CORRESPONDENCIA MILITAR(Formulación, Trámite y Registro)

CAPITULO I

GENERALIDADES1.- Finalidad y Alcance

a.- Este reglamento tiene por finalidad uniformar la formulación y el tramite de documentación en el Ejercito.

b.- Las normas que contiene el presente Reglamento son de carácter general y serán aplicadas por todas las dependencias del Ejército para la documentación administrativa en tiempo de paz.

2.- Objeto

El presente Reglamento establece las normas para la formulación, tramite, distribución y registro de la correspondencia militar.

3.- Clasificación y seguridad de documentos

Las prescripciones contenidas en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR, serán aplicadas para la clasificación y seguridad de los documentos.

4.- Definición

a.- Correspondencia Militar: Todos los documentos elaborados en las dependencias del Ejercito sobre asuntos oficiales, empleados para comunicarse entre las autoridades militares, o entre estas y las autoridades civiles o con particulares.

b.- Correspondencia de entrada o recibida: Es la documentación que llega a una dependencia.

c.- Correspondencia de salida o remitida: La documentación que se evacua desde una dependencia.

d.- Clase de correspondencia o correo: Cabo o Sgto especialmente designado por el Comando de una dependencia militar para transportar, entregar o recibir con la debida seguridad y bajo cargo, la correspondencia militar y civil entre las distintas dependencias.

e.- Publicaciones: Son los documentos debidamente autorizados que contienen la información necesaria para facilitar el cumplimiento de las funciones de los diversos organismos del Ejercito.

f.- Formatos: Son impresos autorizados para el uso general en todas o algunas dependencias del Ejercito, que contienen espacios en blanco apropiados para ser llenados con determinadas informaciones. Se emplea para uniformar el tamaño, ordenamiento y redacción de los documentos.

g.- Los documentos de correspondencia de uso general en el Ejército se formularan de acuerdo a los modelos que figuran en los anexos s al 21 de este Reglamento.

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h.- Tramitación o Tramite: Es la actividad relacionada con el movimiento de un documento y la solución de su contenido.

i.- Oficina Postal: Es la dependencia encargada de recibir y despachar la correspondencia cursada entre dos o mas organizaciones diferentes, valiéndose de los medios de correo a su disposición (clases de correspondencia de salida y correos del Estado, etc,.) para la correspondencia de salida y entregándola a la mesa de partes, en el caso de la correspondencia de entrada.

j.- Mesa de Partes: Oficina de tramite interno existente en toda la Unidad o dependencia del Ejercito, cuyas funciones son las de recibir, registrar y distribuir la correspondencia entre las Oficinas o personas que pertenecen a la misma organización.

CAPITULO II

FORMULACION DE LA CORRESPONDENCIA MILITAR

Sección I: TECNICA DE FORMULACION

1.- Papel por emplearEl papel por emplear en la correspondencia militar deberá responder a las características siguientes:

a.- Tipos:(1) Para las autoridades de Leyes, Decretos Supremos y

Resoluciones Ministeriales, será de tipo Bond blanco, sin rayas, con peso de 120 gr.

(2) Para las resoluciones Directorales, oficios, informes, cartas, acuerdos de directorio u Organismo rector, etc. Será de tipo Bond blanco sin rayas, con un peso de 80 gr.

(3) para los demás documentos, será de tipo Bond blanco sin rayas, con un peso de 60 gr.

(4) para las copias de cualquier documento, será de tipo denominado copia, color blanco, con un peso máximo de 40 gr.

2.- Estructura del documento:

a.- Encuadramiento

(1) Margen superior: Primera página, 40 mm, pagina siguiente, 30 mm.

(2) Margen izquierdo: 40 mm.(3) Margen derecho: 20 mm.(4) Margen inferior: 30 mm del límite inferior del papel.

b.- Partes que comprende un documento:

(1) De una manera general, todo documento militar consta de un encabezamiento, cuerpo y término.

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(a) El encabezamiento; comprende el membrete, lugar y fecha, la designación y numeración del documento, el destinatario, el asunto y la referencia (si hubiera lugar).

(b) El cuerpo; expresa el contenido o texto del documento.(c) El termino; comprende la firma, post firma y el sello

redondo. Cuando el documento tiene anexos, el índice de estos se coloca en la parte inferior izquierda después de la palabra ANEXOS.

1.- Si el documento no tiene anexos, pero se va a distribuir a dos y mas dependencias, en el lugar indicado va la DISTRIBUCION.

2.- Si el documento tiene anexos y va a ser distribuida, deberá agregarse la palabra DISTRIBUCION, debajo de la cual se colocara la lista de destinatarios, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

ANEXOS:

1. Cuadro comparativo2. cuadro……….3. …………………

DISTRIBUCION5ª BM………………………14ª BM………………………13ª BB……………………….13ª BC……………………….1Archivo……………………..1/5

(2) La copia de un documento lleva la autenticación en la parte inferior izquierda. Comprende la expresión: Es copia, seguida de la firma y post firma del oficial encargado.

c.- Espacios:

(1) El cuerpo del documento debe comenzar a una distancia de 15 mm verticales de la última línea del encabezamiento, dejando normalmente, un espacio vertical entre líneas sucesivas de un mismo párrafo, y doble espacio entre párrafos.

(2) Cuando el cuerpo del documento consta de 9 líneas o menos, se emplea doble espacio entre líneas sucesivas.

(3) El término debe ir a 15 mm (verticales) inmediatamente después de la última línea del cuerpo. Al final de la ultima pagina, en la parte inferior izquierda, irán las iniciales del Oficial responsable de su preparación y del que mecanografió el documento, separados por una línea oblicua.

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Cuando la naturaleza del documento exige que la misma persona que lo formula sea la que lo mecanografié, las siglas del furriel o mecanógrafo serán reemplazadas, por un punto. Ejemplo; ELL/. Cuando el documento es formulado por el jefe de la dependencia o por un equipo de la misma, figuraran solamente las iniciales del mecanógrafo después de la raya oblicua.

Ejemplo: /ell.

(4) Las disposiciones contenidas en (1) y (2) anteriores, deben servir como una guía, sin rigidez, pues habrán casos en que será necesario supeditarlas a la estética y buena presentación de la correspondencia.

d.- Identificaron de párrafos y presentación de la escritura: Cuando el cuerpo del documento comprende más de un párrafo, cada uno de ellos debe identificarse mediante números y letras, en la forma siguiente:

(1) Cada párrafo será identificado de un número seguido de un punto, de acuerdo al orden correlativo que le corresponde. Las líneas siguientes del mismo párrafo se escribirán dejando libres en el margen izquierdo el espacio correspondiente al número y al punto.

