instrucciones para la denominación de los expedientes...
TRANSCRIPT
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para la Denominación de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Nota: Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Control de cambios
Versión Fecha Descripción de la modificación
01 18 de julio de 2018 Primera versión de las instrucciones para la denominación de los expedientes y los documentos electrónicos de archivo en ADAX
Método de Elaboración Revisa Aprueba
El documento es elaborado por profesionales de la Dirección Administrativa pasando a revisión de la Subsecretaría de Gestión Institucional, quien realiza ajustes en acompañamiento de la OAP, surtidas estas etapas se publica la nueva versión del documento.
Christian Leonardo Nadjar Cruz Director Administrativo
Edwin Rendón Profesional de revisión por normalización de la OAP
Lúbar Andrés Chaparro Cabra Líder Macroproceso Gestión
Corporativa
Aprobado y revisado mediante caso en HOLA No. 19790
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 2 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL
Propósito Orientar a los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno en la denominación de los expedientes y documentos electrónicos de archivo, con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, así como la correcta construcción de expedientes y documentos con características de archivo en el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes -ADAX. Responsable Dirección Administrativa Glosario ACCESO: “Conjunto de procesos para autorizar la concesión o revocación de privilegios. Para el sistema estos privilegios serán acordes del rol de cada usuario dependiendo de la necesidad de uso durante el tiempo necesario”1. ALMACENAMIENTO: “Es la propiedad o capacidad de guardar datos que tienen dispositivo electrónico”2. AUTENTICIDAD: “Cualidad de un documento cuando se puede comprobar que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma”3. DISPONIBILIDAD: Principio de la gestión documental con el cual “los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación”4. DOCUMENTO ANÁLOGO: Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente.5 DOCUMENTO DE ARCHIVO: “Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”6. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: “Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, ó valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos”7.
1 NTC- ISO 27001 2 http://www.alegsa.com.ar/Dic/almacenamiento.php
3 NTC-ISO 30300 4 Decreto 1080 de 2015. Art. 2.8.2.6.2. 5 http://www.revista.unam.mx/vol.5/num6/art38/notas/nota8.htm 6 Ley 1712 de 2014. 7 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación)
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 3 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
EXPEDIENTE: “Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta”8. EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO: “Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización”9. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: “Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”10. EXPEDIENTES HÍBRIDOS: “Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación”11. EXPEDIENTE VIRTUAL: “Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros”12. FIRMA DIGITAL: “Es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave, iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”13. FIRMA ELECTRÓNICA: “Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”14. FOLIADO ELECTRÓNICO: “Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad”15. ÍNDICE ELECTRÓNICO: “Relación de los documentos electrónicos de archivoque conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin”16. INTEGRIDAD: “Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los activos”17.
8 Acuerdo No. 005 de 2013 (Archivo General de la Nación) 9 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación) 10 Ídem. 11 Ídem. 12 Ídem. 13 Ley 527 de 1999. Art. 2 14 Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD. Bogotá. Archivo General de la Nación. 2014. 15 Acuerdo No. 003 de 2015 (Archivo General de la Nación) 16 Acuerdo No. 003 de 2015 (Archivo General de la Nación) 17 NTC-ISO/IEC 27001. Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI).
Requisitos.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 4 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
INTEROPERABILIDAD: Principio de la gestión documental en el cual “las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes”18. METADATOS: “Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo”19. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: “Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física”20. RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES (OCR): “Es una tecnología que le permite convertir documentos en papel escaneados, PDF archivos o imágenes captadas por una cámara digital en datos con opción de búsqueda y funcionalidad de editar”21.
El uso de los OCR se orienta en aprovechar el “indexado” de los documentos que se digitalizan. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, libros de actas, etc.). UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja). Siglas
ADAX - Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes TRD – Tabla de Retención Documental OCR – Optic Character Recognition (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
18 Decreto 2609 de 2012. 19 Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Información y Documentación: gestión de documentos, parte 1. generalidades. Bogotá:
ICONTEC, 2010. 26p. : il (NTC-ISO 15489-1) 20 Acuerdo No. 002 de 2014 (Archivo General de la Nación) 21 http://latam.abbyy.com/finereader/ocr/
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 5 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
22.. IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS
1. INTRODUCCIÓN
Estas instrucciones brindan parámetros que se deben considerar para una adecuada denominación de los documentos de archivo y expedientes electrónicos. Sirve de referencia para la correcta construcción de expedientes y documentos electrónicos de archivo con características de archivo en el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes - ADAX. Así como, normalizar la producción de documentos en entornos electrónicos, salvaguardar el patrimonio documental de la entidad y las fases del ciclo vital del expediente. Dentro de las funcionalidades que destacan el Aplicativo Documental de Archivos y Expedientes – ADAX, están las siguientes: 1. Crear los expedientes electrónicos a partir de las series y subseries de la tabla de retención documental
precargadas, para cada una de las dependencias. Garantiza que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantengan los criterios de tiempos y de disposición final establecidos para cada una de las series y subseries.
2. Permite actualizar la tabla de retención documental las veces que sea necesario sin perder la trazabilidad de los documentos.
3. Generar los expedientes electrónicos y sus componentes (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos).
4. Auditar todas las acciones efectuadas sobre el expediente, pues, registra un historial de eventos que puede ser consultado por los usuarios que tienen acceso al expediente electrónico. Este historial puede ser exportado.
5. Incorporar la firma electrónica para la generación del índice del expediente electrónico. 6. Controlar la creación de series o subseries. 7. Permite reubicar una carpeta (o conjunto de carpetas) o documento, a un lugar distinto dentro de la estructura de
clasificación, y garantiza que se mantengan los metadatos y demás atributos (permisos). Registrando la pista de auditoría cuando se realiza la reubicación.
