informe sobre cumplimiento de circular sigen 4/2017
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INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO DE CIRCULAR SIGEN 4/2017 Octubre de 2017
INFORME Nº: 47/2017
PROCESO DE APOYO: Administración de Recursos Humanos
TEMA: Cumplimiento de la Circular SIGEN 4/2017
ORGANISMO: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos - SAF 332
EQUIPO DE TRABAJO: Adjunta General: Dra. Silvia Beatriz FILOZOF
Supervisor: Lic. Néstor G. GRASSO
Auditores: Dra. Nora ZUBLENA
Lic. Marco A. VILLAN
Unidad de Auditoría Interna Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 47/2017 UAI-MJyDH
ÍNDICE
ÍNDICE ...................................................................................................................................... 2
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................ 3
CONCLUSIÓN GENERAL DEL INFORME ........................................................................ 3
INFORME ANALÍTICO........................................................................................................... 4
I. OBJETO DE LA AUDITORÍA ..................................................................................... 4
II. ALCANCE DE LA TAREA ........................................................................................... 4
III. MARCO DE REFERENCIA ........................................................................................ 5
IV. ACLARACIONES PREVIAS ....................................................................................... 6
V. CONCLUSIÓN ............................................................................................................ 10
“2017 - Año de las Energías Renovables
INFORME Nº 47/2017 UAI-MJyDH
RESUMEN EJECUTIVO
CONCLUSIÓN GENERAL DEL INFORME
De las labores desarrolladas en base al relevamiento y análisis del estado de
implementación de las disposiciones establecidas en el Decreto Nº 888/2016 y en
la Resolución Nº 204-E/2017 del Ministerio de Modernización, en el ámbito del
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS (MJyDH), con las
consideraciones consignadas en el apartado IV. ACLARACIONES PREVIAS, surge
que la información elevada por el organismo se adecua a lo solicitado por la
Circular SIGEN 4/2017.
No obstante, se señala que resulta necesario que el auditado impulse el
desarrollo y aplicación de un “Reglamento General de Control de Asistencia y
Presentismo”, de acuerdo a lo dispuesto por el Ministerio de Modernización a
través de la Res. 204/2017.
Asimismo, resulta necesario avanzar en la incorporación de todo el personal
en el registro de asistencia a través de un sistema informático biométrico, conforme
lo establecido por el Artículo 3° de la Resolución 204-E/2017.
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INFORME ANALÍTICO
I. OBJETO DE LA AUDITORÍA
Relevar e informar sobre el estado de implementación de las disposiciones
establecidas en el Decreto Nº 888/2016 y en la Resolución Nº 204-E/2017 del
Ministerio de Modernización, en el ámbito del MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DERECHOS HUMANO - SAF 332, en base a la información suministrada por el
organismo.
II. ALCANCE DE LA TAREA
Las labores se desarrollaron conforme al requerimiento definido en la Circular
SIGEN 4/2017 SIGEN.
La tarea estuvo orientada a la verificación del grado de implementación del
Sistema de Administración de Recursos Humanos (SARHA) en el ámbito del
SAF 332 y de las disposiciones estipuladas en el Reglamento General de Control de
Asistencia y Presentismo aprobado por el MINISTERIO DE MODERNIZACION
(MM).
Para dar cumplimiento al objeto del presente informe se desarrollaron las
siguientes actividades:
o Análisis de la normativa aplicable y de los antecedentes específicos
obrantes en la UAI.
o Solicitud de información a los responsables de las áreas
correspondientes, a saber:
a. Detalle de las unidades organizacionales.
b. Nómina de personal (Nombre y Apellido, horario de entrada y
salida, modalidad contractual, entre otros.
c. Estado de implementación del sistema de Administración de
Recursos Humanos (SARHA).
d. Acciones encaradas por el organismo para dar cumplimiento al
art. 3° de la Resolución N° 204E/2017 MM.