(2) Las partes o divisiones de un párrafo serán identificadas por letras minúsculas seguidas de un punto, de acuerdo al orden alfabético que les corresponde.

(3) Las subdivisiones siguientes se identificaran sucesivamente como sigue: con números encerados entre paréntesis, con números subrayados seguidos de un punto y caracteres combinando la i y la v. seguido de un punto; ejemplo: i.-ii..iv..v.

(4) Debe evitarse, en lo posible sobrepasar la quinta subdivisión de un párrafo (letra minúscula subrayada) en beneficio de una mejor presentación de un documento.

(5) El número de letras que identifica cada división o subdivisión debe escribirse debajo de la primera letra de la primera palabra del párrafo, división o subdivisión que lo antecede.

(6) Se puede emplear guiones en lugar de las letras o los números ya indicados para enumerar las partes o divisiones sobre algún aspecto cuando no haya otras divisiones siguientes a ese párrafo o subparrafo.

(7) Se reserva para las publicaciones militares el empleo de los números romanos.

e.- Color de la escritura: Se empleara cinta de maquina color negro para escribir en los originales, papel carbón de igual color para las copias y el color negro o azul para la firma de los documentos.

3.- Redacción del contenido

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a.- La correspondencia militar es impersonal. Los terminas que se emplean serán respetuosos, observándose en todo momento el tratamiento adecuado que debe ser serio y decoroso.

b.- La redacción del texto debe tener en cuenta lo siguiente:(1) Unidad: En cada documento se debe tratar un solo asunto.

Cuando se desea abordar dos o mas temas que no están directamente relacionados, se prepara un documento por separado para cada uno de ellos.

(2) Coherencia: Los diferentes puntos sobre una misma materia que se expone en un documento deben de estar en un orden lógico y relacionarse entre si.

(3) Objetividad: El motivo o idea principal del documento debe de expresarse claramente en el asunto y su contenido debe referirse a este.

(4) Claridad: El documento debe ser redactado de tal manera que se comprenda fácil e íntegramente, lo que se desea exponer. Las ideas deben expresarse de modo que se eviten dudas o malas interpretaciones. Toda palabra debe de emplearse con propiedad (de acuerdo al significado que le corresponde), para evitar ulteriores aclaraciones.

(5) Concisión: Se logra utilizando oraciones simples y cortas, tratando de expresar un solo pensamiento en cada oración. Evitar el empleo de metáforas y la sintaxis mal utilizado.

(6) Vocabulario: Las palabras a emplearse deben pertenecer a nuestro idioma; los vocablos extranjeros solo se usaran cuando no exista en castellano palabra o términos que expresen el mismo significado, teniendo cuidado de no emplear términos que den lugar a interpretaciones erróneas.

(7) Abreviaturas: Se emplearan abreviaturas militares reglamentarias cuando las circunstancias lo requieran, siempre que contribuyan a la concisión de la correspondencia, sin atentar contra su claridad y atendiéndose a las prescripciones del reglamento correspondiente, en la correspondencia dirigida a entidades ajeas al Ministerio de Defensa solo deben emplearse abreviaturas de uso común, atendiéndose a las reglas gramaticales.

4.- Numeración de páginas:

a.- Cuando sea de dos o mas paginas, estas deberán ser numeradas correlativamente empleando números separados por un guión (-). El primer numero indica la pagina y el segundo, el numero total de paginas que contiene el documento. Ejemplo: 2-2, esta numeración corresponde a la segunda página de un documento de 2 páginas; 2-3 a la segunda pagina de un documento de tres páginas.

b.- La numeración debe quedar centrada en la parte inferior de cada página, a 20 mm, verticales al borde inferior del papel.

5.- Copias:

a.- Las copias que tendrá el documento, estará de acuerdo a la distribución del mismo.

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b.- Cuando la Oficina expedidora no tiene autorización para archivar dicha correspondencia se preparara solo un origina.

c.- Cuando el documento clasificado en dos o más ejemplares, estos deben ser numerados correlativamente emplean dos cifras separadas por un guión a continuación de la palabra COPIA. La primera cifra indica el número de la copia o ejemplar y la segunda el número total de copias o ejemplares que se ha formulado.

Ejemplo:COPIA Nº 1-4CGEDIGEPERELIMA

En este ejemplar la numeración corresponde a la primera copia de un documento del cual se ha formulado 4 ejemplares. Los demás ejemplares se identifican con los números 2-4,. 3-4 y 4-4. Respectivamente.

6.- Firma de la Correspondencia:

a.- La correspondencia será firmada en principio por el Jefe de la dependencia, Unidad o Servicio; sin embargo; cuando el volumen de ella requiere apreciable tiempo para la firma se puede delegar esa responsabilidad observándose las siguientes disposiciones:

(1) El Jefe de la dependencia, unidad o servicio firma:

(a) La correspondencia dirigida a las autoridades de igual o superior jerarquía.

(b) La correspondencia clasificada que se dirige a las autoridades subordinadas, pudiendo delegarse la firma de los documentos de clasificación.

(c) Los documentos de carácter interno de su respectiva dependencia, cuando revistan particular importancia.

(d) Los originales de los documentos de distribución múltiple, tales como directivas, instrucciones, órdenes y oficios múltiples.

(2) La autoridad inmediatamente subordinada puede firmar:

a.- La correspondencia de clasificación reservado, por delegación.

b.- La correspondencia común dirigida a las dependencias subordinadas.

c.- Las copias de los documentos de distribución múltiple, debajo de la frase: “Es Copia”.

d.- Los documentos formulados durante la ausencia temporal del Jefe de la dependencia, anteponiendo las iniciales “PO” (por orden), el grado o empleo del jefe de la dependencia:

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Ejemplo:

PO Crl Director ETE

(Firma)

………………………………..0-410072024-O

PABLO ALBARRACIN VALVERDE MY ING JEFE ETE – AQP

(3) En el CGE, en los CCGG de la RRMM o GGUUCC, la firma de la correspondencia será establecida en la Guía de Procedimientos respectiva, teniendo en cuanta en lo posible las prescripciones antes indicadas.

