SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., Septiembre 2.016

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 3

3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3

4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 3

5. INFORME ........................................................................................................................................ 4

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ............. 4

5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA .......................................................................................................................... 5

5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO. ENTREGA

EQUIVOCADA DE COMUNICACIONES. ........................................................................................ 15

5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN. ................................................. 16

5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................ 16

5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE

CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES .................................................................. 17

6. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 22

1. OBJETIVO

Ilustrar a la Alta Dirección, respecto de la gestión que desarrolló el Grupo de Archivo y Correspondencia, en el marco de sus competencias y procedimientos adoptados para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Resolución 000180 de 2014.

2. ALCANCE

El alcance del seguimiento, se circunscribe a realizar la verificación respecto del período comprendido entre el 1° de Julio de 2.016 y el 31 de Agosto de 2.016, el cual incluye el cumplimiento de las funciones, la verificación del cumplimiento de los procedimientos, el seguimiento del Mapa de Riesgos Operacionales del Proceso, seguimiento Mapa de Riesgos de corrupción del proceso, seguimiento Plan anual de Gestión correspondiente al mes de Agosto de 2016 y seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno en informes anteriores.

3. MÉTODOLOGÍA

Visita in situ. Requerimiento de información al enlace elegido por el Grupo de Archivo y

Correspondencia. Análisis y valoración de la información Suministrada. Elaboración del Informe. Presentación del Informe Preliminar; a la dependencia para materialización del

principio del debido proceso. Presentación del Informe Final.

4. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

5. INFORME

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento

de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993

y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual

de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes

a la Vigencia 2.015.

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El Grupo de Archivo y Correspondencia actualmente se encuentra conformado de la

siguiente manera:

Cumplimiento de las funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad

tanto externa como interna

De conformidad con el Decreto 2462 de 2013 ‘Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’’ se definieron las funciones de la Superintendencia, así como las de todas y cada una de las dependencias que componen la Entidad. De conformidad con la Resolución 000180 de 2014 ‘’Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador’’ A el Grupo de Archivo y Correspondencia de la Subdirección Administrativa, se le asignaron funciones específicas tendientes a apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Administración de la Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud. De conformidad con las funciones específicas asignadas por la Resolución en mención, el profesional de la Oficina de Control Interno a cargo del presente seguimiento, determinó que para efectos de ejecutar el monitoreo que por este se presenta, tomaría como muestra las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de dos (2) de esas funciones específicas, las cuales son: 4. Coordinar, supervisar y controlar los sistemas de registro, clasificación, digitalización,

distribución de la correspondencia interna y externa de la Entidad.

5. Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos para la recepción y distribución,

producción y envío de la documentación de la Entidad.

Así las cosas, el equipo auditor procedió a realizar trabajo de campo, en donde en conjunto con el enlace de la dependencia del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Subdirección Administrativa, se realizó mesa de trabajo, en la cual se solicitaron las evidencias que dieran cuenta de la ejecución de actividades tendientes a materializar el cumplimiento de las funciones escogidas como muestra; las cuales ya se describieron. 5.2 VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA

Se realizó seguimiento a las 4 actividades y 28 sub-actividades, que conforman el

procedimiento ‘Administración de Correspondencia’’ con el objeto de verificar los planes,

programas, políticas e instrumentos archivísticos mediante las directrices definidas por

los órganos rectores, en concordancia con la planeación institucional.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO – ADMINISTRACION DE LA

CORRESPONDENCIA

1. Gestionar y tramitar las comunicaciones oficiales externas recibidas

a. Recepcionar, registrar y direccionar las comunicaciones oficiales externas recibidas

b. Digitalizar documentos. Documento Digitalizado.

Documento

Digitalizado

Hoja de ruta de control de radicación y digitalización código GDFT24

c. Planillar documentos

d. Distribuir los documentos

Planilla de entrega a las Dependencias. GDFT014

Documento

Planillado Formato

GDFT024

d. Recepcionar las comunicaciones externas a través de correo electrónico

Las comunicaciones por correo electrónico no se imprimen, se sube la Imagen al SUPERCOR

con los respectivos anexos y de envían a la Dependencia.

