INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PRIMER CUATRIMESTRE DE 2014(Noviembre 2013 a Febrero 2014)

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Los resultados que a continuación se describen obedecen a las evaluaciones desarrolladas por la Oficina de Control Interno durante los meses de noviembre y diciembre de 2013, enero y febrero de 2014, entre las cuales se relacionan los resultados de la evaluación de la gestión contractual presupuestal y física de los proyectos de inversión, la verificación del cumplimiento de los Planes de Gestión de las Dependencias, auditorías especiales, auditorías previstas en el Programa Anual de Auditorías 2013.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Ambiente de Control:

Documentos adoptados y divulgados que contienen misión, visión, objetivos institucionales, acuerdos y compromisos éticos, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el quehacer de la Entidad.

A través de las auditorías se evidenció el cumplimiento del manual de funciones por dependencia y por cargo.

Para la vigencia 2013, fue adoptado el Plan de Capacitación, mediante Resolución 172 del 18 de marzo de 2013; el total de servidores inscritos fue de 3.173 en el programa de capacitación de los cuales 3.029 asistieron a las capacitaciones, arrojando un 97% de cumplimiento de la meta fijada.

Para la vigencia 2013, fue adoptado el Plan de Bienestar, mediante Resolución 171 del 18 de marzo de 2013; el total de servidores inscritos fue de 8.127, de los cuales fueron beneficiados 8.082, arrojando un 99.4% de cumplimiento de la meta fijada.

En cuanto a actividades de fortalecimiento del clima organizacional, la Secretaría General, presenta a través de la Subdirección de Talento Humano, el Informe de “Prevención del riesgo psicosocial 2013 Programa de intervención – Bienestar Personal y Laboral”, y su anexo “Control de ejecución de actividades salud ocupacional riesgo

psicosocial 2013”; donde se ejecutaron 44 eventos en el marco del clima organizacional, arrojando un 96% de cumplimiento de la meta fijada.

Adopción de la Resolución 136 de 2011, donde se establece que uno de los factores para acceder a nivel sobresaliente en la evaluación de desempeño laboral de los servidores públicos de carrera administrativa, en periodo de prueba y demás empleados de libre nombramiento y remoción (…), será la Evaluación de Gestión por Dependencias que hace la Oficina de Control Interno y se realiza para la verificación del cumplimiento de metas institucionales por cada dependencia. Beneficiará a los evaluados, si la dependencia alcanza al menos el noventa por ciento (90%) de cumplimiento en las metas fijadas en el Plan Operativo Anual o su equivalente, de acuerdo con los parámetros establecidos en el instrumento expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

La Alta Dirección ha establecido empoderamiento en los responsables de proyectos y dependencias, para la toma de decisiones, a través, de los subcomités de Autocontrol, mediante la Resolución 086 de marzo 04 de 2011, el cual tiene como objetivos entre otros:

Lograr la participación de los/as servidores/as públicos y los/as particulares que cumplen funciones públicas en la Secretaría General, en las reuniones de los Subcomités de Autocontrol e incentivar la interiorización de la Cultura de Autocontrol en cada uno/a de ellos/a.

Fortalecer los Subcomités de Autocontrol como instrumento válido e idóneo de autoevaluación del Control y la gestión, que permitan el seguimiento a los avances de los planes institucionales, objetivos, metas, y demás obligaciones reglamentarias de la Secretaría General; al seguimiento y la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, en procura de prestar un óptimo servicio a la comunidad; al uso eficiente de los recursos; y al logro de la misión institucional.

Contar con un espacio de retroalimentación y articulación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, en su calidad de generador de las directrices que surgen de la alta Dirección (…)

Realizar el diagnóstico de cada dependencia teniendo en cuenta: La evaluación y seguimiento continuo de las funciones, procesos y procedimientos; la evaluación y seguimiento de los planes de gestión y resultados, a través de indicadores; seguimiento a la ejecución de los contratos requeridos para el cumplimiento de las funciones y gestión respectiva; la administración de riesgos a través del sistema de alarmas tempranas para advertir posibles causas que impidan una eficiente gestión en el cumplimiento de la Visión y la Misión de la Secretaría General.

Direccionamiento Estratégico:

Para la vigencia 2014, la Secretaría General, ha realizado las siguientes aprobaciones en cuanto al Direccionamiento Estratégico:

Publicación en la página Web y en la Intranet del Plan de Gestión y de los Proyectos de Inversión por dependencias, desde el 30 de enero de 2014.

Publicación en Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP del Plan Anual de contratación de la Secretaría General desde el 30 de enero de 2014, de acuerdo con lo descrito en el artículo 3º de la ley 1150 de 2007 y la circular 009 de 2011.

