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PERIODO EVALUADO: MARZO A JULIO DE 2016
FECHA DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN: 11 DE JULIO DE 2016
GLORIA MARÍA LÓPEZ OCHOAASESORA DE
CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Atendiendo lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, en el presente informe
se reporta una sintesis del Estado de Control Interno de la Entidad, con corte a julio de
2016, teniendo como base la estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI
que contempla el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, a saber: Control de Planeación
y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y el Eje Transversal de Información y
Comunicación. El presente informe guarda coherencia con el formato de el
Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, dispuesto para tal efecto.
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
AVANCES
La Contraloría Municipal de Envigado para el periodo 2016-2019, elaboró su carta de
navagación con la construcción del nuevo Plan Estratégico, este ejercicio se debe a que
cada cuatro (04) años hay cambio en la Alta Dirección que por mandato de ley se debe
realizar.
De lo anterior, se genera una serie de cambios al interior de la organización, cada líder
de cuerdo a las exigencias del entorno, trae nuevas propuesta que conllevan a darle un
nuevo enfoque al control fiscal que es la razon de ser de la Contraloría.
Estos nuevos lineamientos implican que en la Entidad se presenten modificaciones y
muy especialmente con el Modelos Estándar de Control Interno – MECI y con el Sistema
de Gestión de Calidad – SGC entre otros. Exigiendo así que revisen y se efectuen las
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transformaciones y ajustes para que esten articulados al nuevo Plan Estratégico. Esta
tarea se viene realizando con todos los líderes de proceso, quienes son los responsables
de que estos sistemas operen de manera efectiva y contribuyan al logro de los objetivos
propuestos para este periodo.
Para la elaboración del informe cuatrimestral de Control Interno del año 2016,
detallaremos los avances que se han logrado y los que están en proceso de ser ajustado:
En el mes de abril la Contraloría Municipal de Envigado, adopta el Plan Estratégico
Institucional propuesto para el periodo 2016-2019 mediante Resolución N° 057 de 15
abril de 2016.
Se realizó el diseño y producción de la cartilla del Plan Estratégico 2016-2019 de la
Contraloría Municipal de Envigado, con el propósito de ser difundida a los diferentes
públicos con los que interactuamos.
Los principios y valores fueron analizados, ajustados y redefinidos, para luego ser
divulgados como parte de la cultura estratégica que se quiere alcanzar en este
periodo.
Dado lo anterior, el equipo directivo ha emprendido una serie de estrategias que
permitan exaltar la importancia del comportamiento ético frente al ejercicio del control
fiscal en todos los funcionarios que hacen parte de la Contraloría.
Algunas estrategias que se han promovido son:
El día 20 de abril de 2016 se llevó a cabo inducción con todo el equipo de trabajo de
la Contraloría Municipal, donde se socializó la carta de navegación del Plan
Estratégico 2016-2019, explicando de manera detallada los principios y valores, el
logo, slogan, misión, visión, objetivos estratégicos, planes, programas y proyectos,
organigrama, mapa de procesos, política de administración de riesgos, la alineación
estratégica y el mapa estratégico de gestión (Balanced Scorecard – BSC) la nueva
imagen institucional y el nuevo enfoque que se le quiere dar al control fiscal durante
este periodo. La segunda actividad se efectuó el día 01 de julio del presente año, con
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el apoyo de dos profesionales en Psicología quienes realizaron varias actividades
enfocadas a fortalecer los valores que se plasmaron en el direccionamiento
estratégico. Se realizó entrega del souvenir y una manilla a cada funcionario,
promoviendo la imagen institucional y en especial los valores de la Entidad.
El área de comunicaciones de la Entidad, viene publicando a través de diferentes
medios como: la página web, whatsapp, boletines internos y facebook; el logo, slogan,
principios, valores, misión, visión, objetivos estratégicos, planes, programas y
proyectos (la carta de navegación de la Contraloria Municipal 2016-2019).
La Entidad actualmente cuenta con el Código de ética y el Código de Buen Gobierno
los cuales han sido divulgados y adoptados mediante acto administrativo. Es
necesario articularlos con el Plan Estratégico.
Se actualizó el Manual de Funciones de cada uno de los cargos que se definieron de
acuerdo a las necesidades de la Entidad, teniendo en cuenta las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad de los servidor públicos, este manual se oficializó
mediante Resolución N°58 de 15 de abril de 2016. Una vez actualizado el manual de
funciones, la Jefe de Oficina le entregó a cada funcionario sus funciones según el
cargo que desempeña.
