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Instructivo para Manejo de InventariosPAC

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Tabla de contenido

MÓDULO INVENTARIOS..............................................................................................................3

1. INGRESO AL SISTEMA..........................................................................................................3

2. RECEPCIÓN DE MERCADERÍA EN BODEGA..........................................................................6

3. TRANSFERENCIAS A BODEGAS..........................................................................................14

4. RECIBO DE TRANSFERENCIAS MANUALES.........................................................................19

5. TRANSFERENCIA A TECNICOS............................................................................................22

6. TRANSFERENCIA DE TECNICOS A ENLACES........................................................................26

7. TRANSFERENCIA DE ENLACES A TÉCNICOS........................................................................29

8. TRANSFERENCIA TECNICOS A BODEGAS...........................................................................31

9. TRANSFERENCIA ENLACES A BODEGAS.............................................................................33

10. TRANSACCIONES – MATERIAL UTILIZADO.....................................................................35

11. TOMA DE INVENTARIO FÍSICO.......................................................................................37

12. CONSULTAS....................................................................................................................39

12.1 Kárdex por producto..................................................................................................39

Este reporte muestra de manera detallada los movimientos que existen por producto desde su compra...............................................................................................................................39

12.2 Categorías..................................................................................................................40

Este reporte muestra el detalle de todas las categorías que se encuentran creadas.............40

12.3 Catálogo de Productos...............................................................................................40

Este reporte muestra en detalle todos los productos manejados por Puntonet y con el respectivo stock.....................................................................................................................40

12.4 Diario de Transacciones.............................................................................................41

Es un reporte que muestre por movimiento y por fecha cada producto...............................41

12.5 Balanza de Movimientos (Cantidad).........................................................................42

Este reporte da un detalle de la cantidad actual por productos al igual de las salidas...........42

12.6 Histórico de Series.....................................................................................................43

Este reporte muestra el histórico de cada serie que ha sido asignada a la bodega................43

12.7 Catálogo de Series......................................................................................................44

Muestra el detalle del status actual de cada una de las series ingresadas en bodega...........44

12.8 Servicio Web Técnicos...............................................................................................45


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En este reporte se visualiza la lista de todos los empleados a nivel nacional.........................45

12.9 Productos de Técnicos...............................................................................................46

12.10 Productos en Enlaces (Clientes).............................................................................47

12.11 Reporte Consolidado de Productos.......................................................................48

Este reporte contiene todos los materiales y equipos asignados en cada bodega seleccionada...........................................................................................................................48

12.12 Productos no Recibidos.........................................................................................49

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MÓDULO INVENTARIOS

1. INGRESO AL SISTEMA

1.1 Para acceder al sistema se puede realizar desde los navegadores Mozilla Firefox o Internet Explorer.

1.2 En la barra de direcciones colocar la siguiente dirección y presionar tecla Enter: http://200.105.232.146:8082/pac/

1.3 Inmediatamente se abre esta pantalla

1.4 Ingreso por primera Vez- Colocar el usuario asignado, en caso de desconocerlo enviar e-mail a

[email protected] - En el campo de clave se debe dejar en blanco- Dar clic en ingresar- Se abre la siguiente pantalla

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mailto:[email protected]

http://200.105.232.146:8082/pac/


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- Llenar el campo Nueva Clave, esta debe ser creada por usted y de uso confidencial

- En el campo Confirme Nueva Clave, digitar de nuevo y proceda a dar clic en cambiar

- Luego se abrirá una nueva pantalla dar clic en Aceptar

- Retornar a la pantalla del Explorador de Internet - Dar clic en sobre la palabra PAC, como se detalla en la siguiente imagen

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- Ingresar el Usuario y Clave creada, dar clic en Ingresar

1.5 Para ingresos Posteriores - Colocar la dirección como se detalla en el punto 1.1.2 - Ingresar el usuario y clave

1.6 Olvido o Bloqueo de Clave: Enviar inmediatamente un correo a [email protected], reportando esta novedad

1.7 Ingreso al Módulo de Inventarios Al ingresar la primera pantalla es la que se visualiza a continuación, dar clic en Inventarios

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2. RECEPCIÓN DE MERCADERÍA EN BODEGA

Este proceso se realiza cuando se genera una orden de compra y llega físicamente a la bodega el producto adquirido. Para esto se realiza el ingreso a través del PAC.

