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División de Fiscalización Operativa y Evaluativa

Área de Fiscalización de Servicios Económicos

Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

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INFORME Nro. DFOE-EC-IF-16-2015 27 de abril, 2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA CARTERA CREDITICIA DEL RÉGIMEN DE INVALIDEZ,

VEJEZ Y MUERTE DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

2015

http://www.cgr.go.cr/






CONTENIDO

Página Nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………………………..1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA……………………………………………………………………………………………….....1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA……………………………………………………………………………………………….1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA…………………………………………………………………………………………….…..2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA………………………………………………………………………….…..2

METODOLOGÍA APLICADA……………………………………………………………………………………………….…2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE RESULTADOS……………………………………………………………………….…..3

2. RESULTADOS…………………………………………………………………………………………………………………3

TEMA 1: ACCIONES REALIZADAS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CCSS COMO PRODUCTO DEL ANÁLISIS DEL COSTO-BENEFICIO DE MANTENER LA CARTERA CREDITICIA………………………………………………………………………3

HALLAZGO 1.1: MODERNIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE LOS CRÉDITOS HIPOTECARIOS……….……3

HALLAZGO 1.2: EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD INSTALADA PARA LA GESTIÓN DE LOS CRÉDITOS HIPOTECARIOS.…..5

HALLAZGO 1.3: FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE LA CARTERA HIPOTECARIA DEL RIVM………………………...6

TEMA 2: ACCIONES REALIZADAS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CCSS PARA GARANTIZAR LA RAZONABILIDAD DE

LOS SALDOS DE LA CARTERA CREDITICIA………………………………………………………………………………....7

HALLAZGO 2.1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

CRÉDITOS (SICRE)………………………………………………………………………………………………………...7

HALLAZGO 2.2: UTILIZACIÓN DEL SICRE PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SEGURO DE ENFERMEDAD Y

MATERNIDAD………………………………………………………………………………………………………………..8

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 9

4. DISPOSICIONES ............................................................................................................. 9

A LA DRA. MARÍA DEL ROCÍO SÁENZ PACHECO, EN SU CALIDAD DE PRESIDENTA EJECUTIVA DE LA CAJA

COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO……………………………….…..10

AL LIC. JAIME BARRANTES ESPINOZA, EN SU CALIDAD DE GERENTE DE PENSIONES DE LA CAJA COSTARRICENSE DE

SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO…………………………………………………………..10

A LA DRA. MARÍA DEL ROCÍO SÁENZ PACHECO, EN SU CALIDAD DE PRESIDENTA EJECUTIVA DE LA CAJA

COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO…………………………………...12

ANEXO ANEXO NRO. 1: OBSERVACIONES AL BORRADOR DE INFORME………………………………………………………………….………….12







INFORME Nro. DFOE-EC-IF-16-2015

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La Auditoría de carácter especial sobre la cartera crediticia del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (RIVM) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), se realizó con el propósito de evaluar las acciones efectuadas por la Gerencia de Pensiones para la corrección de las debilidades que afectan la razonabilidad de la información contendida en la base de datos que sustenta el registro y presentación de las cuentas de la cartera de crédito del RIVM; así como, las acciones derivadas del estudio costo-beneficio realizado para valorar la conveniencia de mantener la administración de dicha cartera.

El periodo del estudio comprendió del 1 de julio de 2012 al 30 de junio de 2014, extendiéndose en los casos en que se consideró pertinente.

¿Por qué es importante? La administración de los recursos pertenecientes a la reserva del RIVM, debe sustentarse en un manejo sano y equilibrado que favorezca la solidez y permanencia del Régimen en el corto, mediano y largo plazo, y fundamentado en las mejores prácticas, por lo que el cumplimiento de las disposiciones emitidas en su oportunidad en el Informe N° DFOE-EC-IF-04-2012, sobre los resultados del estudio efectuado en la CCSS, relacionado con la administración de los recursos financieros del RIVM por parte de la Gerencia de Pensiones de esa Institución, específicamente, en lo atinente a la gestión de la cartera de créditos es relevante para contribuir a la consecución de este fin.

¿Qué encontramos? En la auditoría efectuada se determinó que no obstante haberse cumplido con la elaboración del estudio solicitado por esta Contraloría General en el contexto de las disposiciones del informe N° DFOE-EC-IF-04-2012 precitado, sobre el costo-beneficio que representa para la CCSS el continuar con la administración de la cartera de crédito, la mayoría de las acciones que fueron acordadas y aprobadas por la Junta Directiva de la entidad, a raíz de ese estudio, no se han logrado concretar.

Así las cosas, en el estudio realizado se evidenció que la sustitución de la plataforma tecnológica del Sistema Integral de Créditos (SICRE) se encuentra detenida, debido a que existen discrepancias de criterio entre el Área Administrativa y el Director del Proyecto, respecto a diversos aspectos requeridos para dar inicio a la elaboración del cartel, para el proceso de contratación. Además, los servicios requeridos en las sucursales de la CCSS para la actividad crediticia del RIVM, que forman parte de las propuestas para fortalecer la gestión de la cartera, han sido relegados en virtud de otro proyecto de la Gerencia de Pensiones. También, se determinó que según estudio efectuado por la institución, no se cuenta con información para determinar la capacidad instalada y el nivel de eficiencia de la estructura organizativa que actualmente, administra y gestiona los créditos hipotecarios del RIVM.

Por otra parte, se comprobó que se ejecutó un plan de acción para la depuración, corrección y determinación del saldo correcto de las operaciones de crédito hipotecario con corte al 31 de diciembre







de 2013. Sin embargo, las pruebas de análisis efectuado por esta Contraloría General, a la base de datos del Sistema Integrado de Créditos (SICRE), con corte al 30 de junio de 2014, evidenció la existencia de 7.863 “reconstrucciones” de datos, así como 548 datos inexactos, originados en las reglas de negocio incluidas en el sistema. También se determinó que el RIVM está facilitando el SICRE al Centro de Desarrollo Estratégico e Información en Salud y Seguridad Social (CENDEISSS), que pertenece al Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM), para el registro de operaciones de beneficios para estudios de los funcionarios de la institución.

¿Qué sigue? En virtud de las debilidades encontradas en esta auditoría se dispone a la Presidencia Ejecutiva de la CCSS ordenar a la Gerencia de Pensiones y a la Gerencia Médica que coordinen las acciones necesarias para que en un plazo máximo de 180 días, se realice la actualización de los datos de las operaciones de ‘beneficios para estudios de los funcionarios’ contenidas en la base de datos del SICRE y su migración al módulo de gestión de beneficios para estudio del CENDEISSS.