(4) Las anotaciones recaídas en los documentos después de su tramitación y explotación, así como la autorización de las copias certificadas, serán firmadas por los Jefes de las dependencias correspondientes.a.- La firma “PO” (por orden), es un procedimiento de

delegación de autoridad; el que lo firma autoriza la acción o fin que se persigue en representación de su Jefe quien, en realidad, es el que imparte la disposiciones contenida en el documento.

b.- En el caso de ausencia prolongada del Jefe de ka dependencia (vacaciones, licencia u otro motivo), firma los documentos como Jefe Accidental la autoridad inmediatamente subordinada, indicando su grado y cargo provisional.

Ejemplo:

El Gral Brig Cmdte Gral Acc. ElMayor Jefe Acc, etc.

(7) Utilización de Impresos y Sellos:

Los impresos y sellos son utilizados para contribuir a la identificación y autenticidad de la correspondencia militar, así como para determinar el grado de clasificación y urgencia que se le haya cuidado, no solamente por contribuir a la buena presentación de la correspondencia, sino también al prestigio de la dependencia que los emplea. Obligatoriamente deben utilizarse los siguientes:

(1) Membrete, constituye la primera anotación con lo que se identifica la repartición o Gran Unidad de la que dependen la oficina expedidora del documento, debiendo colocarse en el papel y en el sobre a emplearse.

(a) Características: El membrete lleva en la parte central superior el Gran sello del Estado; al pie de este en letra mayúscula negra 552 de 12 puntos, lleva la inscripción: MINISTERIO DE DEFENSA; a reglon seguido, en letra 368 negra de 10 puntos, la inscripción;

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EJERCITO PERUANO; a reglon seguida, en letra mayúscula blanca 588 de 8 puntos el escalón inmediato subordinado.

Los tipos de imprenta para confeccionar los sellos deben de ajustarse a lo indicado en el RE 310-3 Publicaciones Militares, preparación, Revisión y Aprobación.

(b) Empleo y Ubicación: El membrete ira en el ángulo superior izquierdo del papel solo en la primera pagina del documento y en el sobre.

(2) Sello Redondo: Complementa al membrete, pues identifica a la Unidad, dependencia o repartición que expide el documento.

(a) Características: El sello redondo consta de dos círculos concéntricos de 23 y 34 mm de diámetro, respectivamente; en la parte central lleva el Gran sello del Estado, sin la inscripción “Republica Peruana”, encuadrado en una área de 15 * 15 mm; en la parte superior del espacio comprendido entre los círculos concéntricos, la letra mayúscula negra 122 de 7 puntos, lleva el nombre de la GU o dependencia inmediatamente superior a la que pertenece la oficina expedidora; en la parte inferior del espacio comprendido entre los círculos concéntricos, el nombre de la oficina expedidora encargada de la formulación del documento.

(b) Empleo: El sello redondo debe ser empleado por todas las unidades o dependencias encargadas de formular la correspondencia, aunque no sean responsables directos de ella ni la firmen,

Ejemplo:Formulado por la Ayudantia General, llevando el sello redondo de esta ultima dependencia.

Cuando se trate de un documento firmado por el Jefe de una dependencia, al que se adjunten anexos, estos últimos deberán llevar el sello redondo de la dependencia.

(c) Ubicación: El sello redondo ira en el documento a la izquierda u ala misma altura de la firma del expedidor, 0.5 cm aproximadamente de la raya de la post firma.

(3) Post Firma: Este sello permite la rápida identificación de la autoridad que firme el documento, debiendo ser utilizado obligatoriamente en la correspondencia militar.

(a) Características: Consta de una raya horizontal de 5.5 cm encima de la cual debe estampar su firma la autoridad correspondiente. Al pie de esta raya topográficamente centrado va el numero de serie de dicha autoridad en tipo de 7 puntos; a reglon seguida, su nombre y apellidos en letras 288 mayúsculas negra de 6 puntos, va el grado y por ultimo el empleo del firmamento. Será de color negro o azul - negro.

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(b) Ubicación: La post firma ira en la parte inferior derecha del documento a tres espacios verticales de la última línea del cuerpo ósea a 15 mm.

(4) Sellos de Clasificación: Son los utilizados para resaltar la categoría de seguridad otorgada a un documento de acuerdo a las normas prescritas en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR.

(a) Características: Cada uno de estos sellos deberán tener impresas en letras 610 mayúsculas de 14 puntos según el caso, las siguientes palabras:

ESTRICTAMENTE SECRETO, SECRETO, ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL, CONFIDENCIAL Y RESERVADO.

(b) Empleo y Ubicación: Estos sellos se estamparan a 15 mm verticales de los bordes superior e inferior de todas las páginas de la correspondencia clasificada y en los sobres inferiores correspondientes de conformidad con lo establecido en el RE 38-10 SEGURIDAD MILITAR.

(5) Sello URGENTE: Permite distinguir la correspondencia que requiere tramite inmediato de aquello que se tramita normalmente.

(a) Características: Comprende la palabra URGENTE en letra 35 mayúscula negra de 18 puntos.

(b) Empleo y Ubicación: Se estampa en diagonal en el Angulo superior derecho de la primera página del documento y del anverso del sobre respectivo.

Si la correspondencia es clasificada y urgente, se utilizara este ultimo sello para los dos sobres, exterior e interior.

(c) Además de los sellos anteriormente mencionados pueden emplearse otros, circunstancialmente para designar determinados documentos o procedimientos (DUPLICADO, ORIGINAL, COPIA INFORMATIVA, VIA AEREA PERSONAL, etc.). Estos sellos comprenderán únicamente la palabra correspondiente en letra 35 mayúscula negra de 18 puntos o irán en la parte superior de los documentos pertinentes, sin interferir la ubicación de los sellos que normalmente pondría llevar el documento.

(d) Empleo de tinta para los sellos:

(1) Todos los documentos clasificados llevaran el sello correspondiente con tinta ROJA.

(2) Todos los demás sellos que no sean los de clasificación de seguridad, serán estampados en tinta NEGRA o AZUL NEGRA.

(8) Empleo de Sobres:a.- Para la correspondencia clasificada se empleara el sistema de doble

sobre. El sobre interior que contiene el documento será de papel Kraft de 23 * 11 cm, y el exterior será del mismo papel de 24 * 12 cm, de regular espesor de manera que no permita traslucir y leer a través de

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él. Para la correspondencia común entre los distintos organismos del Ejercito también se empleara el sobre Kraft de 24 * 12 cm.

b.- La correspondencia común destinada a otras dependencias estatales y a personas ajenas al Ministerio de Defensa, se remitirá en sobres blancos de 23 * 11 cm.

c.- Los sobres llevaran las siguientes inscripciones y sellos.

