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Contraloría General de la República

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INFORME N.°DFOE-IFR-IF-06-2016

16 de febrero, 2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA

REALIZADA EN EL CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD (CONAVI) SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2014

2016

http://www.cgr.go.cr/




CONTENIDO

Página No.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 1

Origen de la Auditoría ............................................................................................................. 1

Objetivo de la Auditoría ........................................................................................................... 1

Naturaleza y alcance de la Auditoría ...................................................................................... 1

Generalidades de la Auditoría................................................................................................. 2

Metodología aplicada .............................................................................................................. 2

Comunicación Preliminar de los Resultados .......................................................................... 3

2. RESULTADOS .......................................................................................................................... 3

Bienes Duraderos ................................................................................................................... 3

3. CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 6

4. DISPOSICIONES ...................................................................................................................... 6

Al Ing. Mauricio Salom Echeverría, en su Calidad de Director Ejecutivo del Consejo Nacional de Vialidad o Quien en su Lugar Ocupe el Cargo .................................................................. 7

ANEXO .............................................................................................................................................. 9





RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos?

Se realizó una Auditoría Financiera en el Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI) sobre la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014, de la cuenta del estado de situación financiera: Bienes Duraderos que representan el 76,79% del total de Activos con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dicha cuenta y comprobar su correspondencia con el marco normativo contable.

¿Por qué es importante?

Con este estudio se coadyuva al cumplimiento de la obligación que establecen los artículos 181 y 184 de la Constitución Política y se promueven mejoras significativas en la gestión financiera del CONAVI y se refiere a la relevancia de los hallazgos del producto en cuanto a su vinculación con el valor agregado a la mejora de la gestión de la Hacienda Pública.

¿Qué encontramos?

En el estudio de la cuenta “Bienes Duraderos”, según el Estado de Situación Financiera, mostró un saldo de ¢345.233.307,72 miles, que corresponde al 76,79% del total de activos, el cual está conformado, entre otros, por la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras” que representa el 71,54%, equivalente a un monto de ₡321.626.951,71 miles, no obstante lo anterior, en el Departamento de Contabilidad de CONAVI no se mantiene un auxiliar de obras en proceso; además, la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras” contiene obras terminadas con finiquito, las cuales no deberían registrarse en dicha cuenta; por lo tanto no se está revelando adecuadamente la situación financiera de la institución en relación con dicha partida contable lo que lleva a error al lector o usuarios de los Estados Financieros.

El Sistema de Gestión de Proyectos tiene como objetivo controlar la gestión de los proyectos de infraestructura, actividad sustantiva del CONAVI, el cual ha generado costos de desarrollo y mantenimiento que ascienden a $351.999,54 miles, no obstante, no todas las dependencias incluyen la información que les corresponde, por lo que la Administración no puede utilizar la información para otros procesos o tomar decisiones y se genera, ausencia de controles estándar en la ejecución de proyectos, falta de integración de los sistemas que utiliza el Consejo, posibilidades de pérdida de información al mantenerse la información en equipos de escritorio y no en servidores, falta de claridad, transparencia y seguridad de la información al estar en medios electrónicos tales como Excel o documentos físicos que pueden ser modificados por funcionarios no autorizados.

¿Qué sigue?

Con el fin de subsanar los asuntos señalados se emitieron a las autoridades competentes de CONAVI una serie de disposiciones para mejorar el Sistema de Control Interno y la administración de riesgos que de manera directa e indirecta afectan el saldo de la cuenta del Estado de Situación Financiera: Bienes Duraderos para el ejercicio económico 2014.





DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS ENLA AUDITORÍA FINANCIERA

REALIZADA EN EL CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD (CONAVI) SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO ECONÓMICO 2014

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la Auditoría

1.1 Con fundamento en las artículos 181 y 184 de la Constitución Política y las competencias que le confieren al órgano de control en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica Nro. 7428, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización de Servicios de Infraestructura de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE), se lleva a cabo el presente estudio.

