instructivo de mensajera - cccauca manual...tenga en cuenta que para agencias y sucursales, solo se...

REVISADO POR: Jose Luis Sarria Patiño APROBADO POR: Maria Helena Castro Bucheli

CARGO: Coordinador CAE CARGO: Dirección de Registros Públicos y Gerente CAE

Código: DRM-03 Versión: 01 Vigencia: 2010-11-30

MANUAL RENOVACION EN LINEA

USUARIO AUXILIAR DE REGISTRO (DILIGENCIMIENTO DE FORMULARIOS)

RENOVACION MERCANTIL A TRAVES DEL SISTEMA S.I.I. MANUAL DE USUARIO – USUARIO AUX. DE REGISTRO (DILIGENCIMIENTO DE

FORMULARIOS)

A continuación se detallan los pasos a realizar por parte de los usuarios internos Auxiliares de Registro con funciones de ayuda en el diligenciamiento de formulario, para llevar a cabo la renovación Mctil con apoyo en INTERNET, a través del Sistema S.I.I. (opción habilitada desde el 2 de noviembre de 2.010). Se trataran las siguientes opciones:

1. Diligenciamiento e impresión de formularios con información financiera.

2. Venta de formularios vacios

3. Diligenciamiento de formularios sin información financiera.

NOTA IMPORTANTE: La recomendación de CONFECAMARAS para el nuevo procedimiento de Renovación Mercantil por el SII, es INTENTAR COMO PRIMERA INSTANCIA que el usuario realice el procedimiento de impresión de formularios de renovación, desde su casa.





1. DILIGENCIAMIENTO E IMPRESIÓN DE FORMULARIOS CON INFORMACION FINANCIERA Y NUMERO DE RECUPERACION.

PASO 1. Usuario ingresa al Sistema Integrado SII El usuario debe ingresar al Sistema SII por el enlace correspondiente, el cual lo encuentra en la página inicial del sitio web de la entidad. Tenga en cuenta que es el mismo Sistema utilizado en los últimos años para trámites de proponentes. No se requiere que el usuario esté registrado en el Sistema, NO DEBE REALIZAR PROCESO DE REGISTRO y VALIDACION, este proceso ya no se requiere. PASO 2. Usuario Ingresa a la opción de Renovar Matrícula Mercantil y digita matrícula y cédula a renovar.

Usuario selecciona la opción correspondiente y en la parte derecha diligencia el número de matrícula (que desea renovar) y el número de cédula que corresponde a dicha matricula (ya sea la del propietario si es persona natural o la del representante legal si es una empresa). Si el usuario no recuerda el número de su matrícula mercantil, se recomienda utilizar la opción de la izquierda denominada Consultas, Consulta de expedientes, de esa forma encontrará el número de su matrícula mercantil y podrá realizar el procedimiento respectivo de renovación.






Tenga en cuenta que para agencias y sucursales, solo se exige el número de matrícula, no hay necesidad de entregar el número de identificación. Si el usuario selecciona una matrícula ya renovada o si la cédula no corresponde a la matrícula, el Sistema presentará el respectivo mensaje de error.

Se debe tener en cuenta que el Sistema ya no validará que la matrícula solo deba el último año, ya que se podrán realizar renovaciones de años anteriores también. El soporte entregado para este tipo de renovaciones (de varios años) será el formulario de renovación del último año. Si el usuario ya posee un NUMERO DE RECUPERACION de un trámite pasado que no culminó, puede ingresarlo en este paso, de esta forma se evita realizar todo el proceso nuevamente.






PASO 3. El Sistema solicita los activos con los cuales renovará la matrícula

Se despliega al usuario la información de las matrículas asociadas y se le solicita indicar los activos de renovación para cada una de ellas (para digitar los activos deberá digitar DOBLE-CLICK en cada uno de los renglones de la columna “Nuevos Activos”). El usuario puede seleccionar el botón liquidar para ver la liquidación y/o puede seleccionar el botón abandonar para ir a una nueva selección.

