51

De acuerdo a la Directriz DGABCA-009-2012 emitida el 04 de julio del presente año, en la cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar, se resume lo siguiente: 1- Las empresas adjudicadas son:

Muebles Crometal S.A. Metalica Imperio S.A. ACOFI Acondicionamiento de oficinas S.A. Compañía Leogar S.A.

2- Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las

cuales suman en total 80, divididas en mobiliario de oficina con 69 opciones de

negocio y en mobiliario escolar con 11 opciones de negocio; el listado detallado se las

ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede

revisar el catálogo electrónico en compr@Red para obtener la información.

3- El plazo de entrega para mobiliario de Oficina es el siguiente:

Modalidad de Entrega en Almacén de la Entidad: Los tiempos de entrega para órdenes

de pedido que emita la Administración no podrán ser superiores a los siguientes

plazos:

REGIONES MONTOS DEL PEDIDO PLAZO DE ENTREGA

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢5.000.000,00 15 días hábiles

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢5.000.000,00 o

igual ¢11.000.000,00

25 días hábiles


igual ¢17.000.000,00

35 días hábiles

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢17.000.000,00 40 días hábiles

Modalidad de Retiro en Almacén del Proveedor: Esta modalidad aplicará para

todas las órdenes de compra hasta un 30% del monto establecido por el

proveedor como tope máximo de compra en su oferta.



Página 3 de 51

REGIONES MONTOS DEL PEDIDO TIEMPO DE RETIRO

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢1.500.000,00 5 días hábiles


igual ¢3.300.000,00

8 días hábiles


igual ¢5.100.000,00

10 días hábiles

Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢5.100.000,00 15 días hábiles

4- El plazo de entrega para mobiliario Escolar es el siguiente:

Compañía Leogar S.A.

TIPO DE

MOBILIARIO

CANTIDAD POR

UNIDAD

PLAZO DE ENTREGA

DIAS HABILES

Juego de preescolar

De 0 a 500 40

De 501 a 1000 60

De 1001 a 1500 80

Juego escolar (pupitres)

De 0 a 5000 25

De 5001 a 10000 50

De 10001 a 15000 70

De 15001 a 20000 90

Mobiliario no

Tradicional

De 0 a 500 30

De 501 a 1000 40

De 1001 a 1500 60

De 1501 a 2000 80

De 2001 a 2500 100



Página 4 de 51

Metálica Imperio S.A:

TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA

DIAS HÁBILES

Mobiliario no

Tradicional

De 0 a 500 30 días hábiles





5- Las encargados del convenio marco de las empresas adjudicadas son los

siguiente:

6- El recargo por flete está incluido en el precio de cada opción de negocio y varía

según la región.

Como Realizar un proceso de Compra en la versión 2.0 de Compr@RED.

Encargados del Convenio Marco

Muebles Crometal

Marcel Mora Marin [email protected]

Tel: 2292-0913

Fax:2292-0837 /2292-0845

Metalica Imperio

Mario Solano Thompson [email protected]

Adriana Campos Lara [email protected]

Tel: 2293-3737

Fax:2293-0916

Acondicionamiento de Oficina (ACOFI)

Jimmy Navarro 8860-1088 [email protected]

Tel: 22443881

Fax:22444265

Compañía Leogar

Iván Campos [email protected]

Tel: 2231-4915

Fax: 2232-8689

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



Página 5 de 51

Todo proceso se inicia con la creación de la solicitud de pedido la cual deberá ser realizada por el jefe de programa o por aquel que este designe para realizar dicha tarea. Antes de iniciar deberá de insertar su Smart Card y autenticarse. Si la institución no utiliza el módulo de solicitud de pedido, debe dirigirse al punto 16 para crear el trámite directamente. 1- Se inicia creando la solicitud de pedido. Se debe dirigir a la página del sistema, en el

menú “Contrataciones | Solicitud de pedido| Crear solicitud de pedido”



Página 6 de 51



Página 7 de 51

2- Vamos al mantenimiento de la Solicitud de pedido creada



Página 8 de 51



Página 9 de 51

3- Una vez incluidos los datos requeridos se da clic en el botón de Insertar.

Para ingresar una segunda opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen

los datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”



Página 10 de 51



Página 11 de 51

Para ingresar una tercera opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los

datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”



Página 12 de 51

4- Vamos a la parte superior de la pantalla y le damos al botón de SOLICITAR para que el

sistema nos asigne un número de Solicitud.

5- Cerramos la ventana anterior y verificamos y guardamos el número de solicitud

asignado, luego presionamos en el botón de finalizar



Página 13 de 51

6- Nos aparece el siguiente mensaje en donde se indica la persona encargada de aprobar

la solicitud creada.