Objetivo de la Auditoría

1.2 Examinar las cuentas de los Estados Financieros con mayor materialidad de CONAVI, correspondientes al ejercicio económico 2014, con el fin de emitir la opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

Naturaleza y alcance de la Auditoría

1.3 La auditoría comprendió la revisión de las cuentas del Estado de Situación Financiera del CONAVI, correspondientes al ejercicio económico 2014, que sean seleccionadas por su materialidad. Dicho período se amplió en los casos que se estimó necesario.

1.4 Al respecto, se revisarán los registros de las transacciones contables, la documentación comprobatoria que los ampara, así como las principales políticas y procedimientos utilizados para efectuar esos registros.


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1.5 Se revisaron los registros de la cuenta de Bienes Duraderos según el Estado de Situación Financiera del CONAVI, en miles de colones, que muestra un saldo neto de ₡345.233.307,72 al 31 de diciembre de 2014; la cual se encuentra conformada por Maquinaría, Equipo y Mobiliario ₡4.342.305,28; Depreciación Acumulada (₡2.330.495,93); Construcciones, Adiciones y Mejoras por ₡321.626.951,71; Terrenos por ₡20.363.386,35, Depósitos por ₡1.029.556,38 y Licencias por ₡201.603,93.

1.6 Para la realización de este estudio se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República, los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría emitidas por la INTOSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

Generalidades de la Auditoría

1.7 El Consejo Nacional de Vialidad fue creado mediante Ley Nro.7798 del 30/04/98, como un órgano con desconcentración máxima, adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, con personalidad jurídica instrumental y presupuestaria para administrar el Fondo de la Red Vial Nacional, así como para suscribir los contratos y empréstitos necesarios para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con la ley de cita previa.

1.8 La Contabilidad Nacional, es el ente rector del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), la cual emite la normativa que en el ámbito contable que se debe de observar.

1.9 La cuenta examinada en el desarrollo de esta auditoría, fue seleccionada en razón de que representa el 76,79% de los activos totales, según el Estado de Situación Financiera.

1.10 En el ámbito normativo, el CONAVI se encuentra regulado por lo establecido en la LAFRPP, la cual indica que los entes custodios de fondos públicos se encuentran supeditados al cumplimiento de las directrices, circulares, suministro de información y demás ordenamientos generados por la Contabilidad Nacional.

1.11 Por otra parte, la responsabilidad sobre el registro, control y seguimiento de las transacciones financieras generadas recae sobre la Administración, la cual debe observar la normativa citada en el párrafo anterior, así como el acatamiento de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.

Metodología aplicada

1.12 Se revisó la existencia, suficiencia y aplicación de controles y procedimientos que permitan la adecuada identificación y tratamiento contable de los bienes duraderos. El examen abarcó la ejecución de procedimientos de auditoría, diseñados para obtener evidencia suficiente y apropiada en relación con la


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razonabilidad de la cuenta previamente citada de acuerdo con el respectivo marco normativo y técnico aplicable.

Comunicación Preliminar de los Resultados

1.13 Los resultados, conclusiones y disposiciones del presente estudio fueron expuestos el día 6 de enero de 2016 a los siguientes funcionarios del CONAVI: Ing. Mauricio Salom Echeverría, Director Ejecutivo; Licda. Blanca Calderón Chinchilla, Auditora Interna; Lic. Carlos Solís Murillo. MBA. Director Financiero; Licda. Leda Vargas Camacho, Jefe del Departamento de Contabilidad y Administración de Bienes; Lic. Ricardo Sandí Guillén, Director de Tecnologías de Información.

1.14 Además, el 12 de enero de 2016 se notificó y remitió oficio N° DFOE-IFR-

0010(00380) al Director Ejecutivo de CONAVI solicitándole hacer las observaciones que estimara pertinentes de previo a la emisión final del producto, para lo cual se concedió un plazo de cinco días hábiles y según ampliación solicitada, tres días adicionales.

