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INSTRUCTIVO DE APLICATIVO “U.C.N.C.” MÓVIL ROL FUNCIONARIO - NOTARIO
Versión 1.0.0
Dirigido a:
Usuarios del Aplicativo: “U.C.N.C.” Móvil
INSTRUCTIVO APLICATIVO
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TABLA DE CONTENIDO
GUÍA OPERATIVA .......................................................................................................................................... 3
Acceso al aplicativo web ............................................................................................................................ 4
Primeras actividades del notario encargado o titular en el aplicativo ............................................................. 8
Captura de rúbrica .................................................................................................................................... 8
Creación y Consulta de Usuarios ................................................................................................................ 9
Consulta de Notaría ................................................................................................................................. 10
Cambio de Contraseña ............................................................................................................................ 13
Generar Contraseña y Patrón visual de Usuarios ....................................................................................... 14
Realización de trámites notariales ............................................................................................................ 16
Autorización de trámites notariales y no Autorización de trámites notariales ............................................... 21
Consulta Información Auditoría ................................................................................................................ 25
Aprobación de Trámites con firma manual ................................................................................................ 26
Múltiples Sesiones ................................................................................................................................... 27
Tiempo de inactividad de usuarios............................................................................................................ 28
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GUÍA OPERATIVA
El propósito de este manual es describir las funcionalidades que son requeridas para el proceso de acceso, generación, consulta y aprobación de trámites de Identificación y Autenticación Biométrica en Línea a través del aplicativo web denominado “U.C.N.C.” Móvil. Se tendrán diferentes tipos de usuarios que podrán hacer uso de la plataforma, los cuales serán:
a. Funcionarios Corresponden a los funcionarios de las notarías, los cuales guían a los comparecientes durante todo el proceso de los trámites ofrecidos. Dichos funcionarios tendrán acceso a la plataforma web y podrán realizar las siguientes acciones:
o Consultar los diferentes trámites notariales.
o Solicitar los datos requeridos por los comparecientes en cada tramite.
o Solicitar la captura de la información biométrica para realizar el cotejo biométrico.
o Enviar automáticamente los trámites para aprobación de los notarios.
o Aprobar Trámites con firma manual
o Consultar los trámites realizados durante el día o rango de fechas.
o Cambiar contraseña.
o Consultar datos de la notaría.
o Consultar los usuarios asociados a la notaría (Notario titular, encargado, funcionarios, y
funcionarios administradores).
o Consultar configuración de la solicitud de huellas de manera automática ó manual
o Consultar serial y Mac asociado a la notaría.
b. Notarios titulares y encargados Corresponden a los responsables de las notarías, los cuales reciben los trámites de los comparecientes y los autorizan, generando así un documento con la información del trámite, el cual autorizará el notario de manera electrónica o inclusive de manera física imprimiendo dicho documento. Dichos notarios tendrán acceso a la plataforma web y podrán realizar las siguientes acciones:
o Consultar los trámites pendientes a autorizar
o Autorizar trámites
o No Autorizar trámites
o Firmar digitalmente el documento resultado del trámite con un certificado digital
o Cambiar contraseña
o Si se requiere, también podrían realizar las acciones de los funcionarios
o Crear y consultar usuarios
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o Asignar usuarios a la notaría (Notario titular, encargado, funcionarios y funcionarios
administradores)
o Configurar la solicitud de huellas de manera automática ó manual
o Consultar serial y Mac asociado a dispositivos de la notaría.
o Solicitar la ubicación de dispositivos (solo aplica para el notario titular)
o Registrar rúbrica
o Consultar los diferentes trámites notariales.
o Solicitar los datos requeridos por los comparecientes en cada tramite.
o Solicitar la captura de la información biométrica para realizar el cotejo biométrico.
o Enviar automáticamente los trámites para aprobación de los notarios.
o Consultar los trámites realizados durante el día o rango de fechas.
o Consultar datos de la notaría.
o Aprobar trámites con firma manual
o Generación de Contraseña y Patrón de usuarios asociados a la notaría
Acceso al aplicativo web
El ingreso al aplicativo se realizará a través del navegador de internet instalado en el dispositivo móvil.
