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CODIGO:GP_CPM_V2011 FASE PAG

Nivel 5

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Gestión de Procesos

Ciclo de Mejora Permanente CPM

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ELABORADO REVISADO FECHA APROBADO FECHA

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Gestión de Procesos El criterio 5 del Modelo EFQM, Procesos, prooductos y servicios parte de las siguientes definiciones: • “Las organizaciones excelentes diseñan, gestionan y mejoran sus procesos para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés y

generar cada vez mayor valor para ellos”. • “Proceso, un conjunto de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre algo que recibimos para conseguir los resultados requeridos” Algunas ideas en el ámbito de los procesos, que sometemos a vuestra consideración y que es una constante en nuestra labor de asesoría • Buscar la simplicidad: Un exeso de procesos lleva la puesta en marcha de numerosos equipos, responsables que son dificiles de gestionar y

mantener en el tiempo • Crear equipos con todas las personas que intervienen en el proceso (o subprocesos en caso de existir) Un único equipo para todo el proceso • Documentar solo los procedimientos en los que esa documentación aporte realmente valor a la actividad. Eliminar esfuerzos de creación de

documentos, que no dicen nada a la organización y encima hay que mantenerlos • Muchos indicadores, no significa mejor gestión. Mejor pocos pero significativos. El Modelo ya hace referencia a los clave. A los indicadores hay que

“darles de comer” y eso también supone un esfuerzo que hay que valorar en comparación con la información que aportan GuiadelaCalidad, ha creado esta aplicación, denominada Gestion de Procesos, (insistir en de) que esperamos ayude a vuestro sistema de gestión actual y que sea útil a vuestra organización, Su objetivo fundamental es dotar al sistema de una heramienta que sume adeptos a la hora de encontrar “responsables” (implicación) y que la organización pueda tener al mismo tiempo una visión global de cómo va mejorando la organización a través de los procesos.


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Detalle de la aplicación

Gestión de procesos es un pack (comprimido) que viene con dos aplicaciones. Están realizadas en excel (Microsoft Office) y están completamente alineadas y automatizadas. Requisito para que el programa funcione correctamente, es que los procesos tienen que guardarse en una carpeta denominada CPM, que cuelgue directamente del subdirectorio donde se guarden los dos programa de la aplicación. Requisitos globales

Esta aplicación está diseñada para, siguiendo el principio de simplicidad, pueda gestionar hasta 25 procesos.. El editor está protegido al igual que todas las celdas que contienen programación, para evitar un mal funcionamiento del programa, al eliminar o modificar contenidos específicos de la aplicación así como su aspecto y presentación. Vea mas consideraciones globales en http://www.herramientasgestion.com/PBCPPlayer.asp?ID=533230 Si necesitara alguna configuración especial, escríbanos a [email protected] Programas incluidos

CPM, Ciclo de Mejora Permanente, en la que cada Responsable junto a su equipo, podra:

• Definir los componentes de un proceso • Misión, objetivos, entradas y proveedores, salidas y clientes, límites, relaciones con otros procesos, requisitos, indicadores,

documentación • Declarar su diagrama de actividades, codificadas y asociadas a cada responsable de realizarla, pudiendo realizar un sencillo

flujograma • Realizar su revisión, análisis de valor, actividad por actividad • Analizar las causas de ese análisis de valor y proponer mejoras • Definir un plan de acción y controlar el seguimiento • Definir el nuevo proceso (Definición y Diagrama de actividades) una vez que las mejoras detectadas y aplicadas “surtan su efecto”

en el proceso Gestión de procesos, con la que el Responsable de todos los procesos, podrá tener un control y visión global de todos,

• Generando los CPM para cada proceso y su responsable • Capturando los CPM de cada uno de los Responsable de procesos • Generando informes y resumenes de mejoras para cada proceso o en global


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CPM (Ciclo de Mejora Permanente). Aspectos a tener en cuenta

En la pantalla principal, Tiene que definir lo siguiente:

• Nombre de la organización o definición del proyecto • Período de validez del Ciclo de Mejora

Recomendamos que sea un período de cómo máximo 4 años para mejorar continuamente un proceso. Después de este período procede hacer una reflexión global sobre la idoneidad de este proceso tomando como referencia principalmente:

• Mapa de procesos renovado (Revisión de enfoque) • Revisión de la estrategia • Revisión de la Visión • Autoevaluación REDER • “Río de mejora” de la organización.

