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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Jefe de Control Interno:

María Elisa Morón Baute Periodo Evaluado

De marzo 12 de 2016 a Julio 11 de 2016

Fecha de Elaboración

Julio 05 de 2016

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República -SIGEPRE- recoge y armoniza las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI. De esta forma, la Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

La Presidencia de la República mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2011, adoptó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. 1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad adoptó el Manual Ética y Buen Gobierno en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante Resolución 0278 del 22 de abril de 2016, que tiene como objeto establecer las pautas que orienten el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten una función administrativa eficiente, integra y transparente de los funcionaros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). Así mismo, se estableció que para la aplicación del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, el Área de Talento Humano tendrá en cuenta los compromisos definidos por cada dependencia, así como la sensibilización, capacitación, seguimiento y evaluación, lo cual deberá involucrar a todo el personal al servicio de la Presidencia de la República. En el Manual M-DE-03 se establecieron los siguientes 2 principios y 7 valores éticos, que regirán las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

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El día 27 de junio de 2016, se socializó el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno por cada una de las oficinas, con el apoyo de actores de CAFAM, y se hizo entrega de un plegable a cada uno de los funcionarios, presentando temas como:

Principios de ética pública Principios de comportamiento Principios éticos Valores éticos Principios de Buen Goberno Políticas deBuen Gobierno Políticas de Gestión del Talento Humano Políticas para la Gestión Ética Políticas de Responsabilidad Social Compromiso con la atención y satisfacción de los ciduadanos – quejas y reclamos.

Así mismo, desde el Área de Talento Humano se realizaron las publicaciones en el DAPRE Web, en el calendario de actividades y en las carteleras institucionales. A continuación, se relaciona el valor y mes publicado en el periódico interno – INTRANET, durante el período de análisis:

Compromiso Lealtad Colaboración Compromiso

Marzo-16 Abril-16 Mayo-16 Junio-16

2 Principios

1. Prevalencia del interés general sobre el interés particular

2. Los recursos públicos son sagrados

7 Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Lealtad Servicio Colaboración

2

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1, y en desarrollo de la función 8 del artículo octavo de la Resolución 0035 de 2016, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y el principio establecidos, al interior de cada proceso y/o dependencia. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos Durante el período de análisis, el proceso de Talento Humano informó que las modificaciones que se han realizado al Manual de Funciones para los empleos de libre nombramiento y remoción fue la realizada mediante la Resolución 0111 del 19 de febrero de 2016. El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no se ha modificado, sigue vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC

Mediante Resolución 0171 del 11 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Institucional de Capacitación, el plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Presidencia de la República, el cual se elaboró como lo establece el Procedimiento ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS P-TH-05 partiendo del diagnóstico de necesidades de capacitación y de la medición del efecto de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo Necesidades y Preferencias de Incentivos, posteriormente se priorizaron las necesidades de mayor relevancia de Capacitación y Bienestar Social para los funcionarios. Durante el período de análisis y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, con el apoyo del SENA se adelantó el trámite para las capacitaciones programadas, como se observa a continuación:

1 Resolución 0035 de 2016. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

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A continuación, se describen las 15 capacitaciones ejecutadas durante el período de análisis, así: Tabla 1. Relación 15 capacitaciones ejecutadas 2016

TEMA FECHAS GRUPO OBJETIVO PARTICIPACIÓN Seminario en medios magnéticos

05/02/2016 Personal especifico 4

Evaluación del desempeño 26/01/2016 y 19/02/2016

Carrera Administrativa

110

Taller actualización flujo Mejora versión 10

02/05/2016 Específico 17

Inducción 06/05/2016 Personal nuevo 37

Sensibilización SIGEPRE 30/03/2016 Especifico 35

Contratación Directa y mínima cuantía

07/04/2016 Supervisores 21

Administración del Tiempo 12/05/2016 13/05/2016

Todos 48

Comunicación Asertiva 12/05/2016 13/05/2016

Todos 65

Mecanismos de Autocontrol 11/05/2016 Todos 31

Supervisión de Contratos 11/05/2016 Todos 58

Día del servidor público 27/06/2016 Todos 153

Gobierno en línea 13/05/2016 Específico 2

Etiqueta y Protocolo 11/06/2016 Específico 23

SG-SST 13/06 al

15/07/2016 Inscritos 50

Fuente: Área de Talento Humano

En resumen, se presenta a continuación el nivel de avance y cumplimiento del PIC, reportado por

el Área de talento Humano:

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Fuente: Área de Talento Humano De acuerdo al comité de capitación efectuado el 30 de junio de 2016, las capacitaciones aprobadas fueron las siguientes:

GRUPO EJE TEMÁTICO CAPACITACIÓN NÚMERO DE PERSONAS

POSIBLE NÚMERO DE HORAS

PROGRAMA DE APRENDIZAJE EN EQUIPO - PAE

Herramientas de Gestión de la Entidad

SIGEPRE (Producto y Servicio No Conforme)

15 - 30 BUREAU VERITAS

8

Gestión Documental

Legislación Archivística 20 - 30 AGN

2

Tablas De Retención Documental

20 - 30 AGN 16

TÉCNICAS

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

PMP con Certificación 1 FEUD

36

Finanzas Normas Presupuestales 15-25 INCP

8

Habilidades de Comunicación y Atención al Usuario

Ortografía y Redacción 15-25 E&S 4


1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Se llevó a cabo la jornada de inducción el día 06 de mayo, en la cual se tuvo en cuenta la reestructuración del 02 de mayo de 2016; posteriormente se realizó la visita por Palacio para los funcionarios nuevos. Para el segundo semestre, se tienen programados realizar tres jornadas de inducción. 1.1.2.4 Programa de Bienestar De acuerdo con las actividades programadas para la vigencia 2016, el Área de Talento Humano reportó los siguientes avances: Tabla 2. Actividad programa de Bienestar en ejecución

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Estrategia Programa Acciones concretas

Comunicación de doble vía

Información de interés para toda la comunidad del DAPRE

Mensajes de interés, cumpleaños vía e-mail, condolencias y actividades de la coordinación

Periódico mensual, calendario de actividades publicado en la Intranet, los 5 primeros días de cada mes.

Información Caja de Compensación Familiar – CAFAM, los últimos martes de cada mes.

Carteleras informativas, información periódica, teniendo en cuenta los temas de interés para la Entidad.

Aprovechamiento del Tiempo Libre

Hábitos y estilos de vida saludables

Entrenamientos dirigidos en el Gimnasio, entre las 6 y 7:30 a.m. y las 12m a 2:00 p.m.

Promoción utilización Gimnasio, voz a voz, con los instructores que prestan el servicio.

Nuestras alianzas

De regreso a clases Entrega Kits escolares

Lo que tenemos sin salir del DAPRE

FNA, Fondos de Pensiones, Empresas Promotoras de Salud, Caja de Compensación, Empresas que prestan servicios a nuestra Entidad, Planes Exequiales.

Servicios Caja de Compensación Familiar

Stand informativo sobre créditos, cursos, reservas hoteleros, convenios, subsidio familiar, subsidio de vivienda, recreación, último martes de cada mes.

Fuente: Área de Talento Humano.

Adicionalmente, se entregaron los kits escolares para los hijos de los funcionarios que son favorecidos con subsidio familiar y mayores de 6 años. Así mismo, el Fondo Nacional del Ahorro estableció el servicio en línea para que los funcionarios puedan hacer uso de las cesantías en los casos permitidos, sin tener que salir de la Entidad. Con respecto a las Entidades Promotoras de Salud, Fondos de Pensiones, Planes exequiales, y otros servicios, estas entidades también tienen asignados asesores que brindan atención personalizada cuando se requiere. Las actividades tienen una atención continua y se evalúan al final del periodo. 1.1.2.5 Plan de Incentivos El día 22 de junio de 2016 se realizó la invitación a todos los funcionarios a participar en el Programa de Incentivos – Mejores equipos de trabajo 2016, por medio de circular interna, en el cual se informaron los requisitos del proyecto, fechas de inscripción, criterios para la selección de los mejores equipos y procedimiento para evaluación y selección de acuerdo con la Resolución 3163 de 20122. Al 01 de julio, se cumplió el plazo para que se registraran los proyectos desarrollados durante el 2015, De conformidad con la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2015 “Por la cual se adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República” se inscribieron los siguientes proyectos:

2 Mediante la cual se adoptó el procedimiento para la selección de los mejores equipos de la Presidencia de la República,

con el fin de estimular el trabajo en equipo y reconocer el buen desempeño laboral.