(1) En el anverso; En el Angulo superior izquierdo el membrete correspondiente impreso o estampado; en la parte superior derecha, el nombre, numero e indicativo del documento, a tres espacios verticales debajo del membrete la palabra señor, seguido del grado o titulo del destinatario; abajo a dos espacios verticales el puesto o cargo del destinatario; a reglon seguida se coloca la dirección especifica, si la hubiere, y debajo a reglon seguido la localidad del destinatario. En el caso de la correspondencia clasificada, el sobre exterior de color beige llevara las mismas inscripciones, pero sin el sello de clasificación, en el que solo será estampado en el sobre interior, este sobre llevara las mismas inscripciones omitiendo la dirección. Si el destinatario es un cuartel general, se pondrá reglon seguida, entre paréntesis la Unidad o dependencia encargada de estudiar y resolver el asunto. Además se estampara una vez el sello circular en los dos sobres, en el lado inferior derecho.

(2) En el reverso. Se estampara tres veces el sello circular.

Sección II: DOCUMENTOS MILITARES

1.- Generalidades:La correspondencia militar por su contenido, autoridad o dependencia que la expide y por el efecto de su acción, toma diversos nombres y forma que la práctica ha discriminado y agrupado para facilitar su empleo.

2.- Clase y Escalón del Destinatario:De conformidad con lo expresado en el párrafo anterior, a la correspondencia militar puede pertenecer cualquiera de las clases de documentos.

3.- Oficio:

Es el documento utilizado por los diferentes escalones militares para dar órdenes, dictar normas, efectuar gestiones, hacer consultas, remitir documentos, etc. Su estructura es la siguiente:

(1) Encabezamiento: Comprende:a.- Lugar y fecha; Va en la parte superior derecha dejando los

márgenes establecidos, el día y año se pondrá en números arábigos y el mes e letras.

b.- Indicativo: Se consigna en la parte superior izquierda respetando el margen establecido, a tres (3) espacios verticales de la línea de lugar y fecha, comprende; el número de orden del oficio, la clave (combinación de letras y números)

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que identifica a la oficina que formula el documento u el campo y subcampo en el que debe ser archivado.

Ejemplo:Oficio Nº 455-2010/G-1. Es la clave que identifica al Departamento de Publicaciones Militares de la AGE y 02.03 el campo y subcampo en el que debe ser archivado.

c.- Destinatario: Va a continuación del indicativo a tres espacios verticales. Comprende la palabra señor y a continuación, después de tres espacios horizontales, el grado y el cargo de la autoridad a quien va dirigido el oficio. Si se dirige a un Cuartel General se consignara debajo a reglon seguido; entre paréntesis, el nombre de la dependencia a quien compete directamente el asunto.

Ejemplo:Señor General de Ejercito Comandante General del Ejército

(Dirección de Personal)

d.- Asunto: 1.- Se consigna debajo del destinatario a dos espacios

verticales, respetando el margen establecido. Comprende la palabra Asunto seguido de dos puntos y a continuación, dejando un espacio horizontal, se expone la materia por tratar, la que expresara en el menor numero de palabras el contenido exacto u objeto del oficio, de manera que no se necesite leer todo el documento para comprender de lo que se trata. Debe evitarse el empleo de expresiones generales tales como: Remite documento que se indica, cuando el asunto ocupe más de una línea, la segunda debe comenzar en un espacio vertical de la anterior y al pie del texto del asunto;

Ejemplo:

Asunto: Fecha de iniciación del Curso de Entrenamiento para Empleados del Ramo de Defensa.

2.- Todo los documentos que se derivan de otro, que debe considerarse de origen, deberán llevar redactado el asunto textualmente como en el documento de origen, a fin de facilitar la referencia. Legajo y archivo correspondiente.

e.- Referencia: Va a doble espacio vertical debajo del Asunto, conservando el margen izquierdo establecido, se utiliza cuando el Oficio tiene que relacionarse necesariamente con otros documentos. Comprende la abreviatura “Ref” seguida de dos puntos (:) y a continuación dejando un espacio horizontal, el numero, el indicativo y la fecha del documento a que se

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hace referencia o conviene consultar. Los dos puntos (:) deben ir exactamente al pie de lo que corresponde al Asunto. En todo documento que se formule figura como primera referencia los datos del documento, su número, la fecha de emisión y la repartición de origen, las demás referencias si fueren necesarias figuran en el orden cronológico de los documentos formulados.

(2) El Cuerpo: Constituye la parte sustancial del oficio pues en el se exponen la materia o motivo que origina el documento. Se inicia exponiendo directamente el tema utilizando párrafos numerados cuando fuere conveniente. Deben evitarse frases protocolares innecesarias tales como “Tengo el honor” o Me es muy honroso dirigirme a Ud. para manifestarle lo siguiente:

a.- Cuando los párrafos son numerados, la primera línea y las líneas subsiguientes deben comenzar a la altura del encabezamiento, siguiendo la organización prevista.

Cuando el cuerpo solo comprende un párrafo la primera línea debe comenzar a un espacio horizontal después de los dos puntos (:) que siguen al asunto o a la referencia. En ambos casos la escritura del cuerpo se inicia en tres espacios verticales debajo de la última línea del encabezamiento.

b.- El cuerpo termina con la invocación “Dios guarde a Ud.,” la que ira en la parte inferior derecha del papel, a dos espacios verticales de la línea escrita que le antecede.

c.- Cuando el cuerpo del oficio va a terminar cerca del margen inferior de la pagina y se presta que no habrá espacio suficiente para escribir el termino /firma, etc) se copiaran por lo menos dos líneas en la pagina siguiente, a fin de no aislar el termina con respecto al cuerpo del oficio.

3.- Termino: Comprende la firma, post firma, el sello redondo, la distribución, los anexos y las iniciales del nombres del oficial responsable de la preparación del documento y de la persona que lo mecanografió.