2. Producir las comunicaciones o documentos para enviar

a. Gestionar y tramitar las comunicaciones oficiales internas

b. Recepcionar, clasificar y alistar las comunicaciones o documentos externos para

envío físico de documentos

c. Realizar el cargue y verificación de la información de salida en la ‘’Aplicación para

registro de servicios postales’’

d. Generar las guías de envío, ordenes de servicio y alistamiento de documentos.

’Aplicación para registro de servicios postales’’

e. Entregar los documentos al transportador mediante la copia de Orden de Servicio.

ORDEN DE SERVICIO

f. Actualizar el estado del documento de salida. Estado enviado en el Sistema

de Gestión Documental.

g. Elaborar la planilla de entrega por servicio de distribuidor motorizado. Planilla

GDFT16.

h. Entregar los documentos a través de servicio de distribuidor motorizado

urbano. Copia de la Planilla GDFT16

i. Actualizar los datos de entrega de las comunicaciones en el Sistema de

Gestión Documental. Datos actualizados en el sistema de Gestión Documental

j. Gestionar la entrega a las dependencias de copias de comunicaciones de salida.

Planilla de Entrega Copias Recibido de Motorizado Código GDFT27

k. Recepcionar comunicaciones o documentos externos para envío por medio de correo

electrónico certificado

Diligenciamiento de la Planilla Virtual GDFT-020

l. Enviar la correspondencia por medio de Correo electrónico certificado. Acuses de

envío, recibo y apertura.

3. Gestionar las devoluciones de correspondencia enviada

a. Recepcionar la devolución de correspondencia por parte de la empresa de servicio de

correo, mediante el Reporte Globalizado de la Empresa de Mensajería. Planillas de

devoluciones de la empresa de correo. ‘’Reporte Globalizado’’.

b. Registrar la devolución en el Sistema de Gestión Documental

c. Generar el listado de devoluciones por dependencia. Formato Planilla entrega de

Devoluciones. GDFT21.

d. Elaborar y radicar el memorando de entrega de devoluciones

e. Entregar las devoluciones a cada dependencia

f. Solicitar pruebas de entrega y descargue de documentos del Sistema de Gestión

Documental.

Diligenciamiento de la Planilla Virtual GDFT-026

Descargue del documento del sistema de gestión documental, mediante planilla

GDFT025

4.Gestionar las reclamaciones y solicitudes de trámite de correspondencia, mediante

correo electrónico.

Conforme a las evidencias incorporadas en este informe, puede concluirse que el Grupo de

Gestión Documental ha venido cumpliendo con el procedimiento establecido en el Mapa de

Procesos y Procedimientos; vigente actualmente en la Institución.

5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO.

ENTREGA EQUIVOCADA DE COMUNICACIONES.

Otras Acciones implementadas: a. Verificar que las comunicaciones contengan ciudad y Departamento. b. Verificar que las comunicaciones contengan destinatario claro. c. Verificar que las comunicaciones contengan dirección del destinatario. d. Verificar que la ciudad y departamento sean concordantes con el destinatario y la

dirección indicada. e. Tratar en lo posible de filtrar los documentos duplicados y no enviarlos por cuanto

se irían con dirección errada.

Si se detecta alguna de las anteriores inconsistencias, se devuelven las comunicaciones

mediante memorando a la dependencia origen.

f. Entregar la correspondencia solamente al personal autorizado por la empresa de correo.

g. Capacitar al personal en el manejo de la plataforma.

5.4 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN.

La Oficina de Control Interno realizó seguimiento al Mapa de Riesgos anticorrupción, y

evidenció que la última versión correspondiente a la vigencia de 2016, está asociada a

diez procesos, los cuales se describen a continuación:

Por lo anterior, se puede determinar, que los procesos pertenecientes al Grupo de

Gestión Documental, en la actualidad, únicamente, presentan Mapa de Riesgos

Anticorrupción, relacionados con el Grupo de Notificaciones, al cual se realizará

seguimiento en otro Informe.

