instructivo compras fondos

8/6/2019 Instructivo Compras Fondos

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Sistema de Compras

Esta opcin provee las herramientas necesarias para realizar cadauno de los pasos que se deben cumplir en una Compra, Concurso de precios

o licitacin desde la confeccin de la nota de pedido, Presupuesto, larecepcin de las ofertas de distintos proveedores, cuadros comparativos,adjudicacin y Orden de compra.

Se deber ingresar entonces, en el men C. Sistema de Compras:

1- Clasificadores

Permite administrar cada una de las bases de informacin que sirvende sustento para realizar la tarea de administrar las compras. Cada uno deestos clasificadores o nomencladores contienen los elementos que sirven de

base para la relacin entre datos como los insumos, las unidades de gastosa las cuales se les asignarn los insumos a adquirir y los sectores.

Estos clasificadores podrn ser invocados a medida que se avancedentro del circuito de compras cuando sea necesario registrar un dato quese encuentre predefinido en ellos.

A continuacin se detallan algunos nomencladores que se utilizarnen el Circuito de compras:

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Insumos Compras

Este clasificador permite agrupar todos los elementos y/o insumosque se utilizan para el desarrollo de las distintas actividades del organismo.Cada insumo requiere una serie de datos elementales para su definicin,

como son: la clasificacin por objeto del gasto, presentacin, precio unitarioy otras caractersticas. El clasificador de insumos esta concebido en formade rbol jerrquico, permitiendo agrupar insumos bajo otro insumo demayor nivel y producir distintas clasificaciones jerrquicas.

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Unidad de Gasto

Su identificacin requiere de fundamentos polticos y acuerdosestablecidos dentro y entre cada uno de los sectores que pertenecen a laestructura del organismo. La definicin de las unidades de gastopermite integrar dentro de un nico elemento, la informacin de "Qu" es loque se va a realizar (actividad), "Quin" es el encargado de llevar a cabodicha actividad (responsable) y "Dnde" se va a efectuar (zona geogrfica).

Tipos de Compras

Aqu se podrn definir todos los tipos de compras que utiliza laInstitucin, como ser Directa, Concurso de precios, Licitacin Pblica, etc.

Memos

En este clasificador se pueden administrar textos preestablecidos queluego podrn ser utilizados en los impresos que son emitidos por lainstitucin.

Responsables

Esta opcin muestra los responsables a los cuales se les va aadjudicar la compra.

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Saldos Presupuestarios

Este clasificador, propio de la Registracin presupuestaria, permiteconsultar de forma accesible los saldos de cada cuenta presupuestaria,conformada sta por la Unidad de Crdito y la Partida principal del Insumo a

imputar.

2- Movimientos

a.a. Notas de Pedido

Esta opcin permite confeccionar desde cada oficina, un pedido desuministros que luego podr conformar una compra directa, licitacin,concurso de precios, etc.

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a- Notas de Pedido

Si se desea generar una nueva solicitud se debe colocar el nmero denota en cero, ya que el mismo es asignado automticamente por el sistemacuando se graba la solicitud. Luego de mostrar la fecha del da, el campo

siguiente que pedir el sistema es la Unidad de Gestin de Gasto, si a estedato no lo tenemos con la tecla F5 se abre una nueva pantalla con elclasificador de unidad de gestin de gasto, una vez identificada yposicionados sobre la misma con F5 Elige rescatamos esa UGG paraagregarla en la nota que estamos confeccionando. El otro dato a ingresar esel Responsable, que sera el destinatario de los insumos de la compra yresponsable de la misma ya que las UGG comnmente estn generadas anivel de Ministerio, Secretara y Subsecretara, con este clasificador sepodr indicar a un nivel ms desagregado como ser la Direccin destino delos insumos requeridos.

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Una vez completo el encabezado, se abrir una pantalla donde sesolicitarn los siguientes datos:

Ren: es el nmero de rengln que se asigna uno por insumo.

CodIns: corresponde al cdigo del insumo que se quiere comprar. Si no seconoce el cdigo, con F5 Clasifica se puede ingresar al nomenclador deinsumos. Luego con F5 busca_paLabra se podr ingresar una palabra que seencuentre contenida en el nombre del insumo que se esta buscando y el

sistema armar una mini base con todos los insumos que contenganadelante, en el medio o al final la palabra ingresada. Una vez identificado el

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insumo y posicionado sobre el mismo, con F5 Elige se trasladar el insumoal Clasificador y luego a la nota de pedido que estamos confeccionando.Presionando para confirmar la eleccin, el sistema trae el nombrey precio que esta relacionado con el cdigo del insumo elegido.

