instalacion correo voz in corpora do

5/14/2018 Instalacion Correo Voz In Corpora Do - slidepdf.com

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15-601067 Issue 11a - (19/04/2011)

Instalación de correo de vozincorporado

Versión de IP Office 7.0



Instalación de correo de voz incorporado Página 215-601067 Número 11a (19/04/2011)Versión de IP Office 7.0

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Contenido

ContenidoCorreo de voz incorporado de IP Office1.

..................................................................... 7

1.1 Funciones del buzón..................................................................... 91.2 Novedades

..................................................................... 10

1.3 Idiomas compatibles

Instalación del correo de vozincorporado2.

..................................................................... 15

2.1 Instalación de IP500..................................................................... 15

2.2 Instalación de IP500v2..................................................................... 16

2.3 Actualización de los avisos..................................................................... 17

2.4 Activación del correo de voz incorporado..................................................................... 18

2.5 Quitado de tarjetas de memoria

Configuración del buzón del usuario3...................................................................... 23

3.1 Integración de email de correo de voz..................................................................... 24

3.2 Avisos para los usuarios

Configuración de buzones de gruposde búsqueda

4.

..................................................................... 29

4.1 Indicación de mensaje en espera..................................................................... 30

4.2 Acceso al buzón de grupos de búsqueda..................................................................... 314.3 Avisos

Configuración de la operadoraautomática

5.

..................................................................... 35

5.1 Creación de una operadora automática..................................................................... 38

5.2 Grabación de avisos

..................................................................... 395.3 Enrutamiento de llamadas entrantes a una

operadora automática

..................................................................... 40

5.4 Transferencia de llamadas a una operadora

..................................................................... 425.5 Uso de la operadora automática para acceder alcorreo de voz

..................................................................... 43

5.6 Uso de archivos de aviso con nombre..................................................................... 45

5.7 Marcado por nombre

Otros6...................................................................... 48

6.1 Acceso remoto al buzón..................................................................... 49

6.2 Supervisión del correo de voz incorporado..................................................................... 50

6.3 Programación de botones..................................................................... 51

6.4 Visual Voice..................................................................... 52

6.5 Códigos de acceso

...............................................................................53Index




Correo de voz incorporado

de IP Office

Capítulo 1.




Correo de voz incorporado de IP Office:

1. Correo de voz incorporado de IP OfficePara la versión 7.0 de IP Office, el correo de voz incorporado es compatible con las unidades de control IP Office 500 eIP500v2. El correo de voz incorporado brinda el funcionamiento básico del buzón de correo de voz y el funcionamiento deoperadoras de voz sin la necesidad de otra PC como servidor del correo de voz.

El correo de voz incorporado utiliza los siguientes componentes:

· Tar j e ta de memor i aEl tipo de tarjeta de memoria utilizado depende del tipo de unidad de control IP Office. Sin embargo, en todos loscasos, las tarjetas tienen un formato especial realizado por Avaya. Las tarjetas de memoria alternativas de terceros

no son compatibles para el correo de voz incorporado.

· Unidades de cont ro l I P Of f i ce 500Estas unidades de control requieren la instalación de una tarjeta de memoria opcional Compact Flash de Avayapara utilizar el correo de voz incorporado.

· Un idades de con t r o l I P500v2 Este tipo de unidad de control utiliza la tarjeta obligatoria SD del sistema instalada en todos los sistemasIP500v2 para el correo de voz incorporado en caso de ser necesario.

· Apl icación I P Of f i ce ManagerEl correo de voz incorporado se configura mediante las opciones en la configuración de IP Office a través de laaplicación IP Office Manager.

N o t a s· Otros serv idores de correo de voz El correo de voz incorporado no puede utilizarse junto a otro servidor de correo de voz, como el servidor IP OfficeVoicemail Pro. La presencia de otro servidor de correo de voz en la misma red puede hacer que el correo de vozincorporado no funcione correctamente y viceversa.

· I P Off ice Essent ial Edi t ion . Vers ión PARTNER y I P Off i ce Essent ial Edi t ion. Ver s ión NORSTAR Esta guía es para el correo de voz incorporado en IP Office en el modo de IP Office. No cubre IP Office EssentialEdition. Versión PARTNER, IP Office Essential Edition. Versión NORSTAR ni IP Office Essential Edition. Versión Quick.

1.1 Funciones del buzónEl sistema IP Office crea automáticamente un buzón de correo de voz incorporado para cada usuario y grupo de búsquedaen la configuración de IP Office.

Para los usuarios, el buzón se utiliza automáticamente para responder las llamadas al usuario que suenan sin que se lasconteste durante el I n te rva l o s i n respues ta configurado para el usuario. El buzón también se usa en otras situacionesen las que de otra manera el sistema IP Office hubiera dado como respuesta un tono de ocupado, por ejemplo cuando elusuario está configurado como No molestar.

Para los grupos de búsqueda, el buzón se utiliza cuando una llamada ha sonado durante el I n te rva l o de respuesta deco r reo de voz del grupo.

· Por seguridad, se puede asignar un código de acceso de correo de voz a cualquier buzón, que puede ser modificadopor el usuario del buzón o el administrador del sistema.

· Para los buzones de usuarios, la indicación de mensajes en espera se envía a la extensión telefónica de IP Office delusuario y a su aplicación de usuario de IP Office (Phone Manager o Portal one-X).

· Para los buzones de grupos de búsqueda, la indicación de mensajes en espera puede asignarse a los usuariosespecificados.

· Se pueden utilizar varios códigos de acceso de marcado para controlar funciones y acciones del correo de voztales como recolectar mensajes, dejar mensajes, o activar y desactivar el correo de voz.

Com parac ión de s i stem as de co r r eo de voz i nco rpo rado

Fu n ción Un id ades de con t r o l I P5 0 0 Un idad de con t r o l I P5 0 0 v2

T ipo de mem or i a Compact Flash de 512MB. Tarjeta SDHC de 4GB

Método de compr es ión Utiliza G711. No se necesita VCM. Utiliza G711. No se necesita VCM.

A lmacenamien to 15 horas. 25 horas.15 horas de forma predeterminada. Se añadeun adicional de 5 horas por cada 2 de lossiguientes canales adicionales bajo licencia.

Conex iones s imul táneasm á x i m a s

4 canales.No ajustable.

6 canales como máximo.2 canales de manera predeterminada. Paralos canales adicionales, se necesitan licencias.

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Durac i ón máx im a decada mensa je

Predeterminada en 120 segundos.Ajustable entre 3 y 180 segundos.

Predeterminada en 120 segundos.Ajustable entre 3 y 180 segundos.

Operadora au t omát i ca Sí Sí




Correo de voz incorporado de IP Office: Funciones del buzón

1.2 Novedades

Novedades de l a ve rs i ón 7 .0 de I P Of f i ceLa siguiente modificación se aplica al servicio de correo de voz incorporado de los sistemas IP500v2 únicamente. No afectael servicio de correo de voz incorporado de los sistemas IP500.

· L lamadas ex t e rnas Ahora los usuarios pueden especificar un número de destino para las llamadas externas y activar o desactivar el

uso de esta función. Las llamadas externas se utilizan cuando el usuario recibe un mensaje nuevo en su buzón decorreo. Sólo pueden utilizarse la mitad de los canales de correo de voz con licencia para las llamadas externas.

· Capac idad de alm acenamient oSin la licencia, el correo de voz incorporado que ofrece el sistema admite 2 conexiones simultáneas y 15 horas dealmacenamiento. Si se agregan licencias, se pueden agregar hasta 6 canales que admiten, a su vez, dos canalesadicionales. En la versión 7.0+ de IP Office, cada licencia también permite 5 horas de almacenamiento adicionales.

Novedades de l a ve rs i ón 6 .1 de I P Of f i ce· Omi t i r e l sa ludo de l buzón

Los llamantes pueden omitir su saludo del buzón al presionar 1 . En vez de ello, escucharán inmediatamente el tonopara comenzar a grabar.

Novedades de l a ve rs i ón 6 de I P Of f i ceEn la versión 6 de Avaya IP Office, se realizaron las siguientes modificaciones al correo de voz incorporado:

· Cor reo de voz i nco rpo rado p rede te rm inado Para los nuevos sistemas IP Office instalados y los sistemas predeterminados, la configuración del correo de voz delsistema IP Office está establecida como Corr eo de voz incorpor ado .

· Marcado d i rec to po r nom bre de operadora au tom át i ca Para cada operadora automática, la función de Marcado por nombre agregada en la versión 5 de IP Office puedehacerse funcionar de una de dos formas disponibles, controladas por la nueva configuración Marcado d i rec to po rn o m b r e .

· Si se lo selecciona, la tecla presionada para la acción se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por lapersona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 en

las acciones para Marcado po r núm ero , una persona que llama puede marcar 201 para comunicarse con laextensión 201.

· Si no se lo selecciona, la tecla presionada para la acción no se incluye en cualquier dígito siguiente marcadopor la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si seconfigura 2 en las acciones para Marcado po r númer o , una persona que llama debe marcar 2 y luego 201para comunicarse con la extensión 201.

· Compat i b i l i dad con l a un i dad de con t r o l I P500v2 El correo de voz incorporado es compatible con la tarjeta del sistema SD utilizada por las unidades de controlIP500v2. De manera predeterminada, se brinda compatibilidad con 2 canales, pero se pueden obtener licenciaspara otros canales adicionales, hasta un máximo de 6. La capacidad de almacenamiento de avisos y mensajes parael correo de voz incorporado IP500v2 tiene un límite de 15 horas, sin importar la capacidad de la tarjeta SD.

· Com andos y cód igos de acceso de la tar je t a de mem or ia La versión 6 de IP Office presenta una amplia gama de controles para la gestión de la tarjeta de memoria, yalgunos de ellos tienen efectos sobre el correo de voz incorporado.

· El código de acceso de Apagar e l co r reo de voz i nco rpo rado sigue siendo compatible, pero ahora sólo seutiliza para detener el servicio de correo de voz incorporado proporcionado por una tarjeta de memoria. Si senecesita retirar la tarjeta de memoria de la unidad de control, en lugar de ese código se debe utilizar uno delos nuevos comandos de apagado de la tarjeta de memoria. Dichos comandos pueden ejecutarse desde IPOffice Manager o las aplicaciones de estado del sistema, o desde teléfonos configurados como teléfonos delsistema.

· Se agregó una función de código de acceso para I n i c i ar e l co r reo de voz i nco rpo rado .

· Lis ta de m ensajes de V isua l Vo ice Antes Visual Voice reproducía los mensajes de manera secuencial con controles que permitían al usuario pasar almensaje siguiente o anterior. Ahora, la versión 6 de IP Office muestra una lista de mensajes y permite seleccionarqué mensajes reproducir. Estos cambios se aplican a todos los servidores de correo de voz que incluyen correo devoz incorporado.




1.3 Idiomas compatiblesEl correo de voz incorporado es compatible con grupos de avisos en una amplia gama de idiomas. Los siguientes idiomasson compatibles con el correo de voz incorporado. El nombre de la carpeta correspondiente se muestra entre ()paréntesis.

· Árabe (ara)

· Chino-Mandarín (chs)· Chino-Cantonés (zhh)· Danés (dan)· Holandés (nld)· I ng l és -Re ino Un ido (eng)· I ngl és-EE.UU. (enu)· Fin landés (fin)· Francés (fra)· Francés-Canadiense (frc)· A lemán (deu)

· I t a l i a n o (ita)· Coreano (kor)· Noruego (nor)· Por tugués (ptg)· Portugués-Bras i leño (ptb)· Ruso (rus)· Sueco (sve)· Español (esp)· Español -Méx ico (esm)· Español -Argent ina (ess)

La configuración de Región del sistema IP Office se usa para determinar el idioma predeterminado utilizado para losavisos. La configuración de Región se establece para todo el sistema de IP Office. Para usuarios individuales y rutas dellamadas entrantes, la región del sistema puede anularse.

