COLEGIO TECNICO MENORAH I.E.D. NIT: 860.803.010-1

Secretara MPJ-778

INADECUADA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Fecha: Bogot D.C., 28 mayo de 2012

ELABORADO POR:Paula Andrea Zamora Crdenas

OBJETIVO:

Hallar posibles soluciones a la problemtica de la falta de espacio en la dependencia de la secretara del colegio Tcnico Menorah.

1. PROBLEMTICA

La situacin problema que se observa en la dependencia de secretara del colegio Tcnico Menorah es la inadecuada distribucin del espacio, a pesar de la existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplen con las normas y las medidas para que el trabajador se pueda sentir a gusto en su sitio de trabajo y cmodo para realizar todas y cada una de sus labores diarias. En algunos de los escritorios en donde las estudiantes realizan su practica comercial y algunas su practica empresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien este realizando su practica no puede adquirir una buena posicin a la hora de realizar su trabajo.

2. DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

La distribucin del espacio hace referencia a la disposicin de los puestos de trabajo en su aspecto fsico, de sus componentes materiales y de la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal como para los clientes.

El objetivo de la distribucin del espacio es contribuir en el incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organizacin, tambin busca proporcionar tanto a directivos como a empleados el espacio suficiente para poder desarrollar todas sus labores de manera eficaz y eficiente y de la misma manera brindar a los clientes un servicio en las mejores condiciones.

La estimacin de la superficie es obtenida mediante una operacin, una multiplicacin entre el nmero de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se le destina.Debe realizarse uninventariodel personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad losdatosrelativos a los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual enservicioy el aprobado para sumarse a el, categora de los puestos y numero de puestos por categoras, numero de puestos a los cuales les sern asignados despachos privados y numero total de puestos contemplado.La fundamentacin de la asignacin de espacio debe hacerse en funcin del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realizacin del trabajo, unadescripcinde cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cadaindividuo, requerimientos departamentales para servicios especiales comoalmacenesy salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categoras, superficie neta requerida para despachos individuales segn las categoras, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIN

Presentar elproyectode reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribucin de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribucin del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por rea tomando en cuenta los principios y guas fundamentales para una distribucin eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseo en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos especficos del tipo de trabajo de la organizacin, preparar la distribucin final indicando conmarcasapropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrn de ubicarse en cada unidad fsica, numero de identificacin para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefnico y elctrico, sistemas de intercomunicacin para obtener una integracin completa del espacio. La distribucin final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparacin, tomando en cuenta la opinin de todos los niveles jerrquicos de la organizacin y las sugerencias de clientes yproveedores. Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buenailuminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad alcambio. Evitar superficies en que trabaje un nmero excesivo de personas. Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario. Lograr queel trabajofluya hacia delante formando una lnea recta. Colocar las unidades orgnicas que tengan funciones similares y estn relacionadas entre si adyacentemente. Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Ubicar los escritorios de manera que permitan que laluznatural pase sobre el hombro izquierdo de cadapersona. Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el rea de trabajo deben tener una altura uniforme.

5. INADECUADA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Teniendo en cuenta la informacin anterior, la inadecuada distribucin del espacio se da a partir del incumplimiento de los diversos parmetros y normas expuestos.Se considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuada distribucin del espacio es el hecho de que tanto empleados como empleadores no tienen conocimiento de las normas y parmetros que rigen dicha distribucin, y quienes conocen acerca del tema no muestran alguna clase de inters en mejorar este aspecto en su rea de trabajo ni en la de los dems.

Otra de sus causas es que a medida que ha transcurrido el tiempo ha llegado ms personal a integrar esta dependencia, sin tener en cuenta que se debe modificar tambin el nmero de sillas y escritorios de este lugar.

Informe corto MPJ-7784

Para conocer la opinin de las personas que laboran o han laborado en la dependencia de secretara del colegio Tcnico Menorah respecto a la problemtica de la inadecuada distribucin del espacio en dicho sitio, se realiz una encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realiz a 10 personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y un pequeo nmero de estudiantes que realizaron su prctica comercial en dicha dependencia.

1 PREGUNTA2 PREGUNTA

Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar las labores?

En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ha notado temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo?3 PREGUNTA4 PREGUNTA

5 PREGUNTA

Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente, observamos que el personal que trabaja o ha trabajado en la dependencia de secretaria del colegio Tcnico Menorah, ha sentido y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la inadecuada distribucin del espacio por tanto a continuacin se plantear algunas posibles soluciones.

Ampliar la dependencia de secretara, ya sea buscando un lugar ms apropiado o remodelando el lugar actual.

Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen su prctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio requerido para el computador y la impresora.

Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane espacio quitando los escritorios actuales ya que estos estn en la mitad de la secretara ocupando bastante espacio por ser individuales.

6. CONCLUSIONES

Las temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en la dependencia de secretara se deben al espacio reducido.

Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficacia en las personas que all laboren, debido al calor, al poco espacio para moverse y para realizar todos los trabajos.

Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de L para ganar espacio para la movilidad en la dependencia.

Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atencin al pblico.

Se debe tener presente que el nmero de personas que laboran en la dependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios.

PAULA ANDREA ZAMORA CRDENASPracticante

Transcriptor: Paula Zamora