Período  Evaluado:  MARZO  –JUNIO  DE  2016  

Fecha de elaboración: JUNIO de 2016 MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN A V A N C E S La ESE Actualizó su manual de funciones y fue adoptado por Resolución para cada uno de los cargos, el Plan Institucional de formación y capacitación “PIC” se está ejecutando de acuerdo a las necesidades de los servidores; todos los certificados correspondientes a las capacitaciones internas y externas se encuentran en las respectivas historias laborales. Se han implementados acciones de mejora producto de los planes de mejoramiento y de las auditorías internas. Se participa en forma activa de la autoevaluación, priorización y formulación del plan de mejoramiento de las jornadas Pamec 2016. Comunicación permanente y reuniones mensuales con la asesora de la ARL colmena para avanzar con el Sistema de Gestión y Seguridad y salud en el trabajo SG-SST, actualización de los integrantes del Comité Paritario de seguridad y Salud en el trabajo COPASST, cronograma y ejecución de las jornadas de inducción y re-inducción Institucional en donde se especifican los temas para el personal nuevo y en el caso de la re-inducción socialización de cambios organizacionales, técnicos y/o normativos. Realización de las pausas activas en forma semanal, actividades de socialización de los principios y valores de la ESE; se tiene establecido y se ha ejecutado conforme a lo planeado el programa de Bienestar social.

PARTICIPACIÓN SOCIAL: Se da cumplimiento a la asistencia y participación de las actividades donde se vincula a la ESE desde la Administración Municipal con la comunidad tales como:

• Celebración del día del niño • Participación de taller de acompañamiento y manejo de personas con

discapacidad. • Participación y asistencia en el comité Gerontológico • Participación y asistencia en el comité del Sisbén

PAMEC: La oficina de atención al usuario pertenece al grupo de PAMEC, que inicia el proceso de autoevaluación de estándares para el año 2016. Le fueron asignados los estándares asistenciales 1,3,4,22,23,24,37,39,43,44,47,48,50 y 53. Se diò cumplimiento en su totalidad a las actividades planteadas para el cierre del año 2015, adicionalmente se brinda apoyo a otros estándares asistenciales. En la ejecución de estos estándares se logro consolidar algunas actividades relevantes como:

• Incluir estrategias de difusión y divulgación del código de ética y de buen gobierno.  

• Implementación de estrategias de divulgación y socialización de los derechos y deberes,

• Realización de material didáctico de los derechos y deberes, de un manual para el usuario, para el servicio de hospitalización y de consulta externa, cartilla de IAMI, guion, para el call center donde se garantice el brindar la información necesaria y suficiente para la asignación de las citas, su comprensión y satisfacción.

• Diseño de estrategias para medir y evaluar la comprensión de las actividades realizadas.

• Participación en las actividades de las jornadas de aprendizaje tanto como asistente, como organizadora de capacitaciones en código de ética y de buen gobierno, como en derechos y deberes.

• Participación en la realización de la ruta de atención para la admisión y egreso del usuario tanto al servicio de urgencias como para consulta externa.

• Se planteó una propuesta y ejecutó el cambio en la formulación del cuestionario de preguntas de las encuestas de satisfacción.

• Divulgación de informes de las PQRSF, para dar a conocer a la comunidad y a entidades interesadas como secretaria de salud, asociación de usuarios, entre otros.

POLITICA DE HUMANIZACIÓN:

-­‐ Re activar el proyecto de HUMANIZACIÓN, mediante una propuesta que involucra a todos los empleados, desde una perspectiva integradora y ante la necesidad de emprender acciones que ayuden a mejorar sus actitudes y comportamientos nace la iniciativa de la campaña "Soy líder del buen trato"; esta estrategia busca sensibilizar a todos los colaboradores de la institución e involucrarlos en aspectos específicos y fundamentales que permiten ofrecer un excelente servicio y favorecen el clima laboral.

-­‐ Presentación y aprobación del plan de acción 2016 en trabajo articulado con el área de comunicaciones.

-­‐ Presentación de campañas para la ejecución de las mismas de forma mensual, comenzando desde el mes de julio del presente año.

-­‐ Creación de ruta de atención por maltrato a los funcionarios, como parte de la intervención del proyecto de humanización con el fin de que los funcionarios se sientan respaldados por parte de la institución.