Para las llamadas al correo de voz, la región utilizada se determina de la siguiente manera:

· Se utiliza la región del usuario, si se la ha configurado, si la llamada es interna.

· Se utiliza la región de la ruta de llamadas entrantes, si se la ha configurado, si la llamada es externa.

· Si no corresponde la región de ningún usuario o ruta de llamadas entrantes, se utiliza la región del sistema.

· Si se ha configurado una región para un código de acceso, esa región se utiliza y anula a las opcionesmencionadas anteriormente si el enrutamiento de la llamada al correo de voz se produce a través del código deacceso.

Si una Región seleccionada no es compatible, se utiliza un idioma alternativo según se indica en la tabla.

Re g ió n se l ec ci o n ad a en M an a g er I d i o m a al t e r n a t iv o

Aust ra l ia ( ing lés de l Reino Unido) Inglés-Reino Unido (eng)

Bélg ica ( ho landés) Holandés (nld)

Bélg ica ( f ran cés) Francés (fra)

Canadá ( f ran cés canadiense) Francés (fra)

Chi le ( español de Amér ica Lat ina) Español (esp)

Colom bia (español de Amér icaLat ina)

Español (esp)

Grec ia (gr iego ) Inglés-Reino Unido (eng)

Hong Kong ( can tonés ) Inglés-Reino Unido (eng)

Hungr ía (húngaro ) Inglés-Reino Unido (eng)

I s l and ia ( i s landés ) Inglés-Reino Unido (eng)

I nd i a ( i ng l és de l Reino Un ido ) Inglés-Reino Unido (eng)

Nueva Ze landa ( in g lés de l ReinoUnido)

Inglés-Reino Unido (eng)

Perú (español de Amér ica Lat ina) Español (esp)

Polon ia (po laco) Inglés-Reino Unido (eng)

Arabia Saudi ta ( ing lés de l ReinoUnido)


Singapu r ( ing lés de l Reino Unido) Inglés-Reino Unido (eng)

Sudáfr i ca ( in g lés de l ReinoUnido)


Suiza ( f ran cés) Francés (fra)

Taiw án (m andar ín es tándar ) Chino (mandarín)

Venezuela (español de Amér ica

Lat ina)

Español (esp)




Correo de voz incorporado de IP Office: Idiomas compatibles




Instalación del correo de voz

incorporado

Capítulo 2.




2. Instalación del correo de voz incorporadoEl proceso de instalación puede dividirse en los siguientes pasos:

1. I ns ta l aci ón de l co r reo de v oz i nco rpo rado La instalación física de la tarjeta de memoria. Este proceso varía según el tipo de unidad de control IP Office.

· Un idad de con t ro l I P500

· Un idad de con t ro l I P500v2No se necesita instalar ningún elemento de hardware para las unidades de control IP500 v2, ya que éstas

utilizan una tarjeta de SD del sistema obligatoria ya instalada para el correo de voz incorporado.2.Actua l i zac ión de los av isos

Las tarjetas de memoria para el correo de voz incorporado proporcionadas por Avaya contienen un grupo de avisos.Sin embargo, es posible que dichos avisos no coincidan con todos los avisos necesarios para las nuevas funcionesde la versión de IP Office instalada en su sistema.

3.Act ivac ión de l corr eo de voz incorpor ado Configure IP Office para utilizar el correo de voz incorporado y establezca el tiempo máximo de grabación para losmensajes, los saludos y los avisos.

4.Conf ig urac ión de l buzón de l usuar io Configure los valores personales para los usuarios individuales.

5.Conf ig urac ión de buzones de gru pos de búsqueda Configure los valores para aquellos grupos de búsqueda para los que se necesite el correo de voz. Eso incluyeconfigurar la indicación de mensaje en espera y el acceso al buzón, que no están habilitados de manerapredeterminada.

6.Conf i gu rac i ón de l a ope radora au tom át i ca Configure todos los servicios de operadora automática necesarios y relaciónelos con las rutas de las llamadasentrantes.

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Instalación del correo de voz incorporado:

2.1 Instalación de IP500Las siguientes instrucciones detallan el proceso para instalar el correo de voz incorporado en un sistema IP500.

1.Controle que se hayan cumplido los siguientes requisitos.

· H a r d w a r e :

· Unidad de control IP Office.

· Tarjeta de memoria de correo de voz incorporado proporcionada por Avaya (Compact Flash de 512MB).

· CD de aplicaciones de administración de IP Office coincidente con la versión de software del sistema IPOffice.

· Conf igurac ión:

· PC, conectada a la red de IP Office con la aplicación IP Office Manager instalada.

2. I ns ta l e la ta r j e ta de expans ión de mem or i aLa tarjeta de memoria es una tarjeta Compact Flash Tipo II. Sólo se puede utilizar una tarjeta proporcionada porAvaya para el correo de voz incorporado. Las tarjetas Compact Flash de otras fuentes n o pueden utilizarse para elcorreo de voz incorporado.

· Inserte la tarjeta de memoria en la ranura para tarjetas C/ F T I I . Inserte la tarjeta con la etiqueta de la tarjetade memoria hacia arriba.

3.Actua l i ce los av isosEn caso de ser necesario, ahora es posible actualizar los avisos de la tarjeta de memoria del correo de vozincorporado para que coincidan con el nivel de software de IP Office.

4.Act ive e l correo de voz incorpor ado Para sistemas nuevos o predeterminados, el correo de voz incorporado se activa en forma predeterminada.

2.2 Instalación de IP500v2Las siguientes instrucciones detallan el proceso para instalar el correo de voz incorporado en un sistema IP500.

1 . Ac tua l i ce los av isosEn caso de ser necesario, ahora es posible actualizar los avisos de la tarjeta de memoria del correo de voz

incorporado para que coincidan con el nivel de software de IP Office.

2 . Ac t i ve e l correo de voz incorpor ado Para sistemas nuevos o predeterminados, el correo de voz incorporado se activa en forma predeterminada.

3.Agr egue l i cenc ias de correo de voz incorpor adoSi se necesitan más de 2 canales, se deben agregar las licencias para los canales adicionales, hasta un total de 6canales como máximo.

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2.3 Actualización de los avisosLas tarjetas de memoria del correo de voz incorporado normalmente traen los archivos de avisos preinstalados. Sinembargo, las sucesivas versiones del sistema IP Office pueden agregar funciones nuevas que necesiten avisosadicionales.

Por lo tanto, para todas las instalaciones nuevas, se recomienda actualizar los avisos para que coincidan con la versión desoftware del sistema IP Office. Además, al actualizar sistemas IP Office con el correo de voz incorporado ya instalado,debe verificar si se han agregado funciones nuevas que requieran avisos adicionales.

Todos los avisos para el correo de voz incorporado se encuentran en la carpeta LVMSound ( Sonido LVM) del paquete de

instalación para las aplicaciones de administración de IP Office.

Avisos ad ic iona lesLa siguiente ficha menciona los avisos adicionales necesarios para las sucesivas versiones de software del sistema IPOffice desde IP Office 3.2.

I P Of f ice 4 ,0 I P Of f ice 4 ,2 I P Of f ice 5 .0

SVM_24.c11SVM_26.c11MNU_11.c11

IVR_11.c25,IVR_26.c11IVR_11.c27,MNU_11.c4,

G0022.c11G0701.c11G0702.c11G0703.c11

G0704.c11G0705.c11G0706.c11G0714.c11G0715.c11

G0716.c11G0717.c11G0718.c11G0719.c11

G0721.c11G0722.c11G0724.c11G0725.c11G0726.c11

G0727.c11G0728.c11G0731.c11G0733.c11

G0735.c11G0737.c11G0738.c11G0739.c11

<<<debe contar con la actualización 6.1. Verificar>>>

Cont ro l de l os g ru pos de av i sosPara las funciones adicionales del correo de voz incorporado agregadas en las nuevas versiones de IP Office, se necesitannuevos avisos. Los avisos faltantes pueden informarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando las opcionesde seguimiento Fi l t ros | Si s tema | Er ro r . Los mensajes de error se envían en intervalos regulares.

158267586mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing158267587mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing158267592mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing

Trans fer enc ia de los arch iv os de av isos con I P Of f i ce Manager1.Inicie IP Office Manager.

2.Seleccione Arch i vo | Avanzada | Admin i s t rac i ón de a rch i vos i n teg rada .

3.Utilice el menú Seleccionar I P Of f i ce para seleccionar el sistema IP Office deseado.

4.El siguiente paso dependerá del tipo de unidad de control IP Office:

· Un idades de con t ro l I P500

Seleccione Arch i vo | Up load Vo i cema i l P rom pts ( Carga r av i sos de co r reo de voz ) . Eso hará que setransfieran los archivos de avisos instalados con IP Office Manager a la tarjeta de memoria.

· Un idades de con t r o l I P500v2 Seleccione Arch i vo | Carga r a rch i vos de l s i stem a. Eso hará que se transfieran los archivos de avisosinstalados con IP Office Manager y los archivos de firmware de IP Office. No realice esta acción si el nivel desoftware de la aplicación IP Office Manager no es adecuado para el sistema IP Office.

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Instalación del correo de voz incorporado: Actualización de los avisos

2.4 Activación del correo de voz incorporadoLa configuración del sistema para el correo de voz incorporado es común a todos los sistemas IP Office compatibles. En laversión 6.0 de IP Office, esta opción está activada de manera predeterminada y debe desactivarse si no se utiliza el correode voz incorporado.

Para con f i gu ra r un s i s tema I P Of f i ce pa ra e l co r reo de voz i nco rpo rado :

1. Para completar el proceso, será preciso reiniciar el sistema IP Office, lo que hará que se finalicen todas las

llamadas en curso y se detenga el funcionamiento por un período de hasta 5 minutos.2.Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office.

3.Seleccione Sis tema .

4.Consulte la ficha Sis tema .

· La configuración de Región debe coincidir con el idioma para los avisos orales necesarios del correo de vozincorporado. Para obtener más información, consulte Idiomas compatibles . Si la configuración no escorrecta, consulte al cliente primero. Esta configuración de Región controla muchos aspectos predeterminadosdel funcionamiento del sistema IP Office y por lo tanto normalmente ya está configurada para que coincida conla región del cliente.

5.Haga clic en la ficha Corr eo de voz .

6.Desde la lista de Tipo de correo de voz , seleccione Corr eo de voz incorpor ado .

7.Configure el Tiempo m áx imo de g r abación para los mensajes y avisos al valor que el cliente necesite. El rangopermitido es de 30 a 180 segundos, y el valor predeterminado es 110 segundos.

8.Haga clic en Aceptar para guardar los cambios al sistema de correo de voz.

9.Haga clic en para volver a enviar la configuración a la unidad de control IP Office.

10.Una vez que se ha reiniciado el sistema IP Office, desde una extensión del sistema, marque * 1 7 . El correo de vozincorporado debe contestar y comenzar a darle avisos.

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2.5 Quitado de tarjetas de memoriaLa tarjeta de memoria no debe quitarse nunca del sistema durante el funcionamiento normal de IP Office, ya que esopuede hacer que se ocasionen daños en los archivos en uso. Se debe apagar la tarjeta de memoria o el sistema IP Officecompleto antes de quitar la tarjeta de memoria.

Mientras la tarjeta esté apagada, el correo de voz no estará disponible para el sistema IP Office. Cualquier otro servicioque utilice la tarjeta de memoria también quedará desactivado. Para los sistemas IP500v2, las funciones cuyas licenciasdependan de la tarjeta continuarán funcionado hasta 2 horas sin la tarjeta.

Una vez que se ha quitado una tarjeta de memoria, reinsertarla hará que ésta se reinicie.

