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INFORME TÈCNICO DEL AVANCE DEL ACUERDO MINISTERIAL No. 4934
Obligatorio Acuerdo 04934 - Uso de un solo código de Historia Clínica (Número de Cédula)
Respecto al Acuerdo 4934 del uso de Historia Clínica Única, se expone la situación de las
unidades que conforman el Distrito 09D04 Febres Cordero.
000760 CENTRO DE SALUD N° 11
El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta, lo que
nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que
ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cédula en
un 90% de las historias clínicas utilizadas en el periodo 2015. Cabe señalar que se utiliza como
apoyo para obtener los números de cedula de los pacientes que no la portan la página del S.R.I.que
solo los pide los apellidos y nombres del usuario https://declaraciones.sri.gob.ec/consultas-renta-
internet/consultaNaturales.jsf , asi como la página del Registro Civil
https://servicios.registrocivil.gob.ec/cdd/
No. De archivo
Archivos eliminados:
En cuanto a las historias clínicas desde que me integre a esta Unidad de Salud en Enero 2014 ; no se ha
realizado depuración o eliminación de H.C.U. debió a contar con personal suficiente para hacerlo.
Tarjetero Índice:
El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se conserva el tarjetero índice manual utilizado años
atrás. En el sistema digital se ingresa diariamente y hasta la presente se ha procedido hasta historia clínica
# 73922
El espacio de archivo consta de 1 ambiente de 3mt x 2 mt, ; en el cual reposan 8 perchas para archivo de
historias clínicas
No. de cédula
Asi como de una mesa ( no contamos con escritorio ) para apoyar la computadora frente a la ventanilla de
Admision. Y una silla giratoria .
000761 CENTRO DE SALUD CISNE 2
Numero de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta. Se está
archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se denomina número de archivo. Se
considera que se ha registrado el número de cedula en un 97% de las historias clínicas utilizadas en el
periodo 2015.
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es creado en excel, aunque se genera la tarjeta
índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes,
luego de eso procederemos a reciclarla.
Hay 987 registros actualmente en una matriz creada en excel.
El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 7 perchas de la cual una está activa distribuidas entre ellos,
las ventanillas de admisión y ventanilla de call center.
000762 CENTRO DE SALUD Nº 8
Numero de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando
a las carpetas de los usuarios lo que
nos permite actualizar datos. Se está
archivando con el anterior número de
historia clínica, el que ahora se
denomina número de archivo. Se
considera que se ha registrado el número de cedula en un 50% de las historias clínicas utilizadas en el
periodo 2015. Como alternativa se socializo con las unidades la página web del Registro Civil y del
Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula).
Archivos eliminados:
Se ha realizó una depuración de las carpetas antigua, aun no se las ha eliminado porque no se han
establecido los mecanismos para hacerlo.
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al
aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema.
Hay 18403 registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la
duplicidad de ingresos.
No. De archivo
No. de cédula
El espacio de archivo consta de ambientes, 13 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de
admisión.
000763 CENTRO DE SALUD INDIO GUAYAS
Numero de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando a las carpetas de
los usuarios que acuden a consulta, lo que nos permite
actualizar datos. Se está archivando con el anterior
número de historia clínica, el que ahora se denomina
número de archivo. Se considera que se ha registrado el
número de cedula en un 40% de las historias clínicas
utilizadas en el periodo 2015.
Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se
las ha eliminado porque no se han establecido los mecanismos para hacerlo.
Tarjetero Índice:
El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se
genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta,
al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda
activa un mes, luego de eso se recicla.
Hay 4390 registros actualmente en el sistema digital
El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 5 perchas activas distribuidas entre ellos y las
ventanillas de admisión.
No. De archivo No. de cédula
000764 SUBCENTRO DE SALUD LA COLMENA
Número de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a las respectivas consulta,
lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que
ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 80% de
las historias clínicas utilizadas en el periodo 2015.
Archivos eliminados:
Hemos realizado una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han
establecido los mecanismos para hacerlo, además serán reubicadas a socio vivienda.
No. de cédula
No. De archivo
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al
aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se
recicla.
Hay 15300 registros actualmente en el sistema digital,
mismo que también se está depurando por la duplicidad de
ingresos.
El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 4 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de
admisión.