Se diseñó, aprobó y se colocó en marcha el Plan de Capacitaciones para la vigencia
2016, de acuerdo a las necesidades de los servidores públicos, a la fecha se han
realizado algunas capacitaciones, socializaciones y charlas. La líder del proceso
viene realizando seguimiento y control con el fin de medir la efectividad de las mismas
y así cumplir con los objetivos estratégicos.
El Plan de Bienestar Laboral de la Contraloría Municipal de Envigado, fue actualizado
en enero de 2016, la Directora Administrativa y la Jefe de Personal han realizado
gestiones que han permitido lograr alianzas estratégicas con algunos entes
descentralizados del municipio, obteniendo beneficios para todos los funcionarios.
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Durante este periodo han realizado cuatro (04) nombramientos de periodo de prueba
por carrera administrativa y trece (13) nombramiento ordinarios. Efectuaron la
evaluación de desempeño de tres (03) funcionarios de carrera administrativa y
enviaron a la Comisión Nacional del Servicio Civil, solicitud de inscripción en carrera
administrativa de dichos funcionarias.
Fijaron nuevos compromisos con las funcionarias en carrera administrativa que ya
pasaron su periodo de prueba y fijaron compromisos con cuatro (04) funcionarios que
iniciaron su periodo de prueba en carrera administrativa.
Realizaron inducción a los nuevos funcionarios en seguridad y salud en el trabajo.
Estructuraron el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-
SST).
Los integrantes del COPASST realizaron la revisión de los riesgos físicos de la
Contraloría y programaron la semana de la salud, la cual se llevara a cabo desde el
11 hasta el 15 de julio de 2016.
Actualizaron y modificaron varios artículos del Plan de Emergencia 2016, cambiaron
algunos integrantes compuestos por los Brigadistas y los Coordinadores de Piso.
En la construcción del Plan Estratégico se ajustó la misión y visión, plasmando de
manera clara lo que se pretende cumplir en el entorno o sistema social en el que
actuamos, lo que pretendemos a hacer y el para quién lo vamos hacer, esta
modificación tiene como fin ajustarnos a las nuevas exigencias del entorno, de las
tecnologías y requerimientos de las partes interesadas. La misión y la visión se
adoptaron mediante Resolución N°057 de 15 abril de 2016 y se ha venido divulgando
a través de diferentes medios de comunicación como: suvenires, cartillas, boletines,
pagina Web, Facebook y Whatsapp.
Se diseñaron los objetivos estratégicos, pues estos son el vínculo entre la Misión y la
Visión. Estos objetivos definen el camino para llegar a la Visión en un periodo de
tiempo determinado, puestos que estos son los orientadores estratégicos los cuales
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son medidos a través de Indicadores de Gestión que permiten permanentemente la
mejora continua. Estos objetivos estratégicos fueron divulgados a través de inducción
a todo el personal y por los diferentes medios de comunicación con los que cuenta la
Entidad.
Se construyó los planes, programas y proyectos que se van a ejecutar para el perido
2016-2019, estos son la hoja de ruta para cumplir con los objetivos y metas
propuestas, a su vez están articulados con la Misión y Visión de la Entidad y fueron
divulgados de manera detallada para que el equipo de trabajo se fuera familiarizando
y entendiendo su rol de acuerdo al cargo que desempeña en la misma.
Con la Alta Dirección se revisaron y se ajustaron los planes, programas y proyectos
que se ejecutarán para el periodo 2016-2019.
Se actualizó y publicó las estrategias al Plan Anticorrupción mediante Resolución N°
53 de marzo 30 de 2016 “Por medio del cual se adopta el Plan Anticorrupción y de
atención al ciudadano vigencia 2016”.
La Contraloría Municipal efectuó modificaciones al Mapa de Procesos esto se
evidencia claramente en dicho Plan. Con esta representación gráfica se plasmas la
estructura y relación de los diferentes procesos del Sistema de Gestión Integrado –
SGI, permitiendo una visión de conjunto que resulta de gran utilidad para trabajar de
manera articulada y sinérgicamente.
El Mapa de procesos se divulgo en toda la organización, con la intención que
entiendan claramente la representación gráfica de los procesos estratégicos,
misionales, apoyo y de medición, análisis y mejora, esto se constituye en un estándar
de control que establece métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar
las actividades de los procesos, permitiendo la descripción y comprensión de las
relaciones entre las diferentes áreas y flujos de información con los que se cuenta.
