informe pormenorizado del estado del control … de control... · 2017-12-27 · $613.045.165; con...
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe Oficina Asesora de Control Interno:
EFIGENIA SUESCÚN VEGA
Período evaluado: Julio a Octubre de
2016
Fecha de elaboración: 22 de Noviembre de 2016
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y conforme al Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en el que se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, la Contraloría General de Medellín presenta y pública el Informe Pormenorizado del Estado de control Interno entre julio y octubre de 2016, de acuerdo con la estructura de dicho modelo: módulo de planeación y gestión, módulo de evaluación y seguimiento y el eje transversal de información y comunicación.
MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Este módulo contiene los componentes de:
Talento Humano Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos
Avances
Componente Talento Humano Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Con respecto a este elemento, de acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Talento Humano, se tiene programada para el mes de noviembre la evaluación para la vigencia 2016, sobre el cumplimiento de los compromisos éticos definidos en la Resolución 198 de 2007, de conformidad con lo establecido en la Resolución 010 de 2009. Elemento Desarrollo del Talento Humano. Según la información suministrada por la Contraloría Auxiliar del Talento Humano, durante el periodo se han tenido los siguientes avances en este elemento:
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Plan Institucional de Capacitación: Durante este periodo se realizaron 12 reuniones del Comité de Capacitación; en las cuales se analizaron las diferentes solicitudes de capacitación, y se aprobaron aquellas que cumplían con los requisitos de la Resolución 196 de 2010. A la fecha se ha ejecutado y comprometido el 93% del presupuesto asignado, equivalente a $613.045.165; con los cuales se han impactado 11 de los 13 numerales del Plan Táctico. A continuación se relacionan las capacitaciones ejecutadas durante 2016:
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Fecha realización 2016 No de
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1 Evento 25 y 26 de febrero. 20 personas 2 Evento 4 y 5 de mayo. 5 personas 3 Evento 23, 24 y 28 de mayo. 25 personas 4 Evento 25, 26, 29, 30 agosto 2016, 43 personas 5 Evento 13, 14 octubre 2016, 11 personas
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1 Evento Celebración Día del Servidor Público, 27 de junio.
por 334 pagados
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IX cumbre mundial de comunicaciones, 8, 9, 10 junio, Argentina Diplomado gestión de proyectos con metodología PMI y Microsoft proyect, inicia 16 de abril
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Conferencia de 45 minutos el 14 de junio 2016, para el grupo directivo en pleno, presentando lo realizado con el proyecto Gestión del Conocimiento en el 2014 y 2015, sensibilizándolos para la continuidad este año. 2 Seminario Taller curso en Instrumentos y metodología para la investigación académica Diplomado Programación Neuro Linguistica, CES, 1 participante, del 14 oct al 14 nov 2016, $4.200.000
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$ 39.000.000
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Capacitación y acompañamiento a los 48 auditores de calidad, a partir del 18 de julio 2016 XI Foro Internacional de Calidad, 1, 2 sep Cartagena, 3 asistentes, $1.334.000 cada una, total 4.002.000
48 auditores internos
de calidad
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de capacitación y 36
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acomp.
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Trabajados en la conferencia del Día del servidor Público: Trabajo en equipo, sentido de pertenencia, valores institucionales, relaciones interpersonales, compromiso, comunicación, tolerancia. Proyecto Gestión del Cambio, Capacitación en Liderazgo, Comunicación y Trabajo en equipo, taller de 4 h para todas las dependencias, nov y dic 2016, $41.600.000
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Presentación programas SEVEN y KACTUS, 25 Asistentes, 12 de mayo 2016, $0. Sala de Juntas Capacitación auditores de calidad en Riesgos, Indicadores e Isolución, auditoria 48, Riesgos 14, indicadores 31 Entrenamiento aplicativo ISOLUCION, para Proceso Misional 41 asistentes, Proceso Administrativo 14 asistentes, Secretarias 19 asistentes, $0, Diplomado Valoración Económica de Costos Ambientales, con la Universidad Nacional, a partir del 19 de julio, 18 participantes de Ambiental, Jurídica, Subcontraloria y Responsabilidad Fiscal Curso COBIT 5, Isaca, Medellín, 14 asistentes, $1.263.572 por pna, $17.690.000 Seminario Taller Gestión Documental, 25, 26 ago 2016,4 asistentes, Medellín, $1.090.400, total $4.361.600 XVI Reunión del Concreto 2016, Cartagena 21 al 23 sep, 3 asistentes, $2.088.000 cada uno, total $6.264.000 ACIEMTELECOM 2016, 2 asistentes, Bogotá, 29 30 sep 2016, $1.728.400 cada uno, $3.456.800
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I Seminario sobre Nuevas Fuentes de energía, Medellín, SAI, 2 asistentes, $390.000, Total $780.000, 20, 21 oct 2016 Conversatorio el tratamiento de aguas residuales en Colombia, 27 oct, Bogotá, 2 asistentes, $98.600, Total $197.200,
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8 h $ 977.200
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Capacitación realizada sobre las NIIF de cara a las auditorias fiscales y financieras, 26,27,28 de enero, 132 asistentes Capacitación manejo de la Plataforma de SIA OBSERVA (sistema integral de auditoria), Auditoria General de la Republica, 26 enero, 52 asistentes, Entrenamiento en el Proceso Misional, a los nuevos funcionarios , en las fechas 29, 30 agosto 2016, 37 personas Congreso Nal de Contralores y Seminario Académico de Control Fiscal, Leticia Amazonas, 1 participante, 7 al 11 sep 2016, $800.000
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Seminario de actualización gestión efectiva del Control Interno, Bogotá, 14 y 15 abril. VI Congreso Nacional de Talento Humano, 21, 22, 23 de abril, Bogotá, Taller actualización aspectos teorico-practicos de procedimiento verbal y ordinario de responsabilidad fiscal, Bogotá, 19 y 20 mayo. VIII Congreso Nacional de Presupuesto Público, Bogotá, 9, 10 y 11 de junio. 18° Congreso Andesco, Cartagena, 29, 30 junio y 1 julio, Seminario Marco Normativo Aplicable a las Entidades de Gobierno, 28 junio al 1 de julio, 13 asistentes $0. IX Congreso Internacional de Derecho Procesal, Cartagena, 25 al 27 agosto, 9 participantes de subcontraloria, secretaria general, jurídica y responsabilidad fiscal Diplomado en Gestión de Tesorería de una intensidad de 120 hora, Univ de Medellín, 8 de agosto a dic 2016, asistente,$2.280.000
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$30.677.000
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VI Congreso Nacional de Derecho Administrativo, Bogotá, 28,29,30 de julio. Seminario Taller Aspectos teórico prácticos del cobro coactivo, Bogotá 18, 19 ago, $955.000 Capacitación, entrenamiento y acompañamiento al proyecto NIIF NICSP 2016, ADECUM, sep a dic 2016, $163.000.000, Seminario Actualidad Decreto Único del Sector Salud 780 de 2016, Bogotá, 12, 13 sep; $889.900 1 participante Seminario Taller Fortalecimiento de Roles en la Oficina de Control Interno, Bogotá, 15, 16 sep, 2 participantes, $760.000 cada uno VII Congreso nal de Control Interno, Bogotá, 22, 23, 24 sep 2016, 2 participantes, $1.055.000 Congreso Nal de gestión de Personal, Bogotá, 20 1 22 oct 2016, Bogotá, 5 cupos, $1.055.000 por persona, total $5.275.000 CONFERENCIA SOBRE NIIF, CGM, $0, 46 Asistentes. Seminario nal Nuevos Retos y Reformas de la Administración Publica, Cartagena, 9, 10 11 dic 2016, 1 asistente, $661.200
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Capacitación en aspectos gerenciales relacionados con el control fiscal, dirigido a directivos, 11, 12 y 13 de julio. Capacitación para supervisores e interventores, Medellín, Capacitación y Asesoría en Gestión Fiscal, dirigido al personal nuevo de la misional, entre sep y dic 2016, Seminario de Actualización en Contratación Pública, 7 Oct , Bogotá $955.000, 1 participante Taller aplicado para el fortalecimiento del control fiscal, 27, 28 oct Bogotá, $985.000, 2 asistentes, $1.970.000
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Capacitación a Brigadistas Conferencias Campañas Trabajo Seguro en SST Foro en SG SST decreto 1072, Proveedor Icontec, 3 de mayo, Medellín.