Adicionalmente se dispone a la Gerencia de Pensiones de la CCSS realizar las acciones que correspondan para obtener, procesar y generar la información requerida para la determinación de la capacidad instalada para la gestión de la cartera de crédito; así como, elaborar e implementar, un plan para la mejora en la prestación de los servicios que se requieren en las sucursales de la entidad, para la atención de la actividad crediticia, que contemple los análisis técnicos y legales correspondientes, para garantizar su viabilidad. Asimismo, se le dispone girar las instrucciones necesarias al Comité Director del Proyecto de Sustitución del Sistema Integrado de Créditos (SICRE), para que, aplicando la debida supervisión y control del proyecto, de conformidad con los roles y responsabilidades definidos en la Metodología de Administración de Proyectos Institucional, se logre alcanzar el objetivo propuesto.

Finalmente, se le dispone a dicha Gerencia establecer e implementar un modelo de control de calidad de los datos originados en las operaciones de la cartera hipotecaria del RIVM, así como un mecanismo de seguimiento y control que permita identificar y gestionar los requerimientos funcionales del sistema de información, de conformidad con las reglas de negocio establecidas para la gestión de crédito y cobro hipotecario y sus procesos asociados.







INFORME Nro. DFOE-EC-IF-16-2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA CARTERA CREDITICIA DEL RÉGIMEN DE INVALIDEZ,


1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La administración de los recursos pertenecientes a la reserva del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (RIVM), debe sustentarse en un manejo sano y equilibrado que favorezca la solidez y sostenibilidad económico-financiera del Régimen en el corto, mediano y largo plazo. En virtud de lo anterior, la razonabilidad de la información contendida en la base de datos que sustenta el registro y presentación de las cuentas de la cartera de crédito del RIVM; así como, las acciones derivadas del estudio costo-beneficio realizado por la Gerencia de Pensiones para valorar la conveniencia de mantener la administración de dicha cartera reviste especial importancia para este ente contralor.

1.2. Así las cosas, con base en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y los artículos 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica, N° 7428, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Servicios Económicos de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) se ejecutó el presente estudio.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.3. El propósito de esta auditoría de carácter especial fue evaluar las acciones efectuadas por la Gerencia de Pensiones, para la corrección de las debilidades que afectan la razonabilidad de la información contendida en la base de datos que sustenta el registro y presentación de las cuentas de la cartera de crédito del RIVM; así como, las acciones derivadas del estudio costo-beneficio, realizado para valorar la conveniencia de mantener la administración de dicha cartera.




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ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.4. La auditoría se realizó en la Gerencia de Pensiones de la CCSS, sobre la base de datos del Sistema Integrado de Créditos (SICRE) y sobre las acciones derivadas del estudio costo-beneficio, realizado por esa Gerencia para valorar la conveniencia de mantener la administración de dicha cartera El período del estudio comprende del 1 de julio de 2012 al 30 de junio de 2014, extendiéndose en los casos en que se consideró pertinente.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.5. El Sistema de Préstamos Hipotecarios del RIVM se origina en el inciso e) del artículo 39 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social. Al 30 de junio de 2014, dicha cartera estaba constituida por 6.019 operaciones crediticias activas, con un valor nominal de ₡54.310 millones.

1.6. Las debilidades en el registro y presentación de las cuentas correspondientes de la cartera crediticia del RIVM y sus ajustes así como las estimaciones realizadas por deterioro de esa cartera, de forma tal que los saldos a la fecha de corte de los estados financieros sean razonables, es un aspecto que ha sido señalado por diferentes órganos de fiscalización de manera recurrente, por lo cual se han emitido disposiciones, recomendaciones y/o requerimientos sobre el particular.

1.7. Adicionalmente, la valoración sobre la conveniencia de que la CCSS continúe administrando la cartera de créditos fue del conocimiento de la Junta Directiva de la institución, por lo cual ese órgano colegiado emitió el acuerdo contenido en el artículo 16 de la Sesión Ordinaria N° 8689 del 16 de enero de 2014, en el que se ordenó a la Administración tomar una serie de medidas originadas en la valoración efectuada.

1.8. En virtud de lo anterior en el presente estudio, se examina el resultado de las acciones ejecutadas en los temas descritos en los párrafos anteriores.

METODOLOGÍA APLICADA

1.9. El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), las sanas prácticas y demás normativa atinente.

1.10. Para la ejecución de esta auditoría, como punto de partida del estudio de campo realizado, se analizó la documentación en poder del Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General, sobre los temas de interés. Posteriormente, se examinó documentación adicional que complementó y actualizó la información relacionada con el objeto de estudio.




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COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE RESULTADOS

1.11. Los resultados de la auditoría se expusieron verbalmente el día 20 de marzo de 2015 en la Gerencia de Pensiones de la CCSS, a los siguientes funcionarios: Lic. Jaime Barrantes Espinoza, Gerente de Pensiones, Lic. Olger Sánchez Carillo, Sub-Auditor Interno de la CCSS, Lic. Fernando Barahona Montero, Jefe de Auditoría Financiera, Licda. Daphne Espinoza Fuentes, funcionaria de la Auditoría Interna, Lic. José Alberto Acuña Ulate, Director Financiero Administrativo, y Lic. Miguel Miranda Lizano, funcionario del Área de Contabilidad.

1.12. El borrador del presente informe se remitió a la Dra. María del Rocío Sáenz Madrigal, Presidenta Ejecutiva de la CCSS, mediante el oficio N° 04276 del 19 de marzo de 2015, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido.

1.13. Mediante oficio N° P.E. 25737-15, del 27 de marzo de 2015, la Dra. Sáenz Madrigal, remitió a esta Contraloría General las observaciones que se consideraron necesarias sobre el citado borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se detalla en el Anexo de este informe.

2. RESULTADOS

TEMA 1: ACCIONES REALIZADAS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CCSS COMO PRODUCTO

DEL ANÁLISIS DEL COSTO-BENEFICIO DE MANTENER LA CARTERA CREDITICIA

HALLAZGO 1.1: MODERNIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE LOS CRÉDITOS

HIPOTECARIOS

2.1 La Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, giró instrucciones a la Gerencia de Pensiones para que realizara un estudio de costo-beneficio y se valorara la conveniencia o no para la Institución de seguir manteniendo la administración de la cartera hipotecaria de créditos.