El organigrama de la Contraloría Municipal se reformó y se ajustó de acuerdo a las
nuevas exigencias del Plan Estratégico 2016-2019 (Resolución N°057 de 15 abril de
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2016), con los cambios que se dieron, se incluyó un nuevo cargo “Gestión de la
Tecnología y las Comunicaciones – TICS” y en el Comité de Dirección se
centralizaron dos (02) procesos el de Planeación y el Sistema de Gestión Integral –
SGI. El cambio pretende mostrar de manera clara la representación gráfica y formal
de su estructura jerárquica, precisando los vínculos de sus áreas y procesos
representando los niveles de autoridad y la relación entre de ellos; a su vez la nueva
estructura permite que darle cumplimiento a los planes, programas y proyectos. Como
se expresó anteriormente, estos cambios exigieron la adaptación y socialización para
cada uno de los cargos de la entidad.
Con el direccionamiento la Entidad se definió el nuevo el Mapa Estratégico de Gestión
para el periodo 2016-2019, considerado como el plan de vuelo organizacional, en
esta representación gráfica se visualiza la estrategia en donde se describe el proceso
de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los tres
objetivos y las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard –BSC.
Cada líder de proceso tiene el deber de realizar el seguimiento y medición a los
Indicadores de gestión y tomar las medidas necesarias que permitan la mejora
continua. En las auditorías internas de Control Interno y de Gestión de la Calidad se
realiza también el respectivo seguimiento y control.
Actualmente, la organización viene efectuando los ajustes a los indicadores de
gestión debido a los cambios que se vienen dando con el nuevo direccionamiento
estratégico.
La Contraloría Municipal a través de su Manual de Gestión de la Calidad tiene
claramente definido su Mapa de Procesos y Procedimientos y en cada uno de ellos
tiene claramente determinado su Política de Operación donde se puntualiza los
límites y parámetros necesarios para que se ejecuten los procesos y las actividades
en cumplimiento de su función
Es claro que la Política de Operación puntualiza los límites y parámetros necesarios
para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes,
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los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos
previamente establecidos en la organización. Con este proceso de renovación y
cambio, se hace necesario que se cada líder revise y modifique si lo consideran
necesario las Políticas de Operación de proceso que hacen parte del Mapa de
procesos de la Entidad.
El ánalisis de riesgos busca establcer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus
consecuencias, este último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo. Frente
a este componente que es de gran importancia en el Modelo Estándar de Control
Interno – MECI, la Contraloria en su plan definió su Politica de Administración del
Riesgo donde establece los mecanismos de prevención de actos de corrupción que
se puedan presentar, para ello se identificarán y se ajustarán nuevamente los posibles
riesgos y se realizará los respectivos seguimientos y controles con el fin de mitigar su
materialización.
Es importante de dejar claro que la Contraloría actualmente cuenta con su mapa de
riesgos, pero con el nuevo direccionamiento y cambios que se pretende dar con la
nueva versión ISO NTC-ISO 9001 de 2015, también se hace necesario que sean
revisados y ajustados para que se articulen con el MECI. Con el actual Mapa de
Riesgos se logro análisis, evaluación, valoración, controles permitiendo identificar los
riesgos institucionales y por procesos.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se debe ajustar el Manual de Gestión Calidad de acuerdo a los nuevos
lineamientos del Plan Estratégico.
El Código de Ética y el Código de Buen Gobierno deben ser ajustados con el
nuevo Plan Estratégico.
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Se deben construir los indicadores del Mapa Estratégico de Gestión y ajustarlo
con los objetivos estratégicos, planes, programas y proyectos.
Se debe realizar capacitación de la norma Gestión de Calidad NTC-ISO 9001 de
2015.
Con el cambio que se dio al Mapa de procesos y al Organigrama, la líder de las
TIC’s debe diseñar el o los procesos para que se ajuste al Sistema de Gestión de
Calidad de la Entidad.
Con este proceso de renovación y cambio, se hace necesario que se cada líder
revise y modifique si lo consideran necesario las Políticas de Operación de
proceso que hacen parte del Mapa de procesos de la Entidad.
MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Con los nuevos lineamientos establecidos en el Plan Estratégico, se tuvo en
cuenta la Monitoria Estratégica que consiste en un proceso permenente al interior
de la Entidad, para registrar todo lo que ocurre y lo que esta por suceder en el
contexto interno y externo. El mitoreo debe ser continuo y permanente.
