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INSTRUCCIONES DE USO Y FUNCIONAMIENTO

DE LA APLICACIÓN GESTIONA.

Diputación provincial de Castellón, a 1 de julio de 2014.

Secretaría General – Servicio de Administración e I nnovación Pública.

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INDICE INSTRUCCIONES GESTIONA.

1. CRITERIOS COMUNES DE USO DE LA APLICACIÓN GESTIO NA.

a. Tipos de procedimientos y expedientes .............................. 3

b. Asignación y desasignación de expedientes ....................... 5

c. Cierre de expedientes ......................................................... 5

2. CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN SECRET ARIA Y

ACTAS.

a. Procedimiento para la aprobación de Decretos .................. 7

b. Criterios formales y materiales elaboración de Decretos...…7

c. Aspectos relativos a las Firmas y Validaciones................... 8

d. Remisión interna de documentos a través de Gestiona ...... 9

e. Tramitación de asuntos por órganos colegiados................. 9

3. CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN EL REG ISTRO

GENERAL.

a. Registro de Entrada y Salida de documentos ................... 13

b. Escaneo de documentos ................................................... 17

4. CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN:

a. Contratación ...................................................................... 18

b. Personal ............................................................................ 18

c. Oficina Técnica .................................................................. 18

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CRITERIOS COMUNES DE USO DE LA APLICACIÓN GESTIONA

1. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS Y EXPEDIENTES. a) Cada Departamento deberá identificar todos y cada uno de los

procedimientos tipo que tramita.

b) Se permitirá tener un procedimiento genérico para tramitar aquéllos expedientes que no se corresponden exactamente con un procedimiento tipo. Sin embargo, se recomienda tipificar los que se utilicen con mayor frecuencia para limitar el uso del procedimiento genérico a casos residuales.

c) Cada vez que se quiera crear un nuevo procedimiento tipo se deberá

comunicar a Secretaría, a través del Departamento de Innovación, para que dicha posibilidad sea valorada y, en su caso, autorizada.

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d) No podrán crearse, en ningún caso, “expedientes libres” por cuanto

que cada Departamento, o bien ya cuenta con sus procedimientos en el catálogo de éstos, o bien puede pedir que se le den de alta otros nuevos conforme al punto anterior.

e) En la apertura de “nuevos expedientes”, habiéndose seleccionado

previamente un procedimiento tipo, deberán seguirse las siguientes instrucciones:

1) No se podrá cumplimentar en ningún caso el campo vacío situado junto a “Expediente” , ya que la aplicación asigna una numeración correlativa a los mismos y dicha numeración debe permanecer fija e inalterable para siempre.

2) No se podrá modificar en ningún caso el título del procedimiento tipo , debiendo rellenar en todo caso el campo “DESCRIPCIÓN” dentro de los datos básicos de cada expediente con las palabras clave que definan, a efectos de su búsqueda, el objeto/asunto/expediente; el destinatario, tercero, solicitante; y el año.

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2. ASIGNACIÓN Y DESASIGNACIÓN DE EXPEDIENTES. a) Solo se deberá asignar un expediente concreto al usuario o grupo de

usuarios que participen en la tramitación de un expediente en el momento preciso en que estos deban incorporar algún documento al citado expediente, especificando en el cuadro de “observaciones” el de talle del motivo de su asignación (por ejemplo, adjunto le remito para su informe, supervisión, fiscalización, etc.)

b) Cuando un usuario o grupo de usuarios concluya un trámite dentro de un

expediente concreto, deberán estos desasignarse del mismo insertando una breve referencia en el campo de “observaciones” haciendo mención expresa a que la tarea concreta encomendada ya se ha realizado. La aplicación GESTIONA utiliza una terminología que puede inducir a error y sigue llamando “asignación” a la acción concreta de desasignar el expediente por lo que se hace más preciso si cabe cumplimentar en todos los casos los campos de observaciones de cara a que las alertas no se confundan y sobredimensionen.

c) La desasignación impedirá que el usuario o grupo de usuarios no

responsables del expediente reciban alertas cada vez que se realiza un trámite dentro del expediente.

