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Agosto 2014
Municipalidad de San José
Dirección de Planificación y Evaluación
Informe: Resultado del Índice de Gestión
Municipal (IGM) 2013 Elaborado por:
Xinia María Campos Vargas
Validadora del SIIM
Colaboración de:
Gustavo Reyes Rodríguez
Revisado por:
Ligia Quesada Madrigal
1
Tabla de contenido
I. Introducción ..............................................................................................................................2
II. Resultados del IGM 2013 .......................................................................................................4
III. Análisis Comparativo IGM 2010 a 2013 ...............................................................................9
IV. Conclusiones ..........................................................................................................................12
V. Recomendación .....................................................................................................................13
VI. Anexos ....................................................................................................................................14
2
I. Introducción
El IGM tiene cuatro años de ser implementado en el sector municipal, y tiene como
finalidad, entre otros, ser un insumo para evaluar la gestión y rendición de
cuentas, así como para incentivar el análisis y el control a nivel institucional que
posibilite retroalimentar la gestión municipal.
El Índice está conformado por 61 indicadores. Para su cálculo el Ente Contralor
diseñó un Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM) en el que se han
establecido los ejes y áreas, a saber:
Eje 1 Desarrollo y Gestión Institucional
a. Área Gestión Financiera
Registro de operaciones
Ingresos
Egresos
Liquidación presupuestaria
Gestión de cobro
Gestión de la deuda
Transferencias
b. Área Control Interno
c. Área Contratación administrativa
d. Área Sistemas de información
e. Área Recursos humanos
Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas.
a. Área Planificación
b. Área Participación ciudadana
c. Área Rendición de cuentas
Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental
a. Área Recolección de residuos
d. Área Depósito y tratamiento de residuos
e. Área Aseo de vías y sitios públicos
Eje 4. Gestión de Servicios económicos
a. Área Gestión Vial
3
Eje 5. Gestión de Servicios Sociales
a. Área Mantenimiento de parques y zonas verdes
b. Área Atención de servicios y obras sociales
Cada uno de los ejes y áreas tiene establecido un peso relativo. (Ver Anexo Nº1)
Según las disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República
se debe contar con un expediente y respaldos de la información que se requiere
para el cálculo de cada indicador. La información y el expediente del conjunto de
indicadores son ingresados en el SIIM según las regulaciones establecidas por el
Ente Contralor.
El trabajo de recopilación de la información de los indicadores la realizan los
funcionarios que se han definido para esta tarea, en cada gerencia y la alcaldía,
según las regulaciones de la municipalidad. Esta información es remitida por los
coordinadores de estas instancias a la digitadora del SIIM y posteriormente es
validada y remitida al Ente Contralor. Este proceso se lleva a cabo entre los meses
de enero y febrero de cada año.
Este informe tiene como objetivo principal brindar información sobre el
comportamiento del IGM del año 2013, de tal forma que oriente la toma de
decisiones a la Alcaldía y el nivel gerencial en el proceso de mejora continua del
quehacer institucional.
Para su elaboración se toman los resultados validados por el Ente Contralor en el
SIIM en el mes de agosto. Para cada indicador se realiza una revisión, según su
acepción y la meta para determinar el porqué de la calificación obtenida. Por
último, se realiza una comparación de los resultados del IGM, en años anteriores.
El informe contiene los principales resultados obtenidos en el año 2013, según los
ejes y áreas mencionados anteriormente, luego se hacen una comparación con los
resultados obtenidos en los años 2012, 2011 y 2010; y por último se presentan las
conclusiones y recomendaciones.
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II. Resultados del IGM 2013
El resultado del Índice de Gestión Municipal (IGM) 2013 es de 70.12%. Ver Anexo
Nº 2). Del total de indicadores que conforman el IGM (61) se tiene el siguiente
resultado:
El 61% (37 indicadores) obtuvieron una calificación mayor o igual 80%.
