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Tipo Instrucción General

Asunto Evaluación del Funcionamiento de los

Sistemas de Gestión y Control del FEGA O.A.

Organismo Pagador

Unidad Subdirección General de Auditoria Interna y

Evaluación

Número 4/2017

Vigencia

Sustituye

o modifica Sustituye a la Instrucción General nº 6/2016

Evaluación del Funcionamiento de los

Sistemas de Gestión y Control del FEGA O.A.

Organismo Pagador

Código documento 881100307048867451Validación en www.sede.fega.gob.esVisado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 25/09/17Firmado por: RIESGO PABLO MIGUEL ANGEL Fecha: 25/09/2017 13:26:56 Emitido por: AC Administración Pública

Págs.

1. EXPOSICION DE MOTIVOS ....................................................................... 1

2. BASE LEGAL .............................................................................................. 1

3. AUDITORÍA INTERNA ................................................................................ 3

4. COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y

CONTROL INTERNO ........................................................................................ 3

5. COLABORACIÓN CON LOS ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNO ....... 3

5.1 Autoridad competente ........................................................................ 3

5.2 Organismo de certificación ............................................................... 4

6. EVALUACIÓN DE LAS ESTADÍSTICAS DE CONTROL, CÁLCULO DE LA

TASA DE ERROR Y DATOS SOBRE CONTROLES ........................................ 5

6.1 Información para la evaluación de las estadísticas de control ....... 5

6.1.1 Intervención pública: ........................................................................ 6

6.1.2 Promoción alimentaria: .................................................................... 6

6.2 Información para el cálculo de las tasas de error ............................ 8

6.3 Informe de evaluación de las estadísticas de control y cálculo de

la tasa de error .............................................................................................. 8

6.4 Datos sobre controles en las medidas del Programa Nacional de

Desarrollo Rural con cargo al fondo FEADER............................................ 9

7. CONTROLES DE CALIDAD DE LAS INSPECCIONES SOBRE EL

TERRENO ........................................................................................................ 10

7.1 Planificación de los controles de calidad ....................................... 11

7.2 Ejecución de los controles de calidad ............................................ 12

7.2.1 Fase 1ª. Trabajos previos a las comprobaciones in situ ............. 12

7.2.2 Fase 2ª. Comprobaciones in situ ................................................... 12

7.2.3 Fase 3ª. Actuaciones posteriores al control “in situ” ................. 13

7.3 Informe sobre el control de calidad ................................................. 14

7.4 Informe anual sobre los resultados y conclusiones de los controles

de calidad realizados en el ejercicio financiero ....................................... 14

INDICE


8. INFORME ANUAL SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS

DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO ............................................................ 15

ANEXOS .......................................................................................................... 17

ANEXO Nº 1. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Cuadro específico

para Promoción Alimentaria ..........................................................................

ANEXO Nº 2. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Cuadro general .......

ANEXO Nº 3. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Detalle de controles

ANEXO Nº 4 Certificado sobre fiabilidad y exactitud de la información

remitida sobre controles ................................................................................

ANEXO Nº 5. Información para el cálculo de la Tasa de error ....................

ANEXO Nº 6 Datos sobre controles sobre el terreno realizados y/o

evaluados por el Organismo pagador en el ejercicio financiero ................


1

1. EXPOSICION DE MOTIVOS

La evaluación del funcionamiento de los sistemas de gestión y control del Fondo

Español de Garantía Agraria O. A., en su función de organismo pagador (FEGA,

en adelante), se atribuye a la Subdirección General de Auditoría Interna y

Evaluación (SGAIE, en adelante).

Una parte de esta evaluación se lleva a cabo mediante el trabajo de auditoría

interna, tal y como dispone el Anexo I del Reglamento delegado (UE) nº 907/2014

de la Comisión, de 1 de marzo, donde indica que los organismos pagadores

están obligados a llevar a cabo “evaluaciones individuales mediante un servicio

de auditoría interna”.

Pero además de la auditoría interna, en el FEGA se evalúan los procedimientos

de gestión y control en el marco de otras actuaciones como son las reuniones de

la Comisión de Seguimiento, la colaboración con los órganos externos que

ejercen una actividad de auditoría y supervisión, en particular, el organismo de

certificación y la autoridad competente para la autorización, la evaluación de las

estadísticas de los controles y el cálculo de la tasa de error, y la coordinación

con las Unidades del FEGA en relación con los controles de calidad de las

inspecciones sobre el terreno.

La presente Instrucción General regula las actuaciones realizadas por el FEGA

organismo pagador para la evaluación del funcionamiento de los sistemas de

gestión y control.

Esta instrucción, que será de aplicación a partir del ejercicio financiero 2017 y,

por tanto, a toda la información que sobre él se deba remitir, deroga a la IG nº

6/16, incluyendo las siguientes modificaciones al objeto de:

Incluir mejoras en los anexos de esta instrucción, para hacerlos más útiles y sencillos de cumplimentar.