Apagado de la ta r j e ta de mem or ia m ed ian te I P O f f i ce Manager1.En la aplicación IP Office Manager, seleccione I n i c i o | Avanzada | Comandos de ta r j e ta de mem or i a | Apagar .

Para los sistemas IP500v2, seleccione la tarjeta SD del sis tem a .

2.Controle que el indicador LED de la ranura de la tarjeta de memoria se haya apagado completamente. Entonces yase puede quitar la tarjeta.

3.Para reiniciar la tarjeta sin quitarla y reinsertarla, seleccione I n i c i o | Avanzada | Comandos de ta r j e ta dem e m o r i a | I n i ci o.

Apagado de la ta r j e ta de mem or ia m ed ian te l a ap l i cac ión de es tado de l si s tema I POf f i ce1.En Estado del sistema, seleccione Sis tema | Ta r j e tas de mem or i a . Para los sistemas IP500v2, seleccione la

tarjeta SD del sis tem a.

2.Seleccione Apagar .

3.Controle que el indicador LED del soporte de la tarjeta de memoria se haya apagado completamente. Entonces yase puede quitar la tarjeta.

4.Para reiniciar la tarjeta sin quitarla y reinsertarla, seleccione I n i c i o.




Configuración del buzón del

usuario

Capítulo 3.




3. Configuración del buzón del usuarioEl correo de voz incorporado crea un buzón para cada usuario en el sistema IP Office. Las llamadas se dirigen al buzóncuando la extensión del usuario se encuentra ocupada o no responde dentro de intervalo sin respuesta asignado delusuario. Eso incluye las llamadas remitidas a otro destino interno.

El buzón de un usuario individual puede configurarse a través del buzón y los códigos de acceso del sistema (consulte laGuía para el usuario del correo de voz incorporado) o mediante la configuración de los valores del usuario en la aplicaciónIP Office Manager.

· I nd i caci ón de m ensaje en espera

Si el teléfono que el usuario utiliza lo permite, el usuario recibirá una indicación de mensaje en espera cuando hayamensajes nuevos en el buzón. El tipo de indicación de mensaje en espera dependerá del teléfono.

· Acceso al bu zónPara acceder al buzón del usuario asociado a una extensión, se puede utilizar el código de acceso estándarpredeterminado (* 1 7 ). También es posible configurar otros métodos de acceso al buzón.

· En IP Office 4,2+, el botón de MENSAJES del teléfono, que normalmente emula al *17, puede configurarsepara acceder al modo de Visual Voice en teléfonos compatibles con Visual Voice . Eso se hace mediante laopción Messages But t on Goes To V isua l Vo ice (E l botón Mensajes l leva a V isua l Vo ice) (Sistem a |Corr eo de voz).

· TimbradoEl correo de voz incorporado puede configurarse para que llame al usuario cada vez que haya mensajes nuevos ensu buzón. El timbrado se produce al completarse una llamada en la extensión del usuario. También es posible eltimbrado desde un buzón de un grupo de búsqueda que contiene mensajes nuevos si se ha configurado al usuario

para que reciba indicaciones de mensajes en espera del grupo de búsqueda.· Cor reo de voz ac t i vado / desac t i vado

Es posible desactivar el envío de llamadas al buzón del usuario. Sin embargo, debe tener en cuenta que eso noimpide otros métodos de dejar mensajes directamente en el buzón del usuario.

· Códig o de accesoSe puede asignar un código de acceso al buzón. Cualquier persona que acceda al buzón deberá ingresar dichocódigo antes de poder recolectar los mensajes. El usuario puede restablecer el código de acceso una vez que haingresado al buzón.

· Números de r ecepc ión e i n te r rupc i ón de l co r reo de vozConfigurar un número de recepción del correo de voz para un usuario permite a las personas que llaman y dejan unmensaje en el buzón marcar *0 para ser transferidas a ese número. Si se la utiliza, esta función debe anunciarse enel aviso de saludo del buzón. También pueden ingresarse dos números de transferencia. El usuario puede grabar unmensaje indicando a la persona que llama que puede marcar *2 o *3 para que se la transfiera a los números de

teléfono especificados.· Avisos

IP Office 4.0+ permite que el correo de voz incorporado proporcione avisos en las llamadas que esperan serrespondidas por usuarios. Es una función similar a los avisos proporcionados para los grupos de búsqueda , enla que se reproducen avisos para las personas que llaman y están esperando respuesta. Debido a la superposiciónde los distintos tiempos de espera, no se recomienda el uso de avisos del usuario junto con la remisión de llamadasy el correo de voz.

· Em ai l de correo de vozIP Office 4,2+. Un usuario puede ordenar que se envíe una notificación de mensajes nuevos a su dirección. Lanotificación puede ser simplemente una alerta que le informe que tiene un mensaje nuevo, o también es posibleenviar el mensaje de correo de voz si se lo desea. Consulte Integración de email de correo de voz .

ADVERTENCI A: Camb io de no m bre d e usuar io

Los buzones se crean en base al nombre único de cada usuario en la configuración de IP Office. Si se modifica el nombrede un usuario, ese usuario quedará asociado a un nuevo buzón. Si se necesita cambiar el nombre de un usuario,asegúrese de que primero se hayan reproducido y borrado todos los mensajes. Si se modifica el nombre de un usuario sinvaciar el buzón original, se deberá crear un código de acceso basado en el nombre de usuario viejo para poder acceder aese buzón.

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Configuración del buzón del usuario:

Para modi f i car la conf igur ac ión de l correo de voz para una persona:

Un símbolo indica que la configuración también puede ajustarse y bloquearse mediante los derechos de usuario. Paraobtener información detallada consulte la documentación de IP Office Manager.

1.Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office.

2.En el panel de Navegación, haga clic en Usuar io y seleccione el usuario individual.

3.Consulte la ficha Corr eo de voz.

· Código de corr eo de voz : Predet. = en blanco, rango = 0 (sin código) a 15 dígitos.Un código (1 a 15 dígitos) utilizado para validar el acceso al buzón. Si se intenta acceder de manera remota aun buzón para el cual no se ha configurado ningún código de correo de voz, se reproducirá un mensaje queindicará que no se ha configurado el acceso remoto para ese buzón.

· El usuario del buzón puede cambiar el código marcando *04 tras ingresar al buzón.

· Corr eo de voz ac t i vado Predet. = activadoCuando está activado, IP Office utiliza el buzón para responder las llamadas que no han sido respondidas por el usuario

o llamadas en las que la extensión del usuario de otra manera hubiera dado ocupado. Tenga en cuenta que al desactivaresta opción, no se desactiva el buzón del usuario. Aún es posible remitir mensajes al buzón, y también es posibleacceder al buzón para recolectar mensajes.

· Ayuda de co r reo de voz Predet. = desactivadoEsta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado. Se puede acceder a la ayuda marcando *4 trasacceder al buzón.

· Timbrado de co r reo de voz : Predet. = desactivado Cuando está activado y se ha recibido un mensaje nuevo, el servidor de correo de voz llama a la extensión delusuario para intentar entregar el mensaje cada vez que se cuelga el teléfono. El correo de voz no llamará a laextensión más de una vez cada 30 segundos.

· Lectu ra de emai l de correo de voz : Predet. = desactivado Esta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado.

· Servic ios Web UMS: Predet. = desactivado, nivel de software = 4,2+ .Esta configuración no se utiliza con el correo de voz incorporado.

· Em ai l de correo de v oz : Predet. = en blanco (sin funciones de email de correo de voz) Este campo se utiliza para configurar las direcciones de email del usuario o el grupo utilizadas para el funcionamientodel email de correo de voz . Cuando se ingresa una dirección, se pueden seleccionar los demás controles de Email decorreo de voz mencionados a continuación.

· Em ai l de correo de voz Predet. = desactivadoSi se ingresa una dirección de email para un usuario o grupo, las siguientes opciones pueden seleccionarse. Estasopciones controlan el modo de funcionamiento automático de email de correo de voz proporcionado por el servidor decorreo de voz cuando el buzón recibe un nuevo mensaje de correo de voz.

· Desact ivadoSi está desactivado, no se utiliza ninguna de las siguientes opciones para email de correo de voz automático. Losusuarios también pueden seleccionar este modo marcando * 0 3 desde su extensión.

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· CopiarSi se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de voz en el buzón de correo de voz, seadjunta una copia del mensaje a un email y se la envía a la dirección de email. No existe ninguna sincronizaciónentre el buzón de email y el de correo de voz. Por ejemplo, leer o borrar un mensaje de email no afecta el mensajeen el buzón de correo de voz o la indicación de mensaje en espera proporcionada para ese mensaje nuevo.

· Remi t i rSi se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de correo de voz en el buzón de correo devoz, el mensaje se adjunta a un email y se envía a la dirección de email. No se conserva ninguna copia del mensajede voz en el buzón de correo de voz y no hay ninguna indicación de mensaje en espera. Como con Copiar, noexiste ninguna sincronización entre el buzón de email y el de correo de voz. Los usuarios también puedenseleccionar este modo marcando * 0 1 desde su extensión.

· Ale r ta rSi se selecciona este modo, cada vez que se recibe un nuevo mensaje de voz en el buzón de correo de voz, seenvía un mensaje de email simple a la dirección de email. Se trata de un mensaje de email que informa los detallesdel mensaje de voz, pero sin ninguna copia adjunta del mensaje de correo de voz. Los usuarios también puedenseleccionar este modo marcando * 0 2 desde su extensión.

· I n te r r upc i ón de DTMF Cuando se deriva a una persona al buzón de voz para que deje un mensaje, se le puede brindar la opción deque se la transfiera a otra extensión. Debe grabarse un mensaje de saludo para el buzón que indique a lapersona que llama las opciones disponibles. Los números de extensión a los que se puede transferir a laspersonas que llaman se ingresan en los campos mencionados a continuación.

· Para Office 5.0+, se pueden establecer valores predeterminados del sistema para esos números, que

se utilizan salvo que se configure otro número dentro de esa configuración del usuario. También paraIP Office 5.0+, esos valores pueden configurarse a través de Derechos de usuar io .

· Recepción / I n te r r upc i ón (DTMF 0 ) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona * 0 mientras escucha el saludo del buzón enlugar de dejar un mensaje.

· I n te r ru pc i ón (DTMF 2 ) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona * 2 mientras escucha el saludo del buzón enlugar de dejar un mensaje.

· I n te r ru pc i ón (DTMF 3 ) El número al que se transfiere a la persona que llama si ésta presiona * 3 mientras escucha el saludo del buzón enlugar de dejar un mensaje.

4.Haga clic en Aceptar para guardar los cambios del correo de voz para el usuario.

5.Corrija los demás detalles pertinentes del usuario, y luego guarde y combine los cambios de la configuración.




Configuración del buzón del usuario:

3.1 Integración de email de correo de vozSe admiten las funciones de email de correo de voz con correo de voz incorporado. que utiliza la configuración del sistemaIP Office para enviar mensajes al servidor de email del cliente. Luego ese servidor remite los mensajes a los buzones deemail del usuario.

Una vez que se lo ha activado, los usuarios pueden seleccionar recibir un alerta por email por cada mensaje de correo devoz nuevo o hacer que se le remitan los mensajes de voz a su buzón de email. Además, al escuchar un mensaje en subuzón de correo de voz, pueden remitirlo a su buzón de email.

· Adver tenc i aEl envío de archivos .wav a través de una red genera una gran carga en la red y los servidores de red. Para unmensaje de un minuto, se necesita un archivo .wav de 1MB.

1.Tenga en cuenta que si se cambia la configuración SMTP de IP Office, se debe reiniciar el sistema.

2.Consiga los detalles del servidor de email SMTP del cliente. Puede ser necesario configurar una cuenta de usuario enese servidor para que éste acepte y transmita mensajes del sistema IP Office.

