INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA ITSA

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

ARTICULO 9 LEY 1474 DE 2011

Jefe oficina de control interno

Ana Maria De Los Reyes Reyes

PERIODO EVALUADO:

Marzo 2018 – Junio 2019

FECHA DE ELABORACION: 9 de Julio 2019

La Oficina de Control Interno de la Institución Universitaria ITSA, en cumplimiento a las disposiciones contenidas en el artículo 9° de la Ley 1474 de 2011, presenta informe pormenorizado del estado de Control Interno, de Marzo 2018 – Junio 2019 sobre el estado actual del Control Interno de la Entidad. En este documento se exponen los aspectos más representativos del nuevo Modelo MECI:

Componentes (5) AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACION DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DE MONITOREO

INTRODUCCIÓN

Mediante el decreto 1499 de 2017 MIPG se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI, basado en normas internacionales para el ejercicio del control interno COSO 2013. El control interno se define como un proceso llevado a cabo por todos los niveles jerárquicos de una entidad, desde la dirección hasta el resto de personal, con la finalidad de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento.

El Sistema de Control Interno, está orientado a la consecución de los objetivos, a mitigar los riesgos que puedan afectarlos.

Es efectuado por personas, no se trata solamente de manuales, políticas o formatos y registros, sino de las personas y las acciones, que estas aplican en cada nivel de la organización para llevar a cabo un control interno.

Es capaz de proporcionar una seguridad razonable, no absoluta a la dirección para toma de decisiones.

El Modelo Estándar de Control Interno, consta de cinco componentes integrados:

La Institución demuestra compromiso con la integridad y desarrollo del personal. Mediante la resolución 0873 de 2019 se aprobó el Plan Estratégico del Talento Humano; considerando, Plan Anual de Vacantes, Plan de Bienestar, Plan de Capacitación, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo. Se puede evidenciar en el siguiente link http://www.itsa.edu.co/docs/GTH-Plan-Estrategico-Proceso-de-Gestion-del-Talento-Humano-2019.pdf En las jornadas de reinducción a docentes y jornadas tecnicopedagogicas, se realizó Taller de Coaching para el Fortalecimiento de los valores Institucionales, y comunicación asertiva para la mejora del clima organizacional.

1. AMBIENTE DE CONTROL

La Institución Universitaria ITSA, comprometida con el fortalecimiento del Código de Integridad, junto al apoyo del proceso de Gestión del Talento Humano y Control Interno, se desarrolló un Taller de Coaching para el Fortalecimiento de los valores Institucionales, Sentido de pertenencia, ética en el servicio, comunicación asertiva para la mejora del clima organizacional y autocontrol.

el 27 de junio se conmemoró el “ Día del Servidor Publico” en esta fecha, según el decreto 1083 del 2015, las entidades públicas realizan jornadas para sensibilizar la ética en el servicio público, así como el sentido de pertenencia; por tanto, en la institución se realizó en el centro de convenciones de Combarranquilla sede Boston, donde se exaltó el esfuerzo y cooperación permanente de los funcionarios,

reforzando el sentido de pertenencia y valores institucionales

Desde el proceso de Bienestar se desarrollaron distintas actividades fortaleciendo la ruta de la felicidad, concebida desde el Modelo Integrado de Planeación y Gestión; “DIA DE LA MUJER” 08 de marzo de 2019

OBJETIVO: Conmemorar el día de la mujer con un evento lleno de actividades en donde se resalta y se homenajea a la mujer desde sus distintos roles

“Dia de La Secretaria” el 26 de Abril se realizó la celebración, teniendo como principal objetivo, exaltar a todas aquellas mujeres que se esfuerzan día a día en su labor de apoyo a las actividades administrativas de la institución.

“DIA DEL NIÑO ITSA” FECHA: 01 de mayo de 2019

OBJETIVO: Espacio dedicado a la fraternidad y a la comprensión de la infancia y destinado a actividades para la promoción del bienestar y de los derechos de los niños de la Institución Universitaria ITSA.

"ITSA RETO DE VALIENTES" 28 de junio de 2019

OBJETIVO: Construir trabajo en equipo, comunicación, confianza y asertividad entre los colaboradores (docentes y funcionarios) de la Institución Universitaria ITSA.