Recoger las necesidades específicas sobre la información a suministrar en el caso de las medidas relacionadas con el Programa Nacional de Desarrollo Rural.

2. BASE LEGAL

Reglamento (UE) nº 3/2008 DEL CONSEJO de 17 de diciembre de 2007

sobre acciones de información y de promoción de los productos agrícolas

en el mercado interior y en terceros países.

Reglamento (UE) nº 1305/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de diciembre de 2013, relativo a la ayuda al desarrollo rural a través del Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader) y por el que se deroga el Reglamento (CE) nº 1698/2005 del Consejo.

Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de


2

17 de diciembre de 2013, sobre la financiación, gestión y seguimiento de la Política Agraria Común.

Reglamento (UE) nº 1308/2013 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL

CONSEJO de 17 de diciembre de 2013 por el que se crea la organización

común de mercados de los productos agrarios y por el que se derogan los

Reglamentos (CEE) nº 922/72, (CEE) nº 234/79, (CE) nº 1037/2001 y (CE)

nº 1234/2007.

Reglamento de Ejecución (UE) nº 809/2014 de la Comisión de 17 de julio de

2014 por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento

(UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que se

refiere al sistema integrado de gestión y control, las medidas de desarrollo

rural y la condicionalidad.

Reglamento delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión de 11 de marzo de 2014, que completa el Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a los organismos pagadores y otros órganos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las garantías y el uso del euro.

Reglamento de ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión de 6 de agosto de 2014, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo en relación con los organismos pagadores y otros organismos, la gestión financiera, la liquidación de cuentas, las normas relativas a los controles, las garantías y la transparencia.

Real Decreto 1441/2001, de 21 de diciembre, del Ministerio de la Presidencia, por el que se aprueba el Estatuto del Fondo Español de Garantía Agraria, modificado por Real Decreto 1516/2006 de 7 de diciembre, Real Decreto 805/2011 de 10 de junio, el Real Decreto 401/2012 de 17 de febrero 2012 y el Real Decreto 2/2014 de 10 de enero.

Real Decreto 327/2003, de 14 de marzo, por el que se regula el régimen de los organismos pagadores y de coordinación con el FEOGA-Garantía.

Orden APA/3147/2006, de 6 de octubre, por la que se autoriza al Fondo Español de Garantía Agraria como organismo pagador y organismo de coordinación para los nuevos fondos europeos agrícolas.

Directriz de certificación de la Comisión nº 2 “relativa a la auditoría de certificación anual”.

Directriz de certificación de la Comisión nº 4 “Dictamen sobre la Declaración de gestión”.

Acuerdo de delegación de funciones del Fondo Español de Garantía Agraria a la Dirección General de Desarrollo Rural y Política Forestal para la gestión, control y pago de determinadas medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural 2014-2020, de 16-05-17.


3

3. AUDITORÍA INTERNA

Las actuaciones de auditoría interna y la colaboración con los Servicios de

Auditoría Interna de los organismos pagadores se regulan en la Instrucción

General específica para esas tareas.

4. COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y

CONTROL INTERNO

Las actividades de la Comisión de Seguimiento se regulan en la Instrucción

General específica.

5. COLABORACIÓN CON LOS ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNO

5.1 Autoridad competente

El Reglamento (UE) nº 1306/2013 dispone que la autoridad competente

supervisará de manera continua el cumplimiento de los criterios de autorización

de los organismos pagadores de los que sea responsable. En el caso del FEGA,

la autoridad competente es el titular del Ministerio de Agricultura y Pesca,

Alimentación y Medio Ambiente, según el Real Decreto 327/2003.

La autoridad competente designó a la Inspección General de Servicios (en

adelante, IGS), como unidad responsable de llevar a cabo la supervisión del

cumplimiento de los criterios de autorización del FEGA.

La SGAIE es la encargada de llevar a cabo la evaluación continua de la

autorización que, como organismo pagador, se otorgó al FEGA por Orden APA

3147/2006, de 6 de octubre. Además, actuará como interlocutor con la IGS y

coordinará el intercambio de información de dicha unidad con el FEGA.

Para ello, transmitirá anualmente a la IGS el informe de la auditoría de

certificación y atenderá sus solicitudes de información complementaria, en su

caso, requiriéndola a la Unidad responsable del FEGA.

Asimismo, mantendrá informada a la Presidencia y a las demás Unidades del

FEGA de las reuniones que mantenga con la IGS, de las que se dejará

constancia mediante un acta-resumen.

Para llevar a cabo esta labor de supervisión, se utiliza una aplicación informática

específica denominada “SUPCON”.


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5.2 Organismo de certificación

La autoridad competente, mediante Real Decreto 327/2003, designó a la

Intervención General de la Administración del Estado (en adelante, IGAE) como

organismo de certificación encargado de expedir el certificado de integridad,

exactitud y veracidad de las cuentas rendidas a la Comisión. El organismo de

certificación debe elaborar un informe que recoja los resultados del examen de

las cuentas del organismo pagador.