El 10% (6 indicadores) obtuvieron una calificación que oscila entre 60% y 79%.
El 29% (18 indicadores) obtuvieron una calificación menor 59%.
El eje de Desarrollo y Gestión Institucional es el que obtuvo una calificación mayor (87.30%), siendo que el resto de los ejes la calificación es muy similar, oscila entre 61% y 69%, como se muestra en el Gráfico Nº1
Gráfico Nº1
Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República
5
Los indicadores que obtuvieron calificaciones mayor o igual al 80% (ver Anexo
Nº2), son:
Eje de Desarrollo Institucional (25 indicadores) específicamente los que tienen
que ver con el área financiera: registro de operaciones, ingresos y egresos.
Además, los indicadores del área de control interno, los referidos a contrataciones,
tecnologías de información y unos del área de recursos humanos.
Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (2
indicadores): rendición de cuentas y cobertura de planes reguladores.
Eje Gestión de Desarrollo Ambiental (6 indicadores): relacionado con los
requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos, depósito y
tratamiento de residuos y los de sostenibilidad de estos mismos servicios y la
cobertura de aseo de vías y sitios públicos y recolección de residuos sólidos.
Eje Gestión de Servicios Económicos (1 indicador): ejecución de recursos
destinados a la red vial.
Eje Gestión de Servicios Sociales (3 indicadores): la cobertura de parques y
obras de ornato, comunicación, control y evaluación de los programas sociales y
porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales.
Por otra parte, los indicadores que obtuvieron calificaciones menores al 59% (ver
anexo Nº2), son:
(No se incluyen tres indicadores cuyo resultado son comparados con el sector
municipal mediante la metodología del percentil, ya que se desconoce los
resultados de los mismos.)
Eje: Desarrollo y Gestión Institucional
1.1.6.1 Atención de obligaciones por financiamiento.
Calificación dada: 0%
La municipalidad no registra en el expediente amortizaciones ni intereses
dado que no tiene deudas. Se tiene duda sobre la calificación obtenida
puesto que el año pasado se presentó la misma información y la calificación
fue de 100%. Se realizó consulta a la Sra. Flor Alfaro de la Contraloría
General de la República y aduce que en la ficha debe indicarse que la
6
Institución no posee obligaciones por financiamiento. Este es el único
indicador donde se presenta esta situación. Meta del indicador: 100%.
Eje: Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
2.1.4 Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos
anuales
Calificación dada: 57.83%
Se bajó la ejecución de metas principalmente debido a la poca ejecución
de proyectos de los Programas III “Inversiones” y IV “Partidas Específicas”.
Meta del indicador: 100%
2.2.1 Mecanismos de participación ciudadana
Calificación dada: 40%
Se obtiene esta calificación porque no se cuenta con: la reglamentación
sobre mecanismos de participación ciudadana y además porque no se
garantiza la participación ciudadana en el presupuesto municipal. Meta del
indicador 100%.
2.2.2 Presupuesto participativo
Calificación obtenida: 27.1%
Esta calificación se debe a que no se tienen recursos participativos
programados en el Programa II y además, del total programado como
participativo en el Programa III Inversiones y IV Partidas Específicas
solamente se tiene 18,5%. Por otra parte, de este total programado se
ejecutó el 62%. Meta del indicador: 100%.
2.3.2 Medición de satisfacción del usuario
Calificación dada: 13%
Esto se debe a que de todos los servicios, solo se hizo encuesta a
mercados y a permisos de construcción y licencias comerciales. Meta
100%,
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Eje: Gestión de Desarrollo Ambiental
3.1.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos.
Calificación dada: 2%
Se debió a que la inversión en maquinaria, equipo y mobiliario es ínfima, no
alcanzó ni el 1%. Meta del indicador: 10%.
3.2.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de
residuos sólidos
Calificación dada: 2%
Al ser este un servicio contratado, se toma como calificación la misma del
indicador 3.1.3 “Recursos destinados al desarrollo del servicio de
recolección de residuos”. Esto según se indica en el Manual del usuario
externo del SIIM. Meta del indicador: 10%.