AFILIACIONES EN LINEA: La institución viene realizando una captación exhaustiva a través de la verificación y validación en las bases de datos, se ha solicitado a la Dirección Local de Salud, por medio de la oficina de aseguramiento vincularse y proporcionar información (bases de datos), que nos permitan identificar usuarios para realizar dicho trámite y por último se hace socialización en cada uno de los procesos de direccionar a los usuarios. En lo referente a afiliaciones en línea durante el periodo de marzo a junio del presente año se han realizado un total de 39 afiliaciones en línea. ESPECIALISTAS: A través de la oficina de atención al usuario, se tramitan, gestionan y direccionan tanto a los usuarios como sus solicitudes, en lo comprendido del periodo marzo – junio del presente año, se ha tramitado órdenes y atendido un total de 704 usuarios. PORTABILIDAD: Se han tramitado en lo referente al periodo de marzo – junio un total de 12 solicitudes tramitadas de portabilidad y se cumplieron en un 100% las autorizaciones por las EPS. DOCUMENTACIÓN DE RIESGOS POR PROCESO: Para el presente año, se realizan jornadas con el apoyo de la líder de seguridad del paciente con el fin de completar el ciclo de documentación de los riesgos por proceso, la oficina de atención al usuario da cumplimiento a la jornada y se encuentra en la última etapa para entrega. DOCUMENTOS EN CUSTODIA: Se documenta el procedimiento y se asigna a la oficina de atención al usuario como responsable de recibir los objetos dejados por los usuarios en cualquiera de los servicios de la institución y se diligencia formato como un control de recibido y entregado. VISITA DE REFERENCIACIÓN: La ESE participa de una jornada de referenciación realizada a la clínica oftalmológica COHAN, el pasado 01 de junio del presente año. Se recibió información relevante del manejo de la oficina de atención al usuario de dicha entidad, con el fin de tomar las experiencias exitosas y tenerlas en cuenta si son viables para ser implementadas en nuestra institución.

SERVICIO DE ODONTOLOGÍA Al mes de junio de 2016 se evidencia en el servicio de odontología un resultado del 100% en la adherencia a guías clínicas, un 92,1% de calidad en el diligenciamiento de la historia clínica y de adherencia a la resolución 412 y un 89% de adherencia a higiene oral. De las capacitaciones Internas programadas para este servicio se tiene el cumplimiento del 100% con registro de asistencia, correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, esta última relacionada con dosimetría personal y seguridad radiológica. Hasta el mes de Mayo de 2016, se tiene un 36% de cumplimiento al cronograma anual de jornadas de aprendizaje organizacional (22 en total programadas para el año 2016), esta como estrategia para socialización de temas transversales a los funcionarios y necesarios para dar cumplimiento a las acciones de mejoramiento como resultado del último ciclo de autoevaluación de estándares realizado en el 2015 y que apuntan al cumplimiento del PIC 2016. Se continua con la “estrategia súbete al bus”, esta para la socialización, medición, participación e interiorización de los temas que son presentados en las jornadas de aprendizaje organizacional. Este servicio en el primer cuatrimestre de este año logra mantener el promedio de facturación por actividades de evento que se realizan a la EPS SURA a través de COMFAMA IPS, impactando de manera positiva en la disminución del margen de pérdida de la cápita asignada para la atención de los usuarios subsidiados. Lo anterior permite obtener los siguientes resultados: Optimización de la cápita (régimen subsidiado) durante el primer cuatrimestre, disminución de la facturación evento al régimen subsidiado en un 29%, Incremento del 48% del tiempo administrativo de los odontólogos por parametrización y capacitación en el nuevo software institucional (PANACEA), capacitaciones y reuniones internas, disminución significativa del numero de Glosas por actividades de Higiene oral y/o por Odontólogo y aquellas glosas que se han presentado se han gestionado de manera oportuna con respuesta efectiva y anexando los soportes respectivos. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Se realizo auditorias de adherencia a los diferentes programas: control prenatal, planificación familiar, vacunación, joven sano, crecimiento y desarrollo, higiene oral ; las coberturas de estos programas son optimas. Se implementaron indicadores de inducción para demanda de los programas con menor cobertura. Se documento la oficina del riesgo y se está en su fase de implementación. SERVICIO DE FARMACIA La demanda insatisfecha ha sido muy baja 8 medicamentos faltantes sobre 9.256 medicamentos a Mayo de 2016 y con un promedio de entrega de 48 horas, se llama al usuario y cuando viene a reclamar no requiere ficho (turno) para la entrega del faltante.