Mediante Acta 01 del 24 de febrero de 2014, del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, se realiza la aprobación del Programa Anual de Auditorías, se presenta el plan de trabajo 2014, para el mantenimiento de la certificación de Calidad NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008.

El Plan Institucional de Capacitación y el Plan Institucional de Bienestar Social, se encuentra en borrador para su aprobación en el primer trimestre, de acuerdo con los procedimientos internos” 2211300-PR-163 Administración del plan de bienestar” y 2211300-PR-164 Administración del plan de capacitación”.

Con el objetivo de afianzar las acciones que la entidad ha venido adelantando para fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupción e implementar nuevas estrategias, a fin de optimizar las prácticas de buen gobierno en el marco de la legalidad y la ética, es publicado en la página Web el 30 de enero de 2014, el “plan anticorrupción 2013 Secretaría General-Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.”, de los cuatro componentes de la estrategia anticorrupción en la Secretaría General (administración de riesgos, estrategia antitrámites, rendición de cuentas, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano), la Oficina de Control Interno, realizó la verificación de las actividades ejecutadas con corte a 31 de diciembre de 2013.

Frente al modelo de Operación por Procesos, a través de las auditorías se verifica la interrelación de los procesos, la cual se ve reflejada en el mapa de procesos versión 22, que se encuentra publicado en la página Web.

Administración de Riesgos: La Secretaría General estableció mediante la Resolución No. 303 de 2012, la Política

Integral de Administración de Riesgos, la cual imparte lineamientos para un adecuado

tratamiento de los riesgos de gestión institucional, incluidos los relacionados con la corrupción. La política de riesgos define que los procesos deben identificar, analizar, valorar y mitigar el riesgo, y establece ciclos de control en las fechas 31 de marzo y los 10 primeros días hábiles de julio y noviembre, en los cuales, los procesos deben actualizar la información y evaluar la probabilidad e impacto de los riesgos.

Igualmente, en el Sistema Integrado de Gestión, la entidad cuenta con instrumentos que facilitan la identificación y administración de los riesgos, como son: - Procedimiento “Administración del Riesgo” código 2210111-PR-214- Sistema de Información para la Administración del Riesgo - La Entidad cuenta con el manual de riesgos para la contratación estatal (2211200-MA-017), facilitando la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico en la contratación, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, y artículo 2.1.1. Numeral 6 y artículo 2.1.2 del decreto 734 de 2012.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Actividades de control:

Se verifican las políticas de operación, las cuales están contenidas en la caracterización de los procesos, en la intranet de la entidad en el enlace “Sistema Integrado de Gestión - Mapa de Procesos”, se encuentra publicado el mapa de procesos, que contiene las caracterizaciones de los 31 procesos existentes en la entidad.

Como parte de la sostenibilidad del

Sistema Integrado de Gestión, en la vigencia 2013 se generaron 630

solicitudes de mejoramiento de

los procesos, procedimientos,

formatos, a saber:

TIPO DE SOLICITUD

TIPO DOCUMENTO TOTALES

ELABORACIÓNFT

GS

IN MA OT PR PO

55 11 07 06 19 21 0 119

MODIFICACIÓN 111 05 13 02 03 220 43 397

ANULACIÓN 75 01 05 01 01 31 0 114

TOTAL SOLICITUDES 630

Los indicadores de gestión de la entidad se encuentran publicados en la intranet, en el enlace “Planeación y gestión de la Entidad – Indicadores de Gestión de la Secretaría General”; este visor permite a los usuarios acceder de una manera dinámica e interactiva a la consulta de los indicadores de gestión de la Secretaría General que han sido reportados por las diferentes dependencias de la Entidad, desde el año 2012. Los indicadores están acompañados de sus hojas de vida, y así mismo, se presentan unos anexos para visualizar el mapa de procesos, la gestión por dependencia, los indicadores plan de Desarrollo y el avance de los objetivos estratégicos o de calidad.

Información:

La información primaria y secundaria de la Entidad, se encuentra definida en las caracterizaciones de los procesos, la cual es verificada a través de las auditorías y a través del sistema de gestión documental y los sistemas de información a través de auditorías de los activos de información.

En la intranet de la entidad en el enlace “Sistemas de Información”, se encuentran cuatro (4) tipologías de sistemas a saber:

Web: cuenta con diecinueve (19) sub enlaces, entre los más utilizados por los usuarios se encuentra: Sistema Distrital de Quejas y Soluciones -SDQS-, Siproj Web, Régimen legal de Bogotá, Sistema de Administración de Riesgos, Sistema de Contratación a la Vista.

Administrativos y Financieros: cuenta con trece (13) sub enlaces entre los más utilizados por los usuarios se encuentra: Sistema de Gestión Contractual, Sistema de Gestión Documental, Sistema de Presupuesto –SIPRES-.

