instructivo de captura formato ccf1 y ccf5 ccf versión 1 · 2018-08-28 · adicionalmente, si se...

INSTRUCTIVO DE CAPTURA FORMATO CCF1 y CCF5 CCF

Versión 1.0

INSTRUCTIVO DE CAPTURA FORMATO CCF1 y CCF5

Confidencial Página 2 de 24

Fecha: 31-01-2014 CCF – Cajas de Compensación Familiar/

FOS-MDU-CCF- INSTRUCTIVO DE CAPTURA FORMATO CCF1 y CCF5/ Versión 1.0

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3

OBJETIVOS ............................................................................................................................... 3

1. ACCESO AL SISTEMA..................................................................................................... 4

1.1. AUTENTICACIÓN WEB ................................................................................................... 4

2. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CCF1 ................................................................... 5

3. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CCF5 ..................................................................14





INTRODUCCIÓN

Este documento presenta una guía rápida para el manejo de la aplicación de Cajas de Compensación Familiar (CCF) dispuesto por el Administrador Fiduciario, con el objetivo que las Entidades diligencien y reporten los recursos destinados al Régimen Subsidiado de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 783 de 2000 en su artículo 3, a través de los modulos formato CCF1 y CCF5 definidos mediante la Resolucion 1459 de 2001 y Resolución 148 de 2012, para su presentacion ante el Sistema de información del FOSYGA. Este manual está orientado al usuario de CCF y su finalidad es guiarlo a través de la aplicación, dando a conocer las funcionalidades y opciones que se presentan en este aplicativo para el correcto diligenciamiento de cada uno de los modulos.

OBJETIVOS

Brindar al usuario de CCF una guía que le permita conocer la aplicación dispuesta en el portal WEB del FOSYGA para el diligenciamiento del formato CCF1 y CCF5 determinados mediante las Resoluciones 1459 de 2001 y 148 de 2012, sus funcionalidades y los parámetros a tener en cuenta en el diligenciamiento de la información.





1. ACCESO AL SISTEMA Para que el usuario de las Cajas de Compensación Familiar pueda ingresar a las funcionalidades del portal web del FOSYGA, debe contar con un nombre de usuario y una contraseña. Nota: Es importante indicar que el usuario y contraseña asignado a las Cajas de Compensación Familiar fue creado e informado a la Entidad. Este usuario es el mismo que se utiliza para realizar las operaciones de cargue y descargue de archivos, en desarrollo de los procesos de la BDUA, reglamentados mediante la Resolución 1344 de 2012 y 5512 de 2013 que gestionan en su programa como EPSS.

1.1. AUTENTICACIÓN WEB Para ingresar al portal Web del FOSYGA, se debe abrir una nueva ventana en el explorador y digitar la siguiente URL http://www.fosyga.gov.co/. Después de digitar la URL, el usuario debe acceder al link “Iniciar Sesión” el cual se encuentra en la parte inferior derecha de la pagina web (Figura 1), como lo muestra la siguiente impresión de pantalla:

Figura 1 - Iniciar sesión

Al hacer clic en el link “Iniciar Sesión” se desplegará la siguiente pantalla (Figura 2) para que se digite el usuario y contraseña como se muestra a continuación:

http://www.fosyga.gov.co/

http://www.minsalud.gov.co/






Figura 2 - Ingreso a la página web.

Si presenta algún error durante el inicio de sesión en el portal Web del FOSYGA, se debe comunicar con las líneas de atención a nivel nacional 018000-522450, nuestro Call Center en Bogotá 4806666 o remitir la solicitud a la siguiente cuenta de correo electrónico [email protected]

2. DLIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CCF1 Una vez iniciada la sesión en el portal Web del FOSYGA, el usuario de Cajas de Compensación Familiar debe verificar que en la parte superior izquierda, se encuentre el nombre de su Entidad, adicionalmente, el usuario de la CCF deberá realizar el siguiente proceso para diligenciar el formato CCF1. Hacer click en la pestaña Consultas / opción CCF, para desplegar la opcion Formatos / Formato CCF1 como se muestra en la siguiente impresión se pantalla:

mailto:[email protected]






Diligenciar Formato CCF1 Una vez verificada la opción en el menú principal, el aplicativo mostrará el siguiente formulario, CCF1 el cual mostrará la información básica de la Caja de Compensación Familiar y tendrá una lista desplegable, para que el usuario elija la vigencia fiscal del formato que va a diligenciar; una vez seleccionada, debe dar click en el botón registrar.