8. Garantizar que los documentos electrónicos de archivo que se capturen se asocien a una TRD configurada en el sistema.
9. Permite firmas electrónicas o digitales en los documentos electrónicos. 10. Ingresar los datos de localización de un expediente híbrido. 11. Integra escaneo monocromático, a color o escala de grises, diferentes resoluciones, maneja tamaños de papel
estándar, reconoce OCR y guarda imágenes, entre otras. 12. Crear documentos basados en plantillas preestablecidas y formularios. 13. Recuperar y busca la información que se encuentre dentro de documentos, listas de documentos, y metadatos, de
acuerdo con el perfil de acceso. 14. Generar informes y reportes de trámites, consecutivos, errores presentados por el sistema, etc.
2. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 6 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
2.1 Fase de Apertura
Los expedientes electrónicos se conformarán con la totalidad de los documentos electrónicos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato y soporte. Cuando hay expedientes híbridos, se debe hacer referencia a los físicos digitalizados y todos los electrónicos. Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentales22 establecidas en los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención documental de cada dependencia, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida. Todo expediente debe crearse dentro de la serie documental que le corresponde.
2.1.1 Como denominar los documentos de archivo A continuación, se mencionan recomendaciones a tener en cuenta para la asignación o identificación de los nombres de documentos electrónicos TABLA No. 1. “ESTRUCTURA SEMÁNTICA PARA NOMBRAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO”23.
Recomendación Observación Ejemplo
Longitud de Nombre
Mínimo 5, máximo 30 caracteres. Si el nombre del documento es muy extenso, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia o compatibilidad entre sistemas de archivos.
PruebaArchivo.doc (adecuado) PruebaDeArchivoArchivoGeneralDeLaNacion2017.doc (inadecuado)
Uso de guiones No incluir ningún tipo de guion (_ -), ni de espacios.
PlanPagos.doc (adecuado) Plan_de_pagos-2017.doc (inadecuado)
Característica del nombre
El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser único, preciso, específico, de fácil recordación, de tal forma que se pueda buscar el documento por medio de un sistema destinado para tal fin, y este sea ubicado en el menor tiempo posible. Se pueden establecer ciertos estándares de nombramiento como por ejemplo que cuando se incluye el nombre de una persona colocar el apellido primero.
PoliticaAmbiental.pdf (adecuado) pAmbiental.pdf. (inadecuado)
22 COLOMBIA. CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 002 de 2014. Op. Cit. Capítulo II Del
expediente de archivo. 23 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/DocumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf. Pág. 91.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 7 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Pronombres y Preposiciones
Evitar el uso de pronombre como el, la, los y preposiciones como “de, en, por, para”, puesto que agregan un número mayor de caracteres al nombre del documento, se sugiere usarlos en el caso que sea fundamental para su identificación. Igualmente se sugiere no utilizar palabras como: si, pero, para.
PoliticaAmbiental.doc (adecuado) LaPoliticaAmbiental.doc (inadecuado)
Uso de Mayúsculas y Minúsculas
Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.
PoliticaArchivistica.pdf (adecuado) POLITICAARCHIVISTICA.pdf (inadecuado)
Siglas, Acrónimos, Abreviaturas En lo posible evitar el uso de acrónimos y/o abreviaturas; en el caso de siglas se sugiere utilizar las de uso común.
CartaSeñorGomez.doc (uso adecuado) Carta_Sr_Gomez.doc (uso inadecuado) SupresionArchivos.pdf (uso adecuado) Supr_De_Archivos.pdf (uso inadecuado) SgdeaAgn.pdf (uso adecuado) SGDEAAGN.pdf (uso inadecuado)
Caracteres Especiales Nombrar los documentos utilizando caracteres alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales como / $% & ^ #. \: <>. ¿’?, o tildes.
PruebaResultado.doc (adecuado) Prueba&Resultado%.doc (inadecuado)
Numeración Si el documento contiene numeración y el número contenido es de un solo digito, este debería ser antecedido por el 0.
Prueba01.pdf (adecuado) Prueba1.doc (inadecuado)
Versionar
En el caso que el documento obedezca a una versión específica, se debe anteceder el número de la versión elaborada, si el número de versión es de solo un digito, aplicar lo expuesto en la sugerencia Numeración.
V01RendicionCuentas.doc (adecuado) V1RendicionCuentas.doc (inadecuado)
Formato Fecha
En dado caso que el nombre de archivo contenga fecha, esta deberá seguir los lineamientos de la norma ISO 8601 AAAA-MM-DD, en donde AAAA son los cuatro dígitos del año, MM dos dígitos del número de mes, si el número de mes es de solo 1 digito, se antecederá del número 0, DD corresponde al día, si el número de día es de solo 1 digito, se antecederá del número 0. El orden de posición de la fecha cambiará si el nombre del documento es un nombre de persona.
20160503RendicionCuentas.pdf (adecuado) 16/05/03_RendiCuentas_AGN.pdf (inadecuado)
Extensión de archivo (formato de archivo)
El documento debe contener el identificador del programa en donde se generó el archivo (extensión), esto seguido de un punto, a saber: Si el archivo no contiene una extensión que identifique el software generador, esto dificultará el proceso de lectura y un probable daño del documento en mención.
V01RendicionCuentas.pdf (adecuado) V01RendicionCuentas (inadecuado)
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 8 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Tamaño del Archivo
Este dependerá de los medios de almacenamiento dispuesto para tal fin, sin embargo, siempre es recomendable evitar archivos de gran tamaño pues se dificulta su manipulación.
Relación con Documentación Física
En dado caso que los archivos electrónicos se encuentren relacionados con documentación física se sugiere nombrar carpetas en los entornos electrónicos y en papel con el mismo título
2.1.2 Como denominar Expedientes Electrónicos
ADAX por defecto tiene las series y subseries cargadas de acuerdo con la tabla de retención documental de cada una de las dependencias, cuando se vaya a crear el expediente se debe escoger de una lista desplegable la respectiva serie y subserie a la que se le va a crear el expediente, con esta raíz se denomina y crea el expediente.