Inmediatamente al ingresar a la página de inicio, el usuario debe indicar el usuario y la contraseña asignados para loguearse en el aplicativo. El usuario siempre corresponderá al número de documento y la contraseña se enviará por correo electrónico al momento del registro del usuario. Al ingresar se solicita un segundo factor de autenticación dependiendo del tipo de autenticación que se haya seleccionado para cada usuario al momento del registro, ya sea patrón o certificado digital.
Si es usuario con el factor de autenticación por patrón, este se debe definir cuándo accede por primera vez, este patrón debe tener como mínimo 6 puntos.
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El notario(a) que ingresa con certificado digital, con anterioridad debe ser suministrado y configurado en el dispositivo, este certificado debe corresponder al mismo número de cédula del notario(a) que se encuentra registrado en el aplicativo.
Al elegir Token físico USB dar clic en la opción Listar Certificados, para que cargue los certificados digitales.
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Allí cargará la siguiente ventana se debe seleccionar el certificado del Notario que va acceder.
En la siguiente ventana se debe ingresar la contraseña del certificado digital y hacer clic en Aceptar para finalizar el proceso de autenticación.
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Al elegir Token virtual (Certitoken) dar click sobre esa opción en el aplicativo y colocar la contraseña del certificado digital.
Allí cargará la siguiente ventana, debe seleccionar el certificado del Notario que va acceder.
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Primeras actividades del notario encargado o titular en el aplicativo
Al acceder exitosamente esta será la pantalla que le cargará al usuario con el rol notario/notario encargado.
Captura de rúbrica
Una de las primeras tareas del notario dentro de la plataforma, será ingresar su rúbrica, para esto deberá seleccionar la opción “Configuración” y luego “Captura de rúbrica”, tener presente que la firma debe ser obligatoria.
Haciendo uso de la pantalla táctil registrar la rúbrica. En el caso que se requiera volver a capturar se puede usar el botón Reintentar y cuando ya esté seguro seleccione el botón Guardar. Recuerde: esta firma será la que aparecerá en todos los trámites. Al realizar la firma asegúrese que el modo lápiz este activo.
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Creación y Consulta de Usuarios
Posteriormente se deberán registrar los diferentes usuarios de la notaría, para esto el notario deberá seleccionar la opción “Configuración” y luego “Usuarios”.
Para la consulta de los funcionarios registrados se realizará de acuerdo a los filtros del “Número documento” o “Nombre”. También se podrá realizar al dar clic en el botón Buscar sin ingresar ningún filtro.
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Para registrar un nuevo funcionario se debe seleccionar el botón Crear Usuario.
En este formulario se debe diligenciar los Nombres, Apellidos, Titulo (género), Tipo de documento, Número de documento, Correo electrónico, Tipo de autenticación del usuario y el rol. Es importante diligenciar un correo electrónico valido ya que a ese correo se enviará automáticamente la contraseña para el ingreso a la plataforma. El usuario de autenticación corresponderá por tanto al número de documento digitado. Una vez finalizado el diligenciamiento de estos datos se debe pulsar el botón Crear le aparecerá una confirmación.
Consulta de Notaría
Si el usuario registrado es notario titular o encargado podrá realizar procesos específicos sobre la notaría para esto el notario deberá seleccionar la opción “Configuración” y luego “Mi notaría”.
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En esta sección ya se tendrá precargados los datos generales de la notaría los cuales se podrán editar, en el
módulo permitirá realizar la configuración de solicitud de huellas de manera automática ó manual por medio de
un check, Asignación de usuarios (Notario titular, encargado funcionarios y funcionarios administradores),
Consulta de Serial y MAC de los dispositivos móviles asignados.
Para asignar un notario titular, encargado, funcionario administrador solo se debe digitar en el campo “Seleccione”, el número de documento correspondiente y automáticamente se mostrará el nombre de la persona la cual se debe elegir. Una vez se ingresen todos los usuarios se debe pulsar el botón Actualizar. Solicitar Ubicación Notaria El usuario con el rol notario titular podrá solicitar la ubicación de los dispositivos asociados a la notaria, para poder tener la ubicación se debe acceder a la opción de edición de la notaria de la cual se requiere conocer la ubicación, seleccionar la opción Localización.