1.15 Con oficio DIE-07-16-0134 recibido el 22 de enero en la Contraloría General,

fueron recibidas las observaciones del citado Director Ejecutivo, las cuales fueron analizadas según lo indicado en el Anexo único de este informe, donde se presenta la Valoración de Observaciones al Borrador.

2. RESULTADOS

Bienes Duraderos

Registro auxiliar de “Construcciones, Adiciones y Mejoras”

2.1 La cuenta de Bienes Duraderos, según el Estado de Situación Financiera, mostró un saldo de ¢345.233.307,72 miles, que corresponde al 76,79% del total de activos, el cual está conformado, entre otros, por la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras” que representa el 71,54%, equivalente a un monto de ₡321.626.951,71 miles, no obstante lo anterior, en el Departamento de Contabilidad de CONAVI no mantiene un auxiliar de obras en proceso.

2.2 Al respecto, la Administración no consideró necesario que el Sistema Integrado Financiero Contable (SIFCO) tuviese un módulo que sirviera como auxiliar de obras en proceso en virtud de que pretendía obtener la información del Sistema de Gestión de Proyectos (SIGEPRO). Adicionalmente, desde el año 1998 hasta el 2008, todo recurso invertido en obras de infraestructura se registró directamente a gastos (registros presupuestarios), por lo que no se tienen datos históricos en relación con la información contable. No obstante, esta información no se encuentra revelada o registrada en el respectivo Estado Financiero.


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2.3 Esta situación contraviene el principio contable de registro el cual indica que todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se presenten, sin que existan vacíos, lagunas o saltos en la información registrada.

2.4 Adicionalmente, la Contabilidad Nacional mediante su Directriz Nº CN-002-2010 “Obras en proceso”, establece en su Artículo 6.- “Registro contable de las construcciones en proceso” lo siguiente: “Una vez iniciada la construcción o remodelación de la infraestructura se utilizará la cuenta Construcciones en proceso”, cuenta de activo, donde se registran todas las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso; al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo”. Asimismo, de conformidad con la consulta realizada por esta Contraloría General a la Dirección General de Contabilidad Nacional, la directriz supra citada no hace diferencia entre bienes demaniales y no demaniales por lo que esta es aplicable a todo tipo de activos.

2.5 Lo anterior afecta al Departamento de Contabilidad ya que se le presentan limitaciones para determinar los montos pagados por obra ejecutada, además, existe el riesgo de no contar con datos íntegros y confiables en el SIFCO y por tanto eventualmente no se suministre información completa e íntegra a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN).

Registro de obras terminadas con finiquito

2.6 La cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejora”, contiene obras terminadas con finiquito, las cuales no deberían registrarse en dicha cuenta, lo anterior se evidencia de conformidad con los resultados obtenidos de la revisión de una muestra de contrataciones seleccionadas por esta Contraloría General donde el 35,71% tienen finiquito.

2.7 La situación anterior se debe a que el Departamento de Contabilidad del CONAVI se encuentra en proceso de levantamiento de información para posteriormente realizar la depuración correspondiente de la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras”, y determinar de esas contrataciones cuáles se capitalizan y cuáles deben pasar al gasto, y de las que se capitalizarían que vida útil les queda para su traslado al MOPT, adicionalmente no existen disposiciones para que los ejecutores de cada una de las contrataciones de proyectos de obra vial remitan el finiquito respectivo al Departamento de Contabilidad y a la Proveeduría Institucional.

2.8 En virtud de lo anterior no se está revelando adecuadamente la situación financiera de la institución en relación con dicha partida contable lo que lleva a error al lector de los Estados Financieros, al no revelarse las obras terminadas con finiquito y que permanecen todavía registradas en la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras”.

2.9 Este hecho, inobserva el principio de revelación suficiente: Los Estados Financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos de la


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institución, lo cual se puede realizar mediante notas a los Estados Financieros. Adicionalmente, la Contabilidad Nacional en la directriz Nº CN-002-2010 “Obras en proceso”, señala que se deben registrar las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso y que al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo, lo anterior, en tanto se trasladen dichos activos al MOPT.