2.1 Ingresar al icono Recepción Mercadería en Bodega

2.2 En esta pantalla se visualizan las órdenes de compra, aprobadas por el Gerente de Supply Chain

2.3 Se debe buscar el número de orden de compra, en caso de no encontrarse cambiar el rango de fechas y dar clic en buscar

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2.4 Luego de encontrar la orden de compra, dar clic sobre esta

2.5 En la imagen se visualiza la orden de compra que se va a recibir

2.6 Para realizar el ingreso de los productos se sigue los siguientes pasos:

- Tomar el primer Item y dar clic en , si este icono no aparece es porque no es un producto con Serie

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- Se abre la siguiente pantalla, en donde se ingresarán las series

- Existen dos maneras de ingresar las series del producto

1. Ingresar las series, con la pistola de escanear a) Colocar el cursor sobre el campo Registro Series b) Escanear cada uno de los seriales de los productos, siempre validando que

en la parte inferior se registre, tal como muestra la imagen. Cada serie se encontrará separada por una (,)

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c) Dar clic en Guardar

2. Cargar las series a través de un Archivo Excela) Tener las series en una columna en un archivo en Excel

b) Seleccionar todas las series y dar clic en copiar

c) Luego dar clic en la casilla B1

d) Dar clic en Pegado Especial

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e) Dar clic en la opción Transponer y luego en Aceptar

f) Eliminar la columna Ag) El archivo debe quedar de esta manera

h) Proceder a guardar el archivo con cualquier nombre, pero debe seleccionar en Tipo: CSV (Delimitado por comas) y dar clic en Guardar. Si aparece algún mensaje dar clic en Si

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i) Retornar al PAC y dar clic en Seleccionar y luego en Examinar

j) Buscar el archivo guardado y dar clic en Abrir k) Luego dar clic en Subir l) En esta pantalla dar clic en Cargar Archivo

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m) Las series deben quedar en la parte inferior, separadas por (,)

n) Dar clic en Guardar

2.6.1 Validar que la Cantidad Recibida coincida con Cantidad por Recibir

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2.7 Repetir este paso con cada uno de los productos que tienen serie 2.8 Para los productos sin serie, Digitar la cantidad recibida. Validar que sea igual a la

Cantidad Por Recibir

2.9 En la parte inferior dar clic en Ingresar

2.10 Se genera el documento de ingreso, este se debe imprimir y archivar

2.11 Para culminar o cerrar ventana dar clic siempre en el botón Salir Sesión

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3. TRANSFERENCIAS A BODEGAS Este proceso es para realizar transferencias a otras bodegas

3.1 Transferencias a todas las bodegas a excepción de la Bodega de Técnicos

3.1.1 Dar clic en el Botón Transferencias

3.1.2 Se abre la siguiente pantalla

3.1.3 Seleccionar la Bodega Destino, a donde se transferirán los equipos o materiales

3.1.4 Dar clic en Transferencia Manual y luego en Aceptar

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3.1.5 Llenar el campo Observación, puede ser una palabra como referencia o con fecha, como se detalla en el Ejemplo y luego dar clic en el icono Productos

3.1.6 Dar clic en el icono Buscar

3.1.7 En Descripción siempre colocar el signo % seguido de las primeras letras del producto y luego clic en Buscar Ejemplo: %SXT

3.1.8 Se da clic sobre el producto que se va a transferir, automáticamente retorna a la anterior pantalla

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3.1.9 Digitar la cantidad a transferir siempre y cuando valide primero la casilla Stock, la

cual indica la cantidad actual. Se oprime la tecla Tab o se da clic en el icono que aparece al lado del número ingresado en cantidad