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Se cargará el siguiente cuadro, clic en la opción “Solicitar Ubicación”
Arrojará el siguiente mensaje, donde procederá a solicitar la ubicación del dispositivo.
Mostrará la fecha de la última vez que fue realizada dicha solicitud y la fecha de la última ubicación registrada.
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Cambio de Contraseña
Al estar autenticado en el aplicativo el usuario podrá realizar el cambio de su contraseña asignada, para esto se deberá seleccionar la opción “Configuración” y posteriormente “Cambiar contraseña”.
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En esta opción se podrá ingresar la nueva contraseña junto con su correspondiente confirmación, el aplicativo le indicará los parámetros de seguridad que debe cumplir la contraseña.
Generar Contraseña y Patrón visual de Usuarios
Se podrá generar una nueva contraseña para cualquiera de los usuarios asociados a la notaría, en caso de que la requiera cambiar o que el usuario la haya olvidado, para ingresar a esta opción debe seleccionar “Configuración” y luego “Generar contraseña y patrón visual”.
Para generar la contraseña al usuario se debe ingresar el apellido o el número de identificación en el campo Filtre el usuario y se debe seleccionar el usuario, dar click en la opción Generar y se cargará el mensaje que se muestra a continuación, dar clic en la opción SI, para generar la nueva contraseña la cual será enviada al correo electrónico del usuario respectivo.
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En esta opción también le permitirá el cambio del patrón de cualquiera de los usuarios registrados, para ello se debe realizar la búsqueda del usuario, al encontrar el usuario seleccionarlo y dar clic en la opción Eliminar Patrón de Ingreso.
A continuación se cargará el siguiente mensaje, por lo tanto dar clic en la opción “Si “ para que se elimine el patrón de ingreso, para generar el nuevo patrón el usuario al cual se le realizó el cambio debe acceder de nuevo con su usuario y contraseña el sistema le solicitará registrar un nuevo patrón.
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Realización de trámites notariales
El funcionario recibirá una contraseña autogenerada a su correo electrónico una vez el notario realice el registro asociado a la notaría. El funcionario por tanto ingresará a la plataforma con su número de cédula y la contraseña recibida por correo. Posteriormente accederá al segundo parámetro de autenticación dependiendo del que le hayan asignado como se mencionó en el “Acceso al aplicativo” de esta guía. El funcionario podrá seleccionar los diferentes trámites notariales en la opción “Selección de trámite notarial”
De acuerdo con el trámite seleccionado el aplicativo cargará la información correspondiente para ser ingresada por el usuario.
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Cada trámite tendrá sus propios campos a diligenciar junto con el número de comparecientes a autenticar.
En el caso que no se diligencien los campos del trámite se mostrará una confirmación para que se pueda continuar o no. En la siguiente opción se solicitará lo datos biográficos del (los) compareciente(s), para iniciar con el proceso del cotejo, el Nuip, el código de Tarjeta Profesional y la Captura de foto.
Al momento de ingresar el NUIP se debe seleccionar el botón Continuar, y si requiere devolver al formulario anterior por medio del botón Regresar.
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Seguidamente se mostrará la autorización para el tratamiento de datos personales del compareciente. Es importante mencionar que este texto estará alineado con el captor biométrico de la Tablet, por lo tanto, desde el punto de vista del compareciente estará al derecho y desde el punto de vista del funcionario estará al revés.
A continuación, se deberá dar click en aceptar para la autorización del tratamiento de los datos personales del compareciente y se cargará la siguiente pantalla donde se activará el captor biométrico.
Al cargarse completamente la pantalla solicitará colocar los dedos sobre el captor, por defecto los dedos número (2) correspondiente al dedo índice de la mano derecha y el número (7) correspondiente al dedo índice de la
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mano izquierda, al capturar de manera exitosa la primera huella el proceso biométrico empezará a contar con 60 segundos (1 minuto) para capturar la segunda huella.
En caso que no pueda tomarse la huella de alguno de estos 2 dedos, el usuario podrá seleccionar dedos diferentes. Nuevamente las manos estarán orientadas al captor y por tanto al compareciente y el resultado al funcionario. En caso que al capturar alguna de las huellas y estas cuenten con un porcentaje menor o igual al 60%, se deberá capturar de nuevo la huella.