3. CIERRE DE EXPEDIENTES a) Una vez finalizado administrativamente el expediente procederemos a su

cierre desde el botón “archivar expediente”, botón situado en la parte superior izquierda del mismo. Sólo se podrán cerrar (“achivar” para la aplicación Gestiona) aquellos expedientes cuya tramitación administrativa haya finalizado y estén completados en todas sus partes constitutivas.

b) Una vez se haya cerrado el expediente nos aparecerá una pantalla en la

que deberemos rellenar necesariamente los siguientes datos:

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1º. Mediante el calendario se deberá indicar la fecha de cierre del expediente.

2º. En Código de clasificación se indicará el código del tipo de expediente, correspondiente al Cuadro de Clasificación del Archivo, que asignará automáticamente la herramienta.

3º. En Signatura, se tendrá que indicar la ubicación física del expediente en papel, si lo hubiera, o de cualquier otro soporte físico que forme parte del expediente y que estará depositado en el archivo de oficina correspondiente.

c) El expediente pasará a estar cerrado. A partir de ese momento, podrá

consultarlo desde la opción "Archivados" del Listado de Expedientes y reabrirlo si se considera necesario, solo en casos justificados.

d) Los expedientes cerrados formarán el Archivo de Oficina de cada Unidad

Productora, existiendo un único Archivo de Oficina por cada Unidad Productora (Área, Servicio, Sección), siendo responsable del mismo el jefe administrativo de cada Unidad o Dependencia.

e) Una vez cerrados los expedientes (“archivados” para la aplicación

Gestiona) la pantalla que obtendremos, y por tanto permitirá su búsqueda, será la siguiente :

En este sentido, es fundamental que todos estos campos estén completados, especialmente el campo descripción, que es obligatorio rellenar y rellenarlo bien para luego poder hacer las búsquedas.

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CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN

SECRETARIA - ACTAS.

1. PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN DE DECRETOS: a) Marcar como validadores:

• En los Decretos firmados por el Presidente: 1º. Al Jefe de Área/Servicio/Sección/Negociado. 2º. El Secretario u Oficial Mayor según delegación de competencias. 3º. Al Jefe de Gabinete de Presidencia.

• En los Decretos firmados por los Diputados delegados: 1º. Jefe de Área/Servicio/Sección/Negociado. 2º. El Secretario u Oficial Mayor según delegación de competencias.

b) Marcar como firmantes , en “orden establecido de firmas”: 1º. Al Presidente o Diputado delegado, 2º. Al Secretario u Oficial Mayor según delegación de competencias.

c) Envío de una copia al “Libro de Decretos” d) Rellenar extracto.

2. CRITERIOS FORMALES Y MATERIALES EN LA ELABORACIÓ N DE

DECRETOS. En relación con las resoluciones de Presidencia que vayan a adoptar la forma de Decreto, estos deberán ajustarse al siguiente contenido material: Primero, una breve referencia a los ANTECEDENTES DE HECHO o RESULTANDOS en los que se describan de forma sucinta los elementos más determinantes del expediente en cuestión. Segundo, la referencia a los FUNDAMENTOS DE DERECHO o CONSIDERANDOS en los que se vaya basar la resolución que se pretende adoptar, haciendo referencia expresa al Decreto de atribución de competencias que habilita al Presidente para dictar la misma así como, en el caso de que el procedimiento así lo requiera, el informe del técnico competente por razón de la materia. Tercero, la RESOLUCIÓN, que deberá ser motivada, en todo caso, en los supuestos previstos por el art. 54 de la Ley 30/1992.