De acuerdo con los lineamientos, directrices y normatividad expedidos por el Archivo General de la Nación, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la norma técnica ISAD (G) y con las buenas prácticas acogidas de otras entidades para nombrar los expedientes electrónicos se debe tener en cuenta:
➢ La serie, subserie, cuadros de clasificación documental y la tabla de retención documental de la entidad.
➢ Los nombres de los expedientes deben ser claros y conforme a las series y subseries dispuestas en la tabla de retención documental de cada dependencia.
➢ Se debe usar el lenguaje natural, sin abreviaturas ni siglas en los nombres.
➢ El aplicativo contiene un campo de texto libre, por lo que no es limitada la descripción del título del expediente.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 9 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
➢ Cada expediente electrónico estará conformado por los tipos documentales planteados en cada tabla de
retención documental de cada dependencia.
➢ Se le atribuirá a una sola persona por dependencia el permiso dentro del aplicativo de la creación de los expedientes electrónicos, que deberá ser similar a la conformación de los expedientes físicos.
A continuación, se presentan algunos ejemplos para la denominación de expedientes electrónicos:
Ejemplo No. 1 En la lista desplegable se ubica la serie que para este ejemplo será ACTAS, de la correspondiente lista desplegable que contiene las subseries se escoge Actas del Comité Directivo y finalmente se escribe el año de gestión o de vigencia, es decir, 2018, lo que ayudará a agrupar todos los documentos producidos durante un año de gestión por la dependencia, lo que permite su fácil acceso, búsqueda y consulta.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 10 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
El expediente electrónico quedará denominado Actas del Comité Directivo – 2018
En la utilización del lenguaje natural, se usarán los espacios correspondientes para separar las palabras; y en este caso se usará el espacio; guion; espacio para separar el año, como se observa en el ejemplo.
Ejemplo No. 2 Para el siguiente ejemplo se nombrará el expediente con la serie, subserie, el caso específico o número consecutivo que referencie cada expediente y finalmente el año. Así: Buscamos en la lista desplegable de series ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, en la lista de subseries “Actuaciones Administrativas de Control a Establecimientos de Comercio”, se nombra el documento que se lleve “La Tienda de Ana” seguido de un número que puede ser el consecutivo del proceso o identificación que tenga, en este caso el establecimiento “No. 111000001222” finalmente encontramos el año “ – 2018”. El expediente electrónico quedará denominado La Tienda de Ana No. 111000001222 – 2018.
Ejemplo No. 3 Para el siguiente ejemplo se busca en la lista desplegable la serie CONTRATOS; la Subserie Contratación Directa, en este caso se nombra la modalidad que es “Prestación de Servicios”, el nombre del contratista “Andrés Felipe Forero Guzmán”, el número de cédula “CC 1010698745”, el número consecutivo del contrato y el año No. 250 – 2018.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 11 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
El expediente electrónico quedará denominado Prestación de Servicios Andrés Felipe Forero Guzmán CC 1010698745 No. 250 – 2018
Ejemplo No. 4
Para el siguiente ejemplo se busca en la lista desplegable la serie HISTORIAS, y en la lista de las subseries Historias Laborales, se coloca como título el nombre del funcionario “Andrés Fernando Ortiz Salamanca” y finalmente el número de cédula “CC 102581369”.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 12 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
El expediente electrónico quedará denominado Andrés Fernando Ortiz Salamanca CC 102581369 Ejemplo No. 5
Es decir, en la lista desplegable de series se busca HISTORIALES DE VEHÍCULOS, y se denomina el expediente “Historia de Vehículo”, seguido del número de placa “No. FNG578” y finalmente el año “– 2018”.
El expediente electrónico quedará denominado Historia de Vehículo No. FNG578 – 2018
Para poder identificar los números consecutivos o de identificación de un proceso se antepondrá el indicativo (No.) y para las cédulas de ciudadanía se antepondrá (CC) dejando el espacio correspondiente para luego si diligenciar el número, como se observó en los ejemplos anteriores. En el caso que una serie no tenga subseries, se dejará como nombre el de la serie y de esta forma se creará el Expediente.
Para ampliar más la información de las denominaciones de los expedientes diríjase a las tablas No. 2 del presente documento
TABLA No. 2. ESTRUCTURA SEMÁNTICA PARA NOMBRAR LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO.
