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Informe técnico de la solución Arcserve® UDP Archiving | 1

Informe técnico de la solución Arcserve® UDP ArchivingIntroducción

Figura 1. Visión general de Arcserve UDP Archiving

WHITE PAPER

El correo electrónico es el alma de todas las organizaciones y debe preservarse para garantizar la productividad del

usuario, el cumplimiento y el descubrimiento legal. Los archivos de correo electrónico heredados se usan comúnmente

para descargar correo electrónico de Microsoft Exchange y otros servidores de correo electrónico líderes, y

preservar el correo electrónico para el descubrimiento y el cumplimiento. Debido al envejecimiento del equipo

y el cambio en los requisitos de almacenamiento, las nuevas soluciones de archivado de correo electrónico están

reemplazando a los archivos de correo electrónico heredados. Arcserve® UDP Archiving es una nueva solución

de archivado de correo electrónico que aborda los requisitos de archivado de correo electrónico más modernos.

Arcserve® UDP Archiving es una solución de archivado de correos electrónicos diseñada específicamente para

optimizar el almacenamiento de archivos de correo electrónico y proteger los registros de correos electrónicos

corporativos, y que se pueda acceder a ellos fácilmente en caso de auditorías y descubrimientos legales. UDP

Archiving es compatible con las principales plataformas de correo electrónico y no instala ningún software en el

servidor de correo electrónico. Al actuar como un servidor de correo SMTP y por cuestiones de cumplimiento

regulatorio, está configurado para recibir una copia de todos los correos electrónicos que se envían y reciben.

También puede tomar correos electrónicos de archivos PST para la retención a largo plazo. UDP Archiving se

implementa como una máquina virtual en VMware, Hyper-V o AWS AMI (Figura 1).

• Ofrece una solución simple lista para usar para la

búsqueda de correos electrónicos y el cumplimiento,

con funcionalidades avanzadas que incluyen

seguimientos de auditorías, reportes, manejo

de la retención y controles de acceso según roles.

• Proporciona a los clientes de Office 365 una forma

simple de capturar journal email de Exchange y

almacenarlo fuera de Office 365.

• Impulsa la administración moderna del archivado

de correos electrónicos en organizaciones

descentralizadas, que incluyen oficinas remotas

o filiales, e implementaciones de MSP; sus

capacidades multitenencia ayudan a las grandes

corporaciones a administrar varias divisiones

o ubicaciones, y a los proveedores de servicios,

a brindar soporte a varios usuarios finales.

ACCESOARCSERVE® UDP ARCHIVINGSITIO DEL CLIENTEAdministra la infraestructuraVarias opciones de instalación

Nube pública | nube privada | local

“Cada” correo electrónico se conservacomo un “registro” inmediatamentedespués de ser enviado o recibido

Servidor de correo: local

Servidor de correo: nube

Súper administrador

Administrador

Auditor

Empleado

Administra la política y el acceso

Accede a todos los mensajes por cuestiones legales, regulatorias, de control, de RR. HH. y para otras revisiones

Accede a todos los mensajes enviados o recibidos a través de una interfaz web o un plug-in de Outlook

• Implementación: VMware OVF, Microsoft Hyper-V y AWS AMI

• Multitenencia para grandes empresas, proveedores de servicios, etc.

Compatible: MS Office 365, MS Exchange, Google Mail, IBM, Domino,

otros servidores de correo

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Resumen de las funcionalidades y los beneficios

Informe técnico de la solución Arcserve® UDP Archiving

Para las empresas que ejecutan Microsoft Exchange, IBM Domino u otras plataformas de correo electrónico

locales, UDP Archiving puede eliminar la carga de tener que almacenar correos electrónicos viejos, mejorando así

el rendimiento del servidor de correo electrónico. Para empresas que están pensando en pasarse a una plataforma

de correo electrónico en la nube, como Microsoft® Office 365 o Google Gmail (o que ya lo han hecho), UDP

Archiving ayuda a los administradores de TI a cumplir con los requisitos regulatorios al preservar una copia de

todos los correos electrónicos enviados o recibidos. El correo electrónico se almacena de forma segura y la

retención se administra de manera automática, lo cual es un importante requisito de cumplimiento. Arcserve

UDP Archiving es una solución multitenencia que se puede implementar en una nube privada o pública.