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Sistema de Análisis de Datos Electorales – SADE (Grupo Interdisciplinario compuesto por la Dirección para Asuntos Políticos y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

Seguimiento a los Proyectos de Inversión del DAPRE – SPI (Oficina de Planeación) Sistema de Manejo y Control de la Ejecución, Reembolso y Legalización de los Recursos

asignados a la Caja Menor destinada al pago de viáticos y gastos de viaje al interior del país para el personal en comisión, de planta y contratistas del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. (Grupo Interdisciplinario compuesto por el Área de Talento Humano Grupo Comisiones y Viáticos al Interior del País y Área Tecnologías y Sistemas de Información)

Proyecto Nuevo Grupo de Atención a la Ciudadanía Presidencia de la República (Grupo de Atención a la Ciudadanía).

1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño De acuerdo con lo informado por el Área de Talento Humano, se suscribieron 442 evaluaciones de desempeño laboral correspondiente a 30 dependencias, para la vigencia 2016.

DEPENDENCIA NO. DE EDL

ALTA CONSJ PRESID PARA POSCONFL DDHH SEG 1

AREA DE CONTRATOS 11

AREA DE TALENTO HUMANO 38

AREA DE TECNOL Y SISTEMAS DE INFORMACION 38

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PRIMERA INFANCIA 12

CONSJ PRESID PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER 15

CONSJ PRESIDENCIAL PARA DERECHOS HUMANOS 36

DESP ALTO CONSJ PRES DE COMUNICACIONES 4

DESPACHO ALTO CONSJ PRESID REGIONES 8

DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO 10

DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 1

DIR DEL SISTEMA NAL JUV COLOMBIA JOVEN 27

DIREC ACCION INT CONTRA MINAS ANTIPERSON 35

DIRECC DE GOBIERNO Y AREAS ESTRATEGICAS 7

DIRECC PARA LA COORD DE INFRAESTRUCTURA 2

DIRECC PARA LA COORDINACION DE VIVIENDA 2

DIRECCION DE GESTION GENERAL 1

DIRECCION DE SEGURIDAD 1

DIRECCION PARA ASUNTOS POLITICOS 6

DIRECCION PARA PROYECTOS ESPECIALES 3

GRUPO DE ATENCION A LA CIUDADANIA 45

AREA FINANCIERA 23

OFICINA DE CONTROL INTERNO 8

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 3

OFICINA DE PLANEACION 10

7

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ 11

SECRETARIA DE PRENSA 34

SECRETARIA JURIDICA 25

SECRETARIA PRIVADA 18

SUBDIRECCION DE OPERACIONES 7

TOTAL GENERAL 442


1.1.2.7 Acuerdos de Gestión El Área de Talento Humano Informó que, no se suscribieron planes de mejoramiento individual con ocasión de los Acuerdos de Gestión 2015. Para la vigencia 2016, los directivos que suscribieron acuerdos de gestión, fueron:

ACUERDOS DE GESTIÓN CONCERTADOS 2016

DEPENDENCIA

Control Interno Disciplinario

Área de Contratos

Área Financiera

Área de Información y Sistemas

Área Administrativa

Fuente: Área de Talento Humano Actualmente, se realiza seguimiento a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. 1.1.2.8 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo En cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 que establece la obligatoriedad de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - compilado por el Decreto 1072 de 2015, el Área de Talento Humano reportó la ejecución de las siguientes actividades durante el período, tendientes a la implementación del sistema en el DAPRE, así:

Para el mes de Febrero, se llevó a cabo la revisión al Estado General del Sistema de Gestión,

para lo cual se utilizó la herramienta donde se incluyen los capítulos y artículos de que trata el Decreto 1072, al realizar este Chequeo arrojó un avance de desarrollo del Sistema del 34%.

Se estableció la Política y Objetivos para el SG-SST, la cual fue entregada a la Oficina de

Planeación para la revisión correspondiente.

Posteriormente, se entregaron los siguientes documentos para la revisión correspondiente

por parte de la Oficina de Planeación:

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Procedimiento Registro, Control y Seguimiento al Ausentismo Laboral

Guía para la Elaboración del Informe de Condiciones de Salud

Formato Levantamiento de Información

Procedimiento para la identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos

y Determinación de Controles

Instructivo Programa de Vigilancia Epidemiológica Visual

Procedimiento Requisitos Mínimos Plan de Prevención y Atención de Emergencias

Formatos Inspección Camillas

Formato de Inspección de Botiquines

Formato de Inspección de Extintores

Formato de Condiciones de Salud para Desordenes Músculo Esqueléticos

Reporte de Accidentes Laborales

Actualmente, el Área de Talento Humano se encuentra verificando los siguientes documentos, para

posteriormente solicitar su inclusión en el SIGEPRE:

Procedimiento Programa de Vigilancia Epidemiológica de Conservación Auditiva

Procedimiento Identificación y Valoración de Aspectos Ambientales

Plan de Emergencias

Matriz Legal

Instructivo Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos y

Determinación de Controles

Caracterización de Indicadores, Tasa Global de Ausentismo – Tasa de Ausentismo

por Accidente de Trabajo – Índice de Frecuencia de Ausentismo por Accidente de

Trabajo – Índice de Severidad del Ausentismo por Accidente de Trabajo

Instructivo Programa de Vigilancia Epidemiológica Cardiovascular

Otros temas desarrollados e informados por el Área de Talento Humano:

Se estructuró el cronograma de actividades.

El día 03 de marzo de 2016, se realizó la mesa laboral conjunta con la Administradora de

Riesgos Laborales Positiva, con el fin de revisar los eventos de accidentes laborales y

enfermedades profesionales.

El comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, sesionó para los meses de febrero y

marzo.

Se encuentran en revisión los puestos de trabajo.

Se está aplicando la encuesta de condiciones de Salud para desórdenes músculo

esqueléticos

Se ejecutan actividades de Pausas Activas

Se realiza inspección a herramientas y equipos

Finalmente, el Área de Talento Humano estableció en el Plan de Acción 2016 la estrategia 6 “Fortalecer las actividades de Bienestar y Salud Ocupacional encaminadas al mejoramiento de la

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calidad de vida de los funcionarios de la Entidad 2016” que se ejecuta a través de 12 actividades, las cuales están en términos de ejecución. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo34: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión5 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales6 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

3 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 4 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo

país" 5 Decreto 2482 de 2012 6 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico Durante el período de análisis, se observó la modificación 3 versión 4 del Plan Estratégico Institucional 2014-2018 publicado en el link http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v4.pdf, la cual consistió en la modificación de la información de los indicadores que hacen parte del plan estratégico de 11 dependencias, debidamente registrados en el módulo Mejoras en el flujo Creación o modificación Plan Estratégico-Acción que contiene las fichas de caracterización con los correspondientes ajustes: Tabla 3. Relación de los ajustes asociados al Plan Estratégico.

DEPENDENCIAS NOMBRE INDICADOR Dirección para la Coordinación de Vivienda

Seguimiento a los cumplimientos de compromisos establecidos en políticas y programas de vivienda

Dirección para Proyectos Especiales

Seguimiento a compromisos derivados de los PINES y de los proyectos de la Agencia Nacional Inmobiliaria

Secretaria de Transparencia Entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional acompañadas en la Implementación de la Ley 1712 de 2014

Grandes empresas y gremios que firman el Pacto Colombia contra la corrupción

Dirección para el Posconflicto Proyectos de respuesta rápida, operacionalizados mediante planes.

Dirección de Eventos Gestión de giras y eventos del Señor Presidente a nivel nacional.

Oficina de Control Interno Disciplinario

Porcentaje de cumplimiento de capacitaciones

Cumplimiento en sensibilizaciones programadas

Oficina de Planeación Nivel de satisfacción del cliente externo

Área Administrativa Organización del Archivo Central y de Gestión implementado en los procesos de clasificación y ordenación

Calificación promedio en la prestación del servicio de transportes

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer

Sistema de indicadores de género, implementado

Casa Militar Satisfacción del cliente externo (organizadores del evento)

Secretaría Privada Resultado de la encuesta de satisfacción del Sr. Presidente

Fuente: Plan Estratégico 2014-2018 versión 4.