Como avances a la implementación del PETI se han realizado las siguientes acciones, se encuentra alineado al plan de desarrollo, apuntando al eje gobierno universitario dentro del cual se haya el Fortalecimiento de los sistemas de información, se trabaja en el plan de acción una guía de funcionalidad o instructivo de los sistemas de información de la Institución, para este año se trabaja en el sistema Academusoft. Se realizó dotación de espacios adecuados con medios audiovisuales, teniendo como meta mantenerlo en 90% .Se realizó la compra de televisores para reemplazar equipos que estaban en daño. Como fortalecimiento de infraestructura tecnológica se adecuó el cableado estructurado a las salas de informática y laboratorio de la sede de Soledad. Se realizó capacitación al personal de Tecnologías, en control de acceso a la institución en marcado en brindar mayor seguridad al ingreso de la institución, partiendo del proyecto que buscar cambiar el control de registro de ingresos a la institución. Modernización de estructura de red se cambian cableados por fibra óptica para fortalecer las redes e inclusive llevar red a garita donde antes no llegaba Para ampliar la cobertura de internet se realizó la compra de 15 equipos Access point distribuidos an ambas sedes, se realiza una cobertura de 90% en sede de barranquilla En soledad en un 82% en tema de cobertura. El plan se encuentra publicado en el siguiente link : http://www.itsa.edu.co/docs/PETI-ITSA-2019-2023.pdf Plan Institucional de Archivos PINAR, Se encuentra en la implementación del primer componente de la Sistema de Conservación Integral. Plan de conservación Documental correspondiente orientado a la preservación de los documentos en soporte físico. El porcentaje de avance de este componente es del 63%. Los avances se han venido presentando en las reuniones de Comité MIPG, de igual forma se anexa informe de seguimiento al PCD. Se justificó ante Planeación la necesidad de la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para poder cumplir con el segundo componente del Sistema Integrado de Conservación, correspondiente a la "Preservación Digital", se presentó proyecto para ser evaluado en las propuestas por plan de fomento. Sin embargo, este va a ser actualizado.

La Institucion se encuentra en la aplicación del tercer instrumento archivístico: Tabla de Retención Documental, correspondiente a los períodos 2009-2016. Con aplicación de los tres instrumentos se ha logrado contar con espacio para almacenar la información proveniente de las transferencias documentales, sin embargo, con el vertiginoso crecimiento de la documentación institucional, este espacio aún es insuficiente, por tanto Se presentó presupuesto de Gestión, para ser estudiado y si es posible incluido para la vigencia 2020. El plan se encuentra publicado en el siguiente Link: http://www.itsa.edu.co/instituto/administrativo/gestion-documental

2. EVALUACIÓN DEL RIESGO

La Institución define objetivos con la suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de riesgos relacionados con los objetivos, se actualizó manual de riesgos, se puede consultar a través del siguiente link http://www.itsa.edu.co/docs/SGC-Manual-de-administracion-de-riesgos.pdf

Se recomienda considerar la tolerancia o apetito por el riesgo. Considerar asignación de recursos frente a la materialización de riesgos.

La Institución identifica riesgos para el logro de sus objetivos a través de la entidad y los analiza como base para determinar cómo deben ser administrados, Se recomienda definir riesgos medio ambientales, evaluar las oportunidades para cometer fraude (uso o disposición no autorizada de activos, alteración de registros de la Institución, comisión de actos inapropiados) desde cada proceso para su prevención. La organización identifica y evalúa cambios que pueden impactar significativamente el sistema de Control Interno.