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Asimismo, las notificaciones de todos los acuerdos y resoluciones que se dicten por cualquiera de los órganos competentes de esta Diputación deberán contener un pie de recursos que especifique, en todo caso, y según lo dispuesto por el art. 58 del mismo texto legal, los siguientes extremos: 1. Identificación de si son o no son definitivos en vía administrativa 2. La expresión de los recursos que procedan 3. Órgano ante el que hubieran de presentarse 4. Plazo para interponerlos En relación a la forma de los Decretos, éstos deberán ajustarse, en todo caso, al modelo que se facilitará por Secretaría, por cuanto que el mismo dispone del tamaño de márgenes exacto a los efectos de su inclusión en el Libro Oficial de Decretos custodiado por ésta y representa un modelo uniforme y homogéneo para toda la Corporación.

3. ASPECTOS RELATIVOS A LAS FIRMAS Y A LAS VALIDACI ONES.

a) Pie de firma: En todo caso, deberá utilizarse el siguiente modelo de pie de

firma en los documentos tramitados a través de Gestiona: b) Rúbrica de la firma: No se podrá incluir en ningún caso la rúbrica personal

en la casilla de la firma que aparece al margen de los documentos firmados electrónicamente. Para eliminarla bastará con subir en el perfil de cada usuario una imagen en blanco que sustituya a la de la rúbrica.

c) Validaciones: De conformidad con el artículo 5.3 de la Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica y a los efectos de la tramitación de expedientes electrónicos a través de Gestiona, los empleados públicos de la Diputación realizarán validaciones siguiendo los criterios especificados de los párrafos anteriores, cuyo valor jurídico se entenderá:

En Castellón, a la fecha de la firma.

Documento firmado electrónicamente.

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a) En el caso de los Jefes de Departamento (Áreas, Servicios, Secciones y

restantes unidades administrativas así como Gerencia de Organismos Autónomos) como el Visto Bueno correspondiente a la actuación administrativa supervisada.

b) En el caso de los habilitados nacionales adscritos a las funciones de Secretaría, la validación se referenciará respeto del ejercicio de la fe pública previsto en el artículo 2 del Real Decreto 1174/1987, de 18 de septiembre, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.

Potestativamente, el personal restante de la Diputación empleado público de la misma, podrá incluir algún tipo de validación que carecerá de valor jurídico alguno.

d) Secretaría e Intervención accidental: A los efectos de sustituir

accidentalmente a los titulares de la Secretaría General y la Intervención Provincial, solo se modificará el circuito de firmas previsto en Gestiona cuando dicha ausencia supere los dos días laborales o, en su caso, se reciban instrucciones directas por el Secretario General y/o la Interventora Provincial.

4. REMISIÓN INTERNA DE DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE G ESTIONA. a) La notificación de acuerdos y resoluciones tramitados a través de Gestiona

a otros Departamentos u órganos de la Diputación no requerirá de la utilización del Registro de Salida, siendo suficiente el envío del correspondiente documento a través de dicha aplicación.

b) No obstante lo anterior, aquéllos acuerdos y resoluciones de la Diputación

que de conformidad con la legislación vigente afecten a los derechos e intereses de los empleados de la Diputación, deberán ser notificados en los términos previstos por ésta.

5. TRAMITACIÓN ASUNTOS POR ÓRGANOS COLEGIADOS. a) Cuando un Departamento deba llevar un expediente a una Comisión

Informativa para posteriormente ser aprobado por Junta de Gobierno o Pleno, deberá éste asignarlo a su Comisión Informativa correspondiente:

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ENVIAR A: 104 - C. Informativa de Presidencia y Promoción Económica (gestión) 105 - C. Informativa de Infraestructuras (gestión) 106 - C. Informativa de Desarrollo Sostenible (gestión) 107 - C. Informativa de Hacienda, Contratación y Especial Cuentas (gestión) 108 - C. Informativa de Cultura, Deportes y Turismo (gestión)

b) Los expedientes NO deberán asignarse hasta que t oda la

documentación esté completa. c) Una vez tenemos los expedientes asignados por el área gestora, se

procede a crear nuevo expediente de la convocatoria de la Comisión Informativa correspondiente.