A continuación, se observa el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales registrados en el aplicativo SIGEPRE a 30 de junio de 2016:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v4.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v4.pdf

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Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento plan estratégico 2015-2018 a 30 de junio de 2016.

Objetivo 1: Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. 100% Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 75%, esto se debió a que el siguiente indicador de la Consejería Presidencial para la Equidad de la mujer no alcanzó la meta esperada a 31 de diciembre de 2015.

Indicador Valor Meta Resultado

Sistema de indicadores de género, implementado. 2015 0.0 1 0

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (30/06/2016)

De acuerdo con el seguimiento al Plan Estratégico y Plan de Acción correspondiente a primer trimestre de 2016 realizado en el segundo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se informó que la situación se superó y se reflejará en la medición con corte al 30 de junio, la cual se encuentra en términos de captura hasta el 10 de julio de 2016. Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional. 100%.

Objetivo 4: Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 100% Objetivo 5: Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 100%

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Objetivo 6: Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos, se encuentra conformado por los siguientes objetivos:

6.1 Fortalecer la cultura Institucional en términos de calidad, servicio y participación ciudadana. No dispone de información, dado que se encuentra en términos de captura de los datos. 6.2 Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE. 93.97% 6.3 Fortalecer las competencias y propiciar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral. 100% 6.4 Administrar eficientemente los recursos financieros. 96.75%

Cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos del registro de la información con corte a 30 de junio, la cual deberá realizarse a partir del 30 de junio y máximo hasta el 10 de julio, de conformidad con los lineamientos del proceso de Direccionamiento Estratégico. Los resultados equivalentes y finales del segundo trimestre de 2016, se presentaran en el Tercer Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión Durante el período de análisis, se observó la versión 2 del Plan de Acción 2016 la cual se generó por la modificación de la información de los indicadores que hacen parte de los planes de acción de 25 dependencias, debidamente registrados en el módulo Mejoras en el flujo Creación o modificación Plan Estratégico-Acción con código MPA-378, que contiene las fichas de caracterización con los correspondientes ajustes, los cuales se pueden consultar en el link http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016.pdf. En el consolidado de la planeación del DAPRE a 30 de junio de 2016, reportado en el aplicativo SIGEPRE para seguimiento y control tanto gerencial como operacional, se registran resultados parciales7 de indicadores con un nivel de cumplimiento del 99.30% y en gestión de planes del 94.84%, como se observa a continuación:

7 Cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos del registro de la información con corte a 30 de junio, la cual deberá realizarse a partir del 30 de junio y máximo hasta el 10 de julio, de conformidad con los lineamientos del proceso de Direccionamiento Estratégico.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/Plan-de-Accion-Institucional-2016.pdf

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Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento Planeación Institucional 2016 Decreto 724 con corte 30/06/2016

En relación a la gestión en planes se reporta un 74.21%, esto debido a que las dependencias Secretaria Privada y Consejería Presidencial para la Primera Infancia, presentan actividades pendientes de cierre al 30 de junio. Es importante mencionar que el procedimiento de formulación y seguimiento de la planeación institucional P-DE-01 establece que los enlaces y/o responsables de las actividades deben reportar los avances dentro de los tiempos de ejecución programados en el aplicativo SIGEPRE y cargar los documentos soporte. La Oficina de Planeación genera reportes trimestrales de seguimiento del plan estratégico y de los planes de acción por dependencias o cuando sean requeridos por la administración y presenta en el comité institucional el seguimiento al plan estratégico y a los planes anuales, en el segundo comité institucional se revisaron los reportes de acuerdo con los resultados alcanzados y se solicitaron a los responsables de la ejecución de los planes, las acciones de mejora necesarias para garantizar su cumplimiento. De acuerdo a las funciones establecidas en la Resolución 0016 de 2016, la Oficina de Planeación en calidad de Secretaria Técnica, realizó el seguimiento periódico a los compromisos fijados en el comité, a través del formato F-DE-42 Seguimiento a compromisos Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Por último, cabe resaltar que los procesos y/o dependencias se encuentran en términos de reporte de la información de los planes de acción, hasta el 10 de julio para planes y 15 de julio para Riesgos.

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El segundo corte para el seguimiento y reporte de la información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se realizará el 15 de julio. 1.2.1.3 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016. En el siguiente link http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-y-Participacion-Ciudadana-2016-01.pdf se puede consultar el plan anticorrupción publicado al 31 de marzo de 2016 de acuerdo con el Decreto 124 del 26 de enero de 2016, así mismo se pueden observar las actividades relacionadas con cada componente del Plan, las cuales se encuentran incluidas en los Planes de Acción y Planes de Mejoramiento de la Entidad y podrán identificarse con los siguientes códigos, usados para consolidación en el SIGEPRE, así:

Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana.

Componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riegos de Corrupción.

R-PAAPC-2016

Componente Racionalización de Trámites T-PAAPC-2016

Componente Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana PCRC-PAAPC-2016

Componente mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano AC-PAAPC-2016

Componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública

AC-PAAPC-2016

Fuente: Presentación: Seguimiento PAAPC 2016

En el Seguimiento efectuado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se informaron los avances por cada componente, así:

Componente No. Actividades en la vigencia Avance 1. Componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riegos de Corrupción.

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2 actividades fueron finalizadas durante el primer trimestre de 2016:

1. Evaluar la Política para la Administración del Riesgo de la Entidad. R-PAAPC-2016 – Oficina de Control Interno

2. Elaboración, publicación y socialización del Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana - PCRC-PAAPC-2016 R-PAAPC-2016 -Oficina de Planeación

Componente No. Actividades en la vigencia Avance

2.Componente Racionalización de Trámites 5 N/A

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-y-Participacion-Ciudadana-2016-01.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/Planeacion/DAPRE-Plan-Anticorrupcion-Atencion-y-Participacion-Ciudadana-2016-01.pdf

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Para el Primer Trimestre del año no se programaron actividades.


3.Componente rendición de cuentas y participación ciudadana

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Durante el primer trimestre del año se realizaron las siguientes actividades:

1. Se elaboró el Plan Institucional de Capacitación 2016, de acuerdo con las necesidades informadas por las dependencias. PCRC-PAAPC-2016. Responsable: Área de Talento Humano. Fecha planeada de finalización de la actividad: 2 de marzo de 2016.

2. Se elaboraron e hicieron seguimiento a los informes de ley, primer trimestre. Responsable:

Oficina de Control Interno. Fecha planeada de finalización de la actividad: 31 de marzo de 2016.

3. Se divulgaron los contenidos informativos realizados sobre la gestión del Presidente y del

Gobierno Nacional (Primer trimestre). Responsable: Dirección para la Relación con los Medios. Fecha planeada de finalización de la actividad: 31 de marzo de 2016.

4. Se efectuó la producción y emisión del programa de TV Agenda Colombia (Primer trimestre).

Responsable: Dirección para la Relación con los Medios, fecha planeada de finalización de la actividad: 31 de marzo de 2016.

5. Se elaboró, publicó y socializó el Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

Responsable: Oficina de Planeación. Fecha planeada de finalización de la actividad: 31 de marzo de 2016.

6. Se elaboró y publicó el Informe de resultados 2015 y memorando de planeación 2016.

Responsable: Oficina de Control Interno. Fecha planeada de finalización de la actividad: 31 de marzo de 2016.


4.Componente mecanismos para mejorar la Atención al ciudadano

39 2

Durante el primer trimestre del año se realizaron las siguientes actividades

1. Se Solicitó al Área de Tecnologías y Sistemas de Información, el desarrollo de chat para servicio a la ciudadanía a través de la página web de la Entidad. Responsable: Grupo de Atención a la Ciudadanía. Fecha planeada de finalización de la actividad: 12 de febrero de 2016.

2. Se elaboró el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el cuarto trimestre de 2015

y se solicitó al Área de Sistemas, su publicación en la página web. Responsable: Grupo de

16

Atención a la Ciudadanía. Fecha planeada de finalización de la actividad: 29 de febrero de 2016


5.Componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública

94 1

1. Se elaboró el informe pormenorizado de peticiones recibidas en el cuarto trimestre de 2015

y se solicitó al Área de Sistemas, su publicación en la página web. Responsable: Grupo de Atención a la Ciudadanía. Fecha planeada de finalización de la actividad: 29 de febrero de 2016.

