informe pormenorizado de control interno en el...
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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL
INTERNO EN EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO
AMBIENTAL – EPA 2015
Rosario Cabrales Escobar Jefe Oficina de Control Interno
Cartagena de Indias D.T. y C. 2015
INTRODUCCIÓN
La implementación del sistema de Control Interno esta bajo la responsabilidad del Gerente del Establecimiento Publico Ambiental - EPA, con base en lo establecido en el artículo 12 de la ley 87 de 1993, mediante el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno en las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial. Este determina que las oficinas de Control interno o quienes hagan de sus veces deben verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias de la entidad, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. El Gobierno Nacional expidió el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999, reglamentario de la Ley 87 de 1993 y en dicho decreto, se estableció que corresponde a las Oficinas de Control Interno, presentar al representante de la entidad, un Informe Ejecutivo Anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno Institucional. De igual forma el artículo 9° de la Ley 1474 de Julio 12 de 2011, establece que “El Jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página Web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del Control Interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.” Es por ello que nuestra oficina, cumpliendo con el mandato legal, procede a solicitar la respectiva publicación del presente informe, en la Página Web institucional del EPA. A través del aplicativo del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP se debe remitir el informe de Control Interno antes del 28 de febrero de cada año al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, lo cual hemos cumplido a cabalidad. En el presente informe de gestión se presentan los resultados obtenidos por la Oficina de Control Interno de la entidad en la vigencia 2015, así como las herramientas empleadas y las evidencias encontradas; entre ellas las evaluaciones independientes, los resultados de las auditorías internas y de las diferentes encuestas aplicadas.
RENDICIÓN DE INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
La oficina de Control Interno conforme a las Circular Externa 001- 2014 de la
Contraloría Distrital de Cartagena dio cumplimiento a todos los compromisos de
rendición de informes y cuentas dentro del tiempo estipulado.
1. Rendición de Cuentas a través del Sistema Integral de Auditoria – SIA.
Se cumplió con el informe intermedio de rendición de cuentas (corte 30 de Junio
de 2014) a través del Sistema Integral de Auditoria – SIA. El 30 de Julio de 2014.
Se cumplió con el informe final de rendición de cuentas (corte 31 de Diciembre de
2014) a través del Sistema Integral de Auditoria – SIA. El 28 de Febrero de 2015.
2. Rendición COVI:
El reporte bimensual de la contratación se realizó a través del aplicativo Sistema
de Información de Contratación Visible “COVI”. Esta información correspondiente
a cada bimestre fue reportada por el Establecimiento Publico Ambiental - EPA en
dicho portal dentro de los (5) días siguientes de la terminación del bimestre acorde
con las Circulares Externas de la Contraloría Distrital.
PERIODO FECHA RENDIDAS POR EL EPA
Enero – Febrero Marzo 07 de 2014
Marzo – Abril Mayo 08 de 2014
Mayo – Junio Julio 10 de 2014
Julio – Agosto Septiembre 12 de 2014
Septiembre – Octubre Noviembre 09 de 2014
Noviembre – Diciembre Enero 28 de 2015
Enero - Febrero Marzo 10 de 2015
3. Rendición de informe de austeridad en el gasto:
Este informe incluye un análisis de los gastos efectuados por el EPA-
CARTAGENA mes a mes durante la vigencia en curso. Los aspectos
susceptibles de seguimientos son los de administración de personal,
nómina de personal de planta, contratos de prestación de servicios,
arriendos y demás aspectos fundamentales que implica el manejo de
recursos en la institución.
4. Rendición Trimestral de Información a la CGN – CHIP:
Rendición trimestral de información contable a la CGN – CHIP. Fue
presentada de manera satisfactoria en: Julio 31 de 2014 y Octubre 31 de
2014, y en la presente vigencia a Febrero 15 de 2015 y Abril 30 de 2015.
5. Suscripción y seguimiento del Plan de Mejoramiento Institucional y
Contable:
Se suscribió el Plan de Mejoramiento Institucional de la vigencia 2013 en el
mes de Diciembre del 2014, proveniente de los hallazgos detectados por la
Contraloría Distrital, en la auditoria gubernamental con enfoque integral
modalidad regular practicada en la entidad. A este Plan de mejoramiento se
le hicieron seguimientos trimestrales por parte de la Oficina de Control
Interno recogiendo evidencia que soportara el nivel de avance registrado a
los planes de acción y posteriormente fueron reportados al ente de control.
6. Reporte de información de la programación y ejecución presupuestal
de ingresos y gastos e informe de tesorería.
El área de Control Interno hizo seguimientos bimestrales previos al proceso
de rendición de información por parte de la Dirección Administrativa
relacionada con la programación y ejecución presupuestal de ingresos y
gastos, y el respectivo informe de Tesorería a la Contaduría General de la
Nación a través del Consolidado de Hacienda e Información Pública –
Plataforma - CHIP.