» Todos los correos electrónicos se recogen a

medida que se envían o reciben, totalmente

indexados con adjuntos. Esto hace que se puedan

buscar y almacenar en un formato cifrado como

registros inalterables con políticas corporativas

definidas, como la retención.

» UDP Archiving ayuda a mejorar el desempeño de

las plataformas de correo electrónico locales al

eliminar la carga de tener que almacenar correos

electrónicos viejos, que aumenta los costos y afecta

negativamente el desempeño del servidor.

» Cumple con los estrictos requisitos regulatorios

para mantener una copia de todos los correos

electrónicos enviados o recibidos con disposición

programática.

» Ofrece varias opciones de implementación para

ofrecer a los usuarios la máxima flexibilidad, ya sea

que trabajen en entornos de nube pública o privada.

» Entregada como una arquitectura de uno o varios

usuarios que satisface las necesidades de las

organizaciones con varias divisiones o ubicaciones,

y de los proveedores de servicios administrados

(MSP), lo que permite separar la actividad de

administración y facturación (Figura 2).

» Los empleados que realizan búsquedas sensibles

pueden ser puestos en espera legal, evitando así

cualquier posible destrucción.

» Las organizaciones que se han pasado, o que

planean pasarse, a Office 365 pueden usar UDP

Archiving para guardar una copia local de los

correos electrónicos y mantenerlos seguros en

caso de que se pierdan o dañen por alguna razón.

» Permite realizar búsquedas simples y avanzadas

de datos archivados para el descubrimiento legal

y las auditorías regulatorias. El personal legal

y de TI ahorra horas buscando en viejas cintas

de backup y archivos de correo electrónico.

» Los resultados de búsqueda se administran con

etiquetas/carpetas y notas virtuales, y se pueden

guardar para una recuperación fácil, exportar para

análisis externos y revisar en un formato de correo

electrónico nativo o en PDF.

» UDP Archiving administra de forma segura los

correos electrónicos archivados con auditorías

y registros de todas las actividades. Los informes

de auditoría se producen fácilmente para

satisfacer las solicitudes legales, de cumplimiento,

regulatorias o de control corporativo.

» Todos los correos electrónicos archivados están

sujetos a reglas de retención que los mantienen

protegidos hasta que expira el período de

retención y se eliminan automáticamente.

» Los usuarios finales tienen acceso al correo

electrónico archivado dentro del cliente habitual

de correo electrónico de Outlook o a través de

una interfaz web, a la que se puede acceder desde

cualquier lugar.

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Obligaciones corporativas e impulsores del negocio

Figura 2. Tenencia única vs. multitenencia: gracias a la multitenencia,las grandes empresas pueden administrar divisiones y ubicaciones como archivos independientes.

DIRECTOR DE TIMultitenencia

CLIENTE A CLIENTE B

DIRECTOR DE TIOrganización única

CLIENTE

HR

Legal

Empleado

HR

Legal

Empleado

HR

Legal

Empleado


Cumplimiento: para cumplir con los requisitos regulatorios federales, estatales, locales y de la industria en

cuanto a la retención y aporte de correos electrónicos a pedido, Arcserve UDP Archiving proporciona una

captura segura de todos los correos electrónicos enviados o recibidos y los almacena en un archivo seguro

que es administrado para la retención y disposición automática. Los usuarios autorizados pueden acceder

al archivo y buscar correos electrónicos para atender las solicitudes de descubrimiento legal y auditoría.

Administración de registros: UDP Archiving permite la captura y retención de todos los correos electrónicos

“enviados y recibidos” como registros corporativos. El correo electrónico se mantiene de forma segura en el

almacenamiento de archivos, que se implementa de forma local o en una nube pública. Los datos archivados

siempre pertenecen al usuario y se administran en su almacenamiento. Los usuarios que dependen de una

plataforma de correo electrónico en la nube, como Microsoft Office 365, se benefician al tener una copia local

de sus correos electrónicos en caso de que se interrumpa el acceso a Office 365.