Nota: Si el usuario selecciona una vigencia ya reportada, el aplicativo automáticamente mostrará los recursos y valores que fueron reportados en su momento y tendrá las casillas inactivas como se muestra en la siguiente impresión de pantalla:






Al seleccionar una vigencia actual (no reportada), el usuario debe digitar la fecha de presentación del formato como se visualiza en la siguiente imagen:






Si es una Caja de Compensación Familiar No Administradora, el aplicativo mostrará la información automáticamente de las casillas del punto 3 “presupuesto anual” y casillas del punto 4 “ejecucion de Ingresos y Consignaciones al Fosyga” del formato como se visualiza en la siguiente imagen de pantalla:







Si por el contrario es una Caja de Compensación Familiar Administradora, el aplicativo muestra automáticamente las casillas del punto 3 “presupuesto anual” pero el usuario debe diligenciar las casillas del punto 4 “ejecucion de Ingresos y Consignaciones al Fosyga” como se parecía en la siguiente impresión de pantalla:

Una vez la Entidad cuenta con la infromación de los recaudos de todos los meses de la vigencia selecionada, el aplicativo automáticamente realiza la sumatoria de los recursos recaudados y destinados al Regimen Subsidiado, a fin que el usuario realice las validaciones respectivas. Esta sumatoria se identifica al final de la grilla y adicionalemente realiza el proceso automático de los valores en las casillas del punto 5 “Balance de Ingresos” del formato como se aprecia en la siguiente impresión de pantalla:






Finalmente, el usuario debe digitar el nombre del Representante Legal, Revisor Fiscal y el número de la Tarjeta Profesional en los campos que se encuentran al final de formato.

Al dar click sobre el botón guardar, el formato muestra un mensaje de confirmación del guardado de la información que fue diligenciada por el usuario como se aprecia en la siguiente impresión de pantalla:







Imprimir Formato CCF1 Para la impresión del formato el usuario una vez selecionada la vigencia que desea imprimir y estando seguro de que diligenció correctamente la información, podrá dar click en el botón IMPRIMIR, el cual aparece en la parte inferior derecha, como se muestra en la siguiente impresión de pantalla:

Al dar click sobre el botón, el aplicativo muestra una vista prelimiar del formato y muestra el icono de una impresora sobre el que se debe dar click para imprimir el formato, tal como se muestra a continuación:







Adicionalmente, si se requiere, se puede exportar a un archivo en formarto:






El usuario debe seleccionar el formato que desee y hacer clic sobre el icono “Export”.

Figura 1. Imprimir formato ccf1 – Exportación a archivos

Una vez realizado el paso anterior, se muestra un cuadro de dialogo que le permite guardar el archivo generado (Formato) en el equipo. El usuario escoge la ruta en la cual quiere conservar el formato y por último da click en guardar y verifica que se haya guardado exitosamente.

3. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CCF5 Una vez iniciada la sesión en el portal Web del FOSYGA, el usuario de Cajas de Compensación Familiar debe verificar que en la parte superior izquierda, se encuentre el nombre de su Entidad, adicionalmente, el usuario de la CCF deberá realizar el siguiente proceso para diligenciar el formato CCF5. Hacer click en la pestaña Consultas / opción CCF, para desplegar la opcion Formatos / Formato CCF5 como se muestra en la siguiente impresión se pantalla:








Figura 3 - Menú principal CCF

Diligenciar Formato CCF5 Una vez verificada la opción en el menú principal, el aplicativo mostrará el siguiente formulario, CCF5 el cual mostrará la información básica de la Caja de Compensación Familiar y tendrá una lista desplegable, para que el usuario elija la vigencia fiscal del formato que va a diligenciar; una vez seleccionada debe dar click en el botón registrar.






Figura 4 - Lista desplegable vigencia

Una vez seleccionada la vigencia fiscal a reportar, se carga automáticamente el Formato CCF5 y se procede a verificar y diligenciar los siguientes campos:

Información de la Caja de Compensación Familiar:

- Fecha de presentación: Validar que la fecha que esta registrada en el formato sea igual a la del del sistema, es decir, debe corresponder al día en el cual se esta presentando.