3.Obtenga la configuración del sistema IP Office mediante la aplicación IP Office Manager.

4.Seleccione Sis tema y luego la ficha SMTP.

5.Ingrese los detalles que coincidan con el servidor SMTP del cliente.

· Di recc i ón I PLa dirección IP del servidor SMTP del cliente. Si no está en la misma subred que la red LAN de IP Office,también se debe agregar una ruta IP.

· Puer toEl puerto de escucha SMTP del servidor. El valor predeterminado es 25.

· Emai l F rom Address (D i recc i ón de l rem i t en te )Ésta es la dirección que será utilizada por el sistema IP Office. Algunos servidores sólo transmiten mensajes dedirecciones completas reconocidas o de direcciones con el mismo dominio.

· Server Requi res Authent i cat ion (E l serv idor ex ige autent i cac ión)Si el servidor exige una cuenta de usuario para recibir y enviar mensajes de email, ingrese los detalles de unacuenta configurada en ese servidor para ser usada por IP Office.

6.Para cada usuario, seleccione Usuar i o | Co r reo de voz .

7.En el campo Em ai l de correo de voz , ingrese la dirección de email del usuario.

8.Con el botón de radio, seleccione el tipo de alertas de la función de email de correo de voz para el usuario.

· Desact i vadoNo enviar alertas por email para los mensajes nuevos. Los usuarios pueden seleccionar esta opción por sí mismos marcando * 0 3 .

· CopiarEnviar una copia de cada mensaje nuevo recibido a la dirección de email del usuario. Los usuarios no puedenseleccionar este modo por sí mismos.

· Remi t i rRemitir cada mensaje nuevo recibido a la dirección de email del usuario y borrar el mensaje de su buzón. Losusuarios pueden seleccionar esta opción por sí mismos marcando * 0 1 .

·

A le r tasEnviar una alerta por email por cada mensaje nuevo recibido. Los usuarios pueden seleccionar esta opción porsí mismos marcando * 0 2 .

9.Envíe la configuración a IP Office.




3.2 Avisos para los usuariosLos avisos se reproducen para las personas que llaman y están esperando respuesta. Eso incluye a las personas que seestán presentando a los miembros de los grupos de búsqueda, es decir, llamando, y a las personas en cola que esperanpara ser presentadas.

· IP Office 4.0+ es compatible con avisos mediante el correo de voz incorporado.

· Si no hay ningún canal de correo de voz disponible para un aviso, el aviso no se reproduce.

· Las llamadas pueden responderse durante el aviso.

· Si se la ruta de una llamada se reasigna al Grupo de servicio nocturno o al Grupo alternativo para fuera de horario deun grupo de búsqueda, se aplican los avisos del nuevo grupo.

· Si una llamada origina un flujo excesivo, se aplican los avisos del grupo original, no los del grupo de flujo excesivo.

· Para que los anuncios se utilicen de manera eficaz, el I n te rva l o de respues ta de co r reo de voz del grupo debúsqueda debe extenderse, o se debe desmarcar la opciónCorr eo de voz ac t i vado para que no quede seleccionada.

Conf igur ac ión de los av isos1.Abra IP Office Manager.

2.Seleccione el usuario o grupo de búsqueda para el que se necesitan los avisos.

3.Consulte la ficha Av isos.

· Av isos ac t i vados : Predet. = desactivado. Esta configuración habilita o deshabilita los avisos.

· Espera ant es de l 1er av iso: Predet. = 10 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración determina el tiempo de demora desde la presentación de la llamada tras el cual se debereproducir el primer aviso para la persona que llama. Si la opción Sincron ización de l lam adas estáseleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación).

· Seña lamien to de u na l l amada como respond ida : Predet. = desactivado.Esta configuración se usa en las aplicaciones CCC y CBC de IP Office. De manera predetermina, no seconsidera que una llamada ha sido respondida hasta que responde una persona. Esta opción permite que lasllamadas se marquen como respondidas una vez que la persona que llama ha escuchado el primer aviso. Estaopción no es utilizada por la aplicación Customer Call Reporter de IP Office.

· Tono t r as e l av iso: Predet . = mú sica de espera. Tras el primer aviso, puede seleccionar si la persona debe escuchar Música de espera, T i m b r e o Si lencio

hasta que se le responda o se reproduzca otro aviso.




Configuración del buzón del usuario: Avisos para los usuarios

· 2do av iso: Predet. = activado.Si se lo selecciona, se puede reproducir un segundo aviso para la persona que llama si todavía no ha tenidorespuesta.

· Espera ant es de l 2do av iso: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 999 9 segundos.Esta configuración establece la espera entre el 1er y el 2do aviso. Si la opción Sincron ización de l lamad asestá seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación).

· Repet ic ión de l ú l t imo av iso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, el último aviso reproducido para la persona que llama se repite hasta que se responda lallamada o la persona corte.

· Espera ant es de la repet i c ión: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos.Si se selecciona Repet ic ión de l ú l t imo av iso , este valor se aplica entre cada repetición del último aviso. Si seselecciona Sincron izac ión de l lam adas, este valor queda inhabilitado en gris y se lo ajusta para que coincidacon el valor de Espera ant es de l segundo av iso .

· Sincron izac ión de l lam adas: Predet. = desactivado Esta opción puede usarse para restringir la cantidad de canales de correo de voz necesarios para proporcionaravisos.

· Desact ivado Cuando la opción Sincron izac ión de llamadas está desactivada, los avisos se reproducen individualmentepara cada llamada. Para eso es necesario un canal de correo de voz distinto cada vez que se reproduce unaviso a cada persona que llama. Mientras que esto asegura que se sigan con precisión las configuracionesseleccionadas para la espera, no hace un uso eficiente de los canales de correo de voz.

·

Act ivado Cuando la opción Sincron izac ión de l lam adas está activada, si ya se está reproduciendo un determinadoaviso para una persona, las siguientes personas que llaman deben esperar hasta que ese aviso hayafinalizado y se lo pueda reiniciar. Además, cuando una persona ha esperado durante el tiempo de esperaconfigurado y se inicia el aviso, las demás personas que estén esperando el mismo aviso también loescuchan, incluso si aún no han cumplido el tiempo de espera. Si se utiliza esta opción, el número máximode canales de correo de voz que pueden necesitarse son 1 o 2 según la cantidad de avisos seleccionados.

4.Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

5.Haga clic en para volver a combinar la configuración en el sistema IP Office.

Grabac ión de los av isosNo existen avisos de cola predeterminados para los usuarios y los grupos de búsqueda. La duración máxima de los avisoses de 10 minutos.

En los nuevos sistemas IP Office 4.0+, existen dos códigos de acceso predeterminados que le permiten grabar avisos. Enlos sistemas existentes y actualizados, esos códigos de acceso u otros similares deben agregarse manualmente.

Los códigos predeterminados son:

· * 9 1 N ; / N " . 1 " / Gr a ba r e l m e n sa j eUtilizado para grabar un aviso 1. Por ejemplo, para grabar el aviso 1 para un grupo de búsqueda en la extensión300, marque * 9 1 3 0 0 # y siga las instrucciones para grabar el nuevo aviso.

· * 9 2 N ; / N " . 2 " / Gr a ba r e l m e n sa j eUtilizado para grabar un aviso 2. Por ejemplo, para grabar el aviso 2 para un grupo de búsqueda en la extensión300, marque * 9 2 3 0 0 # y siga las instrucciones para grabar el aviso.




Configuración de buzones de

grupos de búsqueda

Capítulo 4.




4. Configuración de buzones de grupos de búsquedaEl correo de voz incorporado crea un buzón para cada grupo de búsqueda en el sistema IP Office. Las llamadas se envíanal buzón sólo cuando se ha llamado ha cada miembro disponible del grupo por el tiempo de timbre establecido para elgrupo.

El buzón del grupo puede configurarse a través del buzón (consulte la Guía para el usuario del correo de voz incorporado)o a través de los valores establecidos para el grupo de búsqueda en IP Office Manager.

· I nd i caci ón de m ensaje en esperaDe manera predeterminada, no se envían indicaciones de mensajes de grupos de búsqueda en espera a ningún

usuario. Se debe configurar cada usuario individualmente. Para obtener más información, consulte Indicación demensaje en espera .

· Acceso al bu zónDe manera predeterminada, no hay ningún acceso a los buzones de los grupos de búsqueda para recolectarmensajes. Es posible que los usuarios que reciben indicaciones de mensajes en espera de grupos de búsquedatambién puedan acceder al buzón, según el tipo de teléfono o si utilizan IP Office Phone Manager. Si no, se debecrear un código de acceso para el grupo de búsqueda. Para obtener más información, consulteAcceso al buzón degrupos de búsqueda .

· TimbradoSe puede configurar el correo de voz incorporado para que llame al usuario cuando haya mensajes nuevos en elbuzón de un grupo de búsqueda para el que recibe indicación de mensajes en espera. El timbrado se produce alcompletarse una llamada en la extensión del usuario.

· Cor reo de voz ac t i vado / desac t i vado

Es posible desactivar el envío de llamadas al buzón del grupo. Sin embargo, debe tener en cuenta que eso noimpide otros métodos de dejar mensajes directamente en el buzón.

· Códig o de accesoSe puede asignar un código de acceso al buzón. Cualquier persona que acceda al buzón deberá ingresar dichocódigo antes de poder recolectar los mensajes. El usuario puede restablecer el código de acceso una vez que haingresado al buzón.

ADVERTENCI A: Camb io de los nom bres de gr upos de bú squedaLos buzones se crean en base al nombre único de cada grupo dentro de la configuración de IP Office. Si se modifica elnombre de un grupo, ese grupo quedará asociado a un nuevo buzón. Si se necesita cambiar el nombre de un grupo,asegúrese de que primero se hayan reproducido y borrado todos los mensajes. Si se modifica el nombre de un grupo sinvaciar el buzón original, se deberá crear un código de acceso basado en el nombre viejo del grupo para poder acceder alese buzón.

El buzón del grupo puede configurarse a través del buzón y los códigos de acceso del sistema o mediante los valoresestablecidos para el grupo de búsqueda dentro de la configuración de IP Office.

Para con f i gu ra r e l bu zón de un g r upo en I P Of f i ce Manager :1.Abra IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office.

2.Haga clic en Grupo de búsqueda para mostrar la lista de grupos de búsqueda existentes.

3.Haga doble clic en el grupo de búsqueda deseado.

4.Haga clic en la ficha Corr eo de voz . Esa ficha incluye la configuración utilizada por IP Office Voicemail Lite yVoicemail Pro. Para el correo de voz incorporado, complete los siguientes detalles:

· Código de corr eo de vozEste campo puede usarse para establecer un código de acceso al buzón. A partir de ese momento, cualquierpersona que intente recuperar mensajes del buzón deberá ingresar ese código.

· Corr eo de voz ac t i vadoCuando está marcado, las llamadas al grupo de búsqueda se derivan al correo de voz si todos los miembrosdisponibles están ocupados o no responden dentro del intervalo de respuesta asignado al grupo.

5.Realice los cambios necesarios para el grupo de búsqueda y haga clic en Aceptar .

6.Repita el procedimiento para cualquier otro grupo de búsqueda deseado.

7.Utilice para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.

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Configuración de buzones de grupos de búsqueda:

4.1 Indicación de mensaje en esperaDe manera predeterminada, no se envían indicaciones de mensajes en espera a ningún usuario del buzón de un grupo debúsqueda. El siguiente proceso muestra cómo hacer que un usuario reciba indicaciones de mensajes en espera desde elbuzón de un grupo de búsqueda. El método usado para la indicación dependerá del tipo de teléfono que el usuario tenga yde si éste utiliza IP Office Phone Manager.

1.Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office.

2.Haga clic en Usuar io para ver la lista de los usuarios existentes.