Con el plan se definieron tres (03) monitoreos: el primero lo realizan los líderes
de proceso, el segundo el Asesor de Control Interno como evaluador
independiente y tercero el Comité de Dirección. Con lo anterior, se determinaron
los mecanismos de verificación que permitiran determinar la eficiencia y eficacia
de los controles, el logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño
del equipo de trabajo que llevan a cabo la ejecución de las operaciones.
Con la Autoevaluación de Control y Gestión, cada líder de proceso debe realizar
su propia medición a los procesos que están bajo su responsabilidad y establecer
las políticas de operación que contribuyan mitigar los riesgos que se puedan
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presentar en la ejecución de los mismos. Revisar y ajustar los indicadores de
gestón y los riesgos del proceso. Con el Plan Estratégico queda claro los roles y
las responsabilidades que se determinaron en la monitoria estratégica de acuerdo
a la estructura organizacional de la Entidad.
La Oficina Asesora de Control Interno, en su plan de acció definió el programa de
auditoria para la vigencia 2016 con el fin de auditar los procesos, la gestión y el
cumpliendo con lo programado. Este plan de viene ejecutando y cumpliendo de
acuerdo a lo establecido.
Se elaboró y publicó el primer seguimiento (cuatrimestre de enero a abril de 2016)
del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano de la Contraloría Municipal de
Envigado.
Se elaboró informe del comportamiento de las Políticas de Austeridad del Gasto
de la Contraloría Municipal de Envigado.
Al interior de la entidad se realiza de manera permanente seguimiento y
evaluación a la satisfacción al cliente y partes interesadas.
Se llevó a cabo la semana de del autocontrol del 13 al 17 de junio de 2016, el
propósito era realizar una serie de actividades que contribuyan a generar una
cultura de control - Autocontrol en todos los funcionarios de la Contraloría
Municipal, con el fin de que tengan la capacidad de control y regulación de sí
mismos, frente a las actividades y tareas que realizan al interior de la organización
y que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se debe ajustar e implementar el proceso de auditaría interna de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el DAFP.
Los líderes de proceso, deben de realizar de manera sistemática, periódica y
programada, seguimiento a los indicadores de gestión, los riesgos, planes de
mejoramiento entre otros.
Elaborar el Plan de Mejoramiento según los resultados de calificación del DAFP
de la vigencia 2015.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
A partir de esta vigencia, se adoptó el Sistema SIA Observa suministrado por la
Auditoria General de la República, con el fin de rendir la información de
contratación de la Contraloría Municipal y de sus Sujetos de Control con una
periodicidad mensual. Para lo cual, se han venido realizando varios ajustes al
Sistema para el Control Fiscal – Gestión Transparente, con el propósito de dar
cumplimiento a los diferentes requisitos de información de la AGR; luego de a ver
superado parte de inconvenientes técnicos presentados, se realizó la primera
rendición de la contratación de los sujetos de control durante las dos primeras
semanas de junio.
Se adoptó a partir de la vigencia 2016, la nueva Guía de Auditoría Territorial – GAT,
con la cual se están realizando los ejercicios auditores planteados en el Plan
General de Auditorías – PGA de la presente vigencia y de igual manera se está
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ingresando la información producto de estos ejercicios al Sistema de Gestión
transparente.
ATENCIÓN A LA CIUDADANA VIGENCIA 2016
Durante la vigencia 2016, la Oficina de Participación Ciudadana atendió entre enero de 2016 a junio del mismo año, veintisiete (27) requerimientos asociados a las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas ciudadanas. Así mismo se ha brindado atención y orientación a todos aquellos ciudadanos que ajenos a radicar PQDC, en temas asociados a problemas ajenos al alcance y/o función de la Contraloría Municipal de Envigado.
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Adicional a ello y como parte de nuestra labor contamos a corte a 30 de junio de 2016, treinta y uno (31) veedurías ciudadanas. (Datos suministrados por el RUES – Registro Único Empresarial y Social Cámara de Comercio - http://www.rues.org.co/RUES_Web/)
162 1 Vigilar, controlar y regular el presupuesto asignado durante la vigencia para el mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía transversal de la montaña
165 2 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para la construcción del Centro de Encuentro Ciudadano El Salado
184 3 VIGILAR EL PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL (SAN) DEL MUNICIPIO DE ENVIGADO
185 4 Realizar control y seguimiento a la ejecución, la calidad técnica, el cumplimiento de las actividades en los tiempos establecidos, el objeto y la transparente inversión de los recursos hacer seguimiento a la implementación del Acuerdo Municipal del SILAPE (Sistema Local de Áreas Protegidas de Envigado ) en cuanto a su puesta en marcha y ejecución en el año 2016
186 5 Ejercer control y vigilancia al Plan de desarrollo del Municipio de Envigado, en el período 2016 - 2019 presentado por el Alcalde Raul Cardona Gonzalez y aprobado por el Concejo Municipal
189 6 Vigilar, controlar, verificar, regular el presupuesto asignado para el proyecto del Metroplus del Tramo 2A del Municipio de Envigado.