2.2 El estudio solicitado fue presentado al órgano colegiado de dicha entidad en el mes de enero de 2014 y dio fundamento a un acuerdo contenido en el artículo 16 de la Sesión Ordinaria N° 8689 del 16 de enero de 2014, en el que se ordenó a la Administración tomar una serie de medidas, las cuales, se encuentran en proceso.

2.3 Una de las acciones acordadas fue la modernización de la plataforma tecnológica de los créditos hipotecarios, que permitiera la sustitución del Sistema Integrado de Créditos, conocido como SICRE. De la información suministrada a esta Contraloría General se deriva




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que al cierre del mes de enero de 2015, el proyecto de sustitución del SICRE se encontraba detenido, a la espera del inicio del proceso de contratación.

2.4 Según la información analizada, se efectuó un estudio de mercado para la sustitución del SICRE y un estudio de factibilidad, que fue avalado técnicamente por el Área de Ingeniería de Sistemas de la Dirección de Tecnologías y Comunicaciones de la CCSS, en junio de 2014, mes en el cual se efectuó la solicitud formal de inicio del proyecto, por parte de la Dirección Financiera Administrativa. Posteriormente se procedió a la elaboración de los términos de referencia, los cuales fueron aprobados por el Comité Director del Proyecto en octubre de 2014, y remitidos a la jefatura del Área Administrativa, por el Coordinador del citado Comité, para el correspondiente proceso de elaboración del cartel de contratación e inicio formal del proceso de contratación administrativa, en fecha 4 de noviembre de 2014.

2.5 A partir de este punto el proyecto revela una paralización, dado que según el cronograma aprobado por el Comité Director, el proceso de elaboración del cartel debió iniciar el día 31 de octubre de 2014 y finalizar el 4 de diciembre de 2014, no obstante a la fecha de corte de este estudio (enero 2015) no se contaba con dicho cartel, situación que pone en riesgo el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de los términos de tiempo y presupuesto óptimos preestablecidos para éste.

2.6 A febrero de 2015, se evidenciaron discrepancias de criterio entre el Área Administrativa y el Director del Proyecto, respecto a diversos aspectos requeridos para dar inicio a la elaboración del cartel, para el proceso de contratación. No obstante, no se pudo determinar a esa fecha la participación del Comité Director, a quien corresponde, como máximo órgano de supervisión y control, según la Metodología de Administración de Proyectos de la CCSS1, dada la inexistencia de un Comité Ejecutivo del proyecto, la resolución del problema manifiesto en este proceso.

2.7 En relación con lo indicado, dado que el proyecto de sustitución del SICRE se enmarca como un proyecto de tecnología de información, es importante considerar que el Manual de Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información2, emitido por la Contraloría General de la República, en la norma 1.5 Gestión de proyectos, establece que “La organización debe administrar sus proyectos de TI de manera que logre sus objetivos, satisfaga los requerimientos y cumpla con los términos de calidad, tiempo y presupuesto óptimos preestablecidos”.

2.8 Cabe señalar que la situación expuesta en los párrafos precedentes potencia el riesgo de que no se logren alcanzar los objetivos del proyecto, con lo cual se limita el apoyo a la

1 Según Metodología de Administración de Proyectos, TIC-ABR-001.

2 Publicado en La Gaceta N° 119 del 21 de junio de 2006.




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gestión de la cartera hipotecaria del RIVM, necesario para la optimización del uso de los recursos del Régimen invertidos en esa cartera.

HALLAZGO 1.2: EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD INSTALADA PARA LA GESTIÓN DE LOS

CRÉDITOS HIPOTECARIOS

2.9 La Junta Directiva de la CCSS, en el artículo 16 de la sesión N° 8689 precitada, acordó con motivo del conocimiento de los resultados del estudio del costo-beneficio de mantener la administración de la cartera de crédito, evaluar la capacidad instalada y el nivel de eficiencia de la estructura organizativa que actualmente, administra y gestiona los créditos hipotecarios del RIVM. Al 31 de enero de 2015, el estudio solicitado aún no había sido sometido a conocimiento de ese cuerpo colegiado.

2.10 No obstante, es importante señalar que el 17 de diciembre de 2014, la Gerencia de Pensiones recibió el documento intitulado, “Estudio de capacidad instalada de los créditos hipotecarios de la Caja Costarricense de Seguro Social”, el cual fue preparado para atender el requerimiento de la Junta Directiva de la CCSS. En dicho estudio se concluye que “El modelo actual de gestión de créditos hipotecarios carece de información que permita definir la capacidad instalada, ya que no cuenta con un registro que permita evidenciar la cantidad de solicitudes que son gestionadas en las diferentes etapas del proceso”.

2.11 Sobre el particular, es importante señalar que en el artículo 16 incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se establece como deberes del jerarca y titulares subordinados el contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; así como, armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar el manejo eficiente de los recursos públicos.

2.12 Sumado a lo anterior, las Normas de Control Interno para el Sector Público3, establecen que el jerarca y los titulares subordinados deben disponer de los sistemas de información de manera organizada, uniforme y consistente.

2.13 En línea con lo anterior, debe tenerse presente que los datos que se generan de la gestión en cualquier proceso, incluyendo la cartera de crédito del RIVM, son simplemente unidades de información, que si no son ligadas en el contexto particular del negocio, carecen de sentido informativo. De manera tal que los datos deben ser organizados, integrados y procesados para que se conviertan en información útil, que aporte significado, relevancia y entendimiento sobre el giro del negocio.

3 Ver normas 5.1; 5.2¸ 5.3; 5.4; y 5.6. Publicadas en La Gaceta N° 26 del 6 de febrero de 2009.




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2.14 No debe perderse de vista que la ausencia de información sobre la gestión de la cartera de crédito del RIVM, debidamente organizada y procesada, limita la planeación y gestión de dicha cartera, ya que restringe la toma de decisiones, el monitoreo, la cuantificación de los cambios y el seguimiento de la actividad, todo lo cual es el fundamento para la aplicación de medidas correctivas oportunas y para mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en general.

HALLAZGO 1.3: FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE LA CARTERA HIPOTECARIA DEL RIVM

2.15 Como parte de las acciones para el fortalecimiento de la gestión de la cartera hipotecaria del RIVM, acordadas por la Junta Directiva de la CCSS, en el artículo 16 de la Sesión N° 8689, se informó a este Órgano Contralor4 que la Gerencia de Pensiones se encontraba coordinando con la Gerencia Financiera de la CCSS, los mecanismos necesarios para propiciar una mejora en la prestación de los servicios que se requieren en las sucursales de la entidad para la atención de la actividad crediticia, como una de las medidas para proyectar los créditos a nivel nacional. No obstante lo anterior, se determinó que al mes de enero de 2015 no se habían concretado las acciones indicadas5.