3.3.1 Sostenibilidad de operación del servicio de aseo de vías y sitios públicos
Calificación dada: 0%
El resultado del indicador es -12.03%, lo que muestra que los gastos reales fueron mayores a los ingresos (- ₡ 472,860,330.19). Meta del indicador: -10% a 10%.
3.3.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios
públicos
Calificación dada: 1%
El resultado del indicador es 0,05 %, por cuanto la inversión en el servicio
de aseo de vías realizada es ínfima (₡2,278,500 de un total de
₡ 3,930,101,812). Meta del indicador: 10%.
3.3.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios
Calificación dada: 0%
No se actualizo la tasa. Meta del indicador: un año.
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Eje: Gestión de Servicios Económicos
4.1.1 Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial
cantonal
Calificación dada: 56%
Se ejecutó apenas el 56% de lo programado en el programa II “Servicios
Comunales”, III Inversiones y IV “Partidas Específicas” (construcción y
mantenimiento de aceras, cordón y caño, rampas, bacheo y reconstrucción
de vías). Meta del indicador: 100%.
4.1.3 Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal
Calificación dada: 22%
La calificación se obtiene tomando en cuenta el total de KM por condición
de la superficie del ruedo, multiplicado por lo porcentajes asignados a cada
condición, dividido entre el total de KM. Esta calificación representa el 56%
de la condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal, (a mayor
porcentaje, mejores condiciones de la superficie de ruedo). Meta del
indicador 40%.
Eje: Gestión de Servicios Sociales
5.1.1 Sostenibilidad de la operación del servicio de parques y obras de ornato
Calificación dada: 0%
El resultado del indicador es de 11,53%. Según lo definido por el Ente
Contralor, este resultado evidencia que existe un superávit que podría
obedecer a la no ejecución de parte de la municipalidad, por ello no se
obtiene ningún punto. Meta del indicador: -10% a 10%.
5.1.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato
El resultado del indicador es 0,27%, la inversión realizada es ínfima, (₡ 7.131.325.de un total de ₡ 2.613.307.222.57). Meta del indicador: 10%.
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5.1.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de
ornato
Calificación dada: 0%
No se actualizo la tasa (Meta del indicador: un año).
III. Análisis Comparativo IGM 2010 a 2013
El Año 2012 donde se obtuvo la mayor calificación del IGM, mientras que en el
Año 2011 se obtuvo la menor calificación, según se muestra en el Gráfico Nº 2.
Gráfico Nº 2
Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República
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Es importante resaltar algunos indicadores que han afectado negativamente el
resultado del IGM en uno o varios años:
Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
Los indicadores referidos a mecanismos de participación ciudadana y
presupuestos participativos y medición de la satisfacción del usuario, esto por
cuanto no se garantiza la participación de la ciudadanía en el presupuesto
municipal, así también los recursos clasificados como presupuesto
participativo en los Programas III Inversiones y IV Partidas Específicas que no
superan el 20% del total de recursos de esos programas, además en el
Programa II Servicios Comunales no hay presupuesto participativo. Asimismo,
no se realizan para todos los servicios encuestas de satisfacción al usuario, la
practica institucional es realizar algunas encuestas en algunos de los servicios.
Eje Gestión del Desarrollo Ambiental y Gestión de Servicios Sociales
Los indicadores y variables referidos a la actualización de tasas de los
servicios, esto por cuanto las tasas no se actualizan de manera anual.
Los indicadores y variables referidos a la inversión realizada en el servicio de
aseo de vías, recolección de desechos sólidos y tratamiento de residuos,
parques y áreas verdes, donde las inversiones en maquinaria, equipo y
mobiliario son ínfimas.