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$ 226.200
Totales 1353
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Durante este periodo se realizaron 2 eventos de inducción corporativa, el
primero realizado el 25, 26, 29 y 30 de agosto, con 43 participantes, y el segundo el 13 y 14 de octubre, con 11 participantes.
Con la participación de 33 capacitados en la Universidad EAFIT, se han generado 15 Proyectos de Investigación, los cuales ya se encuentran en el micrositio del CENTRO DE INVESTIGACIÓN, ESTUDIOS Y ANÁLISIS- CIEA; además en la edición 20 de 2016, de la revista de divulgación OLACEFS se publicaron tres de los artículos enviados por nuestro Centro de Investigación, Estudios y Análisis.- CIEA, que corresponden a: “Hacia un camino en la investigación desde las entidades públicas”; “Reorientar las labores y reordenar las actividades de la auditoría, un ejemplo, una posibilidad y una excelente práctica en materia de valor y beneficio para la Entidad Fiscalizadora de la Contraloría General de Medellín”; y “La contraloría escolar, una experiencia exitosa de participación ciudadana que lidera la Contraloría General de Medellín para la construcción y fortalecimiento de la democracia escolar en el cuidado y buen uso de los recursos públicos”.
Plan Táctico de Bienestar Social; entre las actividades realizadas a la
fecha se encuentran las siguientes:
ACTIVIDAD AVANCE
- Celebración de la Eucaristía Promedio de asistencia mensual de 50 personas.
- Elección del Comité de Deportes
Se realizó la elección del comité de deportes el día 11 de agosto, dando cumplimiento a la Resolución 059 de 2013. La participación en cuanto a votos fue de 287; se formaliza con Resolución 328 del 24 de agosto de 2016.
- Tarde de hobbies Se han realizado dos tardes de hobbies, que tiene como objetivo, mejorar el clima laboral; con un promedio de asistencia de 28 personas por grupo.
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- Desayuno de integración jefes y conductores
Como estímulo por su labor, se realizó un desayuno para los conductores en la sala de juntas.
- Rutas Lechera, Silletera y Jericó Programas de un día que permiten la integración de los funcionarios con su grupo familiar, promedio de asistencia por día 56 personas.
- Cursos de Gastronomía
Se realizaron tres cursos de gastronomía dentro de las instalaciones de la entidad, con el objetivo de generar integración y fortalecer el trabajo en equipo.
- Jornadas grupales de acondicionamiento físico
Actividad que ofrece la oportunidad de mejorar la salud física y mental y hacer uso adecuado del espacio dispuesto para tal fin.
- Día de sol Se han entregado a 98 funcionarios y sus familias bonos para día de sol.
- Vacaciones creativas y recreativas
Actividad que ofrece a los hijos de los funcionarios hasta los 18 años, una alternativa de esparcimiento y sana utilización del tiempo libre.
- Encuentro de parejas
Programa que tiene por objetivo general, generar un espacio para que las parejas crezcan como personas y parejas. Se han realizado dos encuentros de parejas, con una participación cada vez de 15 y 16 parejas respectivamente.
- Taller de Padres
Taller terapéutico ¡A mi nunca me enseñaron a ser papá!; programa que contribuye al “saber” y “saber hacer” en el lugar de padres; frecuencia semanal con asistencia promedio de 10 personas por grupo.
- Elección del Comité de Convivencia Laboral
Dando cumplimiento a la Resolución 0652 del Ministerio de Trabajo se realizó la elección de los representantes al Comité de Convivencia Laboral. Se formaliza mediante Resolución 341 de 12 de septiembre de 2016
- Amigo conSentido
Programa que permite la integración entre los compañeros de diferentes áreas de la Contraloría, permitiendo fortalecer la dimensión social, que redunda en mejor ambiente laboral. Con la participación de 110 funcionarios.
- Taller de manualidades navideñas
Se realiza los viernes en la hora del almuerzo, con la participación de 15 funcionarios, en cada una de las 6 sesiones programadas.
- Comidas saludables Taller realizado durante la semana de la Salud y la Seguridad en el Trabajo con una asistencia promedio de 18 personas cada día.
- Asesorías psicológicas De gran acogida por los funcionarios y grupo familiar; se ha evidenciado el impacto del programa por medio de diferentes
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manifestaciones verbales en la oficina de Talento Humano.
- Liga de Natación
Programa extensivo a los funcionarios y grupo familiar, que permite el entretenimiento y el libre desarrollo físico y emocional. Durante esos cuatro meses han asistido un promedio de 49 personas, en su mayoría beneficiarios.
- Estímulo educativo Dando cumplimiento a la resolución 198 de 2016, se entregó auxilio educativo a 62 beneficiarios de los funcionarios.
- Aros y lentes Dando cumplimiento al Acuerdo Laboral, entre los meses de julio a octubre, se han entregado auxilio por lentes y aros a 61 funcionarios.
- Enfermedades catastróficas Se entregó auxilio por enfermedad catastrófica a una funcionaria por padecimiento de cáncer de mama.
- Préstamo por calamidad y urgencias
Se han realizado 4 préstamos por calamidad.
- Horarios alternativos Se cuenta con 3 horarios alternativos para el funcionamiento de la Entidad.
- Acondicionamiento físico en el Bodytech
Programa que promueve la calidad de vida y el buen estado de salud. En este periodo, se han tramitado 180 solicitudes de beneficio para funcionarios y grupo familiar.
- Estímulo por quinquenios Se han entregado 37 estímulos por quinquenio de 5, 25 y 30 años, en planes turísticos.
-Matriculas empresariales Participación en diversos cursos por parte de los funcionarios y familiares de la Contraloría General de Medellín.
Programas para preparar a los prepensionados para el retiro del servicio: Se inició en agosto un ciclo de 4 conferencias a 21 prepensionados que aceptaron la invitación de manera voluntaria. Ha sido de gran aceptación por parte de los participantes, los cuales han manifestado de diferentes
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maneras el impacto que el programa ha tenido en la construcción de su proyecto de vida.