2.16 Sobre el particular, la Gerencia de Pensiones señaló a esta Contraloría General que las acciones de coordinación mencionadas en el párrafo anterior fueron postergadas a una segunda etapa, ya que su prioridad es la implementación de un nuevo modelo de gestión de pensiones para fortalecer los servicios que se prestan a los usuarios a nivel nacional, por medio del mejoramiento de las plataformas de las Sucursales adscritas a la Gerencia Financiera de la institución.

2.17 Asimismo, es importante señalar que la Ley N° 8292 en el artículo 8 inciso c) y las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el punto 1.2 inciso c), establecen que el sistema de control interno lo constituye las acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de, entre otros objetivos, garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones, es decir, coadyuvar a que los recursos de la organización se utilicen en forma óptima y a que sus operaciones contribuyan al logro de los objetivos institucionales.

2.18 En relación con lo expuesto, debe considerarse que la gestión de la cartera de crédito del RIVM, es tan importante como la gestión de los servicios que se prestan a los usuarios de las pensiones. En este sentido, no debe perderse de vista que las pensiones se nutren en parte de las inversiones de los recursos del RIVM, por lo cual el robustecimiento de la gestión de esas inversiones, específicamente en este caso, las que se encuentran en la cartera crediticia, contribuyen a una sana administración de esos recursos.

4 Gerencia de Pensiones de la CCSS, Oficio GP-47.734-14, del 14 de noviembre de 2014.

5 Gerencia de Pensiones de la CCSS, Oficio GP-21.067-15, del 19 de enero de 2015.




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2.19 Así las cosas, cabe resaltar que la falta de reforzamiento de los servicios que prestan las sucursales de la CCSS para la atención de la cartera crediticia, limita las prestaciones ofrecidas a los beneficiarios de los créditos y la consolidación de la gestión de los créditos a nivel nacional, máxime si se considera que actualmente la Gerencia de Pensiones realiza esfuerzos entre otros temas en la modernización de la plataforma tecnológica para la gestión de los créditos.

TEMA 2: ACCIONES REALIZADAS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA CCSS PARA GARANTIZAR

LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LA CARTERA CREDITICIA

HALLAZGO 2.1: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA BASE DE DATOS DEL

SISTEMA INTEGRADO DE CRÉDITOS (SICRE)

2.20 La Gerencia de Pensiones sometió a conocimiento de la Junta Directiva de la CCSS6 el denominado “Informe final del Plan de Acción para la depuración, corrección y determinación del saldo correcto de las operaciones de crédito hipotecario”, sobre el cual se indicó que fue debidamente diseñado, desarrollado y ejecutado de forma satisfactoria, cumpliéndose en un 100% los objetivos propuestos. Se concluye en dicho documento que, con corte al 31 de diciembre de 2013, se alcanzó la revisión, ajuste y depuración de 3.330 operaciones hipotecarias que presentaban saldos contables inconsistentes.

2.21 En el análisis efectuado por esta Contraloría General sobre la base de datos del SICRE, con corte al 30 de junio de 2014, se determinaron 7.863 “reconstrucciones” de datos realizadas por la Administración, relacionadas principalmente con campos negativos, en amortizaciones, intereses moratorios, montos capitalizables y gastos administrativos, es decir, reconstrucciones que corresponden al ajuste de datos inconsistentes de periodos anteriores para la actualización de los saldos crediticios.

2.22 También se determinó la existencia de 548 datos inexactos, producto de reglas del negocio incluidas en el sistema, por ejemplo casos no formalizados, para los cuales se incluye una fecha errónea para que el sistema no genere facturas.

2.23 Lo anterior revela debilidades en el control de la calidad de los datos que son ingresados al SICRE y en la atención constante, oportuna y de forma integral de las inconsistencias que se presentan, así como la necesidad de fortalecer la gestión de los requerimientos funcionales del sistema de información. Lo anterior; no obstante que, de manera recurrente, los diferentes órganos de fiscalización han emitido disposiciones, recomendaciones y/o requerimientos sobre el particular, sin que se concrete una solución para la problemática dictaminada.

6 Artículo 2, de la Sesión N° 8695, celebrada el 20 de febrero de 2014.




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2.24 En línea con lo anterior, en el artículo 16, incisos a) y b) de la Ley N° 8292, se establece como deberes del jerarca y titulares subordinados el contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; así como, armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar el manejo eficiente de los recursos públicos.

2.25 Además, debe tenerse presente que las Normas Técnica para el Control y Gestión de las Tecnologías de Información, emitidas por este Órgano Contralor, en la norma 4.3 Administración de los datos, establece que “La organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura”.

2.26 Por tanto, las inconsistencias de la base de datos del SICRE provocan pérdida de integridad y exactitud de los datos, los cuales determinan los saldos de las cuentas relacionadas con la cartera de créditos del RIVM y son fuente para la toma de decisiones respecto a la adecuada administración de los recursos del régimen invertidos en la cartera hipotecaria. Adicionalmente, debe considerarse que las acciones en ejecución de la Gerencia de Pensiones apuntan a la sustitución del SICRE por un nuevo sistema, el cual se verá afectado cuando se migre la base de datos y sus inconsistencias, de no alcanzarse la depuración deseada.

HALLAZGO 2.2: UTILIZACIÓN DEL SICRE PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SEGURO DE

ENFERMEDAD Y MATERNIDAD

2.27 En la auditoría realizada sobre la base de datos del Sistema Integral de Créditos (SICRE), se determinó además que el RIVM está facilitando ese sistema y los recursos necesarios para su funcionamiento, al Centro de Desarrollo Estratégico e Información en Salud y Seguridad Social (CENDEISSS), que pertenece al Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM), para el registro de operaciones de beneficios para estudios de los funcionarios de la institución.

2.28 Esta situación se origina en el hecho de que el CENDEISSS no cuenta con un sistema propio para el registro de esas operaciones. Sin embargo, se informó que en dicha dependencia se tiene en proceso el desarrollo de un nuevo sistema de información, para lo cual se requiere de la actualización de los datos de las operaciones de beneficios para estudios contenidas en la base de datos del SICRE, que alimentará el nuevo sistema.