Búsqueda legal: la nueva solución de archivado de correos electrónicos de Arcserve ofrece capacidades de

búsqueda simple y avanzada, que permiten a los usuarios autorizados buscar correos electrónicos y exportar

los resultados para descubrimientos legales y auditorías de cumplimiento. Cuando los resultados de búsqueda

se necesitan rápidamente, los usuarios pueden aprovechar el poder de la búsqueda rápida a través de una

interfaz de búsqueda muy intuitiva. Los resultados pueden ser revisados, etiquetados, colocados en espera

legal y exportados para la revisión externa.

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Búsqueda/identificación de correos electrónicos


Administración del ciclo de vida: los registros de correos electrónicos se almacenan en el archivo, se

administran mediante políticas de retención global que se mantienen de acuerdo con la regla de retención

y se eliminan de forma sistemática al final de su vida útil. Toda la actividad de eliminación se registra y se

pueden realizar informes como prueba de disposición para auditorías legales y de cumplimiento.

Captura confiable de correos electrónicos: UDP Archiving realiza la captura y retención de todos los correos

electrónicos como registros inalterables. Se desempeña como un servidor de correo SMTP y puede recibir correo

electrónico del registro de Exchange y de otras plataformas líderes de correo electrónico. Desafortunadamente,

los usuarios que deseen utilizar el registro de Exchange con Office 365 han descubierto que deben enviar el journal

email de Exchange a un archivo externo. Arcserve UDP Archiving puede recibir journal email de Office 365.

Búsqueda y recuperación rápida: el Administrador del Sistema (y los usuarios autorizados) pueden recuperar

los registros de forma rápida y precisa por cuestiones legales, regulatorias, de RR. HH. y más. Los resultados

pueden ser vistos, etiquetados y colocados en espera legal, así como exportados para la revisión externa.

Acceso de empleados: la tecnología de archivado de correos electrónicos de Arcserve cuenta con su interfaz

gráfica de usuario dentro de un cliente de Outlook conocido, para que los empleados puedan acceder fácilmente

a sus comunicaciones personales de correo electrónico cuando usan Outlook. Los resultados pueden ser vistos

y abiertos, y el correo electrónico puede ser contestado o enviado directamente desde la interfaz de UDP Archiving.

Optimización del almacenamiento: UDP Archiving utiliza deduplicación y compresión para reducir el uso del

almacenamiento de archivos. Este método ahorra dinero al reducir el almacenamiento del servidor de correo,

al tiempo que aumenta su rendimiento.

Ingestión de datos: para Microsoft Exchange, UDP Archiving toma correos electrónicos mediante dos métodos.

En primer lugar, UDP Archiving incorpora los archivos PST de Exchange al archivo. En segundo lugar, UDP

Archiving se configura para recibir journal email de Exchange Server a través de SMTP. Gracias a estos procesos,

una organización puede crear un conjunto completo de registros históricos y futuros de correo electrónico.

Arcserve UDP Archiving está diseñado con varios métodos para buscar en el archivo, con el fin de permitir

la identificación de correos electrónicos y el acceso por parte del usuario final. Para el descubrimiento de

correos electrónicos, el Administrador del Sistema (y los usuarios autorizados) acceden a la GUI web de UDP

Archiving para realizar búsquedas granulares en todos los datos del correo electrónico, exportar datos de

búsqueda y aplicar solicitudes de retención legal. La búsqueda básica es la más simple y rápida e incluye una

interfaz simple “similar a Google” donde el Administrador del Sistema introduce las palabras clave para la

búsqueda (Figura 3). Aparecen los resultados de la búsqueda y los elementos se pueden abrir para su revisión

o guardar para su uso a futuro. Las búsquedas guardadas, junto con etiquetas y notas, se utilizan para

administrar y clasificar los datos para una fácil recuperación y administración de casos. La búsqueda avanzada

es una función de búsqueda adicional que permite la búsqueda de parámetros específicos como “De”, “Para”,

“Asunto” y rango de fechas (Figura 4). Los resultados de la búsqueda se pueden guardar y exportar a partes

externas para cumplir con órdenes judiciales o auditorías regulatorias.

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Figura 3. Búsqueda principal, auditor.

Figura 4. Búsqueda avanzada, auditor.