d) En este expediente introducimos en la pestaña “datos básicos” los datos

de la Comisión; como el número y nombre de la Comisión Informativa, fecha de la sesión y hora, tipo de sesión, y fecha aprobación del acta. A los efectos de crear los datos básicos necesarios en cada plantilla, los usuarios deberán ponerse en contacto con el Servicio de Innovación que será quien reporte dicha cuestión a esPublico.

e) A continuación procedemos a incluir en la pestaña “documentos” , el acta

de la sesión anterior y aquellos necesarios para la convocatoria de la misma.

f) Cuando realizamos la convocatoria al tramitar el documento, lo firma el

Secretario/a de la Comisión Informativa y una vez firmado, al acabar enviar a:

031 - C. Informativa de Presidencia y Promoción Económica (diputados) 032 - C. Informativa de Infraestructuras (diputados) 033 - C. Informativa de Desarrollo Sostenible (diputados) 034 - C. Informativa Hacienda, Contratación y Esp.Cuentas (diputados) 035 - C. Informativa de Cultura, Deportes y Turismo (diputados) Javier Moliner Gargallo Manuel Pesudo Enrique Pellicer Batiste Ester Felip Paradells Eloy García Machi Javier Buñuel Juan Lozoya Albacar 051 – Grupo Popular 052 – Grupo Socialista 053 – Grupo Compromís

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g) Realizada la convocatoria, se incluirán en la pestaña “Relacionados ” los expedientes de la convocatoria y, aquellos que se incluyan en despacho extraordinario, si hubiese.

h) A continuación procedemos a asignar el expediente de la Comisión a:

ENVIAR A: 104 - C. Informativa de Presidencia y Promoción Económica (gestión) 105 - C. Informativa de Infraestructuras (gestión) 106 - C. Informativa de Desarrollo Sostenible (gestión) 107 - C. Informativa de Hacienda, Contratación y Esp.Cuentas (gestión) 108 - C. Informativa de Cultura, Deportes y Turismo (gestión) Y a los integrantes de su Comisión Informativa ENVIAR A: 031 - C. Informativa de Presidencia y Promoción Económica (diputados) 032 - C. Informativa de Infraestructuras (diputados) 033 - C. Informativa de Desarrollo Sostenible (diputados) 034 - C. Informativa Hacienda, Contratación y Esp.Cuentas (diputados) 035 - C. Informativa de Cultura, Deportes y Turismo (diputados)

(En las observaciones para el destinatario, anotaremos “CI de xxxx de fecha xxx. En la pestaña de “Relacionados” podrán acceder a los expedientes”) Además, se deberá asignar cada expediente a:

1. Los integrantes de su Comisión Informativa

ENVIAR A: 031 - C. Informativa de Presidencia y Promoción Económica (diputados) 032 - C. Informativa de Infraestructuras (diputados) 033 - C. Informativa de Desarrollo Sostenible (diputados) 034 - C. Informativa Hacienda, Contratación y Esp.Cuentas (diputados) 035 - C. Informativa de Cultura, Deportes y Turismo (diputados)

2. A la Junta de Gobierno o al Pleno, según corresponda

ENVIAR A:

103 - Junta de Gobierno (gestión), o 102 - Pleno (gestión), según corresponda.

(En las observaciones para el destinatario, anotaremos “Nombre del Asunto, A CI de xxxx de fecha xxx y Junta Gobierno o Pleno de fecha xxx”)

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i) Por correo electrónico mandamos las propuestas de acuerdo, los convenios, y el acta de la sesión anterior a:

Manuel Pesudo Ester Felip Paradells Eloy García Machi Javier Buñuel Juan Lozoya Albacar Grupo Popular Grupo Socialista Grupo Compromís

j) Una vez pasada la Comisión Informativa correspondiente, quitamos el acceso de cada expediente a los Grupos de Gestión y Diputados de las Comisiones Informativas. (¡¡Ojo!! No quitar los accesos de la Junta de Gobierno o Pleno (grupos de Gestión y Diputados)

k) Mantendremos el acceso al expediente de la Comisión Informativa

(Grupos de Gestión y Diputados) hasta la convocatoria de la siguiente Comisión.

l) En el expediente de la Comisión debemos incluir también en la pestaña

“documentos”:

- Las asistencias a dicha Comisión (Una vez firmado por el Secretario/a de la misma, al acabar avisar a 120 # Administración e Innovación Pública)

- El acta de la sesión.