En la pantalla actividades: • Define, todas y cada una de las actividades, que realiza ese proceso. • Se pone un código siguiendo método de flujograma • Se definen quiene son los responsables que realizan esas actividades • En el cruce actividad con responsable se representa (elegir de la lista que

sale al pulsar) gráficamente • La columna encabezada por análisis de valor sólo se activará en la

fecha que se diga revisar y mejorar el proceso. • Para ello pulsar el botón rojo y la columna Análisis de valor, nos

presenta las siguientes opciones para valorar todas y cada una de las actividades • VAR, son aquellas que no se pueden tocar de ese proceso, son

específicas de él y que a priori están bien • SVA, justo lo contrario, se intenta quitarlas de este proceso como

sea, porque no aportan valor • VAE, son actividades de este proceso que se pueden mejorar, o de

otro proceso pero que la hace éste, pero que no se pueden quitar porque se quedaría sin hacer en la organización

Ctrl + I insertamos una fila Ctrl + Q borramos una fila


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En la pantalla de revisión

Una vez realizada la revisión, línea por línea del diagrama de actividades, , por los participantes en el proceso, los códigos SVA y VAE automáticamente se formatean en otro color, para que visualmente se pueda detectar que actividades están sujetas a revisión. Estas actividades, siguén analizándose por el equipo, analizando causas proponiendo mejoras. El equipo tendrá conocimientos sobre gestión de proyectos, priorización de mejoras y trabajo en equipo. El equipo al final decide si incorpora o no cada cuestión al Plan de mejora

En la pantalla de mejoras

Las mejoras propuestas que vengan de la pantalla de revisión, propuestas por el equipo de proceso, ya son analizadas por el equipo EFQM o similar en la organización., una vez que se concreta y estudia:

• La mejor forma de hacerlo • Plazos • Recursos • Responsable

Se decide definitivamente si entra a formar parte del Plan de Mejora

En la pantalla de seguimiento

El responsable de llevar a la práctica cada actividad de mejora, realiza el seguimiento y documenta de una manera sencilla, las tareas que pone en práctica. El programa informa visulamente del tiempo que falta para cumplir los plazos El responsable “informa” si está implantada y el programa especifica la fecha y cierra esa actividad


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Fin de actividad

Una vez revisado completamente el proceso y puestas en prácticas todas las mejoras asociadas al proceso, el programa propone realizar el FIN DE ACTIVIDAD Esta actividad consiste en dotar al responsable del proceso, del NUEVO PROCESO que ha surgido de su revisión Pasos seguidos: • El programa “fomenta” revisar actividad por actividad,

informando si ha tenido mejoras. • El responsable en vista de la mejora concreta, redefine la

actividad y añade si procede observaciones. • El programa, vuelve a poner el codigo de valor a VAR Una vez revisadas las actividades: • El programa “fomenta” revisar cada bloque de la pantalla

de definición • El responsable identifica los aspectos que yahan podido

cambiar o añadirse para el nuevo proceso Una vez revisada la definición del proceso: • El programa crea automáticante el nuevo proceso para

gestionar el año siguiente. • Este proceso se creara en la carpeta CPM y actualizará

todos los visores en la aplicación Gestión de procesos

IMPORTANTE. El programa tiene un código interno, que controla

la versión, el año del ciclo inicial y el número de procesos. Cualquier alteración de estos datos, alterarán el funcionamiento del programa irremediablemente.


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Utilidades

El programa pone al “servicio” del responsable y su equipo las siguientes utilidades Gráficos Por actividad, estado, mejoras, seguimientos etc… Resumen del año anterior para que el Equipo tenga una referencia comparativa de si las mejoras introducidas, realmente han surtido su efecto si lo comparamos con el funcionamiento del nuevo proceso. Será también un elemento más a tener en cuenta cuando ser realice de nuevo la revisión del proceso.