Serie Subserie Titulo Expediente Forma como se debe denominar el expediente
ACCIONES CONSTITUCIONALES
Acciones de Grupo Acciones de Grupo (Caso) (Año)
Acción de grupo No. 100 - 2018
ACCIONES CONSTITUCIONALES
Acciones de Tutela Acciones de Tutela (Caso) (Año)
Acción de Tutela No. 150 - 2018
ACCIONES CONSTITUCIONALES
Acciones Populares Acciones Populares (Caso) (Año)
Acción Popular No. 25 - 2018
ACTAS Actas de Conciliación Actas de Conciliación (Caso) (Año)
Acta de Conciliación No. 123 - 2018
ACTAS Actas de Disposición de Bienes Decomisados
Actas de Disposición de Bienes Decomisados (Caso) (Año)
Acta de Disposición de Bienes Decomisados No. 320 - 2018
ACTAS Actas de Eliminación de Documentos
Actas de Eliminación de Documentos (Año)
Actas De Eliminación de Documentos - 2018
ACTAS Actas de Juramento de Colombiano por Adopción
Actas de Juramento de Colombiano por Adopción (Año)
Actas de Juramento de Colombiano por Adopción - 2018
ACTAS Actas de la Comisión de Personal
Actas de la Comisión de Personal (Año)
Actas de la Comisión de Personal - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 13 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
ACTAS
Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales
Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales (Año)
Actas de la Comisión Distrital para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales - 2018
ACTAS
Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital
Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital (Año)
Actas de la Comisión Intersectorial de Gestión y Desarrollo Local del Distrito Capital - 2018
ACTAS Actas de Sala de Decisión Actas de Sala de Decisión (Año)
Actas de Sala de Decisión - 2018
ACTAS Actas de Transferencias Primarias
Actas de Transferencias Primarias (Año)
Actas de Transferencias Primarias - 2018
ACTAS Actas de Transferencias Secundarias
Actas de Transferencias Secundarias (Año)
Actas de Transferencias Secundarias - 2018
ACTAS Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital
Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital (Año)
Actas del Comité Civil de Convivencia Distrital - 2018
ACTAS Actas del Comité Civil de Convivencia Local
Actas del Comité Civil de Convivencia Local (Año)
Actas del Comité Civil de Convivencia Local - 2018
ACTAS Actas del Comité Coordinador de Inventarios
Actas del Comité Coordinador de Inventarios (Año)
Actas del Comité Coordinador de Inventarios - 2018
ACTAS Actas del Comité de Contratación
Actas del Comité de Contratación (Año)
Actas del Comité de Contratación - 2018
ACTAS Actas del Comité de Convivencia Laboral
Actas del Comité de Convivencia Laboral (Año)
Actas del Comité de Convivencia Laboral - 2018
ACTAS Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (Año)
Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno - 2018
ACTAS Actas del Comité de Incentivos
Actas del Comité de Incentivos (Año)
Actas del Comité de Incentivos - 2018
ACTAS
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá (Año)
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Concejo de Bogotá - 2018
ACTAS
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República (Año)
Actas del Comité de Seguimiento a las Relaciones con el Congreso de la República - 2018
ACTAS Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión
Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión (Año)
Actas del Comité del Sistema Integrado de Gestión - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 14 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
ACTAS Actas del Comité Directivo Actas del Comité Directivo (Año)
Actas del Comité Directivo - 2018
ACTAS
Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra
Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra (Año)
Actas del Comité Distrital de Atención a las Víctimas de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Delitos de Lesa Humanidad y Crímenes de Guerra - 2018
ACTAS Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas
Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas (Año)
Actas del Comité Distrital para la Lucha contra la Trata de Personas - 2018
ACTAS Actas del Comité Interno de Archivo
Actas del Comité Interno de Archivo (Año)
Actas del Comité Interno de Archivo - 2018
ACTAS Actas del Comité Interno de Conciliación
Actas del Comité Interno de Conciliación (Año)
Actas del Comité Interno de Conciliación - 2018
ACTAS Actas del Comité Interno de Reubicaciones
Actas del Comité Interno de Reubicaciones (Año)
Actas del Comité Interno de Reubicaciones - 2018
ACTAS Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional
Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional (Año)
Actas del Comité Paritario de Salud Ocupacional - 2018
ACTAS
Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia
Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia (Año)
Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo de Gobierno, Seguridad y Convivencia -2018
ACTAS Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional
Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional (Año)
Actas del Comité Técnico de Desempeño Institucional - 2018
ACTAS Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable (Año)
Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable - 2018
ACTAS
Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración
Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración (Año)
Actas del Consejo Consultivo de Descentralización y Desconcentración - 2018
ACTAS
Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C.
Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C. (Año)
Actas del Consejo Consultivo y de Concertación para los Pueblos Indígenas en Bogotá D.C. - 2018
ACTAS Actas del Consejo de Alcaldes
Actas del Consejo de Alcaldes (Año)
Actas del Consejo de Alcaldes - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 15 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
ACTAS Actas del Consejo de Planeación Local
Actas del Consejo de Planeación Local (Año)
Actas del Consejo de Planeación Local - 2018
ACTAS
Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras
Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras (Año)
Actas del Consejo Distrital de Comunidades Negras, Afrocolombianas Raizales y Palenqueras - 2018
ACTAS Actas del Consejo Local de Gobierno
Actas del Consejo Local de Gobierno (Año)
Actas del Consejo Local de Gobierno - 2018
ACTAS Actas del Consejo Local de Seguridad
Actas del Consejo Local de Seguridad (Año)
Actas del Consejo Local de Seguridad - 2018
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Actuaciones Administrativas de Control a Establecimientos de Comercio
(Nombre) (Identificación) (Año)
La Tienda - No. 111000001222 - 2018
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Actuaciones Administrativas de Control a Obras y Urbanismo
(Nombre) (Identificación) (Año)
Calle 26 - No. 222555 - 2018
