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2015/08/04 INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Págin a 1 de 66

CIUDAD Y FECHA DE LA VISITA: Bogotá D.C 18 de febrero al20 de marzo de 2019.

ASUNTO: Inspección. Vigilancia U Control

DATOS DE LA ENTIDAD Razón Social: Departamento Admin istrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE NIT: 899.999.083-0 Representante Legal : Jorge Mario Eastman - Director del Departamento

Nombre de la unidad que se encarga del manejo documental y de archivo: Administrativa

Área

Dirección: Carrera 8 No. 7 - 83 Teléfono: (57 1) 562 9300 I Teléfono: Correo electrónico: [email protected]

Horario de atención: Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Tipo de entidad: Rama Ejecutiva del Orden Nacional

Profesionales a cargo del informe por parte del AGN

Nombre Completo Dependencia ICargo y Correo Electrónico Fabián Hernández Almario GIV - Profesional - [email protected] Diana Patricia Piñeros Carreño GIV- Profesional - [email protected] José Adrian Londoño Zapata GIV- Abogado [email protected] Marlen Liliana Amorocho Caro GIV- Abogado - [email protected] Diana Paola Diaz Jiménez Deivi Dorena Alvarez Caviedes Ana Yancy Otavo

GIV- Abogado [email protected] GIV- Profesional- [email protected] GIV- Abogado [email protected]

Juan Pablo Bello GIV- Profesional- [email protected] Ana Figueroa GIV- Profesional - [email protected]

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Contenido

ANTECEDENTES DE LA VISITA DE INSPECCiÓN ............ .. ..... ..... .... ............. .... ...... ... ... 3

DESARROLLO DE LA VISITA DE INSPECCiÓN .... ..... ........ ..... .. ... .. ..... .... ..... ... ...... .......... 3

1. Instancias asesoras en materia archivística ....... .... ...... .... ............... ... ... ... .... ... ......... .. 3

2. Instrumentos Archivísticos ....... ........ .. ............ ................ ... ... .. .......... .. ..... ... .. ... ..... ... ... 4

2.1. Política de Gestión Documental ......... ..... ... ....... ...... .... .... ....... .......... ... ..... .. ... .. .... .... 4

2.2. Tablas Retención Documental - TRD - Cuadros de Clasificación Documental ... 4

2.3. Plan Institucional de Archivos - PINAR ... .. .... ....... ..... .... ....... .... ....... .. ...... ....... ...... 5

2.4. Programa de Gestión Documental (PGD) ... .. ......... ... ........ .. .......... ... ............. ....... 6

2.5. Inventario Único Documental ............ .... ............ .. .. ...... ............. ... ... .. .... .... ... ......... 6

2.6 . Capacitación del Personal de Archivo ... .. ...... .... .. .... ..... .. ........ ..... ... ....... ........... ... 8

3. Unidad de Correspondencia .... .. ........ ........ ..... ... ....... .. .. ..... ..... ....... ...... .. .... .. .. ..... .... ... . 9

4. Organización Documental ... ......................... .. ...... .... ..... .... ............ ..... .... ... ........... .... 12

4.1. Tablas de Valoración Documental TVD ....... .. ............................ ..... ....... ........ .... 12

4.2 . Procesos de organización documental en los archivos de gestión ... .. ............ ... 14

Consejería Presidencial Para Los Derechos Humanos Y Asuntos Internacionales .. 15

Alto Comisionado Para La Paz Y Asuntos Internacionales .... ........... .. .... .... .... ......... 22

Oficina De Planeación....... ... .... ....... .. ......... ... ... ............... ..... ..... ... .... ... .. .... .... ... ........ 25

Consejeria Presidencial Para La Niñez Y La Adolescencia ...... .. ... ...... ........ .... .... ... .. 27

Secretaria Jurídica ...... ......... .. ............. ... ...................... ........ ...... ... .. ... ..... ..... .......... .. 30

Secretaría De Transparencia ........ ... ... ..................... .. ................ ...... ... .. .. .... .... ... .... .. 32

Area De Contratos De La Dirección De Operaciones ...... .......... ...... .... ............ .... .... . 34

Alta Consejeria Presidencial Para El Posconflicto ......... ..... .. ..... ........ .. ... ..... .. ..... ...... 36

Grupo De Presupuesto ... ..... ..... .............. .... ............. .. .... .................. .... ... ......... .. ... ... 39

Organización De Historias Laborales - Oficina De Talento Humano .. .. .... ....... ... .... .. 42

4.3. Numeración de actos administrativos .... ..... ............... ..... ............................ .. ..... 45

4.4. Disposición final de documentos .. .... ........ ..... ... ... .... ... .. ............ .... ...... ..... ........ . 47

4.5. Transferencias Documentales ... ................... .... .... ... ..... .. .. ... .... .. ................... ..... 48

5. Sistema Integrado de Conservación (SIC) ....... ..... ........... ...... ... ... ..... ... .... .... .. ... ....... 48

6. Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos .... ... ......... ........... ............. .... ...... 52

7. Medidas de gestión documental de los archivos de derechos humanos y memoria

histórica ........... ..... .. .... ... .. ......... ..... ... ..................... ...... ....... ...... .... ........... ............... ... ...... 60

CONCLUSiONES .... ........ ....... ... ... .. .... .... ... ... ........ ........ ......... .... .. ......... ...... ...... ..... ..... ... .. 64

PROCESO: Inspección, Control y Vigilancia Código: ICV-F-04

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ANTECEDENTES DE LA VISITA DE INSPECCIÓN

Verificado el expediente físico del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica que reposa en el Grupo de Inspección y Vigilancia, se pudo extraer la siguiente información:

1. Visita de Inspección Control y Vigilancia a las altas consejerías de la Presidencia de la Republica, los días 29, 30 Y31 de octubre de 2012

2. La entidad radica ante el AGN el día 05 de febrero de 2013, el Plan de Mejoramiento Archivístico

3. La entidad radica ante el AGN el día 22 de julio de 2013, ajustes al Plan de Mejoramiento Archivístico - PMA.

4. La entidad remite informes de los avances realizados con respecto a las actividades propuestas en el PMA. Durante las vigencias 2015,2016, 2017 Y2018

Teniendo en cuenta que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE, le es aplicable lo establecido en la Ley 594 de 2000 (artículo 2: ámbito de aplicación) y el Decreto 1080 de 2015 (artículo 2.8 .8.1 .1), en lo que se refiere al cumplimiento de la Función Archivística y por ser sujeto de visita de Inspección, Vigilancia y Control por parte del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado AGN, respectivamente; e igualmente lo normado en el artículo 5: ámbito de aplicación de la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia), y en cumplimiento del Auto AT - 001 de 2019 emitido por la Sección de Primera Instancia para casos de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad de la Secretaria Judicial del Tribunal para la Paz - Jurisdicción Especial para la Paz, el AGN realizó Visita de Inspección y Control, para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normas expedidas para su desarrollo y cumplimiento.

DESARROLLO DE LA VISITA DE INSPECCIÓN

1. Instancias asesoras en materia archivística

El literal c) del artículo 2.8.2.1.4 en concordancia con los artículos 2.8.2.1.14 y 2.8.2 .1.15 del Decreto W 1080 de 2015, establece como obligación para las entidades del orden territorial crear y conformar mediante acto administrativo un Comité Interno de Archivo, como instancia asesora en materia de aplicación de la Política Archivística, quien tendrá como función la de asesorar en materia archivística y gestión documental, así como la de definir las políticas, los programas y planes de trabajo relacionado con la función archivística de la Entidad , en concordancia con el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto W 1080 de 2015.

En desarrollo de la visita, la entidad aporta como evidencia del cumplimiento de la normatividad, la Resolución No. 0982 del 22 de diciembre de 2017, "Por medio de la cual se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica" y treinta y seis (36) actas de las sesiones realizadas por el comité en las vigencias 2015, 2016, 2017 Y 2018. Se evidenciaron en las actas aportadas, temas relacionados con los procesos archivísticos.

PROCESO: Inspección, Control y Vigilancia Código : ICV-F-Q4

http:2.8.2.1.16http:2.8.2.1.15http:2.8.2.1.14

VerS ión: 01 ,.\ l lll\ OI (, 1 " Ro ..\l 2015/08/04 " , ¡ ', "1', n: II ( ' \ H t l l, INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Página 4 de 66

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Por lo anterior, se concluye que la entidad, cumple lo establecido en el artículo 2.8.2.1 .16 del Decreto N° 1080 de 2015.

2. Instrumentos Archivísticos

2.1. Política de Gestión Documental

La entidad cuenta con una política de gestión documental, sin embargo, esta no se encuentra constituida con los componentes establecidos en el artículo 2.8.2.5.6. del Decreto 1080 de 2015. Componentes de la política de gestión documental:

a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación . d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

2.2. Tablas Retención Documental - TRD - Cuadros de Clasificación Documental

De conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 del 2000 y artículo 13 de la Ley 1712, es obligación de las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. En concordancia con lo anterior, el Acuerdo 004 de 2013, establece el procedimiento para la elaboración, presentación , evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y actualización que deben seguir las entidades.

En el desarrollo de la visita de inspección, la entidad aporta las siguientes evidencias del desarrollo del proceso de convalidación:

• Tablas de Retención Documental- TRD de 2002 aprobadas por el AGN y Acuerdo 025 del 19 de junio de 2002, por medio del cual el Archivo General de la Nación aprueba las Tablas de Retención Documental - TRD, presentadas por el Departamento Administrativo de la Presidencias de la Republica - DAPRE.