La SGAIE coordinará:

La petición de información que realice la IGAE a las unidades del FEGA y a la DGDRyPF, en aquellas medidas en las que tiene delegadas las funciones de gestión, control y pago, al objeto de elaborar su informe de certificación anual.

La presentación de las alegaciones a los informes provisionales de certificación. Para ello se cerciorará de que dichos informes se distribuyen a todas las unidades afectadas, con indicación del plazo de respuesta, y centralizará las observaciones realizadas. A partir de éstas elaborará una respuesta conjunta, que se remitirá al organismo de certificación por el Presidente del FEGA, con copia a las unidades afectadas.

Cualquier otra información necesaria en el ámbito de la coordinación con la IGAE.

En el marco de la Comisión de Seguimiento se llevará a cabo el estudio de las

constataciones formuladas en los informes de certificación, así como el

seguimiento del grado de cumplimiento de las correspondientes

recomendaciones efectuadas. Además se analizarán los resultados preliminares

de la auditoría del ejercicio en curso.

Se remitirá a la IGAE, a lo largo del ejercicio, el resultado del citado seguimiento

periódico del estado de las constataciones junto a las evidencias que la soporten.

Para agilizar la difusión y el intercambio de información entre la SGAIE y el

organismo de certificación, tanto el resultado del citado seguimiento de las

constataciones, así como los informes definitivos de auditoría interna estarán

disponibles para su consulta en el recurso de la red del FEGA “Grupo de trabajo

de Auditoría de Certificación”.

Asimismo, se podrán mantener reuniones con el organismo de certificación

cuando se considere oportuno para los seguimientos descritos (p. ej.:

coincidiendo con la presentación de sus informes provisionales).


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6. EVALUACIÓN DE LAS ESTADÍSTICAS DE CONTROL, CÁLCULO DE

LA TASA DE ERROR Y DATOS SOBRE CONTROLES

La Directriz de certificación nº 41 en su apartado 3 “Base para la declaración de

gestión”, dispone que “…el director del organismo pagador debe cumplimentar

el cuadro establecido en el anexo nº 2 con un análisis de las estadísticas de

control (incluidos los controles de segundo nivel) sobre las que existe una

obligación de presentar informes,..”.

Dicho análisis consta de dos partes: una referida a la evaluación de las

estadísticas de control y otra a la tasa de error.

En este apartado se regulan las actuaciones para la cumplimentación de las dos

citadas partes, con la excepción de los controles de segundo nivel, a los que se

dedica el apartado 7 de esta instrucción.

6.1 Información para la evaluación de las estadísticas de control

Teniendo en cuenta la Directriz nº 42, los regímenes para los que el FEGA como

organismo pagador debe remitir a la Comisión las estadísticas de control en el

momento actual son:

Intervención pública.

Programas de Información y Promoción de Productos Agrícolas (en adelante referido como Promoción Alimentaria).

Promoción del vino en terceros países.

Proyectos de investigación aplicada en el sector apícola y sus productos.

Medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural, con cargo al fondo FEADER.

La SGAIE se encargará de realizar la evaluación de la información preceptiva

que sobre los controles hay que remitir a la Comisión Europea. Dicha evaluación

será una de las bases en las que se fundamente el análisis de las estadísticas

de control del anexo 2 de la citada Directriz nº 4.

Para ello, se realizarán dos tipos de actuaciones:

1) Revisión de los planes de control enviados por las unidades gestoras o,

en su caso, unidad coordinadora de las medidas del PNDR. Para ello,

estos deberán ser remitidos por dichas unidades en cuanto se elaboren

y, en todo caso, antes del 15 de mayo del ejercicio al que se refieran. El

objetivo es poder comprobar que se cumplen los porcentajes de control

exigidos por la normativa (tanto de la muestra aleatoria, como la basada

1 Directriz “Dictamen sobre la declaración de gestión que deberá emitir el Director de un organismo pagador

en virtud del artículo 102, apartado 1, letra c, inciso 3, del Reglamento (CE) nº 1306/2013 del Consejo” 2 Apartado 3 del cuadro del anexo 2.


6

en análisis de riesgos, no solo a nivel de cada una de las submedidas,

sino en el conjunto del PNDR.

2) Elaboración de un informe anual según el apartado 6.3 de la presente

Instrucción, donde se recogerá la evaluación realizada en el conjunto de

todas las medidas. Para ello, las unidades gestoras responsables de las

medidas indicadas remitirán a la SGAIE la información preceptiva sobre

los controles que a continuación se detallan:

6.1.1 Intervención pública:

- Informe que recoja, ajustado al ejercicio financiero FEAGA que se evalúe, la relación de todos los controles realizados y cantidades (en toneladas) controladas en cada uno de ellos, además de los datos referidos al nº de controles, porcentaje, resultado de los mismos, etc.