2.10 El Departamento de Contabilidad de CONAVI informó a esta Contraloría General que a diciembre del 2014 posiblemente existían contrataciones concluidas y registradas en dicha cuenta, razón por la cual, este Departamento ha realizado grandes esfuerzos para identificar cada contratación con sus características y el monto pagado por los diferentes conceptos, para pasar luego a otra etapa de revisión en la cual se procedería con el apoyo de la parte técnica, a revisar a cuáles de esas contrataciones con finiquito les resta vida útil para proceder a su traslado al MOPT o en su defecto incluirlos como gasto.

Aplicación del SIGEPRO

2.11 El SIGEPRO tiene como objetivo controlar la gestión de los proyectos de infraestructura, actividad sustantiva del CONAVI, fue oficializado desde agosto de 2007 el cual ha generado costos de desarrollo y mantenimiento que ascienden a $351.999,54; contiene información de costos y avances del proyecto, fechas de inicio, de movimientos y finalización de los proyectos, tipo de contratación, garantías de cumplimiento, adelantos, una descripción detallada del proyecto según cartel, actividades con sus ítems, órdenes de servicio, modificaciones del proyecto, estimaciones y genera los reportes que se le soliciten, incluye fotografías para observar el avance del proyecto en construcción, entre otros, sin embargo, no ha sido utilizado correctamente y aprovechado por la Administración, dicha situación fue determinada por la Contraloría General y corroborada por la Administración en oficio TIF-01-15-0289 (4005), del 2 de noviembre de 2015, quedando evidente que unos funcionarios de las dependencias lo utilizan, otros no y algunos de los que lo utilizan no lo hacen de manera consistente. Por ejemplo: La Gerencia de construcción de vías y puentes utiliza el sistema de manera muy intermitente y solo por algunos funcionarios; la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes, al inicio recibió capacitación y registraron unos proyectos, actualmente no registran información; la Gerencia de Conservación de Vías y Puentes y la Unidad ejecutora PIV1 sí registran los datos.

2.12 Lo citado se ha presentado porque no se ha exigido de manera contundente y llevado a cabo las acciones pertinentes, dentro del bloque de legalidad, para obligar a los funcionarios de las dependencias respectivas a cumplir con la política institucional oficializada en sesión N° 505-07 del 21 de agosto de 2007, por el Consejo de Administración, donde se instruye a la Dirección Ejecutiva que se comunique a las dependencias correspondientes que deben administrar los proyectos por medio de este sistema.

2.13 El desaprovechamiento del SIGEPRO genera ausencia de controles estándar en la ejecución de proyectos, falta de integración de los sistemas que utiliza el Consejo, posibilidades de pérdida de información al mantenerse la información en


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equipos de escritorio y no en servidores, falta de claridad, transparencia y seguridad de la información al estar en medios electrónicos tales como Excel o documentos físicos que pueden ser modificados personas no autorizadas. Además, se materializa el riesgo de reproceso, de cometer errores, ineficiencia en el uso del recurso humano y costos de oportunidad, ya que el Departamento de Contabilidad, para contar con la información que debería contener el SIGEPRO, lleva el trabajo de manera manual, y eventualmente dicha situación puede afectar el saldo de las cuentas del Estado de Situación Financiera.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Contraloría General evaluó en el CONAVI la razonabilidad del saldo incluido en la cuenta de Bienes Duraderos, a partir de lo cual se determinó la necesidad de fortalecer los esfuerzos que hasta el 31 de diciembre 2014 se han realizado para mejorar en relación con el control interno y la gestión de riesgos en asuntos como: El registro y control de la cuenta “Construcciones, Adiciones y Mejoras” dado que se carece del respectivo auxiliar, lo que podría afectar la confiabilidad e integridad de los datos contables; además, en esta misma cuenta se mantienen registradas incorrectamente obras terminadas con finiquito, lo cual conlleva al lector o usuario al riesgo de interpretar de manera errónea el Estado de Situación Financiera; también el SIGEPRO no está siendo utilizado correctamente y aprovechado por la Administración, lo anterior a pesar de que su objetivo es controlar la gestión de los proyectos de infraestructura, actividad sustantiva del CONAVI, esta situación se presenta no obstante que existe desde el 2007 una política institucional que exige su utilización, lo anterior genera, entre otros, ausencia de controles estándar en la ejecución de proyectos y no le permite al Departamento de Contabilidad y otros usuarios emplear la información contenida en el sistema para llevar a cabo sus procesos y tomar decisiones. En general los asuntos susceptibles de mejora afectan la razonabilidad de los montos presentados en el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2014.