El precio de referencia puede ser modificado, en el caso que noestuviese actualizado, para ello habr que posicionarse sobre el campo ysobrescribir el nuevo precio.

Cantidad: se debe ingresar la cantidad que se desea adquirir, y juntocon el precio, el sistema calcular la columna Total.

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Una vez completados los campos del rengln y posicionado sobre elinsumo, con F5 Descripcin se la podr ampliar y de esa manera poderrealizar una descripcin ms clara del insumo que saldr impresa en lacorrespondiente solicitud, y futuro presupuesto.

Una vez completos los datos del rengln con F5 distrib_imPuta, serealiza la distribucin de la imputacin durante los Ejercicios:

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El sistema mostrar una nueva ventana en donde se deber distribuirlas cantidades.

En los casos que el total de los insumos solicitados sernpreventivamente imputados en el ejercicio actual slo se deber grabar ladistribucin por el total.

En cambio si la solicitud de insumos prev que el gasto se realizaren ms de un ejercicio se dividirn las cantidades solicitadas de acuerdo alnmero de ejercicios.

Para esto, con la tecla ms (+) se abrir un nuevo rengln donde seregistrar el nuevo ejercicio, con la cantidad correspondiente.

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Un punto a tener en cuenta es que las cantidades ingresadas entretodos los ejercicios, debern sumar el total solicitado, de lo contrario elsistema mostrar el mensaje de error correspondiente.

Una vez finalizada, se deber grabar la distribucin de la imputacindel rengln.

Para agregar un nuevo insumo a la Nota de pedido, con la tecla ms(+), el sistema abrir el campo para registrar un nuevo rengln al cual sedeber ingresar los mismos datos.

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Una vez cargados todos los insumos que se desean solicitar, con F5Comentario se cargar el mismo y luego con F5 Graba, se grabar la notade pedido asignndole un nmero a la misma.

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Autorizacin de Notas de Pedido

La autorizacin la deber hacer el responsable designado para taltarea. La nota de pedido, al ser confirmada permite avanzar sobre las otrasopciones, si no est confirmada no se podr por ejemplo realizar laconfeccin del presupuesto. Al ingresar a esta opcin, se abrir una pantalladonde se solicitar el nmero de Nota que se va a autorizar.

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Una vez ingresado el nmero de la Nota, con F5 conFirma, el sistemaprocesar la informacin y realizar la reserva de crdito correspondiente acada una de las partidas imputadas en la Nota para el ejercicio actual. Enpantalla se visualizar el nmero de la reserva de crdito generada. Acontinuacin se abrir la ventana de dilogo de la impresora donde se podremitir el comprobante.

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Una vez finalizada la confirmacin, al reingresar a la Nota se veridentificada con la leyenda Autorizada, y en el campo de Reserva, el nmerode la misma.

En caso de no contar con saldo suficiente para realizar la reserva, elsistema no permitir la confirmacin de la nota de pedido, informando elproblema.

Cuando sea necesario anular la autorizacin de una nota de pedido;se deber ingresar en la misma opcin pero con F5 anula_confirma,operacin que a su vez anular la reserva de crdito generada.

Captura de Notas de Pedidos

Esta opcin es utilizada para capturar notas de ejercicios anteriores que endicho ejercicio no se encuentren autorizadas.

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Una vez ingresado el nmero de nota a capturar el sistema se posicionaraen el campo UGG ya que en el ejercicio 2011 esta puede no existir y en esecaso se deber informar a que UGG se afectaran los gastos, como astambin solicita el sector nuevo. Luego se procede a grabar y el sistemagenera un nuevo nmero de nota correlativo al ejercicio 2011. Luego seproceder con las dems opciones normalmente.

Confeccin presupuesto

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En esta opcin se generarn los impresos para poder solicitar a losproveedores los presupuestos para los insumos solicitados.

Al ingresar en esta opcin el sistema solicitar el tipo de compra.

