informe pormenorizado primer cuatrismestre 2016 jefe de martha periodo evaluado: 01 de...

HOSPITAL REGIONAL II NIVEL NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

COROZAL – SUCRE

NI EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

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Entidad bajo vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud Juntos, generando vida

INFORME PORMENORIZADO PRIMER CUATRISMESTRE 2016 JEFE DE CONTROL INTERNO

MARTHA TANIA OLIVERA MARQUEZ

PERIODO EVALUADO: 01 DE ENERO A ABRIL 30 DEL 2016 FECHA DE ELABORACION: MAYO 26 2016

INTRODUCCION.

. Este informe para el hospital de segundo nivel nuestra señora de las Mercedes de corozal Sucre reúne los resultados de la evaluaciones y seguimientos realizados dese la Oficina Asesora de Control Interno a los Subsistema, Componentes y Elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005 al cumplimientos de los requisitos de la norma Técnica de Calidad para la gestión pública – NTC GP 1000 2009; Gestiones y tareas de cada área de la entidad. SUBSITEMA DE CONTROL EXTRATEGICO. Desde el Direccionamiento Estratégico se definen los acuerdos, compromisos y protocolos éticos institucionales; se documentan las políticas, los perfiles y las competencias requeridas para la gestión del talento humano; se puntualizan los planes, programas y proyectos; se establece un panorama de riesgos y se generan políticas para la administración de estos. DIFICULTADES O ALTERNATIVAS DE MEJORA Se realizó y adopto el manual de contratación, de conformidad con la Resolución 5185 de 2013, del Ministerio de Salud y Protección Social; es anotar que este proceso en la institución va en adelanto por parte de la oficina de Jurídica y Gerencia del Hospital Nuestra señora de las Mercedes. En la parte de infraestructura y crecimiento de hospital nuestra Señora de las Mercedes se realizó la sala neonatología nueva del con sus respectivos equipos que a ella amerita para el buen funcionamiento en cuanto prestación de servicios de salud, el cual ya fue inaurada a finales de diciembre de la vigencia anterior y ya se encentra en funcionamiento, en proo del bienestar de los niños



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AVANCES: El Hospital Nuestra señora de las mercedes tiene de su plataforma estratégica la misión y visión, en la cual se define claramente el énfasis que se tiene para el tema de prevenir y tratar las adiciones en un ambiente de calidad de servicio. La entidad cuenta con el código de ética y el buen gobierno donde se aclara nuevamente el direccionamiento estratégico y se establecen los compromisos éticos por parte de los funcionarios y de la misma organización, definiendo además que la entidad trabaja sobre los conceptos de la integrada y la transparencia, gestionando eficiente los recursos los recursos a ellos encomendados. En uno de los objetivos institucionales queda claramente definido el énfasis del talento el desarrollo en el talento humano con el fin de garantizar de una manera eficiente y eficaz el crecimiento integral de los funcionarios; es así que se están haciendo capacitaciones de formación por parte de la oficina de calidad de la institución de conformidad con el planes de desarrollo de acción en las diferentes áreas pertinente. En el estilo de dirección se enmarca desde la misión y la visión la importancia que tiene la calidad para el buen funcionamiento de la empresa haciendo énfasis en los cuatro planes básicos de acreditación y sementado la misma en principios como la atención de sus usuarios y sus Familias, enfoques por procesos, Liderazgo, participación y mejoramiento continuo entre otros. Es de resaltar que la gerencia definido la política de puertas abiertas para un excelente funcionamiento institucional. Para la vigencia 2016 se ha venido implementación los planes de trabajo para los diferentes comités, en las cuales se fijan pautas para el manejo eficaz y eficiente de las reuniones establecida de acuerdo con las funciones que tiene definida cada comité. Se está dando cumplimiento a la normatividad de habilitación en lo referente de algunas adecuaciones físicas. Se cuenta con el COPASO, en el cual se prevén los posibles riesgos asociados al ambiente de trabajo y cómo prevenirlos, esto se hace en coordinación con la oficina de Salud Ocupacional, de la ARL sura con el cual se ha venido trabando en el tema del plan de emergencia hospitalario. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION. Permite implementar las estrategias y acciones definidas en los planes y programas institucionales; a través del Subsistema de Control de Gestión se materializan y controlan los procesos, se fortalecen los conocimientos y el que hacer institucional. DIFICULTADES Y/ O ALTERNATIVAS DE MEJORA. Se debe fortalecer la identificación de los riesgos desde los procedimientos, para que de esta manera se construya en forma perceptiva y pertinente el mapa de riego. El personal que entre a trabajar debe tener como mínimo dos meses de inducción, más



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que todo en la parte asistencial. Implementar timbres de llamados por cada cama de pacientes. Implementación de un nuevo software para una eficiente comunicación en las diferentes áreas de la institución. AVANCES. La entidad a establecidos varias políticas de operación que se aplican en los diferentes procesos a saber.