A continuación, se observa el nivel de cumplimiento de los indicadores asociados a cada componente y registrados en el aplicativo SIGEPRE al 30 de junio de 2016:

Fuente: SIGEPRE - Presentación: Seguimiento PAAPC 2016 al 30 de junio de 2016.

A continuación se relacionan los indicadores que presentaron rezagos, como:

a. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados. Reporta un cumplimiento del 75%, esto debido a que 6 de los 8 riesgos de corrupción, se monitorearon dentro de los tiempos establecidos en los Lineamientos para la Administración del Riesgo.

b. Trámites y/o servicios racionalizados. Reporta un cumplimiento del 50% de la meta de 2 trámites o servicios racionalizados, simplificados o racionalizados que se actualizan en el

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SUIT al 31 de diciembre de 2015. Sin embargo, la oficina de Planeación informó que como mejora para el rezago en la meta, el Proceso de TIC´S del DAPRE desarrollará el aplicativo para el trámite de campañas publicitarias. La próxima fecha de captura de datos para el indicador, es el 31 de diciembre de 2016.

c. Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta el DAPRE. Reporta un cumplimiento del 62.22% del 80% programado y de acuerdo con la información analizada por la Oficina de Planeación, se observó que el 62,22% de los encuestados, dio una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el segundo semestre del año 2015 para los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Aprobación de Campañas Publicitarias, Autorización de Comisiones al Exterior y al procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño, con una calificación general consolidada de 3,96. Las dependencias deberán formular las mejoras que les permita cumplir con las metas para la vigencia actual.

Por último, es importante resaltar que la Oficina de Control Interno en su plan de acción estableció las actividades de verificar el seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana para el primer y segundo cuatrimestre de 2016. En lo que respecta a los resultados del primer cuatrimestre, se pueden consultar en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Informes-ley/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupci%c3%b3n-%20Atenci%c3%b3n-Ciudadano/Seguimiento-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-I-Cuatrimestre-2016.pdf. 1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período de análisis, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos como se observan a continuación, los 12 procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Informes-ley/Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupci%c3%b3n-%20Atenci%c3%b3n-Ciudadano/Seguimiento-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-I-Cuatrimestre-2016.pdf



18

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos En los planes de acción de las dependencias del DAPRE se estableció una estrategia transversal, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia PEA-2015 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos; dicho documento determina que

“(…) con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Cero papel” no se entregaran copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos (…)”

En el Aplicativo SIGEPRE se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permitió identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Lo anterior, permitió identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Durante el período de análisis, once de los doce procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

Código / Documento y/o Formato

P-DE-07 Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión Versión 8 G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos. Versión 11 C-DE-01 Caracterización Direccionamiento Estratégico. Versión 13 F-DE-42 Seguimiento a compromisos del comité de desarrollo administrativo. Versión 1 F-DE-11 Acta. Versión 4 PLANTILLA-17 Plantilla instructivo 1 F-DE-15 Análisis DOFA Versión 4 D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE. Versión 11 D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE Versión 11 M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno Versión 3 D-DE-10 Mapa de Procesos Versión 10 P-DE-05 Generación y Control de Documentos del SIGEPRE. Versión 6 L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo. Versión 9 F-DE-39 Evaluación de Controles asociados a los Riesgos Versión 2 F-DE-43 Evaluación Impacto Riesgo de Corrupción. Versión 1 D-DE-12 Organigrama Funcional DAPRE Versión 10 D-DE-07 Organigrama DAPRE Versión 26 M-DE-02 Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE Versión 15

19

P-DE-10 Trámite de Resoluciones Internas Versión 3 F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones Versión 10 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones Versión 10

2. Proceso de Talento Humano


P-TH-19 Procedimiento de Carnetización. Versión 2 L-TH-03 Lineamientos para el trámite y uso de carné. Versión 2 F-TH-37 Control de Documentos para el Retiro del Servicio. Versión 6 F-TH-60 Acta de compromiso. Versión 2 F-TH-09 Cumplido de Comisión. Versión 9 F-TH-59 Informe de Comisión o de Viaje. Versión 2 P-TH-12 Suministro de Dotación. Versión 3 P-TH-15 Registro y Actualización de la Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas en el aplicativo SIGEP. Versión 2 F-TH-26 Acuerdo de Gestión entre el Superior Jerárquico y el Gerente Público. Versión 5 F-TH-13 Evaluación Capacitación y/o Entrenamiento Versión 6 F-TH-19 Evaluación de Actividades de Bienestar Social Versión 6 F-TH-21 Medición del Efecto Actividades de Capacitación y/o Entrenamiento. Versión 7 F-TH-24 Medición de efecto de bienestar social, seguridad y salud en el trabajo necesidades - preferencias de incentivos. Versión 5 F-TH-38 Evaluación de Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo. Versión 2 F-TH-59 Informe de Comisión o de Viaje. Versión 3 P-TH-13 Retiro del Servicio Personal de Planta. Versión 5 P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales Versión 5 P-TH-03 Trámite de Situaciones Administrativas Versión 7 P-TH-04 Procedimiento para la Selección y Vinculación Personal de Planta Versión 8 P-TH-05 Elaboración del Plan Institucional de Capacitación, Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el SG-SST Versión 8 C-TH-08 Caracterización Proceso Talento Humano Versión 13 P-TH-09 Liquidación de Bonificación Especial Casa Militar Versión 3 F-TH-61 Estudio y Análisis de la Historia Académica y Entrevista Personalizada - Pasantes Versión 1 F-TH-41 Caratula Expediente Físico Versión 2 F-TH-17 Hoja de Control - Historia Laboral Versión 6 G-TH-04 Guía para la Solicitud y Formalización de Pasantes, Practicantes y/o Judicantes Ad-Honórem Versión 2

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos Código / Documento y/o Formato

F-AP-31 Formato Compromiso de Reserva versión 1 F-AP-09 Formulario reporte de progreso F-AP-31 Formato compromiso de reserva P-AP-14 Visitas Regionales Versión 2 P-AP-13 Asistencia Técnica a las Entidades Territoriales para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Juventud. Versión 3. P-AP-23 Metodología para actualización y seguimiento de proyectos regionales. Versión 1. P-AP-10 Sistematización de propuestas sociedad civil para la mesa de conversaciones Versión 2 F-AP-17 Ficha de Oferta Institucional Versión 2 F-AP-16 Diagnóstico para Gobernaciones Versión 2 F-AP-18 Diagnóstico para Entidades del Nivel Sectorial Versión 2 G-AP-03 Guía de asistencia técnica para la puesta en funcionamiento y/o fortalecimiento de Observatorios de Asuntos de Género Versión 1 P-AP-24 Seguimiento a compromisos de programas y proyectos de vivienda Versión 1 P-AP-14 Visitas regionales Versión 3 F-AP-33 Temáticas Gobernadores y Alcaldes Versión 1

20

P-AP-16 Aseguramiento, seguimiento y control de la gestión a compromisos Versión 3 P-AP-15 Preparación de fichas técnicas regionales Versión 2

4. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios


F-BS-06 Acta del Comité Ordenación del gasto Versión 5

5. Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento


F-EM-17 Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción. Versión 3

6. Proceso de Atención al Usuario


P-AU- 03 Visitas Guiadas Casa de Nariño Versión 2 M-AU-01 Manual de Servicios Misionales Versión 9 C-AU-12 Caracterización proceso Atención al Usuario P-AU-01 Procedimiento para la planificación, identificación y control de productos y/o servicios no conformes. Versión 6 M-AU-03 Manual de servicios internos del DAPRE. Versión 3 F-AU-17 Petición verbal. Versión 1 F-AU-17 Petición verbal. Versión 2 F-AU-09 Calificación del Servicio Atención de PSQRDs Versión 2 F-AU-11 Acuerdo Interno de Operación Versión 2