A continuacin en el campo de identificacin del nmero de compra alno ingresar ningn dato el sistema mostrar en la pantalla las notas depedido autorizadas y que no se le ha asignado nmero de compra an.Posicionados sobre la nota de pedido, con F5 Elige y luego F5 Graba elsistema nos posicionar sobre el campo de Expediente, donde se deberregistrar el utilizado para realizar el trmite de Compra.

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Es importante tener en cuenta, que si debe generarse una compraque incluya ms de una Nota de Pedido, deber seleccionarse cada una conF5 Elije y una vez que estn marcadas las de inters, s se deber Grabar laseleccin.

Luego de este paso se visualiza la pantalla donde se deben ingresardiferentes datos como:

Ejer: ao de la compraLugar Entrega: se deber indicar el lugar de entrega de los insumossolicitados.Domici Entrega: Se deber consignar el domicilio de entrega de losbienes.R Resoluci Nro: nmero de Resolucin que autoriza el presupuesto.Dependencia: Direccin o dependencia responsable de la solicitud de losinsumos.

Al terminar de registrar dichos campos se abrir una pantalla que

mostrar los insumos solicitados en la nota de pedido.

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En caso que se realice la compra de ms de una Nota de Pedido y seprefiera unificar los insumos, esta tarea se realizar a travs de la opcin F5elIge y luego F5 Unificar. Es importante tener en cuenta que los cdigos deinsumo de cada rengln a unificar deben ser los mismos.

Con las teclas de navegacin pagO, Entrega, daTos se podr

especificar el plazo de pago de los insumos que sern recibidos, el plazo de

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entrega de los mismos, o los datos del pliego como fecha de apertura desobres, Mantenimiento de oferta.

Una vez registradas todas las condiciones de la compra, se deber

grabar. El sistema mostrar en pantalla el nmero con el que fue generadala compra.

Al volver a ingresar consignando el mismo nmero de compra quegener el sistema al grabar, se podr imprimir tantas copias comopresupuestos se deba entregar a los proveedores.

Captura de ComprasEsta opcin se utilizara para capturar comprar en trmite del ejercicioanterior solo se utilizara para aquellas compras que se encuentran en eltramite anterior a la adjudicacin, por lo cual podran estar preadjudicadas,pero no con Orden de Compra.

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Una vez grabada la captura se deber tomar como si fuera una prorrogapara diferenciarlas de las compras del ejercicio actual y se seguirnormalmente los tramites.Recepcin de Ofertas

En esta opcin se registrar las ofertas informadas por los diferentesproveedores:

Se solicitarn entonces los siguientes datos

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Tipo Compra: se consignar el tipo de compra que se efectuarNro. Compra: en este campo se indicar el nmero de compra generadoen la opcin anterior.Proveedor: cdigo del proveedor que presenta cotizacin o presupuestainsumos de dicha compra.Alternativa: si es 00 es la primer oferta de un proveedor, si un proveedorrealiza ms de una oferta en ese campo se consignar 01 y si hay otraalternativa 02 y as sucesivamente.

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Luego de ingresar estos datos el sistema abre una nueva pantalladonde levanta todos los insumos y en el campo Precio se deber ingresar elprecio unitario presupuestado por el proveedor para poder luego generar los

cuadros comparativos con estos datos.

Para generar los cuadros comparativos debemos ingresar en la opcinde Consultas; el sistema cuenta con varias consultas, siendo tal vez laopcin a-Comparativa por rengln la ms representativa y que se ajusta aste propsito.

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Luego de haber generado los cuadros y de haber definido cul es laoferta ms conveniente por mejor precio, mejor calidad, etc. procedemos aelaborar la Orden de Compra.

Adjudicacin/Orden Compra

Dejando el campo en blanco cuando es una nueva adjudicacin uOrden de Compra, se deber ingresar los datos: Tipo de Compra, Nro

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Compra y cdigo del proveedor que ofert y al cual le adjudicaremos losrenglones.

Se abre entonces una nueva pantalla donde se solicitan nuevos datosya referentes a la Orden de Compra como por ejemplo: N de Resolucin,Dependencia solicitante, Lugar de Entrega.

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A continuacin se deber ingresar el nmero de rengln que se va aadjudicar al proveedor consignado en el encabezado y la alternativapresentada.

Con la tecla ms (+) se podrn adjudicar todos los renglones de

inters.