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Actuaciones Administrativas de Control de Tarifas en Estacionamientos Fuera de Vía
(Nombre) (Identificación) (Año)
Bahía Calle 116 # 13 - 2018
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Actuaciones Administrativas de Restitución del Espacio Público
(Nombre) (Identificación) (Año)
7 # 19 - 2018
ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO
Anteproyectos de Presupuesto (Año)
Anteproyectos de Presupuesto - 2018
AUTOLIQUIDACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
Autoliquidaciones de Aportes al Sistema de Seguridad Social (Año)
Autoliquidaciones de Aportes al Sistema de Seguridad Social - 2018
BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES
Banco de Programas y Proyectos Locales (Año)
Banco de Programas y Proyectos Locales - 2018
CENSO DE PERROS POTENCIALMENTE PELIGROSOS
Censo de Perros Potencialmente Peligrosos (Año)
Censo de Perros Potencialmente Peligrosos - 2018
CERTIFICACIONES DE ALMACENAMIENTO, APROVECHAMIENTO, TRATAMIENTO O DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS
Certificaciones de Almacenamiento, Aprovechamiento, Tratamiento o Disposición Final de Residuos (Año)
Certificaciones de Almacenamiento, Aprovechamiento, Tratamiento o Disposición Final de Residuos - 2018
CERTIFICADOS Certificados de Propiedad Horizontal
Certificados de Propiedad Horizontal (Año)
Certificados de Propiedad Horizontal - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 16 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
CERTIFICADOS Certificados de Residencia Certificados de Residencia (Año)
Certificados de Residencia - 2018
CIERRES PRESUPUESTALES
Cierres Presupuestales (Año)
Cierres Presupuestales - 2018
CIRCULARES
Circulares (Año) Circulares - 2018
COBROS PERSUASIVOS
(Nombre) (Identificación) (Año)
Cesar Camilo Cifuentes Aranda CC 78502365 - 2018
COMPROBANTES DE ALMACÉN
Comprobantes de Baja de Bienes
Comprobantes de Baja de Bienes (Año)
Comprobantes de Baja de Bienes - 2018
COMPROBANTES DE ALMACÉN
Comprobantes de Ingreso de Bienes
Comprobantes de Ingreso de Bienes (Año)
Comprobantes de Baja de Bienes - 2018
COMPROBANTES DE ALMACÉN
Comprobantes de Reintegro de Bienes
Comprobantes de Reintegro de Bienes (Año)
Comprobantes de Baja de Bienes - 2018
COMPROBANTES DE ALMACÉN
Comprobantes de Salida de Bienes
Comprobantes de Salida de Bienes (Año)
Comprobantes de Baja de Bienes - 2018
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de Ajuste Comprobantes de Ajuste (Año)
Comprobantes de Ajuste - 2018
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de Egreso Comprobantes de Egreso (Año)
Comprobantes de Egreso - 2018
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Ingreso (Año)
Comprobantes de Ingreso - 2018
CONCEPTOS Conceptos Jurídicos Conceptos Jurídicos (Año)
Conceptos Jurídicos - 2018
CONCEPTOS Conceptos Previos para Juegos Localizados de Suerte y Azar
(Nombre) (Caso) (Año)
Casino 77 No. 55669 - 2018
CONCILIACIONES Conciliaciones Contables (Nombre) (Año) Pepito - 2018
CONCILIACIONES Conciliaciones Prejudiciales (Nombre) (Año) Pepito - 2018
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Consecutivos de Comunicaciones Oficiales (Año)
Consecutivos de Comunicaciones Oficiales - 2018
CONTRATOS Contratación Directa (Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)
Prestación de Servicios Andrés Felipe Forero Guzmán No. 250 - 2018
CONTRATOS Contratos por Concurso de Méritos
(Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)
Consultoría Pepito Pérez No. 522 - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 17 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
CONTRATOS Contratos por Licitación Pública
(Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)
Licitación Pública OMC No. 111 - 2018
CONTRATOS Contratos por Selección Abreviada
(Modalidad) (Nombre) (No. Contrato) (Año)
Selección Abreviada PUC No. 788 - 2018
CONTRATOS Convenios (Modalidad) (No. Convenio) (Año)
Interadministrativo No. 900 - 2018
CUENTAS BANCARIAS
Cuentas Bancarias (Año)
Cuentas Bancarias 2018
CUENTAS MENSUALES DE ALMACÉN
Cuentas Mensuales De Almacén (Mes) (Año)
Cuenta Mensual De Almacén de Julio - 2018
DECRETOS LOCALES
Decretos Locales (Año)
Decretos Locales 2018
DERECHOS DE PETICIÓN
Derechos De Petición (Tema) (Año)
Derechos De Petición Perros Peligrosos - 2018
DESPACHOS COMISORIOS
Despachos Comisorios (Año)
Despachos Comisorios - 2018
EJECUCIONES PRESUPUESTALES
Ejecuciones Presupuestales (Año)
Ejecuciones Presupuestales - 2018
EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
Evaluación De Requisitos Legales (Año)
Evaluación De Requisitos Legales - 2018
FALLOS DE SEGUNDA INSTANCIA
Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas
Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas (Caso) (Año)
Fallos de Segunda Instancia de Medidas Correctivas No. 11125 - 2018
FALLOS DE SEGUNDA INSTANCIA
Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios
Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios (Caso) (Año)
Fallos de Segunda Instancia de Procesos Disciplinarios No. 55588 - 2018
GARANTÍAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS HUMANOS DE LAS PERSONAS LGBTI
Garantías Para El Ejercicio De Los Derechos Humanos De Las Personas LGBTI (Año)
Garantías Para El Ejercicio De Los Derechos Humanos De Las Personas LGBTI - 2018
HISTORIALES DE EQUIPO Y MAQUINARIA
Historiales De Equipo Y Maquinaria (Año)
Historiales De Equipo Y Maquinaria - 2018
HISTORIALES DE VEHÍCULOS
Historiales De Vehículos (Placa) (Año)
Historia de Vehículo No. GHT765 - 2018
HISTORIAS Historias Clínicas (Nombre) (Cédula) Jorge Roncancio Cruz CC 79520123
HISTORIAS Historias Laborales (Nombre) (Cédula) María Teresa Zúñiga Andrade CC 51817538
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 18 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
INFORMES Informes a Entidades de Control y Vigilancia
Informes a Entidades de Control y Vigilancia (Año)
Informes a Entidades de Control y Vigilancia - 2018
INFORMES Informes a Otros Organismos
Informes a Otros Organismos (Año)
Informes a Otros Organismos - 2018
INFORMES
Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos
Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos (Año)
Informes Anuales de Evaluación del Sistema Distrital de Derechos Humanos - 2018
INFORMES Informes de Accidentes de Trabajo
Informes de Accidentes de Trabajo (Año)
Informe de Accidente de Trabajo - 2018
INFORMES Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión
Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión (Año)
Informes de Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión - 2018
INFORMES Informes de Auditorías Internas
Informes de Auditorías Internas (Dependencia / Año)
Informe de Auditoria Interna Dirección Administrativa - 2018
INFORMES Informes de Control Político del Concejo de Bogotá