2.29 Cabe destacar que el artículo 39 de la Ley Constitutiva de la CCSS establece que los recursos del RIVM deben invertirse procurando el equilibrio necesario entre seguridad, rentabilidad y liquidez, de acuerdo con su finalidad y respetando los límites fijados por la ley; por su parte, el artículo 1 de la misma ley establece que los fondos y reservas de seguros no podrán ser transferidos ni empleados con finalidades distintas a las que motivaron su creación.




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2.30 Lo anterior en virtud de que la situación descrita constituye en la práctica la aplicación de un subsidio por parte del RIVM al SEM, contrario a sus finalidades, lo cual va en detrimento del buen uso de los recursos del régimen de pensiones.

3. CONCLUSIONES

3.1 La gestión de la cartera de crédito requiere disponer de un sistema de información automatizado en forma oportuna y que cumpla con los requerimientos de su operación, condición que a la fecha de este estudio no se ha materializado.

3.2 La generación de información útil que brinde los insumos para la toma de decisiones, el monitoreo, la cuantificación de los cambios y el seguimiento de la actividad, es fundamental para la aplicación de medidas correctivas oportunas y para mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en general.

3.3 La calidad de los datos que se ingresen a los sistemas de información automatizados para la gestión de los créditos hipotecarios del RIVM, es fundamental para la generación de información útil para la toma de decisiones, respecto a la administración de los recursos del RIVM invertidos en la cartera hipotecaria.

3.4 Lo recursos del RIVM solo pueden aplicarse a las finalidades de ese régimen, de conformidad con lo establecido en la Ley Constitutiva de la CCSS, por lo cual no procede la aplicación de subsidios de ningún tipo entre este Régimen y otras dependencias de la CCSS.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292 se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro de los plazos y términos conferidos para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA DRA. MARÍA DEL ROCÍO SÁENZ PACHECO, EN SU CALIDAD DE PRESIDENTA EJECUTIVA

DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.3 Ordenar a la Gerencia de Pensiones y a la Gerencia Médica que coordinen las acciones necesarias para que en un plazo máximo de 180 días, se realice la actualización de los




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datos de las operaciones de ‘beneficios para estudios de los funcionarios’ contenidas en la base de datos del SICRE y su migración al módulo de gestión de beneficios para estudio del CENDEISSS. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo no mayor a 10 días hábiles, una certificación donde se comunique que se ha girado la orden. Asimismo, en un plazo de 90 días hábiles remitir un reporte del avance en cumplimiento de esta disposición y en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al traslado de las operaciones al nuevo sistema, una certificación sobre el cumplimiento de lo dispuesto. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recepción de este informe (Ver Hallazgo 2.2, párrafos 2.27 al 2.30 de este informe).

AL LIC. JAIME BARRANTES ESPINOZA, EN SU CALIDAD DE GERENTE DE PENSIONES DE LA CAJA

COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4 Ordenar al Comité Director del Proyecto de Sustitución del Sistema Integrado de Créditos (SICRE) para que supervise y controle del proyecto de sustitución del SICRE, de conformidad con los roles y responsabilidades definidos en la Metodología de Administración de Proyectos Institucional, con el fin de lograr el objetivo propuesto, con la menor afectación de los requerimientos de calidad, tiempo y presupuesto establecidos inicialmente para dicho proyecto. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo no mayor a 10 días hábiles, una certificación en la que consten las instrucciones giradas y un cronograma actualizado del proyecto, que al menos incluya las actividades pendientes de realizar, los responsables de su cumplimiento, su duración estimada y las fechas de inicio y finalización. Adicionalmente, en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la finalización del proyecto remitir otra certificación donde acredite que el SICRE ha sido sustituido. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recibo de este informe. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.8 de este informe).

4.5 Realizar en un plazo no mayor de 180 días hábiles posteriores al recibo de este informe, las acciones que correspondan para obtener, procesar y generar la información requerida para dar cumplimiento al acuerdo contenido en el punto V, del artículo 16, de la Sesión N° 8689, celebrada por la Junta Directiva de la CCSS, el 16 de enero de 2014. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo no mayor a 20 días hábiles posteriores al plazo indicado, una certificación donde conste que se ha dado cumplimiento al citado acuerdo de Junta Directiva. (Ver Hallazgo 1.2, párrafos 2.9 al 2.14 de este informe).

4.6 Elaborar e implementar, en un plazo no mayor de 180 días hábiles, un plan para la mejora en la prestación de los servicios que se requieren en las sucursales de la entidad, para la atención de la actividad crediticia, que contemple los análisis técnicos y legales correspondientes, para garantizar su viabilidad. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo de 90 días hábiles, un reporte del avance en el cumplimiento de esta disposición y en un plazo máximo de 10 días hábiles, posteriores a la implementación del plan solicitado,




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una certificación donde conste el cumplimiento de lo dispuesto. Todos los plazos rigen a partir de la fecha de recibo de este informe. (Ver hallazgo 1.3, párrafos 2.15 a 2.19 de este informe).

4.7 Establecer e implementar, en un plazo no mayor de 270 días hábiles, un modelo de control de calidad de los datos originados en las operaciones de la cartera hipotecaria del RIVM, que contemple la implementación de procedimientos oportunos y eficaces que permitan un monitoreo constante, verificación, corrección, autorización y reingreso de la información relativa a los créditos hipotecarios, con el fin de asegurar la integridad y fiabilidad de la información almacenada en la respectiva base de datos. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo máximo de 45 días hábiles, una certificación donde conste el cronograma del proceso a seguir y el responsable o responsables de su ejecución. Asimismo, en un plazo no mayor de 20 días hábiles posterior al establecimiento del modelo, remitir una certificación donde se comunique su implementación. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recibo de este informe (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.20 al 2.26 de este informe).

4.8 Establecer e implementar, en un plazo no mayor de 90 días hábiles, un mecanismo de seguimiento y control que permita identificar y gestionar los requerimientos funcionales del sistema de información de la cartera crediticia, de conformidad con las reglas de negocio establecidas para la gestión de crédito y cobro hipotecario y sus procesos asociados, de manera que se logre mantener la base de datos del sistema libre de inexactitudes. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo máximo de 30 días hábiles, una certificación donde conste el cronograma del proceso a seguir y el responsable o responsables de su ejecución. Asimismo, en un plazo no mayor de 10 días hábiles posterior al establecimiento del mecanismo de seguimiento y control una certificación donde se comunique su implementación. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recepción de este informe. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.20 al 2.26 de este informe).