5.5 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN. ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA

PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD NOMBRE INDICADOR

FORMULA CUMPLE NO CUMPLE

Administración de Correspondencia

Administrar la documentación recibida y producida por la Entidad

Porcentaje de documentos digitalizados y adjuntados en Software de Gestión Documental

Número de documentos digitalizados y adjuntados en Software de Gestión Documental / Número de documentos radicados en el periodo

X

Resultado: 16745 / 16745 = 100%

Evidencia: Supercor.

5.6 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA

DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES

HALLAZGO 1 La situación que se presentó debido al extravío del documento denota desconocimiento de los procedimientos internos de la Entidad y sus respectivos controles por parte de los funcionarios involucrados; y por otro lado desconocimiento de la normatividad específica ya que se presentó contravención al Decreto 2609 de 2012 Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características: Literal h) Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. Igualmente, al Decreto 2578 de 2012, Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último. Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características. a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que, al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. Artículo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos. Artículo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación a

largo plazo. De otro lado el Número Único de Registro de Correspondencia (NURC), como su nombre lo indica, es único y no puede existir un Nurc con el mismo número de otro ya radicado y el cual ya se encontraba en poder del remitente, como es el caso anteriormente detallado (Subrayado fuera de texto es nuestro). Igualmente, el Procedimiento Administración de Archivo establece en las Políticas de Operación numeral 4. “La eliminación documental debe estar sustentada en instrumentos archivísticos como (TRD o TVD), levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario, la cual debe estar aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo”. Numeral 5. “La eliminación de documentos debe ser socializada, aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y luego ser publicados en página web de la Entidad”. Para la solicitud de eliminación documental se debe utilizar el formato denominado Solicitud eliminación, identificado con código GDFT10. Esta situación salvo mejor concepto en contrario, se presentó por desconocimiento de los procedimientos internos de la Entidad y de la normatividad específica en el tema de la gestión documental, ya que; en lugar de proceder al cambio del número de radicación, se debió de haber esperado a conseguir el documento, para luego realizar su digitalización y seguidamente subir la imagen al sistema de Información y en ningún caso asignar el mismo Nurc a otro documento, más cuando el vigilado ya contaba con copia del documento radicado en la Superintendencia Nacional de Salud, al que se le asignó un número de radicación (Nurc). ACCION 1: Se solicitó al Grupo de Gestión Documental realizar jornadas de capacitación tanto a los funcionarios del Grupo de Correspondencia, como a los enlaces de las diferentes dependencias, sobre los procesos y procedimientos de la Gestión Documental y sobre la normatividad aplicable al tema, específicamente Acuerdo 02 de 2014, Acuerdo 060 de 2001, Decreto 2609 de 2012 y Decreto 2578 de 2012. a) Con fundamento en lo expuesto se programaron capacitaciones al Grupo de Correspondencia así: 5 días con intensidad diaria de 1 hora, entre el lunes 7 y el viernes 11 de marzo de 2016. b) Se programarán en coordinación con el Grupo de Talento Humano y el Grupo de Gestión Documental jornadas de capacitación a los enlaces de Correspondencia en las diferentes dependencias. ACCIÓN 2: Se instruyó al personal de radicación para que a partir de la fecha (8/02/2016) no se vuelva a modificar la información contenida tanto en el Formato de Radicación, como en el sticker de radicación de cada documento. Cuando se presenten inconsistencias en el momento de la radicación, y ésta sea detectada por el radicador o el digitalizador, se realizará anotación en el campo COMENTARIOS del Formato de radicación del sistema SUPERCOR, con indicación, de fecha, nombre y hora del registro; informando mediante correo electrónico al Coordinador del Grupo de Correspondencia, quien el primer día hábil del mes siguiente, levantará Acta que incluya todos los registros efectuados durante el mes inmediatamente anterior. El Acta en mención se hará con la participación del personal de radicación que intervino en la actividad.