3.Haga doble clic sobre el usuario que deba recibir indicaciones de mensajes en espera de un grupo de búsqueda.

4.Haga clic en la ficha N ú m e r o s f u e n t e.

5.Haga clic en Agregar.

6.En el campo N ú m e r o f u e n t e, ingrese la letra H seguida por el nombre del grupo de búsqueda. Por ejemplo, parael grupo de búsqueda Principal, ingrese HPrinc ipa l.

7.Haga clic en Aceptar y repita la operación para cualquier otro grupo de búsqueda para el que el usuario debarecibir indicaciones de mensajes en espera.

8.Haga clic en Aceptar y repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado.





4.2 Acceso al buzón de grupos de búsquedaDe manera predeterminada, ningún usuario tiene acceso al buzón de un grupo de búsqueda hasta que se lo hayaconfigurado específicamente para dicho acceso. Se puede acceder a los buzones de grupos de búsqueda mediante lossiguientes métodos:

I nd i cac ión de men sa je en esperaLos usuarios a quienes que reciben indicación de mensajes en espera de un grupo de búsqueda también obtienen formas

de acceder al buzón del grupo. El método dependerá del teléfono o el software que utilicen. Para obtener más información,consulte Indicación de mensaje en espera .

· Usuar ios de te lé fonos Avaya Ser ie 4400

Los usuarios de modelos de teléfonos con pantalla DS con una tecla de MENÚ también pueden acceder unavez que se los ha configurado para recibir mensajes en espera de grupos de búsqueda. El nombre del grupo debúsqueda se muestra cuando el usuario presiona MENÚ, MENÚ, Msjs, Vo z. Para obtener másinformación, consulte la guía para el usuario de su teléfono.

· Usuar ios de Phone ManagerLos usuarios de Phone Manager ven el nombre del grupo de búsqueda y el número de mensajes en la ficha deMensajes. Pueden hacer clic ahí para acceder al buzón del grupo de búsqueda.

· Timb rado de co r reo de vozSi un usuario tiene activado el timbrado de correo de voz, el timbrado se producirá tanto cuando haya mensajesnuevos de grupos como cuando haya mensajes nuevos personales. El timbrado para los mensajes personales se

produce antes que el timbrado para los mensajes nuevos de grupos.

· Visual VoiceSi Visual Voice está disponible, el usuario verá el nombre del grupo de búsqueda mencionado. El número dellamadas nuevas se muestra entre paréntesis al lado del nombre del grupo de búsqueda.

Acceso m ed ian te b o ton es y cód igos de accesoSe puede crear un código de acceso al buzón de un grupo de búsqueda, como se detalla en la tabla. El código de accesopuede ser para todo el sistema o específico para el usuario. Para obtener información respecto de la configuración decódigos de acceso, consulte la guía o ayuda de IP Office Manager.

Cam po Con t ien e...

Código *99Func ión Recolección de correo de voz

Núm ero de te l éfono "?Ventas"

I D de g rupo de l ínea 0

La función de recolección del correo de voz y el nombre del buzón de un grupo de búsqueda también pueden asignarse aun botón programable por el usuario.

Acceso remot oLos métodos estándar para acceder al buzón de manera remota corresponden tanto a los usuarios como a los grupos debúsqueda. Para obtener más información, consulte Acceso remoto al buzón .

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Configuración de buzones de grupos de búsqueda: Acceso al buzón de grupos de búsqueda

4.3 AvisosLos avisos se reproducen para las personas que llaman y están esperando respuesta. Eso incluye a las personas que seestán presentando a los miembros de los grupos de búsqueda, es decir, llamando, y a las personas en cola que esperanpara ser presentadas.

· IP Office 4.0+ es compatible con avisos mediante el correo de voz incorporado.

· Si no hay ningún canal de correo de voz disponible para un aviso, el aviso no se reproduce.

· Las llamadas pueden responderse durante el aviso.

· Si se la ruta de una llamada se reasigna al Grupo de servicio nocturno o al Grupo alternativo para fuera de horario deun grupo de búsqueda, se aplican los avisos del nuevo grupo.

· Si una llamada origina un flujo excesivo, se aplican los avisos del grupo original, no los del grupo de flujo excesivo.

· Para que los anuncios se utilicen de manera eficaz, el I n te rva l o de respues ta de co r reo de voz del grupo debúsqueda debe extenderse, o se debe desmarcar la opciónCorr eo de voz ac t i vado para que no quede seleccionada.

Conf igur ac ión de los av isos1.Abra IP Office Manager.

2.Seleccione el usuario o grupo de búsqueda para el que se necesitan los avisos.

3.Consulte la ficha Av isos.

· Av isos ac t i vados : Predet. = desactivado. Esta configuración habilita o deshabilita los avisos.

· Espera ant es de l 1er av iso: Predet. = 10 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos. Esta configuración determina el tiempo de demora desde la presentación de la llamada tras el cual se debereproducir el primer aviso para la persona que llama. Si la opción Sincron ización de l lam adas estáseleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación).

· Seña lamien to de u na l l amada como respond ida : Predet. = desactivado.Esta configuración se usa en las aplicaciones CCC y CBC de IP Office. De manera predetermina, no seconsidera que una llamada ha sido respondida hasta que responde una persona. Esta opción permite que lasllamadas se marquen como respondidas una vez que la persona que llama ha escuchado el primer aviso. Estaopción no es utilizada por la aplicación Customer Call Reporter de IP Office.

· Tono t r as e l av iso: Predet . = mú sica de espera. Tras el primer aviso, puede seleccionar si la persona debe escuchar Música de espera, T i m b r e o Si lencio

hasta que se le responda o se reproduzca otro aviso.




· 2do av iso: Predet. = activado.Si se lo selecciona, se puede reproducir un segundo aviso para la persona que llama si todavía no ha tenidorespuesta.

· Espera ant es de l 2do av iso: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 999 9 segundos.Esta configuración establece la espera entre el 1er y el 2do aviso. Si la opción Sincron ización de l lamad asestá seleccionada, la espera real puede ser distinta (consulte a continuación).

· Repet ic ión de l ú l t imo av iso: Predet. = activado. Si se lo selecciona, el último aviso reproducido para la persona que llama se repite hasta que se responda lallamada o la persona corte.

· Espera ant es de la repet i c ión: Predet. = 20 segundos. Rango = 0 a 9999 segundos.Si se selecciona Repet ic ión de l ú l t imo av iso , este valor se aplica entre cada repetición del último aviso. Si seselecciona Sincron izac ión de l lam adas, este valor queda inhabilitado en gris y se lo ajusta para que coincidacon el valor de Espera ant es de l segundo av iso .

· Sincron izac ión de l lam adas: Predet. = desactivado Esta opción puede usarse para restringir la cantidad de canales de correo de voz necesarios para proporcionaravisos.

· Desact ivado Cuando la opción Sincron izac ión de llamadas está desactivada, los avisos se reproducen individualmentepara cada llamada. Para eso es necesario un canal de correo de voz distinto cada vez que se reproduce unaviso a cada persona que llama. Mientras que esto asegura que se sigan con precisión las configuracionesseleccionadas para la espera, no hace un uso eficiente de los canales de correo de voz.

·

Act ivado Cuando la opción Sincron izac ión de l lam adas está activada, si ya se está reproduciendo un determinadoaviso para una persona, las siguientes personas que llaman deben esperar hasta que ese aviso hayafinalizado y se lo pueda reiniciar. Además, cuando una persona ha esperado durante el tiempo de esperaconfigurado y se inicia el aviso, las demás personas que estén esperando el mismo aviso también loescuchan, incluso si aún no han cumplido el tiempo de espera. Si se utiliza esta opción, el número máximode canales de correo de voz que pueden necesitarse son 1 o 2 según la cantidad de avisos seleccionados.

4.Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

5.Haga clic en para volver a combinar la configuración en el sistema IP Office.

Grabac ión de los av isosNo existen avisos de cola predeterminados para los usuarios y los grupos de búsqueda. La duración máxima de los avisoses de 10 minutos.

En los nuevos sistemas IP Office 4.0+, existen dos códigos de acceso predeterminados que le permiten grabar avisos. Enlos sistemas existentes y actualizados, esos códigos de acceso u otros similares deben agregarse manualmente.

Los códigos predeterminados son:

· * 9 1 N ; / N " . 1 " / Gr a ba r e l m e n sa j eUtilizado para grabar un aviso 1. Por ejemplo, para grabar el aviso 1 para un grupo de búsqueda en la extensión300, marque * 9 1 3 0 0 # y siga las instrucciones para grabar el nuevo aviso.

· * 9 2 N ; / N " . 2 " / Gr a ba r e l m e n sa j eUtilizado para grabar un aviso 2. Por ejemplo, para grabar el aviso 2 para un grupo de búsqueda en la extensión300, marque * 9 2 3 0 0 # y siga las instrucciones para grabar el aviso.




Configuración de la

operadora automática

Capítulo 5.




5. Configuración de la operadora automáticaAdemás del funcionamiento básico del correo de voz, también es posible crear operadoras automáticas a través del correode voz incorporado. IP Office 4,1+ es compatible con más de 40 operadoras automáticas, mientras que anteriormente sólose admitían 4.

Cada operadora automática tiene:

· AccionesSe puede asignar una acción a cada una de las teclas normales de marcado DTMF, *, # y 0 a 9. Las personas quellaman pueden marcar durante los avisos, es decir, presionar una tecla de acción mientras escuchan los avisos de

los saludos. Con IP Office 4,0+, también puede asignar una acción a la tecla Fa x . Si se configura una acción detransferencia, cuando se detecte un tono de fax, la operadora automática dirigirá la llamada al destino detransferencia de fax especificado a través de la acción de Trans ferenc ia .

· Marcado po r nombr e IP Office 5,0+ Las personas que llaman pueden marcar el nombre del usuario deseado. Luego se reproduce una lista de losnombres que coinciden para que la persona que llama seleccione uno.

· Marcado po r núm eroLas personas que llaman pueden marcan el número de extensión deseado. No hay ningún avisorelacionadocon la acción. Si se necesita un aviso, es como parte del aviso del menú. Si el plan de marcado no tiene unalongitud uniforme, pueden producirse resultados inesperados. Todos los números de extensión de los usuariosy los grupos de búsqueda deben tener la misma cantidad de dígitos.

· Trans ferenc i a no rm a lSe transfiere a la persona que llama a un número especificado. Se trata de una transferencia supervisada, es

decir que si la línea está ocupada o no hay respuesta, la llamada seguirá la configuración del usuario o el grupode búsqueda al que se dirige. Si el campo de destino se deja en blanco, las personas que llaman puedenmarcar el número de extensión que necesitan, pero no se reproducirá ningún aviso.

· Sin def in i rNo se realiza ninguna acción.

· Nueva repr oducc ión de l sa ludoSe repite el saludo del menú.

· Trans ferenc iaSe transfiere la llamada al destino seleccionado. Esta acción se utiliza con la tecla Fax para que, cuando sedetecte un tono de fax, se transfiera la llamada a la extensión especificada.

· Trans ferenc i a a una operadoraSe usa para acceder a una operadora automática desde otra.

· AvisosPuede grabar distintos avisos de saludo para la mañana, la tarde y la noche (fuera de horario). Los avisos se usansegún los Perfiles de hora relacionados. A los avisos de saludo, les sigue un aviso con las opciones del menú, que seutiliza para informar a la persona que llama acerca de las opciones de la operadora automática. Para obtener másinformación, consulte Grabación de avisos .

· Cuando no existen perfiles de hora o éstos se superponen o discrepan, el orden de prioridad es para los perfilesasignados a la Mañana , la Tarde y luego la Noche.

38




Configuración de la operadora automática:

5.1 Creación de una operadora automáticaEl siguiente proceso muestra un ejemplo de la configuración de una operadora automática para el correo de vozincorporado. En este ejemplo, la operadora automática debe dar a las personas que llaman la opción de presionar 0 pararecepción (grupo de búsqueda 200) o 1 para ventas (grupo de búsqueda 301).