7- Después de este paso, la solicitud de pedido debe de aprobarla el Jefe de Programa, luego el Proveedor Institucional y por último deberá liberarla el Jefe de financiero, para que la solicitud quede aprobada y pueda ser utilizada para asociarla a un trámite y realizar una compra. En el proceso de aprobación cada uno de los anteriores deberá descargar el documento PDF y firmarlo digitalmente para luego cargarlo al sistema como se ve en los siguientes pasos.

Primero la aprueba el Jefe de Programa o el designado por este.



Página 14 de 51

8- Se da Clic al icono de aprobar



Página 15 de 51

9- Se descarga el documento y se firma digitalmente



Página 16 de 51



Página 17 de 51



Página 18 de 51

10- Se aprueban las opciones de negocio y se carga al sistema el documento firmado y se

da clic al icono de finalizar.



Página 19 de 51

11- Hecho esto, el sistema nos indica que fue procesada la aprobación de forma correcta y

señala quién es el siguiente que deberá de aprobar la solicitud.



Página 20 de 51

El Proveedor Institucional y el Jefe de financiero o Director de Presupuesto deberán seguir los

mismos pasos de los anteriores, consultar la solicitud, descargar el documento, firmarlo

digitalmente y subirlo de nuevo al sistema para que se pueda continuar con el trámite.

12- Una vez aprobada la solicitud, procedemos a consultarla para verificar su aprobación.



Página 21 de 51

13- Aparece la siguiente pantalla y seleccionan la pestaña de Aprobaciones donde aparece

que las tres aprobaciones fueron realizadas.



Página 22 de 51

14- Antes de iniciar la creación del trámite se debe ingresar al catalogo electrónico para

consultar la opción de negocio, se selecciona el convenio marco que se vaya utilizar.

15- Se selecciona la opción de negocio.



Página 23 de 51



Página 24 de 51

CREACION DE TRÁMITE

16- Con la solicitud aprobada y la información de la opción de negocio que se requiere,

procedemos a crear el trámite, el sistema nos indicará paso a paso lo que se debe hacer. Si la

institución no utiliza el modulo de solicitud de pedido, debe ingresar las líneas que desee

comprar al trámite ir al punto 17.



Página 25 de 51



Página 26 de 51



Página 27 de 51



Página 28 de 51

17- Para las instituciones que no utilizan solicitud de pedido, seleccionan el acceso directo

“Incluir líneas”



Página 29 de 51

Se ingresa la información solicitada de la opción de negocio y se selecciona “Insertar”

18- Una vez en este punto, vamos al catalogo electrónico y seleccionamos el convenio y el

trámite correspondiente, luego creamos un nuevo carrito.



Página 30 de 51

19- Luego se selecciona “Ver carrito actual”



Página 31 de 51

20- Luego de modificar el nombre del carrito, regresamos al catálogo electrónico y

buscamos las opciones de negocio.



Página 32 de 51

21- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL

CARRITO. Agregamos la opción de negocio 1.

22- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR

AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 2.



Página 33 de 51

23- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL

CARRITO. Agregamos la opción de negocio 3.

24- Después de cargar la opción de negocio, vamos a ver el carrito actual.



Página 34 de 51

25- Visualizamos el carrito para Editarlo.



Página 35 de 51



Página 36 de 51



Página 37 de 51



Página 38 de 51



Página 39 de 51

26- Actualizamos los datos requeridos y asociamos la línea al carrito



Página 40 de 51



Página 41 de 51



Página 42 de 51

27- Se envía la notificación de Pre Orden al proveedor comercial y esperamos su

aprobación.



Página 43 de 51

28- Una vez aprobada la pre orden, se genera la Orden de Compra.



Página 44 de 51

29- Después de Generar la Orden de compra, se le da clic al acceso directo en color celeste

que indica continuar orden de compra.



Página 45 de 51

30- Se despliega la siguiente pantalla, se completan los datos que indica el sistema y

damos clic al botón de Finalizar y luego se ingresa al botón de aprobación a la derecha de la

pantalla. Se continua con la aprobación del documento que genera el sistema y se finaliza la

aprobación, firmando electrónicamente la orden de compra.



Página 46 de 51



Página 47 de 51



Página 48 de 51



Página 49 de 51



Página 50 de 51



Página 51 de 51

31- Realizadas todas las aprobaciones de la orden de compra, se concluye con la

notificación de la misma, verificando que el sistema la realice automáticamente. Realizado

todo lo anterior, se concluye el proceso de compra por convenio marco en el sistema

Compr@Red.

32- Anexos

Este documento no incluye anexos.

33- Control de Cambios

Fecha de revisión Persona que realiza el

cambio Cambio realizado

instructivo de uso para el convenio marco de …...nuevo convenio marco para la adquisición de...

Documents