FECHA RENDIDAS (Vigencia 2014)
Abril 30
Abril 23
Julio 23
Octubre 22
AUDITORÍAS A PROCESOS SEGÚN EL PLAN DE AUDITORIA PARA LA
VIGENCIA 2015.
En la vigencia se realizaron Procesos de acompañamiento y de Auditorías según
el Programa de Auditorías Internas 2015, para los siguientes procesos críticos:
Activos y gestión de inventarios: Validación de activos adquiridos en las 3
ultimas vigencias, el control de inventarios e incorporación en los módulos
del sistema contable para su posterior depreciación.
Caja menor: Compras y manejo de caja menor a 31 de Diciembre de 2014 y
los controles para validar el nivel de transparencia en el uso de los recursos.
Seguimiento al plan de mejoramiento ambiental: Cumplimiento de
acciones al plan de mejoramiento ambiental.
Contrato Bocana: Se realizó un estudio detallado de los expedientes
contentivos en el contrato del proyecto Bocana realizado en la vigencia 2014,
analizando el proceso de manera integral en su etapa precontractual y
durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las directrices
expresadas en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y el decreto 1510 de
2013.
Plan de auditoria 2015:
PROCESOS A AUDITAR Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Gestión Administrativa y Financiera
Gestión financiera (Estados financieros, Ejecución presupuestal,
Conciliaciones, Bancos).
Manejo de Caja menor.
Gestión de adquisiciones, activos e inventarios
Nómina y Talento Humano
Ingresos y Gestión de Cartera
Cumplimiento planes de acción
Gestión Jurídica
Actos administrativos
Peticiones, Quejas y Reclamos
Procesos judiciales
Cumplimiento planes de acción
Gestión Técnica
Gestión de servicios (Peticiones, Quejas y Reclamos)
Cumplimiento planes de acción
Planeación
Gestión de Proyectos
Gestión y seguimiento a Planes de acción (SIG)
Cumplimiento planes de acción
Otros procesos
Implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECÍ
Implementación de la Norma Técnica NTC GP 1000
Cumplimiento planes de acción Institucional (Contraloría)
__________________________________________
Directora General
Fecha de aprobacion: Febrero 15 de 2015
PLAN DE AUDITORIA INTERNA - 2015
_____________________________________________
Jefe de Control Interno
ESTADO ACTUAL DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
1000:2014
Durante la vigencia 2014 se han logrado avances importantes en el proceso de
actualización y fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno - MECI en
el Establecimiento Publico Ambiental - EPA.
Avances:
1. Se realizó un autodiagnóstico con base al nuevo decreto 943 por el cual se
actualiza el MECI y conforme al manual técnico el cual permitió a la entidad
examinarse y determinar el estado actual de cada uno de los subsistemas,
componentes y elementos, es decir, permitió medir el nivel de cumplimiento
con respecto a los requisitos que exige este modelo.
Con base en el resultado de este diagnóstico, se elaboraron los respectivos
planes de trabajo o plan de acción.
2. Se logró sensibilizar la importancia de contar con el apoyo de los
funcionarios de la entidad y el equipo MECI para facilitar el fortalecimiento
tanto del Sistema como para la implementación del Modelo de Control
Interno.
3. Elaboración del cierre de diagnóstico y Plan de Acción MECI. Se llevó
a cabo el análisis del diagnóstico y el plan de acción para asegurar la
correcta implementación del modelo y la existencia de los elementos
de control en la vigencia 2015, para dar cumplimiento a los requisitos
mínimos que este exige.