Se formulo el indicador de oportunidad en la llamada para la entrega del medicamento. Se continúa con el convenio COHAN-Savia para entrega de medicamentos y evitar el desplazamiento de los usuarios a reclamar a Medellín, lo cual ha generado satisfacción al usuario. Con el personal del servicio farmacéutico se hace énfasis en agilizar en ventanilla y cuando no hay sistema activar el plan de contingencia después de 15 minutos, para que el usuario de Riesgo Cardio Vascular no tenga que venir para completar el tratamiento hasta la fecha de la cita, se indaga por la fecha de su próximo control, se diligencia en la formula y se realiza el ajuste lo cual ha generado satisfacción , se utiliza Semaforización LASA al 100% de los medicamentos que evita errores en la medicación y administración. Cronograma anual de socialización de los Programas de Farmacovigilancia, tecnovigilancia y reactivovigilancia y uso correcto de medicamentos, cronograma de visitas a stock, actualización del Manual de funciones de las auxiliares de servicio farmacéutico y de la Regente de farmacia, diseño de volante sobre utilización correcta de medicamentos para entrega personalizada a usuarios, incluyendo veredas, cuadro consolidado de la gestión de los incidentes con su respectivo responsable. Actualización del manual de procedimientos con identificación de riesgos y puntos de control, análisis de indicadores en formato actualizado, plan de mejoramiento producto de la auditoría en 2016, actualización de las hojas de vida de los equipos utilizados en el servicio farmacéutico con su respectivo plan de mantenimiento anual, organización de la bodega para facilitar búsqueda y optimizar el espacio, aplicación de listas de chequeo al personal auxiliar del servicio farmacéutico. SERVICIO DE LABORATORIO CLINICO La medición de los indicadores de productividad del proceso de laboratorio clínico en lo corrido del año muestran que ha habido una disminución en ésta, es de anotar que el movimiento del laboratorio, depende de la demande de los servicios de Consulta Externa, Urgencias y hospitalización. La casa comercial con quien se tiene el convenio para los equipos de apoyo diagnóstico, realizo el cambio del equipo de hematología el cual se tenía desde hace 7 años. Este es un valor agregado de éste tipo de convenios el cual no afecta el patrimonio de la institución. Hubo un incremento en los exámenes de segundo y tercer nivel, realizados a los usuarios de SAVIA –SALUD, los cuales fueron ordenados por especialistas que brindaron la atención a los usuarios en la institución especialmente de los pacientes de RCV, pediatría y ginecología, brindándoles una atención en estas especialidades con los principios de oportunidad, accesibilidad, seguridad y continuidad como base de la calidad de nuestro servicio. Se participó en el convenio docencia asistencia con un estudiante de Bacteriología de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.

Se contrato con el laboratorio de referencia PROLAB, la realización de los uro cultivos y el antibiograma por MIC (Mínima concentración inhibitoria), el cual es un método automatizado y una técnica actualizada que guía al médico a la antibioticoterapia en las ITU (Infecciones del tracto urinario). La líder del proceso mensualmente brinda educación a las gestantes en la promoción de la salud, prevención de las ITS (Infecciones de transmisión sexual) y para la motivación para la detección oportuna de la infección por VIH para minimizar el riesgo de obtener un producto (bebe) afectado por cualquiera de estas infecciones que afectan la calidad de vida del ser humano a nivel personal, social y psicológico.

MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A V A N C E S La ESE da cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 la cual estableció en su artículo 73 que todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal deben elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) y orienta todos sus esfuerzos en el diseño, construcción y ajustes al Mapa de Riesgos de Corrupción el cual actualiza en forma permanente y lo publica en su página web. Esta herramienta nos permite ser cada vez más eficientes y visualizar todos aquellos hechos o factores que puedan afectar con actos de corrupción el cumplimiento de nuestros objetivos institucionales; mediante la identificación de las debilidades organizacionales, se han propuesto acciones de mitigación y de prevención de la corrupción; la existencia de un Mapa de Riesgos de Corrupción (MRC) es la mejor herramienta preventiva de análisis de riesgos de corrupción ya que permite identificar causas y buscar soluciones. Se actualizo para este año el Plan Anticorrupción Institucional, el mapa de riesgos Institucional y por proceso. Se está ejecutando el programa de auditoría vigencia 2016, el cual fue aprobado y socializado, se realiza seguimiento a los planes de mejoramiento resultado de las auditorias; si las acciones propuestas son efectivas se cierra el hallazgo sino lo son, se reformulan y se programa un nuevo seguimiento. Esta herramienta realimenta el sistema de control interno ya que analiza las debilidades y fortalezas del control y el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados. Se realizan rondas de seguridad en donde se validan requerimientos de habilitación y se notifican a los responsables del incumplimiento cuando esto ocurre y se programa y realiza seguimiento a estos resultados. Al mes de mayo hay un cumplimiento del 85%de estos requerimientos.

EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

A V A N C E S El área de comunicaciones de la ESE Hospital San Rafael de Girardota mejora permanentemente el posicionamiento del hospital a través de la renovación de su identidad corporativa, la documentación y ejecución de un plan de comunicación interno y externo y mediante el fortalecimiento de relaciones públicas, utilizando los insumos identificados en los diferentes grupos focales. Lo anterior lo realiza través de la Implementación de nuevos canales de comunicación que permitan fortalecer el acercamiento y la empatía de los funcionarios con la institución así como potenciar su sentido de pertenencia. Dentro de Las actividades que soportan este trabajo se encuentran: Campañas con temáticas definidas, socializar el procedimiento de comunicación interna, documentar y socializar la escencia de la marca para publico interno (Brand Essence), gestionar la renovación de carnés para los funcionarios, publicación de los documentos institucionales de cada área a la intranet, depuración de correos electrónicos y asignación de correo institucional a todos los funcionarios y en trabajo mancomunado con sistemas, instalación de Outlook en todos los equipos.

En general, el sistema de información y comunicación Institucional mantiene la integridad de la información, dispone de información confiable, de fácil consulta, posee la capacidad tecnológica suficiente para el volumen de información que maneja, mantiene actualizadas sus licencias de funcionamiento de equipos; lo anterior, le permite a la Entidad administrar la correspondencia interna y externa, sus recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos de manera eficiente.