4.- Oficios Múltiples (OM): Son documentos dirigidos a dos o más destinatarios que deben tener conocimiento de todo o parte del contenido, si el Oficio Múltiple comprende órdenes o disposiciones, estas serán cumplidas independientemente por cada destinatario en la parte que le corresponde. El formato del Oficio Múltiple es similar al del Oficio común, con las siguientes variaciones:

(1) En el indicativo se consigna la sigla O/M (oficio múltiple) en el lugar de oficio, empleando el mismo numero de orden para todo s lo ejemplares de un determinado oficio.

(2) Todo oficio múltiple debe llevar en la parte inferior izquierda, a la altura de la firma, la distribución, o sea la nomina de los destinatarios, para evitar que se hagan transcripciones o comunicaciones inútiles a los organismos que ya las ha recibido.

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(3) Como por lo general los oficios múltiples son mecanografiados en varias copias (una para cada destinatario) la primera copia podrá llevar el sello original, quedando para el archivo de la dependencia que la emite.

5.- Trascripción: Es la copia exacta del tenor de un determinado documento que se hace en un oficio para poner en conocimiento del destinatario una resolución, un parte, un informe, etc., cuyo contenido conviene comunicarlo sin ninguna alteración.El texto trascrito deberá copiarse en forma continuada entre comillas, las que deberán colocarse al principio y fin, después de haber consignado la palabra “Firmado” seguida del grado, cargo, nombre de la autoridad que la firma el documento trascrito.

6.- Memorando.a.- Es un documento que se utiliza como ayuda memoria para hacer

recordar el cumplimiento de una acción, de una fecha o de actividades de diversa naturaleza como, la asistencia a una reunión, participaciones en un comité de trabajo, entrevistas acordadas, etc. No debe ser empleado para omitir disposiciones, ni efectuar tramites.

b.- redacción y estructura: El contenido puede suscribirse a maquina o ser manuscrito. En razón de su empleo, redacción debe ser lo más simple posible pudiendo adoptarse el siguiente ordenamiento:

(1) Encabezamiento: Comprende el lugar y fecha, la designación y numeración del documento, el destinatario y asunto. La numeración puede omitirse en caso se estime que no sea necesario.(2) Cuerpo: Expresa el contenido o texto del memorando; se debe

escribir a cuatro espacios verticales debajo de la palabra Asunto. En caso de que los párrafos debieran ordenarse numéricamente, se seguirá el mismo procedimiento que ha establecido para la redacción del cuerpo de un oficio.

(3) Termino: Comprende la firma, post firma y el sello redondo.

7.- Informe.a.- El informe es un documento en el que se hace una exposición

detallada sobre determinado asunto, a pedido del superior o por propia iniciativa cuando la naturaleza del acontecimiento lo requiere. También se emplea para completar o coordinar partes que se elevan a la superioridad.

b.- según los casos, el informe pueden ir en hoja aparte o a continuación de un expediente determinado.

8.- Dictamen.a.- El Dictamen es un documento utilizado en el ámbito legal en el que a

pedido del superior o en cumplimiento a una norma, se emite un pronunciamiento debidamente fundamentado sobre un asunto o caso concreto. Por lo general recae en las solicitudes y en los expedientes de gestión.

b.- El formato del dictamen es similar al del Oficio y al del Informe, pudiendo ir en hoja aparte o a continuación de la solicitud o expediente sobre el que recae.

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9.- Parte.Es la información escrita, concisa y completa que proporciona el subordinado al superior inmediato, sobre situaciones, hechos o sucesos, lo antes posible después de haberse producido. Generalmente se le completa con un informe. El formato es igual a la del informe con las siguientes variaciones:a.- Encabezamiento; En el indicativo se considera la palabra Parte en lugar

de Informe.b.- Cuerpo; Se inicia a dos espacios verticales debajo del asunto con el

vocativo Mi seguido del grado de la autoridad militar a quien se dirige. Después de dos espacios verticales, al pie del vocativo se empieza la exposición en forma ordenada contestando con presicion a las preguntas imaginarias; ¿Dónde?, ¿Cuándo?, ¿Qué?, ¿Quién? y ¿Cómo? Según el hecho o hechos que se desea comunicar y que han motivado la formulación del parte.

10.- Solicitud.a.- La solicitud es un documento mediante el cual se pide o gestiona algo

a la superioridad, de acuerdo a las leyes y disposiciones vigentes.b.- Cuando la solicitud se refiere a un derecho que se cree conculcado,

dicho documento no seria retenido ni resuelto por autoridades intermediarias. Estas tienen el deber de elevarla al Superior para su solución. El Superior jerárquico ante el cual se dirige el recurrente tiene la obligación de dar solución a la petición o gestión presentada; no hacerlo, o hacerlo contraviniendo las leyes y disposiciones vigentes, constituye delito de abuso de autoridad.

c.- Como la solicitud es formulada en papel de oficio, se debe respetar los márgenes que en el se indica, así como las líneas sobre las que se debe escribir.

(1) Encabezamiento: Comprende:a.- Sumilla: Va la parte superior derecha del papel a tres

espacios verticales del borde superior y esta constituido por un grupo mínimo de palabras con las que expresa el asunto a tratar o motivo de la solicitud.

b.- Destinatario: Se consigna en la primera línea, en letras mayúsculas, la autoridad a quien va dirigido la solicitud precedida de la palabra SEÑOR.

(2) Cuerpo: Comprende:a.- Introducción: Constituida por la identificación del

recurrente; nombre y apellido, en mayúscula, grado o categoría, empleo, cargo, residencia, etc. La introducción termina con la expresión “ante Ud. me presento y expongo”.

b.- Exposición: Va a reglon seguido de la introducción; constituye la fundamentacion del pedido y comienza por lo general con la palabra “Que”.

c.- Conclusión: Comprende en primer término la frase POR LO EXPUESTO y a reglon seguido; A UD solicito acceder a mi pedido.

(3) Termino: Comprende el lugar y fecha, que va en la parte inferior derecha a dos reglones debajo de la ultima línea del cuerpo, al

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pie, a tres reglones, va la post firma 8grado o categoría, el nombre y apellido del recurrente), sobre la cual ira la firma; a tres reglones debajo y a la izquierda “Piezas Adjuntas”. Enumerándose los documentos que acompaña a la solicitud.