Informes de Control Político del Concejo de Bogotá (Año)
Informes de Control Político del Concejo de Bogotá - 2018
INFORMES Informes de Control Político del Congreso de la República
Informes de Control Político del Congreso de la República (Año)
Informes de Control Político del Congreso de la República - 2018
INFORMES Informes de Control y Seguimiento a las PQRS
Informes de Control y Seguimiento a las PQRS (Año)
Informes de Control y Seguimiento a las PQRS - 2018
INFORMES Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento
Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento (Año)
Informes de Control y Seguimiento a Planes de Mejoramiento - 2018
INFORMES Informes de Estados Contables
Informes de Estados Contables (Año)
Informes de Estados Contables - 2018
INFORMES Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana
Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana (Año)
Informes de Fortalecimiento a Población Afrobogotana - 2018
INFORMES
Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital
Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital (Año)
Informes de Fortalecimiento a los Pueblos Indígenas asentados en el Distrito Capital - 2018
INFORMES Informes de Gestión Informes de Gestión (Año)
Informes de Gestión - 2018
INFORMES Informes de Operativos a Espacio Público
Informes de Operativos a Espacio Público (Número Consecutivo) (Año)
Informes de Operativos a Espacio Público No. 350 - 2018
INFORMES Informes de Operativos a Establecimientos de Comercio
Informes de Operativos a Establecimientos de
Informes de Operativos a Establecimientos de Comercio - Pepito´s - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 19 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Comercio (Nombre del Establecimiento) (Año)
INFORMES Informes de Operativos a Obras y Urbanismo
Informes de Operativos a Obras y Urbanismo (Número de Obra) (Año)
Informes de Operativos a Obras y Urbanismo - 2018
INFORMES Informes de Rendición de Cuentas
Informes de Rendición de Cuentas (Año)
Informes de Rendición de Cuentas - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno
Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno (Año)
Informes de Seguimiento a los Consejos Locales de Gobierno - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley
Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley (Año)
Informes de Seguimiento a Proyectos de Ley - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento
Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento (Año)
Informes de Seguimiento al Plan de Mejoramiento - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL
Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL (Año)
Informes de Seguimiento de la Estrategia DIAL - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar
Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar (Año)
Informes de Seguimiento de Obligaciones por Pagar - 2018
INFORMES Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales
Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales (Año)
Informes de Seguimiento y Evaluación a la Gestión de los Alcaldes Locales - 2018
INFORMES Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo
Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo (Año)
Informes de Viabilidad Técnica y Jurídica a Proyectos de Acuerdo - 2018
INFORMES Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados
Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados (Año)
Informes del Banco de Documentos de Identidad Extraviados - 2018
INFORMES Informes Ejecutivos Anuales
Informes Ejecutivos Anuales (Año)
Informes Ejecutivos Anuales - 2018
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Instrumentos de Descripción de Archivos
Descripción de Archivos (Año)
Descripción de Archivos - 2018
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Tablas de Retención Documental
Tablas de Retención Documental (Año)
Tablas de Retención Documental - 2018
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Tablas de Valoración Documental
Tablas de Valoración Documental (Año)
Tablas de Valoración Documental - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 20 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de Aspectos Ambientales
Registro y Control de Aspectos Ambientales (Año)
Registro y Control de Aspectos Ambientales - 2018
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales
Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales (Año)
Registro y Control de Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e Impactos Ambientales - 2018
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales
Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales (Año)
Registro y Control de los Requisitos Legales Ambientales - 2018
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo
Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)
Registro y Control de los Requisitos Legales en Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de Notificaciones
Registro y Control de Notificaciones (Año)
Registro y Control de Notificaciones - 2018
INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Instrumentos de Registro y Control de Reparto de Expedientes
Registro y Control de Reparto de Expedientes (Año)
Registro y Control de Reparto de Expedientes - 2018
INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Cuadros de Caracterización Documental
Cuadros de Caracterización Documental (Año)
Cuadros de Caracterización Documental - 2018
INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Listados Maestros de Documentos Internos y Externos
Listados Maestros de Documentos Internos y Externos (Año)
Listados Maestros de Documentos Internos y Externos - 2018
INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manuales de Calidad Manuales de Calidad (Año)
Manuales de Calidad - 2018
INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Manuales de Procedimientos
Manuales de Procedimientos (Año)
Manuales de Procedimientos - 2018
INVENTARIOS Inventarios de Bienes Inmuebles
Bienes Inmuebles (Año)
Bienes Inmuebles - 2018
INVENTARIOS Inventarios de Bienes Muebles
Bienes Muebles (Año) Bienes Muebles - 2018
LIBROS AUXILIARES DE CAJA MENOR
Libros Auxiliares De Caja Menor (Año)
Libros Auxiliares De Caja Menor - 2018
LIBROS CONTABLES Libro de Diario Libro de Diario (Año) Libro de Diario - 2018
LIBROS CONTABLES Libros Auxiliares Libros Auxiliares (Año)
Libros Auxiliares - 2018
LIBROS CONTABLES Libros Mayores Libros Mayores (Año) Libros Mayores - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 21 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
LIBROS CONTABLES Libros Mayores Libros Mayores (Año) Libros Mayores - 2018
MANUALES Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas
Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas (Año)
Manuales de Aplicativo y Soluciones Informáticas - 2018
MEDIDAS CORRECTIVAS Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles
Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles (Caso) (Año)
Medidas Correctivas para la Protección de Bienes Inmuebles - 2018
MEDIDAS CORRECTIVAS Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia
Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia (Caso) (Año)
Medidas Correctivas por Comportamientos Contrarios a la Convivencia No. 888 - 2018
MEDIDAS PROVISIONALES DE PROTECCIÓN EN DERECHOS HUMANOS
Medidas Provisionales De Protección En Derechos Humanos (Año)
Medidas Provisionales De Protección En Derechos Humanos - 2018
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Modificaciones Presupuestales (Año)
Modificaciones Presupuestales - 2018
NÓMINAS
Nóminas (Año) Nóminas - 2018
ÓRDENES DE PAGOS
Órdenes De Pagos (Mes) (Año)
Orden de Pago Junio - 2018
PIEZAS DE COMUNICACIÓN
Piezas de Comunicación Externas
Piezas de Comunicación Externas (Año)
Piezas de Comunicación Externas - 2018
PIEZAS DE COMUNICACIÓN
Piezas de Comunicación Internas
Piezas de Comunicación Internas (Año)
Piezas de Comunicación Internas - 2018
PLANES Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (Año)
Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - 2018
PLANES Planes Anuales de Adquisiciones
Planes Anuales de Adquisiciones (Año)
Planes Anuales de Adquisiciones - 2018
PLANES Planes Anuales de Auditoría Planes Anuales de Auditoría (Año)
Planes Anuales de Auditoría - 2018
PLANES Planes Anuales de Incentivos
Planes Anuales de Incentivos (Año)
Planes Anuales de Incentivos - 2018
PLANES Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo
Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)
Planes Anuales de Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018
PLANES Planes de Bienestar del Personal
Planes de Bienestar del Personal (Año)
Planes de Bienestar del Personal - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 22 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANES Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información
Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información (Año)
Planes de Contingencia de Tecnologías de la Información - 2018
PLANES Planes de Continuidad de Negocio
Planes de Continuidad de Negocio (Año)
Planes de Continuidad de Negocio - 2018
PLANES Planes de Desarrollo Local Planes de Desarrollo Local (Año)
Planes de Desarrollo Local - 2018
PLANES Planes de Emergencias Ambientales
Planes de Emergencias Ambientales (Año)
Planes de Emergencias Ambientales - 2018
PLANES Planes de Emergencias y Evacuación
Planes de Emergencias y Evacuación (Año)
Planes de Emergencias y Evacuación - 2018
PLANES Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental
Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental (Año)
Planes de Formación y Toma de Conciencia en Gestión Ambiental - 2018
PLANES Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos
Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos (Año)
Planes de Gestión Integral de Residuos Peligrosos - 2018
PLANES Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo
Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo (Año)
Planes de Intervención de Seguridad y Salud en el Trabajo - 2018
PLANES Planes de Manejo de Riesgos
Planes de Manejo de Riesgos (Año)
Planes de Manejo de Riesgos - 2018
PLANES Planes Estratégicos de Recursos Humanos
Planes Estratégicos de Recursos Humanos (Año)
Planes Estratégicos de Recursos Humanos - 2018
PLANES Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI
Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI (Año)
Planes Estratégicos de Sistemas de Información PESI - 2018
PLANES Planes Estratégicos Institucionales
Planes Estratégicos Institucionales (Año)
Planes Estratégicos Institucionales - 2018
PLANES Planes Institucionales de Archivos - PINAR
Planes Institucionales de Archivos - PINAR (Año)
Planes Institucionales de Archivos - PINAR - 2018
PLANES Planes Institucionales de Capacitación del Personal
Planes Institucionales de Capacitación del Personal (Año)
Planes Institucionales de Capacitación del Personal - 2018
PLANES Planes Institucionales de Gestión Ambiental
Planes Institucionales de Gestión Ambiental (Año)
Planes Institucionales de Gestión Ambiental - 2018
PLANES
Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los Derechos de la Población
Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los
Planes Integrales de Acciones Afirmativas para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los Derechos de la Población Afrocolombiana, Negra y Palenquera - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 23 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Afrocolombiana, Negra y Palenquera
Derechos de la Población Afrocolombiana, Negra y Palenquera (Año)
PLANES Planes Operativos o de Gestión
Planes Operativos o de Gestión (Año)
Planes Operativos o de Gestión - 2018
POLÍTICAS PÚBLICAS Políticas Públicas de Derechos Humanos
Políticas Públicas de Derechos Humanos (Año)
Políticas Públicas de Derechos Humanos - 2018
POLÍTICAS PÚBLICAS
Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia
Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia (Año)
Políticas Públicas de Libertades Fundamentales de Religión, Culto y Conciencia - 2018
POLÍTICAS PÚBLICAS Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá
Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá (Año)
Políticas Públicas para la Población Afrodescendiente residente en Bogotá - 2018
PONENCIAS
Ponencias (Año) Ponencias - 2018
PROCESOS DISCIPLINARIOS
Procesos Disciplinarios Ordinarios
Procesos Disciplinarios Ordinarios (Caso) (Año)
Procesos Disciplinarios Ordinarios No. 222 - 2018
PROCESOS DISCIPLINARIOS
Procesos Disciplinarios Verbales
Procesos Disciplinarios Verbales (Caso) (Año)
Procesos Disciplinarios Verbales No. 558 - 2018
PROCESOS JUDICIALES Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento
Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento (Caso) (Año)
Procesos Ante el Tribunal de Arbitramento No. 666 - 2018
PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Procesos Civiles (Caso) (Año)
Proceso Civil No. 333 - 2018
PROCESOS JUDICIALES Procesos Contencioso Administrativos
Procesos Contencioso Administrativos (Caso) (Año)
Procesos Contencioso Administrativos No. 548 - 2018
PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Procesos Laborales (Caso) (Año)
Procesos Laborales No. 444 - 2018
PROGRAMAS
Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación
Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación (Año)
Programa Distrital de Educación en Derechos Humanos para la Paz y la Reconciliación - 2018
PROGRAMAS Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC
Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC (Año)
Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC - 2018
PROGRAMAS Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC
Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC(Año)