3.1.10 Dar clic sobre el cuadro de la (s) serie (s) a transferir. Se puede también escanear la serie colocando el cursor sobre el recuadro blanco o digitar y dar clic en Buscar

3.1.11 Cuando se han seleccionado todas las series a transferir se da clic en Guardar

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3.1.12 Si se requiere transferir más elementos o equipos, dar clic en y repetir desde el paso 3.1.6

3.1.13 Se pueden transferir tantos elementos o equipos como sean necesarios, siempre y cuando sea a la misma bodega que se seleccionó en la parte superior

3.1.14 En el caso de elementos o materiales no se serializados se realiza el mismo procedimiento, solo que no se asignarán series

3.1.15 Antes de transferir se debe revisar: - Los productos o modelos seleccionados sean los correctos- Cantidades a transferir - Que se encuentre el visto en la casilla de Transferencia Manual

3.1.16 Dar clic en el botón Transferir y luego clic en Aceptar

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3.1.17 Se genera un documento el cual se debe imprimir y enviar con el Courier

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4. RECIBO DE TRANSFERENCIAS MANUALES

Este proceso es para recibir las transferencias que efectuaron desde otras ubicaciones, siempre debe realizar la recepción a través de este procedimiento, de lo contrario los elementos no se reflejaran como stock.

4.1 Dar clic en el Botón Recibo Transferencias Manuales

4.2 Se abre la siguiente pantalla, en donde se visualiza la bodega que realiza la transferencia, la fecha y las observaciones.

4.3 Luego de recibir físicamente los equipos y materiales enviados desde otra bodega se

da clic en el Botón Recibir

4.4 Se abre la siguiente pantalla en donde se encuentran los equipos y materiales transferidos, con la respectiva serie y cantidad. Los productos que en serie tienen una X es porque únicamente tienen cantidad (no serializados).

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4.5 Colocar el cursor del mouse sobre el campo en blanco y escanear la series de los

equipos recibidos, también se puede digitar y dar clic en la Lupa

4.6 Luego de haber seleccionado todos los equipos recibidos, se procede a recibir los no serializados, es decir los que únicamente llevan cantidad.

4.7 En el caso de no recibir completa una cantidad, se selecciona el número y se digita la

cantidad recibida y se da clic en el cuadro , este campo no permite borrar ni dejar en blanco.

4.8 En el caso de no recibir algún equipo físicamente se debe dejar el cuadro en blanco

4.9 Antes de Recibir Productos, se debe revisar: - Que todo lo físico se encuentre marcado en el cuadro - Que no quede ningún cuadro en Blanco a excepción de que por error no haya

llegado físicamente - Que las cantidades en el sistema coincidan con lo físico

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4.10 Dar clic en Recibir Productos y luego en Aceptar

4.11 En caso de no recibir completos los equipos o materiales físicamente, se debe realizar el procedimiento de acuerdo al punto 4.7 y 4.8 e informar máximo en 24 hrs, el faltante o no conformidad vía mail.

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5. TRANSFERENCIA A TECNICOS

5.1 Efectuar transferencias de materiales y equipos a los técnicos o empleados

5.1.1 Dar clic en el Botón Transferencias

5.1.2 Se abre la siguiente pantalla

5.1.3 Seleccionar la Bodega Técnicos

5.1.4 Seleccionar el técnico o empleado al cual realizará la transferencia

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5.1.5 Llenar el campo Observación, puede ser una palabra como referencia o con fecha, como se detalla en el Ejemplo y luego dar clic en el icono Productos

5.1.6 Dar clic en el icono Buscar

5.1.7 En Descripción siempre colocar el signo % seguido de las primeras letras del producto y luego clic en Buscar Ejemplo: %SXT