• Tablas de Retención Documental - TRD de 2004 y resolución 2114 del 29 de octubre de 2004, por medio de la cual, se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE.

• Tablas de Retención Documental - TRD Y Cuadros de Clasificación Documental CCD de 2014, Acta No. 5 de la sesión del 21 de julio de 2014 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en la cual se evidencia la aprobación de las modificaciones realizadas a las TRD de acuerdo con las observaciones del AGN, Resolución 2328 del 16 de mayo de 2013 por medio de la cual se realiza la aprobación de las TRD y certificado expedido por el Archivo General de la Nación


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AGN del 11 de septiembre de 2014, en el cual se evidencia el cumplimiento del proceso de convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD presentadas por Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE

Igualmente, la entidad aporta los siguientes Actos Administrativos por los cuales se ha modificado la estructura del DAPRE:

• Decreto 1649 del 02 de septiembre de 2014. • Decreto 2145 del 04 de noviembre de 2015. • Decreto 125 del 26 de enero de 2016. • Decreto 126 del 26 de enero de 2016. • Decreto 724 del 02 de mayo de 2016. • Resolución 0970 del 12 de diciembre de 2016. • Decreto 672 del 26 de abril 2017. • Decreto 1270 del 28 de julio de 2017. • Decreto 179 del 08 de febrero de 2019.

En ejecución de la visita de Inspección, la entidad aporta certificado de los contratos efectuados en las vigencias 2016, 2017 Y 2018 Y se pude evidenciar la contratación para la actualización y elaboración de las TRD del DAPRE, contrato que se encuentra vigente a la fecha de la visita, toda vez que fue objeto de prórroga. Sin embargo, en algunas de las áreas al realizar la verificación de los expedientes y temas a cargo de las mismas se evidencia que la última versión remitida para convalidación y realizada en el marco del contrato descrito no recoge inquietudes y necesidades planteadas desde las áreas de gestión, dicha situación fue expuesta a lo largo de la visita a la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental quién además ejerce la Supervisión de dicho contrato.

Adicionalmente, al realizar los recorridos por las dependencias es posible observar la implementación de las diferentes versiones de TRD (2014-2016-2018), si bien la única versión, a la cual le han realizado el trámite de convalidación ante el AGN, es la del 2014

Por lo anteriormente descrito , se concluye que la entidad no cuenta con TRD actualizadas, aprobadas y convalidadas por el AGN conforme a los cambios orgánico-funcionales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, motivo por el cual la entidad presuntamente incumple lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo 04 de 2013 "Obligatoriedad para la realización de ajustes".

2.3. Plan Institucional de Archivos - PINAR

La entidad cuenta con PINAR aprobado mediante acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 22 de marzo de 2016 en la cual se aprobaron las TRD, Programa de Documentos Electrónicos y el Plan Institucional de Archivos PINAR, así mismo se verifica su publicación en la página web de la entidad, por lo cual la entidad está dando cumplimiento al Artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 y al Artículo 1 del Decreto 612 de 2018.


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2.4. Programa de Gestión Documental (PGD)

El artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con el artículo 2.8.2 .5.10, 2.8.2.5.11,2.8.2.5.122.8.2.5.13 Y 2.8.2.5.14 del Decreto W 1080 de 2015, y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, indican que las entidades del Estado deben formular, elaborar y adoptar Programas de Gestión Documental , en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual.

En ejecución de la visita de Inspección, la entidad aporta como evidencias del cumplimiento normativo:

• Documento D-GD-01-Programa-Gestion-Documental-DAPRE • Acta 02 Comité Institucional_23032018

Al verificar el documento PGD aportado, no se evidencia el desarrollo de la estructura de acuerdo con el anexo técnico del Decreto No. 2609 de 2012, se evidencian en cada uno de los puntos información general y no se evidencia el desarrollo de metas a corto, mediano y largo plazo específicas, verificables, medibles, alcanzables y con tiempos de ejecución definidos, basadas en el diagnóstico integral de la entidad, adicionalmente no se evidencio anexos de implementación tales como Diagnóstico Integral, el presupuesto para la vigencia 2019 (el presupuesto anexo corresponde a la vigencia 2018), no fue posible evidenciar el cronograma de las actividades, ni informes sobre la ejecución.

Por lo anterior, la entidad presuntamente incumple lo establecido en el Artículo 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015, al no evidenciarse implementación y seguimiento del PGD, al no evidenciarse el desarrollo de la estructura del PGD, tampoco se evidencia implementación ni seguimiento al PGD.

2.5. Inventario Único Documental

De acuerdo con lo normado en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. De igual manera el artículo (7) séptimo del Acuerdo W 042 del 2002, establece: "Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo [ ... ]"

Por otra parte, el Decreto 1 080 de 2015 Artículo 2.8.2.2.4, establece que los responsables de los archivos o quien haga sus veces, debe exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando éstos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.

En los recorridos por las dependencias se pudo observar:

PROCESO: Inspección, Control y Vigilancia Código: ICV·F·04

http:2.8.2.5.11http:2.8.2.5.14http:2.8.2.5.11,2.8.2.5.122.8.2.5.13http:2.8.2.5.10

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Material audiovisual de la capacitación

2019

Plan Institucional de capacitaciones

Resolución 0062 del 31 de enero de 2019 Por la cual de adopta el Plan Institucional de

Capacitaciones para la vigencia 2019.

A la fecha de la Visita de

Inspección no se han realizado

capacitaciones en la vigencia 2019

En la información entregada a los profesionales del Grupo de Inspección se evidencia :

• Baja cobertura en las capacitaciones efectuadas. • No se evidencia capacitaciones en aspectos básicos para la organización de los

archivos como: Diligenciamiento de FUID, Diligenciamiento hoja de control, descripción de unidades de conservación, implementación de TRD, etc.

• No se evidencia Divulgación de Instrumentos Archivísticos como: PGD, Política Archivística y PINAR.

• No se evidencia seguimiento en la implementación del conocimiento adquirido en las capacitaciones.

Adicionalmente, en los recorridos realizados por las áreas, se evidencio desconocimiento de temas relacionados en aplicación de las TRD, diligenciamiento de inventarios en el formato FUID, identificación acorde a las normas reglamentarias. Las observaciones se realizaron en cada una de las dependencias (Ver descripción ítem organización de Archivos de Gestión numeral 5.2 del presente informe).

Por lo anterior, se concluye que la entidad presuntamente incumple con lo establecido en el art ículo 18 de la Ley 594 de 2000 "Capacitación para los funcionarios de Archivo" . Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor."

3. Unidad de Correspondencia

El artículo 3 del acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, señala que "Las entidades públicas deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos" , así mismo el artículo 6 del mismo Acuerdo, reglamenta la numeración de actos administrativos.

La Unidad de Correspondencia funciona en las instalaciones del edificio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE Calle 7 No. 6 - 54 Bogotá primer piso.

Revisado el funcionamiento se evidencio que cuenta con la herramienta ESCRIBE, para la radicación de comunicaciones, se evidencia estaciones de recepción de comunicaciones donde se realiza el proceso de radicación y de digitalización, estaciones


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de recepción de los comunicados que radican las empresas de correspondencias y estaciones para radicación de comunicaciones recibidas en el correo electrónico contacto@presidencia .gov.co.

La numeración de la radicación se diferencia según el origen de las comunicaciones EXTComunicaciones de entrada, OFI - Comunicaciones de salida y IVIEN - Comunicaciones internas. Aproximadamente el flujo en el DAPRE es de 10.000 comunicaciones al mes, el servicio de mensajería y correspondencia se realiza a través de contrato con 472.

A continuación, se describe el proceso de radicación de acuerdo con lo manifestado.

Procedimiento actual comunicaciones entrada:

1. Se reciben por la ventanilla, donde las personas son atendidas con la asignación de un turno.

2. Entran dos (2) copias, DAPRE se queda con una sola . 3. Se encuentran disponibles tres (03) personas para el recibo de la documentación,

dos de las cuales son contratistas de 472. 4. Se registra la comunicación a través del ESCRIBE. 5. Una vez recibido se reasigna por la plataforma y se realiza organización por

dependencias. 6. Si son peticiones generales no dirigidas a un área específica la comunicación se

remite a la Oficina de Atención a la Ciudadanía que realiza un análisis de la petición y remite según competencias a las áreas, y desde dicha oficina se realiza seguimiento a la respuesta.

7. De cada dependencia se tiene autorizada una persona para el recibo de correspondencia que se acerca a la Unidad de Correspondencia y retira la documentación correspondiente.

8. Si el documento radicado tiene trámite de urgencia se remite al área indicada con personal de apoyo.

9. Para el caso de notificaciones judiciales, el recibo se realiza a través de la ventanilla y se encuentra una (01) persona disponible para este tipo de trámites.

10. Las comunicaciones que no tienen trámite en el DAPRE son re direccionadas a la entidad competente y se informa al usuario del traslado con la información correspondiente.

11. A partir del reparto el área o dependencia asume la custodia del documento.

Procedimiento actual comunicaciones salida:

1. Las dependencias del DAPRE proyectan y firman por la plataforma ESCRIBE según su competencia misional

2. se gestionan por la aplicación ESCRIBE, se imprimen y se radican en la ventanilla única para su posterior gestión.