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ANEXO Nro. 1 VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA CARTERA CREDITICIA DEL RÉGIMEN DE INVALIDEZ,


Nro. Párrafos 4.3

Observaciones Administración

Se considera pertinente dirigir la disposición contenida en el párrafo 4.3 a la Gerencia Médica, por cuanto la cartera de auxilio de reembolsables corresponde al giro del negocio del programa de becas del CENDEISSS y es esta la responsable de realizar las gestiones para que la migración de datos se realice de la mejor manera posible. Se recomienda cambiar la redacción de la disposición.

¿Se acoge? Sí No Parcial x

Argumentos CGR

En virtud que la migración de los datos de las operaciones del CENDEISSS que se encuentran en el SICRE involucran la coordinación de acciones entre la Gerencia Médica y la Gerencia de Pensiones, para mejor entendimiento se modifica la disposición contenida en el párrafo 4.3 de la siguiente manera:

A LA DRA. MARÍA DEL ROCÍO SÁENZ PACHECO, EN SU CALIDAD DE PRESIDENTA

EJECUTIVA DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL O A QUIEN EN SU LUGAR

OCUPE EL CARGO

4.3 Ordenar a la Gerencia de Pensiones y a la Gerencia Médica que coordinen las acciones necesarias para que en un plazo máximo de 180 días, se realice la actualización de los datos de las operaciones de ‘beneficios para estudios de los funcionarios’ contenidas en la base de datos del SICRE y su migración al módulo de gestión de beneficios para estudio del CENDEISSS. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo no mayor a 10 días hábiles, una certificación donde se comunique que se ha girado la orden. Asimismo, en un plazo de 90 días hábiles remitir un reporte del avance en cumplimiento de esta disposición y en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al traslado de las operaciones al nuevo sistema, una certificación sobre el cumplimiento de lo dispuesto. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recepción de este informe.

Nro. Párrafos 4.4


La Gerencia de Pensiones, mediante oficio del oficio GP-25.522-2015 de fecha 12 de marzo de 2015, resolvió lo siguiente:




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1 Que se instruya al equipo de trabajo que realizó el documento denominado “Estudio de Preliminar y de Factibilidad Proyecto de Sustitución del SICRE”, para que incorpore alternativas por servicios de colocación y administración de créditos por un tercero y también alternativas de arrendamiento de la plataforma tecnológica para que sea operada con los funcionarios de la Dirección a su cargo.

2 Realizar una actualización y ampliación del estudio costo-beneficio denominado "Análisis Situacional de la Cartera de Crédito: Ampliación Estudio Costo-Beneficio y Alternativas de Solución", considerando el comportamiento de la cartera hipotecaria actual, los gastos administrativos de la gestión de los Créditos, los gastos necesarios para actualizar la plataforma tecnológica del SICRE. Adicionalmente se requiere que se profundice en el tema de la alternativa del manejo de la Cartera de Créditos a través de un tercero según lo dispuesto por la Junta Directiva en el artículo 16 de la sesión N° 8689 del 16 de enero de 2014.

¿Se acoge? Sí No X Parcial Argumentos CGR

La Presidencia Ejecutiva de la CCSS, en el oficio P.E. 25.737-2015, de fecha 27 de marzo de 2015, con el cual remite las observaciones al documento “Borrador del informe de auditoría de carácter especial sobre la cartera crediticia del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social”, refiere para consideración de este órgano contralor la denominada matriz de observaciones al citado documento. Se desprende de esa matriz que la Gerencia de Pensiones de la CCSS, con oficio N° GP-25.522-2015 de fecha 12 de marzo de 2015, pretende efectuar nuevas valoraciones respecto a la estrategia desarrollada hasta esa fecha, en relación con las opciones para la administración de la cartera de crédito del RIVM y las relacionadas con la plataforma tecnológica del sistema de créditos.

Sobre el particular, es importante señalar que lo resuelto por la Gerencia de Pensiones, no fue sujeto a análisis en el estudio efectuado por la Contraloría General, dado que la fecha de corte de la presente auditoría fue 30 de enero de 2015. Adicionalmente, de las observaciones presentadas por la Administración se deriva que el planteamiento de la Gerencia de Pensiones se encuentra en una fase incipiente, carente de los estudios y análisis que fundamenten cambios en lo actuado a la fecha respecto a los temas de interés.

En virtud de lo anterior, los resultados del estudio realizado, y particularmente la disposición contenida en el párrafo 4.4 del borrador del informe, se mantienen en todos sus extremos. Por consiguiente, será en la fase de seguimiento de las disposiciones de este informe final, donde la Administración deberá fundamentar




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el incumplimiento de la disposición en comentario, en caso de que resulte no ser viable por cambios generados en los resultados de las nuevas valoraciones que sobre la cartera crediticia realice dicha Gerencia.

Nro. Párrafos 4.5


El estudio sobre la capacidad instalada para la gestión de la cartera de crédito del RIVM fue presentado el 17 de diciembre de 2014 a la Gerencia de Pensiones. Dicho estudio contempla el marco para el compendio de relaciones para la capacidad instalada requerida por la Junta Directiva de la Institución. Se requiere de un plazo de 180 días hábiles posteriores al recibo del informe de la Contraloría para obtener, procesar y generar la información requerida para dar cumplimiento al acuerdo contenido en el punto V, del artículo 16, de la Sesión N° 8689, celebrada por la Junta Directiva de la CCSS, el 16 de enero de 2014. Además, se requiere de un plazo no mayor a 20 días hábiles posteriores a los citados 180 días, para remitir a la Contraloría General una certificación donde conste que se ha dado cumplimiento al citado acuerdo de Junta Directiva.

¿Se acoge? Sí X No Parcial

Argumentos CGR

Se otorgan los plazos solicitados, de manera que la disposición contenida en el párrafo 4.5 queda de la siguiente manera:

4.5 Realizar en un plazo no mayor de 180 días hábiles posteriores al recibo de este informe, las acciones que correspondan para obtener, procesar y generar la información requerida para dar cumplimiento al acuerdo contenido en el punto V, del artículo 16, de la Sesión N° 8689, celebrada por la Junta Directiva de la CCSS, el 16 de enero de 2014. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo no mayor a 20 días hábiles posteriores al plazo indicado, una certificación donde conste que se ha dado cumplimiento al citado acuerdo de Junta Directiva.