Dentro de las retroalimentación recibidas, está la que se anexa a continuación:
Programa de Incentivos; el pasado 27 de junio de 2016 en el marco de la celebración del día del servidor público se realizó el reconocimiento a los mejores empleados de cada nivel jerárquico y dentro de éstos, al mejor empleado de carrera administrativa de la vigencia 2015, y el otorgamiento de los respectivos incentivos no pecuniarios conforme con la Resolución 172 de 2016, modificada por la Resolución 239 de 2016.
Lo anterior quedó soportado en la Resolución 217 del 24 de junio de 2016 Por medio de la cual se hace reconocimiento a los mejores empleados de cada nivel jerárquico y se elige al mejor empleado de carrera administrativa de la Contraloría General de Medellín de la vigencia 2015.
Con relación al incentivo para los mejores equipos de trabajo de la vigencia 2015, el trabajo se encuentra en ejecución y se han desarrollado las etapas de acuerdo al cronograma definido según memorando 9217 radicado el 25
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de agosto de 2016. En cuanto a la vigencia 2016, se definió el cronograma para la realización del proceso y se encuentra abierta la convocatoria para postulación de los trabajos, hasta el 04 de noviembre de 2016. La divulgación se realizó a través de Mercurio a todos los funcionarios de la entidad, mediante memorandos número 9787 y 11230.
Plan para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo – SGSST, durante el periodo se avanzó en lo siguiente:
ACTIVIDAD AVANCE
- Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las actas de sus reuniones.
Se realiza elección y conformación del COPASST; formalizada mediante Resolución No. 254 de julio de 2016
- El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción y re inducción en el SG-SST
La inducción y reinducción corporativa realizada en Agosto y Octubre de 2016, comprende la inducción en el SG-SST.
- Conceptos Médico ocupacionales de los exámenes de ingreso y retiro.
Al personal que ingresó durante los últimos cuatro meses se le ha practicado exámenes ocupacionales de ingreso. Avance 100%.
- Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo de acuerdo con la normatividad vigente.
Se han realizado tres investigaciones de accidentes de trabajo.
- Parametrización de información para la evaluación del riesgo Psicosocial.
Se realizó solicitud de información con el fin de parametrizar y descargar en plataforma Prax One, su ejecución va en un 50%.
- Promoción y Prevención en salud mediante la semana de la SST 2016.
Ejecución y difusión de la semana de la SST entre el 18 al 21 de octubre 2016. Avance 100%.
- Identificación de amenazas junto con la evaluación de vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
Plan de Emergencias de la Contraloría. Reuniones con brigadistas, Líderes de Evacuación y Coordinadores de piso.
- Contratación para la Implementación del SG-SST
Se elaboraron los estudios previos para la contratación de la implementación.
Evaluación del desempeño, en relación con este tema; la Contraloría
General de Medellín realiza la evaluación y el seguimiento al desempeño laboral de sus funcionarios tanto de carrera como provisionales conforme con el Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
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De acuerdo con el informe de evaluación y seguimiento al desempeño laboral y comportamental del periodo 2015, con fecha julio de 2016, “al consolidar el resultado de la evaluación de los empleados de carrera y el seguimiento de los provisionales, a efectos de conocer el alcance frente al referente del 100%, se obtuvo el siguiente promedio general por niveles de cargos:
Nivel Calificación
promedio 2014 Calificación
promedio 2015
Nivel Profesional 99,62 99,84
Nivel Técnico 99,26 99,64
Nivel Asistencial 99,30 99,56
Total General 99,42 99,71
A nivel general, se presenta un incremento en el resultado de la calificación definitiva de los empleados durante el año 2015, frente al periodo anterior de 0,29%. Para el periodo 2015, a nivel general fueron los empleados del nivel profesional quienes obtuvieron el mayor promedio, esto es del 99,84%, y los de menor promedio fueron los del nivel asistencial con un promedio de 99,56%, frente a un referente del 100%.”
En la entidad se ha estipulado el seguimiento a las competencias comportamentales de los funcionarios en el primer semestre, como uno de los insumos que alimenta el plan de capacitación para la vigencia siguiente. De acuerdo con los resultados de este primer seguimiento se concluye que aproximadamente el 93% de los funcionarios tienen un desempeño comportamental excelente, ya que de 218 funcionarios objeto de seguimiento, solo tuvieron observaciones sobre aspectos a mejorar 16 personas. Lo anterior indica que los directivos de la entidad, quienes son los que lideran y realizan el seguimiento y evaluación a los integrantes de los equipos de trabajo, consideran en general que los funcionarios de la CGM tienen un alto sentido de pertenencia, trabajan comprometidamente para lograr los objetivos institucionales, demuestran a través de sus acciones su experticia técnica y profesional; los productos y tareas que realizan son
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oportunos y de calidad, poseen capacidad de análisis, prestan atención a los detalles, son ordenados y discretos. Cabe aclarar que las observaciones de los aspectos a mejorar que fueron realizadas a los funcionarios, son asuntos que con capacitación y voluntad de cambio por parte de los involucrados pueden mejorar su desempeño laboral y comportamental.
Componente Direccionamiento Estratégico. Elemento Planes, programas y proyectos. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en la entidad: Los planes institucionales (estratégico, tácticos y de acción) se encuentran
actualizados y dispuestos en Isolución para su consulta permanente y, a la fecha no se han detectado debilidades.
Los acuerdos de gestión se encuentran suscritos y actualizados para la vigencia 2016, y están a disposición en la Oficina Asesora de Planeación.
De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, respecto al elementos planes, programas y proyectos: El avance en el “Programa 4.1 Incremento de la participación ciudadana para
el ejercicio del control social”, perteneciente a la Estrategia 4: Fortalecimiento de la participación ciudadana y el control social, contenido en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019 de la entidad; presenta el avance que se detalla a continuación:
Proyectos Metas Población
Proyectada Asistentes
% de asistencia
4.1.1 Escuela de Capacitación y Formación para la Participación Ciudadana y Organizaciones
Seminario Contralores Escolares
250 107 43%
Seminario Sector Productivo
40 38 95%
Seminario Voluntariado 40 26 65%
Sensibilización Universidades no formal
60 40 67%
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Sociales (ESPACIOS).
Sensibilización Universidades del nivel superior
32 25 78%
4.1.2 Contralorías Escolares
Posesión Contraloría Escolar
400 419 105%
4.1.3 Acciones para la participación ciudadana (ACCIONES)
Encuentros Contraloría Escolares
250 111 44%
Acompañamiento pedagógico Contraloría Escolar en territorios
200 305 153%
Acompañamiento Juntas Administradoras Locales en territorio
80 80 100%
Acompañamiento Juntas de Acción comunal en territorio
80 71 89%
Acompañamiento Veedores en territorio
60 66 110%
4.1.5 Resultados e impacto de la participación ciudadana.
Medición sistemática de la satisfacción al cliente frente a los eventos de promoción realizados a la ciudadanía.
Los resultados en el primer periodo reflejan una calificación de 4.3 que corresponde a un nivel de calificación BUENO, correspondiente al 86% de satisfacción del cliente
4.1.6 Participación activa en redes interinstitucionales de control social.
Red de Transparencia y Participación Ciudadana.