3.2 En virtud de lo anterior, esta Contraloría General ha girado una serie de disposiciones a las autoridades competentes del CONAVI, con el propósito de que se instauren las medidas de control para corregir las debilidades detectadas y garantizar la presentación razonable de la información financiera.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, y sin perjuicio de otras eventuales acciones de fiscalización posterior que pudieren efectuarse posteriormente, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.


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4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones

Al Ing. Mauricio Salom Echeverría, en su Calidad de Director Ejecutivo del Consejo Nacional de Vialidad o Quien en su Lugar Ocupe el Cargo

4.3 Ordenar a la Dirección de Tecnologías de la Información que se incorpore en el SIGEPRO un módulo que sirva como auxiliar contable de Obras en proceso, que suministre la información requerida por el Departamento de Contabilidad; este último Departamento deberá indicar a dicha Dirección los componentes y elementos necesarios para elaborar dicho módulo, procurando que éste se encuentre integrado con el Sistema Integrado Financiero Contable (SIFCO). El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante oficio certificado remitido a esta Contraloría General donde conste, que en el plazo de un mes calendario contado a partir de la fecha de recibido del informe, se presente para la aprobación de ese Despacho y su debida implementación, un plan de acciones con su respectivo cronograma, que incluya la fecha de inicio y conclusión, las actividades a realizar, los responsables de su cumplimiento y las metas a alcanzar, que permita la inclusión en el SIGEPRO del módulo supra citado, dicho plan de acciones deberá adjuntarse al oficio. (ver párrafos 2.1 a 2.5)

4.4 Definir la fecha de finalización del proceso que está realizando el Departamento de Contabilidad relacionado con la depuración de la cuenta “Construcciones, Adiciones y mejoras”, para que se trasladen las obras terminadas al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) y el CONAVI realice los movimientos contables correspondientes, así como emitir una orden para que los ejecutores de obra remitan oportunamente al Departamento de Contabilidad y a la Proveeduría Institucional los finiquitos respectivos. El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante certificación remitida a esta Contraloría General donde se haga constar que se cumplió la disposición en los términos indicados, en seis meses calendario, contado a partir de la fecha de recepción del informe y se remita un reporte sobre los resultados de su cumplimiento. (Ver párrafos 2.6 a 2.10).

4.5 Ordenar el cumplimiento a cabalidad de la política y acuerdos del Consejo de

Administración, relacionados con la obligación de administrar los proyectos por medio del SIGEPRO, tomados entre otras, en la Sesión Nro. 505-07 del 21 de agosto de 2007, donde se instruye a la Dirección Ejecutiva que se comunique a las dependencias correspondientes, que deben administrar los proyectos por medio del SIGEPRO y por ende eliminar la práctica de utilizar otros métodos para controlar la gestión de los proyectos institucionales. El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante certificación remitida a esta Contraloría General donde se haga constar que se cumplió la disposición en los términos indicados, en dos meses calendario, contado a partir de la fecha de recepción del informe y se remita en un plazo posterior de seis meses, un reporte sobre el cumplimiento de la


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política de parte de las diferentes dependencias, donde se detalle, entre otros, nombre dependencia, nombre de los responsables de ingresar la información, nombre del proyecto, fecha de último registro y asunto digitalizado, así como que la información contenida en dicho sistema está siendo utilizada por los usuarios

respectivos para efectos de registro y toma de decisiones. (Ver párrafo 2.11 a 2.13).