11.- Elevación.

a.- Procedimiento mediante el cual, un Comando se dirige al Escalón Superior emitiendo una opinión sobre determinados documentos de carácter administrativos, con la finalidad de que la autoridad competente resuelva lo conveniente.

b.- Generalmente la elevación se formula a continuación del término del documento que la origina; también se puede hacer en papel aparte, cuando el documento por tramitar no cuenta con el espacio suficiente.

c.- La elevación de una solicitud debe contener: la autoridad a la que se dirige la elevación, la opinión (Favorable o Desfavorable), la fecha y la firma del Comando que efectúa la elevación. Si la opinión es desfavorable se debe indicar el o los motivos.

12.- Decreto.

El decreto es un formato que contiene la decisión que el Escalón Superior emite por escrito ordenando el tramite que debe seguir un documento o disposición la solución correspondiente a la ejecución de una actividad. Puede ser un formato impreso o estampado. Generalmente va adjunto al documento que le ha dado origen; asimismo puede ir estampado a continuación del término del documento de la referencia.

13.- Directivas

a.- Es un documento que emite el Escalón Superior, conteniendo las normas y/o procedimientos para orientar la acción de los Comandos Subordinados.

b.- En el encabezamiento debe precisarse al destinatario, por lo que no es procedente el empleo de oficio de atención para su remisión.

14.- Otras formas empleadas en la Correspondencia Militar.

Además de la correspondencia militar descrita anteriormente, con el fin de simplificar el trabajo se emplean también otros documentos para ciertos procedimientos administrativos tales como: coordinaciones, trámites y respuestas, informaciones, recomendaciones, acuse de recibo, remisión de publicaciones, sumarios de conversaciones, actas, etc. A continuación se describen los formatos de mayor empleo.

a.- Hoja de Coordinación (H/C). Es un documento fundamental para realizar coordinaciones entre diferentes departamentos o secciones del Estado Mayor, sobre acciones que den solución a problemas de interés general o específico, solicitando opinión, observaciones y sugerencias. Su finalidad es simplificar el

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proceso de trámite entre las diferentes dependencias en un Cuartel General. El llenado a tener en cuenta es la siguiente:

(1) La clasificación será la misma que la del documento que se coordina.

(2) Cuando haya diferentes puntos específicos por coordinar, se hará un documento aparte.

(3) Sello y forma del jefe que solicita la coordinación.(4) Colocar un aspa (x) de acuerdo a la acción solicitada.(5) Cuando el resultado de la coordinación sea muy extenso

se preparara por duplicado una hoja de respuesta. Si es breve se expresa en la misma hoja de coordinación.

(6) Resultado de la coordinación.(7) Numero de hojas que se adjunta y/o devuelven como

antecedentes.(8) Sello y firma del Jefe ante quien e tramito o solicito la

coordinación.

b.- Hoja de Tramite (H/T): Es un documento que se utiliza para la remisión de documentos cuya acción corresponde a escalones laterales o subordinadas.

c.- Hoja de Respuesta: Es un documento que se emplea para contestar la acción solicitada en la Hoja de Coordinación. Cuando la respuesta es breve se escribe en la H/C.

d.- Hoja Informativa: Es un documento que sirve para poner en conocimiento del superior, en forma precisa y resumida, la situación en la que se encuentra un determinado asunto o un trámite.

También se emplea para encabezar un expediente voluminoso a fin de enterar al Comando sobre su contenido en forma suscrita. Si hubiera lugar se expresaran las conclusiones.

e.- Hoja de Recomendación: Es un documento formulado por los Comandos Subordinados, departamentales del CG o Estados Mayores, con la finalidad de presentar recomendaciones y elementos de juicio necesarios, que faciliten al Escalón Superior la toma de decisiones sobre un problema o asunto determinado.

f.- Sumario de Conversación: Es un documento mediante el cual se resume una comunicación oficial o un asunto relacionado con el servicio, que conviene conservar en el archivo para efectos de antecedentes del tema tratado en dicho conversa torio.

g.- Acuse de Recibo: Es un formato empleado como comprobante de haberse recibido un documento clasificado; de igual manera para acusar recibo de libros, reglamentos o publicaciones militares que deben incorporarse a los cargos de la respectiva dependencia, o que sean motivo de distribución individual o especial. Es llenado por el remitente para ser firmado y devuelto por el destinatario. Evita el empleo de otro documento para acusar recibo. Sus dimensiones serán de 10cm x 22cm. Todo recibo de acuse de recibo deberá incluir una remuneración.

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h.- Acta: Es un documento empleado para certificar o dejar constancia de un hecho realizado.

i.- Radiograma: Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente en forma precisa y resumida.

j.- Radiograma Múltiple: Documento que sirve para trasmitir un mensaje urgente en forma precisa y resumida a diferentes reparticiones.

k.- Orden Telefónica: Documentos que se utiliza para comunicar disposiciones en forma breve y utilizando como medio de comunicación el teléfono.

l.- Orden Interna: Documentos que se utiliza para emitir disposiciones dentro de la repartición.

m.- Informe de Estudio de Estado Mayor: Se denomina así, al trabajo realizado por un Oficial o un equipo de Oficiales para encontrar la solución a un problema administrativo y presentar una recomendación completa al Jefe encargado de decidir. El desarrollo de este documento se encuentra detallado en el TE 101-151 METODO PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS DE LA ESG.

Sección I. TRÁMITE Y REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA

1.- Generalmente.

a.- Inmediatamente después de ser firmado por la autoridad remitente, la correspondencia será registrada y acondicionada a sus respectivos sobres para luego ser entregado a la oficina responsable (OPE, OPR o Mesa de Partes), para su remisión a los destinatarios.

b.- En el envió de la correspondencia se debe observar en forma estricta en canal de comando a fin de respetar el conducto regular establecido, salvo que circunstancias especiales así lo requieran.

c.- No se debe formular un documento adicional para remitir otro documento; así por ejemplo: las directivas, los informes o partes deben remitirse, sin los llamados Oficio de atención.

Se exceptúa de esta regla el caso en que habiéndose recibido un documento, este debe enviarse a otra dependencia para su atención, en cuyo caso se acompaña con una Hoja de Tramite.

2.- Remisión de la Correspondencia Militar

a.- La Oficina Postal del Ejercito (OPE) u Oficinas Postales Regionales (OPR), efectuaran el envió de la correspondencia utilizando la valija postal del Ejercito (VPE), para remitir la que corresponde a los lugares alejados de la guarnición de origen. Incluye la guía de remi8sion por duplicado que permitirá al destinatario verificar los documentos que se le remite y acusar recibo inmediatamente.

b.- La correspondencia militar clasificada como: ESTRICTAMENTE SECRETO o ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL debe remitirse:

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(1) Dentro del país, por intermedio de un Oficial designado por la Dirección de Inteligencia en LIMA y por los Comandos de GU en las demás guarniciones, o por intermedio de un civil autorizado oficialmente.

