inspecciones seguimiento 045

OFIC. PTO FIJO

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Punto Fijo Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial Punto FijoActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".REVISIN DOCUMENTALSINOOBSERVACIN EVIDENCIAS1. Documentos y/o evidencias que demuestren la recepcin de dotacin de material de oficina durante el Primer Trimestre 2014.2. Documentos que evidencien las gestiones realizadas ante la Unidad de Transporte en cuanto al mantenimiento y reparacin de las unidades vehiculares, durante el primer trimestre del ao 2014. 3. Documentos que evidencien los trmites efectuados para la obtencin y/o instalacin de contadores, durante el primer trimestre del ao 2014.4. Documentos donde se evidencie la recepcin de Lineamientos relacionados con los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios. . 5. Documentos donde se evidencie la recepcinde Lineamientos relacionados con los Niveles de Cumplimientos de la Gestin de Cobranza durante el primer trimestre del ao 2014.POR AUDITORIA INTERNAPOR OFICINA COMERCIAL

Firma:___________________________________________________Firma:_________________________________________________NOMBRE Y APELLIDO: ____________________________________NOMBRE Y APELLIDO: _________________________________CARGO: _________________________________________________CARGO: ______________________________________________C.I.:_____________________C.I.:______________________________

Firma: ___________________________________________________Firma: ________________________________________________NOMBRE Y APELLIDO:_____________________________________NOMBRE Y APELLIDO:__________________________________CARGO:_______________________________________________CARGO:_______________________________________________C.I.:________________________C.I.:__________________________

Hoja2

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Punto Fijo Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial Punto FijoActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".OBSERVACIN

POR AUDITORIA INTERNAPOR OFICINA COMERCIAL



Ofic. Caja de Agua

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Punto Fijo Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial Caja de AguaActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".REVISIN DOCUMENTALSINOOBSERVACIN EVIDENCIAS1. Documentos y/o evidencias que demuestren la recepcin de dotacin de material de oficina durante el Primer Trimestre 2014.2. Documentos que evidencien las gestiones realizadas ante la Unidad de Transporte en cuanto al mantenimiento y reparacin de las unidades vehiculares, durante el primer trimestre del ao 2014. 3. Documentos que evidencien los trmites efectuados para la obtencin y/o instalacin de contadores, durante el primer trimestre del ao 2014.4. Documentos donde se evidencie la recepcin de Lineamientos relacionados con los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios. . 5. Documentos donde se evidencie la recepcin de Lineamientos relacionados con los Niveles de Cumplimientos de la Gestin de Cobranza durante el primer trimestre del ao 2014.POR AUDITORIA INTERNAPOR OFICINA COMERCIAL



Hoja3

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Punto Fijo Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial Caja de AguaActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".OBSERVACIN




Ofic. Coro

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Coro Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial CoroActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".REVISIN DOCUMENTALSINOOBSERVACIN EVIDENCIAS1. Documentos y/o evidencias que demuestren la recepcin de dotacin de material de oficina durante el Primer Trimestre 2014.2. Documentos que evidencien las gestiones realizadas ante la Unidad de Transporte en cuanto al mantenimiento y reparacin de las unidades vehiculares, durante el primer trimestre del ao 2014. 3. Documentos que evidencien los trmites efectuados para la obtencin y/o instalacin de contadores, durante el primer trimestre del ao 2014.4. Documentos donde se evidencie la recepcin de Lineamientos relacionados con los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios. . 5. Documentos donde se evidencie la recepcin de Lineamientos relacionados con los Niveles de Cumplimientos de la Gestin de Cobranza durante el primer trimestre del ao 2014.POR AUDITORIA INTERNAPOR OFICINA COMERCIALFirma:___________________________________________________Firma:_________________________________________________NOMBRE Y APELLIDO: ____________________________________NOMBRE Y APELLIDO: _________________________________CARGO: _________________________________________________CARGO: ______________________________________________C.I.:_____________________C.I.:______________________________


Hoja4

MINUTA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Coro Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial CoroActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".OBSERVACIN




Hoja1

INFORMACIN RECIBIDA

OFICINAS COMERCIALESLugar: Punto Fijo Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Comercial Punto Fijo y Caja de AguaActuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".REVISIN DOCUMENTALSINOOBSERVACIN 1. Relacin de solicitudes realizadas con respecto a: 1.1. Dotacin de materiales de oficinas.1.2. Recuperacin del parque automotor1.3. Dotacin de contadoresLas evidencias deben contar con los siguientes atributos: a) Fecha de emisin de la solicitudb) A quien esta dirigidoc) Cantidad solicitada (materiales y contador), los vehiculos indicar el numeros de la unidad.d) Fecha en la que fue atendida la solicitud.e) Cantidad recibida (materiales y contador) y los vehiculos que recibieron mantenimiento o reparaciones.2. Lineamientos recibidos como Centro de Servicio: Relacionados con los procesos de cobranza a los usuarios del servicio de Energia Electrica tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios.3. Los indices de las metas de recaudacin para el rea de Cobranza.4. Los ndices de gestin de cobranzas, establecidas en las estrategias de recaudacin, control de deuda y morosidad para el ao 2013 y 1er trimestre 2014