HALLAZGO 2 De conformidad con el procedimiento de Administración de Correspondencia, el funcionario que radica diligencia el formato hoja de Ruta de Control de radicación y Digitalización Código GDFT024, luego hace entrega de los documentos radicados en físico al funcionario que digitaliza. Este a su vez debe verificar los documentos recibidos, realizando el respectivo punteo en la Hoja de Ruta, para luego proceder a digitalizar los documentos recibidos para seguidamente subir la imagen al Sistema Supercor. El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, solicitó al Grupo de correspondencia una muestra de las Hojas de Ruta - GDFT024 diligenciadas dentro del periodo comprendido entre el 1 de Octubre de 2015 hasta el 31 de Diciembre de 2015, con el fin de evidenciar el cumplimiento de los controles implementados. A continuación, se presenta un formato diligenciado. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, pudo evidenciar que, en relación con la muestra solicitada, la Hoja de Ruta de Control - GDFT024, se diligencia completamente tanto por el funcionario radicador como por el funcionario digitalizador. Sin embargo, al verificar in situ la forma como los responsables realizan el punteo, se evidenció que estos funcionarios en el momento de puntear la hoja de ruta colocan una X y el nombre en la primera fila de las columnas de radicador y luego arrastran con el mouse del computador, tanto la X como el nombre hasta el final de la hoja de ruta, actividad que de igual manera realiza el funcionario digitalizador, no realizando el punteo manual documento por documento que corresponde al control existente en el procedimiento vigente. Plan de Mejora: La Gestora de Calidad hará verificación aleatoria semanal a los Formatos GDFT24, a fin de verificar que la labor se esté realizando correctamente. Ocasionalmente verificará directamente en la fuente el punteo de los documentos. HALLAZGO 3 El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, solicitó a al Grupo de correspondencia una muestra en físico de la Planilla de Entrega a las Dependencias - GDFT014 correspondientes al periodo comprendido entre el 1 de Octubre de 2015 hasta el 31 de Diciembre de 2015, con el fin, de evidenciar los controles implementados por el Grupo de Correspondencia y los enlaces de las diferentes Dependencias de la Entidad. El equipo auditor de la Oficina de Control Interno evidenció que es muy frecuente observar la Planilla GDTF014 diligenciada de manera incompleta. La inconsistencia encontrada por el equipo auditor no permitiría evidenciar la responsabilidad de determinado funcionario cuando se presenten inconvenientes con la información entregada o recibida, porque conforme a lo expuesto, no se están ejecutando los controles establecidos en el procedimiento, de correcta forma.

Sin embargo, en otra planilla similar, el equipo auditor evidenció que, los funcionarios responsables (planillador, recorredor y enlace en las dependencias) no realizan los controles establecidos en el procedimiento, al no puntear los Nurc de la dependencia destino contra la entidad remitente. Plan de Mejora Se instruyó al funcionario encargado de la entrega de las comunicaciones a cada una de las dependencias, sobre la importancia de puntear uno a uno los documentos que serán entregados a la dependencia y, la firma transversal en que consta el recibo de los mismos, al igual que exigir el punteo uno a uno por parte de la dependencia receptora de dichas comunicaciones. Y la firma transversal por parte de las mismas, en el campo destinado para el efecto. ACCION 2: La Coordinadora del Grupo de Correspondencia envió correo electrónico a los enlaces de correspondencia en cada una de las dependencias, indicando los lineamientos a seguir para el correcto recibo de los documentos que se entregan mediante formato GDFT14. ACCION 3: La Gestora de Calidad del Grupo de Correspondencia se encuentra revisando semanalmente el completo diligenciamiento del Formato en mención. La Gestora de Calidad hará verificación aleatoria semanal a los Formatos GDFT14, a fin de verificar que la labor se esté realizando correctamente HALLAZAGO 4 Dentro de la muestra seleccionada, se evidenció que algunas dependencias no realizan seguimiento a la correspondencia enviada a través de la empresa de servicios postales, ya que agotados los tiempos estipulados contractualmente para la verificación de la trazabilidad que deben surtir los documentos, se han encontrado en la revisión del consecutivo que algunos no registran en el Sistema de Información Supercor de la Entidad, prueba de entrega del documento al destinatario, impidiendo de igual manera el pago a la empresa de servicios postales. Igual sucede con el envío por otros medios habilitados para tal fin. En la capacitación dictada se recordó a los enlaces y profesionales la importancia de atender las peticiones oportunamente y entregar las comunicaciones de respuesta al Grupo de Correspondencia para su envío. No obstante, lo anterior se siguen enviado los memorandos en los que se indican los documentos pendientes de entregar al Grupo de Correspondencia, tal como consta en los memorandos 3-2016-003771 al 3-2016-003797 del 8 de marzo de 2016. (Se adjuntan algunos como evidencia)