7. Proceso de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa


F-SA-14 Solicitud de habilitación de activos para análisis versión 4 F-SA-20 Reporte de verificación de incidente versión 4 F-SA-17 Reporte de verificación versión 4 F-SA-19 Reporte de incidente versión 4 F-SA-16 Reporte de evento versión 4 F-SA-49 Programa Eventos Nacionales versión 2 F-SA-43 Programa Eventos Casa de Nariño versión 2 F-SA-60 Planilla de Servicios Unidades de Apoyo Seguridad Protectiva versión 2 F-SA-59 Planilla Caravana Presidencial versión 2 F-SA-51 Personal y asignación del servicio de buzos versión 3 F-SA-57 Orden de Servicio versión 3 F-SA-40 Lista de verificación eventos en Bogotá fuera de palacio versión 2 F-SA-50 Lista de compromisos para los eventos del señor Presidente versión 2 F-SA-46 Lista de chequeo salida CATAM Nacional versión 2 F-SA-48 Lista de chequeo para CATAM viaje internacional versión 2 F-SA-44 Lista de chequeo operación área helipuerto Palacio de Nariño versión 2 F-SA-45 Lista Verificación Grupo Avanzada para viaje internacional versión 2 F-SA-41 Lista de verificación eventos fuera de Bogotá versión 2 F-SA-55 Lista de compromisos para eventos del señor presidente de la república de Colombia en la Casa de Nariño versión 3 F-SA-10 Informe de Seguridad versión 5 F-SA-21 Formato visitas de seguridad versión 3

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F-SA-33 Formato revisión de alimentos e instalaciones para la aeronave presidencial versión 4 F-SA-34 Formato revisión aeronave presidencial versión 3 F-SA-35 Formato reunión de coordinación versión 4 F-SA-25 Formato personas sometidas a prueba de aspirometría versión 3 F-SA-58 Formato personal visitas de seguridad versión 2 F-SA-38 Formato de verificación seguridad protectiva versión 3 F-SA-39 Formato de revista del personal antiexplosivos versión 3 F-SA-32 Formato de revista del lugar y personas encargados de la preparación de alimentos versión 3 F-SA-29 Formato de revisión de obsequios entregados al señor Presidente versión 3 F-SA-36 Formato de personas autorizadas para ingresar a eventos versión 3 F-SA-28 Formato de inspección de clínicas y hospitales versión 3 F-SA-30 Formato de asignación tercer anillo de TAP versión 4 F-SA-31 Formato de asignación del servicio y revista de rutas versión 3 F-SA-37 Formato de asignación del servicio preliminar y principal del Segundo y tercer anillo versión3 F-SA-26 Formato conformación caravana versión 3 F-SA-24 Formato asignación del equipo TAP versión 4 F-SA-23 Formato actividades externas plan aeropuerto versión 3 F-SA-22 Formato actividades antiexplosivos plan aeropuerto versión 3 F-SA-42 Evaluación de Desempeño Equipo de Avanzada versión 2 F-SA-08 Evaluación organizador del evento versión 7 F-SA-61 Dispositivo de seguridad apoyo movimiento helicoportado versión 2 F-SA-18 Atención de incidente versión 4 F-SA-53 Asignación del servicio principal parte interna del evento versión 3 F-SA-52 Asignación del servicio preliminar para el lugar del evento versión 3 F-SA-15 Análisis de datos y eventos versión 4 F-SA-13 Acta de selección de activos y herramientas versión 4 P-SA-10 Procedimiento para la elaboración de discursos para atender al señor presidente y sus dependencias que requieran pronunciamiento de la Presidencia de la República P-SA-04 Procedimiento Estudio de Seguridad. Versión 2 P-SA-02 Análisis de activos de información. Versión 3 F-SA-47 Lista de chequeo llegada CATAM Versión 2 P-SA-05 Procedimiento Estudio de Confiabilidad Versión 2 P-SA-03 Atención de incidentes de seguridad Versión 3 F-SA-63 Lista de chequeo de kits de avanzadas Casa Militar Versión 1 F-SA-62 Evaluación de satisfacción para la Secretaria Privada Versión 1 F-SA-09 Autorización ingreso visitantes Versión 5

8. Proceso Gestión Financiera


P-GF-14 Procedimiento ejecución presupuestal. Versión 6 P-GF-13 Control y devolución de rendimientos financieros. Versión 5 P-GF-07 Elaboración y Presentación de Estados Financieros Versión 5 P-GF-15 Programación presupuestal Versión 5

9. Proceso Gestión Jurídica


Durante este período, el proceso no presentó ajustes o creación de documentos.

10. Proceso Gestión Documental


F-GD-22 Diagnóstico de Archivos para la Evaluación y Conservación de documentos M-GD-01 Manual de Gestión Documental

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D-GD-02 Plan Institucional de Archivos – PINAR. Versión 1 F-GD-05 Solicitud servicios de archivo y-o material bibliográfico. Versión 8 C-GD-10 Caracterización Gestión Documental Versión 9 P-GD-06 Procedimiento transferencias externas AGN (Secundarias) Versión 4

11. Proceso Tecnología de Información y Comunicaciones


F-TI-04 Acta Reunión CAB. Versión 2 F-TI-09 Lista de Chequeo Alistamiento de Equipos. Versión 2 F-TI-07 Entrega de usuario. Versión 4 F-TI-12 Compromiso y Reserva dispositivos móviles. Versión 3 F-TI-14 Registro de ingreso centro de cómputo. Versión 1 F-TI-05 Calendarización de Cambios y Mantenimientos. Versión 2 F-TI-13 Entrega de Rol. Versión 2 F-TI-15 Requerimiento de Software. Versión 1 F-TI-16 Carta de Proyecto. Versión 1 F-TI-17 Formato de Solicitud de Liberación de Software. Versión 1 P-TI-09 Procedimiento de Monitoreo de Disponibilidad de Servicios TI Versión 2 P-TI-03 Provisión de Equipos de Tecnología Versión 2 P-TI-23 Manejo de Quejas de Servicios TICs Versión 1 F-TI-08 Project Charter Versión 2

12. Proceso Gestión Administrativa


P-GA-09 Baja de Bienes. Versión 2. P-GA-19 Procedimiento elaboración de trabajos de encuadernación Versión 3 P-GA-05 Atención de siniestros de bienes de la entidad Versión 3 P-GA-12 Prestación del servicio de aseo y cafetería Versión 3 L-GA-03 Lineamiento para el servicio de cafetería Versión 2 G-GA-01 Guía para prevenir eventos de responsabilidad extracontractual del estado por accidentes de tránsito con vehículos al servicio del DAPRE Versión 2 P-GA-11 Procedimiento de Control de Inventarios Versión 2 P-GA-04 Proveer transporte de bienes y/o funcionarios Versión 5 F-GA-34 Control de Rutas Nocturnas Versión 1 F-GA-33 Solicitud de trabajos de encuadernación Versión 3 F-GA-30 Formato autorización retiro de vehículo Versión 3 F-GA-29 Recibo a satisfacción de vehículo en mantenimiento o reparación Versión 3 F-GA-24 Registro Hoja de Vida de Equipos Versión 5 F-GA-20 Novedades Vehículos en Turno Nocturno y Fines de Semana Versión 4 F-GA-08 Planilla seguimiento de ruta Versión 5 L-GA-02 Lineamiento para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del DAPRE Versión 4 P-GA-16 Servicio de ruta nocturna Versión 2

Las actualizaciones de todos los documentos se informan a todos los servidores del DAPRE, a través del Correo Informativo del SIGEPRE en cumplimiento de la Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico. Los documentos y formatos actualizados deben ser empleados a partir de la respectiva socialización. Es importante resaltar que los ajustes obedecieron a sugerencias, resultados de la gestión de la entidad, a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio, a la satisfacción y opinión de los usuarios y partes interesadas, a recomendaciones de los servidores y de resultados de Auditorías Internas.

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1.2.3 Estructura Organizacional Durante el período de análisis, se generó la versión No. 26 del Organigrama de la Entidad de acuerdo al Decreto 724 de 2016, mediante el cual se modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el cual se encuentra publicado en el siguiente link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx En las modificaciones efectuadas, se resalta la creación de la Consejería Presidencial para la Agroindustria y la Dirección para la Atención Integral de la Lucha contra las Drogas, se suprimió la Consejería Presidencial para la competitividad; y se ajustaron las denominaciones de otras dependencias, como: Dirección para la Relación con los medios por Secretaria de Prensa; la Dirección para las Regiones se ajustó por Despacho del Alto Consejero Presidencial para las Regiones; Dirección para la Estrategia de Comunicaciones por Despacho del Alto Consejero Presidencial de Comunicaciones; y las dependencias que se denominaban como Despachos de Ministros Consejeros cambiaron por Despachos de Altos Consejeros Presidenciales.