(2) Al extranjero, en la Valija Diplomática por intermedio de un Oficial de Enlace. En todo caso, quien debe asegurar el despacho de la correspondencia militar utilizando la citada valija, es el Servicio de Inteligencia del Ejército.

c.- La documentación clasificada como “SECRETO” puede remitirse en la forma indicada en b. (1) y (2) anterior, y también empleando un servicio comercial expreso aéreo o terrestre, que garantice el más lato grado de protección y seguridad. Las medidas de protección para la remisión de la correspondencia clasificada figura en el ME 38-10 Seguridad Militar.

d.- La correspondencia que las Unidades o dependencias del Ejercito entreguen a las oficinas postales para su despacho, lo harán por intermedio de sus clases correspondencia, mediante cuadernos de cargo en lo que anotara el destinatario, la clase y numero del documento y la fecha, haciéndolo firmar a quien recibe, como constancia.

e.- Cuando se tenga que remitir paquetes, los documentos pertinentes deben incluirlas dentro de ellos.

f.- El expedidor llenara el acuse de recibo correspondiente, adjuntándolo al documento remitido y una vez devuelto con la firma del destinatario se archivara sirviendo como constancia. La devolución del acuse de recibo por el destinatario debe ser inmediata y es independiente de la respuesta que origine el contenido del documento.

3.- Recepción de la Correspondencia.

a.- Al recibir la correspondencia Militar se debe proceder a un examen minucioso de los sobres para determinar si hay o no huellas de violación o intento de ello. Para llegar a esta determinación se debe hacer las siguientes observaciones:(1) Si la parte del cierre presenta decoloración del papel o indicios

de doble aplicación de goma, como consecuencia de haber sido abierto y vuelto a cerrar.

(2) Si las líneas y letras de los sellos estampados no coinciden con la parte del cierre del sobre.

(3) Si el sobre presenta huellas de haber sido sometido a la acción de una luz potente que haya permitido la lectura del contenido. Una de las huellas que puede dejar la acción de una luz fuerte es de coloración en la parte de mayor aplicación.

b.- Si la constata cualquiera de las anormalidades anteriormente anotada, particularmente si se trata de correspondencia clasificada, se debe dar cuenta inmediata y por escrito a la superioridad, adjuntando el sobre.

c.- Verifica la integridad de los sobres y descarta la posibilidad de violación de la correspondencia, en el OP o en la Mesa de Partes se procede a registrar solo a base de la información inscrita en los sobres, sin abrirlas y haciendo las anotaciones siguientes: repartición destinatario. Para su distribución se procederá como se indica a continuación:

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(1) Toda la correspondencia se entregara con cargo a la mesa de partes de la repartición donde se abrirán los sobres, anotándose en el registro correspondiente.

(2) Los documentos clasificados permanecerán con el segundo sobre, debiendo ser separados para su remisión al Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo, anotándose en el registro de entrada la información del primer sobre o colocando al costado la abreviatura correspondiente a su clasificación.

(3) El Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo recibirá toda la documentación, abrirá los segundos sobres de la documentación clasificada, debiendo el G – 2, Oficial de Seguridad o un Oficial especialmente designado, registrar los documentos clasificados especificando el Asunto de que trata.

(4) La documentación clasificada se remitirá directamente de la Oficina del Jefe de Estado Mayor o Ejecutivo a las reparticiones interesadas con el cargo correspondiente.

(5) La documentación común regresara decretada a la mesa de partes, en donde se entregara a los interesados.

d.- Las medidas de protección para la recepción de la correspondencia clasificada figuran en el ME 38-10 Seguridad Militar.

4.- Registro de Correspondencia

a.- Correspondencia de entrada y recibida.(1) Diariamente en casa dependencia o Unidad del Ejecito se

registrara la correspondencia que ingresa a un libro impreso, denominado Libro de Correspondencia Recibida, al registrar la correspondencia común recibida se estampara en la parte inferior derecha o izquierda de la primera pagina de cada documento (de acuerdo al espacio disponible) o en el anverso de los sobres de la correspondencia que no debe abrirse, el sello de recepción de la mesa de partes, cuyos modelos se dan en la figura (8) (para un CG, una dependencia del EM y para otras reparticiones del Ejercito). Este sello se coloca con el objeto de poder ubicar el documento durante su tramite o procesamiento así como para determinar en una oficina o dependencia, la demora de la tramitación entre la mesa de partes de la repartición y la sus elementos subordinados, cuando se trata de un plazo perentorio para la solución del documento, o para establecer la responsabilidad correspondiente.

(2) Terminada la explotación del documento, será devuelto para su archivo en el lugar conveniente, previo registro según el Sistema de Archivo.

b.- Correspondencia de Salida o remitida.

Cada documento que la dependencia o Unidad envia a otra, debe ser registrada en un libro impreso denominado Libro de Correspondencia Remitida.

5.- Valija Postal del Ejército.Su empleo se encuentra especificado en el RG O-56, Reglamento Provisional para el empleo de la Valija Postal del Ejército.

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6.- Inmovilidad y retención de la Correspondencia.

a.- La correspondencia personal es inviolable, la dirigida con designación de empleos dentro de la Institución solo será abierta conforme a lo indicado anteriormente.

b.- Los documentos recibidos deben entregarse inmediatamente a los destinatarios. Ningún documento debe ser retenido más de 24 horas.

c.- La correspondencia oficial dirigida nominalmente a los miembros del Ejercito, debe hacerse llegar a los destinatarios dentro de las 24 horas de recibida. Si el destinatario no laborase en la dependencia donde se ha recibido la correspondencia, esta será enviada lo más pronto al lugar donde se encuentra. En caso de no ser posible la localización del destinatario, se remitirá a la Comandancia General del Ejercito (Oficina Postal del Ejercito) la que se encargara de hacerla llegar al destinatario.