El sistema verifica que los activos digitados cumplan las condiciones establecidas (iguales o mayores, para el caso de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA) y si hay error, despliega mensaje y solicita nuevamente le sean digitados los activos de cada matrícula.






PASO 4. El Sistema informa el NUMERO DE RECUPERACION asignado y presenta la información de la liquidación. El sistema realiza la liquidación correspondiente y le muestra al usuario una pantalla en la cual le indica que su trámite ha quedado grabado con un número de recuperación, que podrá utilizar para retomar el trámite posteriormente si es necesario.

Posteriormente muestra la liquidación realizada

En la parte inferior de esa misma pantalla el usuario si está de acuerdo con la liquidación procede a capturar la información de los formularios, si no está de acuerdo puede oprimir el botón modificar para cambiar los activos o el botón abandonar para hacer una nueva selección






El usuario debe proceder entonces a revisar y completar (o modificar) la información presentada en los FORMULARIOS de cada una de las matriculas. Una vez termine, podrá seleccionar la opción de IMPRIMIR (para proceder a imprimir y firmar los dos ejemplares de formularios impresos) y posteriormente seleccionar PAGAR EN CAJA para que el usuario final, se acerque a cualquiera de las cajas en las sedes (POPAYAN, STDER y EL BORDO) y realice el pago presencial. Inicialmente no se tiene habilitada la opción de PAGO ELECTRONICO, se espera en pocas semanas entregar la opción a través de nuestro aliado PAGOSONLINE. (El proceso de pago electrónico, si lo quiere realizar el usuario, lo debe realizar EL MISMO en un sitio seguro para él (casa, lugar de trabajo), SE SOLICITA QUE EL FUNCIONARIO NO REALICE, NI ASESORE EN ESTE PROCEDIMIENTO DE PAGO ELECTRONICO, por seguridad). PASO 5. Diligenciamiento de Formularios de cada matrícula. El usuario debe dar click sobre el enlace “formulario” y digitar el formulario de cada una de las matrículas, a medida que estos se van grabando, en la columna “Estado” irá apareciendo si la información ha sido grabada o no.






La información de los formularios de renovación está organizada en bloques: Datos básicos, ubicación comercial, ubicación de notificación, número de establecimientos, actividad económica, referencias, información financiera, etc. Si el campo está protegido aparecerá en tonalidad gris y no permitirá cambios. Al frente de cada campo aparecerá un botón de ayuda que le permitirá al usuario tener mayor claridad sobre el contenido de un campo en particular. En algunos campos, como es el caso de municipios, países y fechas, se despliegan ayudas que le permiten al usuario hacer su selección más sencilla (lupa)






En la parte inferior del formulario aparece el botón grabar, el sistema validará los datos digitados y si hay inconsistencias lo indicará. En el aparte (grupo de datos) correspondiente a Ubicación Comercial y de Notificación, se ha implementado la posibilidad de que el usuario pueda tabular su dirección (en forma similar a como se hace en proponentes y en las herramientas de uso de suelos), lo anterior con el objeto de ir tabulando la información de ubicación para futuros proyectos de georeferenciación.






Validada la información, el sistema graba el formulario y muestra en la columna “Estado” que este ya quedó grabado.

La grabación de la información que se modifica en los FORMULARIOS es automática (se guarda en el NUMERO DE RECUPERACION), si se suspende el trámite por cualquier razón, el usuario puede retomar la liquidación (y los datos que haya ingresado) ingresando en el PASO 2, con el número de recuperación.