000765 SUBCENTRO LOSHUERFANITOS
Número de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a las respectivas consulta,
lo que nos permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que
ahora se denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 80% de
las historias clínicas utilizadas en el periodo 2015.
No. De archivo
Archivos eliminados:
Hemos realizado una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han
establecido los mecanismos para hacerlo, se encuentran guardadas en la bodega de la unidad
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al
aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se
recicla.
Hay 25300 registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por la
duplicidad de ingresos.
No. de cédula
El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 5 perchas activas distribuidas entre ellos 1 percha para
carpetas de Pacientes con discapacidad y Embazadas y la ventanilla de admisión.
000766 CENTRO DE SALUD SANTIAGO DE GUAYAQUIL
En lo referente al nuevo número de Historia Clínica Única generado por la Cedula de Ciudadanía o el
código de 17 dígitos, cúmpleme en informar lo siguiente:
El número de cedula se lo ha estado colocando desde hace un tiempo atrás junto con el numero
antiguo de registro de la Historia Clínica Única, mismo que se sigue manteniendo para asunto de
archivo del expediente, cabe resaltar que utilizamos el sistema de archivo numérico correlativo
ascendente, en cuanto a la disposición del el código de los 17 dígitos lo estamos implementando
recién desde esta semana en la medida que avanzamos en la elaboración de nuevas historias
clínicas.
Estamos por entrar al proceso de depuración de historias clínicas para lo cual ya estoy poniendo al
tanto al personal que se utilizara (3 personas) para que sea un proceso rápido y ágil , durante el cual
procederemos a revisar clasificar y colocar número de cedula en todos los expedientes o código de
17 dígitos, este proceso de depuración no se lo realiza desde hace 3 años,
La colocación de los números de cedula o del código de 17 dígitos está avanzada aproximadamente
en 8% del total de historias clínicas 43725, el último número de registro de archivo corresponde al
57897 con # cedula 0916613664, se está consultando la página
http://servicios.registrocivil.gob.ec/cdd/ socializado por el distrito 09D04 para la verificación de
cedula de ciudadanía.
Disponemos de un solo ambiente en el que tenemos dos
ventanillas, una para la atención de demanda espontanea, y
otra para call center, indicando que se necesita aperturar otra
ventanilla para una mejor atención al usuario, tenemos 4
perchas de aprox 2.5 x 1.5 mts con 8 pisos cada una, y 2
perchas de 2 x 1.5 mts con 6 pisos cada una, en estas perchas
solo están historias clínica activas.
No disponemos de
tarjetero índice manual,
debido a que la mayoría
de las tarjetas se
destruyeron en una
inundación y por acción de roedores cuando se encontraban embodegadas
por construcción de nueva edificación, se maneja un registro y tarjeta
índice digital que es guardado en el escritorio de cada computador del
departamento de estadística y existe un respaldo en la página
www.dropbox.com.
Es de resaltar que la extensión de cobertura FEDEBAS-G se maneja acorde a los mismos
lineamientos utilizados por nuestra unidad en lo referente al tarjetero índice, no han realizado
depuración y su ambiente es uno solo dividido por 4 perchas de 6 pisos cada una con solo una
ventanilla para atención del usuario, existen 16541 Historias clínicas activas en esa unidad.
000767 SUBCENTRO 28 DE FEBRERO
Se ha dado de baja más de 2500 carpetas en pasivo tenemos 580 y se ha estado llenando el tarjetero índice
digital con los números de cedula, dirección y fecha de nacimiento, en las carpetas se ha estado poniendo el
número de cedula.
000768 SUBCENTRO HÉROES DEL 41
1. NUMERO DE HISTORIA CLÍNICA ÚNICA
1.1TARJETERO ÍNDICE
1.2ARCHIVOS ELIMINADOS
1.3 ESPACIO FÍSICO
1. NUMERO DE HISTORIA CLÍNICA
A las carpetas de los usuarios que asisten a la U.O. por consulta de CALL CENTER o llamada
ESPONTANEA se está completando el número de la cedula y al mismo tiempo se actualiza los datos.
Actualmente se archiva con el anterior número de la historia clínica.
En el periodo de Enero a Marzo 2015 se ha actualizado las historias clínicas en un 70%, además se
socializo con la página web del Registro civil y SRI para confirmar datos y números.