Nro. Párrafos 4.6


Las acciones, y estrategias definidas en los planes del Área de Crédito y Cobros así como la Dirección Financiera Administrativa, están sujetas al proyecto de modernización de la Plataforma Tecnológica del Sistema de Créditos Hipotecarios. Se considera pertinente ampliar el plazo por las consideraciones expuestas respecto a la disposición contenida en el párrafo 4.4.

¿Se acoge? Sí No X Parcial




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Argumentos CGR Como se indicó anteriormente en este anexo, en los argumentos de esta

Contraloría General para rechazar las observaciones al párrafo 4.4 del borrador del informe, lo resuelto por la Gerencia de Pensiones, respecto a nuevas valoraciones sobre la administración de la cartera de crédito y su plataforma, no fue sujeto a análisis en el estudio efectuado por la Contraloría General. Además, el planteamiento de la Gerencia de Pensiones se encuentra en una fase incipiente, carente de los estudios y análisis que fundamenten cambios en lo actuado a la fecha, respecto a los temas de interés. Por lo tanto, los resultados del estudio realizado, y particularmente la disposición contenida en el párrafo 4.6 del borrador del informe, se mantienen en todos sus extremos. De manera que, será en la fase de seguimiento de las disposiciones de este informe final, donde la Administración tenga que fundamentar si la disposición no es viable, en caso de que los cambios generados en los resultados de las nuevas valoraciones que sobre la cartera crediticia realice dicha Gerencia, así lo ameriten.

Nro. Párrafos 4.7


Con respecto al punto 4.7 el Área de Contabilidad en conjunto con el Área de Crédito y Cobro y el Área Gestión de Informática, se ha venido trabajando en un modelo de control de calidad de los datos originados en la operaciones de la cartera de créditos hipotecarios del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte con el fin de garantizar la información suministrada, sin embargo resulta pertinente la ampliación del plazo a 270 días, por la complejidad de este, dadas las deficiencias del Sistema de Créditos Hipotecarios que han ameritado la modernización de la plataforma tecnológica de los créditos hipotecarios.

¿Se acoge? Sí X No Parcial

Argumentos CGR

Se otorgan los plazos solicitados, de manera que la disposición contenida en el párrafo 4.7 queda de la siguiente manera:

4.7 Establecer e implementar, en un plazo no mayor de 270 días hábiles, un modelo de control de calidad de los datos originados en las operaciones de la cartera hipotecaria del RIVM, que contemple la implementación de procedimientos oportunos y eficaces que permitan un monitoreo constante, verificación, corrección, autorización y reingreso de la información relativa a los créditos hipotecarios, con el fin de asegurar la integridad y fiabilidad de la información almacenada en la respectiva base de datos. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo máximo de 45 días hábiles, una certificación donde conste el cronograma del proceso a seguir y el responsable o responsables de su ejecución. Asimismo, en un plazo no mayor de 20 días




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hábiles posterior al establecimiento del modelo, remitir una certificación donde se comunique su implementación. Todos los plazos indicados, rigen a partir de la fecha de recibo de este informe.

Nro. Párrafos 4.8


El Comité de Usuarios SICRE ha dado el soporte respectivo a las acciones que este le compete dentro de la Metodología de Comités de Usuarios aprobada por la Gerencia de Pensiones. Existen aspectos que dada la obsolescencia de la plataforma del actual sistema SICRE requieren ser modernizados por un software que se ajuste a dichas necesidades; sin embargo esto no quiere decir que las gestiones directas a las reglas de negocio para el fortalecimiento de la cartera estén sujetas a las citadas mejoras tecnológicas. El listado de requerimientos funcionales y mecanismos de seguimiento y control, fueron debidamente definidos en los Términos de Referencia del Proyecto de Sustitución de la plataforma tecnológica para la administración de los Créditos Hipotecarios del Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte. No obstante lo anterior, la Gerencia de Pensiones mediante el oficio N° GP-25.522-15 de fecha 12 de marzo de 2015, conformó un equipo de trabajo y solicitó una ampliación del estudio preliminar y de factibilidad valorando otras opciones. El Área de Gestión Informática señala que el SICRE opera de acuerdo con las reglas de negocio que los usuarios han definido. En cuanto al tratamiento de requerimientos de los sistemas de información en el Área de Gestión Informática, se realiza a partir de lo que establece el alcance definido en la Metodología para Comités de Usuarios, por lo que la gestión de requerimientos, no debe ser catalogada como débil.


Argumentos CGR

Como se indicó anteriormente en este anexo, en los argumentos de esta Contraloría General para rechazar las observaciones al párrafo 4.4 del borrador del informe, lo resuelto por la Gerencia de Pensiones, respecto a nuevas valoraciones sobre la administración de la cartera de crédito y su plataforma, no fue sujeto a análisis en el estudio efectuado por la Contraloría General. Además, el planteamiento de la Gerencia de Pensiones se encuentra en una fase incipiente, carente de los estudios y análisis que fundamenten cambios en lo actuado a la fecha, respecto a los temas de interés. Por lo tanto, los resultados del estudio realizado, y particularmente la disposición contenida en el párrafo 4.8 del borrador del informe, se mantienen en todos sus extremos. De manera que, será en la fase de seguimiento de las disposiciones de este informe final, donde la Administración tenga que fundamentar que la disposición no es viable, en caso de que los cambios




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generados en los resultados de las nuevas valoraciones que sobre la cartera crediticia realice dicha Gerencia, así lo ameriten.

Es importante aclarar que no debe interpretarse del contenido del informe que el sistema presenta inexactitudes, ya que se reconoce que el sistema opera de acuerdo a las reglas de negocio definidas por el usuario. Tampoco debe interpretarse que la gestión de los requerimientos efectuados a la unidad de Gestión de Informática sea débil, ya que lo que se debe interpretar es que el seguimiento y control de los requerimientos funcionales del sistema debe fortalecerse con un mecanismo que permita su identificación y seguimiento.

Nro. Párrafos 2.1 al 2.8


El Área Gestión Informática indicó en relación al párrafo 2.6 del borrador de informe, que la diferencia evidenciada por la Contraloría General de la Republica escapa del ámbito informático. En las sesiones en las que se tuvo participación el jefe de Gestión de Informática, expresó la necesidad que se aclararan esas diferencias, sobre todo considerando que los aspectos por definir escapaban del ámbito del Comité Director, ya que se referían a aspectos del proceso de formalización de contratación administrativa a cargo de una unidad específica, aunado al hecho que en el Comité Director ya se habían aprobado los Términos de Referencia y un cronograma que fue comunicado por el mismo Director Financiero Administrativo, a sus unidades encargadas de ejecutar y dar seguimiento. Por las características de este proyecto, no fue definido un Comité Ejecutivo, situación que pudo haber coadyuvado en la aclaración de las diferencias. Por otra parte, el Área Administrativa indicó que le preocupa lo indicado en el párrafo en mención, ya que esa Área no ha consignado en ningún momento estar en desacuerdo con los términos de referencia aprobados por el Comité Director, por cuanto no cuenta con la competencia técnica para referirse a ese particular, por lo que solicita un replanteamiento del texto planteado.