190 7 Veeduría al programa epidemiológico de las enfermedades de interés en salud pública del Municipio de Envigado (Contrato N° 13-56-09-20-008-16).
191 8 Veeduría al programa control de factores de riesgo del Municipio de Envigado (Contrato N° 11-30-32-20-016-16).
188 9 Verificar que los dineros de la estampilla para el adulto mayor se estén distribuyendo según la Ley 1276 del 05 de enero de 2009.
187 10 Ejercer el control y vigilancia al contrato de prestación de servicios para la promoción de la salud y prevención de la enfermedad de los programas del plan de intervenciones colectivas del Municipio de Envigado
135 11 Ejercer control ciudadano y seguimiento a todo el proceso relacionado con el MEGA-PLAN VIAL del Municipio de Envigado, en todas sus fases contractuales (incluyendo diseños, estudios, financiamiento y ejecución de dichas obras).
134 12 Efectuar vigilancia a la gestión pública de la administración Municipal de Envigado, para el control y seguimiento del Plan Parcial Las Casitas
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181 13 Vigilar, controlar y regular el presupuesto asignado durante la vigencia para los partidores de la pista de bicicrós del Polideportivo Sur de Envigado
118 14 VEEDURÍA CIUDADANA PARA VELAR PORQUE LOS PROYECTOS ASIGNADOS POR PRESUPUESTO PARTICIPATIVO SEAN TRANSPARENTES, EFECTIVOS, EFICACES Y QUE SE CUMPLAN EN SU TOTALIDAD CON CALIDAD
118 15 VEEDURÍA CIUDADANA PARA VELAR PORQUE LOS PROYECTOS ASIGNADOS POR PRESUPUESTO PARTICIPATIVO SEAN TRANSPARENTES, EFECTIVOS, EFICACES Y QUE SE CUMPLAN EN SU TOTALIDAD CON CALIDAD
118 16 VEEDURÍA CIUDADANA PARA VELAR PORQUE LOS PROYECTOS ASIGNADOS POR PRESUPUESTO PARTICIPATIVO SEAN TRANSPARENTES, EFECTIVOS, EFICACES Y QUE SE CUMPLAN EN SU TOTALIDAD CON CALIDAD
182 17 Vigilar, controlar y regular presupuesto asignado durante ña vigencia para la Restauración de la Casa de la Cultura del Muncipio de Envigado
183 18 Recursos naturales, la movilidad y la seguridad en la vereda Las Palmas, con énfasis en el Sector La Esperanza
166 19 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para la construcción de redes del alcantarillado de los sectores El Quillo, Barrio Nuevo Alto de los Rave y Jesús de la Buena Esperanza
167 20 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para la construcción del alcantarillado de aguas lluvias del Sector el Escobero Primera Etapa
168 21 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para la construcción del proyecto Skate Park
169 22 Ejercer control y vigilancia al Plan de Desarrollo y Gestión Pública del Municipio de Envigado
170 23 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para el proyecto “Construcción del Coliseo y Piscina de las Palmas
171 24 Realizar control y seguimiento sobre la ejecución, la calidad técnica, el cumplimiento de las actividades en los tiempos establecidos, el objeto y la transparente inversión de los recursos que se aplicaran para impulsar la realización de actividades asociadas al programa de alimentación escolar y comedores comunitarios en centros educativos públicos de atención al menor y al adulto mayor, y programas de seguridad alimentaria PANI y MANA. Contrato N°12-00-09-29-081-15
172 25 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para el proyecto “Construcción de la Sede de la Acción Comunal y Ludoteca Etapa I La Magnolia”.