Sección II. LIBRO DE CORRESPONDENICA RECIBIDA Y REMITIDA

1.- Generalidad

a.- Los libros de correspondencia son documentos de valor oficial, con clasificación “RESERVADO”, y serán empleados para registrar los documentos recibidos y remitidos.

b.- Las dimensiones de los libros serán de 40 x 25cm y se confeccionaran en la imprenta del Ministerio de Defensa, pudiendo contener de 100 a 200 folios numerados y sellados de acuerdo a la magnitud de la Unidad o dependencia.

c.- La tapa y contratapa serán de cartón, forrados en percalina negra. En el centro de la tapa se escribirá con letras mayúsculas de imprenta y de un color que resalte: CORRESPONDENCIA RECIBIDA O CORRESPONDENCIA REMITIDA, según el libro.

d.- En el reverso de la tapa se pegaran las instrucciones sobre la forma en que deben hacerse los registros en las diferentes casillas. Inmediatamente antes del folio Nº 1 habrá una hoja en blanco que servirá para formular el acta de legalización correspondiente.

e.- Diariamente, después de la inscripción del último documento del día anterior, se anota en la parte central de la página con tinta roja, la fecha en que se realiza el registro. Todas las demás anotaciones de harán con tinta negra.

2.- Libro de Correspondencia Recibida

a.- En el libro de correspondencia recibida, se registrara diariamente la correspondencia decepcionada en cada una de las mesas de partes de las Unidades o dependencias del Ejército.

b.- El formato de cada página tendrá las ocho casillas siguientes:(1) Casilla 1: Nº de orden: Es un numero correlativo anual que se

empleara como dato estadístico. Al final de cada día, mes y año,

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se podrá determinar cuantos documentos han sido recibidos en la Unidad o dependencia.

(2) Casilla 2: Remitente: Abreviatura reglamentaria de la Unidad, dependencia o autoridad que envía el documento; ejemplo: BIM Nº 13, GAC 501, BRIG SERV Nº 113, etc.

(3) Casilla 3: Documento: Esta casilla consta a su vez de cuatro sub casillas:a.- Subcasilla 1: Clase: En ella se consigna la abreviatura del

tipo de documento que se recibe; ejemplo: O/M, Oficio, Memorando, Elev, etc.

b.- Subcasilla 2: Indicativo: Se consigna el numero del documento y la clave de la oficina expedidoras; Ejemplo: 149-2010/02.02.00,

c.- Subcasilla 3: Fecha: Se registra el día, mes y año del documento, expresando el día con dos dígitos, el mes con las con las tres primeras letras y el año con las dos ultimas cifras; ejemplo: 05 Abr 10, 25 May 10.

d.- Subcasilla 4: Clasificación: Se registra la abreviatura de la clasificación del documento; ejemplo: ES; Estrictamente Secreto, C: Confidencial, etc.

(4) Casilla 4: Asunto: Se escribe un resumen del contenido del documento, generalmente expresado en su encabezado del documento. Para la correspondencia clasificada, Oficial designado para el trámite de la documentación clasificada, anotara el asunto en forma general, pudiendo hacer referencia al sub campo funcional del código de archivo correspondiente.

(5) Casilla 5: Entregado a: Se anotara la sigla correspondiente al alemento que recibe el documento para tramite interno, lo cual se sacara del registro de nombres y firmas de las personas autorizadas para recibir documentos, el mismo que se actualizara constantemente, debiendo ser establecido en el Sistema de Archivo del Ejercito.

(6) Casilla 6: Firma: Se registrara la firma de quien recibe el documento. En caso de duda se confrontara con el registro de nombres y formas.

(7) Casilla 7: Archivo Nº: En esta casilla se registrara el numero del archivo correspondiente al campo o subcampo funcionales donde será archivado el documento, haciéndose las anotaciones conforme a lo establecido en el Sistema de Archivo del Ejercito.

(8) Casilla 8: Observaciones: Se registraran aquellas notas aclaratorias que sean de interés, relacionadas con el documento decepcionado.

c.- Para el registro de la correspondencia, clasificada, además de lo indicado en los párrafos anteriores, deberá sujetarse a las prescripciones contenidas en el ME 38-10 SEGURIDAD MILITAR.

3.- Libro de Correspondencia Remitida

a.- En el libro de correspondencia remitida, se registrara diariamente la correspondencia enviada a otras dependencias, unidades y reparticiones.

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b.- El formato de cada pagina tendrá 8 casillas, de las cuales los Nº 1,3,4,6,7 y 8 tienen la misma denominación y llenan la misma finalidad que las indicadas para el libro de correspondencia recibida, las otras son:

(1) Casilla 2: Destinatario: Se consigna la abreviatura reglamentaria de la Unidad, dependencia o autoridad a quien se envié el documento.

(2) Casilla 5: Recibido por: Se registrara la sigla o el nombre del elemento que ha recibido el documento para su remisión o entrega al destinatario.

c.- Para el registro de la correspondencia clasificada, sujetarse a lo prescrito en el RE 38 – 10 SEGURIDAD MILITAR especialmente los documentos “Estrictamente Secretos” y “Estrictamente Confidencial” de responsabilidad directa del oficial de Seguridad.

4.- Instrucciones para llevar los registros en los libros de Correspondencia.

Las instrucciones para llevar los registros en los libros de correspondencia y que deben ir pegados en el anverso de la tapa de los mismos, son la siguiente forma:

El presente libro de correspondencia tiene valor oficial y clasificación, reservado para su conservación deben tomarse todas las medidas de seguridad correspondiente a su clasificación.

Explicación de las anotaciones:

1.- Nº de Orden: Número correlativo anual que se emplea como dato estadístico.

2.- Remitente: (en el libro de correspondencia recibida)Abreviatura reglamentaria de la unidad o dependencia que envía el documento.

3.- Destinatario: (En el libro de correspondencia remitida)Abreviatura reglamentaria de la unidad o dependencia a la que se envía el documento.

4.- Clase: Abreviatura del tipo del documento:

Of …… Oficio Doc …… DocumentoO/M …… Oficio Múltiple Dva …… DirectivaMem …… Memorando H/C …… Hoja CoordinaciónInf …… Informe H/T …… Hoja TrámitePt …… Parte H/I …… Hoja InformativaSol …… Solicitud H/R …… Hoja RecomendaciónElev …… Elevación H/Rp …… Hoja de Respuesta

5.- Indicativo: Número de documento, letra y número que precisan a la unidad o dependencia que lo a confeccionado.

6.- Fecha: Día, mes y año del documento, en forma abreviada reglamentaria.

7.- Clasificación: Abreviatura de la clasificación del documento ES ………… Estrictamente Secreto.

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