ANEXOS
ANEXO 1. CRONOGRAMA DE REPORTE E INFORMES A LOS ORGANISMOS DE CONTROL VIGENCIA 2013
sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D1 1 2 3 4 5 1 9 1 14 1 2 3 4 5 18 1 2 3 22 1 2 3 4 5 6 72 5 6 7 8 9 10 11 6 2 3 4 5 6 8 10 2 3 4 5 6 7 8 15 6 7 8 9 10 11 12 19 4 5 6 7 8 9 10 23 8 9 10 11 12 13 143 12 13 14 15 16 17 18 7 9 10 11 12 13 15 11 9 10 11 12 14 15 16 13 14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17 24 15 16 17 18 19 20 214 19 20 21 22 23 24 25 8 16 17 18 19 20 22 12 16 17 18 19 20 21 22 17 20 21 22 23 24 25 26 21 18 19 20 21 22 23 24 25 22 23 24 25 26 27 28
14 30 31
sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D sm L M Mi J V S D27 1 2 3 4 5 31 2 36 1 2 3 4 5 6 40 1 2 3 4 44 1 49 1 2 3 4 5 628 6 07 8 9 10 11 12 32 3 4 5 6 7 9 37 7 8 9 10 11 12 13 41 5 6 7 8 9 10 11 45 2 3 4 5 6 7 8 50 7 8 9 10 11 12 1329 13 14 15 16 17 18 19 33 10 11 12 13 14 16 38 14 15 16 17 18 19 20 42 12 13 14 15 16 17 18 46 9 10 11 12 13 14 15 51 14 15 16 17 18 19 2030 20 21 22 23 24 25 26 34 17 18 19 20 21 23 39 21 22 23 24 25 26 27 43 19 20 21 22 23 24 25 47 16 17 18 19 20 21 22 52 21 22 23 24 25 26 2731 27 28 29 30 31 35 24 25 26 27 29 30 40 28 29 30 44 26 27 28 29 30 31 48 23 24 25 26 27 28 29 53 28 29 30 31
36 31 49 30
3122 3025
SEPTIEMBRE
2928271827 28 29
JULIO
26 2930 3026 27 28 29
NOVIEMBRE DICIEMBRE
CRONOGRAMA DE INFORMES ANUAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 2015
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
OCTUBRE
S
7
14
26 27 28 29 30 31
21
1
8
15
22
9
AGOSTO
5 23 24 25 26
29
S
23 24 25 1326 27
ALICIA TERRIL
O.C.I
TESORERIA
ALICIA TERRIL
JURIDICA
O.C.I
RESPONSABLE
CONTABILIDAD
O.C.I
O.C.I
O.C.I
O.C.I
JURIDICA
JURIDICA
O.C.I
O.C.I
O.C.I
O.C.I
Rendición electrónica "Acciones de control a la contratación - COVI
Rendicion electronica "Control fiscal de los patrimonios autonomos, fondos cuentas y fideicomisos
abiertos" (Fiducia)
Reporte de información contable a la CGN - CHIP (Trimestral)
Rendición de cuentas informe final (corte 31 de Dic.) a través del SIA
O.C.I
Informe Estado Control Interno (estatuto anticorrupcion)
Informe Recaudos Ingresos Propios (Mes Vencido) se verifica en la pag web
Rendicion de cuentas informe intermedio (corte 30 de Jun.) a través del SIA
Informe ejecutivo de Contol Interno anual (pormenorizado del Sistema de Control Interno)
Programacion y ejecucion de Ingresos y Gastos, Programacion y Ejecucion de Tesoreria
Informe PQR
Avance Trimestral plan de mejoramiento Macro ambiental
Informe ejecutivo de Control Interno Contable, CHIP
Informe ejecutivo de Control Interno, MECI (Aplicativo en línea DAFP)
Avance trimestral del seguimiento y evaluación al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría Distrital
Seguimiento acuerdo de gestion
Informe Personal y Costo
Informe Auteridad del Gasto ( los 10 primeros dias del mes)
Informe a la Direccion Nacional de Derecho de Autor
ANEXO 2. DIAGNOSTICO MECI CONFORME AL DECRETO 943 DE 2014
DIAGNOSTICO MECI (Decreto 943 de 2014)
Entidad: Establecimiento Publico Ambiental - EPA Fecha: 25/08/2014
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Acuerdos,
Compromisos y
Protocolos
Éticos
Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente.
si si si si
Acto si si si si
administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.
Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores.
si si si
Otro
Desarrollo del
Talento
Humano
Manual de funciones y competencias laborales
si si si si
Plan Institucional de Formación y Capacitación
Si Si Si
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Desarrollo del
Talento
Humano
Programa de Inducción y re-inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad.
Si Si Si
Programa de re-inducción en respuesta a cambios
Si Si Si
organizacionales, técnicos o normativos.
Programa de Bienestar
Si Si Si Si
Plan de incentivos Si Si Si
Procesos meritocráticos de cargos directivos (en las entidades donde aplique)
Si
Mecanismos de evaluación del desempeño acorde a la normatividad que aplique a la entidad.
Si Si Si
Otro
Planes,
Programas y
Proyectos
Misión, Visión y Objetivos Institucionales adoptados y divulgados.
Si Si Si WEB y publicada
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Planes,
Programas y
Proyectos
Documentos que soporten la revisión sobre necesidades de los usuarios, legales y de presupuesto.
Si Si Si Estudios e
indagación de
necesidades a la
poblacion
Planes operativos con cronogramas y responsables.
Si Si Si Planes de acción
Fichas de indicadores para medir el avance en la planeación.
Si Si Si Planes de accion
Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas.
Si Si Si
Otro
Modelo de
Operación por
Procesos
Caracterizaciones de proceso elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad.