- Políticas de convenios docentes asistenciales en la parte de capacitación para cumplir con las normas de habilitación de la entidad.

- Politices de deberes y derechos de los usuarios. - Políticas de principios éticos. - Políticas de priorización para la hospitalización de pacientes. - Políticas de puertas abiertas. - Política d la seguridad de la información. - Política de seguridad del usuario. - Política de talento humano. - Política del buen trato. - Política del buen gobierno. - Política financiera.

Cumplimiento del Estatuto Orgánico del Presupuesto, en cuanto a la expedición del correspondiente certificado de disponibilidad, el registro de los compromisos y obligaciones legalmente adquiridas; así como el control y seguimiento permanente a la ejecución del presupuesto ESTADO GENERAL DEL SITEMA DE CONTROL INTERNO Para la evaluación del estado del Sistema de Control Interno del Hospital de II Nivel Nuestra Señora de las Mercedes fueron considerados los resultados de la evaluación independiente realizada por la Oficina de Control Interno y los resultados de la Auditoria El MECI es un modelo que debe estar en continuo desarrollo y evolución para su mantenimiento, por lo tanto se debe trabajar de manera eficiente en su actualización. Se debe fortalecer la percepción y adaptación de los funcionarios frente al modelo, se requiere enfatizar y persistir para que todos se empoderen del mismo, lo utilicen como herramienta en sus labores diarias, lo puedan articular con las funciones que desempeñan y comprendan el engranaje del Sistema del Control Interno, lo cual sin duda alguna redundaría en el cumplimiento de los cometidos estatales y en la prestación efectiva de los servicios.



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La oficina de control interno realizo la socialización del plan anticorrupción vigencia 2016 y le estipulo las diferentes actividades que le corresponde a cada área para el fortalecimiento del mismo. La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de sus roles y responsabilidades, debe asesorar y acompañar a todos y cada uno de los procesos, continuar realizando auditorías, evaluaciones, verificaciones, visitas de seguimiento, etc. que permitan emitir informes oportunos, que se conviertan en una herramienta eficaz, brinde seguridad y confianza a la Alta Dirección y sea un soporte para una acertada toma de decisiones. Se resalta, la aceptación y comprensión por parte de los servidores, en el cumplimiento de los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno, al percibirla como parte del Sistema de Control Interno de la entidad, que asesora, acompaña, difunde la cultura del control, evalúa en forma independiente, neutral y objetiva la gestión; y no como policivo, perseguidor o fiscalizador. Se debe trabajar en la actualización de los procesos, modelo de operación, mapa de riegos, política de administración del riesgo e indicadores. Se avanza en el fortalecimiento del Autocontrol, como la mejor manera de evitar el riesgo y de realizar la gestión en forma eficiente, eficaz, transparente y con calidad



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INFORME DE LAS DIFERENTES AREAS DE LA INSTITUCION EN LA PARTE DE GESTION Y EJECUCION DURANTE EL PERIODO EVALUADO. OFICINA DEL SIAU; En aras de mejorar la prestación de servicio, la oficina del Siau y trabajo social del Hospital Regional Nuestra Señora de las Mercedes DE Corozal Sucre evalúa , analiza, estudia y da repuesta a las sugerencias quejas y reclamos hechos por los usuarios canalizadas atreves de los buzones de sugerencias. El buzón de sugerencia se presenta como una de las alternativas de uso más frecuentes. Estos son habilitados como un canal de comunicación información que permite un espacio de participación, motiva al `personal y desarrolla el sentido de pertenencia. A estos buzones se le hace un seguimiento y evolución por parte del área a cargo; permitiéndolos hacer un reporte quincenal de las posibles quejas o satisfacciones a gerencia y ella a su vez toma los respectivos ajustes del personal interno, logrando con esto la mejora y calidad de la prestación de servicio de la institución. También podemos afirmar que el hospital cuenta con una excelente publicidad por los medios radiales o de nuestra ciudad. La oficina de SIAU orienta a los diferentes usuarios de acuerdo a cada una de las necesidades e inquietudes. Se realizan encuestas las cuales son a aplicadas a los diferentes servicios asistenciales de la Entidad dando un 93% de satisfacción y un 7% de insatisfacción. Esta ofician realiza visita a los diferentes servicios con el fin de brindar u acompañamiento al paciente, brindadores orientación. Esto con el fin de verificar que la atención recibida por parte del personal asistencial y administrativo sea el apropiado y así solucionar su inconformidad, con el fin de disminuir quejas y que el personal brinde un mejor servicio de atención. CALIDAD: Esta área durante este periodo ha venido poniendo en marcha algunas actividades para optimizar el buen funcionamiento a cuanto calidad y prestación de servicio de la entidad, entre las cuales tenemos:

Elaboración de Plan Operativo Anual POA 2016. Elaboración para la elaboración y ejecución del cronograma de reuniones de los

comités institucional. Elaboración para su adopción y puesta en funcionamiento del procedimiento

genéralo de auditorías internas de calidad para la vigencia actual. Realizacion de las reuniones del comi5te de calidad. Revisión y actualización de los formatos de actas de comité. Revisión y actualización del programa de seguridad en el paciente.



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Realización de rondas de seguridad del paciente en los servicios asistenciales

de la entidad Revisión y modificación del manual Radio protección Socialización a los usuarios sobre el uso de las ventanillas de atención

preferencial. Realización de auditorías sobre la adecuada segregación y almacenamiento de

residuos hospitalarios y similares y el adecuado uso de elementos de protección, conjuntamente con la oficina de control interno y la oficina de seguridad y salud en el trabajo.

Revisión y modificación del protocolo de los carros de paros. Proyección de la resolución ´para la institucionalización del carro de paro

SALUD OCUPACIONAL:

En la parte de salud ocupacional liderado por Doctora Betsy Finamores se realizaron varias capacitaciones para minorara los riesgos o accidentes laborales de la institución, dentro de estas tenemos:

- Capacitación sobre riegos biológicos al personal asistencial

Realización del protocolo de riesgos biológicos Recorrido por todas las áreas para determinar los requerimientos de

señalización. Inspecciones de puestos de trabajo Línea basal de radiaciones ionizantes en el área de rayos X. Realización de la matriz de elementos de protección personal (EPP) Conformación del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo

COOPASST de SINTRAGESA. Capacitación de los miembros del COPASST. Sobre sus respectivas funciones. Conformación del comité de convivencia laboral de SINTRAGESA. Capacitación de los miembros del comité de convivencia para sus funciones. Elaboración de las listas de chequeos. Ejecución del documento del plan básico legal.



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Capacitación sobre el adecuado manejo y segregación de residuos hospitalarios

y similares Auditorías al servicio de mantenimiento a la realización de recolección de

residuos hospitalarios, con acompañamiento de la oficina de control interno. Auditorias sobre la adecuada segregación de almacenamiento de residuos

hospitalarios y similares y el adecuado usos de elementos de protección personal conjuntamente con la oficina de Calidad y la Oficina de Control Interno.

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS:

La oficina de recursos humanos se comportó de la siguiente en este cuatrimestre Durante este periodo salió (1) funcionario de planta jubilado el día 28 febrero del 2016, este cargo fue suprimido inmediatamente de la nómina de planta del Hospital, quedando la nómina con 36 funcionarios; a partir del primero de febrero de la presente vigencia entro a prestar sus servicios SINTRAGESA por contrato Directo con la ESE Hospital regional de segundo nivel nuestra señora de las mercedes de corozal -sucre a través del cual están vinculado 276 funcionario en las diferentes áreas de la institución tanto Administrativas como asistenciales; continuo presentando sus servicios de aseo. Limpieza y mantenimiento SIR (SERVICIOS INTEGRALES EL RANCHO) con 26 empleados. En la oficina de recursos humanos se realizaron los siguientes procesos durante el primer cuatrimestre del año 2016.

22 bonos pensionales 18 factores salariales Informe de novedades uno por mes Realización de la nómina de planta mes por mes Informe al SENA de aportes parafiscales Continuidad en el proceso de saneamiento de aportes patronales

Entre otros. Apoyo a SINTRAGESA en la entrega de dotaciones y recogida de firmas de los

trabajadores. Apoyo a la evaluación de la carrera administrativa 2015 Proyección de aportes patronales 2016



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BALANCE GENRAL 1 de ENERO. 2016 A ABRIL 30 DEL 2016( EN MILES DE PESOS)



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INFORME DE TESORERIA CONSOLIDADOS MESES EVALUADOS.