140 26 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado durante la vigencia para los proyectos del MEGA PLAN DE MOVILIDAD
174 27 Realizar control y seguimiento sobre la ejecución, la calidad técnica, el cumplimiento de las actividades en los tiempos establecidos, el objeto y la transparente inversión de los recursos para facilitar el acceso
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y permanencia de los estudiantes envigadeños a la educación técnica, técnica profesional, tecnológica y universitaria, en las diferentes zonas del Municipio de Envigado, con las distintas entidades educativas
175 28 Hacer vigilancia y control a la infraestructura de comedores comunitarios y restaurantes escolares
176 29 Vigilar, controlar, verificar y regular el presupuesto asignado para el proyecto Intercambio Vial Mayorca
177 30 Efectuar vigilancia y control social a los contratos de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control de la Secretarías de Salud del Municipio de Envigado
178 31 Veeduría ciudadana para el proyecto de vivienda de interés social en la Vereda las Palmas, sector El Paraíso
PROGRAMA CONTRALORÍA ESCOLAR
Durante la vigencia 2016 y para los fines de elección del Gobierno escolar la Contraloria
Municipal de Envigado adelantó las siguientes actividades:
1. Articulación con la Secretaria de Educación, en tanto es ésta la competente para
liderar los procesos de Gobierno Escolar. Se expide la circular conjunta 009 de
2016 firmada por la Secretaria de Educación, Personeria y Contraloría con los
lineamientos para el desarrollo de acciones del proyecto de democracia.
2. Se realizó la sensibilización en las Instituciones educativas del Municipio con la
siguiente cobertura:
100% de las IE públicas en 20 sedes.
3.491 estudiantes sensibilizados, de los grados 4 y 5 de primaria, y 10 y 11 de Bachillerato
03 Instituciones educativas privadas.
Reunión con docentes de sociales del 100% de las IE públicas el 4 de febrero
Reunión con rectores y coordinadores del 100% de las IE públicas el 5 de febrero
Reunión con rectores de IE públicas y privadas el 26 de febrero de 2016
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3. Se llevó a cabo el proceso de elección, el día 7 de marzo de 2016 con los
siguientes resultados:
Contralores electos: 37 estudiantes
CONTRALORES
ELECTOS 2016 HOMBRES MUJERES
37 16 21
Para la presente vigencia se destaca como el 56.7% de los Contralores Escolares son de sexo femenino, evidenciando un interés especial de las mujeres en la participación política.
ELECCIÓN DE CONTRALORES ESCOLARES SECUNDARIA VS PRIMARIA
Luego de llevarse a cabo las elecciones de los líderes escolares, se destacó que el 54%
de los Contralores Escolares de las instituciones educativas oficiales corresponde a
básica secundaria, mientras el 46% hacen parte de los contralores escolares de básica
primaria de las sedes de primaria de los establecimientos educativos públicos del
Municipio de Envigado.
0
10
20
30
40
CONTRALORESELECTOS
MUJERES
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CONTRALORES
ELECTOS 2016 BASICA PRIMARIA BACHILLERATO
37 17 20
ELECCIÓN DE CONTRALORES EN COLEGIOS PÚBLICOS VS COLEGIOS
PRIVADOS.
Luego del analizar el comportamiento de las elecciones de la figura Contralor Escolar,
la Contraloría Municipal evidenció que el 75.7% de los contralores escolares elegidos
para esta vigencia 2016, pertenecen a Instituciones educativas del sector Publico; solo
se eligieron en 08 Colegios privados los 9 contralores restantes, que representan el
24.3% de los contralores escolares.
De los contralores señalados, se incluye el estudiante del Colegio Da Vinci que
pertenece a Calendario B y que fue elegido en el mes de junio del año 2015.
4. Para incrementar el nivel de participación de los Colegios privados, se han
adelantado las siguientes acciones:
Participación en reunión de rectores, liderada por la Secretaria de Educación
Municipal.
0
10
20
30
40
CONTRALORESELECTOS 2016
BACHILLERATO
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Acercamientos telefónicos con los Colegios Sagrado Corazón Montemayor y Cumbres, cuyo calendario es B para 2016; y Colegios Avanzar- La Salle que son calendario A.
CONTRALORES
ELECTOS 2016 PUBLICOS PRIVADOS
37 28 09
ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN
Como parte de las acciones prevista para el año 2016, la Contraloría a través del
proceso de comunicación organizacional cuenta con un plan de acción, cuyas
actividades contempla entre otros aspectos, la difusión y promoción de las acciones
asociadas tanto al área misional como administrativa a través de medios internos y
externos que destacamos a continuación.