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1. CUESTIONES RELATIVAS AL REGISTRO DE ENTRADA Y SA LIDA DE DOCUMENTACIÓN.

a) Se deberá comunicar por escrito al Departamento de Innovación cualquier

cambio de asignación de dependencia de destino a efectos de Registro que se quiera realizar por parte de los usuarios de Gestiona.

b) En el caso de que por error se finalice un registro de entrada sin estar

correctamente cumplimentado el mismo, el usuario registrador deberá ponerse en contacto con el Registro General del Palacio o de nuevas Dependencias, según la dependencia de destino para volver a abrir la anotación y cumplimentar el registro correctamente.

c) No podrá registrarse ningún documento de entrada en la aplicación

identificando simplemente el tercero como “particular”, “asociación”, “Ayuntamiento”, etc.

d) Se deberá ser lo más exhaustivo posible en la cumplimentación de los

campos relativos a terceros e) En todo caso, antes de dar de alta a un tercero por no existir éste en la base

de datos se deberá comprobar por todos lo medios posibles que éste no figura con otra denominación, lengua, etc. en aquélla.

f) Al finalizar la jornada, todo usuario que registre de entrada, deberá antes de

finalizar cada jornada verificar que todos los registros se han finalizado correctamente. Tal acción se puede verificar filtrando con su usuario los registros que han quedado pendientes, como se muestra en el ejemplo. Si la búsqueda nos da resultados de registros pendientes se deberán finalizar correctamente.

CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN

REGISTRO GENERAL

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g) En tanto en cuanto Gestiona no permita asignar un registro de salida de

forma automática, bien de forma individual, bien de forma masiva, a un documento que acabamos de registrar de entrada a través de la Ventanilla única, la creación de expedientes a los efectos del envío masivo de éstos deberá realizarse siguiendo las siguientes instrucciones:

1º. Realizamos el registro de entrada de V.U., una vez finalizado,

seleccionaremos “Abrir expediente” (suponiendo que dicho expediente no esté dado de alta con antelación, en caso de estar abierto, simplemente indicaremos “Incorporar a un expediente” y seleccionaremos el que corresponda)

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2º. Seleccionamos “VENTANILLA ÚNICA OFISAM…”

3º. Modificamos el nombre del expediente indicando V.U., dependencia destino y dirección. Ejemplo: V.U. AGENCIA TRIBUTARIA (Avda.Mediterráneo,1-Vila-real)

4º. Una vez creados los expedientes de V.U., cuya única función es poder enlazar varios registros de entrada en una única salida, tendremos que ir

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creando subcarpetas por meses para poder trabajar cómodamente con ellos.

5º. Abrimos la pestaña de más acciones, le pinchamos en “Crear

subcarpeta”, e indicamos el nombre a la subcarpeta (año y mes); seguidamente, seleccionaremos los Recibos y Minutas de dicho mes y las moveremos a la subcarpeta correspondiente. A la finalización de un año, para evitar tener demasiada información a la vista, podemos crear la subcarpeta de un año y mover todas las subcarpetas mensuales allí.