PROCESO: Inspección, Contro l y Vigilancia Código: ICV-F-04

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CONSEJERíA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS Y ASUNTOS INTERNACIONALES

Las oficinas COMISION INTERSECTORIAL DE DDHH Y DlH , OBSERVATORIO Y PORTECIÓN no han realizado la implementación del instrumento de control FUIO.

Los expedientes que se encuentran en los depósitos del Archivo Central Archivo cuentan con la implementación del instrumento de control FUIO.

OFICINA DE PLANEACIÓN

Se cuenta con inventarios documentales en formato FUIO para todas las series que se están conformando expedientes en físico, no se realiza para la conformación de carpetas compartidas en versión digital

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA NIÑEZ y LA ADOLESCENCIA

Han realizado la implementación del instrumento de control FUIO .

ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y ASUNTOS INTERNACIONALES

Han realizado la implementación del instrumento de control FUIO.

SECRETARIA JURíDICA No han realizado la implementación del instrumento de control FUIO.

SECRETARíA DE TRANSPARENCIA Han realizado la implementación del instrumento de control FUIO. Para los expedientes de las vigencias 2017 y 2018.

AREA DE CONTRATOS DE LA DIRECCiÓN DE OPERACIONES

Han realizado la implementación del instrumento de control FUIO.

ALTA CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLlCTO

Dirección para el Posconflicto: Han realizado la implementación del instrumento de control FUIO, para las transferencias primarias. En los Archivos de Gestión no han realizado la implementación del instrumento de control FUIO. Dirección Sustitución cultivos Ilícitos: Como FUIO, se diligencia Base de Datos en Excel , que cuenta con los campos del FUIO. Dirección de Minas: Se encuentran en el proceso de levantamiento de FUIO

GRUPO DE PRESUPUESTO Se encuentran en proceso de implementación del instrumento archivístico FUIO.

OFICINA DE TALENTO HUMANO Se encuentran en proceso de implementación del instrumento archivlstico FUIO.

Por lo anterior, se evidenció que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE, no cuenta con inventarios documentales implementados para la totalidad de la documentación en gestión; en consecuencia , presuntamente se encuentra

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incumpliendo lo reglamentado en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 7 del Acuerdo 042 de 2002.

2.6. Capacitación del Personal de Archivo

El artículo 18 de la Ley 594 de 2000, señala la obligación que tienen las entidades de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. Así mismo el artículo 2.8.2.5.14 del Decreto 1080 de 2015 establece que las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deberán incluir en su Plan Anual de Capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad.

En el proceso de recolección de información en la Visita de Inspección, la entidad aporta la siguiente información :

Vigencia

2015

2016

2017

2018

Tema capacitación Sistemas Electrónicos de

Archivo Entrenamiento Gestión

Documental Tabla de Retención

Documental Proyecto de Inversión Taller en Actualización

Archivística TRD en Ambientes

Diqitales Actualización en Gestión Documental y Tablas de Retención Documental

Calificación de la Información

Documentos Electrónicos

fundamentos de la norma NTC ISO 30301

Actualización en Gestión Documental y Tablas de Retención Documental

Actualización en Legislación Archivística

TRD

Sensibilización Temas G.D

Evidencias entreqadas Planillas de asistencias

Evaluaciones capacitación Planillas de asistencias


Evaluaciones capacitación Planillas de asistencias Planillas de asistencias



Evaluaciones capacitación Cotización AGN

Planillas de asistencias Evaluaciones capacitación Material audiovisual de la

capacitación Planillas de asistencias


Evaluaciones capacitación Material audiovisual de la

capacitación Material audiovisual de la

capacitación

Planillas de asistencias Evaluaciones capacitación Material audiovisual de la

capacitación Planillas de asistencias

Evaluaciones capacitación

Cobertura

48

48

39

31

71

14

28

41

33

27 Prom.

No fue posible determinar

28

40

Taller Organización de Archivos

Planillas de asistencias Evaluaciones capacitación 29 Prom.


http:2.8.2.5.14

Versión : 01 \~ l lll'." ( d '1 · t{ ,\1

20 15/08/04 JlI I ',' . ..... { '("I I I tRI !' INFORME VISITA DE INSPECCIÓN• Página 11 de 66

Horario de atención:

El horario de atención se encuentra a vista del ciudadano; el horario atención al público es lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM en horario continuo.

Horario de atención ublicado

Personal para recepción y distribución de comunicaciones:

El proceso de recepción y distribución de las comunicaciones está a cargo de 21 personas y aproximadamente se cuenta con 70 personas autorizadas para realizar el recibo de la información desde cada dependencia.

Procedimiento para el seguimiento de las comunicaciones internas:

El seguimiento se realiza a través de la plataforma ESCRIBE y desde cada área de gestión , para el caso de peticiones se realiza desde la Oficina de Atención al Ciudadano. En todo caso, desde el área de gestión documental se remiten informes a las áreas y desde la oficina de sistemas se remiten reportes por el seguimiento que se realiza desde la plataforma.

Planillas, formatos y controles para la recepción, distribución y seguimiento de respuesta de las comunicaciones:

Se realiza por la plataforma ESCRIBE. Las comunicaciones externas de salida se envían por 472.

Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales:

La entidad cuenta con un consecutivo unificado. Por lo cual, la entidad está cumpliendo lo establecido en el Artículo 11: Comunicaciones Oficiales Enviadas del Acuerdo 060 de 2001.

Procedimientos para la recepción de comunicaciones por otros medios: FAX, correo electrónico:


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Se maneja un Grupo de Contacto que se encarga de radicar la parte electrónica, primero se realiza una verificación frente al contenido, esta tarea está a cargo de 6 personas, se realiza a través del correo electrónico contacto@presidencia .gov.co

Formatos (oficios, memorandos) cuentan con imagen corporativa y están normalizados por calidad :

Las comunicaciones oficiales cuentan con imagen corporativa, los formatos están normalizados por calidad.

Están definidos los responsables para la firma de comunicaciones oficiales:

Se evidencia procedimiento que establece los responsables y autorizados para firmar y que permite realizar un adecuado seguimiento como lo indica el artículo 7 del Acuerdo 060.

En conclusión, la entidad está cumpliendo lo estipulado en los artículos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 11, 13 Y 15 del Acuerdo 060 de 2001, para el manejo de la Unidad de Correspondencia y comunicaciones oficiales .

4. Organización Documental

El artículo 11 de la Ley 594 de 2000, establece la obligatoriedad de la conformación de archivos públicos: "El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística", en concordancia con el Acuerdo W 02 de 2004, mediante el cual se establecieron los lineamientos básicos para la organización de fondos documentales acumulados.

4.1. Tablas de Valoración Documental TVD

Se destaca que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 determinó que todas las entidades, objeto de su cumplimiento, deben elaborar e implementar las Tablas de Retención Documental , por tanto, en la actualidad las entidades del Estado no deben tener fondos documentales acumulados y quienes los tengan deben implementar las Tablas de Valoración Documental TVD. Es de anotarse que el Acuerdo 02 de 2004, define la metodología que deben aplicar las entidades públicas para organizar los fondos acumulados.

Revisado el expediente que reposa en el Grupo de Evaluación y Convalidación del AGN y conforme a las actuaciones dadas a la fecha se evidenció lo siguiente:

• El día 7 de enero de 2015, El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, remitió las Tablas de Valoración Documental - TVD, para el proceso de Convalidación, radicada en el AGN 1-2015-96, a lo cual el AGN, dio respuesta con el W 2-2015-3118, manifestando que no cumplen con lo establecido por el AGN .

• El Día 29 de octubre de 2015, el DAPRE remite por segunda vez la TVD, a lo cual el AGN, da respuesta con radicado 2-2015-3118, en el cual manifiestan que aún

PROCESO: Inspección, Control y Vigilancia Código: ICV·F·04

·\ l lO 111 \11 Versión: 01

•

( ,1 '\1 H. \ 1 ~ II I ". .. . I -.

( 11 ( 1 t 1I .~ INFORME VISITA DE INSPECCiÓN 2015/08/04

Página 13 de 66

no cumplen con los requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación.

• El 18 de abril de 2016, remiten por tercera vez las TVD, radicadas en el AGN con W 1-2016-02145 y el 20 de junio de 2017, remite ajustes a TVD, a lo cual se les informa, que aún no cumple con los requisitos establecidos por el AGN .

• El día 06 de febrero de 2019, solicitud mesa de trabajo TVD, ante el Archivo General de la Nación.

Así mismo, en Visita de Inspección y Control realizada al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, la entidad entregó como evidencia los siguientes documentos:

• Carpeta Antecedentes, en el que se evidencia toda la trazabilidad de entrega de las TVD al Archivo General de la Nación, la devolución de las mismas para ajustes, mesas técnicas y solicitud de reuniones.

• Archivo digital de los seis periodos identificados en la elaboración de las TVD, con sus respectivos anexos.

• Cuadro evolutivo del DAPRE • Introducción y Metodología TVD • Matriz de Series y Subseries Documentales • Presentación de las TVD • Series de Conservación Total, entre otros

Por otra parte, se identificó que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, cuenta con Fondos Documentales Acumulados, a los cuales se les ha adelantado los siguientes procesos archivísticos:

• Clasificación FDA por periodos presidenciales, vigencias, dependencias y asuntos • Levantamiento de Inventario Documental en estado natural • Aún se encuentran aproximadamente 1800 mi por organizar • El total del Fondo de la presidencia es de 2700 mi • El Archivo Central del DAPRE, está ubicado en cinco (5) depósitos del Archivo

General de la Nación.

