1

Instrucciones para registro de viajes de FHV en hojas de cálculo de Excel

Este manual de instrucciones está destinado a las bases de vehículos de alquiler (For-Hire Vehicle, FHV)

que enviarán sus registros electrónicos de viajes mediante la hoja de cálculo de Excel que entrega la

Comisión de Taxis y Limusinas (Taxi & Limousine Commission, TLC). Para enviar sus registros de viajes

debe utilizar la hoja de cálculo que se le entrega. La hoja de cálculo está diseñada para que el

despachador pueda registrar un viaje mientras está atendiendo la llamada. Puede utilizar la hoja de

cálculo para registrar, organizar y buscar viajes con más facilidad que si llevara registros en papel. Siga

las instrucciones de esta guía para familiarizarse con el proceso de envío de los registros de viajes

correspondientes a su base.

Paso 1: Descargue la hoja de cálculo de Excel para registro de viaje principal en triprecords y guárdela

en su computadora.

Paso 2: Para abrirla haga doble clic en el archivo de la hoja de cálculo de Excel para registro de viaje

principal que acaba de descargar. La pantalla debería verse como la imagen que está a continuación. La

plantilla de Registro de viajes (Trip Record) consta de dos partes: un encabezado y un registro de viajes.

El encabezado le indica la información que se supone debe ingresar en cada columna, mientras que el

registro de viajes es el espacio donde se ingresa la información de cada viaje que despacha su base.

Usted solo es responsable de enviar registros de los viajes que despachó su base. Por lo tanto, no debe

registrar los viajes que otras bases hayan despachado a sus vehículos afiliados o los que usted asigne a

otras bases.

Paso 3: Haga clic en la primera celda de la columna A debajo del encabezado

“dispatching_base_number”. Aquí ingresará el número de licencia de la base despachadora. Esta

siempre será su base.

2

Paso 4: Haga clic en la primera celda de la columna B debajo del encabezado “pickup_date”. Aquí

tendrá que ingresar la fecha en la que se recogió al cliente. En el caso de reservas hechas con

anticipación, será la fecha para cuando el cliente solicitó el servicio, no la fecha en que llamó. Ingrese la

fecha con el siguiente formato en números: mes- día-año. Ejemplo: Si la recogida se solicitó para el 30

de septiembre de 2012, tendrá que escribir 09-30-2012. En la siguiente hoja de cálculo se indica cómo

debería quedar. Para que pueda establecer esta configuración de fecha seleccione “Custom”

(Personalizar) del menú desplegable (encerrado en un círculo a continuación). En Custom, haga clic en

“More Number Formats” (Más Formatos de Número) y seleccione “mm-dd-aaaa”.

3

Paso 5: Ingrese la hora del viaje en la columna C debajo del encabezado “pickup_time”. Aquí tendrá

que ingresar la hora en la que se recogió al cliente. En el caso de reservas hechas con anticipación, será

la hora para la cual el cliente solicitó el servicio, no la hora en que llamó. Ingrese la hora con el siguiente

formato: hora:minutos:segundos en formato de 24 horas y horario de verano del este. Ejemplo: Si el

cliente solicitó que lo recogieran a las 9:00 AM, ingrese 9:00:00. En la siguiente hoja de cálculo se indica

cómo debería quedar. Para que pueda establecer esta configuración de fecha seleccione “Custom”

(Personalizar) del menú de lista desplegable (encerrado en un círculo a continuación). En Custom, haga

clic en “More Number Formats” (Más Formatos de Número) y seleccione “h-mm-ssss”.

4

AHORA INGRESARÁ INFORMACIÓN SOBRE EL CONDUCTOR Y EL VEHÍCULO AL QUE LE ASIGNÓ EL

VIAJE.

***ENTRADA EN VIGENCIA DE FORMA INMEDIATA. YA NO PUEDE UTILIZAR LOS NÚMEROS INTERNOS

DE LA BASE PARA VEHÍCULOS Y CONDUCTORES***

DEBE UTILIZAR LOS NÚMEROS DE LICENCIA DE CONDUCIR Y DE LA PLACA DEL VEHÍCULO DE LA TLC.

Paso 6: Ingrese el número de licencia de conducir de la TLC que corresponda al conductor que hizo el

viaje en la columna D debajo del encabezado “TLC_drivers_license_number”. Luego, ingrese el número

de placa del vehículo en la columna E debajo del encabezado “license_plate”.

Ejemplo: Si el conductor con licencia de la TLC número 234567 y el vehículo con placa T00000C se

despacharon el día 30 de septiembre de 2012 a las 9:00 AM, ingrese 234567 y T00000C. En la siguiente

hoja de cálculo se indica cómo debería quedar.