En el Gráfico Nº4 se muestra que el Eje Desarrollo y Gestión Institucional es el
que en los cuatros años de aplicación del IGM ha presentado una calificación
mayor y más uniforme con respecto al resto de ejes. Mientras que el Eje de
Desarrollo Ambiental presenta la calificación más baja, sobre todo en el año 2011.
También, se muestra que el Eje de Gestión de Servicios Económicos mantiene en
sus cuatro años un comportamiento similar, ello se debe a que el eje está
conformado únicamente por el área de gestión vial, tal como se puede apreciar en
el gráfico siguiente.
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Gráfico Nº4
Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República
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IV. Conclusiones
1. El IGM 2013 toma el valor de 70.12%, esto como resultado de que del total
de 61 indicadores, 37 obtuvieron una calificación entre 80% y 100%, 6
indicadores obtuvieron una calificación entre el 60% y 79% y 18 indicadores
obtuvieron una calificación entre el 0% y el 59%.
2. De los cinco ejes que conforman el IGM, es el eje de Desarrollo Institucional
el que obtuvo la mayor calificación con un 87.3%, siendo que el resto de
ejes obtienen una calificación que oscila entre el 61% y 69%.
3. Los principales indicadores que afectaron negativamente el resultado del
IGM del 2013 por su baja calificación, son: la frecuencia de actualización de
las tasas de los servicios de aseo de vías y parques, así los recursos
destinados al desarrollo de los servicios de aseo de vías y parques, así
como el indicador de sostenibilidad de operación de estos servicios.
También los indicadores referidos a los mecanismos de participación,
presupuesto participativo y la medición de satisfacción del usuario, grado de
cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales y por
último, el indicador de la superficie al ruedo de la condición vial.
4. En el periodo en el que se ha aplicado el IGM 2010-2013 se determina que
la mayoría de los indicadores mencionados anteriormente, son también los
que presentan baja calificación en varios años del periodo, afectando
negativamente la calificación del IGM.
5. El IGM tuvo un crecimiento general entre el año 2012 a 2013 del 4,3%, pero
este crecimiento muestra grandes variaciones entre año, pues muestra
decrecimiento entre 2010 -2011 y 2012 -2013, con un gran crecimiento en
el periodo 2011-2012.
6. Así también en los cuatro años en que se ha aplicado el IGM, es el Eje de
Desarrollo Institucional el que ha presentado una mayor calificación,
mientras que el resto presenta una calificación muy similar excepto el Eje
de Desarrollo Ambiental sobre todo en el año 2011 que obtuvo calificación
de 34.84% y el Eje de Planificación, Participación Ciudadana y Rendición
de cuentas que en el año 2012 presenta calificación de 54.32%.
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V. Recomendación
A la Alcaldía y Gerencias
Revisar, analizar y determinar en conjunto con las jefaturas responsables
las razones por las cuales se obtuvo regular y baja calificación (menores a
79%) en algunos de los indicadores del IGM (ver anexo Nº2).
Establecer las medidas correctivas o planes de mejora para revertir las
situaciones presentadas que conllevan tener valoraciones menores a 59%
en los indicadores, con especial atención de aquellos que obtuvieron nota
de 0%.
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VI. Anexos
Anexo 1
Índice de Gestión Municipal IGM: Ejes, áreas y pesos relativos
EJE Y ÁREAS PUNTOS Eje 1. Desarrollo y gestión institucional.
100
28
Áreas: A: Gestión financiera 33
i) Registro de operaciones 15
100
ii) Ingresos 18
iii) Egresos 17
iv) Liquidación presupuestaria 15
v) Gestión de cobro 20
vi) Gestión de la deuda 7
vii) Transferencias 8
B. Control Interno 17
C. Contratación administrativa
17
D. Sistemas de información
17
E. Recursos humanos 16
Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas.