- Cuadros de los anexos 2 y 3 de esta Instrucción General,

ajustados al ejercicio financiero que se evalúe.

- Copia de cualquier información sobre los controles que se remita a la Comisión, a petición de ésta.

6.1.2 Promoción alimentaria:

- Informe que recoja, ajustados al ejercicio financiero FEAGA que se evalúe, la relación de todos los controles realizados e importe controlado en cada uno de ellos, además de los datos de actividad de la medida, entre otros, los referidos al nº de controles, porcentaje, resultado de los mismos, etc.

- Cuadros de los anexos 1 y 3 de esta Instrucción General, ajustados al ejercicio financiero que se evalúe.

- Copia de cualquier otra información sobre los controles que se remita a la Comisión, a petición de ésta.

Dada la particularidad de esta medida, se tendrán en cuenta las siguientes

consideraciones:

1) Respecto al cómputo del número de los controles:

a) Controles contables: se computará como un único control contable, en el caso de que para un programa se haya realizado control tanto a la interprofesional como al órgano de ejecución contratado.

b) Controles técnicos: si una actividad controlada ha sido incluida en más de un trimestre, se computará cada control por separado. Si para controlar una actividad en un trimestre se llevan a cabo varios controles sobre el terreno, se computará cada una de las actas de control.

2) Respecto al ejercicio en que se incluyen los controles:


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a) Controles contables: se tomará como referencia la fecha de realización del control.

b) Controles técnicos: se tomará como referencia la fecha de emisión del informe trimestral.

3) En aquellos casos en que no sea posible realizar controles sobre el terreno por los medios habituales (por ejemplo: comprobar la emisión de un anuncio televisivo, publicación de anuncios en revistas, etc.), se asimilarán los correspondientes controles administrativos o de gabinete a controles sobre el terreno.

4) Respecto al importe de los controles recogido en los anexos 1 y 3: solo incluirán, a efectos de estadísticas de control, los controles de tipo técnico. El objeto es evitar duplicidades en el importe que se considera controlado, ya que hay casos en los que el control técnico y el control contable se llevan a cabo para la misma actividad y programa.

6.1.3 Promoción del vino en terceros países:

- Informe que recoja, ajustado al ejercicio financiero FEAGA que se evalúe, la relación de todos los controles realizados e importe controlado en cada uno de ellos, además de los datos referidos al nº de controles, porcentaje, resultado de los mismos, etc.



Se aplicarán las mismas consideraciones que las incluidas en el apartado

previo (computo del número de controles, ejercicio donde se incluyen,

etc.).

6.1.4 Medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural con cargo al

fondo FEADER:

- Estadísticas de control junto al informe ajustado al año natural en el que se evalúen dichas estadísticas, al objeto de contrastar los datos recogidos. También la relación de todos los controles realizados e importe controlado en cada uno de ellos, además de los datos de actividad de la medida, entre otros, los referidos al nº de controles, porcentaje, resultado de los mismos, etc.

- Cuadros de los anexos 2 y 3 de esta Instrucción General, ajustados al año natural que se evalúe.



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6.1.5 Proyectos de investigación aplicada en el sector apícola y sus

productos (dentro del Programa nacional de medidas de ayuda a la apicultura).

- Informe que recoja, ajustados al ejercicio financiero que se evalúe, la relación de todos los controles realizados e importe controlado en cada uno de ellos.



No obstante todo lo anterior, cuando sean requeridos expresamente por la

SGAIE, se remitirá copia de cualquier otra información sobre los controles que

hayan sido solicitados por la Comisión.

Toda la documentación indicada deberá remitirse a la SGAIE:

- en el caso de los apartados 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3 y 6.1.5, antes del 1

de noviembre,

- en el caso del apartado 6.1.4, antes del 1 de julio.

Esta se enviará acompañada del certificado del anexo 4 de la presente

Instrucción, para cada una de las medidas.

6.2 Información para el cálculo de las tasas de error

Las unidades gestoras responsables o, en su caso, la unidad coordinadora de

las medidas indicadas, al mismo tiempo que remitan la información recogida en

el apartado anterior, remitirán a la SGAIE el cuadro del anexo 5 cumplimentado,

con el fin de que se puedan calcular las tasas de error.

Los datos reflejados en el citado cuadro deberán ser un resumen de los incluidos

en los anexos 1 y 3, en el caso de Promoción alimentaria, y de los anexos 2 y 3

en el resto de medidas.

6.3 Informe de evaluación de las estadísticas de control y cálculo de la tasa de error

La SGAIE a partir de la información aludida en los dos apartados anteriores,

elaborará para cada ejercicio financiero un informe en el que deberá concluir

sobre los siguientes aspectos:

El cumplimiento de los requisitos sobre plazos y formas para remitir a la Comisión las estadísticas e informes de control.

La suficiencia del número de controles practicados, según lo que establezca la normativa de cada medida.