· Para conocer detalles acerca del enrutamiento de llamadas a la operadora automática, consulteEnrutamiento dellamadas entrantes a una operadora automática .

Para c rea r una operador a au tom át i ca :1.Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente.

2.Tenga en cuenta que si se utilizarán perfiles de hora en una operadora automática, los perfiles deben crearse antes quela operadora. Para obtener más información, consulte la ayuda de IP Office Manager.

3.Haga clic en Operadora au tom át i ca. Se muestra una lista de las operadoras automáticas existentes.

4.Haga clic en Creac ión de una nu eva grabac ión en el Panel de grupo. Seleccione Operadora au tom át i ca.En elcampo de N o m b r e , ingrese el nombre para la operadora automática, que puede tener hasta 15 caracteres.

· N o m b r e : Rango = hasta 12 caracteres Este campo configura el nombre para el servicio de operadora automática. Las llamadas externas pueden dirigirse ala operadora automática ingresando AA:Nombre en el campo de destino de la ruta de una llamada entrante.

· I n a ct i v i d ad m á x i m a : Predet. = 8 segundos; rango = 1 a 20 segundos; n ivel de software = 3.0+ . Este campo define cuánto tiempo debe esperar la operadora automática a que se presione una tecla válida tras lareproducción de los avisos. Si se excede ese tiempo, se desconecta a la persona que llama o se la tranfiere a laextensión alternativa configurada en la Ruta de la llamadas entrantes utilizada para la llamada.

· Enab le l oca l reco rd i ng ( Perm i t i r g rabac ión l ocal ) : Predet. = Activado, nivel de software = 4.0+ (versión demantenimiento Q2 2007). Cuando está desactivado, se bloquea el uso de los códigos de acceso para grabar avisos para la operadoraautomática. Sin embargo, los códigos de acceso sí pueden usarse para reproducir los saludos.

· Marcado d i rec to po r núm ero : Predet. = desactivado, nivel de software = 6.0+ . Esta configuración afecta el funcionamiento de cualquier tecla presionada en el menú de la operadora automáticaconfigurada para utilizar la acción Marcado po r núm ero .

· Si se lo selecciona, la tecla presionada para la acción se incluye en cualquier dígito siguiente marcado por lapersona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se configura 2 enlas acciones para Marcado po r núm ero , una persona que llama puede marcar 201 para comunicarse con laextensión 201.

· Si no se lo selecciona, la tecla presionada para la acción no se incluye en cualquier dígito siguiente marcadopor la persona que llama para la búsqueda de extensiones de IP Office coincidentes. Por ejemplo, si se

configura 2 en las acciones para Marcado po r númer o , una persona que llama debe marcar 2 y luego 201para comunicarse con la extensión 201.

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· Orden de co i nci denc ias pa ra e l m arcado po r nom bre : Predet. = nombre de pila/ apellido, nivel de software =

5,0+. Determina el orden del nombre usado para la función de Marcado por nombre del correo de voz incorporado. Lasopciones son Nombr e y l uego ape l l ido o Ape l li do y l uego nomb re .

· AA Núm ero : Nivel de software = 4,1+ .Este número es asignado por IP Office y no puede modificarse. Se lo usa junto a los códigos de acceso para accederal servicio de operadora automática o para grabar saludos para la operadora automática.

· Opciones de Mañana / Tarde / Noche y Menú : Cada operadora automática puede tener tres períodos de tiempo distintos, definidos por los perfiles de hora

relacionados. Se puede grabar un saludo para cada período. Las personas que llaman escuchan el saludocorrespondiente, seguido por el saludo con las opciones del menú, que debe detallar las acciones disponibles.

· Per f i l de h o ra El perfil de hora que define cada período de funcionamiento de la operadora automática. Cuando haysuperposiciones o intervalos entre los perfiles de hora, se da prioridad al perfil de la mañana, de la tarde yluego de la noche.

· Códig o de acceso Estos campos indican los códigos de acceso del sistema creados automáticamente para permitir grabar lossaludos para los distintos perfiles de hora y el aviso con las opciones del menú.

· Nombr e de l a g rabac ión : Predet. = en blanco. Rango = hasta 31 caracteres, nivel de software = 4.0+

(versión de mantenimiento Q2 2007). Este campo aparece al lado del código de acceso utilizado para grabar manualmente los avisos de la operadoraautomática. Sólo se lo usa si se utilizan archivos .wav pregrabados como saludo en lugar de grabar

manualmente los saludos mediante los códigos de acceso indicados. Tenga en cuenta que, si se lo utiliza, estecampo distingue mayúsculas y minúsculas y usa el nombre incorporado dentro del archivo .wav en lugar delnombre real del archivo. La función para convertir los archivos .wav al formato correcto se proporciona conManager y puede ejecutarse a través de Archivo | Avanzada | LVM Greeting Utility (Función de saludos LVM)

. Luego los archivos deben transferirse manualmente a la tarjeta de memoria del correo de vozincorporado.

5.Haga clic en la ficha Acciones . La opción para presionar 0 para recepción (grupo de búsqueda Princ ipa l) se ingresa dela siguiente manera:

· Haga clic en la fila de la tecla 0. Haga clic en Edi tar .

· Seleccione la acción Transfe renc i a no rm a l de las opciones disponibles.

· Seleccione el destino deseado. En este ejemplo, se selecciona el grupoPrincipal.

· Haga clic en Aceptar .

6.La opción para presionar 1 para ventas (grupo de búsqueda 301) se ingresa de la siguiente manera:

· Haga clic dentro de la fila de la tecla 1. Haga clic en Edi tar .

· Seleccione la acción Trans ferenc ia n o r m a l de las opciones disponibles.

· Seleccione el destino deseado, que en este ejemplo es el grupoVentas.

· Haga clic en Aceptar .

7.Haga clic en Aceptar para guardar la operadora automática. Se crearán automáticamente códigos de acceso para laoperadora automática, que podrán verse en la ficha Operadora automática.

8.Haga clic en para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.

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Configuración de la operadora automática: Creación de una operadora automática

9.Tras reiniciar el sistema, puede grabar avisos para la operadora automática a través de los códigos de acceso creados.Para obtener más información, consulte Grabación de avisos .38




5.2 Grabación de avisosCuando se crea una nueva operadora automática, se agregan automáticamente varios códigos de acceso a la tabla decódigos de acceso del sistema. Los códigos de acceso permiten grabar varios avisos para la operadora automática. Elnúmero correspondiente que se debe marcar se indica frente a cada saludo en la ficha Operadora automática en laaplicación IP Office Manager.

La parte del número de teléfono se expresa de la forma "AA :N o m b r e .x " , donde N o m b r e es el nombre del servicio deoperadora automática y x es 1 para el saludo de la mañana, 2 para el saludo de la tarde, 3 para el saludo de la noche y 4para el aviso con las opciones del menú.

Para IP Office 4.1 y versiones posteriores el número también puede expresarse de la forma" AA: "N" .x " donde N es elnúmero de operadora automática y x es 1 para el saludo de la mañana, 2 para el saludo de la tarde, 3 para el saludo dela noche y 4 para el aviso con las opciones del menú.

Cuando utiliza cualquiera de esos códigos de acceso, escucha las opciones:

· 1 para escuchar el aviso vigente.

· 2 para grabar un aviso nuevo.

· 3 para guardar el aviso nuevo.

Notas

· Para evitar el uso incorrecto de esos códigos de acceso predeterminados, se los puede eliminar o modificar.

También se los puede quitar de la sección de códigos de acceso del sistema y reconstruir en los códigos de accesode usuario de un usuario confiable. Como alternativa, se puede desactivar la opción Enabl ing Loca l Record ing(Hab i l i tac ión de grabac ión loca l ) (versión IP Office 4.0 de mantenimiento de mayo de 2007 y superiores), loque evita el uso de códigos de acceso para grabar saludos de operadoras automáticas.

· A través de la función de Marcado , los códigos de acceso pueden asignarse a un botón programable. Eso permiteacceder y grabar rápidamente avisos que se modifican con frecuencia.




Configuración de la operadora automática: Grabación de avisos

5.3 Enrutamiento de llamadas entrantes a una operadora automáticaSe puede especificar una operadora automática de correo de voz integral creada como destino en la tabla de Rutas dellamadas entrantes de IP Office. Las personas internas que llaman pueden acceder a una operadora automática a travésde un botón DSS programado o del marcado rápido de la aplicación Phone Manager.

Para d i r i g i r l as l lamadas en t ran tes a un a operadora au tom át i ca:

1.Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente.

2.Haga clic en Ruta de l l amadas en t r an tes y seleccione la ruta deseada.

3.Consulte la ficha Estándar . Controle que la configuración coincida con las llamadas que desea que se dirijan a laoperadora automática (para obtener más detalles, consulte la documentación de IP Office Manager).

4.Haga clic en la ficha Dest ino . En el campo Destino, utilice la lista desplegable para seleccionar la operadoraautomática. Se mostrarán los nombres de las operadoras automáticas configuradas, con el prefijoAA: .

5.En el ejemplo anterior, la Ex tens i ón a l te rna t i va también se ha configurado para dirigir las llamadas a un grupo debúsqueda. La configuración de la Extensión alternativa se utiliza para las personas que llaman a la operadoraautomática que no presionan una tecla válida dentro del tiempo de I n a ct i v i d ad m á x i m a de la operadora.

6.Mediante los perfiles de hora, es posible agregar otros grupos de destino para utilizar la operadora automática enciertos momentos del día o para usar distintas operadoras en distintos horarios.

7.Haga clic en Aceptar .





5.4 Transferencia de llamadas a una operadoraNormalmente, las llamadas se derivan a una operadora automática a través de una ruta de llamadas entrantes de IPOffice. Sin embargo, también puede ser útil transferir las llamadas recibidas en una extensión interna a una operadoraautomática.

Puede transferir las llamadas a una operadora automática de las siguientes maneras:

· Uso de botones programados .

· Uso de Phone Manager .

· Uso de SoftConsole .

· Uso de códigos de acceso .

Uso de bo ton es p rog r am adosEn los teléfonos Avaya con botones programables, esos botones pueden programarse para acceder a los servicios deoperadora automática.

Para c rea r un bo t ón pa ra l a ope radora au tom át i ca:

1.Desde la configuración del sistema IP Office, configure la acción de uno de los botones programables por el usuariocomo Marcar .

2.Configure el número de teléfono relacionado como AA:N o m b r e , en donde la parte de N o m b r e debe coincidir con

el nombre de la operadora automática.

3.Guarde el cambio en la configuración en IP Office.

Cuando el usuario recibe una llamada que desea transferir a la operadora automática, puede utilizar un botónprogramado.

Para t rans fe r i r un a l l amada m ed ian te e l bo tón p rog ram ado :

1.Coloque la llamada en espera.

2.Presione el botón programado para la operadora automática.

3.Cuelgue desde su extensión. Eso hará que se transfiera la llamada retenida a la operadora automática medianteuna transferencia ciega.

Uso de Phon e ManagerPara c rea r un m arcado ráp i do a l a operadora au tom át i ca :

1.Dentro de la aplicación Phone Manager del usuario, haga clic en la ficha Marcados ráp idos.

2.Haga clic con el botón derecho en el panel de marcado rápido y seleccione Nuevo > M i em b r o d e g r u p o d emarcado ráp i do . Se abrirá la ventana de Marcado rápido.

3.En el campo N o m b r e , ingrese un nombre para la operadora automática.

4.En el campo N ú m e r o , ingrese AA:N o m b r e , en donde la parte de N o m b r e debe coincidir con el nombre de laoperadora automática.