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e. Metodología utilizada para el control de asistencia y presentismo
del personal.
f. Reglamento interno referido a la forma y modalidad de
cumplimiento de la jornada de trabajo.
g. Procedimiento utilizado para el resguardo y/o archivo de los
formularios que respalden licencias, justificaciones y franquicias.
h. Responsables del registro de novedades de personal y de la
liquidación de haberes.
i. Controles implementados orientados a verificar el cumplimiento
del horario de trabajo de personal.
j. Régimen Disciplinario y descripción de los procedimientos
internos que se aplican en caso de incumplimientos.
o Identificación de los sistemas informáticos utilizados para el control de
asistencia y presentismo y verificación de la gestión de la
homologación ante el MM.
o Descripción del proceso de autorización, liquidación y pago de
servicios extraordinarios y metodología para verificar la efectiva
prestación de servicios, liquidación y pago.
o Análisis de la información recopilada.
o Elaboración del informe.
III. MARCO DE REFERENCIA
o Ley 25.164 - Ley marco de Regulación de Empleo Público Nacional.
o Decreto N° 3413/1979 - Régimen de Licencias, Justificaciones y
Franquicias.
o Decreto N° 888/2016 - Sistema de Administración de RRHH (SARHA).
o Resolución N° 204-E/2017 - Reglamento General de Control de Asistencia
y Presentismo.
o Circular CIRSI- 2017-4 APN-SIGEN - Asistencia y Presentismo.
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IV. ACLARACIONES PREVIAS
Con el objeto de relevar y analizar el estado de implementación de las
disposiciones establecidas en el Decreto Nº 888/2016 y en la Resolución Nº 204-
E/2017 del MM, se solicitó mediante nota a la Subsecretaría de Coordinación (SSC)
- NO-2017-18144776-APN-UAI#MJ; a la Dirección General de Recursos Humanos
(DGRRHH) - NO-2017-17968192-APN-UAI#MJ; a la Dirección General de
Administración (DGA) - NO-2017-18279342-APN-UAI#MJ y a la Dirección General
de Gestión Informática (DGGI) - NO-2017-17968361-APN-UAI#MJ, la información
requerida por la Circular CIRSI-2017-4-APN-SIGEN.
La información recabada de los distintos organismos es la siguiente:
o La DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS (DGRRHH)
tiene su sede en Sarmiento 246 CABA, ocupando oficinas en los Pisos
2° y 3° del citado inmueble. El MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DERECHOS HUMANOS tiene su sede central en Sarmiento 329 CABA
o La DGRRHH se encuentra a cargo de la Dra. Blanca María
HERNANDEZ, Directora General de Recursos Humanos.
o El auditado procedió a elaborar una nómina del personal que contiene
sus nombres y apellidos, CUIL, modalidad contractual, lugar de
desempeño de tareas y horario de entrada y salida, la que se adjunta al
presente informe.
o Con relación a la implementación del Decreto N° 888/2016 esta Unidad
de Auditoría informa que el MJyDH ha implementado el Sistema
SARHA con el que administra los Recursos Humanos del organismo.
o Con relación a lo estipulado en el artículo 3° de la Resolución N° 204-
E/2017 del MM, la Dirección General de RRHH ha informado que los
agentes registran su ingreso/egreso conforme con el sistema
implementado en su dependencia (biométrico, planilla de firmas, etc.),
detallándose el sistema vigente en cada localización en la nómina del
personal que se adjunta al presente.
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o El auditado informa que se encuentra en elaboración un proyecto de
Reglamento Interno que establezca la la forma y modalidad de
cumplimiento de la jornada de trabajo, no habiéndose verificado la
existencia del mismo.
o Con relación a la metodología utilizada para el control de asistencia y
presentismo del personal, el auditado procedió a informar la misma de
acuerdo al tipo de licencia de que se trate, a saber :
Circuito administrativo de autorización y aprobación de
justificación de las ausencias previstas en el Decreto
N° 3413/79 Arts. 9°, 10° inc. i), 13° apart I inc. a) y d) 14° inc. a)
b) c) d) f) h): En estos casos, la justificación es solicitada por el
agente mediante el Formulario “FSOLI” previsto en el sistema
GDE o, excepcionalmente, por Formulario papel, que tramita en
la oficina de Recursos Humanos de cada dependencia. El
interesado presenta dicho pedido de justificación de ausencia y
la oficina de RRHH informa si corresponde o no y la autoridad
competente, evalúa la pertinencia de la misma autorizándola o
denegándola.