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La existencia de pista de auditoría suficiente en la elaboración de las estadísticas que permita rastrear hasta la fuente de origen de los datos, y así supervisar la elaboración de los mismos.

La fiabilidad y la exactitud de los datos consignados en las estadísticas.

La comparación con la situación constatada en el ejercicio financiero anterior.

En su caso, un resumen de las consecuencias de las incidencias detectadas en los controles, como pueden ser, entre otras:

- Cuantificación de las irregularidades detectadas/comunicadas.

- Reducciones en el importe de los pagos.

- Rechazo de mercancía.

- Correcciones financieras.

- Alcance de la aplicación de sanciones por incumplimiento.

- (…)

Asimismo en dicho informe, se incluirá el cálculo de la tasa de error siguiendo

las instrucciones que, a estos efectos, dispone la Directriz nº 4 de la Comisión.

Este informe irá firmado por el responsable de la SGAIE y formará parte de la

lista de documentos que sirven de base a la declaración de gestión. Además, la

SGAIE con el contenido de este informe cumplimentará el anexo II de la citada

declaración.

6.4 Datos sobre controles en las medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural con cargo al fondo FEADER.

En el caso de estas medidas existe un factor que las diferencia claramente de

las del fondo FEAGA: las estadísticas de control se elaboran en relación a un

año natural n (de 1 de enero a 31 de diciembre de dicho año) y son presentadas

en julio del año “n+1”, habiendo sido solicitadas las ayudas correspondientes en

el año “n-1”.

Sin embargo, la certificación de cuentas llevada a cabo por la IGAE comprende

el ejercicio financiero n (de 16 de octubre del año “n-1” al 15 de octubre del año

“n”), por lo que los datos de los controles llevados a cabo en ese periodo no se

corresponden con los recogidos en las últimas estadísticas de control

presentadas.

Por ejemplo: para la certificación de cuentas del ejercicio financiero 2017 se

tendrán en cuenta los datos sobre los controles llevados a cabo en dicho periodo

(16 de octubre de 2016 a 15 de octubre de 2017), sin embargo las estadísticas

de control presentadas en 2017 se corresponderán a los controles llevados a

cabo en el año natural 2016.


10

Por todo lo anterior, en el caso de estas medidas las unidades gestoras

correspondientes o, en su caso, la unidad coordinadora, deberán aportar,

además de la información prevista en el punto 6.1, información sobre los

controles efectuados en el ejercicio financiero, según el modelo del anexo 6, que

deberá ser remitido antes del 1 de noviembre.

7. CONTROLES DE CALIDAD DE LAS INSPECCIONES SOBRE EL

TERRENO

Los controles de calidad, también llamados de segundo nivel, permiten evaluar

la calidad de los controles sobre el terreno efectuados por o en nombre del FEGA

organismo pagador, los cuales se agrupan en dos poblaciones de gasto:

Regímenes del FEAGA no cubiertos por el SIGC: programas de información y promoción de productos agrícolas, promoción del vino en terceros países, intervención pública de mercados y proyectos de investigación en el sector apícola.

Regímenes del FEADER no cubiertos por el SIGC: medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural.

De acuerdo con la Directriz de certificación nº 2, los controles de calidad podrán

hacerse mediante la repetición de las inspecciones, o acompañando a los

inspectores en la realización de éstas, incluyendo un análisis de los informes de

inspección. En el caso del FEGA, por la naturaleza de las inspecciones sobre el

terreno a realizar, el control de calidad se efectuará, preferentemente,

acompañando a los controladores en el momento de la realización del control

sobre el terreno.

Con carácter general, se verificará un mínimo de dos casos para cada medida

de las que el FEGA es organismo pagador. No obstante, a la vista del número,

características y resultados de los controles efectuados puede decidirse la

ampliación o reducción de la muestra de control.

La SGAIE es la responsable de la coordinación de los controles de calidad entre

las diferentes Unidades, así como de centralizar la documentación de dichos

controles que servirá de base para la elaboración del informe regulado en el

apartado 7.4 de esta Instrucción General.

En el caso específico de la promoción alimentaria, los controles contables de

calidad se computarán como un único control en el caso de que, para un

programa, se realice a la interprofesional y a el/los órgano/s de ejecución

contratado/s (de igual forma que lo indicado en el apartado 6.1 de esta

instrucción).


11

Los controles de calidad deberán planificarse y realizarse por ejercicios

financieros (excepto en las medidas del Programa Nacional de Desarrollo Rural,

que se realizará por año natural) con el objeto de que sus resultados y

conclusiones puedan ser tenidos en cuenta en la elaboración de la declaración

de gestión correspondiente a cada ejercicio.

La planificación y la ejecución de los controles de calidad se llevarán a cabo por

las unidades gestoras del FEGA y de la DGDRyPF (donde la Autoridad de

Gestión los llevará a cabo en las medidas del PNDR gestionadas en dicha

Dirección) competentes en la materia, siempre y cuando no corresponda a éstas

la realización directa del control sobre el terreno, en cuyo caso se realizarán por

la SGAIE.