Extranet: cuenta con cuatro (4) sub enlaces, entre los más utilizados por los usuarios se encuentra: Secretaría de Hacienda, SEGPLAN.

Sistemas de Servicios: cuenta con seis (6) sub enlaces, entre los más utilizados por los usuarios se encuentra: Solicitud de Servicios administrativos, Solicitud de Préstamo de Espacios.

A través de la Subdirección de Informática y Sistemas, la Entidad se encarga de realizar el desarrollo y actualización a través de desarrolladores de la Entidad o por contrataciones externas; el soporte a través de la mesa de ayuda que atiende los requerimientos de las dependencias; la seguridad de la información se controla a través de la matriz de activos de información, se determinan los riesgos de vulnerabilidad de acuerdo a las características de integridad, disponibilidad y confiabilidad.

Comunicación Pública:

La comunicación organizacional, informativa y los medios de comunicación, se encuentran definidos en las caracterizaciones de los procesos, los cuales son verificados a través de las TRD y la matriz de activos de información, por los responsables de procesos.

En la Secretaría General, la comunicación organizacional e informativa está a cargo de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional quienes, entre otras funciones, son los encargados del desarrollo, soporte y actualización de la página Web y la Intranet, así como el diseño y publicación de los boletines, carteleras y otros. Durante la vigencia 2013, se realizaron campañas y la elaboración de piezas comunicacionales (Primer trimestre: Campaña de Implementación del Sistema Integrado de Gestión; Segundo trimestre: Campaña Transparencia – Sistema Integrado de Gestión, Super Soporte Técnico , StarBien; Tercer trimestre: Lanzamiento del Día de la Transparencia Distrital en el marco de la Campaña Transparencia – Sistema Integrado de Gestión; Cuatro trimestre: Campaña Cero corrupción; Elaboración de piezas comunicacionales a solicitud de las dependencias.

ESTADO DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Autoevaluación:

Las dependencias de la Secretaría General, presentan de forma trimestral el seguimiento a la ejecución de sus Planes de Gestión y Proyectos de Inversión.

El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, los Comités Directivos del Sistema de Control Interno y las reuniones de Revisión por la Dirección, son algunos de los mecanismos de autoevaluación de la gestión en la Entidad que han permitido realizar seguimiento presupuestal, contractual y físico de las metas, proyectos y programas del Plan de Desarrollo Bogotá Humana.

Como instrumento de autoevaluación del control y de la gestión, la Secretaría General tiene como herramienta los Subcomités de Autocontrol, creados a través de la Resolución 086 de 2011, en los cuales se define que todos los procesos y dependencias deben fomentar una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación desde cada una de las dependencias y el mejoramiento continuo de la misión institucional; para esto, las

dependencias deben reunirse de la siguiente forma: a) a nivel de la Subsecretaría General, se realizarán por lo menos cada cuatro (4) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros diez (10) días hábiles del respectivo mes; b) a nivel de cada Dirección, se efectuarán por los menos cada dos (2) meses contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del respectivo mes; c) Los Subcomités de Autocontrol de cada una de las Subdirecciones, Oficinas, Áreas y grupos de trabajo, se realizarán por lo menos una (1) vez al mes contados a partir del 1° de enero de cada vigencia fiscal, dentro de los primeros ocho (8) días hábiles de cada mes. En dichas reuniones se tratan temas que conlleven al cumplimiento de los planes de gestión, resultados y de los planes de mejoramiento, evaluaciones de desempeño de los servidores, seguimiento a los contratos, a la aplicación de los principios y protocolos éticos, así como el seguimiento de los compromisos y decisiones tomadas por el Subcomité.

Evaluación Independiente:

Mediante la ejecución del programa anual de auditorías, la Oficina de Control Interno desarrolla la acción estratégica “Identificar oportunidades de mejora para el SIG a través de la ejecución del proceso de evaluación independiente”, cuya finalidad es la de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaria General. De acuerdo al programa de auditorías aprobado para la vigencia 2013, la Oficina de Control Interno, desarrolló un total de 10 auditorías con corte a 30 de enero de 2014, lo que arroja un cumplimiento del 100% respecto a lo programado.

Verificación del cumplimiento de las acciones, metas y productos establecidos en los pla-nes de gestión, proyectos de inversión y acuerdos de gestión, así como la ejecución del plan contractual; la Oficina de Control Interno, ejecutó los cuatro (4) seguimientos.