Seguido de la registracin de cada rengln, se deber ingresar con laopcin F5 adJ_nota para confirmar o modificar la distribucin de laimputacin

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Dentro de esta ventana se deber, con F5 conFig_imput, distribuir lascantidades correspondientes a cada ejercicio. Es importante tener en cuentaque las cantidades adjudicadas pueden no ser por el total solicitado en lasnotas de pedido, esta modificacin deber realizarse al registrar el rengln,

y luego al distribuir la imputacin deber sumar el total que se registr enl.

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Una vez verificada la distribucin en los ejercicios, con F5 Graba - F5Graba, se habr realizado correctamente la distribucin de la imputacinpara el rengln de inters.

En caso de adjudicar por una cantidad menor a la solicitada en lacompra, en los casos en que el rengln est unificado, se deber confirmarla distribucin de la imputacin correspondiente a cada una de las notas depedido involucradas, y los ejercicios durante los cuales se realizar elmismo.

Una vez grabada la Adjudicacin de los renglones, se volver aingresar y con F5 imP_orden, se abrir una ventana donde se indicarcantidad de copias a imprimir, Fecha de la Orden de Compra, porcentaje deIVA, Memos que se incluirn.

Una vez emitida la impresin se generar el nmero de Orden decompra asignado. En este momento el sistema genera el comprobante de

comprabas mayores con todos los renglones adjudicados, registrando a suvez el definitivo correspondiente, es decir, Proveedor, Orden de Compra yFecha de la misma.-

Teclas especiales de esta opcin:

Descrip: descripcin ampliada del insumo solicitado, como por ejemplomeses a contratar, caja de tantas unidades, cantidad de pulgadas, tipo demonitor, etc.imP_orden: esta opcin no slo imprime la orden de compra sino querecin al ingresar a esta opcin queda grabada y con numero asignado laorden de compra, antes al grabar aun no estaba en firme esta OC.Resol: Esta opcin permite modificar antes de haber grabado el nmero deResolucin en caso de haberse equivocado al registrar dicho nmero.

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Lugar: al igual que la opcin anterior permite corregir el lugar de entregade los bienes en caso de error.Borrador: permite imprimir un borrador de la Orden de Compra antes degenerarla como tal.

Motivo: permite ingresar el motivo por el cual se adjudica a ese proveedor.anula_ordeN: permite anular la orden de compra.

Al finalizar el acto de adjudicacin de la compra se podr ingresar enla opcin B -Registracin presupuestaria y verificar los renglonesregistrados.

A partir de este momento se realizan las etapas de devengado, Ordende Pago a travs de la Registracin Presupuestaria.

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- Afectacin a Fondo Especfico

En los casos que la Compra deba ser afectada a un Fondo deAfectacin Especfica, esta se realizar una vez generada la Nota de Pedido,y antes de haber sido confirmada.

Para realizar esta operacin, se deber ingresar con el nmero deNota que gener el sistema, y luego seleccionar F5 - Fondo.

En pantalla se visualizar una ventana donde se deber ingresar elnmero de Apertura de Fondo al cual se afectar la Nota.

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Para que esta operacin pueda realizarse el sistema realiza una seriede validaciones para confirmar que la imputacin que se realizar a la UGGde la Nota de Pedido pueda ser afectada al Fondo ingresado.

Una vez ingresado entonces el nmero de la Apertura de Fondo, seconfirma con la tecla Enter, y el sistema graba la operacin..

Al ingresar nuevamente a la Nota de Pedido, se visualizar enpantalla el Fondo al cual est afectado.

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Una vez realizada la afectacin al Fondo, el trmite contina sucircuito normal dentro del sistema de compras.

En caso de ser necesaria la anulacin o correccin de la afectacin al

Fondo, la Nota de Pedido debe estar en las mismas condiciones, no debetener ningn paso posterior, es decir que no debe estar confirmada. Pararealizar esta operacin se deber ingresar con el nmero de Nota, y con F5anula_fOndo, se desafectar la misma.

- Registracin del Gasto en Fondo Especfico

Es necesario tener en cuenta que la afectacin al Fondo debe sersiempre anterior a la confirmacin de la Nota de Pedido.