En el caso de aquellas medidas cuya gestión y control corra a cargo de otras

unidades administrativas distintas del FEGA, las verificaciones se efectuarán en

colaboración con dichas Unidades.

7.1 Planificación de los controles de calidad

Cada Unidad responsable de la realización de controles de calidad elaborará un

plan anual que contendrá como mínimo:

Introducción que justifique el motivo de la realización del plan.

Alcance. Periodo de tiempo que cubre el plan, medida en la que se aplica, tipo de control sobre el terreno y de control de calidad.

En el caso de medidas que contemplen distintos tipos de controles sobre

el terreno se intentará que el control de calidad abarque la diversidad de

los controles en el ejercicio.

Definición del universo. Se indicarán los controles sobre el terreno que constituyen el conjunto a partir del cual se extrae la muestra objeto de control de calidad.

Método de selección. Se detallará el método de selección, indicando todos los parámetros utilizados y su cuantificación.

Muestra seleccionada.

Programación. Calendario de controles de calidad y personal designado.

Los planes aprobados por las Unidades y, en su caso, sus modificaciones, se

remitirán a la SGAIE, antes del 1 de mayo del ejercicio al que se refieran, a

efectos de que la SGAIE pueda elaborar, su propio plan de controles.

A estos efectos, por las unidades gestoras se comunicarán a la SGAIE el lugar

y fecha de los controles con un plazo de antelación suficiente para que por la

SGAIE puedan planificarse los controles de calidad. En todo caso se

comunicarán con un plazo no inferior a un mes.


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7.2 Ejecución de los controles de calidad

Los funcionarios que lleven a cabo el control de calidad no participarán

activamente con la unidad controlada en la preparación ni en la ejecución del

control sobre el terreno.

Para cada control de calidad, deberá realizarse un informe que será firmado por

los responsables de su ejecución.

Con carácter general, el control de calidad se llevará en las tres fases siguientes.

7.2.1 Fase 1ª. Trabajos previos a las comprobaciones in situ

Los responsables de la realización del control de calidad deberán recopilar la

información necesaria sobre la medida y en particular respecto a los controles

sobre el terreno que le permita ejecutar el control de calidad.

En el informe del control de calidad se deberá informar, al menos, sobre:

Si existen disposiciones de la Unidad controladora en relación con los controles sobre el terreno, así como si son suficientes, adecuadas, válidas y oportunas:

- Planes de control.

- Instrucciones y manuales para la realización del control sobre el terreno. En particular, se valorará si éstos están actualizados y si cubren la totalidad de los procedimientos de control.

Método de muestreo empleado para la selección de los expedientes a controlar sobre el terreno. Se hará una valoración de dicho método, teniendo en cuenta si:

- la metodología está claramente establecida en instrucciones escritas;

- la muestra se selecciona antes de iniciar el control a partir del total de la población;

- la muestra es suficientemente representativa del conjunto de la población.

7.2.2 Fase 2ª. Comprobaciones in situ

Durante el control de calidad, se valorarán los siguientes aspectos de la

ejecución del control sobre el terreno:

Que la notificación previa se ha hecho con la antelación estrictamente necesaria y que en la misma figura: la naturaleza del control, la fecha de personación de los controladores y la información que se les debe facilitar,

Que al inicio del control se identifican los controladores mediante acreditación al efecto y se informa al interesado sobre el control que se va a realizar,


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Que se pide la identificación y acreditación de la representatividad de la persona que firme algún documento relacionado con el control sobre el terreno.

Respecto a la documentación examinada, que se solicita copia o se toma referencia suficiente de la misma, y,

Con carácter general, que se emplean los métodos y técnicas de control adecuados.

En caso de no poder examinar íntegramente todos los elementos que componen

el expediente y que se precise la selección de una muestra dentro de éste, se

realizará una valoración de dicha selección conforme a lo indicado en el apartado

7.2.1 para la selección del expediente.

7.2.3 Fase 3ª. Actuaciones posteriores al control “in situ”

Los responsables de la ejecución del control sobre el terreno remitirán al

responsable del control de calidad la siguiente documentación:

Copia del acta del control sobre el terreno.

La documentación generada, a partir del acta, en las actuaciones posteriores a la realización del control sobre el terreno y con las que se dé por finalizado dicho control.

El responsable del control de calidad, con la documentación, anterior llevará a

cabo las siguientes actuaciones:

Valorar la adecuación de las actas de control sobre el terreno. Se comprobará que contiene, al menos, la siguiente información:

- Lugar y fecha de realización del control.

- Identificación del expediente objeto del control.

- Identificación de las personas presentes, con indicación de las que participan en calidad de controlador.

- Recepción de la notificación del control.

- Objeto del control.

- Método de muestreo utilizado, en su caso.