5.1.8 Se da clic sobre el producto que se va a transferir, automáticamente retorna a la anterior pantalla

5.1.9 Digitar la cantidad a transferir siempre y cuando valide primero la casilla Stock, la

cual indica la cantidad actual. Se oprime la tecla Tab o se da clic en el icono que aparece al lado del número ingresado en cantidad

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5.1.10 Se da clic sobre el cuadro de la (s) serie (s) a transferir. Se puede también escanear la serie colocando el cursor sobre el recuadro blanco o digitar y dar clic en Buscar

5.1.11 Cuando se han seleccionado todas las series a transferir se da clic en Guardar

5.1.12 Si se requiere transferir más elementos o equipos, dar clic en y repetir desde el paso 3.2.6

5.1.13 Se pueden transferir tantos elementos o equipos como sean necesarios, siempre y cuando sea a la misma bodega que se seleccionó en la parte superior

5.1.14 En el caso de elementos o materiales no se serializados se realiza el mismo procedimiento, solo que no se asignarán series

5.1.15 Antes de transferir se debe revisar: - Los productos o modelos seleccionados sean los correctos- Cantidades a transferir - Que sea encuentre correcto el técnico a quien se asignará el material

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5.1.16 Dar clic en el botón Transferir y luego clic en Aceptar

5.1.17 Se genera un documento el cual se debe imprimir y hacer firmar por el técnico

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6. TRANSFERENCIA DE TECNICOS A ENLACES

Esta transferencia es realizada cuando el técnico entrega el acta de la visita realizada al asistente administrativo o bodeguero, ya que es el encargado de transferir o descargar estos materiales en el sistema al cliente respectivo.

6.1 Dar clic en el botón Transferencias Técnicos a Enlaces

6.2 Se abre la siguiente pantalla en donde se visualizan los técnicos, tipo de material que tienen asignado y la lista de enlaces o clientes.

6.3 Para buscar nombre, dar clic en el campo Técnicos con Productos y digitar un nombre o apellido, cuando ya registra en la lista dar clic sobre este, para que cambie a color Tomate. En la siguiente columna se despliega los materiales y equipos asignados a este técnico

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6.4 En la tercera columna, sobre el campo en blanco Enlaces Registrados dar clic y digitar el (Cod_contratoPlan). Indicar al personal técnico que es obligatorio escribir este sobre el acta.

6.5 De acuerdo al acta marcar los equipos y materiales instalados en el cliente. Para ingresar las cantidades, seleccionar el número y digitar la nueva cantidad, sin borrar, luego de esto marcar el visto para todo lo que se va a transferirEjemplo:

20 mts de Cable Coaxial Flexible 10 Amarras Sxt DS4FA5S4DF

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6.6 Dar clic sobre el enlace de tal manera que el campo quede de color tomate

6.7 Para culminar el proceso dar clic en Transferir y luego en Aceptar

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7. TRANSFERENCIA DE ENLACES A TÉCNICOS

Esta transferencia es realizada cuando por error se transfirió mal un equipo o material a algún cliente

7.1 Dar clic en el botón Transferencias Enlaces a Técnicos

7.2 Se abre la siguiente pantalla en donde se visualizan los enlaces o clientes, tipo de material que tienen asignado y la lista de técnicos.

7.3 Para buscar nombre, dar clic en el campo Enlaces con Productos y digitar el código (cod_contratoplan), cuando ya registra en la lista dar clic sobre este, para que cambie a color tomate. En la siguiente columna se despliega los materiales y equipos asignados a este enlace.

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7.4 En la tercera columna, sobre el campo en blanco Técnicos dar clic y digitar el apellido o nombre del técnico y dar clic sobre este.

7.5 Marcar los materiales o equipos que van a volver a ser asignados al técnicoEjemplo:

Metal 460002EC2281


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8. TRANSFERENCIA TECNICOS A BODEGAS

Esta transferencia es realizada cuando un técnico devuelve material a bodega físico o para realizar algún ajuste

8.1 Dar clic en el botón Transferencias Técnicos a Bodegas

8.2 Se abre la siguiente pantalla en donde se visualizan los técnicos, tipo de material que tienen asignado y la lista de bodegas disponibles.