Medios Externos: Para la difusión e información dada a los usuarios y comunidad en
general, la Contraloría llevó a cabo la publicación de boletines de prensa tres en total,
en ellos se dio a conocer la posesión de Contralor Municipal de Envigado, la
socialización de los proyectos estratégicos para la vigencia 2016-2019 del Ente de
Control y el cambio de imagen.
Así mismo, se emplearon las redes sociales twitter, Facebook y flickr para promocionar
el quehacer de la Contraloría, entre las que se destaca la gestión del Contralor Municipal
de Envigado en aspectos como el Comité de Moralización Regional para Antioquia, la
participación en Congreso Nacional de Contralores; el programa Contraloría Escolar,
atención a las veedurías ciudadanas, participación en eventos especiales, entre otros
aspectos.
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Posesión del Contralor Municipal 2016-2019 Socialización del Plan Estratégico
Durante la vigencia hemos realizado 607 twitters asociados a nuestra labor.
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Publicación en Facebook. Contamos con 885 amigos.
PUBLICACIÓN EN PÁGINA WEB
Como parte de las tareas asociadas a la comunicaciones, se han desarrollados las
tareas tendientes a la publicación de la información relacionada con la labor institucional
y que debe ser de conocimiento público.
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CAMBIO DE IMAGEN INSTITUCIONAL
Con el nuevo direccionamiento estratégico y gerencial, la Contraloría Municipal de
Envigado desde la alta dirección y desde el componente comunicacional se determinó
la necesidad de realizar un cambio de imagen con un slogan que se asocia a la función
misional y administrativa de la entidad. En ese orden de ideas, se definió una imagen
que diera seriedad, elegancia, objetividad, respeto e integridad vista no sólo de nuestro
desde el quehacer constitucional y legal, sino también como estrategia de mostrar al
Órgano de Control más respetuosa de los seres humanos que tienen un vínculo directo
e indirecto con las partes interesadas.
Medios Internos:
En la vigencia señalada en el informe, desde comunicaciones se realizaron las siguientes acciones:
Creación de boletín Interno denominado “Control – In”. Mediante esta actividad de comunicación interna, se informa a los funcionarios adscritos a la Contraloría Municipal de Envigado los aspectos más relevantes de la entidad, buscando con ello sentido de pertenencia, apropiación de los procesos asociados directa e indirectamente con las funciones de los mismos servidores.
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Bajo esa mirada, desde el proceso comunicacional se han emitido 10 boletines internos, donde se ha destacado actividades como la semana del autocontrol, el plan estratégico institucional, alianzas estratégicas en torno al tema de bienestar laboral, entre otros aspectos.
Uso de APPS. Así mismo, se implementó como estrategia para establecer una
permanente comunicación con el equipo de la Contraloría el WhatsApp, donde se tiene
integrado a todos los funcionarios y permanente se les informa de hechos que hacen
parte del funcionamiento de la entidad.
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CAPACITACIÓN A CIUDADANÍA VIGENCIA 2016
En la vigencia 2016, la Contraloría Municipal de Envigado realizó un proceso de
capacitación y talleres dirigidos a los Contralores Escolares, entre las que se
destacan:
Sensibilización a los Contralores Escolares sobre la política escolar.
Taller con docentes sobre reforma a la Resolución 091, funciones de los
Contralores Escolares.
Taller dirigido a los Contralores Escolares de básica secundaria sobre planes de
trabajo.
Capacitación sobre Organización del Estado a cargo del Instituto de Capacitación
Colombiano – IPC y dirigido a los Contralores Escolares 2016.
Taller dirigido a los Contralores Escolares de Primaria sobre liderazgo, trabajo en
equipo y ejecución de sus planes de trabajo.
La información administrativa, se organizó nuevamente las historias laborales de
inactivos en donde se folio de nuevo todos los expedientes en total 43 carpetas y
un estimado de 8600 páginas con verificación de número de folio, se digitalizo de
forma ordenada y las imagines fueron guardadas en el la carpeta de PROYECTO
DIGITALIZACION, en el servidor de la contraloría. Se clasifico toda la contratación
del 2015, verificado información y foliando cada contrato en total 17 contratos en
donde se digitalizaron folio por folio en total 521 imagines fue el lote que se guardó
en el archivo digital.
Con el Plan Estratégico, se hizo adecuaciones en las bases de datos y la inclusión
de la digitalización de las Resoluciones de la actual vigencia en el sistema de
Gestión de Calidad, y la digitalización de las auditorias del 2015 para incluirlas
dentro del sistema para consulta, con un lote total de 12.352 imágenes registradas
en el escáner industrial.