120 42 35%
La medición sistemática de la satisfacción al cliente frente a las metas
correspondientes a los eventos de promoción realizados en el primer semestre de 2016, presentaron los siguientes resultados:
Los resultados presentados en el cuadro, son el resultado de la
sistematización de las encuestas aplicadas en los eventos de promoción a la comunidad, los cuales corresponden a metas registradas en el Plan de Acción de la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, medición sistemática realizada por la firma CINFOSIS, que evidencia lo siguiente:
EVENTO CALIFICACIÓNPORCENTAJE
FAVORABLE
Sensibilización contralores escolares 4,30 90%
Posesión contralores escolares 3,80 65%
Acompañamiento pedagógico contralores escolares 4,50 97%
Capacitación diferentes grupos poblacionales 4,50 93%
PROMEDIO 4,28 86%
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o El nivel de calificación más bajo se presenta en el evento de posesión de Contralores Escolares con una calificación del 3.8 sobre 5, que corresponde al 65%.
o Los niveles más altos de calificación se presentaron en el
acompañamiento pedagógico y capacitación a diferentes grupos poblacionales con 4.5 de calificación y la Sensibilización a Contralores Escolares con el 4.3.
o La evaluación promedio de satisfacción del cliente a junio 30 del presente año, presenta una calificación de 4,3, sobre 5 para un promedio del 86%, lo que refleja un grado de satisfacción con nivel de BUENO, calificación que fue otorgada por las personas que participaron de los diferentes eventos de la Contraloría General de Medellín, las cuales están relacionadas con las encuestas aplicadas de manera selectiva a los participantes.
Elemento Modelo de Operación por Procesos -MOP-. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en la entidad se tiene lo siguiente: El Modelo de Operación por procesos presentó variación significativa al
pasar de 18 a 6 procesos, el cual fue socializado en Consejo de Dirección el día 31-10-2016.
4,30
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4,50 4,50
90%
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SENSIBILIZACIÓN CONTRALORES
ESCOLARES
POSESIÓN CONTRALORES
ESCOLARES
ACOMPAÑAMIENTO PEDAGÓGICO CONTRALORES
ESCOLARES
CAPACITACIÓN DIFERENTES GRUPOS
POBLACIONALES
CALIFICACIÓN DE EVENTOS
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El ajuste del sistema integral de gestión de la entidad, de acuerdo con la ISO 9001:2015 y otros cambios normativos, fue socializado en el Consejo de dirección el lunes 31 de octubre de 2016.
Elemento Estructura Organizacional. La estructura definida para la Contraloría General de Medellín es la siguiente:
Elemento Indicadores de Gestión. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, tenemos lo siguiente: Los indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el
avance en la ejecución con los planes programas y proyecto, se encuentran definidos en el cuadro de mando del Plan Estratégico Institucional 2016-2019.
El seguimiento a los indicadores está bajo la responsabilidad de cada líder de procesos, se realiza de acuerdo a la periodicidad definida en cada uno de estos, lo cual se puede evidenciar en los registros asociados a cada indicador.
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Los indicadores presentaron cambios importantes, al pasar de 73 indicadores de gestión a 20, alineados con los objetivos estratégicos de la entidad y con los de los nuevos procesos. Serán cargados en Isolucion por los líderes de los procesos.
Elemento Políticas de Operación. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en la entidad, en relación con este elemento, se tienen establecidas las políticas de operación recopiladas en un documento de apoyo, se ha divulgado y se encuentran dispuestas en Isolucion para la consulta permanente. Componente Administración del Riesgo. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en la Entidad, en relación con este elemento: Se actualizó la política de administración de riesgo, fue socializada para su
aprobación en el Consejo de Dirección realizado el 31-10-2016. Se identificaron los riesgos de los nuevos procesos de acuerdo a la nueva
metodología DAFP los cuales fueron socializados en el Consejo de Dirección realizado el 31-10-2016.
Se analizaron y valoraron los riesgos de los nuevos procesos de acuerdo a la nueva metodología DAFP, socializados en el Consejo de Dirección realizado el 31-10-2016
Como resultado del seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Control
Interno al 20 de octubre de 2016, al registro de seguimiento a los riesgos en Mercurio por parte de las diferentes dependencias, según el proceso en que participan o lideran, se evidenció lo siguiente:
o Del total de dependencias, 11 no tiene registrado en Mercurio el
seguimiento a los riesgos durante el año 2016, equivale al 33%; y esto para 4 procesos, toda vez que para el Proceso Auditor son 8 dependencias.
o De las 22 dependencias que tienen registrado el seguimiento en Mercurio, sólo 3 lo tienen con seguimiento actualizado; EPM Filiales Energía, Educación, Gobernabilidad y Organismos de Control; las demás lo tienen a Junio o Julio de 2016
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Dificultades
De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Talento Humano, se tienen las siguientes dificultades o debilidades. Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
Respecto a los aspectos que se pueden mejorar, se plantean los siguientes: o A la fecha, no se tiene evidencia de la realización de la definición de
estrategias para dinamizar la gestión ética de la Contraloría General de Medellín, ni para la definición de actividades a realizar por el Equipo de Agentes de Cambio, para el mantenimiento y mejoramiento de la Gestión Ética durante 2016, de acuerdo a las funciones establecidas en la Resolución 128 de 2007 para el Comité de Gestión Ética y Motivación de la Contraloría General de Medellín.
Elemento Desarrollo del Talento Humano.
En cuanto a los aspectos que se pueden mejorar, se plantean los siguientes por parte de la Contraloría Auxiliar de Talento Humano: o Durante este periodo ha tenido una gran demanda de capacitación, lo que
puede afectar a las demás áreas debido al tiempo que los funcionarios deben invertir en dicha actividad, y por ende, en algunos eventos grupales se observa inasistencia, porque coinciden con la entrega de informes de auditoría; tema a analizar para la programación del próximo año.
o Con respecto al procedimiento para la inducción, está establecido que
debe ser realizada a más tardar al mes siguiente del ingreso del funcionario; pero en algunos casos no es posible realizarlo en este lapso, debido a los compromisos de los diferentes expositores.
o Con relación a las actividades de Bienestar Social; se manifestaron, entre
otras, debilidades como:
Muy pocos participantes realizan la evaluación de las actividades que se suben a la intranet.
Falta de participación por parte de los funcionarios, especialmente de los directivos.
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Se programan diferentes actividades en el mismo periodo, lo que dificulta la participación de los funcionarios.
Elemento Estructura Organizacional. A la fecha, no se evidencia el funcionamiento del equipo MECI.
Componente riesgos Se tiene debilidad en el seguimiento periódico que se debe hacer a los
riesgos, por parte de los líderes de procesos y su registro en el aplicativo MERCURIO.
A la fecha no se ha implementado el módulo de riesgos del aplicativo ISOLUCION.
MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Este módulo contiene los componentes de:
Autoevaluación Institucional Auditoria Interna Planes de Mejoramiento
Avances
Componente Autoevaluación Institucional Elemento Autoevaluación de Control y Gestión. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en la entidad, en relación con este elemento: Semestralmente, previa a la realización de la evaluación de gestión
institucional, se realizan actividades de sensibilización sobre la cultura de la autoevaluación.