PASO 6. Impresión y Firma de formularios. El usuario que esté haciendo asesorando en el trámite, una vez termine de diligenciar podrá imprimir los formularios correspondientes. Este paso es importante pues el usuario final debe llevar los formularios impresos (dos copias, una para él y otra para la entidad) a la caja de la Cámara de Comercio del Cauca y con ellos realizar su pago. TENGA EN CUENTA QUE EL CAJERO NO PODRA ATENDER EL TRAMITE SI NO LLEVA LAS DOS COPIAS DEL FORMULARIO, FIRMADAS DE ACUERDO A LO SOLICITADO. El archivo físico (formulario firmado por el comerciante entregado en la CAMARA) será el soporte del trámite. Al seleccionar imprimir el sistema abre una nueva ventana con el formulario y activa los botones requeridos para su impresión o salvada.






En una misma impresión saldrá la carátula única y el anexo mercantil (cuando se trate de personas naturales o jurídica principales). Cuando se trate de establecimientos, sucursales o agencias, solamente se mostrará el anexo del registro mercantil. PASO 7. MARCAR PAGAR EN CAJA Una vez ya se haya constatado por el usuario final y por el funcionario que lo asesora que la información impresa en los formularios es la correcta, el funcionario debe presionar el botón PAGAR EN CAJA, con lo cual el NUMERO DE RECUPERACION queda bloqueado para futuras modificaciones y solo queda pendiente que el usuario lleve las 2 copias del formulario FIRMADAS a las cajas de la entidad, para que el cajero proceda con el pago respectivo.







2. VENTA DE FORMULARIOS VACIOS

El usuario interno (funcionario) podrá vender los formularios vacíos al empresario (aunque como se informó arriba) esta opción se recomienda hacerla como último recurso cuando el usuario lo solicite definitivamente, pese a las recomendaciones entregadas.

3. DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS SIN INFORMACION FINANCIERA

El usuario interno (funcionario) podrá realizar la impresión de formularios diligenciados SIN INFORMACION FINANCIERA, pero como se mencionó arriba esto se debe realizar lo menos posible, ya que la idea del nuevo procedimiento es que el proceso de diligenciamiento e impresión la realice el usuario final (comerciante). Esta opción se recomienda que se utilice, solo cuando el empresario insista en que por favor le impriman el formulario sin información financiera, porque debe consultar con su contador al respecto, pero se recomienda que se proceda con la impresión, solo si el comerciante se identifica adecuadamente (con cédula). Igualmente se recomienda que el cobro de ESTE TIPO DE IMPRESIONES DE FORMULARIO no se realice en el momento que se entrega al comerciante, ya que esto COMPLICA DEMASIADO EL CONTROL DE FORMULARIOS POR CAJERO y COMPLICA EL COBRO POSTERIOR EN CAJA (teniendo que cobrarse una parte de los servicios por el Sistema SII y otra parte (formulario) por el SIREP, la recomendación es que el Aux. de Registro II con funciones de diligenciamiento, entregue el formulario impreso sin información financiera (o con información financiera, como explica el punto 1 de este manual) sin hacer el cobro, de tal forma que cuando llegue a las cajas en ese momento se proceda a cobrarlo (de esa forma el cajero solo tendrá que hacer el cobro en el Sistema SII, el cual ya tendría el cobro del formulario por defecto). El procedimiento para hacer este tipo de impresiones, se explica a continuación: PASO 1. Ingresar al Sistema SII e ingresar a la consulta de expedientes. Sin necesidad de registrarse en el Sistema SII, se procede a utilizar la opción Consultas-registros públicos, Consulta de Expedientes.





Una vez en dicha ventana, se procede a ubicar la matricula de la Persona Natural y/o Jurídica, por número de matrícula, nombre o número de identificación y se presiona el botón continuar.

Una vez encontrada la matricula, en la última columna de los resultados, aparece una columna denominada OPCIONES, se debe dar click allí y posteriormente en el botón Imprimir Formulario Mercantil. Si la matricula está renovada al año anterior, los formularios que imprime el Sistema, aparecerán sin información financiera. Se debe tener en cuenta que si la matrícula está renovada al año actual (es decir que ya renovó), el formulario que se imprimirá tendrá la respectiva información financiera del último año. FIN







CAMBIO DE VERSION: N/A

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