8.3 Buscar el técnico, seleccionarlo, luego marcar los materiales o equipos y para culminar buscar la bodega a donde se enviarán

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9. TRANSFERENCIA ENLACES A BODEGAS

Esta transferencia es realizada cuando se efectúa un retiro por daño, desinstalación o migración. Siempre se debe realizar la transferencia a la bodega que se administra.

9.1 Dar clic en el botón Transferencia Enlaces a Bodegas

9.2 Se abre la siguiente pantalla en donde se visualizan los enlaces o clientes, tipo de material que tienen asignado y la lista de bodegas disponibles.

9.3 Buscar el enlace (cod_contratoplan), seleccionarlo, luego marcar los materiales o equipos que se van a transferir y para culminar seleccionar la bodega a donde se enviarán.

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10. TRANSACCIONES – MATERIAL UTILIZADO

Se denomina Material Utilizado, todos los materiales o equipos que han sido instalados en las propias oficinas o sucursales de Puntonet; este debe ser aprobado por el Gerente de Sucursal o Subgerente de Supply Chain. Para dar de baja este es necesario realizar el siguiente procedimiento.

10.1 Dar clic en el botón Transacciones

10.2 Se abrirá la siguiente pantalla, en el campo Tipo de Transacción, escoger CONSUMO DE BODEGA.

10.3 Colocar la observación respectiva, del por qué se utilizaron estos equipos o materiales en la oficina y dar clic sobre el botón Productos

10.4 Realizar la búsqueda a del material que se va a dar de baja dando clic en el botón de búsqueda

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10.5 Sobre el campo descripción colocar el símbolo % seguido de la palabra o iniciales a buscar y presionar la tecla Enter. Al ubicar el equipo o material dar clic sobre este.

10.6 Este retorna a la pantalla anterior y allí se coloca la cantidad que será transferida

10.7 En destino dar clic sobre el icono de búsqueda y colocar el código de la bodega administrada, presionar tecla enter y luego seleccionar dando clic. En caso de desconocerlo enviar un correo a [email protected]

10.8 En la parte inferior dar clic sobre el botón Ingresar, imprimir el documento y enviar firmado al Subgerente de Supply Chain.

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11. TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

Este proceso sirve para realizar una toma de inventario a la bodega e ingresar la información respectiva.

11.1 Dar clic sobre el botón Formulario Toma de inventario físico manual

11.2 Cambiar el rango de fechas Desde: 1/1/2015Hasta: Fecha Actual

11.3 Dar clic en Consultar y luego en Aceptar

11.4 Imprimir el documento generado y con ese realizar la toma física del inventario llenando los campos Conteo y Diferencia en caso de existir

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11.5 Cuando se culmine la toma física se debe enviar escaneado a [email protected]

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12. CONSULTAS

En este menú se encuentran varios reportes, los cuales brindan información en tiempo real.

12.1 Kárdex por producto

Este reporte muestra de manera detallada los movimientos que existen por producto desde su compra.

12.1.1 Dar clic en el botón Kárdex por Producto

12.1.2 Filtrar el reporte por fechas de acuerdo a la información que se requiera y luego dar clic en consultar y luego en Aceptar

12.1.3 En este reporte se visualiza por producto los ingresos, egresos, devoluciones, etc.

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12.2 Categorías

Este reporte muestra el detalle de todas las categorías que se encuentran creadas.

12.2.1 Dar clic en el botón Categorías

12.2.2 Se despliega el reporte de todas las categorías creadas

12.3 Catálogo de Productos

Este reporte muestra en detalle todos los productos manejados por Puntonet y con el respectivo stock.

12.3.1 Dar clic en el botón Catálogo de Productos


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12.3.3 Se visualiza el reporte de todos los productos con su respectiva cantidad

12.4 Diario de Transacciones

Es un reporte que muestre por movimiento y por fecha cada producto.