¿Se acoge? Sí No Parcial X

Argumentos CGR

Para mejor entendimiento se ajusta el párrafo 2.6 de la siguiente manera:

2.6 A febrero de 2015, se evidenciaron discrepancias de criterio entre el Área Administrativa y el Director del Proyecto, respecto a diversos aspectos requeridos para dar inicio a la elaboración del cartel, para el proceso de contratación. No obstante, no se pudo determinar a esa fecha la participación




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del Comité Director, a quien corresponde, como máximo órgano de supervisión y control, según la Metodología de Administración de Proyectos de la CCSS7, dada la inexistencia de un Comité Ejecutivo del proyecto, la resolución del problema manifiesto en este proceso.



El Área de Crédito y Cobros de la Dirección Financiera Administrativa se refiere puntualmente al hallazgo 2.9 en los siguiente términos:

Sobre este apartado, es importante destacar que si bien el estudio de capacidad instalada consignó que no existen indicadores de gestión para medir la capacidad instalada, sí se cuenta con todo tipo de estadísticas, indicadores de gestión, procesos simplificados de trámite que permiten medir la capacidad de resolución, tiempos de respuesta según cada uno de los planes de inversión, incluso estadísticas del año 1951 hasta la fecha que se constituyen en insumos que fácilmente pueden utilizarse para medir la capacidad instalada en el trámite de las operaciones crediticias.


Argumentos CGR

El comentario no aporta elementos adicionales que modifiquen el párrafo 2.9.



La Dirección Financiera Administrativa indica respecto al párrafo 2.15, que se refiere a los mecanismos necesarios para propiciar una mejora en la prestación de los servicios que se requieren en las sucursales de la entidad para la atención de la actividad crediticia, que el Área de Crédito y Cobros ha llevado a cabo numerosas acciones para el fortalecimiento de los préstamos de vivienda hipotecarios e importantes esfuerzos para lograr la proyección a nivel nacional para lo cual, la utilización de los mecanismos de información, medios de comunicación masiva, el establecimiento de instrumentos competitivos y demás factores que en su conjunto, son claves para lograr este cometido, aunado al hecho de la necesidad de continuar con los esfuerzos para la implementación de la plataforma tecnológica. En resumen se pueden destacar las siguientes actividades desarrolladas al respecto: a) Elaboración y aprobación de propuesta técnica de instrumentos de crédito competitivos:

7 Según Metodología de Administración de Proyectos, TIC-ABR-001.




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b) Simplificación de trámites. c) Estrategias de comunicación. d) Proceso de renovación tecnológica.


Argumentos CGR

La observación de la Administración no aporta elementos adicionales que modifiquen los párrafos indicados. Valga aclarar que el resultado contenido en el informe se refiere específicamente a los mecanismos necesarios para propiciar una mejora en la prestación de los servicios que se requieren en las sucursales de la entidad para la atención de la actividad crediticia.

Nro. Párrafos 2.20 a 2.27


La Dirección Financiera Administrativa indica, respecto al párrafo 2.22 que los campos negativos que se evidenciaron en la base de datos del SICRE corresponden al ajuste de datos de periodos anteriores para la actualización de los saldos crediticios. En ese sentido catalogar el término de “inconsistencias” sin conceptualizarlo en el hallazgo se presta para interpretaciones no propias del hecho real. El Área de Crédito y Cobros se refiere puntualmente a los siguientes hallazgo, 2.23, 2.24, 2.25, en los siguientes términos: Respecto al párrafo 2.23, esta situación será analizada en sesión del Comité de Usuarios del SICRE para valorar las alternativas de solución. Respecto al párrafo 2.24 se indica que el Comité de Usuarios SICRE ha dado el soporte respectivo a las acciones que le competen a este dentro de la Metodología de Comités de Usuarios aprobada por la Gerencia de Pensiones. Asimismo, definió entre los usuarios del sistema las situaciones que se tramitan como un requerimiento y las que son incidencias y que se deben gestionar como medidas contingentes dentro del servicio que se brinda por el Área de Soporte Técnico. Respecto al párrafo 2.25 se repite lo indicado para el párrafo 2.24. El Área Gestión Informática señala, en relación con el párrafo 2.24, que desde el punto de vista informático los requerimientos funcionales del SICRE son atendidos, de conformidad con lo que el usuario responsable solicita. Por otra parte, las debilidades de calidad de datos están dadas desde el ingreso o registro de la información y en la atención constante, oportuna e integral de los mismos. El informe no hace señalamientos en cuanto a problemas específicos de funcionalidad




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informática, que estén generando problemas en datos o que no respondan a reglas de negocio establecidas por el nivel usuario.

¿Se acoge? Sí No Parcial X

Argumentos CGR

Para mejor entendimiento de lo expresado en los párrafos 2.21 y 2.23 se ajusta el texto correspondiente de la siguiente manera:

2.21 En el análisis efectuado por esta Contraloría General sobre la base de datos del SICRE, con corte al 30 de junio de 2014, se determinaron 7.863 “reconstrucciones” de datos realizadas por la Administración, relacionadas principalmente con campos negativos, en amortizaciones, intereses moratorios, montos capitalizables y gastos administrativos, es decir, reconstrucciones que corresponden al ajuste de datos inconsistentes de periodos anteriores para la actualización de los saldos crediticios. 2.23 Lo anterior revela debilidades en el control de la calidad de los datos que son ingresados al SICRE y en la atención constante, oportuna y de forma integral de las inconsistencias que se presentan, así como la necesidad de fortalecer la gestión de los requerimientos funcionales del sistema de información. Lo anterior; no obstante que, de manera recurrente, los diferentes órganos de fiscalización han emitido disposiciones, recomendaciones y/o requerimientos sobre el particular, sin que se concrete una solución para la problemática dictaminada.


informe nro. dfoe-ec-if-16-2015 27 de abril, 2015 divisiÓn de … · 2015-10-06 · sobre la...

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