Una vez autorizada la licencia se registra en los sistemas
SARHA y ADMAGE.
El resguardo del Formulario “FSOLI” se realiza en el propio
sistema GDE, pudiéndose imprimir el documento o guardar una
copia electrónica. Con relación al Formulario papel se informó
que se archiva en la Oficina de RRHH de cada dependencia.
Circuito administrativo de autorización y aprobación de
justificación de las ausencias previstas en el Decreto
N° 3413/79 Arts. 10° inc. a) b) c) d) j): Todas las licencias por
razones de salud son justificadas por las oficinas del Servicio
Médico del MJyDH y son registradas por el mismo en los
sistemas SARHA y ADMAGE.
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Circuito administrativo de autorización y aprobación de
justificación de las ausencias previstas en el Decreto
N° 3413/79 Arts. 13° apart I inc. b) c) e), 13° apart II inc. a) b) c)
d) e), 15° inc. a) 138° inc. c): Este tipo de licencias son
concedidas por acto administrativo a través del GDE, a instancia
de solicitud de parte interesada. Se registran en los sistemas
SARHA y ADMAGE, efectuándose su resguardo en el sistema
GDE.
Con relación a los permisos de salida anticipada, las
justificaciones de entradas demoradas y comisiones de
servicios quedan a cargo de cada unidad orgánica y son
autorizados por los responsables competentes, registrándose
en el Sistema ADMAGE.
o Con relación a los sistemas biométricos utilizados para el registro de
asistencia del personal, los más utilizados son el NECSIS y el
BIOFICHADA. El primero posee una tecnología Java soportada por un
motor de base de datos MS SQL Server y fue desarrollado por un
proveedor externo (NEC Argentina SA). Respecto del sistema
BIOFICHADA, cabe comentar que es un desarrollo propio de la DGGI,
su tecnología de desarrollo es PHP/Delphi y está soportando por bases
de datos MS SQL Server y MySQL. Adicionalmente, la DGGI informó
que ambos sistemas permiten administrar permisos de acceso, se
restringe apropiadamente el acceso directo a los datos por fuera de las
funciones de los sistemas y se mantienen logs de transacciones para
sus funciones críticas. Para el caso del sistema BIOFICHADA, el
aplicativo se encuentra en proceso de homologación ante el MM.
o La Dirección General de RRHH, informó que el personal de las
diversas dependencias que fueran nombrados por la autoridad de
aplicación, son quienes se ocupan del registro de las novedades
relativas a las licencias, justificaciones y franquicias en los Sistemas
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SARHA y ADMAGE, habida cuenta que éstos controles se hallan
descentralizados. La nómina de dicho personal se adjunta como Anexo I.
Por otra parte, la Dirección General de Administración del MJyDH
proporcionó los datos de los agentes responsables de la liquidación de
haberes, a saber:
RESPONSABLE CUIL MODALIDAD CONTRACTUAL
CARABAJAL, Ana Alicia. 27-14987325-8 Planta Permanente
PACÍFICO, Adriana Norma. 27-11360621-0 Planta Permanente
RUÍZ, Walter Gustavo. 23-21775974-9 Planta Transitoria
De lo expuesto, se desprende que existe separación de funciones entre
la carga de las novedades del personal y la liquidación de haberes.
o Con relación a los controles implementados para verificar el
cumplimiento del horario de trabajo del personal, la Dirección de RRHH
informó que los sistemas biométricos de registro de entrada y salida del
personal que se encuentran implementados en las distintas
dependencias, no tienen conexión con los Sistemas SARHA y
ADMAGE. Mediante una interface, implementada por el área de
Sistemas de la DGGI, se copian los datos de dichos sistemas al
Sistema ADMAGE. En las dependencias en que el registro se hace en
planillas de firmas, la información contenida en ellas es ingresada
manualmente al Sistema ADMAGE por los responsables de cada
dependencia.