Entre las herramientas de autoevaluación se cuenta con indicadores de gestión, riesgos y el seguimiento a los planes, resultados que son analizados en los grupos primarios, mesas de trabajo, tal como está definido en los procedimientos de la entidad.
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Componente Auditoria Interna Elemento Auditoria Interna. Al 31 de octubre de 2016, los avances obtenidos corresponden a lo siguiente:
En relación con las Evaluaciones Independientes, a la fecha se ha avanzado
en la realización de las siguientes evaluaciones: o E.I. Acuerdos de Gestión.
o Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno Contable.
o E.I. Proceso Gestión Financiera, procedimientos de Presupuesto y
Tesorería.
o E.I. Proceso Gestión de Recursos Físicos y de Servicios.
o E.I. al proceso Auditor.
o E.I. al proceso Participación ciudadana, procedimiento promoción de la participación ciudadana.
o E.I. al proceso Talento Humano, procedimiento suministro del talento
humano y situaciones administrativas.
o E.I. al proceso Suministros de Bienes y Servicios a septiembre 30 de 2016; en ejecución.
Respecto al cumplimiento del Calendario de Obligaciones Legales
Administrativas – COLA; a la fecha se ha dado cumplimiento a la realización de los informes relacionados, de acuerdo con las exigencias legales; así mismo han sido publicados en la página web de la entidad. En términos generales corresponden a 14 informes requeridos y generados a Octubre 31, y son los siguientes: o Autoevaluación de la gestión OACI 2015.
o Informe Ejecutivo Anual Evaluación del Sistema de Control Interno
vigencia 2015, según DAFP.
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o Informe Control Interno Contable vigencia 2015, según CGN.
o Informe Pormenorizado de Control Interno; con corte febrero, en construcción el de corte a junio 30.
o Informe de seguimiento y verificación de publicación en la página web del
plan anticorrupción de la CGM; incluyendo seguimiento a riesgos de corrupción; con corte a abril y Agosto.
o Informe Austeridad en el Gasto, primer, segundo y tercer trimestre de
2016.
o Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos; con corte a diciembre 2015 y a junio de 2016.
o Informe Derechos de Autor Software.
o Informe de seguimiento a los Riesgos; con corte a junio y septiembre de
2016.
o Informe de avance al plan de mejoramiento institucional; con corte a junio y septiembre de 2016.
o Consolidación plan de mejoramiento institucional para la AGR como
resultado de la Auditoria Regular a la vigencia 2015.
o Informe de avance al plan de mejoramiento AGR; con corte a junio. o Informe de Gestión OACI.
o Informe ejecutivo al ejercicio presupuestal de la Contraloría General de
Medellín.
Con relación a las auditorías internas de calidad, el Programa de auditorías, fue autorizado por el Comité Coordinador de Control Interno en acta del 6 de diciembre 2015, modificado en acta del 12 de julio de 2016; y su ejecución fue entre el 25 julio y el 02 de agosto de 2016; realizándose en total 30 planes de auditoria interna; con los siguientes resultados:
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Hallazgos totales Cantidad
No conformidades 22
Aspectos por mejorar (Notas de mejora)
82
Observaciones 1
Aspectos relevantes 54
Totales 159
Así mismo, durante los días 16, 17 y 18 de agosto del año 2016, el ICONTEC
realizó la auditoria de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría y como resultado el auditor “recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión”; contando entre otros, con los siguientes hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos, según el informe del auditor:
o La orientación estratégica de la Contraloría, con énfasis en la participación ciudadana, con el propósito de tener una mayor vinculación de la comunidad y fortalecer el control en los sitios de gestión de los recursos, con la intervención de miembros de las instituciones del municipio, asegura la gestión con mayor vigilancia del uso de los recursos y mayor eficiencia de los procesos de fiscalización.
o La actitud participativa del personal para incorporarse al sistema de la calidad, considerando que hay un gran número de personas nuevas en la organización, y el dominio demostrado para el desempeño en sus funciones, garantiza que se afiance el sistema de gestión de la calidad y se obtenga mayor confianza de las instituciones en la organización.
o La continuidad en el sistema de gestión de la calidad, a pesar del cambio de dirección de la Contraloría, por la gestión del personal que le ha dado apoyo desde períodos anteriores, asegura el mantenimiento del sistema y la vinculación del personal recién llegado a la gestión de calidad sobre los servicios.
o El establecimiento de un centro de investigaciones de estudios y análisis en apoyo institucional, que se encuentra en fase experimental y de reglamentación durante este año, inicia con un grupo de unos veinte funcionarios que se forman en EAFIT sobre metodología de la investigación, promueve la cultura de la investigación y el estudio para mejorar el conocimiento y la efectividad en la gestión.
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o Las mejoras planteadas en los procesos para hacerlos más eficientes y para proceder con austeridad orienta el compromiso de los funcionarios para actuar con mayor control y conduce a que se establezcan las responsabilidades y se propenda por alcanzar los propósitos acordados
o La emisión de informes del proceso de consolidación de la información con resultados del estado financiero del Municipio y entidades descentralizadas de 2015 y el estado de los recursos naturales y del ambiente, presentados con sentido práctico y funcional asegura la facilidad para la consulta y la comprensión por todos los usuarios.
o La vinculación de personas por carrera administrativa, con reducción de los cargos por provisionalidad, aumenta la probabilidad de tener mayor estabilidad laboral y, por ende, de asegurar preservación del conocimiento y continuidad en la prestación de servicios.
o Los retos del proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva para agilizar los procesos y darles trámite antes de 150 días, mejorando la metodología de acción para actuar con mayor eficiencia, asegura el compromiso de los funcionarios y la oportunidad en el accionar del proceso.
o La orientación sembrada en el proceso de gestión jurídica para la
unificación del proceso y la adopción de metodologías para tener resultados de los procesos jurídicos de manera oportuna, con calidad y rigor jurídico, asegura que se logre prontitud en los procedimientos y reducción en dilación de éstos.
Componente Planes de Mejoramiento El plan de mejora institucional es administrado a través del aplicativo
Isolución.
Como resultado del seguimiento realizado por la Oficina Asesora de Control Interno al 20 de octubre de 2016, a los hallazgos que se encuentran abiertos; se observa en el 31% de los hallazgos que no se han definido las acciones a seguir para darle tratamiento definitivo, y el 28% no tienen evidencia del seguimiento en ISOLUCION a las acciones definidas; veamos:
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Fuente
Estado de la recomendación
Con recomenda-
ción Ejecutada
En ejecución
Por ejecutar
Sin definir acciones
Total general
Auditoría General de la Republica
7 8 15
Auditoria Interna 21 7 8 38 29 103
Evaluación Independiente
7 2 15 2 14 40
Icontec 7 7
Mejoramiento del S.I.G 2 2
Riesgo de los procesos 1 1
Sugerencia funcionario 1 1
Total general 29 9 30 48 53 169
Porcentaje 17% 5% 18% 28% 31% 100%
Dificultades
La definición oportuna de las acciones requeridas para dar tratamiento a los hallazgos evidenciados en los procesos y el seguimiento a su ejecución.