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Aplicación Global. Gestión de procesos

Gestión de procesos es la aplicación que controla todos los procesos ofreciendo una visión global de la organización Con este programa podrá • Representar gráficamente el Mapa de procesos de la organización • Definir cada proceso • Generar los libros CPM para cada proceso • Capturar los libros CPM ofrecidos por sus Responsables • Realizar todo tipo de informes Funcionamiento interno El responsables de procesos de la organización tiene dos opciones con esta aplicación:

1. Definir cada proceso desde esta aplicación y generar luego el libro CPM, con lo que el responsable de ese proceso ya lo tendrá relleno en su version inicial

2. Generar directamente los libros CPM y que luego sea el

responsable de un proceso concreto el que proceda a definir el proceso:

Bloque definición Diagrama de actividades

Lo que si es importante es administrar el mismo criterio para todos los procesos


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Proceso a seguir para generar los libros CPM

Una vez establecido el criterio de definir desde esta aplicación los procesos o definirlos directamente en el CPM, los pasos a seguir son:

1. Definir, dando nombre a todos los procesos de nuestra organización Bloques: Estratégicos - Operativos - Apoyo

2. Utilizar la opción de Creación de libros CPM

Podrá crearlos todos a la vez o de uno en uno. Este paso se toma un tiempo en realizarlo

Dentro de cada proceso y una vez que capture datos de períodos anteriores, podrá ver un resumen de todas las mejoras por períodos


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Proceso para capturar los libros CPM

Esta opción está completamente automatizada. Cómo se ve en la imagen para realizar la captura:

• se elege el período del ciclo inicial definido • En el cuadro aparecen los procesos que todavía no han sido capturados en ese

período • Todos los libros CPM, los han tenido que entregar sus responsables, una vez

realizado el fin de actividad • Los procesos revisados tienen que estar guardados en la carpeta CPM (requisito

obligatorio) Toda esta operativa, aconsejamos tenerla descrita en el PGP (Proceso de gestión de Procesos) de tal forma que:

• La revisión e inicio del Ciclo de Mejora de cada proceso • El segumiento de su Plan de mejora • La generación del nuevo CPM • La captura del proceso revisado

estén perfectamente definidos y formen parte de su definición como requisito, siempre que se utilice este recurso como elemento de gestión.. Esto permitirá su sistematización.

Una vez capturado los proceso, se puede obeter una visión global de todas las mejoras de ese período del ciclo definido . También se puede tener la misma información por proceso desde la opción lista de procesos


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Informes gráficos y Listado resumen

El programa ofrece numerosos listados e informes gráficos que permiten una mejor comunicación de la actividad de los procesos


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Ficha técnica sobe procesos

Funcionamiento de un proceso Los procesos se gestionan y para ello es imprescindible disponer de un propietario o responsable del proceso El Equipo de proceso, no es necesario que esté compuesto por TODOS los participanetes, pero si una representación de los distintos perfiles profesionales Es tarea de los líderes de la organización buscar la participación del conjunto de personas de la organización poniendo en sus manos una herramienta como esta que busca la simplicidad y el sentido común como factores para lograr la implicación. Cada equipo de proceso podrá explicitar su rendimiento a través los indicadores y serán uno de los elementos de control a tener en cuenta cuando se inicie el ciclo de revisión CPM. Gestión de los procesos La identificación de los procesos, la elaboración del mapa, la formación del equipo o la fijación del propietario-responsable no supone que estemos gestionando sobre la base por procesos. Esta herramienta lo que pretende es precisamente eso:

• Buscar la implicación de todos • Que se gestione por procesos

Modo de lograrlo • Estableciendo la sistemática de gestión y revisión de

los procesos. PGP y mejora del enfoque • El Ciclo de Mejora Permanente • Vincular la actividad de los procesos con la estrategia • Realizar autoevaluaciones periódicos • Actividades de aprendizaje en otras organizaciones

Elementos a tener en cuenta para avanzar en el criterio 5 del Modelo EFQM

• Definición concreta de los productos y servicios • Mapa de Procesos • Matriz para identificación de procesos clave • Procesos clave • Proceso de gestion por procesos • Ficha de cada proceso • Propietarios y equipos • Ciclo de mejora y seguimiento • Mapa de relaciones de procesos y grupos de interés • Mapa de actividades de aprendizaje • Mejoras introducidas en los procesos

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