Así mismo, visitar a las personas que más cometen errores y hacerles capacitación en el puesto de trabajo, a fin de que esto no se vuelva a presentar.

HALLAZGO 5 El equipo auditor solicitó las planillas de entrega a dependencias GDFT14 y las planillas entrega de dependencias a correspondencia GDFT15 correspondientes a los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre de 2.015, evidenciando falta de control en el archivo correspondiente, ya que no se tenía archivadas siguiendo el consecutivo y en este hacían falta algunas de ellas. La anterior situación denota una contravención a la Ley 594 del 2000 por la cual se expide la Ley General de Archivos y otras disposiciones, Artículo 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: Literal d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases Plan de mejora Desde el momento en que se evidenció el hallazgo, se impartieron instrucciones al encargado (recorredor) para que diariamente y antes de irse de la Entidad organice el consecutivo de "Planillas de entrega a dependencias" Formato GDFT14. Igualmente, se le indicó que debe coser diariamente las "Planillas de entrega de dependencias a correspondencia" Formato GDFT15 y archivarlas en orden de fecha. Se instruyó al grupo, para que al final de mes se digitalicen las planillas con el recibido a fin de tener copia debidamente custodiada para su consulta. En igual forma se solicitó al recorredor, recuperar en las dependencias copia de las planillas para incluir en el consecutivo.

La Gestora de Calidad hará verificación aleatoria semanal al consecutivo de los Formatos GDFT14 y al GDFT15, a fin de verificar que la labor se esté realizando correctamente

6. CONCLUSIONES

En cuanto a las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno al Grupo

de Correspondencia y archivo, derivadas de la Auditoría de Gestión en el mes de Enero

de 2016, presentada mediante NURC 3-2016-001600 Del 29 Enero 2016 se pudo

evidenciar que fueron acogidas en su totalidad.

El Grupo de archivo y Correspondencia informa que los formatos de la Hojas de Ruta

GDFT024, planillas de entrega a dependencia GDFT014 y planillas GDFT015, en la

actualidad, son diligenciados de manera correcta, toda vez, que estos controles fueron

establecidos para prevenir el extravío de documentos, tal como ocurrió documento

radicado mediante NURC 1-2015-160262.

Se destaca el acompañamiento realizado, por el Grupo de archivo y Correspondencia,

en las capacitaciones dictadas a los enlaces y profesionales de las diferentes

dependencias, sobre la importancia de atender las peticiones oportunamente, y entregar

las comunicaciones de respuesta al Grupo de Correspondencia para su envío.

La Oficina de Control Interno, concluye que, en el seguimiento realizado al Informe de

Auditoria realizado en el mes de Enero de 2016, en el cual, se encontraron 5 Hallazgos,

se evidenció, que el Grupo de Archivo y Correspondencia, Implementó los

correspondientes Planes de Mejora.

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe de la Oficina de Control Interno

Superintendencia Nacional de Salud

Proyecto: Jorge Cuenca Urbina-Profesional Especializado Oficina de Control Interno.