Eje Transversal de Información y Comunicación
Avances
Información y Comunicación interna y externa. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de
Prensa y Comunicaciones, la Comunicación externa, busca generar impacto en la ciudadanía y los diversos grupos de interés, para mantener informado al público en general con respecto a las acciones de la Contraloría, y se hace a través de:
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Boletines de Prensa: información de carácter noticioso de la entidad, replicada a través de diferentes medios de comunicación, favoreciendo al mismo tiempo la imagen institucional.
Micro Programa de Televisión Con Sentido Público: se trasmite miércoles y viernes a las 2 de la tarde por el canal Teleantioquia. Todas sus emisiones se encuentran en el canal de YouTube de la Contraloría https://www.youtube.com/user/ContraloriaMed.
Redes Sociales: medios que generan mayor inmediatez y los públicos interesados están pendientes del acontecer o sucesos importantes que ocurren en la entidad; por eso se realiza el trabajo de comunicación externa en Facebook, twitter, instagram, YouTube, donde se identifica a la organización como @contraloriamed.
Pauta Pedagógica: a través de 33 medios locales se hace una pauta publicitaria que trasmite el mensaje pedagógico de la entidad, el cual se realiza mediante la cuña radial anexada, emisión de banner en medios alternativos digitales y aplicación de la imagen institucional en medios impresos.
Sitio web: herramienta virtual que permite el contacto permanente con el público externo, actualmente se encuentra en reestructuración de imagen, diseño y contenido http://www.cgm.gov.co.
BTL: para la presente vigencia se implementó una estrategia transversal a la ciudad donde a través de 32 cruces semafóricos un súper héroe explica a los medellinenses de la importancia del control social.
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Así mismo, Los canales de comunicación que utiliza la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones son múltiples para llegar a todos los empleados con mensajes claros y oportunos, buscando la integración de los funcionarios con el logro de los objetivos institucionales, para ello utilizamos medios como:
Intranet: es un medio que contribuye a que los funcionarios se
mantengan informados a través de la red; actualmente se encuentra en restructuración de imagen, diseño y contenidos. http://intranet.cgm.gov.co/SitePages/inicio.aspx.
Boletín interno Contra-Notas: orientado a la información corporativa administrativa, que permite a los funcionarios comunicarse e intercambiar experiencias, se envía a través del correo electrónico y también se encuentra en http://intranet.cgm.gov.co/SitePages/inicio.aspx, ingresando en el botón Contra-Notas.
Sistema de Sonido Interno: trasmite todos los mensajes importantes de la entidad; y el programa Al día con la Contraloría, todos los viernes a las 8 de la mañana
Carteleras digitales: publica información de interés general, actualidad y campañas informativas y formativas. Se anexan fotografías.
Correo electrónico: a través de la cuenta de correo corporativo de la Oficina de Prensa [email protected], se envían mensajes que se consideren importante y de impacto para los funcionarios.
Destaca la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones, que la
retroalimentación y participación de los funcionarios ha incrementado considerablemente por lo que es posible concluir que los canales de comunicación empleados actualmente en la entidad son funcionales y efectivos frente a los objetivos planteados.
La información suministrada es clara, veraz, concisa, oportuna, actual, fresca, pertinente, verificada y aprobada en caso de ser necesario.
La Encuesta de Comunicación Interna fue aplicada a 102 funcionarios y
se obtuvo una calificación de 4.6 sobre 5 indicando lo siguiente:
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La satisfacción del cliente mejoró 5.2% a junio de 2016, respecto de 2015. El resultado (4.6) es mayor a la tolerancia inferior que es de 3.5. En tal sentido es efectiva la comunicación de la Contraloría General de Medellín
El nivel de conocimiento del componente del sistema de gestión corporativa (misión, visión, valores, políticas, políticas, mapa de procesos, objetivos estratégicos) fue conceptuado como bueno, al igual que la información de interés general (noticias, decisiones administrativas, agenda de concejo, actividades de bienestar laboral y capacitación), de igual forma las campañas institucionales (identidad corporativa, imagen, autocontrol, seguridad ocupacional, entre otros).
La oportunidad con la que se entrega la información fue ponderada como buena y como excelente la utilidad de la dicha información para el trabajo y desarrollo laboral.
En el caso de la utilidad de los medios para la comunicación organizacional en la Contraloría General de Medellín el sitio web y las carteleras digitales fueron conceptuadas en términos de bueno, las carteleras digitales, la Intranet, el Boletín Interno y el correo institucional fueron calificados como excelentes.
La Encuesta de comunicación Externa fue aplicada a 20 periodistas de la
ciudad obteniendo una calificación de 4.7 sobre 5 indicando lo siguiente:
Los boletines de prensa fueron calificados como excelentes. La relación de la entidad con los medios en términos de buena; la utilidad de la información entregada para el desarrollo de la labor periodística fue calificada como excelente. Respecto a su relación con la entidad y sus funcionarios y la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones aspectos como la atención, respeto, claridad en el mensaje, presentación y oportunidad en la respuesta de los requerimientos fueron calificados como excelentes.
Se destacan además calificaciones en términos de gentileza y prontitud. Así mismo, informa la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones, que
“una vez revisada la política de operación que sirve de cimiento a la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones hemos decidido darle continuidad a la misma ejecutando cada uno de los objetivos allí establecidos. Se ha dado cumplimiento al objetivo de mantener informados a los clientes internos y externos a través de los diferentes medios de comunicación disponibles. Se
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han emitido a la fecha 31 boletines de prensa, se ha mantenido información oportuna clara y verás a través de las redes sociales, microprograma de T.V., sistema de sonido interno, carteleras digitales, correo electrónico institucional, boletines internos y emisión de pauta pedagógica. Actualmente se trabaja en la actualización del sitio web y la Intranet.
Es importante resaltar que se dio dinamismo a los contenidos y se refrescó el vocabulario empleado para crear mayor cercanía con los diferentes públicos y a través de ello mejorar la percepción hasta ahora generada. Con el cambio de administración se implementó una mejora a todos los canales de comunicación de la entidad. Se fortaleció el manejo de redes sociales, para que la comunidad sea parte activa a través de ellas del que hacer de la entidad. El microprograma de televisión reestructuró sus secciones, refrescó su imagen, contenidos, y cuenta con un nuevo presentador, además tuvo un cambio de horario significativo que genera mayor audiencia. Los canales empleados en la presente vigencia permiten la retroalimentación. La información suministrada es clara, veraz, concisa, oportuna, actual, fresca, pertinente, verificada y aprobada en caso de ser necesario. Los canales de comunicación empleados de forma interna son transversales a la entidad y dentro de las estrategias externas la pretensión es abarcar la totalidad de la ciudadanía con el propósito de mejorar la percepción e invitar a la comunidad a participar a través del control social en beneficio de nuestra gestión fiscal. La imagen corporativa se aplica con pulcritud de acuerdo al manual de identidad gráfica establecido en todos los productos de la entidad. En aras de recuperar la identidad de lo que se conocía como Biblioteca, se le reconoció a dicho espacio con el nombre de Centro de Documentación Especializado, prestando atención a los usuarios y facilitando para préstamo y consulta material referente a control fiscal y administración pública. Se adelantaron procesos para modernizar el espacio a través de la adquisición de nuevo mobiliario institucional y nuevo material bibliográfico y se ha participado de forma activa de las reuniones, encuentros e intercambios propuestos por la Red de Bibliotecas de la ciudad a la cual pertenecemos. El “estilo” generado por la nueva administración ha beneficiado enormemente el clima organizacional.