Acceso de empleados


Para una mayor comodidad, los usuarios acceden al archivo a través de Outlook o de un inicio de sesión en

la Web. En Outlook, los usuarios simplemente hacen clic en la carpeta de archivado para acceder a todos sus

correos electrónicos archivados, y pueden usar las funciones de búsqueda básica y avanzada (Figura 5).

Los empleados que acceden al sistema sólo pueden ver sus propios mensajes o los mensajes asignados

a ellos a través de una función de grupo.

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Ahorro de costos de TI y más eficiencia

Figura 5. Búsqueda principal, empleado.

Administración


La interfaz gráfica de usuario de UDP Archiving en la Web proporciona acceso a todos los controles de

administración e incluye una página de inicio con una consola de estado que muestra un resumen de alto

nivel de toda la actividad de archivado (Figura 6). Con sólo un vistazo, el Administrador del Sistema puede

monitorear la actividad de ingestión y la utilización del almacenamiento, con informes adicionales que

monitorean el acceso de los usuarios finales, las políticas de grupo y más. La configuración del sistema para

UDP Archiving se administra en varias pantallas, donde el Administrador del Sistema identifica de forma

simple la dirección SMTP y la dirección IP del host del servidor (Figura 7). Los dominios de varios usuarios

se introducen en una pantalla separada (Figura 8).

Las organizaciones que quieren reducir la carga en su servidor de correo pueden confiar en UDP Archiving

para almacenar viejos correos electrónicos de forma segura y proporcionar un fácil acceso a los usuarios.

Al archivar todos los correos electrónicos históricos y futuros, una organización puede reducir el tamaño

de los buzones y eliminar mensajes viejos de su servidor de correo para disminuir los costos y mejorar el

desempeño. Si un empleado necesita un mensaje viejo, puede recuperarlo rápidamente del archivo,

eliminando la necesidad de ponerse en contacto con TI si pierden o eliminan un mensaje necesario.

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Figura 6. Consola de estado de Arcserve UDP Archiving.

Figura 7. Pantalla de configuración de Arcserve UDP Archiving.


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Figura 8. Configuración del dominio multitenencia de Arcserve UDP Archiving.

Seguridad y cumplimiento

Figura 9. Informe de auditoría y registros de Arcserve UDP Archiving.


Arcserve UDP Archiving cuenta con varias funciones de seguridad y cumplimiento, como auditoría y registro,

para controlar todas las actividades del archivo. En respuesta a las solicitudes de auditoría, el Administrador

del Sistema puede ejecutar informes que muestran cada persona que ha accedido al archivo, el tiempo de

acceso y la actividad exacta que se realizó (Figura 9). Los informes de auditoría y registro pueden proporcionarse

como prueba de seguridad, un asunto importante para disputas judiciales y auditorías regulatorias.

Arcserve UDP Archiving permite la retención y disposición global al archivar todo el correo electrónico según

reglas que se pueden configurar para diferentes grupos y usuarios (Figura 10). La Figura 10 muestra cómo se

puede configurar una regla de retención para un emisor o receptor, tamaño de mensaje, archivo adjunto o

correo no deseado específico. La función “días de retención” le indica al sistema cuántos días debe conservar

el correo electrónico y, cuando se termina una regla de retención, se eliminan los datos de correo electrónico.

Se realiza un seguimiento de toda la actividad de retención y disposición para garantizar la autenticidad.

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Figura 10. Configuración de la regla de retención de Arcserve UDP Archiving.

Resumen

Para obtener más información sobre Arcserve, visite arcserve.com/ar

Los líderes de TI se sienten continuamente presionados a hacer más con menos, en una era donde los presupuestos

reducidos y los equipos más pequeños son la norma. No importa el tamaño, todas las organizaciones necesitan

una solución confiable para optimizar el almacenamiento y la captura de correo electrónico para el cumplimiento

y la mitigación de riesgos. Arcserve UDP Archiving se implementa de forma transparente en el dominio del

usuario y es muy adecuada para organizaciones multinacionales o descentralizadas que pueden beneficiarse

del soporte para varios usuarios e idiomas. La solución se vende como un módulo complementario de Arcserve

UDP y está optimizada para mejorar la eficiencia operativa de TI y reducir los costos.

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