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En el mes de Mayo se empezó con la actualización de las encuestas documentales
que en total son 142, en donde se especifica la tipología de los documentos,
adicional se cambió la codificación de los procesos por modificación del
organigrama se creó dos nuevos procesos dentro de las tablas para la retención
documental.
En el mes de Junio se actualizó el manual de Gestión documental en cuanto a los
numerales de las TRD, al igual que en el procedimiento de Gestión Documental,
en las pautas de seguimiento e instrucciones para la retención documental y la
eliminación de documentos, distribución y manipulación de los tres archivos
Gestión Central e Histórico, las series y subseries documentales no presentaron
variables y tampoco aumentaron, se actualizó la legislación de las encuestas
documentales y se analizó normas ISO, en el marco de la descripción de las tablas
y la retención que debe de tener cada documento en sus etapas en el archivo
central.
Los elementos devolutivos (muebles e inmuebles) que actualmente posee la
Contraloría Municipal de Envigado, se encuentran registrados en el módulo de
Recursos Físicos, sin embargo estamos pendientes de confrontar dicho registro
con el inventario físico realizado en el mes de junio anterior. Una vez realizada
esta conciliación, se procederá a realizar los traslados de elementos entre
funcionarios necesarios y el ingreso de los elementos sobrantes, una vez se
indague sobre su procedencia.
Para determinar los elementos de consumo vs el tiempo, se diseñó una tabla
básica en Excel con los elementos que tienen más alta rotación, en ella se pueden
observar las entradas y salidas de elementos y la fecha de entrega de cada uno.
De esta forma, se puede determinar en promedio, la rotación de cada elemento.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se debe capacitar a los usuarios de Gestión Transparente que son funcionarios de los Sujetos de control, con respecto a las nuevas funcionalidades de esta herramienta (que son requerimientos de la AGR).
Mejorar los accesos y herramientas comunicacionales con las cuales se viene trabajando.
La actualización del sitio web es necesario para garantizar y dar cumplimiento en
un 100% de los planes de acción de la vigencia 2016, a la Ley de Transparencia y la Estrategia de Gobierno en Línea.
Promover el quehacer de la Contraloría Municipal de Envigado a partir de la
ejecución del Plan Estratégico Institucional.
ESTADO DE GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Con la evaluación de gestión del Modelo Estándar de Control Interno – MECI del
año 2015, la Contraloría Municipal obtuvo una calificación de 83.7% encontrándose
en un nivel satisfactorio. Con el Plan Estratégico 2016-2019, se estima implementar
nuevas estrategias y mecanismos que permitan que el MECI mejore su calificación
opere de manera efectiva y sea un genere valor en toda la Entidad.
En el Comité Coordinador de Control Interno, se realiza seguimiento a los avances
del MECI y se toman las decisiones que sean necesarias para efectuar los ajuste,
mejora y así fortalecer la estructura del control.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda estudiar la posibilidad de instruir al personal en lo que respecta a la norma ISO 27000 acerca del sistema de gestión de seguridad de la información debido a que es de alta importancia según los lineamientos establecidos en Gobierno en Línea.
Reforzar los conocimientos de los líderes de los procesos en materia de riesgos e indicadores acordes a la legislación vigente.
Actualizar a los funcionarios del órgano de control en la norma ISO 9001:2015, con el fin de establecer un plan de acción para la actualización del Sistema de Gestión Integral.
Se sugiere que el procedimiento de comunicaciones CO-P-001 sea dividido en dos procedimientos independientes, debido a que la Comunicación se debe orientar hacia la difusión de la información producida y recibida por los diversos organismos internos y externos, en los que tenga incidencia la Contraloria Municipal así como la proyección de la imagen corporativa de la Entidad y en la actualidad el procedimiento en mención se encuentra combinado también con lo concerniente al flujo documental.
Se requiere de la aprobación definitiva de las tablas de retención documental y de igual manera implementar en el Sistema de Gestión Documental, incluido en la herramienta de Gestión Transparente.
Se recomienda el suministro de información asociada al proceso misional – especialmente el ejercicio fiscalizador – con el fin de publicarse como hechos noticiosos que den cuentan de la labor.
Promover entre las veedurías ciudadanas la importancia del ejercicio del control social y rendición de cuentas.
Mejorar los canales de comunicación entre el área misional y administrativa para la difusión y divulgación de información asociada al funcionamiento de la entidad.