- Comprobaciones que se realizan y resultado de las mismas.

- Manifestaciones del interesado, en su caso.

Además, en caso de que el control de calidad se lleve a cabo

acompañando al inspector, se verificará que el contenido del acta refleja

correctamente todos los datos relativos al desarrollo del control sobre el

terreno, o bien, si el control de calidad ha consistido en la repetición de un

control previo, que los resultados en ambos controles son coincidentes.


14

Valorar la finalización expresa del control sobre el terreno y su resultado.

Valorar, en su caso, la tramitación de las consecuencias administrativas que se deriven del resultado del control sobre el terreno.

7.3 Informe sobre el control de calidad

Finalizado el control de calidad, la Unidad responsable del mismo elaborará un

informe que será convenientemente firmado.

En el informe se incluirá la información obtenida en la Fase 1ª y 2ª del apartado

7.2 y las valoraciones referidas en la Fase 3ª del mismo apartado. El informe

sobre el control de calidad se remitirá a la unidad que realizó el control sobre el

terreno para su conocimiento.

Las unidades que hayan efectuado controles de calidad, deberán remitir a la

SGAIE:

el informe sobre el control de calidad, antes del 1 de noviembre. Dichos informes se usarán para la elaboración del informe anual referido en el apartado 7.4. En el caso de que el control de calidad consista en la repetición de la inspección, se adjuntará a dicho informe la primera acta del control sobre el terreno y el acta de la repetición de dicho control.

la información citada en el apartado 6.1 de esta instrucción junto al cuadro con la información sobre controles de calidad, ajustada al ejercicio financiero, de acuerdo con lo recogido en el anexo 6 de esta Instrucción.

7.4 Informe anual sobre los resultados y conclusiones de los controles de calidad realizados en el ejercicio financiero

La SGAIE, a partir de los informes del control de calidad y, para cada ejercicio,

emitirá un informe final que recoja los principales resultados y conclusiones para

comunicación a la Presidencia del FEGA.

Cuando en la realización de un control se pongan de manifiesto deficiencias

significativas, además de incluirlas en el informe anual, la SGAIE informará de

ello a la Presidencia del FEGA y, en su caso, a la Unidad gestora competente,

para que se adopten las medidas correctoras oportunas. En ejercicios sucesivos,

se intensificará el control sobre estas actuaciones o regímenes.

El seguimiento de las citadas medidas correctoras se llevará cabo dentro de la

Comisión de Seguimiento de los sistemas de gestión y control interno (ver punto

4 de esta instrucción).

Con la información recogida en este informe se cumplimentará el 2º apartado del

cuadro 1 del anexo nº 2 de la declaración de gestión.


15

8. INFORME ANUAL SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LOS

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO

Con el fin de asesorar a la Presidencia del FEGA en la cumplimentación de la

declaración de gestión a la que se refiere el artículo 102 del Reglamento (UE) nº

1306/2013, que se debe remitir a la Comisión Europea junto con las cuentas

anuales, la SGAIE elaborará para cada ejercicio un informe sobre el

funcionamiento de los sistemas de gestión y control interno del Organismo.

En la elaboración del citado informe, se tendrán en cuenta todas las

informaciones relevantes de las que la SGAIE tenga conocimiento, y en

particular:

a) Los informes de auditoría interna

b) Los informes y las estadísticas de control de las unidades gestoras.

c) Las actas de la Comisión de Seguimiento.

d) El trabajo realizado por el Organismo de certificación.

e) Las observaciones de las misiones de control de la Comisión y el Tribunal de Cuentas Europeo.

f) Todas las actuaciones efectuadas en relación con la instauración de unas medidas anti-fraude efectivas y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos identificados (tal y como debe recogerse en la citada declaración de gestión, según lo especificado en la Directriz nº 4 de la Comisión Europea “Dictamen sobre la Declaración de Gestión”).

Una vez finalizado el ejercicio financiero, la SGAIE solicitará a las demás

Unidades la remisión de la información de la que sean responsables,

especialmente sus estadísticas e informes de control, a efectos de disponer en

tiempo oportuno de toda la documentación pertinente para la elaboración del

informe.

Cuando se prevea que se reúnen las condiciones contempladas en la Directriz

nº 4 para emitir una reserva, se informará de inmediato a la Presidencia para

que, si lo considera oportuno, efectúe la correspondiente comunicación a la

Comisión a principios de noviembre al objeto de evaluar de forma conjunta las

deficiencias observadas.

El informe se presentará a la Presidencia con anterioridad a la firma de la

declaración de gestión y se relacionará en el anexo I de dicha declaración como

uno de los documentos y trabajos realizados sobre los que se ha establecido la

declaración de gestión.


16

El Presidente, Firmado electrónicamente por Miguel Ángel Riesgo Pablo

DESTINO:

Secretaría General y Subdirecciones Generales del FEGA, Abogacía del Estado

e Intervención Delegada en el Organismo, Dirección General de Desarrollo Rural

y Política Forestal.