1.1. TARJETERO ÍNDICE
El tarjetero índice de la U O es digital, el mismo que es tarjeta índice real (físico) en la que se escriben
todos los datos del usuario:
1.1.1Numero de archivo
1.1.2Numero de cedula
1.1.3fecha de nacimiento
1.1.4Direccion donde vive
1.1.5Coperativa al que pertenece
Esto sirve como base de datos
Tenemos 21.935 registros en el sistema digital así también detectamos # de historias clínicas repetidas y
sirve para depurar.
1.2ARCHIVOS ELIMINADOS
Se procedió a depurar el archivo según el tiempo:
Activo o a 5 años
Pasivo 5 a 10 años
Más de 10 años de baja
Estas carpetas se encuentran archivadas para su eliminación pero no hay el mecanismo necesario para
realizarlo.
1.3 ESPACIO FÍSICO
Es un solo ambiente tiene 4 perchas y hay una ventanilla
para la atención al usuario.
000769
SCS LA
LAGU
NA
Numero
de
Historia
Clínica
Única:
Se
consider
a que se ha registrado el número de cedula en un 60% de las historias clínicas utilizadas en el
periodo 2015. Como alternativa se socializo con las unidades la página web del Registro Civil y
del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula).
Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas
reciente, aun no se las ha eliminado porque no se han
establecido los mecanismos para hacerlo por lo cual están
metidas en cartón .
No. De archivo
No. de cédula
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital.
Hay 19987 registros actualmente en el sistema digital, mismo que también se está depurando por
la duplicidad de ingresos.
El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 4
perchas activas distribuidas entre ellos y las
ventanillas de admisión.
000770 SCS Mariscal Sucre
Numero de Historia Clínica Única:
Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 63% de las
historias clínicas utilizadas en el periodo 2015. Como alternativa se
utiliza la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas
para obtener los datos de cedula.
Archivos eliminados:
En las perchas de bodega se encuentran la mayoría y
se está realizando una depuración de las carpetas
reciente con el fin de encontrar carpetas duplicadas
pero aún no se las ha eliminado porque no se han
establecido los mecanismos para hacerlo.
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital (Con copias en Pen drive), aunque se genera
la tarjeta índice en físico en la apertura de carpeta y se le entrega al usuario.
El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 3 perchas activas distribuidas en el mismo, 21373 registros
actualmente (entre dadas de baja (5732) y activas (15641)) y las ventanilla de admisión
000773 CENTRO DE SALUD N° 13
Numero de Historia Clínica Única:
El número de cedula se está agregando a las carpetas de los usuarios que acuden a consulta, lo que nos
permite actualizar datos. Se está archivando con el anterior número de historia clínica, el que ahora se
denomina número de archivo. Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 78% de las
historias clínicas utilizadas en el periodo 2015. Como alternativa se socializo con las unidades la página
web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas para confirmar (u obtener los datos de cedula).
Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se
han establecido los mecanismos para hacerlo.
No. De archivo
No. de cédula
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se genera la tarjeta índice en físico al
aperturar la carpeta, al final del día se ingresa al sistema y la tarjeta queda activa un mes, luego de eso se
recicla.
Hay 39220 registros actualmente en el sistema digital, mismo que
también se esta depurando por la duplicidad de ingresos.
El espacio de archivo consta de 2 ambientes, 14 perchas activas distribuidas entre ellos y las ventanillas de
admisión.
000774 CENTRO DE SALUD N° 6
Numero de Historia Clínica Única:
Se considera que se ha registrado el número de cedula en un 60% de las historias clínicas utilizadas en el
periodo 2015. Como alternativa se utiliza la página web del Registro Civil y del Servicio de Rentas Internas
para confirmar (u obtener los datos de cedula).
Archivos eliminados: En las perchas se realizó una depuración de las carpetas reciente, aun no se las ha eliminado porque no se
han establecido los mecanismos para hacerlo. Por el momento permanecen en una bodega de archivos de la
Unidad Operativa.
Tarjetero Índice: El tarjetero índice de esta unidad es digital, aunque se
genera la tarjeta índice en físico al aperturar la carpeta, al final del día se
ingresa al sistema.
No. De archivo No. de cédula
NO. DE ARCHIVO
NO. DE HISTORIA
CLINICA
El espacio de archivo consta de 1 ambientes, 7 perchas activas distribuidas entre ellos y 2 ventanillas de
admisión.