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ANEXO

VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SITUACIONES

SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD (CONAVI) SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO

ECONÓMICO 2014

OFICIO DIE-07-16-0134

Nro. Párrafos Se refiere al título del Informe

Observaciones

Administración

El Informe realizado por esa Contraloría se denomina "Auditoria sobre las situaciones significativas identificadas en la auditoría financiera realizada en el Consejo Nacional de Vialidad, sobre la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014", no obstante dicha Auditoria se supeditó a la cuenta contable del Estado de Situación Financiera: "Bienes Duraderos" tal y como se indica en su oficio, por lo que se considera conveniente modificar el título del Informe especificando que se trata de una auditoría financiera a la cuenta de "Bienes Duraderos".

¿Se acoge? Sí No Parcial

Argumentos

CGR

En virtud de que esta Contraloría General considera que el título es correcto, porque el alcance se define en el apartado de Naturaleza y alcance de la Auditoría en los párrafos del 1.3 al 1.5.

Nro. Párrafos 3º párrafo del Resumen Ejecutivo

Observaciones

Administración

En el punto ¿Que encontramos? Se indica "...la cuenta "Construcciones, Adiciones y Mejoras" contiene obras terminadas con finiquito las cuales no deberían registrarse en dicha cuenta; por lo tanto, no se está revelando adecuadamente la situación financiera de la institución en relación con dicha partida contable lo que lleva a error al lector o usuarios de los Estados Financieros". Esta afirmación es cierta, pero como esa misma Contraloría lo apuntó el CONAVI debe utilizar el clasificador de cuentas contables emitido por la Contabilidad Nacional y en el mismo no existe cuenta para incluir los bienes demaniales terminados y esa Contraloría tampoco indica en que cuenta contable se deben registrar, por consiguiente, tal situación no es responsabilidad del CONAVI, también se reitera que esos bienes demaniales no son activos del CONAVI

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos

CGR

En relación con el registro de obras terminadas con finiquito, cabe aclarar que la directriz Nº CN-002-2010 “Obras en proceso”, establece claramente en su artículo 6 que “…al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo”, adicionalmente, la directriz Nº DGABCA-08-2014/DCN-006-2014 del 13 de octubre del 2014 señala que “al concluirse la obra el saldo acumulado de esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta del activo terminado (es recomendable que las instituciones utilicen las cuentas que ya están establecidas en el nuevo catálogo de cuentas, con el fin de uniformar las cuentas a utilizar)”. Las directrices antes mencionadas no hacen diferencia entre


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bienes demaniales u otros no demaniales, por lo que las citadas directrices son aplicables a todo tipo de activos, lo anterior, de conformidad a consulta realizada a la Dirección General de Contabilidad Nacional.

Nro. Párrafos 2.4

Observaciones

Administración

En el punto 2.4 de RESULTADOS se menciona lo indicado en el artículo 6 de la Directriz N° CN- 002-2010 "Obras en Proceso" emitida por la Contabilidad Nacional el cual establece: "Una vez iniciada la construcción o remodelación de la infraestructura se utilizará la cuenta "construcciones en proceso" cuenta de activo, donde se registran todas las transacciones que se relacionen con la obra que está en proceso; al concluirse la obra esta cuenta debe ser reversada contra la cuenta de activo terminado y a su vez se registra el activo respectivo.". En relación con ese artículo 6 es importante indicar que el mismo no regula lo correspondiente a "bienes demaniales" por cuanto los mismos no son activos del CONAVI.

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos

CGR

Según la Dirección General de Contabilidad Nacional, la directriz supra citada no hace diferencia entre bienes demaniales y no demaniales por lo que ésta es aplicable a todo tipo de activos. Asimismo, mientras los activos mencionados no sean trasladados al MOPT, es responsabilidad del CONAVI su control y registro.