17

ANEXOS


18

ANEXO Nº 1. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Cuadro específico para Promoción Alimentaria

PROGRAMA

IMPORTE TOTAL

SOLICITADO (Total)

% FEAGA

IMPORTE TOTAL

SOLICITADO (FEAGA)

IMPORTE CONTROLADO

(Total)

IMPORTE CONTROLADO

(FEAGA)

% (Controlado

sobre el total)

Nº ACTIVIDADES

% Nº

CONTROLES

CONTROLES DISCON- FORMES

Importe irregularidad

(Total)


(FEAGA)

Otras

observaciones de

interés

TOTALES CONTROLADAS


19

ANEXO Nº 2. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Cuadro general

IMPORTE O

CANTIDADES TOTAL

SOLICITADOS (Total)

% FEAGA/FEADER

IMPORTE O CANTIDADES

TOTAL SOLICITADOS

(FEAGA/ FEADER)


CONTROLADOS (Total)


CONTROLADOS (FEAGA/ FEADER)

% (Controlado

sobre el total)

Nº CONTROLES

CONTROLES DISCONFORMES


(Total)


(FEAGA/ FEADER)

Otras

observaciones de

interés


20

ANEXO Nº 3. Controles Sobre el Terreno / Técnicos. Detalle de controles

Nº control o referencia

FECHA DEL CONTROL

PROGRAMA (si procede)

ACTIVIDAD/ MEDIDA (según

proceda)

EMPRESA


CONTROLADOS (Total)


CONTROLADOS (FEAGA/FEADER)

UNIDAD CONTROLADORA

RESULTADO GLOBAL DEL

CONTROL INCIDENCIAS


21

ANEXO Nº 4 Certificado sobre fiabilidad y exactitud de la información remitida sobre controles

D/Dña. __________________________________, como Subdirector/a General de __________________________

En relación con los controles realizados de la medida ………1 en el ejercicio financiero / año natural (lo que proceda) …….

CERTIFICA QUE:

El porcentaje de controles realizados es suficiente, según lo establecido en la normativa de aplicación.

Existen de pistas de auditoría suficiente para la elaboración de las estadísticas e informes remitidos.

Los datos consignados en la información aludida anteriormente son fiables y exactos.

EL/LA SUBDIRECTOR/A GENERAL

DE ______________________________

Firmado electrónicamente por

1 Se consignará el nombre de cada medida: Intervención pública de mercados, promoción alimentaria, promoción del vino en terceros países, proyectos de investigación en el sector apícola y

Programa Nacional de Desarrollo Rural.


22

ANEXO Nº 5. Información para el cálculo de la Tasa de error

Población

Régimen de ayuda con requisito de

notificación Importe total solicitado

Importe sujeto a

Controles Sobre el Terreno

(CST) (1)

Importe total erróneo

antes de la imposición de

penalizaciones a

consecuencia de CST

FEAGA

NO- SIGC

Promoción alimentaria

Promoción del vino en terceros países

Proyectos de investigación en el sector

apícola

…

FEADER NO-

SIGC

Medidas del Programa Nacional de

Desarrollo Rural con cargo al fondo

FEADER

…

(1) Se tratará de “controles sobre el terreno basados en una muestra aleatoria”, tal y como indica el anexo 2 de la Directriz nº 4. En caso de “no

disponerse de muestras aleatorias, el análisis debe basarse en una muestra fiable y representativa”.

EL/LA SUBDIRECTOR/A GENERAL

DE ______________________________

Firmado electrónicamente por


23

ANEXO Nº 6 Datos sobre controles sobre el terreno realizados y/o evaluados por el Organismo pagador en el ejercicio financiero

Relación de los controles sobre el terreno con cargo al FEAGA

Ejercicio financiero “n” (16 octubre año “n-1” al 15 octubre año “n”)

Operador Medida

controlada

Plan de

control

Aplicación

presupuestaria

Fecha del

control

Fecha del

informe

Importe o

cantidades

controlados

Importe o

cantidades

erroneos

Organismo o

unidad

responsable del

control de 1er.

nivel

Control de 2º

nivel (indicar

si o no)

Organismo o

unidad responsable

del control de 2º

nivel

Relación de los controles sobre el terreno con cargo al FEADER

Ejercicio financiero “n” (16 octubre año “n-1” al 15 octubre año “n”)

Beneficiario

Medida/Sub

medida

controlada

del PNDR

Plan de

control Línea FEADER

Fecha del

control Fecha del

informe Importe

controlado Importe

erroneo

Organismo o

unidad

responsable del

control de 1er.

nivel

Control de 2º

nivel (indicar

si o no)

Organismo o

unidad responsable

del control de 2º

nivel


1

www.fega.es

C/ Beneficencia, 8 - 28004 - Madrid

Tel: 91 347 65 00


http://www.fega.es/

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