Ahora bien, frente a la intervención que ha adelantado el DAPRE, se evidenciaron las siguientes tareas:

• Se ha realizado la intervención del año 1953 al año 1981 con Tablas de Valoración Documental en el proyecto, sobre el cual se organizaron las series de Conservación total, incluida la serie correspondencia.

• Del Periodo de Andrés Pastrana, se ha intervenido aproximadamente 400 mi, del año 1998 - 2002.

• 79.000 registros en Inventarios de Archivo Central, del año 1953 - 2002, Deposito 51

• Depósitos 51, 52 Y 31 tienen documentos para organizar de los periodos 1982 Belisario Betancur al año 2002 de Álvaro Uribe, por TVD

• Los archivos producidos en las vigencias del 2002 al 2004 se organiza con TRD versión 2002

PROCESO: Inspección , Control y Vigilancia Código: ICV-F-04

Vers ió n: 0 1 20 15/08/04

INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Pagi na 14 de 66

• En el depósito 52, se conservan el Fondo Documental Acumulado producido durante las vigencias del 1998 al 2012.

• El total de los Metro Lineales conservados en el Archivo Central, es de 5.000 mi, de los cuales 1.800, corresponden a los fondos Documentales Acumulados.

Según lo informado, la entidad continuará con la organización de fondos acumulados , no obstante, las TVD no han sido convalidadas por el AGN. Por lo cual, se requ iere a la entidad para que una vez las TVD se encuentren convalidadas , se apliquen para procesos de selección y disposición Final de Documentos

Inventarios por periodos de los FDA !J ti·· . • _ .... ~., .,L_ o' . .... =m f-J " • • .... , .·, ~· c, ' ~ü.a... . ">1,'" ' I,u~, .1'1'.

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Ve rsión: 01 201 5/08/04

INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Pági na 15 de 66

deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación [ ... ]

• En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla , anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos. (parágrafo del artículo 27 del acuerdo N° 02 de 2014).

• El artículo 6 del Acuerdo N° 060 de 2001, señala : La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

Dichas normas determinan la obligación por parte de las entidades públicas y privadas que ejercen funciones públicas de acatar los criterios establecidos para la organización, conservación y custodia de los documentos que conforman los archivos de gestión .

En recorrido por las dependencias programadas, se presenta el siguiente informe del estado de organización de los archivos de gestión:

CONSEJERíA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS Y ASUNTOS INTERNACIONALES

La Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales, se encuentra ubicada en Calle 7 No. 6 - 54 Bogotá primer piso. Cuenta con un archivo de gestión centralizado para todas las áreas que conforman la Consejería.

Comisión Intersectorial De Derechos Humanos Y DIH

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Sistema Nacional de Archivos

Grupo de Inspección y Vigilancia ENTIDAD Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República-DAPRE

ASPECTOS VERIFICADOS

DEPENDENCIA: COMISION INTERSECTORIAL DE DDHH Y DIH ASUNTOS : Serie: 34020 .02 .01 - Actas de Comisión Intersectorial (TRD 2014) 34020.02.17 Actas de los Subsistemas del SNDDHH y Grupos de Trabajo

Inventario documental FUID de la documentación de la dependencia según TRD

La oficina no ha implementado el instrumento de control FUID.

Las unidades de conservación (cajas y carpetas) deben rotularse con los datos mínimos establecidos y conforme a la TRD.

Los expedientes que pueden formar parte de la oficina están almacenados en Cajas X 200 Y X 100, carpetas cuatro aletas, carpetas de yute, los cuales no tienen algún tipo de descripción normalizado que permita la identificación de los campos mínimos requeridos.

PROCESO: Inspección, Control y Vig ilancia Código: ICV-F-04

Versión 01 \ ' 111 \ '" 2015/08/04(. 1 ' LK\l

1" t \ , .. l· ... INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Pági n8 15 de 66 c.Y II O>-CI.I .\ •

Se pueden identificar algunos documentos descritos en la TRD según el año de producción (2014-2016), sin embargo, las actas no cuentan con la convocatoria de la

Creación y conformación del reunión (no definida como tipo documental dentro de las expediente (ordenación al interior del TRD); las carpetas objeto de revisión están ordenadas expediente con todos los tipos cronológicamente. El acta N" 10 se encuentra en la documentales que se reflejan en la oficina y las actas del 1 al 9 en el depósito en las TRD) instalaciones del AGI\J . Las actas de los subsistemas

del SNDDHH y grupos de trabajo cuentan con los listados de asistencia y al respaldo se describe el contenido de la reunión y los compromisos.

Cumple con la foliación de Los expedientes de la muestra no contaban con proceso documentos de foliación . Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente

Los expedientes de la muestra no poseen el formato de Hoja de Control.

Los expedientes que hacen parte de la oficina están almacenados en Cajas X 200 o X 100, en carpetas

Unidades de almacenamiento cuatro aletas, carpetas de yute, sin embargo, las adecuadas. carpetas de yute no son las más adecuadas para la

adecuada conservación , por su poca resistencia al doblez.

Cuenta y cumple con procedimiento para el préstamo de documentos internos

No se maneja algún formato de préstamo por expediente, sin embargo, los funcionarios aducen que los documentos no salen de la oficina por motivo de consulta .

Realiza transferencias Primarias Se han realizado transferencias verificación de soportes.

a Archivo Central sin

Numeración de Actos Administrativos . (PARA EL CASO DE RESOLUCIONES- ACUERDOS,

No se producen Actos Administrativos en esta área

ETC En la oficina cuentan con archivadores metálicos rodantes de tres cuerpos con llave. En tanto en el

Condiciones ambientales de las archivo de gestión centralizado cuentan con mobiliario diferentes áreas, Tipo de metálico rodante de con 6 entrepaños, cajas X200 Archivadores , Unidades de (algunas en deterioro por manipulación, carpetas de Almacenamiento, Limpieza, yute, AZ. Se verifican condiciones generales de Seguridad de la información, limpieza, cuenta con puerta de madera y vidrio con Extintores seguridad manejada por seguridad de la entidad, un

extintor (1 ) solkaflam cargado y con fecha de vencimiento en diciembre de 2019 .

...*Comlslon Intersectonal de Derechos Humanos* - Aspectos venficados


Ve rsión: 01 ·\ Iu 111 \' (1 (,1 ''''K '' 2015/08/04.ft I ~ " ' 1 I . ,

. , 'tI! el\tlf , INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Página 17 de 66

•

Se verificaron en la Comisión Intersectorial de Derechos Humanos y DIH los siguientes expedientes:

N o

Serie y Subserie

MUESTRA ALEATORIA SIMPLE (BASADO EN JUICIO)

Ubicación Topográfi

ca

Observaciones Q/'O e CII ....'-' eo O ::I:U

e 'o 'u CII

'O u.

e 'o'u CII e Q/ 'O 'O

O - >CII ,_ '¡: t/'i Q/ CII.... '-CII.o ~<

e'o 'u a., o '-U :::l VI .... Q/ o 00::

CII 'iij' U

.l9 Q/ a. 'CII U

01

Serie 34020.02.01 -Actas de comisión

intersectorial Acta No 10 - 2018

No No Si Si No NA NA Carpeta de yute , sin

rotulo.

02

Serie 34020.02.01 -Actas de comisión

intersectorial Acta No 1 al 9

2012-2014

Si Si Si Si Si NA NA Caja X200 carpeta yute,

gancho legajador plástico, rotulo

Tabla Muestra aleatoria Comisión Intersectorial de Derechos Humanos

Registro fotográfico

Observatorio


Grupo de Inspección~Vigilancia ENTIDAD Departamento Administrativo de la Presidencia de

la República-DAPRE


DEPENDENCIA: OBSERVATORIO ASU NTOS: Serie: 111710-89 Sistema Nacional de DDHH Subserie : Mapa de Riesgos Red de Observatorios (TRD 2017)

Inventario documental FUID de la documentación de la dependencia según

La oficina no hace uso de los inventarios documentales en formato FUID.

PROCESO Inspección . Control y Vigilancia Código: ICV-F-04

VerSión: 01 ·\I\Ll II\ fl 2015/08/04(1 1 '" I if.¡\1 ,h • '. "" 1I ... Página 18 de 55 INFORME VISITA DE INSPECCiÓNrY'lI (1 IIU\

•

TRD Los expedientes que pueden formar parte de la oficina están almacenados en Cajas X 200 Y x 100,

Las unidades de conservación (cajas y carpetas cuatro aletas, carpetas de yute, los cuales carpetas) deben rotularse con los datos no tienen algún tipo de descripción normalizado mínimos establecidos y conforme a la TRD. que permita la identificación de los campos

mínimos requeridos . Se pueden identificar algunos documentos

Creación y conformación del expediente descritos en la TRD según el año de producción (ordenación al interior del expediente con (2014-2016), sin embargo, las carpetas no todos los tipos documentales que se reflejan presentan algún proceso de ordenación. Se en la TRD) evidenciaron documentos con material abrasivo

Los expedientes de la muestra no contaban con Cumple con la foliación de documentos proceso de foliación. Elaboración y diligenciamiento de la hoja de Los expedientes de la muestra no poseen elcontrol durante la etapa activa del formato de Hoja de Control. expediente

Los expedientes que hacen parte de la oficina están almacenados en Cajas X 200 o X 100, en carpetas cuatro aletas, carpetas de yute, sin

Unidades de almacenamiento adecuadas. embargo, las carpetas de yute no son las más adecuadas para la adecuada conservación, por su poca resistencia al doblez. No se maneja algún formato de préstamo por

Cuenta y cumple con procedimiento para el expediente, sin embargo, los funcionarios aducen préstamo de documentos internos que los documentos no salen de la oficina por

motivo de consulta. Se han realizado transferencias a Archivo Central

Realiza transferencias Primarias sin verificación de soportes.