Programas Anuales Mensualizados de Caja PAC - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 24 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PROGRAMAS Programas de Bienestar Social del Personal
Programas de Bienestar Social del Personal (Año)
Programas de Bienestar Social del Personal - 2018
PROGRAMAS Programas de Capacitación de Personal
Programas de Capacitación de Personal (Año)
Programas de Capacitación de Personal - 2018
PROGRAMAS Programas de Gestión Documental
Programas de Gestión Documental (Año)
Programas de Gestión Documental - 2018
PROGRAMAS Programas de Incentivos para el Personal
Programas de Incentivos para el Personal (Año)
Programas de Incentivos para el Personal - 2018
PROGRAMAS Programas de Salud Ocupacional
Programas de Salud Ocupacional (Año)
Programas de Salud Ocupacional - 2018
PROYECTOS
Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas
Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas (Año)
Proyectos de Diseño, Desarrollo e Implementación de Soluciones Informáticas - 2018
PROYECTOS
Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos
Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos (Año)
Proyectos de Inciativas Ciudadanas para la Promoción de los Derechos Humanos - 2018
PROYECTOS Proyectos de Inversión Proyectos de Inversión (Año)
Proyectos de Inversión - 2018
PROYECTOS Proyectos de Inversión Local
Proyectos de Inversión Local (Año)
Proyectos de Inversión Local - 2018
QUERELLAS Querellas de Amparo al Domicilio
(caso) (Año) No. 102555454 - 2018
QUERELLAS Querellas por Amenaza de Ruina
(Caso) (Año) No. 45555225 - 2018
QUERELLAS Querellas por Perturbación a la Posesión
(Caso) (Año) No. 55544562 - 2018
QUERELLAS Querellas por Temáticas Prioritarias -Procedimiento Verbal Abreviado
(Caso) (Año) No. 2225555 - 2018
QUERELLAS
Querellas por Temáticas Prioritarias -Procedimiento Verbal Inmediato- Segunda Instancia
(Caso) (Año) No. 4445556 - 2018
QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia- Procedimiento Ordinario
(Caso) (año) No. 25558844 - 2018
QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia- Procedimiento Verbal
(Caso) (año) No. 44455248 - 2018
QUERELLAS Querellas por Violación a las Reglas de Convivencia -
(Caso) (año) No. 56656 - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 25 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Procedimiento Sumario
REDES DISTRITALES DE DERECHOS HUMANOS, DIÁLOGO Y CONVIVENCIA
Redes Distritales De Derechos Humanos, Diálogo Y Convivencia (Año)
Redes Distritales De Derechos Humanos, Diálogo Y Convivencia - 2018
REGISTROS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas
Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas (Año)
Registros de Comunicaciones Oficiales Enviadas - 2018
REGISTROS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Registros de Comunicaciones Oficiales Internas
Registros de Comunicaciones Oficiales Internas(Año)
Registros de Comunicaciones Oficiales Internas - 2018
REGISTROS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas
Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas (Año)
Registros de Comunicaciones Oficiales Recibidas - 2018
REGISTROS DE PARQUEO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Registros De Parqueo De Vehículos Oficiales (Año)
Registros De Parqueo De Vehículos Oficiales - 2018
REGISTROS DEL SERVICIO DE TRANSPORTE
Registros Del Servicio De Transporte (Año)
Registros Del Servicio De Transporte - 2018
RESOLUCIONES
Resoluciones (Año) Resoluciones - 2018
RESOLUCIONES Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos
Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos (Año)
Resoluciones de Autorización y Seguimiento a Concursos - 2018
RESOLUCIONES
Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos
Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos (Año)
Resoluciones de Pago a Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos - 2018
RESOLUCIONES
Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza
Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza (Año)
Resoluciones de Registro para Parques de Diversiones, Atracciones o Dispositivos de Entretenimiento y Juegos Localizados de Habilidad y Destreza - 2018
RESOLUCIONES Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público
Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público (Año)
Resoluciones para Actividades de Aglomeración de Público - 2018
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
Sistema Integrado De Conservación Y Preservación (Año)
Sistema Integrado De Conservación Y Preservación - 2018
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 26 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS RREELLAACCIIOONNAADDOOSS
3.1 Documentos internos
Código Documento
N/A N/A
3.2 Normatividad vigente
Norma Año Epígrafe Artículo(s)
Constitución Política de Colombia
1991 Constitución Política de Colombia Artículo 72
Decreto ley 1421 1993 Por el cual se dicta el Régimen Especial para el Distrito
Capital de Santafé de Bogotá Artículo 53, 54
Ley 190 1995
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa
Artículo 79
Ley 594 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones Toda la norma
Ley 1437 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículo 8,
CAPITULO VI
Decreto 411 2016 Por medio del cual se modifica la Estructura
Organizacional de la Secretaría Distrital de Gobierno Artículo 22,
literal d).
Acuerdo 11
1996
Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
Toda la norma
Acuerdo 42
2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000
Toda la norma
Acuerdo 005 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones".
Toda la norma
Acuerdo 002 2014
Por medio del cual se establecen criterios básicos para creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones
Art. 5, 17 y 20.
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Código: GDI-GDP-IN015
GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Versión: 01
Instrucciones para el Manejo de los Expedientes y los Documentos electrónicos de Archivo en ADAX
Vigencia desde: 18 de julio de 2018
Página 27 de 27 Nota: “ Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Acuerdo 003 del Archivo General de la Nación
2015
Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo
establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012
Toda la norma
Circular Externa 002 2015 Entrega de archivos, en cualquier soporte, con ocasión
del cambio de administración de las entidades territoriales.
Toda la norma
3.3. Documentos externos
Nombre Fecha de
publicación o versión
Entidad que lo emite Medio de consulta
ISAD G. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
1999
La norma internacional general de descripción archivística - en adelante ISAD (G) - constituye una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brindando especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional (…)