MES DE ENERO DE 2016 INGRESOS………………………………………………………………$ 2.010.516.947 EGRESOS.……………………………………………………………….$

1.874.215.738 GASTOS SERVICIOS PUBLICOS

ELECTRICARIBE $ 17.422.060 AGUAS DE LA SABANA $ 3.870.816 MOVISTAR $ 299.845 CLARO $ 1.209.045 SERVIASEO $ 921.666 EDATEL $ 168.900

TOTAL $ 23.832.332 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE……………………$ 6.473.902 1era quincena Golosinas……………………………………………………..$ 39.341.331 SALDO FINAL EN BANCO A 31 DE ENERO………$ 1.350.298.108



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MES DE FEBRERO DEL 2016 INGRESOS………………………………………………………………$1.221.566.128 EGRESOS.……………………………………………………………….$1.106.001365

GASTOS SERVICIOS PUBLICOS

ELECTRICARIBE $ 18.768.380 AGUAS DE LA SABANA $ 3.495.705 MOVISTAR $ 2.931646 CLARO $ 1.029.096 SERVIASEO $ 1.012.821 EDATEL $ 168.900

TOTAL $ 27,406.548 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE……………………$ 16.501.782 (3 quincenas)

SALDO FINAL EN BANCOS A 29 DE FEBRERO….………$ 1.737.137.842



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MES DE MARZO 2016 INGRESOS………………………………………………………………$1.022.559.051 EGRESOS.……………………………………………………………….$2.084.216.274


ELECTRICARIBE $ 20.303.790 AGUAS DE LA SABANA $ 3.100.126 MOVISTAR $ 1.471.842 CLARO $ 1.214.002 SERVIASEO $ 1.012.812 EDATEL $ 0

TOTAL 27.102.572 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE……………………$ 4.121.578 1era quincena

SALDO FINAL EN BANCOS A 31 MARZO……$ 378.556.845.



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MES DE ABRIL 2016 INGRESOS………………………………………………………………$1.053.069.926 EGRESOS.……………………………………………………………….$ 948.836.922


ELECTRICARIBE $ 24.137.150 AGUAS DE LA SABANA $ 3.581.726 MOVISTAR $ 568.690 CLARO $ 1.202.103 SERVIASEAO $ 921.614

EDATEL $168.900 TOTAL $30.580.183

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE……………………$ 12, 538,517

A corte 30 de Abril los pagos por concepto de seguridad social en salud, Pensión y Riesgos profesionales se encuentran al día; como también los pagos de impuestos de ley DIAN y estampillas departamentales.



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INFORME DE FACTURACION RELACION FACTURADO II SEMESTRE 2015

Régimen contributivo 297.946.999 SOAT 292.954.269 Régimen Subsidiado 5.555.119.761 Seguros vida 189.078 ARP 729.972 IPS Publicas 7.533.986 IPS Privadas 377.289.433 EPS Y Medicinas repagadas suramericana

8.355.042

Vinculados del DTO de Sucre 184.173..022 DASSALUD II Nivel 0 DASSALUD Desplazados 0 Vinculados otros 5.597.283 Aporte sin situación de fondo 92.000000 R. Especial 16.061.455 TOTAL FACTURADO II SEMESTRE 6.830.416.324

INFORME DE AUDITORIA MEDICA

INFORME DE GESTION DE CONCILIACION REALIZADAS EN PRIMER CUATRIMESTRE AÑO 2016

(ENERO- ABRIL 2016)

EPS V/r Glosa Inicial V/r Glosa Definitiva

(aceptada por el hospital)

ASOCIACION MUTUAL BARRIOS UNIDOS DE QUIDBÓ (AMBUQ) $ 9.979.681,00 $ 5.152.141,50

COMFASUCRE $ 358.342.110,00 $ 30.282.258,12

MUTUAL SER $ 43.710.655,00 $ 27.849.452,00

COMPARTA $ 14.872.357,00 $ 9.309.240,00

GRAN TOTAL $ 426.904.803,00 $ 72.593.091,62

ANALISIS DE LA INFORMACION: Dado que es fundamental. Para el pago de las cuentas la realización de actas de conciliación de glosas, se realizaron gestiones de conciliación; se logró conciliar con las principales entidades contratantes (MUTUAR SER, COMPARTA, COMFASUCRE, MUTUAL BARRIOS UNIDOS DE QUIBDO) se han presentado dificultades en el proceso de conciliación con las entidades que tienen su sede fuera



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del departamento, como el caso de las ERP; QBE, SEGUROS, para la cual se siguen realizando las gestiones pertinentes. Es importante resaltar que esta área, viene implementado las capacitaciones en el personal de facturación con el fin de tener un mejor resultado de eficiencia y eficacia con respecto al tema o sus funciones; capacitaciones con las nuevas disposiciones normativas que se dan dentro del sistema general de seguridad social en salud.