- Nombre de CCF: Validar que el aplicativo cargue automáticamente el nombre de la Entidad, que se sea el correcto y que no sea un campo editable.

- NIT: Validar que el aplicativo cargue automáticamente el NIT de la Entidad, que sea el correcto y que no sea un campo editable.

- Código: Validar que el aplicativo cargue automáticamente el código de la Entidad, que sea el correcto y que no sea un campo editable.

- Dirección: Validar que el aplicativo cargue automáticamente la dirección de la Entidad y que sea la correcta, de no se así, debe permitir la corrección de esta información.

- Teléfono: Validar que el aplicativo cargue automáticamente el número de teléfono de la Entidad y que sea el correcto, de no se así, debe permitir la corrección de esta información.

Figura 5 - Información de la Caja de Compensación Familiar






Excedentes de Recursos del Régimen Subsidiado al Cierre de la Vigencia Fiscal:

- Valor total del recaudo: Corresponde al recaudo efectuado por la CCF desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de la vigencia fiscal a reportar. Este valor deberá coincidir con el valor reportado en el numeral 5.2 del Formato CCF-1 de que trata la Resolución 1459 de 2001 y se debe digitar el valor correspondiente.

- Rendimientos financieros: Se debe ingresar el valor total de los rendimientos financieros obtenidos desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de la vigencia fiscal a reportar.

- Subtotal de Recursos del Régimen Subsidiado: El aplicativo automáticamente realiza la sumatoria de los campos: “valor total del recaudo” y “rendimientos financieros”.

- Monto de las UPC (LMA): Se debe ingresar el valor total de las UPC-S reconocidas desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de la vigencia fiscal a reportar. Este valor deberá coincidir con la sumatoria de las UPC-S netas (incluidas restituciones) reconocidas a la CCF en la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) de la misma vigencia.

- Monto de las Consignaciones Reportadas en la Vigencia: Se debe ingresar el valor total de la sumatoria de las consgnaciones de los recursos que se efectúen al FOSYGA por los Municipios que han dejado de administrar los recursos del Régimen Subsidiado en Salud.

- Saldo a Favor CCF: El aplicativo automáticamente realiza el calculo de los saldos así: “Subtotal Recursos Del Régimen Subsidiado” menos (-) la sumatoria de los campos “Monto

de las UPC” y “Monto De Las Consignaciones Reportadas en la Vigencia”.

- Total Excedentes Disponibles: El aplicativo automáticamente realiza el calculo de los Excedentes Disponibles así: “Monto de las UPC” mas (+) “Monto de las Consignaciones

Reportadas en la Vigencia” menos (-) el campo “Subtotal Recursos Del Régimen Subsidiado”.

- Valor Excedentes Disponibles: Se debe ingresar el valor de los excedentes que se encuentren en cuentas corrientes y/o de ahorros.

- Valor Excedentes Inversiones: Se debe ingresar el valor de los excedentes que se encuentren en inversiones.

Nota: Es importante indicar que el aplicativo valida que la información de la sumatoria de las casillas 2.6.1 “Valor Excedentes Disponibles” y 2.6.2 “Valor Excedentes Inversiones” sea igual a la





casilla 2.6 “Total Excedentes Disponibles” conforme el anexo técnico de la Resolución 148 de 2012. En caso de ser inconsistente la información, mostrará un mensaje de error informando: “El valor de los Excedentes disponibles (2.6) debe ser igual a la suma de las casillas 2.6.1 y 2.6.2”.

Figura 6 - Información Formato CCF5

Relación Inversiones El usuario podrá relacionar las inversiones (en el cuadro de Inversiones) sobre los recursos que son reportados en la casilla 2.6.2 así:






Figura 7 - Cuadro Inversiones

Dando click en el botón “+” el aplicativo mostrará una nueva ventana, en la cual podrá diligenciar cada uno de los campos requeridos en el formato así:

Figura 8 - Diligenciar Nueva Inversion

- Nombre Emisor: Se debe diligenciar el nombre de la Entidad Bancaria donde se realizó

la inversión.

- Tipo Inversión: Se debe diligenciar el tipo de inversión realizada. Ej: un CDT.

- Fecha de Constitución: Se debe diligenciar la fecha de apertura de la inversión realizada.