Fuente: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/Organigrama.aspx

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1.2.3.1 Manual del SIGEPRE (Calidad). Durante el período de análisis, no se generaron actualizaciones al Manual del SIGEPRE. Sin embargo, cabe resaltar que la Oficina de Planeación identificó los siguientes aspectos que afectarán el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República:

Diseño e implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo al

Decreto 1443 de 2014. Plazo máximo 31 de enero de 2017.

Cambio en la estructura de la Entidad, de acuerdo al Decreto 724 del 02 de mayo de 2016. Se formuló Plan de Mejoramiento registrado en el SIGEPRE con código OM-0273 DE- Cambio estructura DAPRE-2016. Plazo máximo 10 de octubre de 2017.

1.3 Componente Administración del Riesgo 1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo El DAPRE dispone de los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d)Asumir un riesgo. A continuación se presenta la Política de Administración del Riesgo, presentada para aprobación al Comité Institucional del 03 de junio de 2016.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para su prevención.

1.3.2 Identificación del Riesgo, Análisis y valoración del Riesgo En el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo se observó el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consistió en: Identificar, analizar, valorar, manejar y monitorear el riesgo así mismo se observó que los procesos identificaron un total de 72 riesgos, de los cuales 8 se consideraron de corrupción de acuerdo con la Ley 1474 de 2011. De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación, la entidad cuenta con 72 riesgos, de los cuales fueron monitoreados.

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Se reportó la un riesgo materializado con corte a 31 de marzo el cual fue: Incumplimiento de compromisos en el reporte de productos y/o servicios no conformes por parte de las oficinas que integran los Procesos Misionales (Oficina de Planeación), esto se debió a que 4 de las 24 dependencias misionales que debían reportar los productos y/o servicios no conformes, lo realizaron fuera de la fecha límite establecida para presentar el reporte (14 de abril de 2016), lo que equivale al 16,67%, encontrándose fuera del rango de la meta establecida (10%) para el 1er. Trimestre del año 2016:

1. Consejería Presidencial para la Primera Infancia 2. Dirección para Asuntos Políticos 3. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos 4. Dirección para el Posconflicto

En cuanto a los riesgos de corrupción identificados en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, se tienen: Tabla 8. Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. TIC´S Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Gestionado*

2. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Gestionado

3. Gestión Financiera

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Gestionado

4. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección (RC)

Gestionado

5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Gestionado

6. Talento Humano Trafico de influencias durante la selección de personal

Gestionado

7. Administrativa Demoras en la elaboración del documento de análisis del sector y de oferentes.

Gestionado

8. Gestión Financiera

Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal.

Gestionado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo *Indica que el riesgo cumplió con todas las etapas de gestión y se encuentra monitoreado

Los ocho (8) riesgos de corrupción, se monitorearon con corte 31 de marzo de 2016 y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Por último, la Oficina de Planeación actualizó los L-DE-01 Lineamientos Administración del Riesgo, de acuerdo con las directrices emitidas por la Secretaría de Transparencia frente a:

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El impacto de un riesgo de corrupción se mide según el efecto que pueda causar el hecho, al cumplimiento de los fines de la entidad. Para medir el impacto de un riesgo de corrupción se tienen en cuenta los niveles: Catastrófico, Mayor y Moderado.

La calificación se debe diligenciar en el formato F-DE-42 Evaluación impacto Riesgos de corrupción. (18 preguntas), se busca fortalecer la evaluación de los controles, por medio de preguntas que determine el grado de documentación de control, las evidencias y la efectividad para minimizar el riesgo y aplicabilidad.

2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la Autoevaluación de Gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en los procesos y procedimientos. Para la vigencia 2016, los procesos y/o dependencias programaron 72 subcomités de control interno y a la fecha, se han ejecutado 30 subcomités en los cuales la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin último fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y/o procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0035 del 21 de enero de 2016. En el mismo sentido se desarrollaron: La revisión por la Alta Dirección, los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias o procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permitieron obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes operativos, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se tomaron los correctivos necesarios que garantizaron el cumplimiento de los objetivos. 2.1.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI Mediante Resolución 0035 del 21 de enero de 2016, se conformaron los órganos del Sistema de Control Interno del DAPRE, como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de Control Interno, y se estableció que el Comité sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. El Comité sesionó el día 18 de febrero y el 03 de junio de 2016 como se puede observar en la presentación publicada en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx, el Comité contó con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/Presentaciones-del-Comité-de-Coordinación.aspx

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2.1.2 Promover la Cultura del Control Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno dio continuidad a la Estrategia “Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE”, la cual se encuentra en términos de ejecución con actividades, como:

1. Acompañar los Subcomités de Control Interno realizados por las dependencias: Se han realizado 30 subcomités de los 72 programados, equivalente al 42% de cumplimiento.

2. Fomentar la formulación de Planes de Mejoramiento por Autocontrol: Con corte a junio 29 se presentó el reporte de 26 planes de mejoramiento formulados por autocontrol, de los cuales se asesoró a la Consejería de Equidad para la Mujer, Dirección de Discursos, Secretaría de Transparencia, Atención al Usuario, Derechos Humanos, Administrativa, Fondo Paz, Dirección de Proyectos Especiales, Vivienda e Infraestructura, Casa Militar, Asuntos Políticos, Minas, Dirección para el Sector Privado, Post conflicto, Comunicaciones y Tics.

3. Realizar la semana del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación: Se llevó a cabo la semana del Autocontrol del 11 al 13 de mayo de 2016, en coordinación con la Dirección de Gestión General, se invitó a la Vicepresidente de la Cámara de Comercio de Bogotá para liderar la charla "Importancia de la supervisión de los Contratos". Así mismo, en coordinación con el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, se lideró la charla "mecanismos de autocontrol en la estructuración de procesos y evaluación de propuestas". La semana del Autocontrol se realizó conforme lo presentado en el cronograma y contó con la participación de 202 funcionarios.

4. Participar en la semana de la Transparencia. De acuerdo a la programación la actividad se

realizara en el mes de diciembre.

2.2 Auditoría Interna

2.2.1 Auditoría Interna 2016

Para la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2016 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 18 de febrero de 2016. Este programa se dividió en: 1. Auditorías de Gestión y 2. Auditorías Internas de Calidad.

2.2.1.1 Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/programa-anual-auditorias-gestion-2016-CCSCI.pdf

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De lo anterior, se observa que se encuentran programadas un total de 19 auditorías para la vigencia 2016, de las cuales se encuentran 5 finalizadas y en ejecución 3, esto es equivalente al 42% de avance, así:

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Cabe resaltar que las Auditorías se realizan de acuerdo con el Procedimiento P-EM-01 Auditorías Internas y el Manual de Auditorías Internas M-EM-01, y en el aplicativo SIGEPRE se puede consultar los registros de cada proceso auditor, desde el Plan General de Auditoría hasta el Informe Final de Auditoría.

2.2.1.2 Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE (Calidad) 2016. Se encuentra publicado en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2016.pdf

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Como se observa en el Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE (Calidad), el mismo se ejecutará a partir de la reunión de apertura el día 25 de julio de 2016. 2.3 Planes de mejoramiento Durante el período de análisis, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

El reporte presentado por la Oficina de Control Interno durante el período de análisis, indica que en la vigencia 2014 la Contraloría General de la República realizó auditoría integral a la vigencia 2013 de la cual se obtuvieron 25 hallazgos. Para la misma vigencia, la CGR practicó 4 auditorías especiales dejando como resultado 15 hallazgos. En conclusión se obtuvieron un total de 40 hallazgos a los que se les plantearon 141 actividades en el plan de mejoramiento consolidado. Con corte a marzo 31 de 2016, el plan de mejoramiento consolidado presenta un cumplimiento del 100% y un avance de 136 actividades finalizadas que corresponde al 95.36%, las 5 actividades restantes continúan en proceso, debido a que se concedió prorroga en las mejoras NCR-0430 y NCR-0431, específicamente en las actividades 6.1, 6.2, 6.3, 7.2 y 7.3 del plan de mejoramiento sobre el tema de diversidad de genero a cargo de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos, hasta el 30 de junio de 2016. En la presenta vigencia de acuerdo con el PGA de la CGR, a partir del 1 de julio de 2016, se realizara auditoría Integral a las vigencias 2014 y 2015.