Después de capturar la huella con calidad de un porcentaje mayor al 60% de cada uno de los dedos seleccionados, el aplicativo realizará la validación. Al realizar el cotejo, el aplicativo arrojará los datos del proceso biométrico realizado.
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Se deberá seleccionar la opción Ingresar rúbrica para continuar con el proceso, inmediatamente el compareciente podrá registrar su rúbrica, en dado caso que la requiera repetir dar clic en “Volver a Firmar”; al realizar el registro clic en Aceptar para continuar con el trámite, en dado caso y si es requerido podrá seleccionar la opción “No puedo Firmar” para dar continuidad al cotejo. Nota: todo este proceso con la pantalla táctil activa mediante la opción Modo Lápiz.
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Se debe seleccionar la opción Aceptar para continuar con el proceso, el aplicativo arrojará el número del trámite.
Autorización de trámites notariales y no Autorización de trámites notariales
Si el usuario esta autenticado como notario/notario encargado podrá realizar la aprobación de trámites, esta opción se encuentra ubicada al inicio del aplicativo.
El Notario realizará la consulta de todos los trámites realizados, existen diferentes filtros por fecha inicial o fecha final, número de trámite, estado del trámite, tipo de trámite, y por el número de documento del compareciente.
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Al realizar la consulta según el filtro respectivo mostrará los diferentes trámites, aquellos que tengan un check, son los trámites pendientes por autorizar ó por no autorizar.
Para la autorización o no autorización de trámites se podrá realizar marcando el check y seleccionando la opción “Autorizar” ó la opción “No Autorizar”.
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Al seleccionar la opción Autorizar cargará un cuadro solicitando ingresar la contraseña del certificado digital
El aplicativo arrojará el siguiente mensaje de confirmación.
Al seleccionar la opción No Autorizar cargará un cuadro solicitando ingresar el motivo por el cual no se autorizará el trámite, al indicarlo dar click en No Autorizar para que el trámite quede con el estado no autorizado.
El aplicativo permitirá que el notario pueda ver el detalle de los diferentes trámites realizados, en la pestaña Datos Ingresados, esta cargará los datos que se hayan ingresado al momento de iniciar el trámite.
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En la opción Comparecientes, se visualizarán los datos del compareciente que hizo el respectivo trámite.
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En la opción de Anexos Asociados se mostrarán los documentos en dado caso de que se hayan adjuntado.
Consulta Información Auditoría
El aplicativo permite consultar los registros de los eventos en el proceso del trámite para tener una trazabilidad de las acciones, para realizar la consulta se podrá acceder al detalle del trámite y seleccionar la opción Log de actividades.
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El funcionario o notario podrá también realizar la descarga de todos los trámites generados por las Notarías, mediante la opción Descargar.
Aprobación de Trámites con firma manual
Al generar cada uno de los trámites existe un check de aprobación de trámites con firma manual, esta opción es para que los trámites queden aprobados automáticamente sin necesidad de que el notario los apruebe y los firme digitalmente, para este caso cuando se seleccione esta opción, el documento final quedará únicamente con el estampado de tiempo, sin la rúbrica del notario ni el sello de la notaría, es necesario que al momento de seleccionar este check se seleccione el notario que se encuentra firmando, para lo cual se mostrará una lista desplegable con el notario titular y el encargado asociado a la notaría.
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Múltiples Sesiones
El aplicativo restringe múltiples sesiones abiertas desde diferentes navegadores o dispositivos, por lo tanto cuando un usuario esté activo en el aplicativo, no podrá ingresar de nuevo desde otro dispositivo u otro navegador, hasta que no cierre la sesión mediante la opción Salir.
Al intentar autenticarse desde otro dispositivo u otro navegador cargará el siguiente mensaje.
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Tiempo de inactividad de usuarios
El aplicativo cuenta con un tiempo de inactividad de los usuarios, este tiempo es de aproximadamente 5 minutos, el cual es parametrizable en la opción de configuración con el rol administrador, al cumplirse este tiempo el aplicativo deslogueará al usuario y mostrará en pantalla un mensaje confirmando la no conexión, esta configuración podrá realizarse un tiempo para dispositivos móviles y otro para computadores.