- Fecha de Vencimiento: Se debe diligenciar la fecha de vencimiento de la inversión realizada.

- Valor de la Inversión: Se debe diligenciar el valor de la inversión inicial generada.







- Tasa Pactada: Se debe diligenciar el porcentaje de la tasa pactada de la inversión realizada con la Entidad Bancaria.

- Modalidad: Se debe diligenciar la modalidad pactada de la inversión realizada con la Entidad Bancaria.

- Valor Girado al FOSYGA: Se debe diligenciar: El valor total de la inversión mas (+) los rendimientos generados, conforme los tiempos y tasa pactada con la Entidad Bancaria.

Una vez diligenciada la información, el usuario podrá guardar o cancelar la información ingresada, al guardar la información, el aplicativo automáticamente la mostrará en el cuadro de inversiones del formato CCF5.

Figura 9 - Inversion Agregada

Nota: Es importante indicar que el aplicativo realizará la verificación de las sumatoria de todas las inversiones que sean ingresadas por la Caja de Compensación Familiar, a fin que sea igual a lo resportado en el campo “Valor Excedentes Inversiones”. En caso de ser inconsistente la información, mostrará un mensaje de error informando: “El Total del valor de las inversiones debe coincidir con el campo 2.6.2 Valor Excedentes Inversiones”.

Adicionalmente, podrá actualizar los datos de la relación de las inversiones, seleccionando la inversión que desea actualizar, dando click en el botón “Modificar Fila Seleccionada”, como se evidencia en la siguiente impresión de pantalla:

Figura 10 - Modificar Inversion







Una vez seleccionada la inversión a modificar, el aplicativo muestra una ventana con el formulario, para que se actualice o modifique la información que se requiera.

Figura 11 - Modificacion Inversion

Una vez diligenciada la información, el usuario podrá guardar o cancelar la información ingresada, al guardar la información, el aplicativo automáticamente la mostrará en el cuadro de inversiones del formato CCF5. En caso que se genere algún error, el usuario podrá eliminar el registro de una inversión, seleccionado la inversión que desea eliminar, dando click sobre el botón “Eliminar fila

seleccionada” y el aplicativo confirmará la eliminación del registro seleccionado.

Figura 12 - Eliminar Inversion







Certificación de la Información Al final del formato CCF5 el usuario deberá diligenciar la información de los nombres del Representante Legal y Revisor Fiscal con el Número de Tarjeta Profesional conforme lo estipulado el Decreto 3136 de 2011 y la Resolucion 148 de 2011 así: “Para la aceptación de la información del formato, deberá llevar el Nombre del Representante Legal el Nombre y Número de Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal de la Caja de Compensación Familiar como

lo requiere el anexo técnico de la la Resolucion 148 de 2011.”

Figura 13 - Información de la Caja de Compensación

Una vez diligenciada la información requerida para el formulario, el usuario de la Caja de Compensación Familiar, puede guardar la información dando click en el icono “Guardar” que se muestra al final del formulario en la parte inferior izquierda. Una vez el usuario guarda la información, el aplicativo mostrará un mensaje de notificación, informando que la información del formato CCF5 fue guardada correctamente y al final del formulario aparecerán las siguientes opciones: Actualizar Formato CCF5: Esta opción le permite al usuario actualizar y/o ajustar la información diligenciada inicialmente.






Radicar Formato CCF5: Antes de proceder con esta opción, el usuario debe realizar una validación para garantizar que el formato CCF5 es el definitivo y es el que se remitirá al Administrador Fiduciario de los Recursos del FOSYGA, para esto debe dar click en la opción “Radicar” para que esta información sea cargada como definitiva en las Bases de Datos del FOSYGA. Nota: Una vez se de click en el botón “Radicar”, no se podrán realizar modificaciones ni ajustes de la información reportada, el aplicativo únicamente le mostrará la opción “Imprimir”. Impresión Formato CCF5: Una vez el usuario radicó el formato, el aplicativo mostrará la opción “Imprimir”, esta opción, genera el formaro en formato PDF, con el fin de que la Entidad guarde una copia y proceda a la gestión de las Firmas del Representante Legal y el Revisor Fiscal y envió al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA.

instructivo de captura formato ccf1 y ccf5 ccf versión 1 · 2018-08-28 · adicionalmente, si se...

Documents