Para la ejecución de los seguimientos, la Oficina desarrolló e implementó una herramienta tipo cuadro de mando, la cual incluye gráficos que permiten evaluar de manera ágil el esta-do de la gestión física, presupuestal y contractual de cada uno de los Proyectos de Inver-sión de la Secretaría General, así como la gestión de cada una de sus metas, brindado a la alta dirección oportunidades de mejora para la toma de decisiones. Como resultado de la ejecución de las auditorías, fueron presentadas de manera general las siguientes recomendaciones:

Desarrollar estrategias que contribuyan con el fortalecimiento de las sensibilizaciones al interior de los procesos, en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión (Subsistemas, tipos de procesos, proceso al cual pertenecen, Manual de Calidad y Pro-cedimientos básico de la norma, Listado Maestro de Control de Registros y Listado Ma-estro de Control de Documentos).

Fortalecer los procesos de sensibilización e interiorización en la contribución del equipo de trabajo en logro de la política y los objetivos de calidad.

Fortalecer el desarrollo y participación de todo el personal en los subcomités de auto-control.

Fortalecer el conocimiento del Manual de Funciones y Competencias Laborales y las in-ducciones en el puesto de trabajo de conformidad con lo establecido en el Proceso de Gestión de Talento Humano.

Incentivar el uso de medios electrónicos con el fin de facilitar la comunicación interna y dar cumplimiento a la estrategia de cero papel.

Para la vigencia 2014, la Oficina de Control Interno, realizará el seguimiento a las oportunidades de mejora identificadas durante la vigencia 2013, con el fin de establecer el porcentaje de cumplimiento, en pro del mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

Verificación de la Gestión Institucional: En cumplimiento con las disposiciones legales contenidas en la Ley 909 de 2004, el Acuerdo 137 de 2009 de la CNSC y la Resolución 136 de 2011 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, se presentan los resultados de la ejecución de los planes y programas de la Secretaría General para la vigencia 2013, los cuales son tomados de la ponderación del cumplimiento de los Planes de Gestión, Proyectos de Inversión y Acuerdos de Gestión, de la siguiente manera:

De la evaluación de la gestión para la vigencia 2013, la Secretaría General obtuvo en promedio un 89.6% de calificación, observando que un 23% de las dependencias obtuvo una calificación del 100%; el 48% de las dependencias obtuvieron una calificación entre 90% y 99% y finalmente un 29% de las dependencias de la Secretaría General obtuvieron calificación por debajo del 90%.

Planes de Mejoramiento:

Mediante radicación 3-2013-24398, la Contraloría de Bogotá, presentó el informe de Auditoría Integral Modalidad Regular vigencia 2012, en el cual, se establece que el Plan de Mejoramiento que da tratamiento a los hallazgos de la vigencia 2011, logró un rango de cumplimiento de 1.9 puntos, ubicándolo en un 96.8% de avance físico del plan de mejoramiento, lo que indica que este se ha cumplido. Igualmente, el ente de control formuló en total 12 hallazgos correspondientes a la vigencia 2012; la Oficina de Control Interno presento a través del sistema SIVICOF en el formato CB-0402 (Plan de Mejoramiento) presento el plan de mejoramiento. A partir de la información evidenciada en la ejecución de las mesas de trabajo y la información reportada con corte a 31 de diciembre de 2013, se concluye que el porcentaje de avance del Plan de Mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2013 es del 98%. El 2% que no se ejecutó, corresponde a la acción correctiva ("Realizar seguimiento mensual a la ejecución física, presupuestal y contractual del Proyecto de Inversión 1122 "Servicios a la Ciudadanía con calidad humana" a través de Subcomités de Autocontrol") relacionada con el hallazgo 2.4.1.1.1, la cual logró

el 75% del 100% programado a ejecutar a 31 de diciembre de 2013, toda vez, que de los cuatro (4) seguimientos mensuales programados, se realizaron tres (3).

La Secretaría General tiene estandarizados procedimientos para la elaboración de planes de mejoramiento institucional, por proceso e individual. Igualmente se realizan planes de mejoramiento producto de la autoevaluación que realizan los procesos y áreas de la Secretaría General, y como consecuencia de las auditorías internas y seguimientos que realiza la Oficina de Control Interno.

RECOMENDACIONES

Con el propósito de contribuir a mejorar la gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, la Oficina de Control Interno, recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

Fortalecer la planificación de la Secretaría General, generando instrumentos que les permita fomentar una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos que se desarrollan en su interior y que impactan el logro de los objetivos institucionales.

Definir herramientas de seguimiento y medición asociadas a cada una de las metas y/o actividades de las dependencias, con el fin de monitorear el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de los resultados esperados de la Secretaría General.

De acuerdo al numeral 8.4 de la NTCGP 1000:2004: “Análisis de datos: es necesario determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe incluir los datos generados por el sistema de evaluación para el seguimiento y medición y los generados por cualesquiera otras fuentes pertinentes”.

Fomentar la cultura de mejora continua en la Secretaría General.

Revisó: Ricardo Bogotá Camargo

Proyectó: César Augusto Lugo Arana

Marzo 13 de 2014.