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En el ejercicio de los principios transparencia que deben tener los actos de la Contraloría General de Medellín, se han emitido mensajes de pedagogía ciudadana, y a la fecha se estructuran la rendición de cuenta social y los informes de gestión a la sociedad con el propósito de generar credibilidad y confianza en el cumplimiento de la misión institucional. Los pronunciamientos o intervenciones de origen institucional hasta ahora emitidos, han sido consecuentes con la filosofía de la organización, donde se reflejen los valores y principios institucionales. La vocería ha sido de la Contralora o quien ella expresamente delegue tal como está establecido en la política de la dependencia. La Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones ha sido el enlace que une a la entidad con los medios masivos de comunicación para la divulgación de la información institucional.”
De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de
Participación Ciudadana, en relación con los mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía, se tiene lo siguiente:
En el periodo comprendido entre el 1 de julio y 31 de octubre de 2016,
ingresaron 166 SPC, de las cuales se han archivado 129 y continúan en proceso 37.
Los medios de entrada de las SPC, se distribuyen así:
El medio más utilizado por los ciudadanos para interponer solicitudes es el correo físico con una participación del 68% seguido de correo electrónico con un 23%, pagina web con un 7% y personalmente un 2%. A la fecha no ha ingresado ninguna solicitud por las redes sociales.
Entrada Total % de
participación
Correo Electrónico 38 23%
Correo Físico 113 68%
Página Web 11 7%
Personalmente 4 2%
Redes Sociales 0 0%
Total 166 100%
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De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación, en relación con este eje, se plantea lo siguiente:
En el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la vigencia,
mediante el componente MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN, se tienen establecidas 5 metas relacionadas con Gobierno en Línea, Lineamientos de transparencia activa, elaboración de los instrumentos de Gestión de la información y Monitoreo del Acceso a la Información Pública; con dicho propósito, la Oficina Asesora de Control Interno realiza su verificación cada cuatro meses como mecanismo de seguimiento. o Se reactivó el Comité GEL el 16 de Julio de 2016, acta que reposa en la
Secretaría de Apoyo Técnico, donde se entregaron avances en materia GEL y se programaron actividades pendientes para alcanzar las metas estipuladas por el MINTIC.
o Se realizó transferencia de conocimiento a 29 funcionarios de la CGM en
tema de Gobierno en línea y la Resolución 1564 del 25 de agosto de 2016.
o Adicionalmente se realizó acta de mesa de trabajo el 21 de septiembre
de 2016, donde se inicia el proceso de datos abiertos y se designa al funcionario que liderará este proceso.
o Se solicita al MINTIC la clave de publicación de datos abiertos y el
permiso de acceso a datos.gov.co.
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o Actualmente la página web cumple con los lineamientos de GEL. Información mínima requerida para publicar, la cual puede ser evidenciada mediante navegación del portal corporativo.
De acuerdo con la información suministrada por la Secretaria General, en
relación con el Programa de Gestión Documental, la entidad debe ceñirse a las directrices emanadas por el Archivo General de la Nación AGN, quién en sus guías metodológicas direcciona que se deben cumplir las siguientes etapas: o Actualización del Comité interno de Archivo, la cual se realizó mediante
la Resolución N°339 del 12 de septiembre de 2016. o Formular y ejecutar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad
(PINAR). En reunión del Comité Interno de Archivo, realizado el pasado 22 de septiembre de 2016 se discutió las actualización y aprobación del plan institucional de Archivo PINAR, decisión consignada en el acta N°2 del respectivo Comité.
o Conformación del Equipo Interdisciplinario, realizado mediante Memorando 037500-201600011446 del 26 de octubre de 2016, mediante el cual se notificó la conformación del Equipo Interdisciplinario.
o La realización del diagnóstico Integral de Archivos de la entidad, etapa que se comenzará a trabajar a partir del jueves 3 de noviembre de 2016.
o Actualización e implementación de las TRD. Tarea que se pospuso para realizar en el primer semestre de 2017, por el corto tiempo disponible en la presente vigencia para su elaboración.
Sistemas de Información y comunicación. De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de
Recursos Físicos y Financieros, en conjunto con la firma Digital Ware, se inició proceso de identificación y funcionalidad del sistema Seven en los tres módulos principales; lo cual se detalla a continuación:
Módulo de Gestión Administrativa
o Módulo de inventarios, administrado por la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros; esté módulo está en camino al recibo
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de bienes tangibles; sean de consumo o activos duraderos, para ser constituidos y cargados en la cartera de los funcionarios o contratistas. Este módulo solo es utilizado para la generación de los seriales de los activos que se cargan en cartera, puesto que los de consumo no se controlan, ni se administran en este, se podrían generar históricos y estadísticas frente a consumos de las diferentes dependencias de la entidad, el último registro en salidas de inventarios se realizó el 13 de mayo de 2011, desde esta fecha solo se visualizan las entradas automáticas que se generan desde el modulo proveedores. Los parámetros de inventarios se modificaron en conjunto con los usuarios de compras y contratación, teniéndose parametrizado el modulo en un 100% a los requerimientos de la entidad.
o Módulo de activos fijos; administrado por la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros; este módulo es utilizado para el control de los activos fijos de la entidad. Se constituyen, registran, y administran los bienes cargados en cartera de cada uno de los funcionarios o terceros contratantes con la Contraloría, el modulo maneja las carteras de los funcionarios permitiendo el traslado y actualización de las responsabilidades, desde este módulo se realizan: bajas, adiciones, valorizaciones, mantenimientos, depreciaciones en línea, y demás concernientes con los activos.
o Compras y contratos: Este módulo es administrado por la Secretaría
General y utilizado en el proceso suministro de bienes y servicios y el módulo de compras, que permite el inicio del proceso y la generación de informes.
o Contratos presenta las tres etapas precontractual, contractual y pos
contractual.
o El módulo de vehículos: fue desarrollado inicialmente para la Contraloría, en él se tiene registrado la totalidad de las transacciones que tienen que ver con la prestación del servicio de transporte, este se utiliza para generar estadísticas de uso y mantener una base de datos actualizada con los servicios prestados a cada dependencia de la entidad. Al igual que los gastos en que se incurre en el mantenimiento, gasolina, seguros, impuestos y demás para mantener en buen estado los vehículos.