Dentro de los lineamientos establecidos por la alta dirección para la administración de riesgos, está definido el plan anticorrupción y atención al ciudadano vigencia 2019 http://www.itsa.edu.co/docs/PYP-Plan-Lucha-Contra-la-Corrucion-y-Atencion-al-Ciudadano-2019.pdf, así como los seguimientos a la estrategia de lucha anticorrupción, efectuados por la oficina de Control Interno con Corte a mayo de 2019 http://www.itsa.edu.co/atencion-al-ciudadano/transparencia# La Institución Universitaria ITSA mantuvo la certificación de su Sistema de Gestión de Calidad – SGC por décimo año consecutivo. Este fue el resultado de la auditoría externa realizada por ICONTEC, durante la cual se evidenciaron 0 No Conformidades, de acuerdo a los parámetros de la ISO 9001:2015, con el siguiente alcance; “Prestación del servicio de educación superior por ciclos propedéuticos y formación para el trabajo y el desarrollo humano, en las áreas de ingeniería, administración y tecnología de la información y las comunicaciones en sus sedes Soledad y Barranquilla”. De esta manera, ITSA mantiene su certificación vigente hasta marzo de 2021, lo que se constituye en un indicador del trabajo mancomunado entre todas las dependencias para promover y hacer práctica la política de calidad que se ha trazado, con el objeto de buscar la plena satisfacción de los usuarios de sus servicios en todos los procesos, tanto académicos como administrativos. Igualmente, el Centro de Enseñanza de Lenguas ITSA, obtuvo la recertificación de sus programas de inglés, portugués, francés y español para extranjeros, bajo los estándares de la norma NTC 5580:2011, esto como resultado de la auditoria externa realizada por ICONTEC, en la cual se evidenciaron Cero No Conformidades, certificado que estará vigente hasta mayo de 2021. Este resultado positivo en la implementación de la cultura de la calidad en la institución es fundamental para mantener alineados los conceptos que se deben poner en práctica en desarrollo de nuestras actividades cotidianas como servidores públicos. Y el resultado de ello será siempre una mayor satisfacción de nuestros usuarios.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

La Institución universitaria ITSA selecciona y desarrolla actividades de control que contribuyen en la mitigación de riesgos al logro de objetivos, a un nivel aceptable. Solo consideran los controles preventivos, se recomienda definir los controles detectivos.

La organización selecciona y desarrolla actividades generales de control sobre la tecnología para soportar el logro de objetivos

Estas actividades están expresadas en las políticas y procedimientos de cada proceso, en la institución se verifica su cumplimiento a través de las auditorías realizadas por el área de calidad o integradas con Control Interno. Estos informes reposan en la oficina del proceso Evaluación y Control.

Para la vigencia se encuentran programadas auditorias integradas en el mes de Agosto – Septiembre del presente año, aprobados mediante Plan anual de Auditorias en comité de Coordinación de Control Interno.

Según resolución 159 de 2018 de la Contaduría General de la Nación se realiza presentación del informe ESFA convergencia, saldos y movimientos convergencia, operaciones reciprocas y variaciones trimestrales significativas a la Contaduría General de la nación en la Plataforma Chip, dando cumplimento en las fechas estipuladas.

4. INFORMACION Y COMUNICACION

La entidad tiene a disposición de sus usuarios y/o grupos de interés diferentes medios de acceso a la información: página web, carteleras institucionales, redes sociales, sistema informativo institucional, buzón de sugerencias, adicionalmente se cuenta con un link visible para la recepción de las PQRSD, cumpliendo con lo

establecido en la Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.

En cuanto a la comunicación existe un manual de comunicaciones oficial que se puede consultar a través del siguiente link http://www.itsa.edu.co/instituto/administrativo/gestion-documental

La Institución selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones concurrentes o separadas para determinar si los componentes de control interno están presentes y funcionando.

En el mes de marzo se llevó a cabo la auditoria externa por parte del ente certificador ICONTEC donde la institución mantuvo la certificación de su Sistema de Gestión de Calidad – SGC por décimo año consecutivo, de acuerdo a los parámetros de la ISO 9001:2015. Igualmente, el Centro de Enseñanza de Lenguas ITSA, obtuvo la recertificación de sus programas de inglés, portugués, francés y español para extranjeros, bajo los estándares de la norma NTC 5580:2011.

Avances de Plan de Mejoramiento Entes de control, en general el plan de mejoramiento

se encuentra en un 81,8% de avance, teniendo como resultado 9 actividades en estado terminado, y 2 actividades abiertas para un 11,18% en desarrollo.

ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CONTROL INTERNO ___________________________ ANA MARIA DE LOS REYES R. Jefe de Control Interno

Ej 5. MONITOREO O SUPERVISION CONTINUA