POR AUDITORIA INTERNAPOR OFICINA COMERCIALFirma:___________________________________________________Firma:_________________________________________________NOMBRE Y APELLIDO: ____________________________________NOMBRE Y APELLIDO: _________________________________CARGO: _________________________________________________CARGO: ______________________________________________C.I.:_____________________C.I.:______________________________


Hoja5

MINUTA

Lugar: Coro Estado FalcnFecha:Hora:Oficina: Actuacin / Auditora: AI-CP-08-PC-087-14 "Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementadas por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de Junio 2013, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el Prceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales con mayor Recaudacin en el Estado Falcn".OBSERVACIN1.1.1. La Coordinacin de Procura entreg la informacin solicitada segn memorando N PR-FL-ZUL-093-2014 de fecha 01/07/2014, el cual evidencia los procesos de contratacin correspondientes al rea comercial del estado Falcn, en cuanto a la adquisicin de Material de Oficina, durante el ao 2013 y 1er trimestre 2014, se observ, siete (7) procesos de contratacin, de los cuales tres (3) fueron declarados desiertos, por su parte los cuatro (4) procesos que se llevaron a termino, se efectuaron en fechas anteriores a la presentacin del Plan de Acciones Correctivas, (15 de Noviembre de 2013), los Procesos de Contratacin se llevaron a cabo entre los meses de Marzo, Abril, Junio y julio 2013, informacin corroborada en los registros del sistema SAP. 1.1.1.1. En cuanto a las evidencias que demuestren la dotacin de material de oficina, se pudo constatar en las oficinas comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, que esta dotacin es recibida por el Departamento de Planificacin Comercial, a travs de notas de entrega, la Lcda. Amarilis Galicia seala en minuta sin numero, de fecha 15/07/14, que la solicitud se realiza va telefnica al departamento antes sealado, en caso de que el mismo le indique que no tiene el material solicitado, se procede a efectuar la compra por caja chica, la entrega del material de oficina que se recibe y/o se compra, se entrega a los diferentes departamentos que conforman estas oficinas comerciales a travs de un formato de Control de Entrega del Material.1.1.2. Verifique las gestiones realizadas ante las instancias correspondientes para la reactivacin de las unidades vehiculares. NO SE HA REDACTADO 1.1.2.1. En cuanto al mantenimiento y reparacin del parque automotor de las oficinas comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, se constato que la misma se efecta directamente por el responsable de las unidades vehiculares, el diagnostico de los vehculos lo realizan los mecnicos de la empresa quienes son enviados por el Ing. Jaime Lugo, los cuales verifican el estado de la unidad e informan verbalmente al responsable, quien luego procede a la reparacin y/o compra de los repuestos, o servicios necesarios, a travs de caja chica. 1.1.3.1.Solicite a la Lder Operativo Comercial los documentos que evidencien los trmites efectuados para la obtencin de contadores, durante el primer trimestre del ao 2014. NO SE RECIBIO INFORMACIN 2.1. En la revisin efectuada a la informacin entregada por el Lder Operativo de Comercializacin a travs de correo Outlook en fecha 08 de Julio de 2014, se pudo constatar, la Propuesta de Ajuste a la Estructura Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, de fecha Enero 2014, evidencia que no muestra firmas de ver sido aprobada. De igual forma, se evidenci memorando N CNGE-2014-017 de fecha 12/02/2014, emitido por el Ing. Alejandro Snchez Coordinador Nacional de Gestin de Energa, el cual seala la aclaratoria efectuada a la Estructura Organizativa para los Estados, presentada por la Comisionadura Nacional de Distribucin, Comercializacin y UREE, en fecha 05/02/2014, donde, entre otros aspectos se indica, el ajuste efectuado al Departamento de Gestin de Energa. En este sentido, se pudo observar que la recomendacin efectuada por este rgano de control fiscal esta siendo atendida. 2.1.1 En las evidencias suministradas por el Lder Operativo de Comercializacin, a travs de correo interno, en fecha 08 de Julio de 2014, relacionados con la emisin de Lineamientos a los Centros de Servicios en cuanto a los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios, se pudo constatar la existencia de dos (02) memorandos, N 17943-3000/001 de fecha 30 de Enero 2014 y N 17943-3000/015 de fecha 17 de Marzo de 2014, dirigido a los Lideres de los Centros de Servicios, donde se pudo apreciar las actividades relevantes que deben aplicarse para incrementar la recaudacin durante el ao 2014. Adicionalmente, se constat, en las Oficinas Comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, dos (02) memorando; N SCNC-030 de fecha 02/04/14, emitido por la Subcomisionadura Nacional de Comercializacin y recibido por la Lcda. Amarilis Galicia en fecha 10/04/14, difundido vio correo interno, el cual seala los lineamientos para gestionar la cobranza con los empleados de Corpoelec, y el memorando N SCNC-048 de fecha 07/05/14, el cual indica los avances de la Gestin de cobro a los empleados de Corpoelec al 30/04/14, segn minuta sin numero de fecha 15/07/14. Adicionalmente, la Lcda. Yuraima Lpez, indica en minuta sin numero de fecha 16/07/14, que no ha recibido lineamientos por escrito o va correo interno, estos lineamientos son efectuados via telefnica. En cuanto a las tarifas de Grandes Usuarios recibe instrucciones del Ing. Jorge Caneln, Departamento de Grandes Usuarios, quien le indica las estrategias a seguir.POR AUDITORIA INTERNAPOR LIDER OPERATIVO DE COMERCIAL



inspecciones seguimiento 045

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