100
20
Áreas: a. Planificación 40
b. Participación ciudadana
30
c. Rendición de cuentas 30
Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental
100
23
Áreas: a. Recolección de residuos 37
b. Depósito y tratamiento de residuos
34
c. Aseo de vías y sitios públicos 29
Eje 4. Gestión de Servicios económicos 100
16
Áreas: a. Gestión Vial 100
Eje 5. Gestión de Servicios Sociales
100
13
Áreas: a. Mantenimiento de parques y zonas verdes 40
b. Atención de servicios y obras sociales 60
TOTAL DE PUNTOS 100
15
Anexo 2 Reporte de Calificaciones del Índice de Gestión Municipal 2013
Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos
Obtenidos Nota
Modelo de Evaluación 100.00 70.12 70.12
1 Desarrollo y Gestión Institucional
28.00 24.44 87.30
1.1 Gestión Financiera 33.00 24.34 73.76
1.1.1 Registro de operaciones 15.00 15.00 100.00
1.1.1.1 Registro de información financiera contable
7.50 7.50 100.00
1.1.1.2 Procedimientos e informes presupuestarios
7.50 7.50 100.00
1.1.2 Ingresos 18.00 17.10 95.00
1.1.2.1 Ejecución presupuestaria de ingresos
5.00 4.95 99.00
1.1.2.2 Ejecución de recursos propios 5.00 4.95 99.00
1.1.2.3 Autonomía financiera 4.00 4.00 100.00
1.1.2.4 Representatividad de los recursos de vigencias anteriores sobre el total de ingresos reales del periodo
4.00 3.20 80.00
1.1.3 Egresos 17.00 10.16 59.76
1.1.3.1 Ejecución presupuestaria de egresos
6.00 4.86 81.00
1.1.3.2 Porcentaje de gastos administrativos
3.00 0.90 30.00
1.1.3.3. Porcentaje de gastos en servicios comunitarios
4.00 4.00 100.00
1.1.3.4 Porcentaje de gastos de capital 4.00 0.40 10.00
1.1.4 Liquidación presupuestaria 15.00 10.10 67.33
1.1.4.1 Equilibrio ingresos-egresos reales 5.00 4.10 82.00
1.1.4.2 Representatividad del superávit libre respecto del total de ingresos reales del periodo
5.00 1.00 20.00
1.1.4.3 Representatividad del superávit específico respecto del total de ingresos reales del periodo
5.00 5.00 100.00
1.1.5 Gestión de cobro 20.00 14.25 71.25
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Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos
Obtenidos Nota
1.1.5.1 Estructura mínima para la gestión de cobro
5.00 4.75 95.00
1.1.5.2 Morosidad respecto del monto total puesto al cobro cada periodo
10.00 6.10 61.00
1.1.5.3 Antigüedad de saldos 5.00 3.40 68.00
1.1.6 Gestión de deuda 7.00 0.00 0.00
1.1.6.1 Atención de obligaciones por financiamiento
7.00 0.00 0.00
1.1.7 Transferencias 8.00 7.15 89.38
1.1.7.1 Dependencia financiera 3.00 3.00 100.00
1.1.7.2 Eficacia en la transferencia de recursos específicos
5.00 4.15 83.00
1.2 Control interno 17.00 15.88 93.41
1.2.1 Autoevaluación de los componentes del sistema de control interno
3.40 3.40 100.00
1.2.2 Madurez de los componentes del sistema de control interno
3.40 2.28 67.00
1.2.3 Establecimiento de componentes de SEVRI
3.40 3.40 100.00
1.2.4 Actividades ejecutadas del SEVRI 3.40 3.40 100.00
1.2.5 Seguimiento del sistema de control interno
3.40 3.40 100.00
1.3 Contratación administrativa 17.00 15.97 93.94
1.3.1 Recursos de objeción al cartel declarados con lugar
3.00 3.00 100.00
1.3.2 Cantidad de actos finales anulados 3.00 3.00 100.00
1.3.3 Cumplimiento de plazos legales 5.50 4.68 85.00
1.3.4 Aspectos básicos del proceso de contratación
5.50 5.29 96.25
1.4 Tecnologías de información 17.00 15.11 88.88
1.4.1 Tenencia de tecnologías de información
11.00 9.43 85.71
1.4.2 Grado de madurez en el cumplimiento de las normas técnicas de tecnologías de información.
6.00 5.68 94.60
1.5 Recursos humanos 16.00 16.00 100.00
1.5.1 Estructura organizacional básica 8.00 8.00 100.00
1.5.2 Administración de Recursos Humanos
8.00 8.00 100.00
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Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos
Obtenidos Nota
2 Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas 20.00 12.32 61.58
2.1 Planificación 40.00 30.86 77.15
2.1.1 Instrumentos de planificación 10.00 7.30 73.00
2.1.2 Cobertura planes reguladores 10.00 10.00 100.00
2.1.3 Contenido de los planes reguladores urbanos
10.00 7.78 77.78
2.1.4 Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales
10.00 5.78 57.80
2.2 Participación ciudadana 30.00 9.42 31.40
2.2.1 Mecanismos de participación ciudadana
10.00 4.00 40.00
2.2.2 Presupuesto participativo 20.00 5.42 27.10
2.3 Rendición de cuentas 30.00 21.30 71.00
2.3.1 Rendición de cuentas a la ciudadanía 20.00 20.00 100.00
2.3.2 Medición de satisfacción del usuario 10.00 1.30 13.00
3 Gestión de Desarrollo Ambiental 23.00 14.28 62.08
3.1 Recolección de residuos 37.00 31.12 84.11
3.1.1 Requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos
10.00 10.00 100.00
3.1.2 Sostenibilidad de la operación del servicio de recolección de residuos
15.00 15.00 100.00
3.1.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos
6.00 0.12 2.00
3.1.4 Cobertura del servicio de recolección de residuos
6.00 6.00 100.00
3.2 Depósito y tratamiento de residuos 34.00 26.41 77.68
3.2.1 Requerimientos básicos del servicio de depósito y tratamiento de residuos
12.00 10.29 85.71
3.2.2 Sostenibilidad de operación del servicio de disposición y tratamiento de residuos.
16.00 16.00 100.00
3.2.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de residuos sólidos
6.00 0.12 2.00
3.3 Aseo de vías y sitios públicos 29.00 4.55 15.69
3.3.1 Sostenibilidad de operación del Servicio de aseo de vías y sitios públicos
14.00 0.00 0.00
18
Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos
Obtenidos Nota
3.3.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios públicos
5.00 0.05 1.00
3.3.3 Cobertura del servicio de aseo de vías y sitios públicos
5.00 4.50 90.00
3.3.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios públicos
5.00 0.00 0.00
4 Gestión de Servicios Económicos 16.00 11.07 69.20
4.1 Gestión Vial 100.00 69.20 69.20
4.1.1 Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial cantonal
30.00 16.80 56.00
4.1.2 Ejecución de recursos destinados a la red vial
30.00 30.00 100.00
4.1.3 Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal
40.00 22.40 56.00
5 Gestión de Servicios Sociales 13.00 8.01 61.65
5.1 Parques y obras de ornato 40.00 10.15 25.38
5.1.1 Sostenibilidad de la operación del Servicio de parques y obras de ornato
15.00 0.00 0.00
5.1.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato
5.00 0.15 3.00
5.1.3 Cobertura del servicio de parques y obras de ornato
10.00 10.00 100.00
5.1.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de ornato
10.00 0.00 0.00
5.2 Atención de servicios y obras sociales
60.00 51.50 85.83
5.2.1 Comunicación, control y evaluación de los programas sociales
10.00 10.00 100.00
5.2.2 Porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales
25.00 22.50 90.00
5.2.3 Ejecución del presupuesto destinado a servicios y obras sociales
25.00 19.00 76.00
Nota: números en rojo son las calificaciones menores a 59