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Módulo de Gestión Financiera: Contempla los módulos de contabilidad, presupuesto, proveedores y tesorería. En este módulo se administra la totalidad de las finanzas de la entidad, ya que permite generar los estados financieros, los cuales son alimentados en línea desde los demás módulos, como activos fijos, proveedores, tesorería, facturación y cartera. A través del módulo Gestión del Talento humano se realiza interfaz para registrar la nómina, provisiones y seguridad social, dicha información se extraen del sistema Kactus. o Presupuesto: contempla todas las transacciones inherentes a la
administración y control del presupuesto, en este se registran y almacenan de forma histórica los presupuestos de la entidad con todas sus transacciones, las cuales están distribuidas a través de cada uno de los ciclos: certificados de disponibilidad, compromiso, obligación y pago. El modulo es utilizado al 100%, manteniendo al día las parametrizaciones, realizando los procesos necesarios para un correcto suministro de informes.
o Contabilidad: es el modulo que recibe la totalidad de las transacciones en línea. Se tiene parametrizado la totalidad de este módulo y actualizado a la fecha con el marco normativo vigente de la Contaduría General de la Nación, desde este módulo se realiza control y verificación a las transacciones que afectan la información contable y financiera, ya que a través de ella nos permite el suministro de los estados financieros. Este módulo está activo y utilizado al 100%.
o Tesorería: en línea recibe las cuentas por pagar de proveedores con
sus obligaciones presupuestales, se generan todos los pagos ya sea por egresos causados o directos. Genera informes de cuadre de tesorería y la totalidad de los documentos requeridos en el procedimiento.
o Proveedores: permite el registro y causación de las cuentas por pagar
a proveedores, la información registrada en este módulo permite en tiempo real conocer las cuentas por pagar tanto contables como presupuestales y de tesorería.
Módulo de Gestión Comercial o Facturación y cartera: Se elabora el documento de cobro de las
incapacidades por cobrar de acuerdo a la información que es remitida por la Contraloría Auxiliar de Talento Humano.
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De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico, en relación con los sistemas de información se tiene lo siguiente:
o Sistemas de información SEVEN y KACTUS; se están adelantando
diagnósticos de funcionalidad con el proveedor Digital Ware.
o El Software ISOLUCION, según el informe de uso correspondiente al periodo comprendido entre el 02 de junio y el 02 de julio, los módulos más utilizados corresponden a los siguientes:
Puesto Modulo Cantidad %
1 Documentación 207 61,06%
2 Riesgo 57 16,81%
3 Indicadores 38 11,21%
4 MECI 34 10,03%
5 Mejoramiento 15 4,42%
o El Software MERCURIO, según el informe de uso a septiembre 30,
correspondiente al periodo comprendido entre el 02 de junio y el 02 de julio, los módulos más utilizados corresponden a los siguientes:
En el análisis de tendencia de uso del software mes a mes, se puede observar como el sistema muestra un ingreso que supera las nueve mil entradas en los meses mayo, junio y agosto, salvo en el mes de junio que vuelve a mostrarse igual que en los meses de febrero a abril, entre el rango de las ocho mil entradas, esto se debe a que durante el año 2016, como se puede observar, por motivo de cambio en la planta de personal de la entidad han estado ingresando funcionarios a la misma, lo que indica el ingreso constante al sistema y el aumento del uso del
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aplicativo, tanto en los funcionarios que ingresan como en los que salen de la entidad.
Dificultades
Sistemas de Información y comunicación.
De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, en relación con la gestión de las SPC, se tienen las siguientes debilidades:
o Han ingresado solicitudes a la entidad y no han sido tramitadas por la
ruta, dado que son dirigidas directamente a los Contralores Auxiliares y no le dan cumplimiento a lo establecido en el documento de apoyo.
o No se le está dando cumplimiento al procedimiento D-PC-I-003 “Trámite Interno de Solicitudes” Versión 8., en los siguientes numerales: 2.4.3 Responsabilidades de las contralorías auxiliares de auditoría fiscal, 4.1. Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites y 5. Sistema de información Work Flow.
o “Los lineamientos para la rendición de cuentas según el Conpes 3654 de 2010, están orientados a la cultura del diálogo entre el Estado y los ciudadanos a través de la rendición de cuentas y según lo establecido en la página 17 del Conpes, el Manual Único de Rendición de Cuentas plantea los temas, aspectos y contenidos relevantes que la entidad debe de rendir a la comunidad”; se considera que para la “efectividad del ejercicio de la Rendición de Cuentas debe generarse desde la alta dirección una acción transversal desde el área misional y las diferentes Contralorías Auxiliares de la Contraloría General de Medellín que faciliten
- 2.000 4.000 6.000 8.000
10.000
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el ejercicio, haciéndose necesario planificar las acciones que le permitan a la Contraloría General de Medellín cumplir con dicha acción.”
De acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de
Recursos Físicos y Financieros, en relación con la Gestión Documental de la entidad, se tienen las siguientes debilidades: o No se cuenta con una política de gestión documental e información
definida y establecida para la entidad, solo se cuenta con una política operacional enmarcada dentro del programa de gestión de calidad ISOLUCION.
o Los archivos de gestión y central no se encuentran inventariados con el
Formato Único de Inventario Documental – FUID. Así mismo, en relación con los sistemas de información del sistema Seven y
de acuerdo con la información suministrada por la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros, se evidencia lo siguientes:
o Módulo de inventarios; utilizado en un 95%, ya que los seguros y
mantenimientos de cada uno de los activos no se registran en este. o Módulo de compras: Algunas de las transacciones del módulo no son
procesadas, ya que son direccionadas hacia el modulo Contratos, el cual presenta la totalidad de los pasos del proceso contractual.
o Módulo de contratación: En este módulo sólo es utilizada la etapa precontractual en las transacciones mínimas requeridas por el sistema para generar un contrato y/o orden. En esta etapa no se digita la totalidad de la información. En la etapa contractual se elabora los contratos. Aquí se asignan los supervisores, se realizan modificaciones y adiciones, sin llegar a registrarse la totalidad del proceso. No se continuó con el registro de las garantías, perfeccionamiento y legalizaciones de contratos como paso preliminar para la utilización de la etapa pos contractual que es la liquidación de los contratos, ya que no es realizada a través del sistema.
o Módulo de gestión financiera: A través del módulo Gestión del Talento Humano se realiza interfaz para registrar la nómina, provisiones y seguridad social, dicha información se extrae del sistema Kactus. A la fecha aún no se realizan las pruebas definitivas de prestaciones sociales definitivas.
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o Módulo de Tesorería: Las conciliaciones bancarias son realizadas de manera manual, por lo cual el módulo no es utilizado para este propósito.
o Módulo de Proveedores: Aunque no se realiza, el sistema permite crear listado de los proveedores de la entidad, a través de productos y precios al igual que se podría realizar la evaluación de estos, pero nunca se han utilizado las anteriores transacciones. Por lo anterior el modulo estaría operando en un 50%.
o Módulo de Facturación y cartera: Se adaptó para realizar facturas al proceso de vivienda, pero todos los documentos son manuales al igual que el control ejercido sobre estos.
Estado general del Sistema de Control Interno
La Contraloría General de Medellín tiene un sistema de control interno ADECUADO, que se encuentra implementado y en mejora permanente, a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Recomendaciones
Revisar las dificultades identificadas en la evaluación y definir en Comité Coordinador de Control Interno las acciones correctivas, preventivas y de mejora pertinentes y garantizar su seguimiento permanentemente.
EFIGENIA SUESCÚN VEGA Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Medellín
Elaboró: Beatriz Elena Duque Echeverri Revisó: Efigenia Suescun Vega