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2. CUESTIONES RELATIVAS AL ESCANEO DE LA DOCUMENTAC IÓN.

a) No debe escanearse la documentación que se dirija a otras

Administraciones Públicas a través de la “ventanilla única”. b) Solo debe escanearse aquélla documentación que, en términos generales,

pueda ser escaneada de forma sencilla y siempre y cuando no se alteren las circunstancias físicas del documento. Es decir, NO se escanearán los proyectos, albaranes, documentos encuadernados, etc.

c) La documentación que se presente por el usuario en formato electrónico

debe acompañarse de momento por la correspondiente copia en papel, en tanto en cuanto no se habilite la Sede Electrónica que permita la gestión íntegramente telemática de las solicitudes.

d) La documentación en formato papel, una vez escaneada, NO se puede

devolver al usuario, debiendo remitirse ésta como hasta ahora a la Diputación. De nuevo, en el momento en que se ponga en marcha la Sede Electrónica se habilitarán los mecanismos para no enviar dicho papel.

e) No deben hacerse fotocopias de todos aquellos documentos que ya se haya

escaneado y que entren en el circuito de Gestiona, ni remitirse éstas a la Diputación. Solo deberán hacer fotocopias de la documentación que se dirija a otras Administraciones Públicas a través de la “ventanilla única”.

f) En relación con los destinatarios de la documentación escaneada, deberán

marcar en la aplicación de Gestiona el grupo correspondiente al que la quiere remitir, identificándose éste siempre con el icono de almohadilla (#)…

g) Cuando la documentación no se puede escanear se debe rellenar el campo

“REFERENCIAR DOCUMENTO”, como se muestra en el ejemplo

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CRITERIOS RELATIVOS AL USO DE GESTIONA EN LOS DIFER ENTES

DEPARTAMENTOS.

1. CONTRATACIÓN. a) Los expedientes de contratación que vayan a ser promovidos por los

distintos Departamentos a través de Gestiona deberán iniciarse por el Servicio de Hacienda - Contratación.

b) A tal efecto, el funcionario del Departamento promotor del contrato deberá

remitir su correspondiente petición a la dirección de correo electrónico petición_contrato@dipcas.es, adjuntando la memoria de necesidades o indicando en todo caso los siguientes extremos:

1º. Denominación del Contrato. 2º. Departamento que lo promueve. 3º. El usuario o grupo de usuarios a quien deba asignarse el expediente

mediante Gestiona.

2. PERSONAL. a) Los expedientes en materia de Personal que vayan a ser promovidos por

los distintos Departamentos a través de Gestiona deberán iniciarse por la Sección de Personal.

b) A tal efecto, el funcionario del Departamento correspondiente deberá

registrar de entrada la solicitud, petición o escrito en cuestión a los efectos de que el Registro General asigne a la Sección de Personal la correspondiente documentación y ésta proceda a abrir el citado expediente.

c) Los estadillos de dietas y locomociones deberán presentarse a través de

registro de entrada, remitiendo posteriormente los documentos justificativos asociados a los mismos.

3. ÁREA TÉCNICA. a) Los documentos registrados a través de Gestiona que se remitan al Área

Técnica deberán asignarse a los siguientes grupos, en función de la unidad de destino: � Documentos dirigidos al Servicio de Oficina Técnica: grupo 410.

� Documentos dirigidos a la Sección de Expropiaciones e Infraestructuras:

grupo 420.

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� Documentos dirigidos al Servicio de Ingeniería Interna: grupo 430.

� Documentos dirigidos al Servicio de Carreteras: grupo 440.

b) Las peticiones de informes, proyectos o cualquier otro trabajo que los

técnicos de la Diputación reciban de los Ayuntamientos deberán remitirse al grupo correspondiente a los efectos de incorporarlos en su expediente.

c) Las peticiones que los diferentes Departamentos deban dirigir al Área Técnica, se asignar a los siguientes grupos en función de su destino:

� Destino al Servicio de Oficina Técnica: grupo 410.

� Destino a la Sección de Expropiaciones e Infraestructuras: grupo 420.

� Destino al Servicio de Ingeniería Interna: grupo 430.

� Destino al Servicio de Carreteras: grupo 440.

6. El Servicio de Cultura - Deportes, y la Sección de Planificación deberán

remitir sus documentos al grupo 411.

En Castellón, a la fecha de la firma.

Documento firmado electrónicamente.