Numeración de Actos Administrativos. (PARA EL CASO DE RESOLUCIONES- No se producen Actos Administrativos en esta área. ACUERDOS, ETC

En la oficina cuentan con archivadores metálicos rodantes de tres cuerpos con llave. En tanto en el archivo de gestión centralizado cuentan con mobiliario metálico rodante de con 6 entrepaños, Condiciones ambientales de las diferentes cajas X200 (algunas en deterioro por manipulación, áreas, Tipo de Archivadores, Unidades de carpetas de yute, AZ. Se verifican condicionesAlmacenamiento, Limpieza, Seguridad de la generales de limpieza, cuenta con puerta deinformación, Extintores madera y vidrio con seguridad manejada por seguridad de la entidad, un extintor (1) solkaflam cargado y con fecha de vencimiento en diciembre de 2019.

'Observatorlo' - Aspectos verificados


Versión: 01 2015/08/04

INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Pagina 19 de 66

Se verificaron en la oficina de Observatorio los siguientes expedientes:

No Serie y Subserie



ca

ObservacionesQ)

"ti e nI..... e o o:z::u

e'o U

.!l! o LL.

e'o u ni e Q)

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e'o. ou_a.:J '¡: a ~o:: Q)

o

ni'ro U

~ Q) a.... ni u

01 Serie 14 - Sin

identificar - 20142018

No No No Si No NA NA Carpeta de yute,

deteriorada. Sin rotulo. 200 Folios.

02

Serie: mapa de riesgos red

observatorios actas y listados 2017

No No No Si No NA NA Carpeta propalcote de 4

aletas, 250 Folios.

03

Estadísticas e Informes EN DDHH

y DIH 2014 No No No Si No NA NA

Carpeta propalcote de 4 aletas, 250 Folios.

Tabla Muestra aleatoria Observatorio DDHH


Área de protección


Grupo de Inspección y Vigilancia ENTIDAD Departamento Administrativo de la Presidencia de

la República-DAPRE

ASPECTOS VERIFICADOS DEPENDENCIA: Área de Protección ASUNTOS: Serie: Casos

Inventario documental FUID de la documentación de la dependencia según TRD

No se cuenta con inventarios documentales en formato FUID, se diligencia un cuadro en formato


Ve rsión : 01

20 15/ 08/04

Página 20 de 66 INFORME VISITA DE INSPECCiÓN

Excel que no cumple con todos los requisitos en esta materia. Carpetas de yute con más de 200 folios , sin cajas , dispuestas directamente en el mueble

Las unidades de conservación (cajas y definido para su conservación Ad icionalmente , carpetas) deben rotularse con los datos no se utilizan ganchos legajadores de manera mínimos establecidos y conforme a la TRD. que al contener tantos documentos dentro de una

misma carpeta la conservación de los mismos se encuentra en riesqo. La organización de los expedientes no responde a la TRD de 2014, ni podrían organizarse

Creación y conformación del expediente (ordenación al interior del expediente con todos los tipos documentales que se reflejan en la TRD)

conforme a la TRD actualmente en proceso de convalidación donde la serie "casos" fue eliminada. En ese sentido , no es posible identificar dentro de los expedientes conformados los tipos documentales y al no conformarse por casos se encuentran todos los documentos incluidos en un expediente por viqencia .

Cumple con la foliación de documentos No se realiza foliación Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente

No se cuenta con hoja de control

Unidades de almacenamiento adecuadas. Archivador tipo biblioteca. Cuenta y cumple con procedimiento para el No se maneja formato de préstamo por préstamo de documentos internos expediente.

Se han realizado transferencias a Archivo Central sin verificación de soportes antes de12015, sin embargo, desde esa vigencia a la fecha no se ha

Realiza transferencias Primarias avanzado en la conformación por casos lo que incrementa la cantidad de expedientes sin surtir proceso de organización para proceder a posterior transferencia.

Numeración de Actos Administrativos. (PARA EL CASO DE RESOLUCIONESACUERDOS, ETC

No se producen Actos Administrativos en esta área.

Condiciones ambientales de las diferentes áreas, Tipo de Archivadores, Unidades de Almacenamiento , Limp ieza, Seguridad de la información, Extintores

Archivador tipo biblioteca, carpetas de yute , sin gancho legajador y sin caja . Se verifican condiciones generales de limpieza, Archivador ubicado dentro del área que cuenta con seguridad manejada por funcionario encamado .

•• - Aspectos verificados

Se verificaron en la oficina de Área de Protección los siguientes expedientes :

UbicaciónMUESTRA ALEATORIA SIMPLE

Topográfi(BASADO EN JUICIO)

ca

ee e 'o 'o - o(1) ro'- oro >'o (,) +'No Serie y Subserie Observaciones"C e (1)ro'¡: 'c;;'¡:¡ ro li"'5ro+' Q.'roe,~ e '¡: o ...,~ .& ~ (1)o o U roro.o'O ~o::"C:Z::U U... :E

'\~ l ll,,;, l Versión : 01 e.1 I K \! 2015/08/041.. l' '''' l. ,

II ~I 1-tI \ INFORME VISITA DE INSPECCiÓN• Página 21 de 66

200 folios, dispuesta directamente sobre el

archivador. La toma de muestras atendiendo a la definición de las TRD para esta área no fue posible llevarse a cabo, toda vez que, los expedientes no se encuentran conformados con fundamento en las Tablas convalidadas, si bien corresponden a Archivos de Gestión allí dispuestos de la vigencia 2015 a la fecha.

Con fundamento en las TRD de 2014, la Serie Casos está compuesta por tipologías como la "denuncia", "tramite", "comunicaciones" entre otras, sin embargo, al no conformar los expedientes físicos conforme a esta organización, solo se evidencian múltiples casos dentro de una misma carpeta sin poderlos identificar a través de inventarios, hojas de control, rótulos en carpetas o cualquier otro mecanismo técnico que permita la consulta y por ende la verificación de las acciones realizadas. Lo anterior, toda vez que, si bien en caso que se adelanten actuaciones las mismas quedan reportadas por la plataforma ESCRIBE las TRD convalidadas exiQen el soporte papel.

Tabla Muestra aleatoria área de protección- CPDH

Se verificaron en el Archivo Central de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos los siguientes expedientes, ubicados en los depósitos 36 y 41 que se tiene por convenio interadministrativo con el Archivo General de la Nación.


Ubícación Topográfi

ca

No Serie y Subserie CI)

"C e ni .... ,~ t: o o IU

t: 'o'o ni

'O u.

t: 'o 'o ni t: CI)

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t: 'o, ou_ c':l '¡: "O ~r:t:: CI)

e

ni '¡;j' U

~ CI) C,.... ni U

Observaciones

01

02

Caja W 12 Carpeta 1 Proceso : Gestión de

Asuntos Políticos Serie Convenios

Subserie Cooperación Internacional

Caja W 3 Serie 42 Convenios

Subserie 89 Cooperación Internacional Expediente

Secretaria Técnica Comisión

Internacional Carpeta 1 de 1

N/A

SI

SI

SI

SI

SI

NO

NO

SI

SI

SI

SI

SI

SI

Archivado en carpeta de Yute, Las Series y Subseries no están

codificadas,

Trasferencia 2016, los documentos se

encuentran refoliados,

03

04

Serie 52 Derechos Humanos

Subserie 360 Sobre Violación a los DDHH

Vichada Caja 74 Serie 79

Procesos Subserie 05

Procesos de Paz FARC

SI

SI

SI

SI

SI

SI

NO

NO

SI

SI

SI

SI

SI

SI

TRD aprobadas del año 2010, Documentos

archivados en carpeta de Yute,

TRD aprobadas del 2011, la descripción no concuerda con la Hoja de Control, La carpeta

esta descrita como 1 de


VerSió n: 01 2015/08/04


05

Carpeta W 10

Caja 29 Serie 128 Procesos

Subserie 294 Procesos de Paz

Grupos al Margen de la Ley

06

Caja W 8 Serie 128 Procesos

Subserie 196 Ley de Justicia y paz

Registro Fotográfico

NO

SI

SI

SI

SI

SI

NO

NO

SI

SI

SI

SI

SI

SI

1 , sin embargo hay 5

carpetas en la caja

No esta descrita la

tipologia en la hoja de

control, se denota 1 tipo

documental llamado

carta de Agradecimiento ,

Carpeta 1 de 1, se

encuentran 3 carpetas

en la caja.

Trasferencia realizada

con la TRD 2014, Folios

rasgados, No concuerda

la codificación de la serie

y la Subserie con la

descrita en el inventario.

ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y ASUNTOS INTERNACIONALES

Esta dependencia dada su característica de reajustes misionales conforme a los procesos adelantados en cada Gobierno y sus respectivos Planes de Desarrollo, ha sido objeto de diversos ajustes y modificaciones, sin embargo , Actualmente la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y Asuntos Internacionales se encuentra organizada con fundamento en la siguiente estructura interna:


Versión : 01 2015/ 08/04


1. Dirección Temática a. Proceso ELN b. Tránsito a Legalidad de las FARC

2. Dirección De Convivencia y Legalidad 3. Se trasladó Dirección De Acción Contra Minas pero dado que el cambio es

reciente no se han recibido transferencias. 4. Grupos Internos

a. Grupo Jurídico b. Grupo De Comunicaciones c. Grupo De Gestión Documental Conformado Por 5 Personas 3 De Planta Y

2 Contratistas.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Sistema Nacional de Archivos

Grupo de Inspección y Vigilancia

ENTIDAD Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República-DAPRE DEPENDENCIA: Alto Comisionado

ASPECTOS VERIFICADOS ASUNTOS: Serie : Procesos

Inventario documental FUID de la documentación de Se cuenta con inventarios documentales en la de~endencia se~ún TRD formato FUI O de 2015 a la fecha. Las unidades de conservación (cajas y carpetas) Cajas X 200, carpetas cuatro aletas y deben rotularse con los datos mínimos establecidos y carpetas de yute. conforme a la TRD.

Se organizan conforme a la TRD pero algunos de los tipos documentales utilizados dentro de las series son organizados de manera independiente, lo que imposibilita la verificación del expediente conforme a la TRD convalida .

Creación y conformación del expediente (ordenación En igual sentido, se verifica que la dificultadal interior del expediente con todos los tipos en el manejo de los Tipos Documentales y documentales que se reflejan en la TRD) las Series persiste en las TRD actualizadas

y remitidas para convalidación, si bien se señaló por parte de las funcionarios que atendieron la visita desde el área misional que dicha situación fue expresada en la fase de levantamiento de información en el proceso de actualización.

Cum~e con la foliación de documentos No en todos los expedientes de la muestra Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control sr, pero no corresponde con la organización durante la etapa activa del expediente por tipos documentales de la TRD.

Archivador rodante, cajas X200 y carpetas Unidades de almacenamiento adecuadas. cuatro aletas. Cuenta y cumple con procedimiento para el préstamo No se maneja formato de préstamo porque de documentos internos no se adelantan ~estamos de expedientes.

El Archivo de Gestión se encuentra en las Realiza transferencias Primarias mismas instalaciones donde funciona el

Archivo Central de la entidad. Se producen Actos Administrativos en esta

Numeración de Actos Administrativos . (PARA EL área, que cuentan con numeraciónCASO DE RESOLUCIONES- ACUERDOS, ETC consecutiva, sin embargo, se conforman en


INFORME VISITA DE INSPECCiÓN

Versi ón: 01

2015/08/04 Página 24 de 66

Condiciones ambientales de las diferentes áreas, Tipo de Archivadores, Unidades de Almacenamiento, Limpieza, Seguridad de la información, Extintores

un expediente con la denominación "procesos", haciendo uso de los tipos documentales y no de una serie para este tipo de documento.

Se verifican condiciones adecuadas de archivo.

Se verificaron en la oficina del Alto Comisionado para la Paz y Asuntos Internacionales -los siguientes expedientes que pertenecen al archivo de gestión, ubicado en el depósito 56 que se tiene por convenio interadministrativo con el Archivo General de la Nación ,

MUESTRA ALEATORIA SIMPLE Ubicación

(BASADO EN JUICIO) Topográfi

ca

c: c: 'o 'o

No Serie y Subserie c: 'u - ~ 'u Observaciones (1) :2 CII c. CII -o e CII ,_ 'c .2 -() c: 'C U'J (1) CII , ~ (1) (1) CII () ::J CII C. . ~ c: -o -.... (/) .... o o (5 .... CII.Q (1) o '¡ij' CII :I:U LL o ~< Da: u u

Aprobado con la TRD 2011 , Carpeta de yute en buen estado, gancho legajador plástico. En la hoja de control no se tienen datos de fechas extremas, no hay descripción de la

128-294 Serie: foliación. La carpeta

01 Procesos Subserie: SI Par

SI NO Parcial NT NT contiene una referencia

Proceso de Paz AUC cial numérica (3391-21056) .

En el rótulo estaba descrito como expediente abierto, También Señala en su descripción que esta documentación fue dada en el marco de la Resolución 4719 de 2008. Aprobado con la TRD 2011, Carpeta de yute en buen estado, gancho legajador plástico. Hoja

128-294 Serie: de control sin diligenciar,

02 Procesos Subserie: SI SI SI SI Parcial NT NT signatura topográfica de

Proceso de Paz AUC la caja sin diligenciar, También Señala en su descripción que esta documentación fue dada en el marco de la Resolución 4719-30350 ,

128-294 Serie: Aprobado con la TRD 03 Procesos Subserie: SI SI SI SI Parcial 2011 . Carpeta de yuteNT NT Proceso de Paz AUC en buen estado , gancho

leQaiador plástico, Hoia


Versión : 01 2015/08/04


de control sin diligenciar. También Señala en su

04 128-294 Serie : Procesos Subserie : Proceso de Paz AUC

05 128-294 Serie: Procesos Subserie: Proceso de Paz AUC

SI

SI

SI

Par cial

SI

SI

NO

SI

Parcial

Parcial

NT

NT

NT

NT

descripción que esta documentación fue dada en el marco de la Resolución 4719-30433 Aprobado con la TRD 2011 . Carpeta de yute en buen estado, gancho legajador plástico. Hoja de control sin diligenciar. Consecutivo de carpeta a lápiz. También Señala en su descripción que esta documentación fue dada en el marco de la Resolución 3391-21139 Aprobado con la TRD 2011 . Carpeta de yute en buen estado, gancho legajador plástico. Hoja de control sin diligenciar. La foliación presenta saltos de consecutivos. También Señala en su descripción que esta documentación fue dada en el marco de la Resolución 4719-30012

Muestra aleatoria

OFICINA DE PLANEACIÓN

En esta oficina teniendo en cuenta que la mayoría de actividades se encuentran registradas en plataformas como el SIGEPRE, la mayoría de documentos se producen de forma electrónica, de ahí que desde el 2018 de inicio proceso de conformación exclusivamente en electrónico, el inventario documental se utiliza solo para los expedientes físicos .

La conformación de los expedientes en este sentido se realiza dentro de las carpetas compartidas, sin embargo, al realizar la verificación , no se realiza en su totalidad conforme a las Tablas de Retención Documental y su ubicación responde principalmente a criterios de modalidades de trabajo al interior de la Oficina.



ENTIDAD Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE


DEPENDENCIA: Dirección de Planeación ASUNTOS: Serie según Tabla 2014 51010-02 51010-02.11 ACTAS de Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo

PROCESO: Inspección , Control y Vig ilancia Código: ICV-F-04

Versión: 01 '\" ' 111 \ 01 2015/08/04.: .J ..... 1 K \l

lit 1" '" q l.' Página 26 de 66INFORME VISITA DE INSPECCiÓNn I! ( 1. ,m I,•

51010-02.22 Actas de Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 51010-02-28 Actas de Subcomité de Control Interno 51010-05 Anteproyecto de presupuesto 51010-54 51010-54.07 Informes Se cuenta con inventarios documentales en formato

Inventario documental FUID de la FUID para todas las series que se están conformando documentación la dependencia según expedientes en físico , no se realiza para la TRD conformación de carpetas compartidas en versión

diqital. Las unidades de conservación (cajas y carpetas) deben rotularse con los datos Carpetas yute y gancho legajador, rotuladas con mínimos establecidos y conforme a la fundamento en las TRD. TRD.

Los documentos se encuentran conformados de acuerdo a las tipologías documentales, en el caso de los expedientes físicos .

Creación y conformación del expediente (ordenación al interior del expediente con Sin embargo, existen varias tipologías cuya todos los tipos documentales que se organización se adelanta a través del uso de "carpetas reflejan en la TRD) compartidas" digitales, que no responden a la

definición de las series y subseries que indica la TRD. No obstante, la entidad aún no ha implementado el expediente electrónico.

Cumple con la foliación de documentos Si se realiza foliación seqún la muestra. Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del Si cuenta con las hojas de control expediente Unidades de almacenamiento

Estantes metálicos de pared con 05 entrepaños adecuadas.

Cuenta y cumple con procedimiento para

No se realiza préstamo de expedientes. el préstamo de documentos internos Se han realizado transferencias a Archivo Central laRealiza transferencias Primarias última verificada con soporte el 24 de junio de 2018.

Numeración de Actos Administrativos. (PARA EL CASO DE RESOLUCIONES No se producen Actos Administrativos en esta área . ACUERDOS, ETC

Tres (03) estantes metálicos, con 05 entrepaños, carpetas de yute. Se verifican condiciones generales Condiciones ambientales de las de limpieza, Archivador ubicado dentro del área que diferentes áreas, Tipo de Archivadores, cuenta con puerta de madera con seguridad manejada Unidades de Almacenamiento, Limpieza, por servidor encargado del área, un (1) extintorSeguridad de la información, Extintores ubicado en la entrada del área de trabajo de fácil acceso.