Con la información contenida en el ADMAGE, la DGGI emite listados
de cumplimiento de horario del personal, previo a la certificación de
servicios mensuales, en los cuales los máximos responsables de las
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diferentes áreas pueden verificar el cumplimiento de la carga horaria
como así también las ausencias de los agentes a su cargo.
o Con relación a los procesos de autorización de los servicios
extraordinarios el auditado informó que no se encuentran habilitados
por carecer de partida presupuestaria para su liquidación y pago.
o Por último, con respecto al régimen disciplinario para el caso de
incumplimientos del horario e inasistencias injustificadas se aplican las
sanciones previstas en los Artículos 31°, 35° y 38° del Decreto
N° 1421/02.
V. CONCLUSIÓN
De las labores desarrolladas en base al relevamiento y análisis del estado de
implementación de las disposiciones establecidas en el Decreto Nº 888/2016 y en la
Resolución Nº 204-E/2017 del Ministerio de Modernización, en el ámbito del
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS (MJyDH), con las
consideraciones consignadas en el apartado IV. ACLARACIONES PREVIAS, surge
que la información elevada por el organismo se adecua a lo solicitado por la Circular
SIGEN 4/2017.
No obstante, se señala que resulta necesario que el auditado impulse el
desarrollo y aplicación de un “Reglamento General de Control de Asistencia y
Presentismo”, de acuerdo a lo dispuesto por el Ministerio de Modernización a través
de la Res. 204/2017.
Asimismo, resulta necesario avanzar en la incorporación de todo el personal
en el registro de asistencia a través de un sistema informático biométrico, conforme
lo establecido por el Artículo 3° de la Resolución 204-E/2017.
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ANEXO I
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
RESPONSABLE CONTROL DE ASISTENCIA Y PRESENTISMO
CUIL APELLIDO NOMBRES CARGO UAI UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA (UAI) 27136567549 FILOZOF Silvia Beatriz AUDITOR ADJUNTO GENERAL
UAI UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UAI) 20142141362 FERNANDEZ Eduardo
Ezequiel AUDITOR ADJ EN EL S.P.F.
UAI UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA (UAI) 20142356598 ANGEL Emilio AUDITOR ADJ EN
JUSTICIA Y DDHH
ESCRIBANIA GRAL DEL GOBIERNO DE LA NACION
(EGGN) 27109958242 RIOS Graciela Noemí JEFE
DEPARTAMENTO
ESCRIBANIA GRAL DEL GOBIERNO DE LA NACION
(EGGN) 23200244869 BERNARDINI Rodolfo Aníbal NO DEFINIDA
AUTOM DN DE REG NAC DE LA PROP DEL AUTOMOTOR
(AUTOMOTOR) 23240438674 GUERRERO Mariela NO DEFINIDA
AUTOM DN DE REG NAC DE LA PROP DEL AUTOMOTOR
(AUTOMOTOR) 27126458547 GONZALEZ Blanca Nieves NO DEFINIDA
SSAJ DN DE MED Y MET PART DE RES DE CONFL
(DNIYMPRC) 27142637656 JANZA Patricia NO DEFINIDA
SSAJ DN DE MED Y MET PART DE RES DE CONFL
(DNIYMPRC) 27164030143 JANZA Adriana NO DEFINIDA
SSRPJYAP DG DE ASISTENCIA TECNICA Y
LEGISLAT (DGATYL) 27182866437 URRIZOLA María del
Rosario NO DEFINIDA