Para t r ans fe r i r una l l amada m ed ian te Marcado ráp i do :

1.Durante una llamada que desee transferir a la operadora automática, haga clic en Retener para poner unallamada en espera.

2.Haga clic en la ficha Marcados Rápidos.

3.Haga clic sobre el marcado rápido creado para la operadora automática.

4.Haga clic en Completar transferencia para transferir a la persona retenida.

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Configuración de la operadora automática: Transferencia de llamadas a una operadora

Uso de Sof tConso lePara c rea r un m arcado ráp i do a l a operadora au tom át i ca :

1.Haga clic en la ficha del Grupo BLF deseado.

2.Haga clic con el botón derecho del mouse en el panel de marcado rápido y seleccione Nuevo > Miembro de g rupoBL F. Se abrirá la pantalla de Nuevo miembro de grupo BLF.

3.En el campo N o m b r e , ingrese un nombre para la operadora automática.

4.En el campo N ú m e r o , ingrese AA:N o m b r e , en donde la parte de N o m b r e debe coincidir con el nombre de laoperadora automática.


Para t r ans fe r i r una l l amada m ed ian te Marcado ráp i do :

1.Durante una llamada que desee transferir a la operadora automática, haga clic en Retener para poner unallamada en espera.

2.Haga clic en la ficha de Grupo BLF.

3.Haga clic sobre el marcado rápido creado para la operadora automática.

4.Haga clic en Comple ta r t rans fe renc i a para transferir a la persona retenida.

Uso de cód ig os de accesoLa función de código de acceso de Operadora au tom át i ca puede utilizarse para conectarse con una operadoraautomática en particular. El campo Número de te l é fono adquiere la forma AA: seguida por el nombre del servicio deoperadora automática.

En el ejemplo proporcionado a continuación, al marcar * 9 8 se conectaría al usuario a la operadora automática llamadaEjemp lo.


Código *98

Func ión Operadora automática

Número de te l é fono "AA:Ejemplo"


Una vez que se ha creado un código de acceso para una determinada operadora automática, se puede transferir a laspersonas que llaman.

Para t r ans fe r i r a una pe rsona :

1.Presione TRANSFERI R.

2.Marque el código de acceso a la operadora automática.

3.Presione TRANSFERI R nuevamente para completar el proceso.




5.5 Uso de la operadora automática para acceder al correo de vozUna función útil de las operadoras automáticas es permitir a las personas que llaman acceder a sus propios buzones decorreo de voz. Para hacerlo, primero se debe crear un código de acceso y luego se debe utilizar dicho código como destinode la operadora automática.

Para c rear un cód igo de acceso para acceso rem oto:

1.Inicie IP Office Manager y cargue la configuración correspondiente.

2.Abra la configuración del usuario o grupo de búsqueda para el que desea a crear el acceso remoto y, en la fichaCorr eo de voz , asegúrese de que se haya configurado un Código de corr eo de voz . El acceso remoto nofuncionará sin ese código.

3.En el panel del árbol de configuración, haga clic en Códig o de acceso . Se mostrarán los códigos de accesoexistentes del sistema.

4.Haga clic en Creac ión de una n ueva grab ac ión en el Panel de grupo. Seleccione Códig o de acceso .

5.Cree un código de acceso como el del siguiente ejemplo:


Código *99

Func ión Recolección de correo de

vozNúmero de te l é fono ?


6.Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo código de acceso.

7.Cree una operadora automática y seleccione la tecla que la persona que llama deberá utilizar. Configure la Acciónde la tecla para Transfe renc i a Norm a l. Ingrese el código de acceso en el destino; en el ejemplo, sería * 9 9 .


9.Haga clic en para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.

A partir de ese momento, a las personas externas que llamen a la operadora automática y seleccionen la opción correcta,se les pedirá que ingresen el número del buzón y luego el código de acceso al buzón. Si ingresan esos datoscorrectamente, podrán recolectar los mensajes.




Configuración de la operadora automática: Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz

5.6 Uso de archivos de aviso con nombreIP Office 4.1+ permite convertir archivos pregrabados y utilizarlos como saludos de la operadora automática. Eso permitegrabar saludos a través de otros métodos distintos, en lugar de mediante los códigos de acceso telefónicos de IP Office.También permite que se comparta el mismo saludo en varias operadoras automáticas.

· Ev i tar q ue se grabe enc ima de arch ivos cargadosUna vez que se han cargado en IP Office los archivos convertidos, aún se puede grabar sobre ellos mediante loscódigos de acceso predeterminados para la grabación de saludos de la operadora automática. Para impedir ese uso,desmarque la opción Enable loca l record in g (Perm i t i r gr abac ión loca l) de la operadora automática para queno quede seleccionada.

A. Conv ers ión d e las gr abac ionesEste proceso convierte la grabación del archivo WAV original al formato necesario para el correo de voz incorporado de IPOffice.

1.La grabación original debe estar en el siguiente formato de archivo WAV. Si está en otro formato, convierta elarchivo con una herramienta tal como la Grabadora de sonidos de Windows.

· PCM/ s i n compr im i r .

· 8000 KHz, 16b i t , Mono .

2.Inicie IP Office Manager.

3.Seleccione Arch ivo | Avanzada | LVM Greet in g Ut i l i ty ( Func ión de sa ludos LVM) .

4.Haga clic en el botón .. . de I npu t F i l e (A rch i vo de en t rada ) y seleccione el archivo WAV.

5.Haga clic en el botón .. . de Output F i le ( Arch ivo de sa l ida) y seleccione la ubicación en la que desea guardar elarchivo convertido.

6.Seleccione el formatoG711 .

· Ingrese un nombre para el archivo (hasta 8 caracteres, sin espacios) y termine el nombre del archivo con .

c1 1 .

· Ingrese un nombre para la grabación en el campo Nombr e de l a g rabac ión. Éste es el nombre que seingresará en la configuración del sistema IP Office para utilizar la grabación. Tenga en cuenta que el campodistingue mayúsculas y minúsculas.

7.Asegúrese de que el Formato coincida con el seleccionado para la configuración de Outpu t F i l e (A rch i vo desal ida) elegida anteriormente.


B. Ed i c i ón de una operadora au t om át i ca pa ra u t i l i za r g rabac iones con nom bre1.Inicie IP Office Manager y reciba la configuración de IP Office.

2.Seleccione el formulario Operadora au tom át i ca y seleccione o cree la operadora automática deseada.

3.En el campo Nombre de la grabación ingrese el nombre del saludo que se utilizará. Es el Nombre de lagrabación ingresado durante la conversión del archivo, no el nombre real del archivo. Distingue mayúsculas yminúsculas.

4.Si sólo se utilizarán archivos de saludo convertidos con la operadora automática, puede ser recomendable

desactivar la opción Enable loca l record in g (Perm i t i r gr abac ión loca l ) para evitar que cualquier usuario delsistema grabe sobre el archivo.

5.Envíe la configuración a IP Office.




C. Trans fe renc ia de l a g rabac ión a un a ta r j e ta de m emo r ia de co r reo de vozi n c o r p o r a d oEn la aplicación IP Office Manager, seleccione Arch i vo | Avanzada | Admin i s t rac i ón de a rch i vos i n teg rada . Arrastrela grabación creada anteriormente hasta la carpeta adecuada de la tarjeta de memoria. En los sistemas IP500v2, lacarpeta adecuada es d y n am i c\ l v m ai l\ A AG en la tarjeta SD del sistema. En otros sistemas, es la carpeta l v m a i l\ A AG.




Configuración de la operadora automática: Uso de archivos de aviso con nombre

5.7 Marcado por nombreIP Office 5.0 permite seleccionar la opción Marcado po r nombr e como opción de la operadora automática. Se solicitará alas personas que llamen y seleccionen dicha opción que marquen el nombre deseado y luego presionen #. Entonces seutilizarán los avisos con grabaciones de nombres de usuarios coincidentes para que la persona que llama puedaseleccionar uno.

El orden utilizado para el nombre se establece como nombre/apellido o apellido/nombre según lo establecido en elOrdende co i nci denc ias pa ra e l mar cado po r nom bre en la configuración de la operadora automática.

El nombre utilizado para la búsqueda de coincidencias se toma de la configuración de usuario dentro de la configuración de

IP Office. Se utilizará el nombre completo si se lo configuró de esa manera, y si no sólo el nombre de pila.Los usuarios quedan excluidos del Marcado por nombre si:

· Están marcados como Ex D i recto ry (Ex d i rec to r i o ) (Usuario | Usuario) en la configuración de IP Office.

· No tienen un aviso con la grabación del nombre del buzón.

· Pueden grabar su propio nombre marcando * 0 5 tras acceder a su buzón de voz.

· La función asume que se utiliza un teclado de marcado con letras ITU estándar.

· La acción le indica a la persona que llama que marque el nombre deseado y presione# . Por ejemplo, si se marca527, coincide con los nombres que comienzan con JAS (por ejemplo "Jason") y KAR (por ejemplo "Karl"). Laspersonas que llaman también pueden presionar * # para salir sin realizar ninguna selección.

· Si no se encuentra ninguna coincidencia, se da a la persona la opción de volver a intentarlo.

· Si se encuentran 10 coincidencias o menos, los saludos con los nombres de buzones coincidentes sereproducen en una lista de selección, es decir, "Presione 1 para …, p resione 2 para …, …".

· Si se encuentran más de 10 coincidencias, se indica a la persona que llama que presione # para escuchar las10 primeras o que marque más caracteres para reducir el número de coincidencias. Si la persona seleccionareproducir la lista, tras cada grupo de 10 coincidencias, podrá seleccionar un nombre o seguir los avisos paraconocer otras opciones.

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Otros

Capítulo 6.




6. Otros6.1 Acceso remoto al buzónEl acceso remoto al buzón es acceder al buzón desde cualquier otra ubicación que no coincida con el número del usuariodel buzón o el grupo de búsqueda. Eso incluye tanto el acceso interno como externo.

· El acceso remoto sólo es posible si el usuario del buzón o el grupo de búsqueda tiene un código de correo de vozestablecido en la configuración de IP Office.

Existen varias formas de habilitar el acceso remoto al buzón.1.Di recto desde una ru t a de l l amadas en t r an tes

Se puede configurar una ruta de llamadas entrantes para permitir el acceso remoto al buzón. La opción Corr eo devoz puede seleccionarse como Dest ino o Dest i no de se rv i c io noc tu r no de una Ruta de l l amadas en t r an tes.

2.Uso de un cód igo de acceso Se puede crear un código de acceso que utilice la función de Recolecc ión d e l correo de voz , pero sin especificarun nombre de buzón en el campo Número de te l é fono , para que se produzca el acceso remoto. A continuación semuestra un ejemplo. Ese código de acceso puede ser utilizado por los usuarios del sistema, como destino de unaruta de llamadas entrantes o como destino de una opción de operadora automática.


Código *99

Func ión Recolección de correo devoz

Número de te l é fono ?


3.Med ian te un a operadora au tom át i ca Se puede utilizar una operadora automática para permitir el acceso remoto al buzón. Se puede ingresar un códigode acceso similar al del ejemplo como destino de una de las opciones de Trans ferenc i a no rm a l de la operadoraautomática. Para obtener más información, consulte Uso de la operadora automática para acceder al correo de voz

.42




Otros: Acceso remoto al buzón

6.2 Supervisión del correo de voz incorporadoLa aplicación IP Office Monitor puede utilizarse para observar el funcionamiento del correo de voz incorporado.

1.Desde el menú de Inicio, seleccione Programas > I P Of f i ce.

2.Seleccione Mon i to r .

3.Desde el menú de Archivo, haga clic en Seleccionar Unidad . Se abre la ventana de Selección del sistema parasupervisar.

4.Ingrese la d i recci ón I P de l a un i dad de con t ro l y la contraseña. Según la configuración del sistema IP Office, lacontraseña solicitada es la contraseña del sistema u otra contraseña de supervisión distinta en caso de que se hayaestablecido una.