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Referencia:

Una vez emitida la orden de compra, se conforma el ComprobantePreventivo/Definitivo que podr visualizarse dentro del sistema de compraso en la opcin B.2.m.b de Registracin presupuestaria para FondosEspecficos:

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Es importante destacar que este comprobante de imputacin nopodr ser modificado en ninguno de sus datos.

El paso siguiente a registrar ser al momento de conformar la facturapresentada por el proveedor, que deber realizarse a travs de la opcinB.2.m.c - Devengado.

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Para ello el sistema solicitar los datos de Nmero de comprobantede imputacin, Proveedor, Tipo Sucursal y Nmero de Factura, Fecha de lafactura, Fecha de Prestacin, y por ltimo el expte a travs del cual setramitar la cancelacin de la factura.

Una vez ingresados todos los datos, en pantalla se visualizar cadaun de los renglones del comprobante que estn en condiciones de ser

devengados.

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Se deber ingresar en cada rengln la cantidad que se deseadevengar.

Al finalizar se debern grabar los cambios realizados con F5 - Graba

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Una vez registrado el devengado, se genera la Orden de Pago desdela opcin B.2.m.d.a - Emite Orden de Pago

Para emitir el comprobante el sistema solicitar Expediente, cdigode proveedor, y la fecha de la Orden de Pago a generar.

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Confirmando los datos ingresados, se visualizar en pantalla lacomposicin de la Orden de Pago.

Siempre que los datos sean correctos, y luego de ingresar elcomentario, con F5- Graba, el sistema abre una nueva ventana donde sepodr confirmar o modificar la distribucin de la Orden de pago.

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En caso de corresponder aplicar retenciones al proveedor, se sumarun nuevo rengln con la tecla + (ms), donde se registrar el cdigo deproveedor de retencin y el importe o porcentaje de la misma.

Una vez ingresado el registro de la retencin, el sistema calcula elimporte que corresponder al proveedor.

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A continuacin con F5- Graba, quedar registrada la distribucin de laOP, y el sistema mostrar en pantalla el nmero con el que ha sidogenerada.

En caso de ser necesaria la anulacin se deber ingresar en la opcin

B.2.m.d.b donde se deber ingresar el nmero de OP que se desea anular.Esta operacin se realiza a travs de la opcin F5- Anula, donde el

sistema solicitar la confirmacin con Si o No.

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Una vez generada entonces la Orden de Pago, el paso siguiente serla cancelacin de la misma.

El sistema solicitar en pantalla el cdigo de cuenta y cdigo deproveedor a cancelar.

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Ingresados estos datos se visualizar en pantalla el detalle derdenes de pago a cancelar del proveedor seleccionado.

Se deber seleccionar cada una de las rdenes de pago que secancelan con el cheque, y luego con F5- Graba, el sistema mostrar enpantalla los datos de cdigo de cuenta, modalidad de cancelacin y nmero

de comprobante a emitir. Con la confirmacin de los datos se abrir unaventana para emitir la impresin.

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En caso de haber efectuado retenciones al momento de generar alOP, se deber ingresar en la opcin B.2.m.e.b - Cancela retenciones.

Para emitir la cancelacin se debern ingresar los datos de cdigo deproveedor de retencin, cdigo de cuenta bancaria, y fechas de inicio y finde perodo que se cancela.

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En pantalla se visualizarn todas las rdenes de pago emitidas en elperodo seleccionado, que hayan sufrido retenciones.

Con F5- Graba el sistema mostrar en pantalla los datos delcomprobante de cancelacin, es decir, cuenta bancaria, modalidad decancelacin, y nmero de comprobante. Una vez confirmados estos datos se

abrir la ventana para seleccionar impresora.

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Para realizar la impresin de comprobantes a proveedores se deberingresar en la opcin B.2.m.f donde se podrn emitir los comprobantes deretencin o recibo de pago por nmero de OP.

Definitivos pendientesEsta opcin se utilizara para capturar todos los comprobantes de comprasmayores del ejercicio anterior para poder registrar los devengamientos, OP

y cancelaciones en este ejercicio, para el caso de las ordenes de compras

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emitidas sobre el final del ejercicio anterior y que en dicho ejercicio no seefectu el servicio o se entregaron los bienes.

Se deber ingresaren la opcin y consignar el nmero decomprobante de compras mayores y su correspondiente nmero de ordende compra. Luego se debe grabar y el sistema genera un nuevocomprobante con que se debera completar las dems etapas.

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