5

Paso 7: Ingrese el número de licencia de la base a la que está afiliada el vehículo despachado en la

columna F debajo del encabezado “affiliated_base_number”. Si el vehículo está asociado a su base,

deberá ingresar el número de su base. Si el vehículo está afiliado a otra base tendrá que ingresar el

número de licencia de esa base en este espacio.

Ejemplo: Si el vehículo que despachó su base estaba afiliado a otra base, la Base B77777, ingrese

B77777. En la siguiente hoja de cálculo se indica cómo debería quedar.

6

Paso 8: Elija el tipo de dirección de la recogida que tiene para este viaje en la columna G debajo del

encabezado “pickup_location_type”. Cuando haga clic en la celda de la columna G, verá el ícono de una

flecha pequeña. Al hacer clic en la flecha aparecerá un menú de opciones. Las opciones son: "Exact

Address" (Dirección Exacta), "Intersection of" (Intersección entre) o "Airport" (Aeropuerto). Elija la

opción que mejor describa el tipo de dirección que dio el pasajero para la recolección. En la siguiente

hoja de cálculo se indica cómo debería quedar.

7

Paso 9: Ingrese la ubicación donde el pasajero solicitó que lo recogieran en la columna H debajo del

encabezado “pickup_location_name”.

Si eligió “Exact Address” (Dirección Exacta) en la columna G, en la columna H tendrá que ingresar la

dirección exacta en la que el pasajero solicitó que lo recogieran. Por favor, NO incluya lo siguiente:

nombre/teléfono del pasajero, números de apartamento o números de piso. Si eligió “Intersection Of”

(Intersección entre) en la columna G, en la columna H tendrá que ingresar las intersecciones del punto

donde el pasajero solicitó que lo recogieran. Un ejemplo de este formato es “33rd Street y 7th Ave,

Manhattan”. Si eligió “Airport” (Aeropuerto) en la columna G, en la columna H tendrá que ingresar el

nombre abreviado del aeropuerto donde el pasajero solicitó que lo recogieran. Para el aeropuerto John

F. Kennedy use “JFK” y para el aeropuerto LaGuardia use “LGA”. En la siguiente hoja de cálculo se indica

cómo debería quedar el formato de Dirección Exacta.

8

Paso 10: Puede suministrar la latitud y la longitud de la ubicación de la recogida EN LUGAR DE o

ADEMÁS DE la dirección de domicilio, la intersección o el aeropuerto de recogida. Si usted desea

incluirlo, ingrese la longitud y la latitud del lugar donde el pasajero solicitó que lo recogieran en las

columnas I y J debajo de los encabezados “pickup_longitude” y “pickup_latitude”. Se puede ingresar la

longitud y la latitud de la ubicación de la recogida exacta, la intersección o el aeropuerto. Si usted ya

ingresó una ubicación de la recogida en la columna H, esto no es necesario.

En la siguiente hoja de cálculo se indica cómo debería quedar.

9

Paso 11: AHORA ESTE PASO ES OBLIGATORIO. DEBE ENVIAR DATOS DEL SITIO DE LA LLEGADA. Ahora

debe enviar datos del sitio de la llegada para CADA viaje. Debe hacerlo en las columnas K, L, M, N, O y P

debajo de los encabezados “dropoff_date”, “dropoff_time”, “dropoff_location_type”,

“dropoff_location_name”, “dropoff_longitude” y “dropoff_latitude”. Debe ingresar la información tal

como lo hizo con los datos de la recogida en los pasos 8, 9 y 10. En la planilla que sigue encontrará un

ejemplo.

Puede suministrar la latitud y la longitud del sitio de la llegada EN LUGAR DE o ADEMÁS DE la dirección

de domicilio, la intersección o el aeropuerto. Si usted desea incluirlo, ingrese la longitud y la latitud del

lugar donde el pasajero solicitó que lo recogieran en las columnas O y P debajo de los encabezados

“dropoff_longitude” y “dropoff_latitude”. Se puede ingresar la longitud y la latitud del sitio de la llegada

exacta, de la intersección o del aeropuerto. Si usted ya ingresó un sitio de la llegada en la columna N,

esto no es necesario.

10

Repita los pasos del 3 al 11 para cada viaje que su base haya hecho. Cada viaje debe ir en su propia

fila. Por ejemplo, el primer viaje va en la fila 2, el segundo, en la fila 3, y así sucesivamente.

ASEGÚRESE DE INCLUIR TODOS LOS VIAJES EN LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL PARA REGISTRO DE

VIAJE PRINCIPAL.

LLEGÓ AL FINAL DE LA GUÍA DE INSTRUCCIONES DE EXCEL.

VERIFIQUE QUE HAYA INGRESADO TODA LA INFORMACIÓN REQUERIDA.