Nro. Párrafos 2.8 y 2.9

Observaciones

Administración

En el punto 2.8 se dice nuevamente que “...no se está revelando adecuadamente la situación financiera de la institución en relación con dicha partida contable lo que lleva a error al lector de los Estados Financieros, al no revelarse las obras terminadas con finiquito y que permanecen todavía registradas en la cuenta "Construcciones, Adiciones y Mejoras". Y nuevamente se agrega que esta situación obedece a que no existe otra cuenta contable donde registrarlas por consiguiente tal situación no se le puede imputar al CONAVI pues las cuentas contables las define la Contabilidad Nacional y no este Consejo, y ello es del conocimiento de esa Contraloría. En el punto 2.9 se establece que lo indicado por esa Contraloría en el punto 2.8 inobserva el principio de revelación suficiente, pero no hace la observación de que tal registro obedece a directrices de la Contabilidad Nacional y que el CONAVI debe acatar, lo cual también puede confundir a cualquier lector de su Informe.

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos

CGR

De conformidad con las directrices Nº CN-002-2010 “Obras en proceso” y DGABCA-08-2014/DCN-006-2014 las obras registradas con finiquito se deben registrar en una cuenta de activo terminado en tanto se trasladan al MOPT, o en su defecto, proceder conforme los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, específicamente el Principio de Revelación Suficiente el cual establece que los Estados Financieros deben contar con las notas aclaratorias que revelen toda la información importante relacionada con la posición financiera y los resultados de operación.

Nro. Párrafos 3.1

Observaciones En el punto 3.1 en relación con la cuenta "Construcciones, Adiciones y Mejoras" se


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Administración establece "...en esta misma cuenta se mantienen registradas incorrectamente obras terminadas con finiquito, lo cual conlleva al lector o usuario al riesgo de interpretar de manera errónea los Estados Financieros;…”, nuevamente se hace la observación que tal registro se realiza en función del catálogo contable que debe utilizar el CONAVI y que es el emitido por la Contabilidad Nacional…

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos

CGR

Aunque existe el catálogo contable emitido por la Dirección General de Contabilidad Nacional es importante indicar como ya se ha mencionado en el presente anexo que existen las directrices Nº CN-002-2010 “Obras en proceso” y DGABCA-08-2014/DCN-006-2014 las cuales indican que las obras en proceso una vez concluidas se registren como obras terminadas (demaniales o no demaniales), asimismo, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados establecen que se debe revelar toda la información importante relacionada con la posición financiera y los resultados de operación de la Administración, lo cual puede ser vía notas a los Estados Financieros.

Nro. Párrafos

Observaciones

Administración

Finalmente es importante rescatar y resumir dos hechos subsecuentes al 31-12-14 relacionados con la cuenta contable "Construcciones, Adiciones y mejoras" y que se hicieron del conocimiento de la Licda, Fanny Segura.

1- El Departamento de Contabilidad cuenta con información relacionada con:

el avalúo realizado por Planificación Sectorial del MOPT con apoyo de Planificación Institucional del CONAVI a la red vial nacional a diciembre del 2014.

el avalúo de puentes de la red vial nacional al 3 1-12-14 realizado por la Dirección de Puentes del MOPT.

2- En diciembre del 2015 la Dirección Financiera giró instrucciones al Departamento de Contabilidad para reversar aquellos registros correspondientes a obra vial nacional ya incluida en los avalúos indicados en el punto 1 anterior e incluidos en los registros contables del MOPT.

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos

CGR

En relación con el comentario realizado en el oficio DIE-07-16-0134 sobre los hechos subsecuentes relacionados con la cuenta contable “Construcciones, Adiciones y Mejoras”, quedan a responsabilidad de la Administración el registrarlos o revelarlos, según corresponda. Además esa Administración está confirmando que en el mes de diciembre de 2015 es la fecha en que giró la instrucción para realizar los ajustes en los registros contables, de tal forma que el saldo al 31 de diciembre de 2014 no incluye esos ajustes.


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