SSRPJYAP DG DE ASISTENCIA TECNICA Y
LEGISLAT (DGATYL) 23173578954 BOGADO Marcela NO DEFINIDA
SSRPJYAP DG DE ASISTENCIA TECNICA Y
LEGISLAT (DGATYL) 23137418894 LISTA Ramona Silvia NO DEFINIDA
AUTOR DN DEL DERECHO DE AUTOR (AUTOR) 27101232560 RODRIGUEZ Antonia
Margarita ASESOR
AUTOR DN DEL DERECHO DE AUTOR (AUTOR) 20174200972 VIGLIANTI Jorge Mario ASESOR
AUTOR DN DEL DERECHO DE AUTOR (AUTOR) 20315972672 FARIAS Carlos Alberto ADMINISTRATIVO
SSC DG DE GESTION INFORMATICA (DGGI) 20246456306 LIZARRAGA Gustavo Daniel
DIRECTOR DE TECNOLOGIA Y
SEGURIDAD INM DG DEL REG DE LA
PROP INMUEBLE CF (INMUEBLE)
27127058860 RUIZ Maria Rosa NO DEFINIDA
INM DG DEL REG DE LA PROP INMUEBLE CF
(INMUEBLE) 23142805669 ODERMATTE Walter NO DEFINIDA
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NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
RESPONSABLE CONTROL DE ASISTENCIA Y PRESENTISMO
CUIL APELLIDO NOMBRES CARGO SSC DIR DESPACHO,MESA DE ENTRAD E INF AL PÚBL
(DESPACHO) 23224261969 REYES Juan Manuel ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
SSC DIR DESPACHO,MESA DE ENTRAD E INF AL PÚBL
(DESPACHO) 27368721935 AYUDE Rocio ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
SSC DIR DESPACHO,MESA DE ENTRAD E INF AL PÚBL
(DESPACHO) 27200300594 TORRILLA Gabriela
Alejandra AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
SSC DIR DESPACHO,MESA DE ENTRAD E INF AL PÚBL
(DESPACHO) 20109700534 MOSQUERA Luis Carlos JEFE DE
DEPARTAMENTO
OA OFICINA ANTICORRUPCION (OA) 27247761131 LOPEZ Soledad Raquel RESPONSABLE
SPE DN DE RR C/LA COM ACADEM Y LA SOC CIVIL
(DNRCAYSC) 27114281102 FOHS Marta Noemí NO DEFINIDA
SPE DN DE RR C/LA COM ACADEM Y LA SOC CIVIL
(DNRCAYSC) 27222578987 SCANONE Andrea Beatriz NO DEFINIDA
SSC DG DE ASUNTOS JURIDICOS (DGAJ) 27065207805 RAUCH Liliana Marta Asistente
Administrativo
SSC DG DE ASUNTOS JURIDICOS (DGAJ) 23238779324 ROZKOSZKA Mariela Administrativo
SSAR DN DEL REG NAC DE REINCIDENCIA (DNRR) 27066913061 PASTORE Magdalena
Liliana COORDINADOR
SSAR DN DEL REG NAC DE REINCIDENCIA (DNRR) 23160248394 CORTESE Norma Jorgelina NO DEFINIDA
SSAR DN DEL REG NAC DE REINCIDENCIA (DNRR) 27208310920 TOMBOLESI Gladys Mariel NO DEFINIDA
SSAR DN DEL REG NAC DE TIERRAS RURALES
(DNRNTR) 27252573076 ALEGRE Guadalupe ASESOR
SSAR DN DEL REG NAC DE TIERRAS RURALES
(DNRNTR) 27326861222 VILLEGAS María Sofía ASESOR
SSAR DN DEL REG NAC DE TIERRAS RURALES
(DNRNTR) 27168299082 ANDRES Miriana Maura ASESOR
PTN PROCURACIÓN DEL TESORO DE LA NACIÓN
(DCTA) 20209117186 GAMBUZZA Marcelo Luis Asistente
Administrativo
PTN PROCURACIÓN DEL TESORO DE LA NACIÓN
(DCTA) 20245513160 VILLASANTE Cristian
Alejandro Asistente
Administrativo
PTN PROCURACIÓN DEL TESORO DE LA NACIÓN
(DCTA) 27131380556 GAMBUZZA Stella Maris Asistente
Administrativo
República Argentina - Poder Ejecutivo Nacional2017 - Año de las Energías Renovables
Hoja Adicional de FirmasInforme gráfico firma conjunta
Número:
Referencia: INF 47-2017 UAI MJyDH - CIRC 4-17 SGN SAF 332
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