AREA DE ALMACEN DURANTE EL PERIODO EVALUADO Durante este periodo se ha venido realizando los procesos que integran al área

de almacén. Los cuales han originado avances en los procesos, que ayudan al bienestar de la institución. Entre estos tenemos:

Se adquirió un programa de Elisa para inventarios, el cual está en proceso de

inducción. Se realizaciones de los inventarios general de bodega y de propiedades, planta y

equipo. En todas las áreas de la institución. Esta área se encuentra con un proyecto de mejora de los pisos y cielo raso de

bodega para la buena conserva miento de los materiales médicos quirúrgico. La entrega de insumo i dotación a las diferentes áreas se entregan

oportunamente a a través de un talonario de pedidos que esta oficina maneja, permitiéndole así una buen control y verificación de los pedidos realizados.

INFORME EN EL AREA DE CARTERA. En el desarrollo del proceso de gestión en el área de cartera, se realizaron diferentes actividades entre estas tenemos:

Se inició el proceso de depuración de cartera con varias EPS, entre ellas tenemos; Cafesalud, Nueva EPS, Capital salud, Cajacopi, Comfacor, Mutual quipdo, el cual aún estos procesos no se ha culminado con estas entidades.

Para el mes de junio de la presente vigencia se ha programado la primera mesa de trabajo, donde se pretende llevar los saldos aclarados.

Cabe anotar la importancia de la depuración de saldos atreves de la circular 0030, procesos que se debe realizar lo más pronto posible para evitar sanciones futuras.

Esta área continua con la dinámica de realización de llamadas y envíos de



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correos electrónico a las EPS para efecto de lograr al menor tiempo posible que se realicen actualizaciones de saldos en la cartera respectiva y se proceda a la recuperación de los valores adecuados por edades mayores a 360 días y mayores a 180 días principalmente. De esta forma se recomienda mantener estas actividades con las demás EPS y en caso que estas no atiendan a estos requerimientos procederá a citarles ante la SUPERSALUD. Para hacer uso de herramientas que este ente nos brinda y hacer más fluido y efectivo el recaudo de la oficina de Cartera.

INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

CONCEPTO

PRESUPUESTO DEFINITIVO

%

INGRESOS RECONOCIDOS

% INGRESOS RECAUDADOS

%

Ing. Aprobados 24.546.749 100%

12.381.298 50% 6.522.399 39%

Venta de Serv. En salud 17.656.357 72%

7.325.536 1% 1.656.407 0%

Sistema Gral. de Particip. 994.591 4%

281.770 1% 92.000 1%

Venta de otros servicios 51.801 0%

4.858. 0% 4.858 0%

Recursos de capital 1.094.000 4.5%

1.049.000 4.5%

1.049.000 9%

Cuentas por cobrar vigencias anteriores

4.800.000

20%

3.675.133

15%

3.675.133

30%

CONCEPTO

PRESUPUESTO DEFINITIVO

% GASTOS COMPROMETIDO

S

% Giros %

Gastos. Aprobados 24.546.749

100% 16.810.638

68.5% 6.185.856 37%

Gastos de Personal de nomina 1.615.536 7% 1.226.976

5.0% 464.402 3%

Servicios personales indirectos 11.485..042 47% 6.763.887

27.6% 2..290.205 14%

Insumos y suministros 4.286.872 17% 3.757.609

15.3% 954.562 6%

Gastos generales 3.292.600 13% 1.831.026

7.5% 639.309 4%

Transferencias c te 1.837.125 7% 1.470.830

6.0% 385.909 2%

Gastos de inversión 2.029.574 8% 1.760.311 7.2% 1.451.479 9%



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CONCLUSION Y RECOMENDACIONES. Del anterior informe se puede concluir que el Hospital Regional Nuestra Señora de las Mercedes de corozal Sucre cuenta con un buen talento humano en la parte Asistencial como administrativo, lo que permite brindarles a sus clientes un buen servicio en lo que calidad se refiere. optimizar los mecanismos de comunicación organizacional, de manera que llegue la información desde los niveles superiores a todos los funcionarios Publicar en la página web de la entidad toda la información de interés público, Contemplada en la normatividad vigente. Seguir fomentando la cultura del Auto-control individual. Realizar una buena inducción a todo el personal que vaya a ingresar por primera vez para evitar errores en la labor de sus funciones. Seguir dictándoles charlas o capacitaciones de concientización al personal que lo requiera _________________________________________________ MARTHA TANIA OLIVERA MARQUEZ Jefe de Control Interno

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