Dirección de Planeación - Aspectos verificados


http:51010-54.07http:51010-02.22

Versión: 01

2015/ 08/04 INFORME VISITA DE INSPECCiÓN P~g in a 27 de 66

Se verificaron en la Dirección de Planeación los siguientes expedientes:


(BASADO EN JUICIO) Topográfi

ca

e e QJ- e 'o - o 'o !9No Serie y Subserie "C e 'o 'C::; ro > , o Observaciones'C::; '¡: '¡¡; ["5 ro QJ ro .... ro

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Proyecto de Carpeta de yute, gancho

01 Inversión - UNGRD Si Si Si No Si NA NA Serie 82 - 03

legajador plástico

Acta de Comité

02 Sectorial Desarrollo

Si Si Si No Si NA NA Carpeta de yute, gancho

Administrativo 2017. legajador plástico. 02-11

Actas del Comité Institucional de

Carpeta de yute, gancho 03 Gestión y Si Si Si No Si NA NA

Desempeño legajador plástico.

003-079 Acta de Subcomité

04 de control interno


2018 legajador plástico . 003-044

Tabla Muestra aleatoria


CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA

Esta Consejería se encuentra a cargo del apoyo en la implementación de políticas de niñez y adolescencia (anteriormente). En el marco de dicha actividad, se adelanta la Secretaría Técnica de la Comisión de Primera Infancia y los Comités Técnicos .

PROCESO Inspección, Control y Vigilancia Código: ICV-F-04

Versión: 01 2015/08/04

INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Pági na 28 de 66

Adicionalmente desarrollan proyectos en materia de infraestructura, toda vez que, se manejan recursos de gobierno nacional y FISCO a través de contratos interadministrativos,




Departamento Administrativo de la Presidencia de la

ENTIDAD Republica - DAPRE DEPENDENCIA: Consejería Presidencial para la Niñez y la Adolescencia ASUNTOS: Serie según Tabla 2014

ASPECTOS VERIFICADOS - Actas - Desarrollos de proyectos de infraestructura - Petición sugerencias, quejas y reclamos

Inventario documental FUID de la Se cuenta con inventarios documentales en formatodocumentación la dependencia según FUIDTRD Las unidades de conservación (cajas y carpetas) deben rotularse con los datos Carpetas yute y gancho legajador, rotuladas con mínimos establecidos y conforme a la fundamento en las TRD. TRD.

Los documentos se encuentran conformados de acuerdo a las tipologias documentales.

Creación y conformación del expediente (ordenación al interior del expediente con

Aspectos verificados

todos los tipos documentales reflejan en la TRD)

que se Sin embargo, en el caso de los contratos de infraestructu ra estos se organizan y conforman utilizando la serie "proyectos", si bien corresponde a una tipología contractual.

Cumple con la foliación de documentos Si se realiza foliación según la muestra. Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del Si cuenta con las hojas de control expediente Unidades adecuadas.

de almacenamiento Archivador rodante, cajas x200 y carpetas de yute.


No se realiza préstamo de expedientes.

Realiza transferencias Primarias Se han realizado transferencias a Archivo Central. Numeración de Actos Administrativos. (PARA EL CASO DE RESOLUCIONES- No se producen Actos Administrativos en esta área. ACUERDOS, ETC

Archivador rodante, cajas x200 y carpetas de yute. Se Condiciones ambientales de las verifican condiciones generales de limpieza, diferentes áreas, Tipo de Archivadores, Archivador ubicado dentro del área que cuenta con Unidades de Almacenamiento, Limpieza, puerta de madera con seguridad manejada por Seguridad de la información, Extintores servidor encargado del área, un (1) extintor ubicado en

la entrada del área de trabajo de fácil acceso. ..


Versión: 01 2015/08/04


Se verificaron en la Consejería Presidencial para la Niñez y la Adolescencia los siguientes expedientes:

No Serie y Subserie



ca

Observacionesal

'C e ro .... ....... e o o :I:U

e 'o 'ü . ~ 'O u..

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01

Actas sesión Intersectorial para la

primera infancia 2018 - Actas 2. Serie 2

Subserie 3


legajador plástico

02

Petición sugerencias, quejas y reclamos

2017 Si Si Si No Si NA NA

Carpeta de yute , gancho legajador plástico.

03

Desarrollos de proyectos de

infraestructura 2018 Cunday Tolima

Si Si Si No Si NA NA

Carpeta de yute, gancho legajador plástico . CD y

mapas en sobre de manila

04

Actas - Informes -Actas Comisión Imtersectorial para la primera infancia


legajador plástico.

Tabla Muestra aleatoria


PROCESO: Inspección , Control y Vigilancia Cód igo: ICV-F-04

Ve rsión: 01 'I R;' 111 \ ' I 2015/08/04(, l '\ 1 n·" 11 I .. . • • .~ INFORME VISITA DE INSPECCiÓN P~gln; 30 de 66 ( 'l tIO""II1.1;.

•

SECRETARIA JURíDICA


Grupo de Inspección y Vi~ilancia

ENTIDAD Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE


DEPENDENCIA: Secretaria Jurídica SERIE DOCUMENTAL: PROCESOS Y CONCILIACIONES DE LA TRD VERSION 2014, DECRETOS,LEYES, PQRS

Inventario documental FUID de la documentación la dependencia según TRD

Cuenta con base de datos de información general de los expedientes, no se tiene FUID, no tiene fechas extremas, folios no actualizado.

Las unidades de conservación (cajas y carpetas) deben rotularse con los datos mínimos establecidos y conforme a la TRD.

Sin identificación cajas de conciliaciones prejudiciales, carpetas en atención a las TRD


Defensa jurídica, la serie procesos se organizan cronológicamente y conforme a la tipología de las TRD

Cumple con la foliación de documentos SI

Elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente

Serie documental compleja procesos judiciales cuentan con índice para control de trámites y tipo documental como hoja de control

Unidades de almacenamiento adecuadas.

Carpeta de yute, Amarres que ocasionan deterioro mecánico directo a unidades de conservación. Actos administrativos en pastas AZ (uso indebido)


Formatos de control, frente al recibo de la administración circular 03 de 2018, 900 procesos activos aproximadamente,

Realiza transferencias Primarias

Reposan en el Archivo general de la nación, conforme al contrato interadministrativo se realiza la custodia. Se aportó copia de transferencia realizada en el año 2015 del 14 de abril , sobre conciliaciones


·\II.l 111 ... 1.1 "1 fU..c lo< • . .. f t" ...

1I (. ,un \ INFORME VISITA DE INSPECCiÓN

Ve rsión : 01 2015/08/04

Página 31 de 66

"

Numeración de Actos Administrativos . (PARA EL CASO DE RESOLUCIONESACUERDOS, ETC

prejudiciales. EL depósito 39 mediante convenio con el AGN la secretaria jurrdica conserva los documentos.

Se realiza numeración con registro de consecutivo.


Espacios óptimos limpios y de fácil acceso, archivadores rodantes , no se encontró extintor cerca al Archivo de Gestión y en depósito 39 del AGN lo transferido.

Se verificaron en la oficina de Secretaría Jurídica los siguientes expedientes :

UbicaciónMUESTRA ALEATORIA SIMPLE Topográfi

(BASADO EN JUICIO) Observaciones ca

c:c: '0 :2 .(3c:Serie y Subserie o uNo

CIl '0 -ro ._ >ro .l!I.(3 .¡: a. ..2.¡: en"C ~ c: CIl ro u ::Jro .... CIl CIl ro a.ro.... ....~ c: ...en ...."C .C?ro.!)... CIl o roo o o Da:::x: u u.. O u U:.!!«

Procesos judiciales Cuenta con hoja de ANGELA VANESSA POR SI NO NO control tipo por SI SI NO01 HERRERA INDICE actuaciones y tramitesSANCHEZ

Cuenta con hoja de MARIA DEL control tipo por

PORROSARIO NO actuaciones y tramitesSI NO02 SI SI NOLOURDES INDICE denominada indice de AREVALO carpeta .

Cuenta con hoja de Acciones control tipo por

POR03 NO actuaciones y tramitesNOconstitucionales SI SI NO SIINDICE denominada índice de

carpeta. Cuenta con hoja de

WN HOK YING

ALVARO MONTES

control tipo por POR actuaciones y tramitesSI NO NOSI SI NO04 PROCESOS INDICE denominada índice de

carº-eta. JUDICIALES



VerSión : 01 '\ "ll ll \ " 2015/08/04(i f .... 1 K ,\1 jll • ~ .. ' ,r ' . Pág i n~ 32 de 66INFORME VISITA DE INSPECCiÓNc"' ,1 ( l'.I Fll l.

•

SECRETARíA DE TRANSPARENCIA




Departamento Administrativo de la Presidencia de la

ENTIDAD Republica - DAPRE DEPENDENCIA: Secretaria de Transparencia Grupo Política pública, Grupo Innovación, Grupo GRAP

ASPECTOS VERIFICADOS TRD VERSION 2014, SEGÚN LO INFORMADO LA ULTIMA VERSION 2018, SERIES: DENUNCIAS DE CORRUPCION PROYECTOS DE COPERACION

Inventario documental FUID de la Cuenta con inventarios documentales de las vigencias documentación la dependencia según 2017y2018 TRD Las unidades de conservación (cajas y carpetas) deben rotularse con los datos Cajas x200 y carpeta de yute con identificación parcial mínimos establecidos y conforme a la TRD.


La serie denuncias serie simple se ordena cronológicamente , los expedientes del año 2018 serie denuncias de actos de corrupción de alto nivel no se encontró foliado, ni registro de inventarios, no identificación, sin mecanismos de control.