5.Controle que el Tipo de un idad de con t ro l esté configurado como I P Of f i ce.


7.La aplicación Monitor intentará conectarse con la unidad de control. Si la conexión se realiza con éxito, apareceráalgo similar a lo siguiente.

********** SysMonitor v6.0 (11031) ******************** contact made with 192.168.42.119 at 10:08:25 15/11/2006 ******************** System (192.168.42.119) has been up and running for 1day, 19hrs, 3mins and 7secs(154987775mS) **154987776mS PRN: Monitor Started IP=192.168.42.130 IP 500 4.0(11031) IP500_40

(IP Office: Supports Unicode, System Locale is eng)154987776mS PRN: LAW=A PRI=0, BRI=4, ALOG=4, ADSL=0 VCOMP=32, MDM=0, WAN=0, MODU=0 LANM=0 CkSRC=1 VMAIL=1(154987778mS LIST2: IFACE(4) "LAN1","LAN2","DialIn","RemoteManager"

A:\lvmail\ENG\*.*155088356mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Scanning A:\lvmail\ITA\*.*155088456mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\ITA\*.*155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\*.*155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: END-OF-LIST found155088462mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: called 2006/11/15 10:10:02155088520mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: Free: 955.9 MBytes ( 92% )155088520mS PRN: 33 Hours 11 Minutes Approx. Remaining155088520mS PRN: FMML Size: 27

8.Desde el menú Fi l t ros seleccione Trace Opt io ns (Opc iones de seguim iento) . Se abrirá la ventana de Todos losvalores.

9.Se pueden seleccionar los siguientes eventos del correo de voz incorporado para incluirlos en el seguimiento desupervisión:

10.En la ficha L lamada, seleccione las opciones que desee supervisar en la sección de Corr eo de voz incorpor ado .

11.En la ficha Sis tema , seleccione I m p r i m i r.

12.La selección de Trace Color ( Color de seguim iento) de la ficha del sistema se aplicará a los eventos del correode voz incorporado.


14.Entonces los eventos del correo de voz se mostrarán en el seguimiento de Monitor cuando esté funcionando. Atodos los eventos se les agrega el prefijo LV .

Manten im ien to de l co r r eo de voz i nco rpo r adoEl correo de voz incorporado realiza mantenimiento aproximadamente cada 5 minutos, sujeto a otras actividadessimilares. Eso puede observarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando la opción de seguimientoFi l t ros |L l amada | Man ten im ien to ( Cor reo de voz i nco rpo rado) .

Los detalles incluyen la capacidad restante aproximada de mensajes de la tarjeta de memoria.

156165753mS LVM(housekeeping): FlashMan: FiveMinuteActions: called 2009/01/29 10:10:55156165796mS LVM(housekeeping): FlashMan: FiveMinuteActions: Free: 426.4 MBytes ( 81% )156165796mS LVM(housekeeping): 14 Hours 48 Minutes Approx. Remaining156165796mS LVM(housekeeping): FMML Size: 35

Cont ro l de l os g ru pos de av i sosPara las funciones adicionales del correo de voz incorporado agregadas en las nuevas versiones de IP Office, se necesitannuevos avisos. Los avisos faltantes pueden informarse en la aplicación IP Office System Monitor habilitando las opcionesde seguimiento Fi l t ros | Si s tema | Er ro r . Los mensajes de error se envían en intervalos regulares.

158267586mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing158267587mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing158267592mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing




6.3 Programación de botonesLas mismas funciones utilizadas para los códigos de acceso del correo de voz integrado también pueden asignarse a losbotones del teléfono.



3.Haga clic en el usuario deseado.

4.Haga clic en la ficha de Programación de botones.

5.Haga clic en la línea de botones que desee cambiar. Haga clic enEdi tar . Los campos del botón Editar se muestranen la parte inferior del formulario.

6.Haga clic en al final del campo de Acción . Se abrirá la ventana de Programación de botones.

7.Seleccione Avanzada > Corr eo de voz para ver la lista de funciones del correo de voz.

8.Seleccione la función deseada:

· Recolecc ión de cor reo de v ozPermite acceder a un buzón para recolectar o dejar mensajes. El buzón y la acción se determinan según elnúmero de teléfono relacionado, que se expresa con la forma " ?N o m b r e " para recolectar mensajes y " #N o m b r e " para dejar un mensaje. La parte del N o m b r e debe coincidir con el nombre de usuario o grupo debúsqueda establecido en la configuración de IP Office. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestraRecol .CV seguido del nombre.

· Corr eo de voz ac t i vadoEsta función activa o desactiva el desvío de llamadas al buzón del usuario o el grupo. Cuando se la programaen una tecla DSS, la acción se alterna, para que no se necesite una tecla distinta para desactivar el correo devoz. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestra CV act..

· Timbr ado de l corr eo de voz act i vadoEsta función activa o desactiva la notificación de nuevos mensajes mediante timbrado. Cuando se la programaen una tecla DSS, la acción se alterna, para que no se necesite una tecla distinta para desactivar el timbradodel correo de voz. En los teléfonos adecuados, la tecla DSS muestra CVTiA.

9.Repita el procedimiento para todas las teclas pertinentes.


11.Repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado.12.Utilice para volver a guardar los nuevos cambios en el sistema IP Office.




Otros: Programación de botones

6.4 Visual VoiceSe puede dar a los usuarios un menú en pantalla para acceder al buzón. El menú brinda al usuario opciones para escucharlos mensajes, enviar mensajes, y cambiar los saludos y la contraseña.

· NotaLa función Visual Voice no está disponible en todos los teléfonos. Necesita un teléfono Avaya con pantalla de líneasmúltiples (más de 2).

· Botón MENSAJESPara IP Office 4.2+, el botón MENSAJES del teléfono puede configurarse para activar Visual Voice, en lugar de

para acceder a los avisos orales del correo de voz. En la aplicación IP Office Manager, seleccioneSis tema | Cor reode voz | Messages But t on Goes To V isua l Vo ice (E l botón Mensajes l leva a V isua l Vo ice) .

Para br indar a l usuar io un bot ón de V isua l Vo ice



3.Haga clic en el usuario deseado.

4.Haga clic en la ficha de Programac ión de bo tones.

5.Haga clic en la línea de botones que desee cambiar.

6.Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo Acción .

7.Seleccione Emulac ión > Visual Voice.

8.Haga clic en Aceptar para guardar los detalles del botón para el usuario seleccionado.

9.Repita el procedimiento para cualquier otro usuario deseado.





6.5 Códigos de accesoEl correo de voz incorporado es compatible con diversas funciones de códigos de acceso de IP Office.

Cód igos de acceso p r ede te rm inadosLos siguientes códigos de acceso predeterminados del sistema pueden utilizarse con el correo de voz incorporado.

· Recolección d e m ensajes : * 1 7

Puede ser utilizado por los usuarios para acceder al buzón relacionado con su extensión.· Cor reo de voz ac t i vado / desac t i vado : * 1 8/ * 1 9

Activa o desactiva la derivación de llamadas al buzón del usuario.

· Timb rado de co r reo de voz act i vado / desac t i vado : * 4 8 / * 4 9Activa o desactiva el timbrado al usuario ante nuevos mensajes.

· Grabac ión de m ensaje :La función de Grabación de mensaje se utiliza para grabar avisos que se utilizan cuando se pone en cola a laspersonas que llaman a un grupo de búsqueda. Para obtener más información, consulte Configuración de los avisosde llamadas en cola .

· * 9 1 N ; : Para grabar un Aviso 1 para un grupo de búsqueda.

· * 9 2 N ; : Para grabar un Aviso 2 para un grupo de búsqueda.

Fun c iones de cód ig os de accesoSe pueden agregar códigos de acceso adicionales según sea necesario a través de las funciones de códigos de accesomencionadas a continuación. Para obtener más detalles acerca de los códigos de acceso, consulte la documentación de IPOffice Manager.

· Recolección de l correo de vozEsta función de códigos de acceso puede utilizarse para crear códigos de acceso para recolectar o dejar mensajes.La acción exacta se establece mediante el uso de ? o # en el número de teléfono. Por ejemplo,"?Pr inc ipa l "indicaría la recolección de mensajes en el buzón llamado Principal. " # Pr i nci pa l " indicaría que un usuario deseadejar un mensaje en el buzón llamado Principal. Tenga en cuenta que las comillas " " son necesarias y el nombredebe coincidir con el del usuario o el grupo de búsqueda a cuyo buzón se desea acceder. Por ejemplo:


Código *99Func ión Recolección de correo de voz

Número de te l é fono "?Principal"


· El uso de ? solo en el número de teléfono sin comillas y un nombre de buzón permite el acceso remoto. Se leindicará al usuario que ingrese el número de buzón y luego el código de acceso a los buzones, si se hubieraconfigurado uno.

· Corr eo de voz ac t i vado / Corr eo de voz desac t i vadoEstas dos funciones activan o desactivan la derivación de llamadas al buzón del usuario o del grupo. No se necesitaningún número de teléfono para ninguna de estas funciones.

· Timb rado de co r reo de voz act i vado / desac t i vado

Estas dos funciones activan o desactivan la notificación de nuevos mensajes mediante timbrado. No se necesitaningún número de teléfono para ninguna de estas funciones.

· Operadora au t omát i caEsta función se utiliza para grabar avisos y saludos de operadora automática. Normalmente, los códigos de accesopara esta función se crean automáticamente. Sin embargo, es posible eliminarlos y reasignarlos según seanecesario. Para obtener más información, consulte Creación de una operadora automática .

· Grabar m ensa je Permite grabar mensajes de avisos para usuarios y grupos de búsqueda.

· Apagar e l co r reo de voz i nco rpo rado Compatible con IP Office 4.0+. Permite que se desactive el servicio de correo de voz incorporado proporcionado porla tarjeta de memoria. En los sistemas anteriores a la versión 6 de IP Office, este código de acceso debe utilizarseantes de quitar una tarjeta de memoria del sistema. En los sistemas IP Office 6+, en cambio, se debe utilizar uncomando de apagado de la tarjeta de memoria.

· I n i c i ar e l co r reo de voz i nco rpo rado Compatible con IP Office 6+. Permite reiniciar un servicio de correo de voz incorporado que se ha apagado.

31

35




Index

IndexAAcceso al buzón 20Acceso al buzón de grupos de búsqueda 30Acceso remoto 48Actualización

Avisos 16Avisos 20

Actualización 16Grabación 38

CCódigo de acceso 20Códigos de acceso 52Colas

Configuración 31Configuración

Colas 31IP Office 17

Configuración del buzón del usuario 20Correo de voz incorporado 17

Descripción general 7

Supervisión 49DDescripción general

Correo de voz incorporado 7

EEjemplo de configuración de la operadora automática 35Email de correo de voz 20Enrutamiento

Llamadas entrantes 39

FFunciones del buzón de correo de voz incorporado 7

G

GrabaciónAvisos 38

IIdiomas compatibles 10Indicación de mensaje en espera 20, 29Instalación de IP 500 15IP Office

Configuración 17

LLlamadas entrantes

Enrutamiento 39

N

Novedades 9Números de interrupción 20

OOperadora automática 39

PProgramación de la tecla DSS 50

RRecepción de correo de voz 20

SSupervisión

Correo de voz incorporado 49

TTeclas DSS de acceso interno 40Timbrado 20Trucos de las operadoras automáticas 42

UUso de archivos de aviso con nombre 43

VVisual Voice 51




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antes de que puedan aplicarse a cualquier pedido o contrato concreto. Laempresa se reserva el derecho a alterar o corregir las especificaciones

indicadas. La publicación de la información contenida en este documento noimplica la libertad de patente o de otros derechos de protección de Avaya o

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