12.4.1 Dar clic en el botón Diario de Transacciones


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12.4.3 Se visualiza el reporte por tipo de movimiento y fechas que se han realizado

12.5 Balanza de Movimientos (Cantidad)

Este reporte da un detalle de la cantidad actual por productos al igual de las salidas.

12.5.1 Dar clic en el botón Balanza de Movimientos


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12.5.3 Se visualiza el reporte de los productos por cantidad que Ingresó, Salió y el Saldo

12.6 Histórico de Series

Este reporte muestra el histórico de cada serie que ha sido asignada a la bodega.

12.6.1 Dar clic en el botón Histórico de Series

12.6.2 En el campo Serie ingresar la que se requiere obtener información y luego en consultar. También se puede filtrar por fechas y ver todas las series con sus respectivos movimientos

12.6.3 Se visualiza el reporte con el estado actual y los movimientos.

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12.7 Catálogo de Series

Muestra el detalle del status actual de cada una de las series ingresadas en bodega.

12.7.1 Dar clic en el botón Catálogo de Series

12.7.2 En el campo Serie ingresar la que se requiere obtener información y luego en consultar. También se puede filtrar por fechas y ver todas las series con el status actual.

12.7.3 Se visualiza el reporte con el estado actual de la serie

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11.7.4 Se puede dar clic sobre esta y luego se escoge el movimiento del cual se requiere información.

12.8 Servicio Web Técnicos

En este reporte se visualiza la lista de todos los empleados a nivel nacional.

12.8.1 Dar clic sobre el Botón Servicio Web Técnicos

12.8.2 Se puede filtrar en el campo en blanco como muestra la imagen. Se visualiza el Límite de Inventario en caso de ser técnico.

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12.9 Productos de Técnicos

Este reporte muestra todos los equipos y materiales que tienen los técnicos

12.9.1 Dar clic sobre el botón Productos de Técnicos

12.9.2 Se puede aplicar filtro en el campo de búsqueda o exportar a Excel para tener la información consolidada, filtrando por ciudad.

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12.10 Productos en Enlaces (Clientes)

Se visualiza los materiales y equipos instalados en cada cliente, este sirve como referencia para saber que se debe retirar por daño, migración o desinstalación.

12.10.1 Dar clic en el botón Productos en Enlaces, para conocer los productos que se encuentran instalados en los clientes.

12.10.2 Tiene la opción para filtrar por el Número de Enlace, es decir el Codigo_Plan, al igual se encuentra la opción para exportar a Excel.

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12.11 Reporte Consolidado de Productos

Este reporte contiene todos los materiales y equipos asignados en cada bodega seleccionada.

12.11.1 Dar clic en el Botón Reporte Consolidado de Productos

12.11.2 Se abre la siguiente pantalla, dar clic en el botón Seleccionar Bodegas

12.11.3 Se genera la siguiente pantalla en donde se deben seleccionar las bodegas de las que se requiera obtener información. Para seleccionar dar clic sobre la bodega; en caso de requerir varias se debe oprimir la tecla Control Ctrl y dar clic sobre las bodegas.

12.11.4 Dar clic en el botón Mostrar Reporte 12.11.5 Se genera el reporte de lo que contiene la (s) bodega (s) seleccionada (s). Se puede

exportar a Excel para realizar los análisis que se requieran

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12.12 Productos no Recibidos

Este reporte se debe generar todos los días para verificar que las transferencias manuales efectuadas a otras ubicaciones no presenten novedades. En el caso de que este reporte contenga información se debe validar la razón por la cual la bodega destino rechazó los materiales o equipos.

12.12.1 Dar clic en el Botón Productos no Recibidos

12.12.2 Se visualiza los equipos con su respectiva serie y lo materiales que la bodega destino rechazó. Este reporte indica la bodega que devuelve, la fecha y el usuario que efectuó la transferencia inicial.

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