Si Si Si
Mapa de procesos.
Si Si Si
Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente.
Si Si Si
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Modelo de
Operación por
Procesos
Actas de reuniones u otro soporte para revisiones o ajustes a los procesos.
Si
Si Si Actas de revisión
por la alta
dirección
Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollan los procesos.
Si
Si Si Algunos por
actualizar
Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios.
Si
Si Si Copias de
manuales
entregadas
Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles
No
No No
Otro
Estructura
Organizacional
Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad.
Si
Si Si
Otro
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Indicadores de
Gestión
Fichas de indicadores donde se registra y hace seguimiento a la gestión.
Si
SI Si
Cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los procesos.
Si
SI Si
Otro
Políticas de
Operación
Documento que contiene las políticas de operación
Si
SI Si
Actas u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios.
Si
Si Si Hacer nueva
socialización
Otro
Administración
de Riesgos
Definición desde la Alta Dirección de la política de Administración del Riesgo, donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo.
Si
SI Si Existe un manual
(Realizar nueva
capacitacion
Mapas de riesgos por proceso
Si
SI Si
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Administración
de Riesgos
Mapa Institucional de Riesgos
Si
SI Si
Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad.
Si
si Si
Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos.
No
No No
Otro
Autoevaluación
Institucional
Documentos soporte sobre aplicación de encuestas de autoevaluación de los procesos.
No
No No Entregar
herramienta y
desarrollar
autoevaluaciones
(Se esta proceso
de elaboración)
Documentos soporte sobre realización de talleres de autoevaluación.
No
No No Entregar
herramienta y
desarrollar
autoevaluaciones
(Se esta en
proceso)
Informes u otros soportes de informes de autoevaluación realizados.
No
No No Entregar
herramienta y
desarrollar
autoevaluaciones
(Se esta en
proceso)
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Autoevaluación
Institucional
Informes sobre análisis de los indicadores por proceso
Si
Si Si Evidenciado
Informes de gestión por procesos.
Si
Si Si Evidenciado
Otro
Auditoría
Interna
Informes pormenorizados de la vigencia
Si
Si Si
Resultados Informe Ejecutivo Anual realizado ante el DAFP.
Si
Si Si Evidenciado Jefe
de control interno
a 31 de
diciembre
Procedimiento para auditoría interna.
Si
Si Si
Programa Anual de Auditorías aprobado.
Si
Si Si Evidenciado Jefe
de control interno
Informes de Si
Si Si Evidenciado Jefe
de control interno
(En proceso el
de 2014)
auditorías
realizadas
Otro
Plan de
Mejoramiento
Herramienta definida para la construcción del plan de mejoramiento.
Si
Si Si Evidenciado
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento
Si
Si Si Evidenciado Jefe
de control interno
Otro
Información y
Comunicación
Externa
Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
Si
Si Si Evidenciado en
la pagina, buzon
y actas
Mecanismos de consulta para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.
Si
Si Si Evidenciado en
derecho de
petición, pagina
web
Publicación en página web de la información relacionada con la planeación institucional.
Si
Si Si Evidenciado
Publicación en página web de los formularios oficiales
Si
Si Si Evidenciado
relacionados con trámites de los ciudadanos.
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Información y
Comunicación
Externa
Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
Si
Si Si Evidenciado
Buzones
Lineamientos de planeación establecidos para llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas.
Si
Si Si Evidenciado
Actas u otros documentos que soporten la realización de procesos de rendición de cuentas.
Si
Si Si Evidenciado
Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada.
Si
Si Si Evidenciado en
internet
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Información y
Comunicación
Interna
Actas u otros documentos que evidencien la realización de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas).
Si
Si Si
Otro
Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios.
Si
Si Si Evidenciado a
través de
comunicación
interna
Tablas de Retención Documental
No
No No
Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos
Si
Si Si Evidenciado
administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de fácil acceso y sistematizados.
Política y Plan de Comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios.
Si
Si Si
Matriz de responsabilidades.
No
No No Implementar
Elemento de Control
Productos Minimos
No Existe
Se encuentra en proceso
Está Documentado
Evaluado/ Revisado
Evidencia Encontrada
Sistemas de
Información y
Comunicación
Otro
Sistema de información para el proceso documental institucional.
Si
Si Si SIGOB, SICOPVI
Sistema de información para la atención de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos.
Si
Si Si SIGOB, SICOPVI
Sistemas de información para el manejo de los recursos humanos, físicos,
Si
Si Si APOLO
tecnológicos y financieros.
Página web Si Si Si Evidenciado
Punto de atención al usuario.
Si
Si Si
Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales).
Si
Si Si Evidenciado
Otro
Elaborado por:
Jefe de Control Interno
Asesor MECI