Cumple con la foliación de documentos Parcial año 2018 Elaboración y diligenciamiento de la hoja La serie denuncia de corrupción cuenta con hoja de de control durante la etapa activa del control expediente Unidades de almacenamiento Cajas x200 y carpetas en yute


Vers ión: 01

20 15/08/04 INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Págin a 33 de 66

adecuadas. Cuenta y cumple con procedimiento para el préstamo de documentos internos

No cuenta y según lo informado no se realizan prestamos

Realiza transferencias Primarias

Se aportaron evidencias de transferencias 2015 acta e inventarios, no obstante, estos no están firmados por el responsable de la dependencia en atención a lo establecido para el formato FUID, sobre la transferencia 2016 se evidencio cumplimiento .


Espacios limpios espacios óptimos, archivador, extintor externo no se tiene

Se verificaron en la oficina de Secretaría de Transparencia los siguientes expedientes:

No Serie y Subserie



ca Observaciones

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V "ión : 01.'\1((111' " 1. ,1- " Il \1 2015/08/04... \ ,., " ~. INFORME VISITA DE INSPECCiÓN

Versión: 01

2015/08/04INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Página 35 de 66

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Ve rsión: 01 2015/08/04

Pág ina 37 de 66

•

transferencias primarias, en Gestión Listado

en Excel.

Dirección Sustitución cultivos Ilícitos:

Como FUID, se diligencia Base de Datos en

Excel, que cuenta con los campos del FUID.

Dirección de Minas: Se encuentran en el

proceso de levantamiento de FUID.

Las unidades de conservación (cajas y Dado que se encuentran en procesos de carpetas) deben rotularse con los datos organización las tres direcciones cuentan con mínimos establecidos y conforme a la TRD. una identificación parcial de las Unidades de

Almacenamiento. La ordenación se realiza teniendo en cuenta la TRD versión 2018 (borrador), frente a la

Creación y conformación del expediente conformación se evidenció lo siguiente: (ordenación al interior del expediente con todos Las Direcciones están aplicando la TRD los tipos documentales que se reflejan en la Versión 2018, que se encuentra en proceso de TRD) convalidación en el AGN, así mismo, se

observó que se encuentran en proceso de . organ ización.

Cumple con la foliación de documentos El proceso de foliación es parcial. Se encuentran en el proceso de

Elaboración y diligenciamiento de la hoja de diligenciamiento de Hojas de Control, la Base control durante la etapa activa del expediente que diligencia la Dirección de Cultivos Ilícitos

le permite general la Hoja de control. Como unidad de almacenamiento los expedientes se encuentran en Cajas X200,

Unidades de almacenamiento adecuadas. Carpetas de cartón y en la Dirección de Sustitución de Cultivos Ilícitos carpetas cuatro aletas Los funcionarios manifestaron que no se hacen préstamos. No obstante, cuando solicitan documentos escaneados, estos se

Cuenta y cumple con procedimiento para el remiten a través del correo personal delpréstamo de documentos internos contratista, por tal razón, se les informó que el

área deberá crear un correo institucional para estos casos ya que la información es sensible. Se han realizado trasferencias, se evidencian

Realiza transferencias Primarias inventarios y actas del proceso. Dirección para el Posconflicto: Estantería en madera 3 cuerpos, ubicado en un lugar cerrado, con seguridad, unidades de almacenamiento carpetas de cartón y folder (documentos de apoyo), extintores en el pasillo .

Condiciones ambientales de las diferentes Dirección Sustitución cultivos Ilícitos: Los áreas, Tipo de Archivadores, Unidades de Archivos se encuentran ubicados en un quinto Almacenamiento, Limpieza, Seguridad de la (5) piso, aprox 1000 mil cajas X200, apiladas información, Extintores unas encima de otras, no cuentan con

mobiliario o estantería para las mismas. Seguridad de la Información, en el lugar que tienen dispuesto con llave. Dirección de Minas: La información se encuentra en un Archivador rodante de cuatro cuerpos, de los cuales utilizan dos cuerpos,

PROCESO: Inspección. Control y Vigilancia Código: ICV-F-04

Vers 'lón: 01 2015/08/04

INFORME VISITA DE INSPECCiÓN P~gína 38 de 66

unidades de almacenamiento cajas X200, rodante con seguridad, extintores y mapas de evacuación en el pasillo ,

Se verificaron en la oficina de Alta Consejería Presidencial para el Posconflicto los siguientes expedientes:


(BASADO EN JUICIO) Topográfi Observaciones

ca

1: 1: '0 '0

No Serie y Subserie 1: CJ o 'ü Q) :2 (1) - > el. (1) "O o ,~ '¡¡¡ , o .... ' CJ 1: '- Q) (1) .... (1) Q) Q) (1) CJ :J (1) el. ,~ 1: "O .... ... 1/) .... 'o o (5 ... (1).0 Q) o 'ro (1) :I:U u. O :!!

1} \1« 111 \' " ' ,1 ' ~,\ I '111 '. ' \"', . nut l),Ilf!;, INFORME VISITA DE INSPECCiÓN Ve rsión : 0 1 2015/ 08/04 Pá gi na 39 de 66 Registro fotográfico

OBSERVACIONES

El día cinco (5) de marzo de 2018, en visita a la Alta Consejería Presidencial para el Post Conflicto, de las cuatro Direcciones que lo conformaban se seleccionaron tres (3) direcciones a visitar, aclarando que según Decreto 179 de 2018, se reestructuró la entidad y hoy se denomina Consejería para la estabilización, dentro de ellas se encuentra la Dirección para la sustitución de Cultivos Ilícitos, ubicada en la Calle 29 con carrera Séptima, donde se encuentran ubicados los archivos que la conforman, se evidenció que el archivo se encuentra almacenado, en una oficina del piso quinto bajo llave, sin ninguna reserva salvo la pactada en los contratos de prestación de servicios suscritos con la ONU .

En visita se pudo observar que se almacena información sensible, toda vez que corresponde a los acuerdos colectivos, a organizaciones territoriales, a las manifestaciones de la comunidad de ingresar al programa de sustitución de cultivos ilícitos, donde reposa la información de cada una de las familias que han suscrito los citados acuerdos, de seguimiento a control de pagos, así mismo, no se evidenció que el personal contara con elementos de protección como guantes, tapabocas, bata entre otros, para el manejo de documentos de archivo,

Documentos que se encuentran ubicados en unidades de almacenamiento cajas X200, apiladas una sobre otra, sin ninguna división, ni estantería, en algunos casos las cajas se encuentran ubicadas sobre cartones, las cuales con el tiempo se pueden ir oprimiendo por su peso, una sobre otra, exponiéndose los documentos a deterioro. Además, que no se


Versión : 01 2015/08/04

INFORIVIE VISITA DE INSPECCiÓN pj ¡;ina 40 de 66

observa que el aire circule por las mismas, dado que el apilamiento es en filas de tres sin espacios.

Al indagar en la visita manifestaron que han solicitado los recursos a la Presidencia y a la ONU, sin embargo, no se ha identificado este riesgo, esta situación tampoco ha sido corregida, es una oficina que no cuenta con higrómetros ni elemento alguno que registre los niveles de temperatura y humedad establecidos en el Acuerdo 049 de 2000, situación que no permite evidenciar la temperatura que se presenta en dicha zona de almacenamiento, Oficina en la que se evidenció documentos vitales tales como Actas, Acuerdos.

Es importante recordar que la implementación del Sistema integrado de conservación precisamente garantizar la conservación y preservación de los documentos en todas las fases del ciclo vital de los documentos.

Observaciones: organizar las unidades de almacenamiento cajas X200 ubicadas en el Archivo de la Dirección de Sustitución de Cultivos Ilícitos, ubicado en la calle 29 con carrera séptima, en estantería tal como se contempla en el Artículo 3 del Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000.


Versión: 01 2015/ 08/04


Contar con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura humedad relativa ventilación contaminantes atmosféricos e iluminación cumpliendo los requerimientos del Artículo 4 del Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000, de la Oficina ubicada en el piso 5 del Edificio calle 29 con séptima, donde se ubica Archivo de la Dirección de Sustitución de Cultivos Ilícitos.

GRUPO DE PRESUPUESTO




ENTIDAD PRESIDENCIA DE LA REPUBLlCA ASPECTOS VERIFICADOS DEPENDENCIA: Grupo de presupuesto

SERIE DOCUMENTAL: vigencias futuras Inventario documental FUID de la El inventario de expedientes activos se documentación de la dependencia seQún TRD encuentra elaborado. Las unidades de conservación (cajas y Los expedientes se encuentran rotulados con carpetas) deben rotularse con los datos la siguiente información código dependencia, minimos establecidos y conforme a la TRD. serie, Subserie, nombre del expediente -

identificación, fechas extremas, foliación Creación y conformación del expediente La ordenación se realiza teniendo en cuenta la (ordenación al interior del expediente con todos TRD. Aplicación de TRD 2014 convalidada por los tipos documentales que se reflejan en la Archivo General De la Nación - AGN TRDt Cumple con la foliación de documentos Se realiza proceso de foliación Elaboración y diligenciamiento de la hoja de Cumple con la implementación de hoja de control durante la etapa activa del expediente control Unidades de almacenamiento adecuadas. Como unidad de almacenamiento los

expedientes se encuentran en carpeta yute con gancho legajador plástico.

informe visita de inspecciÓn - presidencia de la ... · 1. visita de inspección control y...

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