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2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC

Si bien se reportó en el informe anterior que en el mes de octubre de 2015 se llevó a cabo la Auditoria Externa por el ICONTEC con el objetivo de:

a). Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de

gestión.

b). Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento por la

organización de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del

sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

c). Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar razonablemente que la

organización puede lograr sus objetivos especificados.

d). Identificar áreas de potencial mejora en el sistema de gestión

En el mismo ejercicio auditor, se declararon las siguientes dos (2) No Conformidades menores:

1. En el año 2015 no se han documentado servicios no conformes en el SIGEPRE, tal como lo establece el procedimiento definido. Evidencia: En los procesos: secretaria jurídica, proyectos especiales, infraestructura, eventos, Vivienda y Posconflicto. Requisito: 8.3.

2. No se cumplen los tiempos administrativos de respuesta a las PQRS. Evidencia: En la

Consejería Presidencial de Derechos Humanos de Julio a Septiembre del año 2015 se cerraron extemporáneamente 18. Requisito: 7.2.4.

Adicionalmente se observó que el estado de los planes de mejoramiento formulados por la Entidad para tratar los aspectos no conformes, es el siguiente:

1. NCR-0515: DE- AUDITORIA EXTERNA PSQR 2015: Se establecieron 8 actividades, las cuales

se encuentran en términos de ejecución. El plan vence el 30 de septiembre de 2016.

2. NCR-0516: DE-AUDITORIA EXTERNA PSNC 2015: Se establecieron 5 actividades, las cuales

se encuentran en términos de ejecución. El plan vence el 30 de septiembre de 2016

2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional

La Oficina de Control Interno presenta el reporte semanal del estado de los planes de mejoramiento. A continuación se presenta el reporte con corte a julio 05 de 2016:

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2.3.4 Planes de mejoramiento Individual Una vez el Proceso de Talento Humano, consolidó la información relacionada con los resultados de las evaluaciones de desempeño como de los acuerdos de gestión de la vigencia 2015 y reportó que se encuentran en suscripción 19 planes de mejoramiento por evaluación del desempeño.

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa 3.1.1.1 peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la República

(Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

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De acuerdo a los mecanismos de recolección, el proceso de Atención al Usuario presentó el Informe de retroalimentación del cliente PSQR´s en el cual se observa el consolidado de total recibidas en la vigencia 2015, total atendidas oportunamente, fuera de términos, sin respuesta y porcentaje de cumplimiento, así:

Total Recibidas

Total Atendidas Oportunamente

Total Atendidas Fuera de Términos

Sin Respuesta

% de cumplimiento

73,015 72,769 246 0 99,66%

Fuente: Grupo Atención a la Ciudadanía

Conforme a lo anterior, se observó que el índice de eficacia en las respuestas a las PSQR, es del 99.66%. El Grupo de Atención a la Ciudadanía realiza las siguientes acciones, que coadyuvan al mantenimiento del índice en los niveles de gestión adecuados:

Depuración (reclasificación) cuando corresponda, por parte del Grupo, de la información correspondiente a las PSQR's mal clasificadas en el SIGOB.

Solicitud al Área de Sistemas para reclasificar los registros que hayan sido mal clasificados en el campo "Medio de recepción".

Correos electrónicos remitidos a las dependencias por parte del Grupo de Atención al Usuarios, recordando las PSQR's pendientes por tramitar, con las fechas de vencimiento de los términos de respuesta.

Así mismo, se presentó la medición de PSQR recibidas por cada mecanismo de recolección, así

Revisado lo anterior, se observó que el mecanismo más utilizado en el de correspondencia SIGOB con un 55.71%, seguidamente en la página web con el link – Escríbale al Presidente con el 41.77%. El menos utilizado fue el Buzón SQR con el 0%. Por otro lado, a partir de la expedición de la Resolución 1093 de 2015, mediante la cual se creó el Grupo de Atención a la Ciudadanía, se establecieron parámetros que han permitido una más fluida

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e integral respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la entidad.

Se cuenta con un Manual de Atención a la Ciudadanía (código SIGEPRE M-AU-04) y un Procedimiento de Recepción, radicación, distribución y seguimiento de comunicaciones externas (P-AU-02).

Se implementó el nuevo formato para peticiones verbales (F-AU-17), para facilitar la atención presencial de ciudadanos en las instalaciones del Grupo de Atención a la Ciudadanía.

De acuerdo al artículo 15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se creó una nueva versión del formato para peticiones verbales (Código SIGEPRE F-AU-17) y el Manual de Atención a la Ciudadanía (código SIGEPRE M-AU-04).

Los días 7 de abril y 15 de junio se llevaron a cabo en el Grupo de Atención a la Ciudadanía capacitaciones internas dirigidas a los funcionarios encargados de radicar comunicaciones externas por los diferentes canales, para precisar aspectos de su función de acuerdo a los cambios en la entidad, las distintas temáticas de actualidad, casos especiales como solicitudes de congresistas, entre otros. Finalmente, el día 25 de mayo la Oficina del Alto Comisionado para la Paz brindó a los funcionarios del Grupo de Atención a la Ciudadanía encargados de la radicación y asignación de comunicaciones externas, capacitación acerca de sus competencias y funciones, en consideración al contexto actual del Proceso de Paz. 3.1.1.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos Servicio Misional Población Beneficiaria Para la Evaluación de los Servicios Misionales brindados en el año 2015 a la Población Beneficiaria, La Oficina de Planeación, realizó las siguientes acciones:

Solicitó a las dependencias correspondientes, informar los sub-servicios que fueron evaluados por la Población Beneficiaria.

Remitió el formato correspondiente con las preguntas que fueron formuladas por cada sub-servicio definido, información que fue validada y aprobada por cada una de las dependencias.

Definió y validó por parte de las dependencias, los sub-servicios priorizados para cada uno de los servicios misionales, así: Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno (1) y Asistencia en el Desarrollo de Proyectos (2).

Solicitó a las dependencias la consolidación de las encuestas que fueron diligenciadas por la población beneficiaria y se remitieron a la Oficina de la Planeación.

Con los resultados obtenidos de las encuestas, se procedió a su consolidación y análisis, los cuales se presentan a continuación:

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Periodo reportado: 1 de enero a 31 de diciembre de 2015

1- Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno: “Asesoría metodológica y técnica al cliente en las actividades de elaboración, gestión y seguimiento al desarrollo de políticas prioritarias de Gobierno”.

2- Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Proyectos: “Diseño y ejecución de actividades orientadas a apoyar al cliente en la implementación de las políticas prioritarias de Gobierno”.

Proveedor del Servicio: Proceso de Asuntos Políticos (Las Consejerías y Direcciones). Clientes del Servicio: Población Beneficiaria.

Características evaluadas de los servicios:

1- Efectividad: Medida del impacto de la gestión de los servicios misionales, tanto en el logro

de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

2- Coordinación y Articulación: Las Altas Consejerías, Programas y Secretarías, definen, promueven y articulan acciones y esfuerzos de forma coordinada y unificada para el logro de los objetivos propuestos, vinculando los grupos de interés con un rol claramente definido.

3- Oportunidad: Los servicios misionales, se prestan en el momento propicio para la toma de decisiones y/o de acuerdo con los compromisos o términos establecidos con el cliente o con las partes interesadas.

Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno: Resultado consolidado

Lo anterior, permite concluir que el rango de calificación se ubicó en SATISFECHO. Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Proyectos: Resultado consolidado

Lo anterior, permite concluir que el rango de calificación se ubicó en SATISFECHO.

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En lo que respecta a los resultados consolidados para la vigencia 2015, se observó que la calificación de las características se ubicó en 4.54, equivalente a un 89.64% en nivel de satisfacción frente al servicio que recibió la Población Beneficiaria.

Fuente: Oficina de planeación

Servicio Misional Entidades Estatales

Periodo reportado: 1 de enero a 31 de diciembre de 2015 1- Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno 2- Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Proyectos Cliente de los Servicios: Entidades Estatales Proveedor de los Servicios: Proceso de Asuntos Políticos (Las Consejerías, Secretarias y Direcciones). Características evaluadas: Efectividad, Coordinación y Articulación y Oportunidad.

Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno: Resultado consolidado


Servicio de Asistencia en el Desarrollo de Proyectos: Resultado consolidado


En lo que respecta a los resultados consolidados para la vigencia 2015, se observó que la calificación de las características se ubicó en 4.54, equivalente a un 89.64% en nivel de satisfacción frente al servicio que recibió la Población Beneficiaria.

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Fuente: Oficina de planeación

Cabe resaltar que en el Comité Institucional del 03 de junio, fueron presentados los resultados de la evaluación para revisión de la Alta Dirección. 3.1.2 Fuentes de Información Interna Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01:

1. Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su consulta y uso.

2. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE - Módulo Documentos.

Los Responsables de los Procesos durante el período de análisis garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes. En el numeral 1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos del presente documento, se presenta información complementaria a fuentes de información primaria. 3.1.3 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712 De acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 100%, como se puede observar en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx Actualmente, se encuentran 2 aspectos por fortalecer, como:

1. Informes de Supervisión: el Área de Contratos formuló plan de mejora en el aplicativo SIGEPRE, denominado “BS-Publicación de Informes Área de Contratos”.

2. Gestión Documental: en el Índice de información clasificada y reservada, incorporar el acto normativo como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información.

3.1.4 Política de Comunicación del DAPRE

Se encuentra en proceso de revisión y ajustes el Manual de Comunicación interna y externa por parte del Alto Consejero Presidencial de Comunicaciones y la Subdirección de Operaciones, el cual incluye el componente del plan de comunicaciones, así mismo se amplió la fecha de la mejora OM-0218 a 31 de diciembre de 2016.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx

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3.1.5 Gestión Documental Durante el período de análisis, el Proceso de Gestión Documental reportó lo siguiente:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2015 2016

ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSITICOS DEL DAPRE

Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR

Banco Terminológico

Tablas de control de acceso (Documentar e Implementar)

Programa de Descripción Documental (Documentar e Implementar)

ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental - TRD

Actualización de la Calificación de la Información

Inventario Documental del Archivo Central

Implementar las Tablas de Valoración Documental - TVD

IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DEL DAPRE

Implementar el Sistema Integrado de Conservación del DAPRE (Documentos Análogos)

ACTUALIZAR LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Incluir el párrafo para la autorización del tratamiento de datos personales en los documentos que

aplique

Elaborar instructivos para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la Entidad

ACTUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVOS OFICIALES M-GD-01

Establecer las directrices para la elaboración de las comunicaciones oficiales, memorandos,

certificaciones y circulares en SIGOB

Establecer las directrices para la elaboración y numeración de los actos administrativos

generados por la Entidad

Definir la estructura interna para los mensajes de datos a través de correo electrónico, redes

sociales y otros medios

Definir el procedimiento para garantizar la trazabilidad y almacenamiento de los documentos

digitales (correo electrónico, fax-mail y redes sociales) que sirven como soporte para dar

testimonio de las actuaciones de la Entidad y fines probatorios

Establecer la elaboración de la copia de las comunicaciones oficiales enviadas que se remitirá a la

respectiva serie o subserie de la oficina productora

Definir las directrices para la gestión y trámite de las comunicaciones oficiales a través de medios

electrónicos

Determinar los sistemas de ordenación que materialicen la secuencia numérica, alfabética o

alfanumérica en cada serie o subserie documental, acorde con las necesidades y requerimientos

de la Entidad

Definir las directrices para las transferencias documentales en otros soportes (Fotografías, videos,

audios y otros)

Establecer la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la

aplicación de la selección documental, la microfilmación y/o la digitalización, de acuerdo con el

análisis respectivo de su documentación

Definir los criterios para la valoración de los documentos, con el fin de determinar sus valores

primarios y secundarios

Definir la Administración y Operación de SIGOB

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Actualizar el P-GD-11 Procedimiento para la eliminación de documentos, conforme a los métodos

de destrucción y borrado seguro de la información, requeridos para los distintos soportes

documentales que se vayan implementando. (Digital y otros soportes)

Elaborar el Plan de Conservación para los documentos análogos

Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos

digitales

Elaborar y mantener actualizada la guía de direccionamiento para las comunicaciones oficiales

externas (Administración SIGOB)

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA

Diseñar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Elaboración del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Seguimiento del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Mejora del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

Implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

Seguimiento del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

Mejora del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

Elaboración del Programa de Documentos Especiales

Implementación del Programa de Documentos Especiales

Seguimiento del Programa de Documentos Especiales

Mejora del Programa de Documentos Especiales

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC

Fortalecer las competencias y habilidades de los servidores públicos de la Entidad en temas de

Gestión Documental

PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

Evaluar la Gestión Documental de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la

Mejora Continua del Sistema de Gestión Documental

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El grado de avance en la ejecución del programa de Gestión Documental, del 30%. Las Tablas de Valoración están en ajustes nuevamente solicitados por el Archivo General

de la Nación comunicación de fecha 23 de junio de 2016. Las Tablas de Retención Documental se encuentran actualizadas teniendo en cuenta el

Decreto 2145 de 2015 y el Decreto 125 de 2016. Se encuentra programado actualizarlas al Decreto 724 2016 del mes de mayo de 2.016. Fecha de inicio julio de 2016.

3.2 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período de análisis, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del SIGOB Los bienes a través de ALADINO Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de HOMINIS Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del Sistema Gestión de Comisiones Entre otros.

Por otro lado, se aplicaron las siguientes acciones de mejora para facilitar la consulta de información en los sistemas de información de la Entidad:

Se implementó el nuevo diseño al sitio web de la entidad, permitiendo un acceso más intuitivo y gráfico al sitio principal de la entidad y se realizaron mejoras en los métodos usados para la publicación de información.

Se han realizado acciones de mejora en los siguientes aplicativos:

- Servicio de autenticación: Se unificó el sistema de autenticación de los aplicativos, Servicios en línea, Salida de elementos, Comprobantes de nómina, gestión de comisiones, comisiones al exterior, aspirantes, contratos y gestión financiera, permitiendo que el usuario se autentique una única vez y sus credenciales sean compartidas entre todos los aplicativos, mejorando la seguridad de acuerdo a las recomendaciones del grupo de seguridad, la experiencia de usuario y la productividad al reducir las acciones necesarias de un usuario para el ingreso a los aplicativos.

- Se documentó e implementó el proceso de desarrollo de Software en SIGEPRE, proporcionando un procedimiento, formato de requerimientos, formato de carta de proyecto, una lista de chequeo de puesta en producción, lineamientos y guías de desarrollo de software con el fin de mejorar la calidad de los aplicativos desarrollados internamente como los desarrollados por proveedores externos.

A la fecha se han implementado desarrollos nuevos, como:

- Contratos – Modulo de Solicitud de Certificación de Ejecución de Contratos: Se implementó la solicitud del formato F-BS-33, Está pendiente de poner en producción.

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- Gestión Financiera - Modulo de Gestión de Certificación de Ejecución de Contratos: Se implementó la gestión de las cuentas de pago por medio del formato F-BS-33, está pendiente poner en producción. - Contenido: Se implementó un repositorio de contenidos estáticos, imágenes, scripts y hojas de estilos que sirve como repositorio de los aplicativos internos y externos de la presidencia, reduciendo la duplicidad y la heterogeneidad de información en cada uno de estos. - Servicios compartidos, actualmente se encuentra en desarrollo la nueva plataforma de servicios compartidos, que tiene como fin reemplazar los diferentes flujos que se encuentran en Altiris, integrar los sistemas de servicios en línea, salida de elementos, certificados de nómina e incluir los nuevos requerimientos en los que se encuentran Reserva de salones, Autorización de ingreso de visitantes, salida de elementos y Obras de arte.

Cronograma ISO 27001 El Área de TICS, reportó el siguiente avance en cumplimiento del cronograma ISO 27001, así:

Fuente: Área de TIC´S

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4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas las dificultades, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y efectividad.

5. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE ha logrado un mantenimiento lo cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo a los procesos. La Oficina de Control Interno considera que es importante que la administración continúe desarrollando el acompañamiento, seguimiento y las acciones que contribuyen a lograr un sistema de gestión que opere con calidad, y con niveles altos de satisfacción de los clientes por los servicios prestados; al igual que un sistema propositivo y participativo que impulse en forma permanente la mejora continua.